地热产业内部控制的不足与对策–以I公司为例

  摘 要

一个企业进行管理工作的基本制度是内部控制制度,是开展业务和推动公司持续发展中不可或缺的根基。在不停的实践中得出结论:本企业的一切决策都是应当归属于内部控制体制之下的。公司应该在不停的实践中筛选和甄别适合于本公司的运行方法,使公司的运营方式渐渐的向最优化演变。本文以I公司为例,在了解了该I公司目前存在的内部控制的不足之处后,以内部控制的五个要素为要点,对I公司的运营现况进行研究。通过分析各个要素中存在的缺陷,明确提出针对该公司所存在不同问题的不同解决办案,以便于本企业在尽量短的时间内实现企业预设的持续发展战略和经营管理目标。不断地优化I公司的发展策略,使I公司在复杂又多变的经济环境下站稳脚跟,以实现I公司的长足发展。

 关键词:I公司;内部控制;五要素

  1  引言

  1.1 研究背景

为了使我们国家上市公司的内部控制框架更加系统化,国家在2008年出台了《本企业内部控制基本规范》等一系列的规章制度。这一系列法规的出台与实行不光对上市公司起作用,同时也在激励着非上市公司在将来的运行和发展中实行这一项规范制度。这系列规章制度的制定意味着我国标准规范的内部控制系统的成形。这是一项包含财务、审计、证券监管、银行监管等多个控制方面的系统性工程。

  1.2 研究意义

I公司在日常经营活动中的经营风险的提高使得本企业对于科学有效管理I公司系统的制度的需求增加。如果本企业在内部控制制度上存在着不可避免和调和的问题,那么这些问题将会在很大程度上影响本企业的日常经营活动并且阻碍公司发展计划的实行。此外,如果不能够将制度严格的执行,那么将严重削弱本企业的日常运行和重大事项的管理水平,不能够有效地而且及时地防止欺诈行为的发生,从而增加本企业的经营风险[]。

内部控制作为本企业风险防御的第二道防线,在本企业风险的管理和控制、战略目标的实现等方面发挥着重要作用[]。有效的内部控制能保证单位管理层能够快速有效的制定出正确的运营策略,达到对公司业绩的有效调控的目的。第一时间向公司明确指出内部控制值得注意的问题以及针对问题提出的最优化的做法。这样做既可以保护有关公司相关方面的经济利益,也可以保护本企业更好更快速地健康发展。

  1.3 研究目的

本企业想要达成稳定运行和健康发展的目标,就需要明白内控制度对于达成预定目标的意义,与自己I公司发展的现实状况和行业所处的时代背景紧密结合,加速内控体系的建设,加强内控系统的实施,并将其落实到具体的工作中去从而充分发挥内部控制系统的价值和作用[]。一方面,提高本企业管理效率,一方面又提高着经济效率,二者相辅相成,让本企业在激烈的竞争中站稳脚跟。在国际环境方面,经济一体化让全世界的竞争市场建立了密切联系。

  1.4 研究内容

第一章主要论述研究背景、研究目的和研究内容。

第二章主要是内部控制的文献综述。第一节包括内部控制的含义、五要素。第二节是内部控制文献综述。包括国外和国内内部控制综述。

第三章主要介绍地热产业的内部控制的分析。第一节是地热产业的国内外发展现状。第二节则是我国地热产业发展概述。第三节就介绍了II公司内部控制现状包括I公司简介和I公司人员组织结构。

第四章主要写II公司控制环境方面的不足,采用内部控制五要素从控制环境,风险评估,控制活动,信息与沟通,内部监督,五个方面来分析。

第五章针对II公司在这五个方面存在的问题,提出了相应的改进对策。

 2  内部控制研究综述

  2.1 内部控制的含义

所谓内部控制,是指本企业为了实现自己的经营管理目标,保护公司的资产安全和完善,保证本企业得到的会计信息的准确性、真实性、有效性、可靠性,保证公司的经营方针的顺利实施,对公司的管理内部进行自我调整。限制、计划、评估和控制的一系列方法、步骤和措施。内部控制是保证会计信息的可靠性[]。

2.2 内部控制五要素

内部控制五要素主要包括控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督五个要素

控制环境包含组织人员的诚实即能不能说真话,能不能不欺骗职工。组织人员的伦理道德即这些人员在工作中是不是厚道、好相处的人,管理层哲学是指对员工有软管理,以理服人。经营模式是公司运营时所采用的方法方式。管理层分配权限则是高层职权的归属与分配是不是正确。发展职员和选用职员的方式;董事会给公司提供的应该关注的事情和方向指引。控制环境是另外五个要素的根基。

风险评估是确定和研究实现目标过程中现在或者以后可能涉及到的危险并且对其进行监管和控制。经济的发展、所处的行业、监督管理和经营管理条件变化,它也会随之变化,最后会创建一套程序来辨别和处置出现的高风险。

控制活动是帮助本企业实行日常的管理的方针和流程。它存在在公司组织的不同层面,和各种功能。包含本企业的文件的批复、许可,确认和变更、资本维护和职能分离。

信息与沟通是系统产生各种报告,例如公司的经营财务报告,达到控制本企业经营的目标。处理的信息包括内部生成的数据比如今年的营业额和利润,外部报告是指公司运营过程中的环境背景报告或者是当年的GDP报告,职工了解自己在内控中的作用和彼此之间的关联。认真对待拥有的职权,并且与公司外部的各个相关机构真诚有效的沟通

内部监督是发生在本企业日常经营活动之中。监督和控制职员在工作中执行职权情况来评价这个系统运行的有效性,这决定着选择什么来评价和评价的顺序。对于本企业内部控制的不足要第一时间通报给上司,重大缺陷报高公司高层和董事会。

  2.3内部控制文献综述

2.3.1国外内部控制综述

20世纪40年代以前是内部牵制阶段,内部牵制是一种为避免出错和违法行为提供有效率的组织和操纵的业务步骤。是由双人记账制”、对账制度”的内部牵制思想到交叉控制、职务分离、账户核对再到账项基础审计模式。主要目的是查错防弊。

20世纪40年代至70年代是内部控制制度期间,乃是从对单项经济发展活动的展开到独立自主控制居多的方式再到对全部经济活动展开系统控制模式。内部管理控制、组织建设以及与决断步骤有关的流程和历史记录,管理机构在此过程中许可展开经济发展营运,以确保公司财产经费安全性及会计稽核记录的可靠度和准确度。

20世纪80年代的内部控制结构阶段,内部控制结构是指为了顺利完成特定的公司目标给与恰当地保障而创建的一系列方针和步骤组合而成的有机整体.包括掌控公司环境、掌控会计步骤、会计系统。来关心组织总体层次上的掌控,注重分析监督指派、督导以及相互之间的关联。

20世纪90年代是内部控制框架阶段,内部控制由公司董事会等联合实行,为构建财务报告的准确性、相关法律条文性等目的给与恰当的保障。

包括控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监视。完成报告目标、经营目标、合规目标。和1994年补充的资产保全目标。

2.3.2 国内内部控制研究综述

我国内部控制从不成文到逐渐规范经历了如表2-1所示。

表2-1我国内部控制制度化发展历程

20世纪70-80年代 内部牵制
20世纪90年代 《内部会计控制规范、基本规范》
2006年 《中央企业全面风险管理指引》
《证券公司凤险控制指标管理办法》
《商业银行内部控制指引》《内部控制指引》
2008年 《内部控制鉴证指引》
《内部控制评价指引》
《内部控制基本规范》及其指引
2009年 《深圳证券交易所创业板上市公司规范运作指引》
2010年 《企业内部控制配套指引》
2017年 《小企业内部控制规范》

  3  我国地热产业业内部控制分析

  3.1 我国地热产业研究现状

国外方面:

2004年杰克逊等人对地热能源的开发情况和将来的开展趋向制造了一分报告。说明了X的该资源都存在在哪里。能不能进行开发,能不能成为人们在以后使用能源和获取该资源的技术。2007年马歇尔如今该资源在全球各个国家和地区的情况和该资源是如何在每一个方面的使用展开了研究[]。

国内方面:

最早是张延军等展开了对岩土工程在真实情况下的使用的研析,创造了“桩埋管换热器”。2006年赵军等对这个机器的使用进行了研析,发现了这个机器会有“热屏障”的缺陷,也为这个机器的改进写出了一个解决方法。2007年唐志伟等对该资源的地层打地基然后下管的技术和GSHP系统展开了研析。2013年孔维臻做出来项目比较方法即在不同项目之间做对比、财务评价方法就是对使用该资源进行赚钱的公司展开资产财务方面的判评、敏感性分析是指对即将使用该资源的企业进行可行性和营利性的分析。项目比较方法,是指研析使用该资源赚钱的公司是怎么进行项目比较的。;2014年王俊鑫2015年姜智超分别对山西省和绥化市的区域性的该资源分部进行了研析,对该资源的的热量存储、分布在地壳中的地层位置、通道和热量的源头,地热流体的径流、供给和释放、该资源的在地层中的分布数量。及地热流体质量进行量化评价。2016年赵立新获取研究区地热储层相关参数3.2 我国地热产业发展现状

从本文从要素、投资规模、产品形态三个方面进行说明。要素密集化:我国已经建立了完整全面的现代化经济体系的框架。该资源在我国高温高质量的分布是不多的,中低温的该资源则分布得必将广泛数量也很大。产品非标准化:全面的看,该产业是不容易标准化生产的。从本质上来看,该资源对于不同方面的产品是有不同的发展计划的。这就增加了国家和企业在产业发展和制定政策的难度。制定投资规模化:该资源需要大量资财去开发和,并且赚钱回流的速度慢。

  3.3 I公司内部控制现状

I公司成立于2014年11月5日,主要从事地热开采技术的研究事项,包括利用地热发电、采用地热供暖、提供地热制冷、地热水净化、地热水矿物提取及相关技术研究和工艺设计。公司在设立以来的五年里迅速发展,虽然依照法律制定了内控手册,但是由于内控手册是公司设立之初制定的,所以在公司高速发展的现状下,内控手册的控制点已经不能适用于公司目前的部分业务。

  4  I公司内部控制存在的问题

  4.1 控制环境

管理层分配权限方面:从图4-1可以看到I公司未单独设置内控部门,内部控制的工作由综合办公室的人员进行,内部控制专职人员少,工作效率不高。I公司尚未设立独立的内部审计部门,若没有内部审计部门的设立,就无法有效实现内部监督、评估控制和服务目的,也不能发挥保护和建设性作用。

工作环境方面:各个部门无法创建合理的紧密联系的氛围,只专注于自己部门的事情,当I公司其他部门去要本部门资料时,经常拖到截止日期才给出来,工作氛围压抑,形成了不好的工作环境。

本企业文化方面:本企业文化深刻而悠久地影响着本企业成员的思维方法和行为方式。一个本企业若是没有制定好适用于本公司的可以让员工们都容易接受和体会的文化,就算有各种现成的制度,没有在I公司内给员工创造轻松地实行本企业文化的环境和氛围,那么员工就在很有可能不去主动地体会和实行本企业的文化。但是大多数本企业都忽略了氛围和环境的创造。本企业文化只停留在文字水平和口号,这些理念没有贯彻到具体的活动中就导致员工对I公司的认同感和归属感降低,进而会影响到I公司的业务活动进行的效率。

地热产业内部控制的不足与对策--以I公司为例

  图4-1  I公司组织结构图

  4.2 风险评估

合同管理方面:表现为部分合同是在交货验收之后补办的;物资相关合同未按项目进行签订而是按物资批次进行统一签订的;监理合同与施工合同签订时间不符。部分监理合同是后期补办的;16年项目目前只有框架合同,没有签订详细的合同。这些行为增加了合同风险。

人力资源管理方面:新职工入职培训少于10天。员工上岗后每年未参加一定时间的岗位适应能力的专业培训。

项目管理方面:部分项目未按项目分开专项做月度计划而是统一报备电子版的月度计划;同样的,在工程实施过程中没有按月进行书面确认工程进度而是通过项目部相关工程人员进行实地确认后进行相关款项的支付;站内主要设备的调试及实验记录未保留相关调试记录的工作痕迹;相关钻井的验收申请为口头申请,未留下相关工作痕迹。

  4.3 控制活动

人员设置方面:参与货币和资本业务的人员和订购和采货购人员并未每半年轮流调换。工程审批方面:合同承审管理流程过于繁琐。I公司合同承审在合同起草部门发起后,需要经过生产部经理、财务资产部经理、人力资源部经理、综合办公室、技术中心,物资采购部、计划发展部的主管人员审批,后经律师、总经理审批后才能进行下一步,这样拖慢了项目的实施进度。不仅如此,I公司这样做还容易出现越权行为,工作人员觉得步骤太繁琐或者时间紧迫可能会越过部门主管,直接找到律师和总经理去审批合同。然而I公司没有明确的越权处罚制度规定,那么职工越权的行为更容易出现。合同不能经过必要的部门主管审批,这将大大增加了企业在合同签订方面的风险。这同样不利于对工程审批合同的控制。

反舞弊方面:I公司缺少对于出入库物资管理核查的规定,只有物资出库记录,没有物资剩余退库记录,所以有没有剩余物资,如果有,那剩余物资的去向是哪,这些方面的记录都不清楚。这就容易形成人员舞弊,将I公司物资变卖,据为己有,造成I公司物资损失。I公司也缺少反舞弊程序与控制制度,没有对舞弊程序的惩罚措施,增加了舞弊风险。

  4.4 信息与沟通

领导方面:对于有关本企业的重大信息要及时的与I公司主管反映,作到有效的上传下达。领导者要发布清晰易懂的信息向下传达。

员工方面:员工应在接到上级指示的同时作出相应对策。I公司在这方面做得不够完善,员工达不到在接到上级指示的每件事时及时给出相应对策,造成信息无法及时沟通。拖慢各部门的工作速度,进而影响工作进程。

部门与部门之间:当员工不能清楚地知道其他部门是如何进行日常活动的运作时,就只能依照自己部门的情况去猜测其他部门的情况,然后决定怎么去展开公司的事务,但是这样做出的决定不能适用于其他部门,在这种情况下如果不进行及时沟通,就会很大程度上影响到各个相关部门的工作效率。甚至在某些部门的内部,员工与员工之间都是不进行沟通的,他们宁愿独自作战,也不愿与其他部门沟通合作解决问题尽管沟通能够更快的解决问题。这不利于部门间工作的有效开展。

  4.5 内部监督

缺少内部监督的机制:对于I公司的战略、组织结构、业务活动、业务流程、重要职务等重大变更,没有例行、持续的内部控制的督导和检测。内部控制的各个方面不能及时接受针对目标活动的督导和检测。

该公司也存在着非财务报告缺陷,即合规目标没有达到,I公司的很多项目没有严格按照合同规定来执行,I公司组织结构也是不合理的,缺少独立的内控部门和独立的内审部门,日常业务活动不能保留工作痕迹。业务流程中工作人员的权力过于集中,不能及时调换和相互制衡,缺乏制衡就不利于监督的实施。

  5 加强I公司内部控制的对策

  5.1 控制环境

高水平的公司内部治理环境,能够显著提升内部控制对本企业的正向调节作用,而低水平的公司内部治理环境则显著削弱内部控制对本企业的正向调节作用[]知道了这个道理之后,I公司应该做到:

设立独立的内部控制部门或设立内部控制和施工办公室:办公室将指派主要部门的人员专门负责内部控制系统的建设,系统正式运作平稳和顺畅之后,该处就要解散,人员将会回到原来的部门。这样更易于内部控制的实行,也可以帮住公司省下一笔聘任使用专门内部控制的人员的钱。人员比较少,也方便企业对职工的控制和管理。不止是这样,还可以有效地避免内控部门因为工作上的事情和其他部门部门多者之间工作环境不好,不能好和协调解决问题的冲突。职工在回到原来的部门之后,更加了解工作该怎么正确有效率的实行,这对提升工作效率有很大帮助。

内部控制队伍:让I公司的员工尽快的形成主人翁精神,把工作中的每件事情当成自己的事情来处置。这是因为自己所在本企业的蓬勃发展和自身之后职业的继续发展是唇齿相依的。我们所在的公司就等同于我们所在的平台,自己所在公司发展的越好那就是说我们所在的平台越高。所以员工应该主动地积极地创造集体利益这样我们自身的利益也会水涨船高。催生本企业的职员本企业内部控制的观念尽早成型,这有利于职工在日常的工作中将全心投入进去。同时也要提升员工应当具备的知识和职业技能,要做到内部控制专业知识与能力的及早更换。在每隔一段固定的时间,比如说半年或者一年就让员工们学习和了解一次行业或者本企业最新的发展变化。同时不断提升职工的工作道德素养,当员工有机会单独接触到I公司利益的时候,能够不动贪婪的心思从而选择用正确的方式保护I公司的利益。另外,I公司还可以直接去高校里选择学习内部控制相关专业的学生,这样做就培养了解I公司体系、运行方式和管理机制的有素质,高质量的员工。

设立独立审计部门:在设立独立的内部审计部门后,内部审计部门依照法律开展日常活动的管理工作。在这基础上公司要给审计人员这样的权力:如果公司出现了异常情况,内部审计部门可以不向任何人请示就直接处理并且给错误的一方处罚。不止这样,当审计工作人员出现了重大的失误时,I公司要进行真实性的验证和正确的责任归属,不能随意解聘内部审计人员。因为审计人员知道本公司的长处与短处,最重要的是有I公司资本资产的讯息。如果总是跟随自己的想法就很容易的辞退审计人员,那么I公司的财务讯息就可能有遭到泄露的危险。这种伤害对公司的存亡是致命性的。

  5.2 风险评估方面

新员工入职培训不少于一个月。员工上岗后每年参加一定时间的岗位适应性培训。

I公司在招聘员工时综合考虑该员工的资历资质、职业道德、工作经验、以前工作单位对该职工的评价和职工的素质水平和教育程度问题。其次,I公司应该每半年就要求职员展开对本企业独有的文化的学习和交流。展开职业操守教育和职业纪律严明再教育。大幅提高I公司总体道德水准。最后,要创建人才的评审估量的机制体制,各部门的业绩考核的结果直接与工资薪金水平相挂钩。

按照项目分开专项做月度计划:不能混着项目来做计划,这回事工作更加混乱。保留好项目相关整改单,有一个专门的文件夹来收装各个项目的各项单子。一定要进行书面确认工程进度,不可通过项目部相关工程人员进行实地确认后进行相关款项的支付,站内主要设备的调试及实验记录应保留相关调试记录的工作痕迹。相关钻井的验收申请不止有口头申请,还应该有书面申请,并留下相关工作痕迹。

  5.3  控制活动方面

内部控制对于本企业来讲至关重要,这是有效防范风险、提高运营效率的重要保障。也是一个公司平稳运行,展开工作活动的重要的组成部分[]重视这方面的建设

有关部门主要要掌握几点:合理地控制资产的对象这样的点,不仅仅是购买方面,还有卖出的方面。最重要的是,不可以忽视日常的管理机制。I公司应严格执行回避制度,每半年调换处理资金业务的人员,本企业中重要的财务委员会职务可实行强制休假制度。同样,I公司内部要给购买人员及时更换工作,防止购买者不正当的使用自己的职务便利来接受外界的贿赂,损害本企业利益。同一职位的职员应每半年变动、调整一次。防止同一人一直专门从事同一业务。为了尽量避免越权行径的再发生,本企业必须创建签订合同授权的委托代理制度。确认本企业内各单位的授权范围、授权时间和被授权人的先决条件。另外,本企业应当研究近期的发展情况,创建各个阶层合同管理的规章制度、监管要求和分配标准、恰当的组织结构。合同的规定归属于上级经营管理的,低级不得签署。同时合理化审核和批阅程序,大幅提高审核和批阅的效率。

制定举报制度,本企业明确要求职工通过以下渠道举报违规行为:(1)直接向部门负责人报告;(2)向I公司总经理或者单位信访主管部门报告;(3)通过本企业设立的举报电话或者举报信箱报到。控制活动的有效性需要加以规范。在职责分离的前提下,表现在事前、事中和事后,事前要做好措施合理性的判断;在实施过程中发现问题时,应及时调整措施。不能任其发展;最后要与监督部门一起查探执行的过程是否出现纰漏,对于事件发生后出现的问题,要及时纠正和总结经验教训,避免以后再犯同样的错。简化管理制度审核核批准的流程,加速工程项目的施工进度。

讯息在内控中起着不能替换的功用,为有效率的展开内控要素给与大力支持,并为本企业整个内部控制的有效运营提供信息支持[]。

  5.4 信息与沟通方面

信息与沟通在内部控制中发挥着不可替代的作用,为内部控制的其他要素有效发挥作用提供了信息支撑,也为本企业整个内部控制的有效运行提供了信息支持[]

雇员层面:沟通的方式能大幅提高解决应对问题目标的效率,职工一定要清楚明白自己要达致的目的,以及自身工作在实现这些目标中的效用。员工也要明确的知道自身岗位的职能如何与其他人的职能交互作用。本企业内职员工的交流是不是合理及时以及信息的一致性和可用性。

创建有效沟通机制:本企业应当创建全面性反馈信息的机制,第一时间记录下来并处置有关各方提议、举报和其他讯息。加强对外部当事人本企业职业道德了解。与外部重要信息交流应由专业管理人员负责。制造的人、消费的人及其他层面了解职工在该活动中应遵循的操守和规章制度。管理高层要每周向董事会报告,包含这一周的营业额,发展变化,遇到的危险和关键人物。以各种方式与本组织的主要领导人直接交流。本企业各部门经理的联系方式公布在联络簿上。另外,本企业应当规定上访处理权限、完成率和调查报告结果的要求等。

部门与部门之间:工作人员应知晓其职能和权责,包含如何与他人沟通、协作,并对既有和得来的讯息进行合理的处理和数据分析。以便在保持沟通和沟通的充分性的同时,向其他部门提供不同详细程度的有效信息。以及始终维持讯息的完整性和及时性。I公司必须创建开放、有效的沟通程序。最后,I公司应创建全面性的反馈机制,详细记录并及时处理有关各方提议、举报及其他接收到的讯息。

  5.5 内部监督方面

为了确保内部控制与内部监督部门之间的良好合作,必须加强内部控制与内部控制的可持续发展[]。I公司要建立内部监督制度,对监督的内容和过程进行详细规定,并且在I公司的日常管理和专项工作管理事项中积极执行,不断完善本企业内部监督制度。对于该I公司的大方向的战略、组织构造、本公司的商业活动、步骤、极为重要的职务关键性变更有相当程度的统筹督导。应当经常性对内部掌控活动进行检验。

同时要解决合规目标没有达到的问题,就要促使和监督本企业达到合规目标。对于I公司的很多工程项目的执行并未完全符合同规定,I公司执行项目时要完全符合合同的规定。也要建立恰当的I公司组织结构来对公司进行督导和治理。日常的业务活动一定要保留原有的工作痕迹。创建内控自我评价制度,这不仅是内部审计的终极目标,也是经营者和各个职工应注意到的问题。

  6  结束语

本文基于对内部控制发展的认识,分别对内部控制五要素对I公司分析。针对这些问题,本文向本企业提供加强本企业风险管理意识、健全本企业内部管理制度、设立内部控制和内部审计机制的策略,使本企业在市场风险中,成功构建本企业内部管理体系[]。

从I公司的内部控制分析和总结能够了解到一个企业经营活动的展开是需要公司各个部门和每个职工来一起完成的。如果有一个小环节出现了失误,那整个公司就会收受到影响。企业进行管理工作的基本制度是内部控制制度,说到底还是要领导层的重视,之后制定出一系列的制度规范,之后的工作便好开展[]。领导者建立好的组织结构和各种制度,有效的内部控制能保证单位管理层能够快速有效的制定出正确的运营策略,达到对公司业绩的有效调控的目的。从而实现公司的良性发展。

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地热产业内部控制的不足与对策--以I公司为例

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