浅谈在复杂职场环境下秘书做好协调工作的要求

　　摘要

随着社会主义市场经济的的发展，秘书面对的工作环境越来越复杂。这就要求秘书做好协调工作，提高自身业务能力，有效协助各部门发挥自身的作用，实现组织的目标。其中，要实现企业资源的有效利用，协调工作是秘书工作一项尤为重要的内容，也是秘书部门的重要职能。协调既要实现组织的内部的价值，也要实现社会价值。良好的协调工作可以使组织和社会形成有机的统一体，从而使组织更长远的发展。所以，协调工作是部门必不可少的工作。它对于秘书工作有着重要的意义。
关键词：秘书工作，复杂职场环境，协调工作，沟通

　　一、新时期的秘书工作

秘书工作是一种辅助性、参谋性、协调性的工作。秘书可以根据部门所掌握的各种信息，整合资源，使企业和组织科学发展。在新时期下，秘书工作发生许多新的变化。例如：由完全被动的工作性质向可以发挥一定主动性的局面转变，由依靠原来的经验办事向实现科学综合管理转变，由事务性工作向综合性工作转变。为适应复杂职场环境，秘书工作表现以下变化：
秘书工作越来越具有主动配合性。从传统的秘书工作角度来说，秘书的工作是围绕领导的工作展开的。领导的工作任务，工作重点决定了秘书的内容。这是秘书工作本身的辅助性。通常，秘书没有决定权，只有参与辅助决策的权利，只能根据领导的意图和指示来执行工作，不能越权行事。但是领导由于自身精力有限等局限不能事事亲为，需要秘书做好协调工作。领导安排给秘书的工作，秘书能否及时、高效的完成决定了一个项目是否可以取得成功。秘书的工作要求秘书不只是会办文办事办会，更要求秘书提高自身的综合素质，以便高效完成工作任务和给领导提出有建设性的意见。
秘书工作的信息性要求越来越高。以往的秘书工作内容，虽然会有一些业务性工作，但是更多的是事务性工作。随着时代的发展，对秘书的要求越来越高。很多工作都是以信息化的服务为基点，向领导提供更有价值的服务，协助领导完成工作任务。所以，秘书既要通过各种渠道了解各种信息，又要学会筛选信息。同时，更要学会对信息的处理。秘书只有了解目前的工作范围的信息，才能对全局有一个基本的把握，才能给领导的提出更好的辅助领导工作。随着科技的发展，秘书可以很容易的获取各种信息。但是，不能将所了解到的的全部信息都报告给领导。秘书只需报告与工作项目相关的信息。当然，秘书，也可以根据自己掌握的信息做出一些判断。这样可以方便领导做出决策。
秘书工作越来越科学高效。以前的秘书工作很多都是凭经验办事，现在越来越讲究程序化，数字化。其中，网络的发展提供了很大的方便，节省了人力，物力，财力。秘书可以通过网络上的各种工具实现办公自动化。此外，这也要求秘书学会使用网络技术来处理秘书工作中的各种事务，优化自身的服务以更加高效的的形式发挥作用。对一个秘书来说，他不仅需要掌握本身的专业知识，还要思考如何运用现有的资源提高效率，如何协调各部门的关系使企业或组织向良好的方向发展。

　　二、秘书面临的复杂职场的环境

秘书是管理层中的重要一环。秘书在服务领导,沟通左右，联系群众中起着十分重要的作用。由于秘书工作的辅助性，服务性，综合性决定了秘书必然面对着各种复杂的职场环境。正确认识秘书的职场环境，对秘书提高工作效率，优化组织结构，达成企业目标具有重要的作用。

　　（一）不同的秘书面临不同的职场环境

从职业的角度来说，不同行业的秘书面临的情况是不同的。工业，商业，农业，教育等不同行业有不同的服务角度和工作要求。虽然秘书遵循许多共同的工作原则，但是秘书还是应该按照不同行业的具体情况变通。这就要求秘书需要根据工作的要求掌握相关的知识和信息，给领导科学地出谋划策。不管是对于商业公司的秘书还是教育行业的秘书，他们都需要处理政务性的工作，业务性的工作，事务性的工作。
其中，不论是哪个行业的秘书工作都要在国家大政方针的指导下进行，都要处理秘书工作中一些常见的、琐碎的事务性工作。不同行业的不同职场环境的差异主要是由业务性工作的差异而形成的。
例如，对于XX部门的秘书来说，不仅会面临与上级领导之间工作协调，同级部门之间的平衡问题，很多时候还会遇到处理群众的问题。那么，对于不同的服务的对象，采取的措施是不同的。但是对于商业公司的秘书来说，处理群众问题的环境比较少见。他们的工作环境主要是领导，领导之间，以及同级之间的人员而构成的工作环境。即使是同种行业的秘书，面临的职场环境还是有很大差异。
从秘书所在的组织层次来说，不同级别的秘书所面临的工作环境也是不同的。对于高层领导机关、中层领导机关、基层领导机关的秘书有不同的工作环境。
对于基层的秘书来说，他的工作内容主要是由比较琐碎的事务构成。例如，接听电话，收发文档，清洁卫生等。这决定基层秘书面临的职场环境是处理与群众的关系和围绕领导展开。其中，多是执行领导的决策。秘书能接触到的信息，资源都是非常有限的。
对于中层的秘书来说，他的工作主要是辅助领导工作，处理同级关系等。秘书根据领导的意图和决定来落实一些事务，能够发挥一定的主动性和创造性，也会给领导提出一些可采用的意见。这种情况下，秘书所面临的职场环境中要注意协调同级关系，团结同事，营造良好的工作环境。既为秘书开展工作提供条件也能促进组织目标的实现。
对于高级秘书来说，他们在管理层中的具有重要的地位。高级秘书往往能够掌握一些公司的重要机密，会与领导参加一些机密会议。在参谋决策时，领导会重视秘书所提出的意见，这种秘书一般是深得领导信任，能够明白领导的意图。高级秘书需要较高的知识能力和综合素质。这反映了他们所面临的职场环境是最为复杂的。因为秘书不仅要深刻的领会上级领导的意图，也要替领导考虑一些没有考虑到的事情，使领导的工作更加完美。

　　（二）秘书如何适应复杂的职场环境

1秘书应该学会将理论知识与实际情况有机结合
秘书不管在遇到什么样的问题时，都需要根据自身潜在形成的秘书思维来思考问题。这种能力的形成源于秘书本身所具有的专业知识和以往的工作经验。专业知识是秘书工作的标杆，它使秘书在工作中呈现出一种系统化，程序化的过程。而以往的工作经验，是秘书将理论知识与实际情况结合的结果。在具体的工作中，秘书要善于观察，考虑实际情况，不能生搬硬套。
同时，也更要密切关注自身所处领域的各种消息，以便对可能发生事件做些提前的准备。秘书要培养自己能够根据发生的意外事件做出基本的判断和大致的处理方向。在不能得到领导的指示时，秘书能及时处理危机，减少和降低企业的损失。对复杂的未预见情况的处理，体现一个秘书的综合素质。只有秘书本身具有良好的职业素质和专业素质，秘书才能在复杂职场中更好的辅助领导工作。
2秘书要学会处理职场中的人际关系
秘书不仅要与领导保持密切地工作关系，还要学会和同事和谐相处，，友好合作，更要热情地服务群众。秘书与自身所属的上级领导相处时，要提高自身工作的主动性，高效完成领导指示的任务。
秘书与上级接触时，要建立融洽的人际关系，这样会方便秘书的工作。秘书应该深入了解上级领导的性格，兴趣，做事风格及日常习惯等。了解领导的人际关系网，以便在接待来宾时，掌握好分寸。对于来宾所提出的问题，也要明白该透漏多少企业信息或领导的个人信息。对待领导要学会尊重，既不能与领导关系过于疏远，这样不利于与领导之间协调工作，也不能过于随意，要明白领导与秘书是上下级关系。做好自己本职工作，不求回报。
对于领导让秘书了解的事情，秘书必须了解，以便给领导出谋划策；对于领导不想让秘书知道的一些公司机密和个人隐私，秘书不能刻意打听。秘书要在工作中培养领导对自己的信任，使领导能够放心地把工作任务交给秘书。同时领导也会根据秘书的能力，使其在工作中发挥一定的主动性。在秘书和领导的互相信任中，工作才会更有效率，才能为企业创造出更多的价值。但是，秘书应该意识到自身的职责权利。秘书不能代替领导做决定。以《三国演义》中曹操与杨修的关系来看，杨修之所以不受曹操喜欢，就是因为杨修喜欢自作主张，不与曹操商量。这是失败的“秘书”处理职场事务的行为。
在与其他领导相处时，既要尊重领导，也要保持一定的距离。对于公司的事务，秘书也应当接受其他安排，但是首先应当完成上级的指示。在处理领导之间的矛盾，应以尊重上级领导为前提，以公司利益为根本。在具体工作中，如果上级领导和其他领导存在一些矛盾，秘书应及时为领导化解矛盾。
一个优秀的秘书是不仅会处理与上级的关系，也会处理同事关系。秘书与同事的关系是否和谐会影响领导的秘书工作能力的评判。秘书应该在日常工作中关心同事，帮助同事。正确处理与同事之间不可避免的矛盾与摩擦。当出现这种问题时，秘书应该学会宽容，倾听并理解对方的立场。工作中做得欠佳的地方要及时改正，为了公司的利益可能损害同事个人利益的事务，要坚持自己的立场，向同事解释说明原因。
在同级之间的职场环境中，秘书应该学会真诚对待同事，体谅同事。在保证公司利益的前提下，与同事互帮互助。秘书要想工作得到同事的支持，必须建立在相互尊重的前提下。秘书不能自居为领导，不顾同事的实际工作情况直接指派工作。秘书工作很多时候，都需要各部门之间的互相协作和配合。所以，秘书在遇到不同性格的同事时，要采取不同的交际策略。为了公司的利益和工作的完成，可以和同事求同存异。对待同事，秘书要学会宽容和理解。不管是哪种风格的同事，都要真诚待人，切忌透漏公司机密。总之，营造良好的同事环境，能够方便秘书开展领导安排的工作。
在处理与下级关系时，秘书一定要注意态度和语气。在传达指令时，态度一定要谦和。对于上级，秘书和其他部门都是下级，所以不能盛气凌人。对于下级提出问题，能够解决的要积极解决，不能解决的要说明原因，争取得到下级的理解。
尤其是处理与群众的关系。对于群众的意见，要如实的反应给领导。群众的意见是公司提高服务水平，扩大市场的有利条件。群众是由不同行业，不同素质，不同性格的人构成的。有时，会遇到一些情绪激动的来访者，秘书要耐心听取他们的诉求，能给群众解决的问题要及时解决，解决不了的问题要真诚地向群众说明缘由以求得群众的理解，也要向上级反映群众提出的问题。
3秘书要做好协调工作
不论秘书遇到哪一种职场环境，秘书都要做好协调工作。要实现企业资源的有效利用，协调工作是秘书工作一项尤为重要的内容。协调是各种要素相互作用的复杂过程，它既包括内部协调，也包括外部协调。内部调节是指秘书部门的内部协调工作。外部调节是指秘书与其他部门的协调，它根据不同的对象可以分为同级的协调、上级部门调节、下级部门的调节。它根据不同的内容可以分为事务性协调、业务性协调。为了发挥秘书的协调作用，秘书必须学会处理各种协调问题。对于一个合格的秘书来说，协调是是各部门形成默契，提高工作效率的有效途径。同时，秘书的权力有一定的限度，秘书可以通过协调化解领导和部门之间的矛盾，减少和避免问题的出现。
除了上述的人际协调外，还有决策协调，政策协调，计划协调，事务协调等。不论哪种协调，语言在其中都发挥了重要的作用。秘书在处理各种协调关系时，既要明确地表达出自己的目的，也要掌握说话方寸，给对方留有余地。不同的语言和态度对秘书工作的结果是不同的。

　　三、秘书如何做好协调工作

　　（一）协调工作的价值

在现代的组织管理中，社会分工越来越细化。每个职位都有它的作用和价值，但是职位细化的过程中，总有一些还没有分化的部分。这就需要做好协调工作。对于任何一种组织来说，这都是所必须要做的工作。在一个组织中，秘书可以直接沟通领导，又可以联系同事。这对于做好协调工作有很大的优势。良好的协调能力是一个优秀秘书的综合能力的重要表现。
当组织为了完成一项目标时，决策者会把这项目标分成若干环节，交给各个职能不同的部门。简单来说，协调工作就是把若干环节连接起来，使之成为一个整体从而达成企业目标。由于一个人，一个部门的能力总是有限，所以我们在完成公司交给的任务时，就需要合理运用能够运用的各种资源，发挥各部门的长处和优势。那么，把这些资源系统的系统利用起来就依靠协调工作。协调结果的从某种程度上，也反映了一个公司的分工和合作的程度。
对于秘书工作者来说，他们要辅助领导完成工作任务。领导做好工作安排时，可能交给秘书去传达领导的工作指示。这时，秘书是作为管理者的执行者去安排任务，。但秘书本身不是管理者，他和其他职员的身份是一样的。所以，当领导安排给各部门的工作有些不合理时，他们可能不便向领导反映。这时他们大多会向秘书反映，再由秘书给领导说明情况。最终解决问题。在这个过程中，秘书能否以一种恰当的方式把同事提出的问题反映给领导,这就是秘书应该做好的协调工作。
当然，职场的环境复杂，工作中会出现各种意想不到的情况，所以协调工作是秘书一项重要的工作。秘书既可以根据不同对象采取不同的措施，也要综合把握。认识到协调的意义和重要性，学会运用各种方法实现协调工作，有利于完成企业的目标。

　　（二）协调的两个方面

协调的一个重要方面是工作内容上的协调。现代的社会分工非常细化，这决定了一个企业通常需要和外部发生关系，不可能存在“闭门造车”的情况。在这种现实情况下，企业要得到长远的发展，不仅需要内部的分工与合作，还需要和其他企业，社会团体具有良好的协作关系。对于不同类型的公司来说，秘书要做好协调工作有不同的方向。
例如：甲公司现在要卖掉一批办公设备，与甲公司存在合作关系的乙公司有意愿订购甲公司的产品。但是双方由价格问题一直没有谈拢，还处在僵持阶段。今天，乙公司的代表王总突然来到甲公司找负责这个事情的张总。王总告诉张总的秘书说，他们今天就是来找张总谈合同的事情。他们已经同意甲公司提出的价格。王总的日程紧急，今天一定要见到张总。
但是，因为乙公司迟迟没有做决定，所以张总也在找其他可以合作的丙公司。此时，张总正与丙公司的代表谈事。作为张总的秘书，应该如何向乙公司代表说明情况并表达诚意，又不让甲公司错过这次合作机会。
这时，秘书既要面对领导的日程协调，也要面对与公司具有合作关系的公司的协调工作。秘书不能代替领导决定是与乙公司合作还是与丙公司合作。但是，现在的情况是，领导还不知道乙公司已经决定与甲公司合作。所以，秘书首先应该安排好乙公司的代表，可以公告诉他们说，公司高层领导正在开会，表达歉意并请对方等待一下，并说明会尽力联系领导。然后去找领导，告诉领导说，有一个紧急电话需要张总立刻回电。在只有秘书和领导的情况下，向领导说明实情。由领导决定是去见乙公司代表还是继续和丙公司代表继续谈事。不管领导决定是哪一边，秘书都要向友好、客气的对待另一边的代表。
协调的另一个重要方面是关系上的协调。由于秘书本来就面临职场中的复杂人际关系，所以做好人际关系上的协调尤为重要。很多工作内容上的协调，都依赖人际关系的协调。良好的人际关系能够方便秘书开展工作上的协调。
人际关系上的协调体现了一个秘书的智慧。秘书要会协调与各部门之间的关系，与领导的关系，与同事的关系，与群众的关系等。关系是由人构成的，所以协调也是处理人与人之间的关系。
秘书首先要做好与上级领导的协调。由于秘书的主要工作是围绕为其上级领导工作而展开的辅助性工作，所以秘书要及时汇报工作情况，主动向领导请示工作指示。秘书不能代替领导做决定，秘书在决策中只是参谋作用。如果与领导意见不一致时，这就需要通过秘书与领导之间的协调以达到其工作目的。秘书应该向领导坦诚提出自己的看法和意见，同时，理解领导的立场，最终达成意见统一。秘书也会遇到与其他上级领导协调工作情况，这种工作一般需要多个领导协商，多个部门协调。秘书必须通过有效的沟通，合理的人际交往艺术同各方协调配合完成工作任务。
秘书与同级的协调后活动也十分广泛。秘书尤其要处理好与同级的关系。一方面，有利于，同级对秘书开展各项工作的支持。良好的同事关系会促进秘书顺利处理组织内部事务。另一方面，可靠的同事关系会使秘书通过其他同事了解到一些上级领导不知道的组织情况。秘书可以利用自身部门在企业的独特职能，合理的向上级反映情况。从而，实现企业内部的协调，使企业更好的发展。
秘书与下级的协调工作，既是一项事务性工作，也是一项政务性工作。秘书有向下级传达上级指令的职位要求，协调上下级之间的关系，促进企业目标的实现。此外，对于下级提出的意见和问题，合理的部分要向上级汇报。对于下级不满上级的决策时，秘书要用耐心的态度，解释说用上级做出决策的原因。同时，也要尽可能的帮助下级解决问题。使企业内各部门相互合作，促进企业长远发展。
对于不同的对象采取的协调方法是不同的。一般来说，对上级部门的协调是采取请示，求助，咨询，协商等方式，对下级的协调是答复和解释说明的方式。
协调的内容也是多种的。人际协调的最常见和最重要的协调。良好的人际关系可以消除组织内部的分歧和矛盾，使组织的人力，物力，财力发挥最大的作用。协调更多的是人际关系协调，这是最基本的关系。人的社会性决定了不论在什么样的集体，组织都必然面对人与人之前的问题。秘书在组织中有承上启下的作用，简单来说，可以向上反映情况，提出意见，也可以向下传达上级指令。
总之，工作内容的协调与人际关系的协调是相辅相成的。工作协调需要关系协调，关系协调是为了工作协调。秘书进行这两方面的协调都为了工作任务的完成。

　　（三）具体的协调工作

在协调工作时，要综合把握。从大局出发，了解需要协调的内容对公司的整体利益。在公司实现既定社会价值的基础上，进行各种协调工作，促使企业能够利用所掌握的社会资源来达成企业目标，促使领导班子能优势互补，各司其职，促使同事之间可以团结合作，互相帮助。秘书要抛开个人情感因素，从整体利益出发，使各部工作能完美的链接。秘书要时刻铭记他是代表领导进行协调工作，所以协调要有一定高度，要方便领导的工作。协调是为了追求更高的社会效益。它也必须符合社会的要求，为社会和大众更好的服务。
秘书在做协调工作时，不仅要考虑到自己所在单位或部门的利益，也要提需要协调单位或部门利益。秘书协调工作是为了更好的开展工作，为了使整个工作项目有机高效的完成。但是，不能为了方便自己的工作而给其他部门增加一些不必要的工作负担。这就说明秘书在协调工作时要有一个平等的思维观念。对于，需要上级协调的工作决不能推给同事或下级；对于需要同事或下级的协调工作时，也是以一种合作的态度。协调是为工作全局考虑，考虑各部门的情况而做出最终的决定。
秘书在协调工作时，要注意语言策略。不论是多么复杂的职场环境，不论是工作内容上协调还是人际关系上的协调，语言上的交流都不可避免的。良好的语言交际会影响整个协调工作的成败。秘书要学会尊重他人，诚实待人。协调时，对领导不能阿谀奉承，对同事不能趾高气扬。要理解下级的难处，尽量为下级的工作创造良好的条件。秘书的言语态度会影响的同事或下级的工作态度。如果是协商、尊重的态度，他人也会积极地配合。这也是秘书营造和谐人际环境的好处。
秘书在工作中，要了解自身的工作职责是什么，也要明白如何在复杂职场中如何提高自己的工作能力，如何处理复杂职场的各种关系，以及如何做秘书的协调工作。不论在哪个方面都要求秘书要不断提高自身的综合素质，将理论和实践有机结合，提高协调能力，更好的为组织、领导、群众服务。

　　参考文献：

1现代秘书工作职业特点与发展趋势李玉芬贵州师范大学学报
2秘书人员的职场环境及其职能的发挥田丽河北工程技术职业学院学报
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4论秘书如何做好协调工作蔡军、崔振魁、魏正刚《才智》
5论秘书协调的价值取向张鸣《福建论坛》（经济社会版）
6秘书协调工作的沟通技巧陈春梅办公室业务
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8秘书协调工作中必须重视的几个问题吴延生《文学教育》
9秘书协调领导成员之间关系的艺术马大鸿《秘书之友》
10浅谈秘书的协调艺术胡祥鸿《办公室业务》
11浅谈秘书人际关系的协调艺术张强、吴蕙卉南京广播电视大学学报
12浅谈秘书沟通工作技巧与方法曹艺鸣太原大学学报
13谈谈秘书工作中的协调张传禄秘书工作