浅谈秘书日常工作与文档管理的关系

　　摘要：秘书日常工作与文档管理是互相交叉、重叠的两项工作，随着社会的发展，科学技术的进步，它们的关系变得更加紧密。文章通过对秘书工作与文档管理的交叉、重叠关系的研究，指出二者在工作上可以起到互相促进的作用以及文档管理对秘书日常工作起到完善的作用，并对二者的规范化提出了有效的意见和对策。文章有利于促进工作者在秘书日常及文档管理工作上的进步，因而有效提升二者的工作的水平。

　　关键词：秘书日常工作；文档管理；关系

　　秘书日常工作主要包括秘书对日常中出现的事务进行处理的工作的，对保证日常工作顺利进行的信息进行的调查研究工作，对日常工作中的文书、档案进行的处理工作以及对日常中会议事务工作做准备的会务工作。[1]文档管理是组织内部的专门的部门、工作人员，遵循特定的规定，采取科学有效的方法对文书与档案所进行的管理工作，主要包括文档工作人员对文书的制作、办理和整理与归档，以及文档工作人员对档案进行的收集整理、鉴定价值、保管与提供档案利用等方面的工作。[2]秘书日常工作与文档管理在工作上有着交叉、重叠的部分，具体表现在秘书日常工作与文档管理的文书工作、档案工作中的工作原则、工作性质、工作内容上的互相交叉、重叠。通过研究秘书日常工作与文档管理之间的关系，既能充分认识到秘书日常工作与文档管理之间的关系，又能有效提高秘书日常工作的效率以及文档管理工作的效率。

　　在秘书日常工作中，秘书的文书工作是一项必不可少的重要组成部分。[3]秘书的文书工作主要就是秘书工作人员接收文件，处理文件，发送文件，对办毕的文件进行整理归档以及对电子文件的处理。[4]文档管理中的文书工作主要就是文档管理工作人员对文书的制作与处理，按照规定整理和归档已经办毕的文书。[5]二者的工作目的都是为了更好的处理工作，使工作有序地进行，并按照规定完成既定的事务。[6]秘书日常工作与文档管理在工作在文书工作上的交叉、重叠的部分，具体表现在秘书日常工作与文档管理的文书工作的工作性质、工作内容、工作内容上的互相交叉、重叠。

　　1.1.1在文书制作、文书处理内容上的互相交叉、重叠之处

　　秘书日常工作中的文书工作的与文档管理的文书工作，二者在文书工作中的主要工作内容都包括两个方面：一方面是对文件的接收，另一方面是对文件的制发与处理的工作。[7]从二者的工作人员在接收文件的处理的工作内容上可以看出二者都有签收、登记、注办等的工作步骤。从二者的工作人员在的制发与处理文件的工作内容上可以发现二者都有表示拟稿、核稿、签发、复核、登记的工作步骤。所以，秘书的文书工作与文档管理的文书工作在对文件的接收，对文件的制发与处理工作的内容上有互相交叉、重叠之处。

　　1.1.2在文书整理与归档工作内容上的互相交叉、重叠之处

　　秘书日常工作中秘书工作人员对办毕的且具有保存价值的文件材料，遵循一定的规律对该文件材料进行整理归档工作，将整理好的文件材料通过采取放入档案盒内的工作手段对文件材料进行保管，最后把档案盒递交给专门的档案管理工作人员或部门的工作过程，就是秘书文书整理与归档工作。[8]

　　文档管理的文书工作中由组织内特定的部门与专业的工作人员来承担对文书的整理与归档的工作。文书工作人员对办毕的且具有保存价值的文件材料，遵循一定的规律对该文件材料进行整理工作，确定好保存文件的归档范围、时间与期限，按照规定进行分门别类的装入档案盒内进行保存，从而做好文档管理的文书整理与归档工作。[9]

　　由上可知，秘书日常工作中的文书工作，便是对文件等材料进行的整理以及归档，这种工作和文档管理对文书等进行的整理以及归档的文书工作，它们二者都是对于已经完成的并且具有被保存的价值的文件材料进行的工作，而且，它们都需要循着相应的规律才能对文件等材料进行一定的整理以及归档的工作程序，它们都需要确定好一定的相应的归档，例如：范围、时间、期限以及工作目的；就是对具有被保存的价值的文件进行更好的保护和管理，并以此来为以后的工作更好的开展做好准备。因此，在秘书所进行的日常工作中，文书的整理以及归档工作，文档管理的文书工作中对文件的整理以及归档工作，他们两者在内容上不但交叉，而且有重叠之处。

　　1.1.3电子公文处理的工作内容上的互相交叉、重叠之处

　　秘书日常工作的文书工作中电子文件的处理工作就是，秘书工作人员通过科学地运用网络、信息系统，把具有保管价值的电子文件收集起来，并进行编码与分门别类以便于日后形成统一而完整的数据库。[10]秘书的电子文件处理工作主要是为了实现电子文件的价值，更好地为组织服务。

　　文书工作的电子公文处理包括对电子文件的分类、对电子文件的鉴定、电子文件的处置。文书工作的电子公文处工作的主要内容为：文书工作人员遵循既定的文书工作程序，将电子文件通过存在格式进行存储上的分类，对电子文件的进行保管价值的鉴定来决定该电子文件的去留与保存期限，同时登记留下来的电子文件的保存日期并对该文件进行编号，最后就是把有利用价值的电子文件保存到相关的数据库中。[11]文书工作的电子公文处理工作主要是为了实现电子文件的价值，更好地为组织服务。

　　因此，秘书的电子文件处理与文书工作的电子公文处理的工作内容有着很多的相同步骤，比如二者都会对电子文件进行科学地分类，为每一个电子文件进行精准的编码，对电子文件保管的期限进行科学地划分，并逐步建立与完善对电子文件信息的保管系统。二者的工作目的，都是为了更好的管理电子文件，发挥电子文件的价值，从而实现信息的有效利用，为日后的档案工作做好准备。所以，秘书的电子文件处理与文档管理的电子文书处理，二者的工作内容与工作目的都有着互相交叉、重叠之处。

　　秘书的日常工作中的档案工作就是秘书人员收集具有保存价值的文件，为方便日后工作提供利用的工作。文档管理中的档案管理工作就是文档工作人员科学地对档案进行有效的管理工作的过程，是为党、国家的工作提供服务的工作。[12]两者在原则、性质、内容上不但交叉，而且有重叠之处。

　　1.2.1在档案工作的原则、性质、内容上的互相交叉、重叠之处

　　秘书的档案工作与文档管理的档案工作，二者的工作原则都是遵循国家法律对档案工作的规定，档案的工作就是为了给社会提供服务，为组织与个人提供帮助，在档案的工作过程中应当维护档案的安全，保证档案的完整，档案的工作是由专门的组织、部门来进行管理，并对档案工作有着严格的规范与制度。[13]

　　秘书的档案工作与文档管理的档案工作，二者的工作性质都有：为工作中信息沟通、流动提供有利条件的信息性，对管理事务工作起到积极作用的管理性，符合科学工作原则的科学性，为其他工作提供服务的服务性，为组织单位所有并为组织单位服务的政治性，以及不随便对外开放的机密性。

　　秘书的档案工作与文档管理的档案工作，二者的工作内容都包括：对日常工作中的已经办理完毕的文件进行保管价值上的鉴定，从而决定该文件的去留，对确定保管的文件进行分类整合、标注编号、日期与期限，使之成为档案，最后，进行档案的合理保管并提供利用，并做好相关的统计工作等。[14]

　　由上可知，秘书日常工作中的档案工作与文档管理的档案工作的工作原则相同，都是由国家的法律规定的；秘书日常工作中的档案工作与文档管理的档案工作在工作性质有相互交叉、重叠的部分，比如二者都具有管理性、服务性、机要性；秘书日常工作中的档案工作与文档管理的档案工作的工作内容都是围绕档案而展开的工作，工作内容有着明显的交叉重叠之处。所以，秘书日常工作的档案工作与文档管理的档案工作，二者的工作原则、工作性质与工作内容都有着互相交错、重叠之处。

　　1.2.2在电子文件管理工作内容上的交叉、重叠之处

　　秘书日常工作的档案工作中对电子文件的管理工作与文档管理的档案工作中电子文件的管理工作，二者的工作目的都是对已经确定归档的电子文件进行的保管以及为组织、个人提供利用服务。[15]二者的工作人员对归档电子文件的保管应做到：在档案馆（室）内部建立完善的规章制度，存放磁盘、磁带的介质库房要保持温度在15℃-25℃之间，相对湿度在40%-60%之间，保持良好的通风和符合要求的洁净度[11]；将盘、带盒放在安全可靠的地方，必要时进行密封保护；使用、移动软磁盘时，不直接用手去触摸磁盘裸露的部分，保持磁盘的清洁，不去损坏折叠磁盘；对磁盘进行定期的检查、清洁、复制、杀毒。二者的工作人员都应当结合实际情况，灵活运用科技手段，主动对社会、组织、个人提供利用服务，从而实现档案的价值最大化(javascript:;)。

　　由上可知，秘书的电子文件管理与档案管理的电子文件管理的工作内容有着交叉、重叠的部分，比如：在对电子文件载体的保存上都需要控制温度、湿度，对电子文件都要进行定期的维护；二者在电子文件的利用上都是要尽可能的满足利用者的要求；二者都需要对电子文件进行科学技术上的防护等。因此，秘书的电子文件管理与文档管理的电子文件管理有交叉、重叠之处。

　　秘书的日常工作与文档管理互相交叉、重叠的关系，使得二者在工作中可以产生互相影响的作用，主要表现在秘书的日常工作与文档管理的互相促进，以及文档管理对秘书日常的工作起到完善的作用这两个方面。

　　由于秘书日常工作与文档管理有互相交错、重叠的关系，所以二者在工作上会有着互相的作用。文章通过秘书日常工作与文档管理在文书工作与档案工作上的互相作用这两方面来体现二者的互相促进作用。

　　2.1.1秘书日常工作与文档管理的文书工作互相促进

　　由于秘书日常工作与文档管理的文书工作有互相交错、重叠的关系，因此秘书日常工作与文档管理的文书工作会产生互相影响的作用。秘书工作人员，要求具备扎实的基础知识、熟练的计算机的操作手段，并对网络中的有用信息进行合理的利用。秘书工作人员通过不断的努力学习来丰富自身的知识储备，从而更好地为组织、领导以及领导决策提供服务。因此，秘书工作人员通过学习文档管理的文书工作方法，可以为秘书的日常工作起到积极的作用，从而有效提高秘书的工作效率。秘书工作人员通过不断的学习，在日常工作中做到灵活的运用科学技术，使文件的处理变得更加高效便捷，而文档管理的工作人员对秘书工作人员在采用的信息科学技术、手段进行学习，从而可以有效促进文档管理的文书工作向信息化、智能化的不断发展。

　　2.1.2秘书的日常工作与文档管理的档案工作互相促进

　　秘书的日常工作包括对文件的制发工作，在制发文件的过程中就会产生具有保管价值的文件，该文件就是档案的前身。所以，秘书人员在日常工作中制发符合标准的文件就会对文档管理中的档案工作的产生积极的作用，并可以对文档管理的档案工作的质量和水平起到提高的作用，继而促进文档管理的发展。对办公软件和计算机管理系统进行科学灵活运用的秘书工作人员，可以有效地利用网络技术对电子文件进行有效的管理，从而，有效的减轻了档案工作的负担，为提高秘书的日常工作与文档管理工作的工作质量和效率创造了条件，继而推动文档管理中档案工作的发展。反之，由于秘书的工作涉及各种需要上传下达的文件材料，所以有的秘书工作人员为了将这些文件及时呈交领导批阅，然后进行下发、催办、归档等工作，就会自作主张的简化工作程序，这种做法表面上提高了工作的效率，实际上却严重影响了文档的质量，而档案管理工作对归档文书的整理与审查，就是对秘书日常工作的检查。文档管理的档案管理因其自身特有的规范要求，对文书材料的系统性、规范性等方面的要求，可以促使秘书工作水平的提高，使秘书工作变得规范化、系统化，从而对秘书的日常工作起到促进的作用。同时，文档管理的档案管理工作也可以为秘书的日常工作提供服务。秘书的日常工作中包括起草文件、给领导提出合理的意见、进行检查文件等工作，要求秘书人员掌握科学、全面、有效地信息，而高质量的文档管理工作可以为文秘工作提供大量的历史信息，为秘书的工作提供科学的依据。秘书工作人员通过文档管理工作中的档案馆（室）、电子档案管理系统，获取科学、准确、全面的信息，使秘书工作人员工作中遇到的问题得到解答，从而促进了秘书日常工作的开展。

　　秘书的日常工作与文档管理的互相交叉、重叠的关系，使文档管理与秘书日常工作产生互相影响的作用。使得文档管理的系统化、规范化可以对秘书的日常工作起到规范、制约与完善的作用，文章分别通过文档管理的文书工作对秘书日常工作的完善作用以及文档管理的档案工作对秘书日常工作的完善作用这两方面来体现文档管理对秘书日常工作起到的完善作用。

　　2.2.1文档管理的文书工作对秘书的日常工作的完善

　　秘书的日常工作与文档管理工作在文书工作上有着交叉、重叠的部分，例如二者在工作上都需要制发文件。而文档管理的文书工作中对文书中标点符号用法、写作要求、文件排版等都有严格的规定，这些规定可以使得秘书日常工作中产生的文件更加具有权威性。秘书人员通过学习文档管理中对文书工作的相关规定，从而对秘书日常工作中的缺失、漏洞起到不断完善的作用，使秘书的文书工作越来越科学、规范。因此文档管理的文书工作使得秘书人员的工作变得更加严谨、规范，从而完善了秘书的日常工作。

　　2.2.2文档管理的档案管理对秘书日常工作的完善

　　由于秘书日常工作与文档管理的档案管理工作的工作原则、工作内容、工作性质有着交叉、重叠，因此随着文档管理的档案管理体制的不断健全，管理手段不断精进和工作内容的逐渐扩展，如对档案管理设立专门的档案管理系统，可以为秘书日常工作中的档案工作的工作制度、工作方式、以及工作内容起到学习和借鉴的作用，使秘书人员的工作变得更加高效，更加规范，让秘书日常工作得到不断地完善。

　　秘书日常工作与文档管理，二者在工作上有交叉、重叠之处，都要求工作人员认真负责、知识丰富，而且可以灵活的运用电子科学技术手段来进行工作。秘书日常工作与文档管理的信息化，是秘书日常工作与文档管理发展的必然方向。因此，秘书工作与文档管理的工作人员应当努力提升的综合素质与工作意识。

　　秘书日常工作与文档管理工作，二者的工作在收文的办理、对发文的起草、审核、复核等工作内容上有着交叉、重叠的部分。因此对二者制定科学的管理制度和工作程序，可以使二者的工作程序变得规范，使得二者工作中的行文变得规则、格式变得规范、文件变得齐全，并对二者建立评价体系与标准，这样做不仅提高了二者的工作效率，而且促进了二者工作的开展。

　　在秘书日常工作与文档管理工作中，工作人员在工作中应当对每项工作都仔细认真，严格把关，按照规定给文件进行排序与编号、保证文件的整齐与全面、完整保存原始文件等等，这样才能有效保证文件的价值与质量。

　　秘书日常工作与文档管理工作，二者的工作人员，应当随着时代的变化，运用科技的手段来进行工作，从而有效的提高工作的效率。与此同时，拓宽视野学习发达国家对文档管理采用手段，不断提高自身工作水平，从而有效地推动秘书日常工作与文档管理工作的进步。

　　秘书日常工作与文档管理分别在文书工作与档案工作上有着交叉、重叠的部分，所以秘书日常工作与文档管理的关系就是互相交叉、重叠。秘书日常工作与文档管理，在工作内容上的互相交叉、重叠，使得二者产生了互相影响、互相促进的作用。同时，文档管理的规范性要求也为秘书日常工作的规范化、严谨化起到了重要的完善作用。通过对秘书日常工作与文档管理提出的科学合理的规范措施，使得二者的工作的得到不断地进步与发展。

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