一、研究概述
1.1研究背景
秘书作为领导的参谋和助手，是为领导和领导集体、单位的，良好的职业道德，包括符合职业特点所要求的道德准则、道德情操、道德品质及道德规范是基本的要求。良好的职业道德是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件。
1.2研究意义
素质的形成是一个长期培养的过程，每个文秘都应该明确文秘素质要求的内容，在日常工作中，刻苦学习，不断提高和完善自我，努力使自己成为一名优秀的文秘人员。科学管理与职业技术的发展，关键在于文秘人才素质的提高。
二、文秘人员职业素质概述
2.1职业素质的概念
职业素质是劳动者对社会职业了解与适应能力的一种综合体现，其主要表现在职业兴趣、职业能力、职业个性及职业情况等方面。影响和制约职业素质的因素很多，主要包括：受教育程度、实践经验、社会环境、工作经历以及自身的一些基本情况（如身体状况等）。
2.2文秘人员职业素质的重要性
文秘是企业的重要组成部分,它直接反映了公司的管理、统筹质量。在激烈的市场竞争中，间接反映了企业的整体管理水准和发展潜力，对公司占领市场，赢得更多的顾客青睐和员工赞赏有着重要的作用。
秘书接近领导，受命于领导，经常被看做领导的代表，其言行和举止往往被认为是领导意图的体现，代表领导完成一定的角色，格外引人注意。这就要求秘书在任何时候、任何地点摆正自己的位置，做该做的、说该说的。要求秘书人员传达指示、传递意见、反映情况都要重真实、讲客观，做到准确无误，不掺杂个人的主观情绪。否则就可能影响工作的正常开展，影响各项决策的顺利进行。也要积极向身边同志学习、向实践学习、向书本学习。用自己良好的学习态度，赢得大家的支持，同时要注意在一般场合避免谈论关于工作上的事情。
三、文秘人员基本素质概述
3.1基本素质的概念
素质是心理学专门术语，指人所具有的各种生理、心理及外部形态方面较稳定的特征。既有先天的一面（感知器官、神经系统、大脑结构等）；也有后天社会性的一面。后天的、社会的一面是人的素质主要的一面，是通过不断学习、培养教育、自我修养、自我塑造而获得的一系列知识技能、行为习惯、文化涵养及品质特点的结合。
3.2文秘素质的基本内容
3.2.1思想品德素质
政治态度热爱祖国、热爱人民、热爱日常事业、改革开拓、坚信日常事业是人类崇高的事业，具有为人类健康服务的奉献精神。职业道德，具有高尚的道德品质和行为、诚实慎独的品行。救死扶伤、忠于职守、廉洁奉公，实行人道主义。
3.2.2科学文化素质
基础文化知识为适应社会和日常学科发展的需要，现代文秘应具备高中以上文化知识水平，具有一定的文化素质和外语应用能力。人文社会素质，具有渊博的人文学科知识是学习和掌握日常工作的基础和从事管理工作的需要。掌握一门外语及现代科学发展的新理论、新知识、新技术，以便迅速了解国际信息，有利于对外开放和国际交流。提高自身审美意识，培养一定的认识美、欣赏美和创造美的能力。
3.2.3专业技能素质
文秘应具备合理的知识结构及比较系统完整的基础专业知识和专项理论、知识和技能。掌握基础管理、统筹基本理论知识是做好工作的基础。具有预防管理风险和管理问题的基础知识是发展的需要。具有娴熟的日常交流、管理技术和规范的操作技能，敏锐的观察能力、较强的综合分析问题和解决问题的能力。
3.2.4心理、身体素质
心理素质良好的心境，乐观、开朗、稳定的情绪，宽容豁达的胸怀和较强的自控能力。身体素质，健康的体魄、精力充沛、体态端庄秀美。具有主动勤快、果断敏捷、始终如一的激情。
四、我国文秘人员素质现状
4.1学历水平较低
根据有关资料显示，文秘人员在面试过程中，并没有对学历做具体要求，本科、专科、职专、职高都没有界定，而且专业也没有明确要求，其中专科生占比例较大，以貌取人的情况没有在根本上杜绝。由此带来的个人素质也是有高有低，难以确保行业的行业素质，尤其是最为关键的个人素质，在一定情况下决定了公司的形象，更成为影响一个公司成长壮大的限制性因素。
4.2现有职业教学要求难以满足实际需求
自90年代中期以来，我国企业发展迅速。为了确保院校与企业的正常衔接，就读文秘专业的人数也在短短的几年内迅速膨胀。与之相适应的是各种层次、各种规模的专科院校的成立和专业的设置。在中专这一学历层次，此专业大都收费高、教学内容匮乏、师资力量薄弱、管理散漫，但这类学校的负责人大多与公司有或多或少的联系，学生被选为企业文秘人员的可能性很大，所以教学环节一直未被重视。因此，很多文秘人员受到的专业教育欠缺，严重影响了文秘人员的教学和素养培养的质量。
五、提高文秘素质的措施
5.1加强工作素质培养
加强文秘对工作的注意力，日常工作头绪多，紧急情况多，意外事情多，经常在有限的时间内从一项工作转向另一项工作，要做到每一项工作都清楚、准确无误和互不干扰，切不可丢三落四，因此要求文秘必须具备“注意力集中”的优秀品质。而对于文秘的记忆力方面，就职业性质要求，文秘更应具备记忆的准确性。这是因为文秘要严格执行老板的任务，每项任务都必须数量化，一旦记忆不准确，轻者贻误商机，重则造成严重的商业问题，会酿成不堪设想的后果。所以每个文秘都要在严格查对的基础上下功夫培养记忆准确性。
5.2提升文秘的意志力
日常工作是一项平凡而细致的工作，也是一项复杂艰巨的工作，有时候确实是又脏又累，有时候受到客户和老板的误解而委屈。因此文秘要有为日常事业献身的精神。文秘的意志主要表现为工作沉着、冷静、果断，这不仅直接影响日常效果，而且对员工、客户、老板情绪也有一定的影响，文秘在平时工作中要养成有条不紊，在危急复杂的情况下抓住主要矛盾、分清轻重、缓急、迅速做出准确的判断。
同时客户来自各个方面，具有不同的文化层次、不同的道德观念、不同的宗教信仰、不同的职业、不同的民族，有的客户可能提出一些无理要求，有的客户对沟通不合作，有的对文秘人员不尊重，这就要求文秘人员既要从客户的根本利益出发、坚持原则，同时在处理问题时更要宽宏大量，善于容忍和克制，能够谅解客户的一时不足。
5.3提高专业教学质量
我国企业不仅需要专业教育培养出高水平的基础研究型人才，而且需要大量动手能力、实践能力都比较强的实用型人才。我国目前绝大多数的职业教育是由技校、职高等中等职业学校来承担，这就在很大程度上制约了我国企业应用型人才的素质。因此开展丰富多彩的高等职业教育，是保障企业应用型人才质量的根本。
5.4掌握沟通技巧
沟通技巧要为语言技巧与非语言技巧沟通中“说”是最重要的因素，文秘人员在沟通之前一定要具备清晰、富有逻辑的思维，主动表达自己的沟通动机，理清自己的内心感受，理清对方的内心感受，冲突要先缓和，并且遵循多赞扬，少批评的原则。
5.5健全教育组织，积极做好思想政治教育工作
人员素质教育是企业一项长期而艰巨的工作任务，它贯穿于思想政治工作的始终，要使人员素质教育在企业全面、持久、健康地开展。首先必须要健全教育组织，各级领导干部要充分认识在企业开展人员素质教育的重要性、必要性和紧迫性，带头重视当前文秘人员心理上出现的新情况新问题，把人员素质教育纳入重要议事日程；同时负责抓好教育的部署和落实。其次加强思想政治教育的针对性，从教育文秘人员立身做人的基本道理讲起，围绕如何树立正确理想、如何适应警营生活、如何处理人际关系等方面的内容入手指导，不断提高他们认识问题、分析问题、解决问题的能力，循序渐进地引导和培养树立正确的世界观、人生观、价值观。正确引导文秘人员处理人生矛盾，如个人利益与集体利益的矛盾、前进道路上受挫时的矛盾、婚恋家庭发生变故时的矛盾、企业内部环境与外部社会环境差别的矛盾等。通过随时教育，掌握文秘人员现实思想倾向，在集中搞好教育疏导的同时，要注意启发文秘人员进行自我教育、自我调适，以此提高文秘人员心理承受力，消除思想压力，克服各种不良心态，净化他们的心理环境。
5.6充分发挥自身优势，充分利用非语言因素
与客户沟通时要注意与客户保持最佳的谈话距离和身体姿势。眼睛是心灵的窗户，与客户沟通时要注视着对方，以示尊重，但绝对不能死死地盯住客户，并且注意声音与视觉保持协调一致。悦耳的声音会让人产生如沐春风的感觉，与客户沟通时一定要注意语音语调和语速。无论何时记住最重要的一点，微笑是人类最富魅力的语言，与客户沟通的时候一定要注意保持真诚、开朗的笑容。
结论
调动文秘积极参与意识，使广大文秘意识到自身素质的问题和给企业工作和日常工作带来的影响，才能为企业的发展和自身的发展起到良好的作用，以及要意识到当前日常改革的重要意义就是更新观念，只有观念更新了，才能适应现代工作的需要，只有文秘的观念更新了才能使日常质量有所提高，才能使文秘成为一名高素质的人员。
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致谢
大学三年学习时光已经接近尾声，在此我想对我的母校，我的父母、朋友们，我的老师和同学们表达我由衷的感谢。感谢我的家人对我大学三年学习的默默支持;感谢我的母校给了我在大学三年深造的机会，让我能继续学习和提高;感谢老师和同学们三年来的关心和鼓励。老师们课堂上的激情洋溢，课堂下的谆谆教诲;同学们在学习中的认真热情，生活上的热心主动，所有这些都让我的三年充满了感动。本次毕业论文设计我得到了很多老师和同学的帮助，其中我的论文指导老师老师对我的关心和支持尤为重要。每次遇到难题，我最先向老师寻求帮助，而老师每次不管忙或闲，总会抽空来找我面谈，然后一起商量解决的办法。
我做毕业设计的每个阶段，从选题到查阅资料，论文提纲的确定，中期论文的修改，后期论文格式调整等各个环节中老师都给予了我悉心的指导。这几个月以来，李静老师不仅在学业上给我以精心指导，同时还在思想给我以无微不至的关怀，在此谨向老师致以诚挚的谢意。
同时，本次毕业论文的写作也得到了同学的热情帮助。感谢在整个毕业论文设计期间和我密切合作的同学，和曾经在各个方面给予过我帮助的伙伴们，在此，我再一次真诚地向帮助过我的老师和同学表示感谢!
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