秘书心理现状和解决途径的研究

　　摘要：随着政治改革的不断推动、社会经济的高速发展，各行各业不断实现现代化和制度化，社会对于秘书这个行业职能的要求也在不断改变和优化，秘书的工作已经不仅仅只是“接接电话、写写稿件、端茶倒水”这么简单，秘书工作者的服务功能已经慢慢向以服务功能为主，各类技能多方面发展的方向延伸。由此，这就要求秘书从业者拥有更多的能力，承担更大的责任，承受更大的压力，也需要秘书从心理上开始进行一定的转变，以全新的眼光来看待自己、定位自我，来不断适应社会对于这一行业的要求。秘书职能的不断优化，对于秘书从业者来说既是机遇，又是挑战。那么，秘书行业人员到底存在哪些心理问题，又如何从心理上进行有效的调试，秘书从业者有效进行心理调试和解决的途径到底有哪些，怎样才能更好地适应XXX新环境和新要求，就显得尤为重要。

　　关键词：秘书；心理；调试；解决途径

　　秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员已经高达3200万人。秘书的类别分为行政秘书、公司秘书、通讯秘书、技术秘书、医学秘书、法律秘书、教务秘书等等。秘书应是领导的助手，协助领导安排并督促日常工作。如：安排会议，领导的日程安排，安排接待方案；秘书要不断提高工作能力，能熟练起草、写作文件，有扎实的中文水平。根据不同的工作环境和要求，最好能有较好的外语水平；秘书也是领导的参谋，协助领导收集资料、参与一些事宜的思考，从领导的角度去为领导设想问题、处理问题协助领导做决策；处理文件。收、发文件，文件存档等；对秘书的要求：多学习、人品好、正派、有文字功底、能熟练操作现代办公设备、有内含、保守秘密。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水、打印写稿”的角色，而是日渐成为单位里参与管理，甚至是决策的“多面手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，用自己的实际行动显示个体的主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。而随着秘书职业队伍的不断壮大，秘书从业人员也面临着许多的问题，比如秘书职能的优化，使许多秘书从业者面临能力与需求不相协调的问题，给秘书人员的身心健康和工作顺利开展带来了诸多不利影响。

　　在市场经济飞速发展的今天，人们对知识的需求量越来越大、对知识的精度和广度也有了新的要求。而培训机构对秘书人员的需求也越来越注重知识的广度和全方位综合能力的考察。新的时期对文化知识又赋予了新的定义，它不光指的是书本知识，更重要的是各项能力的综合展现。XXX对于秘书人员的要求，不仅要是一个“通才”，而且还要是一个具有创新力的“通才”。

　　繁重的工作、精神的压力，一切的一切都让新时期的秘书人员压力很大，也由此产生许多的心理问题。解决秘书人员的心理障碍，不仅对于秘书人员的身心健康和工作状态有着很大的积极作用，对于用人单位来说，改善秘书的心理问题也会提高单位的工作效益，对于整个社会也是至关重要。

　　随着社会各行业竞争压力的不断加大，单位对于秘书职业的职能和责任要求也在不断加大。对于各类秘书来说也是如此，他们被各类职业评估、业绩评估、生活负担、上升空间等压得喘不过气来，不可避免地产生了一些心理问题，这也直接影响了这些秘书人员的工作积极性和创造性，影响了水平的发挥和效率的提高。深入发现这些秘书的心理变化现状，才能找到合适的心理转化和调试的途径，为这些秘书人员的心理问题保驾护航，进而促进工作效果的全面改善。

　　疲劳心理是一个十分复杂的问题，既有生理因素，也有心理因素。心理因素是指劳动时因动机、态度、需要、情绪的起伏而感到劳累的一种表现。生理因素是指主体在工作时，其肌肉、神经组织、心肺等一系列生理机能的变化随工作时间的延长而感到劳累的一种现象。对于秘书人员来说，他们肩负着开展各类文书工作、办文工作、办会工作、业务联系、公关活动等，任务繁重复杂。就教务秘书而言，他们既担负着对教学过程的实施和质量优劣的监督任务，又要在课程的安排、调课或停课等一系列问题上为教师提供优质的服务；既要进行考证过关率考评以及教师工作量的核算，还要为学员的学习提供良好的服务；从学员报名到组织学生进行上课，从学籍管理到各种考试的安排，从检查学生上课的出勤及听课情况到了解学生对教与学的种种意见，还有日常管理以及突发事件的处理等等，涉及教学和教务、教师和学生的方方面面。工作既琐碎又辛苦，而且不为人们所注意和理解，往往会让教务秘书感到身心疲劳。

　　目前的秘书职业市场中，许多秘书人员都有着或多或少的焦虑心理，他们对自己的价值不明确，对自己的未来不清晰，他们懈怠、拖拉，对单位的工作提不起兴趣，由于社会弊病、制度弊端、人事问题等等原因，秘书人员的焦虑障碍已经成为一个十分重要的问题了。

　　迷茫心理是指对新环境的不适应而产生各种矛盾、冲突，从而导致心理上的困惑失落。现代社会，随着各行各业的崛起和发展，社会各个行业都异军突起，这样的现状给各行各业带来市场和商机的同时，也带来了更大的挑战。就教务秘书而言，教育知识的更新和教育政策的改革，使教务秘书人员时常有一种迷茫感，他们不仅要有良好的职业道德和敬业精神，更要树立新的管理理念，掌握先进的管理手段，娴熟地运用现代化信息处理工具，熟练地使用各种现代化办公设备。这些秘书人员要想跟上时代的步伐就必须用这些现代化技术来不断的武装自己。然而当前教务秘书队伍整体学历层次不高，知识结构单一，专业不对口，平日工作忙碌更是无暇进修和学习，特别是在管理理念与能力以及现代化办公软件方面更是不能适应新的形势要求。这样巨大的供需不平衡，使教务秘书人员总是有一种手足无措的迷茫心理。

　　目前，许多秘书面临的一个巨大考验主要表现在待遇问题上，对于单位来说，会把大部分的预算和开支用在各类宣传花费和技术更新上，而秘书人员的工资待遇偏低，收入差距偏大。秘书人员所做的都是一般性的管理工作，无法用定量的指标去考核，有时花了很多的时间精力，但是效果可能并不理想，甚至不被人理解。这就很容易导致不满于现有的经济收入和较低水平的生活质量而产生吃亏心理。不少秘书强烈渴望得到认可，包括荣誉、名利和地位，当这些得不到满足时，心里就感到失落，由此产生不平和怨气，从而导致不平衡心理，总觉得从事秘书工作吃了亏，很容易挫伤工作创造性和积极性，影响身心健康和工作效率。

　　现阶段，有些秘书人员不能够很好地认识和处理主动和被动的关系，在工作中习惯了“你推我才动”的工作方式，心里存在着严重的依赖心理和自卑心理，他们很难从工作中找到自己的主动价值，总觉得自己实际能力不能够得心应手地处理好自己的工作要求，因而产生一种总觉得自己干啥都不行的自卑状态，而且对于自己目前的尴尬处境又难以找到有效的解决方案，甚至都找不到自己努力的方向。进一步使自己陷入更大的自卑和迷茫的处境。这样的秘书人员，往往唯上是从，缺乏自己的主见，也肯定不会在工作上有多大的突破和建树。而缺乏业绩的结果，就是使秘书人员有着更自卑的心理，更缺乏工作主动性和创造力。如此循环往复，将是一个难以改善的恶性循环。

　　秘书人员作为一个较为特殊的社会群体，是服务性的，而非盈利性的行业。也正因如此的特殊性，秘书人员的工作就不像单位里其他的工作人员一样，有着细化和量化的考核标准，单位对于秘书人员的监督也就不那么单一。秘书的许多价值，更多的是通过秘书的职业素养和技能来衡量。社会的压力，单位的制度，个人的发展，都是秘书产生问题的来源。进一步深刻分析秘书人员各种心理现状产生的原因，才能拿到解决这些心理障碍的钥匙。

　　所谓心理疲劳，它与因连续工作而致使肌体能量消耗的生理疲劳不同，它是指人长期从事一些单调、机械的工作活动，伴随着肌体生化方面的变化，中枢局部神经细胞由于持续紧张而出现抑制，致使人对工作对生活的热情和兴趣明显降低，直至产生厌倦情绪。心理疲劳往往带有主观体验的性质，并不完全是客观生理指标变化的反映。领导和制度因素，是秘书产生疲惫心理的最主要因素。我国很多单位和企业，往往存在领导权力过大的状况，管理制度不够完善，监督制度也不够健全，在这样的情况下，就直接导致了秘书人员不得不对自己的领导马首是瞻，唯上是从，在工作和生活中都不得不扮演一个唯唯诺诺的保姆角色，处处小心，生怕一不小心就冲撞和得罪了领导。其次，秘书人员角色的负担过重也会直接加大秘书人员的工作压力，继而导致其情感的消耗和衰竭。随着秘书人员数量的增多，职能的复杂化和全面化，使秘书人员的责任更重，压力加大。久而久之，就会使秘书人员产生疲惫不堪的感觉。

　　焦虑心理是由心理冲突或挫折引起的复杂的情绪反应。大多数情况下，秘书既是单位的行政工作人员，又是服务人员，在很大程度上扮演着多重角色，使其常常处在忧虑、不安、紧张、烦躁的焦虑状态。具体表现为：(1)前途忧虑。秘书人员承担着众多工作，虽然拿着还算不低的报酬，但是日复一日、技术含量不算高的职业发展状况并不能让其在工作中有太多的提升空间，因而并不能够有太多的前途发展前景。(2)工作繁杂，头绪众多，被动应付的烦躁心理。秘书人员要和领导、同事、下级，甚至是社会人士打交道，每件小事秘书人员都得考虑周全、亲自操作，既当指挥者，又是战斗者，更是通信联络员，如果做好了默默无闻，但要是稍有疏忽，就会出现各种问题，导致各方的责难和批评。(3)工作业绩压力大。对于单位来说，盈利就是一切。对于秘书人员来说，做好服务，争取利益最大是一项十分重要的工作，单位里工作杂乱繁多而导致的压力加大，同事之间的想出之道，都是培训机构秘书的焦虑点所在。

　　迷茫心理往往是指对人新环境的不适应，进而产生各种矛盾、冲突，从而导致心理上的困惑失落。对于秘书人员来说，对自己未来的职业生涯发展不够明确是其产生迷茫心理的最主要原因。在现代社会，传统的晋升和资历观念依旧是十分的严重，许多人能力平平但是由于其“后台硬”，一样可以更早的获得晋升机会，而很多默默付出，辛勤工作的秘书人员仍旧不知道路在何方。由此，他们很可能出现职业目标不够明确、价值没办法得到充分体现的心理，而这样的心理使他们对接下来的工作产生深深的迷茫感。

　　在一个单位中，各部门往往扮演不同的角色，发挥不同的作用，内部的各部门之间关系也错综复杂。在一个单位中，许多岗位上的工作人员的工作价值都可以又具体而明确的衡量标准，而秘书人员责任多、任务重、工作不够明确和清晰，衡量标准不够细化和具体。繁重的工作和默默的付出，却往往得不到工作上的认可和地位，工资和待遇也往往偏低，就会让秘书人员产生一种不平衡的心理。

　　现阶段，有些秘书人员在现行体制下，表面可能似乎很风光，似乎是属于决策者和权力拥有者，但是真实意义上，秘书人员只是一个服务者，并不拥有是那么实际的执行权和主导权。秘书人员很难认识和处理主动和被动的关系，始终处于一个被动而不被实际尊重的角落里，接受并严格执行着管理者发出的命令。再加上社会对于这个职业的偏见，待遇和工资水平的尴尬，往往容易产生十分严重的自卑心理。

　　1.树立正确的秘书意识

　　（1）全局意识

　　秘书工作只有心中装着全局，说话做事立足于全局，才能在秘书工作的开展过程中，看待问题着眼点高、思考问题准确透彻、处理问题严密全面，才能本着正确的政治立场和方向，为单位的利益服务。[]以辅导机构为例，秘书人员的全局意识与机构的决策方向、品牌口碑息息相关，秘书人员的全局意识必将维护机构的利益，有利于培训机构的稳步发展。

　　（2）服务意识

　　从前，秘书的服务对象一般是上级领导，而在今天，秘书的服务对象已经变成“上级”、“平级”、“下级”三方。在秘书工作当中，秘书人员要对自己的工作充分认可和热爱，有强烈的责任感和使命感，认真做好自己的工作，做一个合格的服务者，用自己优异的工作成绩赢得上级、平级和下级各部门、领导和同事的认可和尊重。秘书工作在培训机构中，很多时候会是一个纽带，秘书人员必须在代课教授、机构行政人员和学生之间转化不同的服务职能。无论是在哪一个环节上，都必须心甘情愿、安然自乐地享受为人服务的过程，将服务作为自己工作的基本理念，急人所需，甘愿充当不同角色的配角，在不同的服务过程中投入自己全部的心力和热情。

　　（3）学习意识

　　知识就是力量，在这个快节奏、高效率的知识时代，知识的换代更新速度也很快。秘书工作的良好开展离不开知识的不断积累，而只有通过不断的学习才能最终实现知识的不断累积。学习是一个宽泛的概念，其实对于秘书来说，大致分为几个方面。第一，要努力学习国家的法律法规和行业相关政策，如培训机构的秘书必须对国家的教育法律法规、新出台的各种执业证件考试的政策条文烂熟于心，并从中提炼培训机构所需的内容，为机构行政人员制定市场战略、开拓培训市场奠定基础；第二，学习本行业的业务知识，比如做教师资格证培训的，必须对资格证考试科目和内容十分熟悉，最好能够熟练掌握，能讲课最好；第三，博览群书，在书籍中学习为人处世的道理，并将这些精华用在自己的工作当中，是自己在工作中更加得心应手；第四，在实践中锻炼自己的各项能力，在实践中摸索经验、提升自己；第五，向自己的领导和同事学习，扬长弃短，集百家之精华，使自己的业务能力不断提升。

　　（4）创新意识

　　在这个“大众创业万众创新”的时代，创新就是一个企业或单位的灵魂，同时这也将是每一位培训机构秘书人员的工作灵魂。充分发挥相应的主观能动性，在不断的学习和进修中研究新情况、思考新思路，为培训机构的运营和发展出谋划策，用创新的眼光看待自己的工作，用创新的心态开拓进取，在不断的调试中找到培训机构发展的新路子，以一颗主人翁的心去对待机构里遇到的各类情况，并以空前的四维度来探寻知识和捕捉信息，并通过全新的思维和做法解决问题，利用信息，为培训机构创造最大的效益。

　　（5）超前意识

　　“凡事预则立，不预则废”。学会未雨绸缪，具有一定的超前意识和主动意识，是做好秘书工作的必备条件。不仅是要做到工作中的“雪中送炭”，更要学会“雨前送伞”。接受新知识、学习新技能、了解新信息，学会超前地、创造性地开展各项工作，在问题发生之前考虑好各种可能发生的状况，并做好防范措施，尽可能的避免问题的出现，及时出现问题也要考虑问题快半拍，最大程度挽回损失。

　　（6）效率意识

　　秘书工作必须要有超强的时间观念和时效意识。雷厉风行的工作作风、干净利索的做事风格，是培训机构秘书必须具备的基本素质。秘书人员做任何事都必须思维敏捷，加快工作速度和节奏，办文、办事、办会都必须注重实效，抢时间、赶速度，争取把所有的工作做在前面，争取把所有的宣传工作都在第一时间落到实处，避免做事拖拖拉拉的现象，以防止错过工作开展的最佳时期，给培训机构的各项工作开展带来困难。

　　（7）保密意识

　　保守秘密，这是每一个秘书职业工作者最基本也是最重要的职业道德规范。秘书在信息的接收、处理和传递等各个过程中，都应该牢固树立保密观念，严格按照国家的保密法律法规和相关制度，做好保密工作。在培训机构中，很多重要的学生信息、培训内容资源等，都在秘书人员的手中，做好保密的好习惯，切莫以得知“内情”而炫耀，也绝不可以将这些信息和资源转化为有偿信息，分享给他人。

　　2.培养良好的职业修养

　　作为一名秘书职业工作者，职业道德对于秘书来说尤为重要，因为秘书最接近决策层、领导层，甚至还会参与其中，了解和掌握许多的机密性信息，甚至参与许多重要事项的运作。如果秘书不能具备相应的职业道德修养，对于单位来说将可能会造成不可估量的损失。

　　（1）遵纪守法，无私奉献

　　遵纪守法是任何一位秘书从业者必须践行的基本准则。秘书在工作中简洁奉公、无私奉献，不利用职务之便假公济私，以国家、单位和集体的利益放在第一位，用实际行动抵制不良之风，与腐败现象作斗争。

　　（2）诚实守信，实事求是

　　秘书在很多情况下都扮演着一个信息传递、上传下达的角色。诚实守信，就要求秘书人员不能打着领导的旗号传假“旨”、谋私利，不做假不弄权，坚持原则，秉公做事；坚守信用，就要求秘书人员言必信，行必果，严格遵守诺言，答应的事情就必须做到，即使是遇到突发事件，也要事先说明原因，求得别人的原谅和理解，使人信服。

　　（3）认真严谨，精益求精

　　工作中认真踏实，是对每一个行业的从业者的基本要求，而对于秘书工作者来说，应该做得更好，因为时常在领导的身边做事，他们对秘书的工作要求一定会更加严格，标准也会更高。因此秘书人员必须杜绝在工作中的大大咧咧、毛手毛脚，任何一件工作都必须踏踏实实完成，做到精益求精，力争做到最好。

　　（4）谦逊有礼，自信大方

　　对于单位外部来说，作为一个单位的“门面”，秘书人员一定程度上代表了一个单位给人的第一印象，因而一名优秀的秘书人员，就必须时时刻刻保持自信的状态，关键时刻也要保持冷静，处理问题有条不紊，头脑清醒，通过合理化的分析，自信从容的处理各种突发性事故。而对于单位内部而言，秘书处于单位上传下达的中间环节，很可能了解更多的关键信息，这也往往容易引起一些人的羡慕和妒忌，如果秘书本人也有这样的优越感和成就感，那么就会在无形中破坏自己和其他部门人员的友好关系。如果秘书没有谦逊的品质，职务上的优越感就会让秘书滋生飞扬跋扈、骄傲自大的毛病，进而出现狐假虎威、假公济私的现象，就会不自觉地在工作中翘尾巴，最终使自己的工作陷入被动的局面，因而秘书必须要把自己看成是单位中的普通一员，用谦逊的态度对待领导和同事。

　　3.努力提升自我能力

　　在市场经济飞速发展的今天，人们对知识的需求量越来越大、对知识的精度和广度也有了新的要求。而培训机构对秘书人员的需求也越来越注重知识的广度和全方位综合能力的考察。新的时期对文化知识又赋予了新的定义，它不光指的是书本知识，更重要的是各项能力的综合展现。XXX对于秘书人员的要求，不仅要是一个“通才”，而且还要是一个具有创新力的“通才”。

　　首先是复合型秘书。其实这一类秘书群体通俗来讲就是“多功能秘书”。他们拥有“十八般武艺”并样样精通，可以在很多领域大显身手。这种人就像俗话说的“多面手”能够胜任多种角色，并能够很快进入角色，出色地完成每个岗位的每项工作。他们工作能力超强，智商和情商都很高，熟练掌握各类职业技能，而依据相关部门统计，复合型人才在目前人才市场中是最受欢迎的。对于单位来说，这种类型的人才一定也是情有独钟的，因为不仅可以省去一大笔培训费用，很快进入角色，最为关键的是能够胜任多种部门的工作，在多种方面都能创造价值，雇佣价值一定是超值的，这一点是最为宝贵的。

　　其次就是创新型秘书，这就主要是指创新能力很强的秘书人员。这一类秘书一般是性格外向、想象力丰富的，他们具有探索精神和欲望，具备着浓烈的立体思维与创新精神，时常会在工作岗位中有新开拓、新发明和新思维，无限量的提供多种新设想与新创意给每类不同行业、领域、层次的服务对象;在企业的规章制度、日常管理、技术研发等方面都能够有所创新。在这个“创新就是生命力”的时代，不进则退的激烈竞争状况下，创新型秘书人员必将成为单位中的中流砥柱，成为单位大跨步走的带头力量，在新理念、新知识、新技术、新管理等领域有着无限可能。

　　4.不断建设自我心理

　　首先，秘书人员要从心理上认可自己的工作，使自己具有职业荣誉感和自豪感，用努力工作的成绩赢得他人的尊重和自己职业生涯的辉煌。其次，要挤时间努力学习，用知识来不断的武装和丰富自己，使自己能够在培训机构有更大的用武之地，成为一位“多面手”，提升自己的价值。最后，要使自己具有良好的心理素质，保持乐观开朗的心态，用积极的心态去面对每一天的生活和工作，你、并努力的乐在其中。

　　不良的情绪和心理对人的身心健康和工作状态都是不利的，对于单位来说也是进一步发展的极大阻碍。因此必须要对秘书职能转化后，秘书出现的心理问题进行有效剖析，并进行有效的心理转化和调试。可以从内部和外部两个方向来进行解决：

　　1.社会单位的外部改善

　　（1）改善工作活动和环境

　　减轻甚至消除因为工作环境和工作活动恶劣而给员工造成的压力。许多单位设置咖啡间、茶室等场合，供员工进行消遣和修整释放情绪，或者在单位里放置一些舒服的沙发，让秘书人员舒缓紧张情绪。

　　（2）培养良好的企业文化

　　社会和单位应加强对秘书的人文关怀，领导要充分认识到秘书人员工作的重要性，尊重他们的劳动，肯定他们的付出，强调他们的地位，从情感上关怀他们，让他们感受到自己的存在价值。在薪酬上也尽可能向秘书人员做出调整和倾斜，将秘书工作尽可能地量化，并使业绩和工资挂钩，多劳多得，鼓励秘书人员的工作积极性，使秘书人员始终具有昂扬向上的工作热情。

　　（3）加强秘书人员心理建设

　　社会和单位要重视秘书人员的心理健康建设，关心秘书人员心理需求，配备更多的专业心理咨询人员进行心理疏导，尊重秘书人员的劳动和付出，加强秘书人员心理调试和心理训练。

　　总之，秘书人员的未来将会向着创新型、全能型人才发展，时代的发展，行业的进步，对于秘书人员既是挑战，更是机遇，学会顺应秘书职能转变，不断转变和调试心理状况，就一定能在平凡的工作岗位上创造无悔的人生和美好的未来。

　　[1]邢修桂：《试论秘书职能的转变》，《秘书之友》1988-08-28期；

　　[2]张海龙：《试论企业秘书素质提高——从秘书职能的转变说起》，《办公室业务》，2013-07-05；

　　[3]朱向军：《转变服务职能拓宽秘书职业通道》，《秘书之友》，2014-02-10期；

　　[4]特格斯：《新媒体环境下秘书职能的创新与拓展》，《领导之友》，2015-04-15期；

　　[5]逸新：《秘书培训完全手册》，中国版本图书馆CPI数据核字（2011）第202609号；

　　[6]香港专业秘书协会：《职业秘书实务》，中国版本图书馆CPI数据核字（2010）第142183号；

　　[7]杨洪林：《秘书意识十感》，《工会理论与实践.中国工运学院学报》，1998-10-21期；

　　[8]黄锐远：《高校教学秘书队伍问题及对策研究——以宁波大学为例》，华东师范大学，2009-08-01期；

　　[9]龙坚文;易萧;王军伟：《高校教学秘书心理问题的成因及对策》，《科技信息》，2011-12-05；

　　[10]徐前进,余志辉.关于期刊编辑主体疲劳心理的理论分析［J］.武汉科技大学学报,2005(1).