一、前言
随着全球化经济的发展还有相关创新驱动政策的推进,市场的竞争是越来越激烈,我国的企业处于机遇与风险并存的时代,要想追求价值最大化,那无疑就是要扩大业务范围,拓展市场份额。销售与收款是企业极为重要的一个环节,它涉及了销售额,利润,成本,应收账款等,这也使得销售与收款的风险加大,而这些都与企业的发展息息相关。
销售与收款内部控制中的一系列措施可以有效地避免此类风险,这就需要我们高度的重视销售与收款内部控制。企业需要把风险控制在一定范围内,逐步提高自己的销售收入,规范销售合同和在销售过程中的不当行为。只要企业制定符合自身的内部控制的相关制度那么就可以在一定程度上规避风险,保障企业实现销售收入,有效地减少坏账的损失,提高资金的利用率,从而规范企业自身的行为实现有效发展。
红猛装饰这种以销售装饰材料为主营业务的企业,销售收入占比较高,所以它的销售业务会影响到存货周转率,企业的资金流等。那么销售与收款的内部控制活动也就显得尤为重要,对此进行研究希望对红猛装饰的发展有所帮助。
二、红猛装饰销售与收款内部控制现状
红猛装饰全名为红猛装饰材料行,成立于2011,主要从事销售壁纸、木地板、实木门、玻璃门、灯具、洁具等装饰材料。总投资300508元,占地面积307平方米。虽然红猛装饰只是个小型材料行,但是销售与收款的内部控制活动也存在许多问题。目前红猛装饰正在向国内装饰行业大型企业学习先进技术和管理理念,无论在内控的管理还是销售业绩上都有了极大的进步。
(一)销售与收款内部控制的内部环境现状
1、红猛装饰人力资源现状
红猛装饰为小型的销售装饰材料的公司近年来一直处于不断发展的阶段,公司治理和内部控制不断完善,但由于受各种大环境的影响,红猛装饰销售与收款的内部控制活动仍然存在相应的缺陷。
红猛装饰组织架构结构图如图1所示:

从红猛装饰的组织架构图1我们可以得出目前的岗位分工现状:
(1)销售部主管只有销售总监一人,下设五个营业点,销售人员有23人。平均一个营业点大概5个人左右,主要负责招揽业务,销售装饰材料,合同的拟定和一些市场活动等
(2)物流部有物流主管一人,库存管理员一人,其余都是负责联系物流公司和发货的业务人员共有19人,职责分工不是很明确,有时物流主管就包揽了其余业务人员的工作。
(3)财务部:出纳3人,财务总监一人,财务总监负责总领所有的财务信息,出纳则负责约业务对账,开具发票,登记明细账等。
(4)人力资源部:人力资源总监一人,人力资源专员有三人,主要负责招纳人才,招收实习生,本公司人员的工资核算和考勤制度等。
人力资源分布情况如图2所示:

从红猛装饰人力资源分布情况图2可以得出目前人力分布现状:
博士研究生占2%、硕士研究生占5%,高学历的人才占比相对较少;大部分是本科生占比43%;其余则是专科生和专科以下,分别占比30%和20%。
2、红猛装饰销售的现状
近几年来我们国家装饰材料的销售状况不断好转,随着改革开放,人们的生活逐渐富裕起来,越来越多的人买上了新房子,装修房子需要大量的材料,红猛装饰正是看准了这个时机,来销售自己的材料。销售前景好但是行业之间的竞争也是相当激烈,红猛装饰运用线上和线下两方面进行宣传和销售。
红猛装饰的销售途径如表1所示:

由上述表1的销售途径我们可以看出:线上销售占比37%,线下销售占比63%,线上主要发展省外的顾客,包括零散的客户,还有全国各地大型、小型经销商,对于线下来说主要发展省内的客户群,线下雇佣临时工举牌打广告,因为资金有限所以对于广告这一块只能削减成本,采用成本最低的人力,不过这样红猛装饰也起到了一定宣传效果。该公司除了宣传之外,还注重发展老客户,引导老客户为自己拉新客户,这种销售模式很快就为红猛装饰奠定了一定的客户群体,提高了在省内的市场占有率,加大对县乡小型经销户的开发,增强自己在市场上地位的稳定性。但是管理层采取了相对宽松的赊销政策,给予客户一定的销售信用额度,但是这也造成了大量应收账款和坏账准备;红猛装饰的销售计划书,仅仅只关注了自我的销售利润和与上期同比销售变动的比率,并没有关注同行业的销售情况,同时也没有积极了解市场的情况。
(二)销售与收款内部控制的风险评估现状
当前在红猛装饰的经营管理中,面临的销售与收款内部控制的风险主要是在销售收款环节遇到的,例如:销售退回,信用风险等,更重要的是上文提到的应收账款风险。对于像红猛装饰这样的小型公司,在制度上不太完善,公司员工的执行力也有待提高,同时红猛装饰对于内部风险的识别没有明确的规章制度,所以面对的内部风险比较高。而对于企业可能面临的外部风险来说,主要集中在国家相关政策的变动,还有上文中提到的大型客户群体,红猛装饰对于这一部分没有仔细地研究探讨,没有制定相关的措施来规避风险。就好比2019年,对于小型收购材料的公司“顺源水暖”、“益高卫浴”、“水安管道”等来说,红猛装饰没有进行风险评估,而这些公司都属于往来的新客户,大量的销售订单签订,都造就了红猛装饰2019年应收账款额度的大增。并且对于这些未进行风险评估的新客户,红猛装饰则计提了100%的坏账准备,从而真实的形成了红猛装饰应收账款管理不善的情况,以下应收账款计提坏账准备表2的数据来自于红猛装饰2019年报:

总的来说对于这些内部、外部风险,红猛装饰并没有制定相关制度,也没有相关的预防措施,应收账款收不回就有可能面临破产清算,所以红猛装饰应该做到防患于未然,及时处理及时解决。
(三)销售与收款内部控制的控制活动现状
1、不相容岗位分离
岗位的不相容是公司的核心控制思想,会应用于公司不同的业务活动中。红猛装饰在谈判时,要求销售人员是需要回避的,同时有专门的谈判人员和客户进行谈判。而在签订合同时会有不同的人负责签订合同,和谈判和销售不能是同一人。红猛装饰
的相关制度规定在审核环节中,销售那部分的审批是由销售部门的人员来执行,信用审批是由总经理来执行,物流主管编制销售发货单,仓库管理员负责清点库存和复核销售发货单。财务部也划分为两个部分,一部分负责开具发票,而另一部分负责复核销售发票。
2、红猛装饰信用审批制度
评定信用额度等级如下表3所示:

(1)红猛装饰的信用审批都是由公司统一管控,公司统一授权客户的信用额度,不同的客户根据销售量和还款时间来判断,往来次数越多,付款时间越短的客户信用等级越高,一般红猛装饰对于信用等级高的客户有相对的优惠政策,比如一级信用客户一般就会由八折优惠的价钱,购买的越多,优惠的力度越大。
(2)对于已经确认信用等级的客户们还会实行“观察期”的信用检测制度,一般信用等级高的客户不会有太大的变动,但是也不能一概而论。对于那些等级较低的信用客户,如果后期销售量增加并且客户公司运行相对较好,付款积极,那么红猛装饰会根据这些测评来重新判断客户的信用等级。
(3)对于已经授信评估的客户,红猛装饰会严格按照公司规定的授信不同还款期限不同的原则,在签订销售合同时明确标注客户付款期限,执行业务时也严格按照合同来,如果有些客户要延期付款,那么红猛装饰会评估该客户是否具有延期付款的资格,一般信用等级高的客户权限较大,信用等级低的如果有第三方担保,那么也会放宽权限。
(4)红猛装饰只对客户进行了完美的信用审批,但是缺乏自身对于客户信用如评定的相关制度,并且缺乏各部门之间的评定顺序。这样容易造成一个客户多种评定,对于红猛装饰的授信是个威胁。
3、红猛装饰控制活动业务流程
红猛装饰控制活动的业务流程有以下几个步骤:
(1)进行客户咨询,由销售部人员与新客户进行洽谈,关于红猛装饰的一切信息,让客户与公司之间建立信任。销售人员根据具体的情况判断当前客户是否具有建立合作关系的意愿,如果有拟定符合实际情况的合同,如果可以发展成为长期客户,则需要多做回访工作随时与客户保持联系。
(2)评定客户信用等级,如果双方协商一致,对于材料的质量,性能和型号都满意,则需要开始考虑价格,一切都谈妥之后,就要签订合同,这时候红猛装饰需要对客户信用等级进行评判,以确定付款期限。(上文已对信用审批进行详述)
(3)进行合同审批并且接受订单,信用等级评定完成之后就需要对合同是否符合公司现有的实际情况来判断是否接受订单,考虑合同的发货数量,发货日期等等,避免和其他合同相冲突,如果不能按时交货超过了预计合同上规定的发货时间则要要考虑不签订销售合同。
(4)发货,合同审批通过签订了销售合同,则根据库存情况给客户发货,发货后向客户提供发货通知单并根据发货通单上的内容填制销售发货单。仓库管理员审核无误后发货,并办理相关出库手续。
(5)销售退货,客户在收到货物之后对于材料的质量、规格型号等不符合规则时会要求退货,如果是自身的原因,公司会派质检员到客户那里进行检测,如果质量没有达到客户的要求相差不大会考虑给予一定的折扣,无法解决的根据合同退货。
(6)记录应收账款,企业通过赊销的方式必然会造成大量应收账款,会影响企业的现金流,如果应收账款不及时收回来,占用企业的资金,也会形成坏账造成损失。
(四)销售与收款内部控制的内部监督现状
红猛装饰并没有专门的内审机构进行监督和检查,对于公司的一些相关业务都是由各个部门的相关人员进行监督复核,然后总经理对于最终的结果进行检查,最后由总经理向董事会汇报,监督与检查的独立性相对较低。公司内部有相关制度的规定例如《红猛内部审计制度》但是缺乏执行制度的相关部门,没有单独内审部门,而是由财务部来负责,这样容易造成舞弊的行为,对于红猛装饰来说,目前内部监督的现状急需整顿,才可以确保公司长久发展。
三、红猛装饰销售与收款内部控制存在的问题
(一)内部控制环境较差
1、人力资源及管理方面
内部控制环境较差主要体现在人力资源的政策及管理方面,人力资源情况根据上文中图1组织架构图可以明确的发现红猛装饰的人力资源比较单一。同时上文图2中人力资源分布情况图也可以直观的看出红猛装饰学历的占比,其中硕士博士研究生数量较少。而且根据调查得知:高学历的一般在销售部门和财务部门,销售部门大部分非985、211的本科生从事销售人员的工作,硕士研究生集中在财务部门,而博士研究生则是总经理。学历从一定程度上说明了一个人在从事工作时的变通能力和解决事情的能力,所以高学历的则胜任高职位,最后通过了解红猛装饰的职员,发现大家对于内部控制的知识了解相对较少,只有少部分高管人员对内部控制的相对熟悉。
2、销售计划不完善
从上文的销售现状中的表1销售途径可以看出:红猛装饰作为山西相对较大的装饰材料销售公司不仅有线上销售同时也有线下销售,销售渠道多元化。但是在2019年的时候退货率远高于前几年的情况,通过调差发现并不是由于产品质量不合格而发生的退货,而是由于红猛公司制定的销售计划和实际情况不符,制定的销售计划书不完善,这一点从上述销售现状中我们就可以得出。当时红猛装饰并没有积极了解市场情况,也没了解市场关于材料销售的政策,有几种材料的有害气体超标,市场明令禁止销售此种材料。但红猛装饰由于获取信息不及时,误发货不合格的材料,造成了大量的退货,形成了存货积压,也一定程度上损失了信用程度较高的客户。
红猛装饰近三年来销售利润如下表4所示:

由上表4销售利润对比表可知:红猛装饰在2019年实际销售利润与前两年相比下滑较大,同比当年的预期销售利润下降了40%左右。据相关情况了解,2019年销售市场相对于2018年来说有些许萎缩,所以预期销售利润只上提了50000元。但从上表可以清晰的看出这种失误的操作还是给红猛装饰带来了巨大损失,还好有一些信任的客户群体没有就此断绝销售往来。这是红猛装饰销售计划不善,并且调整不及时带来的风险。
(二)风险评估体系不健全
红猛装饰风险评估体系不健全包括内部风险和外部风险,根据上述风险评估的现状可以得出对于内部风险来说,未制定相关的制度,不利于人员的管理和无法识别风险、防御风险。而对于外部风险来说不仅会造成上文中提到的无法积极了解市场情况,更重要的是,对于一些客户没有进行风险评估,不了解客户的资金源是否充足。一定程度上造成了红猛装饰应收账款收回的重大风险,容易造成大量的坏账准备,坏账准备数额过大容易影响公司的利润总额。而红猛装饰公司对于这一情况还不自知,等到需要收应收帐款时,才发现客户由于原因各种无法按时付款。
(三)控制活动存在缺陷
1、不相容职务未严格分离
(1)岗位权限存在不相容:近几年由于ERP的广泛运用,不相容职务已经不仅仅是职权不相容和岗位分工,还包括信息系统权限的不相容。这种系统要求从事财务
的人员分为实物经手的人员和登账的人员,如果你进行了库存材料的收发,就不可以进行信息系统的登账。而在上述不相容岗位的分离现状中红猛装饰仅仅强调了销售人员和谈判人员的规避,并未提到登账的问题。对于仓库的管理的现状也只是提到了清点库存和销售发货单的复核,而在实际工作中,库管的工作,既包括实物的收发工作也包括了账务处理,这就违背了不相容职务的分离。
(2)部门内部一人多岗:虽然红猛装饰有相关制度规定每部分人员的职责所在,但由于红猛装饰的规模不大,所以为了削减成本,通常会出现一人多岗的情况,而且红猛装饰内部的人员不够,人力资源跟不上,人员编制有限,无法做到每个岗位都有人员,所以红猛公司就按人来分岗,这样就很难做到不相容职务的分离,难以形成相互制约的效果,舞弊也就容易发生。
2、销售授信不当
根据上述对于红猛装饰信用授权等一系列的描述,本来销售授信这一块对于红猛装饰来说体系相对完善,制度相对健全,可在2019年这引以为傲的销售授信体系却存在了极大的问题隐患,主要是由于销售部门和物流管理部门连同财务部门涉及到同一笔业务,所以同时对同一个客户进行了信用等级的划分及授权,这就造成了极大的销售风险。同时也使得客户的信用评级不准确,授信权限不符合实际情况,很容易的
就造成了大量应收账款回款情况不乐观,造成坏账损失的几率也急剧上升。红猛装饰对于多个部门同一个客户多次授信的情况,没有考虑到此种风险的存在,没有对这种风险进行评估,也就没有相关的政策规定。2019年发生的这种情况造成了红猛装饰的实际损失,如果多次发生很容易造成现金流的断流。这实际反应了红猛装饰在销售与收款内部控制活动的执行中存在着销售授信不当,且制度混乱的情况。
3、控制流程执行不规范
首先是客户方面的信用调查,红猛装饰比较注重销售业绩,所以有许多销售人员为了完成业绩,对于新客户的信用调查不积极,只是和客户之间建立合同关系,至于这个客户的偿债能力是否较强,是否能够在规定的期限内付款,这些则不在销售人员的考虑范围之内。仅仅是走一个流程,只是勉强的通过了信用调查,对于后期的信用变动情况则不再过问。
其次是销售定价方面,红猛装饰有许多老客户,对于这些老客户,信用评价等级自然相对较高,大量的销售订单也就有更大的优惠政策,价格相对较低,而对于薄利多销的材料行业来说,领导层认为量多才是关键,所以对于低价也就睁一只眼闭一只眼。
再次是合同方面的问题,合同多次出现修改价格的现象,并且关于合同的相关信息以及相关人员的签字现象都没有明确的制度规定,比较模糊,这方面的谨慎度有待提高,没有做到事无巨细。
最后应收账款的计算不统一,有的是按照货到收款,有的是按照先收款再发货,这对于红猛装饰来说增加了应收账款的业务量,业务量大应收账款的准确性也相对较低。
(四)内部监督体系不完善
从上述内部监督现状可以来看公司的内部控制基本上是一张白纸,虽然有相关制度,但红猛装饰并没有设立相关的内审监督部门,对于公司的相关业务是否符合流程,是否存在舞弊,则是由管理层来判断。而对于总经理的做法是否符合规定,执行情况怎么样等这些管控措施,则没有相关内容。简单来说,整个公司的相关业务都是由总经理说了算,我们都知道对于公司来说没有专门的监督机构来查验总经理的行为,那么就会造成权力过大一手遮天的情况,有可能自己制定的措施是错误的也不自知,舞弊的情况发生的可能性更高。
并且因为企业内部的监督意识不强,在外部审计进驻公司审计后,财务部门才匆
匆忙忙自审,以应付外部审计部门,同时也降低了外部审计的有效性,对于公司存在
的问题没有提出有用的建议,公司也一直得不到改正和提升。
四、完善红猛装饰销售与收款内部控制的建议及措施
(一)完善内部环境的控制
1、加强员工内部控制教育以及人力资源的完善
内部控制是一个自上而下的过程,不是仅仅管理层履行职责就可以做到的,需要的是员工和管理层的协同作战,最重要的是不要只是走形式流程,例如公司设立了一堆内部控制的制度,却没有人来落实。内部控制需要扎扎实实的落实到业务流程的每个环节中互相独立又互相联系。
作为管理层首先要以身作则,对内部控制要重视起来,参与制定相关的内部控制的制度,根据公司具体的实际情况以及销售与收款的业务控制关键节点来制定每一部分的内部控制措施,比如可以由总经理和销售总监,财务总监等内部控制涉及到的部门主管一起形成监督体系,观察每部分内部控制的有效性,根据员工提出的相关措施和建议不断完善内部控制的制度。
作为员工来说积极学习相关内部控制的知识,并且提高内部控制重要性的意识,和企业的相关情况相联系,确定自我在内部控制中处于什么位置,是否重要,遇到各种棘手情况及时向管理层报告,对于有些措施有不同的建议要及时提出。
良性的人力资源对于公司的发展起着至关重要的作用,人力资源部门在招收人才时要更佳注重学历的高低,并且着重关注是否有内部控制的相关知识。因为内部控制的有效性很大程度取决于员工的业务水平和专业程度。招聘员工时秉着公平、公开、公正的原则,杜绝“走后门”的现象出现,专业水平较高的情况下还要关注招聘人员的道德素养。
2、完善销售计划
签订的销售合同要仔细核对产品型号,产品质量要求,产品的数量等相关信息,避免由于小失误而造成退货的情况,对于可能造成退货的情况,要及时与客户进行协商,给予折扣。管理员要积极关注行业政策的变动情况,了解新出台的政策,学习相关的知识,及时更新自己的知识库。要完善销售计划,对销售信用额度进行严格审批,对应收账款和坏账准备严格管理,制定的销售计划要与实际情况相符。
(二)完善风险评估控制
在多变的市场竞争中,红猛装饰并没有完善的风险评估体系,对于销售类企业来说应收账款尤为重要,本文针对应收账款来给红猛装饰提出解决措施。
对于内部风险来说红猛装饰应该制订相关风险评估政策,并督促有效的执行;对于外部来说应加强应收账款的催收工作,从管理层做起从而带动公司管理的各个部门来重视该项工作。面对千变万化的外部市场环境,红猛装饰应当关注和应收账款有关的一切因素,如果是大型经销商则应该关注企业运营状况,银行借贷情况,偿债能力,资金周转能力等等这些都是需要着重关注的点。对于小客户,比如个体来说,就应该关注个人的信用程度,是否在银行有过记入黑名单的记录等等。对于这些无论是大型经销商还是个体,公司都应该根据应收账款的账龄,同时也根据这些客户付款的积极性来划分客户。例如,多次催款还款的客户,强制还款的客户。所以红猛装饰不能将客户进行统一管理,要从多个方面来分析。
(三)加强控制活动
1、加强不相容岗位分离
加强不相容岗位分离,主要从红猛装饰组织架构的岗位分工来进行解决:财务部门,会计的核算业务,编制凭证和明细账等应当与复核业务的正确性不是一个人;销售部门,销售人员应当与审批销售业务和销售合同的人员分离;物流管理部门,发货人员应当与清查货物的强库管理员分离。
2、加强客户信用管理
红猛装饰应当建立独立完整的客户信用管理制度。对于新客户来说,销售往来不密切,所以要进行客户走访调查,从而了解客户的信用状况和经营现状,合理利用内外部信息,内部信息:可以观察职工,询问管理层等等;外部信息:有效利用各大网站公开发布的信息资源,如税务,工商等国家机关发放的报纸等。对客户信用调查结束之后应当梳理调查得到的信息,整理成一份完整的信用评级报告,与客户的其他相关信息一起归档整理,对于后期进行业务往来有极大的帮助。销售总监应当着重关注提出放宽信用额度的客户,查明其客户是否有隐藏的风险,及时做出调整。
3、规范控制流程
对于信用的调查,上文加强客户信用管理已经进行了详细的论述,规范控制流程主要从销售定价、销售合同、应收账款计算来提出解决措施:
销售定价方面,对于红猛装饰的老客户来说不能仅仅依靠信用评价等级的高低来订价,定价前应该首先了解行业的平均水平,不能对于老客户无限度的实施优惠政策,价格不能低于行业平均水平台太多,领导层从材料的成本,运费,人工,等多方面进行分析来优质定价。
销售合同规范方面,在拟定合同之前应当与客户详细的沟通,一次确定合同内容避免出现修改价格的现象,对于合同的内容管理层应当秉着谨慎的态度,做到事无巨细。
应收账款计算,应当统一规范,对于那些信用不高的客户来说,如果有必要则不考虑签署合同,尽量让客户都为货到付款,方便整理,降低了业务量。
(四)建立健全内部监督机制
内部监督机制的完善对于内部控制是否有效运行具有重要作用,从红猛装饰销售与收款内部控制出现的问题来看,首先应该设立内部审计机构,对管理层的行为进行监督,确保管理层执行业务符合相关流程;其次制定相关监督制度,由内审部门实施,提高内审在公司内部的地位;最后监督体系的完善需要提升全民的监督意识,全体员工加入内部控制监督的体系中可以从不同角度来看待,对内部控制进行客观有效的评价,有利于完善内部控制并查漏补缺。
五、结论
在当今经济飞速发展的时代,现代公司为了促进自身的稳健发展,不得不把内部控制放在首位,而公司要想持续经营销售与收款就是一个重要节点,那么不同的行业对于销售与收款内部控制的执行情况也不同,相对于红猛装饰这种销售材料的行业,更加注重的是销售的数量所以应收账款的重要性就体现出来了。本文主要论述了红猛装饰销售与收款内部控制活动出现的问题及对策,主体分为了三部分第一部分首先分析了红猛装饰销售与收款内部控制的现状,从内部环境,风险评估,控制活动内部监督四个方面来分析,第二部分根据现状提出了红猛装饰出现的问题,第三部分再根据问题提出解决措施。
本文的研究仅限于红猛装饰所映射出来的销售与收款的内部控制体系,同时由于资料有限,且自身研究能力有限,难免使得有些研究不详尽不全面,因此对于红猛装饰销售与收款内部控制的研究还需要其他学者的深入探讨。
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致谢
随着论文的完成,我的四年本科学习生活也将步入尾声,为即将走出校门步入社会开始人生的另一段新的旅程。感谢太原学院对我四年的培养,感谢我的老师们对我学术上的谆谆教诲,在大学的四年时光中我不仅学会了许多专业课的知识,同时我还学到了做人的准则和严谨的治学作风,虽然四年不是那么得一帆风顺,自己也经常有出错的地方,对于自己犯的错很是后悔,但是我明白了知错能改善莫大焉,在大学里的锻炼为我日后步入社会打下了基础。
感谢讲师对我论文的指导,我在写论文时遇到很多困惑与难题,老师都一直不厌其烦的为我解答,并一直激励我,才使我客服困难完成了写作。甚至在节假日休息期间,牺牲个人时间来为我修改论文,过多的感谢之词也无法表达我的感激之情,在此我向老师表达我深深的谢意。同时在写论文的过程中我还受到了同小组同学的帮助,她们给了我很多宝贵的意见与灵感启发。
在此,对学院给与我帮助的所有老师和同学们还有宿管阿姨表示衷心的感谢和崇高的敬意。
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