福人商贸公司存货内部控制存在的问题及对策

　　摘要

随着市场经济快速发展，公司运营环境也变得越来越复杂，经营管理逐渐露出其局限性。存货作为公司日常活动经营非常重要的流动资产，在如今异常激烈的行业竞争中，存货所占用成本的高低会对公司当年的利润产生影响。因此，对于公司来讲，进行存货内部控制建设尤其重要。对家电公司制定一套比较健全而且可以推广使用的存货内部控制体系，在目前实体经济发展趋势不平稳的市场下，对于家电行业乃至类似行业的企业在存货内部控制方面会产生借鉴作用，提高企业竞争力，使得企业能够更加长远地发展。

本文以福人商贸公司为研究对象，结合公司的实际情况，使用案例分析法对公司基本情况进行概述。结合公司的机构设置、业务流程等对其目前存货内部控制的现状进行分析，得出公司在存货内部控制方面存在着岗位责任界定模糊、存货出入库管理混乱、信息与沟通不畅、缺乏审批复核程序、员工离职频繁等一系列问题，并针对这些问题提出相应解决对策，帮助公司存货内部控制体系可以顺利运行，提高竞争力。

关键词：存货管理；内部控制；家电零售

一、前言

存货是家电企业为满足正常销售和生产而持有的主要流动资产，是为企业带来经济效益的关键收入来源。因为存货占流动资产总额的很大一部分，但是家电企业对存货内部控制没有相应的关注和重视、存货管理制度不健全、缺乏科学完备的存货采购计划、存货信息化管理失衡等一系列问题的出现，所以内部控制不能起到有效的作用，只把已有的内部控制制度用来应付上级部门检查使用，使制度流于表面，严重影响公司的健康发展。所以，必须认识到存货内部控制对公司发展的重要性，健全内部控制，增强管理，才可以提升公司的经济利益。

存货内部控制作为公司内部的一种制度安排，有利于公司增强自身管理水平、提升防御风险能力、维护客户与公司利益，达到公司价值最大化的最终目的。许多公司可能有不同的规模和特点，但它们应该根据其具体的条件建立必要的内部控制系统。如果不注重存货内部控制管理，即便公司业绩能够实现快速增长，那也是暂时的，最终难逃失败的厄运。因此，任何组织，无论是国家还是企业、事业单位，都需要建立和有效实施科学的内部控制制度。

二、福人商贸公司存货内部控制现状

福人商贸公司成立于2005年，是一家专业的家电售后服务公司。公司自成立以来，始终秉承“正品、低价、优质服务”的运营理念，在家电销售领域不断前进，竞争实力持续增强，公司规模不断扩大，与上百家供应商建立了良好的合作关系。公司创立至今积极履行社会责任，对职员、客户、供应商、股东、社会等利益相关者积极承担自己的职责，给员工提供机会 ，给客户创造价值，给社会创造财富。

从福人商贸公司的存货种类来看，基本上是以各类家电产品为主，具体包括电视、冰箱、空调、厨卫等产品，从存货的品类来看，存货的数量比较多，销售周期比较长，与此同时进货量也比较大，因此经常有大量存货积压的情况。

（一）存货内部控制流程

在存货的管理方面，福人商贸公司相对比较严格，同时遵照公司的盘点制度进行存货盘点工作。公司关于存货流程包括账务流程和实物流程，账务流程是对存货在账务处理上所进行的分类和重新定义，两个流程表现公司存货的不同状态，目标是让公司可以合理的掌握存货周转。可是公司更多的是让流程存在于表面，并未很好的执行。存货实物流转流程图如下：

图1存货实物流转流程图

公司运用物流管理信息系统对公司的存货流转进行核算和记录，公司的存货流转过程在信息系统包含的各个模块中清晰地反映出来，同时便于和其他部门安排盘点等一系列工作。存货账务流程图如下：

图2存货账务流程图

根据公司内部控制的基本规范，公司制定了一套简单的存货内部控制体系。在采购阶段，采购部门针对公司所需要采购的存货进行计划，按照销售部门反映回来的预计销售数进行核算，然后拟定今年的采购计划，与供应商联系，制定配货计划，而且采购部门会根据市场行情调整采购计划同时与供应商进行交流协调。在存货验收入库阶段，当公司的仓储部门收到采购部门购入的材料后，公司的仓储部门应该按照采购部门所提交的购货单明细账实施物品的验收检查工作，检查物品的属类和品种是否和采购部门的购进物品一致，同时进行记录，倘若验收合格，就将物品入库，倘若验收与计划采购数不一致，需要找出原因，并进行有关处理。在仓储阶段，仓储人员需要对收到的货物进行货物整理，进行货物的安置工作，同时在账簿上记录，并需要打扫清理重要特殊要求的存货，确保存货的安全完整，要求提货部门提供领货单，认真检查领货单上的领导签批和领用材料是否完整与合规，检查无误后按照领货单进行领货，同时进行记录，反馈给财务部门。在存货盘点阶段，公司在各个存货需要盘点的时间等有明确规定，盘点的工作人员由各职能部门安排，遵守有关盘点的规定，在盘点工作上做到科学合理。

（二）存货内部控制中采购环节现状

从福人商贸公司采购环节来看，整个公司货物采购主要由一名主管经理负责，从组织架构角度来说，尽管节省了雇佣费用，但因为采购经理时间和经理有限，不能很好的长期维持与采购货品的供应商的关系，导致不能及时了解并反馈供应商的一些需求，不利于长久密切的合作，企业采购效率不高，简介加大了采购费用。采购的存货是公司日常经营最重要的经营对象和盈利对象，但同时非常难与管理，家电数量多，导致存货的入库、出库、调拨、盘点成为公司最重要也是最繁琐的一项，而公司设置的采购计划过于保守，对供应商市场的估计错误，家电的过度停留导致存货逾期保存，存货长时间搁置使得运作效率下降。导致产品大量积压的现象十分常见。

（三）存货内部控制中出入库环节现状

福人商贸公司在存货出入库环节编制了相关规定，但由于负责管理的工作人员专业素质普遍不高，公司单纯的凭借供应商的信用作为担保，确保物品的品质。公司更是忽略对管理人员的专业水平的考核，随意安排非专业性人员负责管理工作，对管理的突发事件应对处理能力较弱。例如：管理人员缺少对存货的了解，在验收货品时，对于需要密封保存的货品并没有进行及时的密封处理，导致物品出现损失。有的管理人员工作敷衍，没有及时录入清点过的物品，致使公司财务报表的相应数据对应不上，进而给公司带来损失。在领取货物时，也缺少专门的人员进行监督、审查，经常出现货物反复领取的现象，甚至有无单据随意领取的情况，给公司造成一定损失。也时常因工作人员职责不明确，货物验收不仔细，验收后货物出现问题互不承担的现象频出。

本人在公司实习期间，调查了存货管理人员的受教育程度（图3），发现大多数是大专以下学历。很多工作人员综合素质较低，工作态度懈怠、散漫，未能做好自己的本职工作，对产品的出入库环节并没有进行仔细的记录，造成库存误差，影响采购工作，更加降低公司运营效率。管理人员在专业能力上的欠缺，对存货的特性、形态、品种都没有明确的认识，大大降低了企业的存货管理水平。

图3存货管理人员受教育程度图

目前福人商贸公司是通过条形码扫描记录彩电、冰箱、洗衣机等商品的进出情况，但也有一些商品没有达到这个功能。要求仓储人员独自处理这些货物，出现错误，缺少相应的人员检查其进行录入的数据由于数量少很难察觉，一旦觉察出来时，存货和账面的存货已经发生了很大的偏差，也会出现退货或者出货时却找不到存货的情况。

（四）存货内部控制中控制环境现状

影响福人商贸公司的内部控制环境的主要因素包括公司员工的专业能力、工作人员的价值观以及上下级的信息沟通与传递，人的参与和良好的沟通效率是公司管理的核心，影响着公司的运行。公司目前缺乏专业的管理人员，工作人员能力不足，疏于本职工作，加上沟通低效，导致工作不能及时完成，很不利于公司的健康发展。因为福人商贸公司的信息传递在不同部门中是不互通的，未能建立信息交流共享平台，导致部门间的沟通交流存在障碍。部门与部门之间进行信息传递时，经常出现误传、漏传、夸大等情况，使得部门间对同一件存货的理解不同，这都是沟通上出现的问题导致信息传递滞后等情况，时间一长，形成了恶性循环，制约了公司的发展。而公司在考核员工时，忽略对所聘人员的工作环境适应能力和接受知识程度的考量，简单的员工绩效考评表（表1）也并没起到促进作用。在实施培训过程中，没有对职工的各方面能力进行充分的评定，就对其进行培训，更加影响职工能力的提高，进而影响公司未来发展。

表1员工绩效考评表

三、福人商贸公司存货内部控制存在的问题

（一）存货采购环节岗位责任界定模糊

如今，福人商贸公司大量积压产品的情况十分常见。在家电零售公司，存货的库存周期通常为60天，倘若超出60天，商品将列入积压产品的范畴。目前福人商贸公司存货总体积压情况比较严重，电视、空调等许多产品的存货周转期限已经超过了60天，比如，空调商品的销售最佳季节是在夏季，但是该公司每年都有很多空调商品，在当季未能销售完毕，因此留到下年销售，严重影响存货的顺利周转。而存货积压最根本的原因就是公司员工岗位责任界定模糊，一人身兼数职，采购部门员工责任感不足，总是把自己的利益放在公司利益之上，对采购工作的认识不够，不及时掌握存货的情况就进行第二次采购，没有预估对于当前的市场行情实施采购是否科学合理，不能对市场进行深入分析。在公司，安排进行采购的内部人员与和供应商谈判的采购人员没有做到很好的职责分离。为了图方便，节省时间，采购经理就会多采购一些货物，仅仅进行简易的核算就算完成了工作，所以经常出现公司存货积压的状况。

（二）存货出入库环节管理混乱

公司在存货出入库管理方面比较混乱，因为工作人员的失误，存货在出入库的过程中，没有做好标记工作，事后也没有及时补齐单据，时间久了，仓库的管理人员就不能够分清哪些存货已经办理了出入库手续，因此只能在每回盘点时，靠实际盘点数量为准来补齐单据，这种做法不便于存货保存工作。公司仓库的库存数不准，会导致公司的销售部门、采购部门在作出销售决策和采购决策时难以做出科学的判断。存货出入库管理混乱，也会致使仓库管理员在提货后存在找不到对应存货的状况，拖慢了收货、出货的进度，也影响了公司的存货流转速度，一些逾期保存的存货没有被发现，造成了极大的浪费情况。

（三）存货出入库环节缺乏审批复核程序

因为公司使用的入库存货是与供应商的名称相结合进行入库，但是出库的标准和入库不同，经常会存在出库货物与入库货物的供应商名称出现串码的状况，这正是因为公司仅由一个仓储管理人员录入企业存货的出入库，也没有相关的监督检查机制。对于家电公司来说，特别是像福人商贸公司这样存货种类和数量较多，客户和供应商类别较多的公司，审批复核程序有着十分重要的作用，倘若缺少审批复核程序，在仓储管理人员出现错误或舞弊等状况后，企业的账簿工作人员不能做到有效的监管工作，一些仓库工作人员身兼数职，同时处理库存台账和账簿工作，职责划分不明确，这种现象经常会导致公司账实不符，出现存货并不能反映公司真正的经营状况等情况，时间一长，暴露的问题越严重，必须及早处理。

（四）信息沟通不畅

目前，福人商贸公司在信息传递方面，缺乏沟通的顺畅性。上下级传递信息不及时，信息不对称状况频出。从公司的管理层来看，高层领导过于看重工作的完成程度，忽略了员工在道德规范方面的发展，与下级员工的沟通与交流不足，甚至存在障碍，员工不能及时把信息传达给高层领导。公司的横向沟通也遇到同样问题的影响。在管理层下达指令的过程中，不能清楚的对不了解的部门下达任务，结果导致公司的经营效率大大降低了。

比如，福人商贸公司仓库存货系统中的信息仅由仓库管理人员知道，部门人员领取相关货品时，要先在仓库管理部门找到对应的信息，再领取货品的许可数量。同时，仓库管理人员对于仓库货品信息有着延迟性，经常由于材料采购时的数量较多，仓库管理人员不能够及时按照库存空间对应放置存放货品，致使货物入库信息（种类、数量、位置）与真实情况不符，浪费了大量的后期货品。也会有入库的物品存在外包装的信息由于转运而产生磨损的情况，不能够清除辨别信息，对仓库管理人员对物品的核查产生影响。同时在入库信息登记不及时的状况下，时间一长，不明物品信息，公司也没有相应的应对方法，会增大后期工作量，浪费大量人力和财力资源，在一定程度上影响公司的发展进程。公司人员在这种错误频出的情况下，往往会受到领导的批评，导致工作效率和积极性降低，从而影响公司的正常运作，对公司的健康发展很不利。

（五）公司激励员工不到位

从福人商贸公司员工业绩考评中中，可以发现，该公司忽视对员工工作能力和未来发展的考量，评定标准不科学合理。况且公司激励员工的惯用做法是对其员工述说一些不切实际的大道理或是许诺一些根本得不到兑现的空话。加之家电公司的工作性质机械化和呆板化，员工对公司难以持有归属感，这些空话不仅没有激励作用，甚至会使员工产生懈怠心理，因此公司的做法收效甚微，甚至适得其反，更严重的是是员工离职频繁，公司人才流失非常严重。

四、福人商贸公司存货内部控制的对策

（一）实行岗位轮换制，明确岗位责任

许多著名公司如华为、西门子等采用轮岗制作为公司培养人才的一种模式，实行轮岗制不仅可以提高基层员工的业务水平，也可以提升公司管理人员的整体素质。在公司实行这种岗位轮制，能够确保公司内部部门的制衡作用，避免个体人员的流失对公司整体带来不可弥补的经济损失，同时它也是监督管理的一种外在表现形式。轮岗制的出现是有一定背景条件的，它是为了避免公司在运营过程中产生严重的内耗，部门之间相互推诿而设定的，确保公司内部相互协调工作，利于公司持续健康发展。除此以外，公司管理层进行决策时，通常要了解清楚部门工作和职能，实行轮岗制能够使管理者掌握公司局势，优化公司的人力资源配置，提高核心竞争力。在公司风险控制方面，轮岗制也起到一定的贡献作用。比如：岗位固定容易让员工产生懒惰心理，并且很容易在公司内部建立个人关系网，通过实行轮岗制对这些行为实行有效的限制。

福人商贸公司可以借鉴实行轮岗制，在公司内部进行人员调整，提升公司运作效率。比如在该公司的销售部门和仓储部门实行岗位轮换，每人2年换岗，如此可以避免员工一个岗位工作时间过长产生腻烦心理，但是轮岗时间也不可以太短，否则会出现员工还未深入了解部门就被调走的情况。岗位轮换制也需要在相同工作性质的人员中实行，比如在不同管理人员之间进行岗位轮换。因为实行轮岗制公司会投入一定的时间和培训成本，也会产生职员进入新部门不熟悉业务致使业绩降低的情况。对于福人商贸公司而言，不能让每个职员实行轮岗制。为了降低这种风险，公司需要抓大放小，在核心岗位上实施轮岗制，提高核心人才的综合素质。

（二）规范存货验收入库程序

物品到达企业仓库首要经历的是存货验收入库环节，而每期存货安全入库的重要保障是有序的存货验货流程。如果存货的质量或数量存在问题和缺陷，有序的存货验收流程能够让仓库管理人员发现，提高公司效率，降低时间成本。运用物联网系统，记录存货出入库时间和登记人员，防止存货流转中的无序情况。在货物入库之前需要提早准备好预备工作，按照消防局与企业有关放火标准，货物应该摆放在仓库恰当的位置，防止引起火灾。运输存货的工具和防潮隔潮使用的垫子要求在存货入库前进行采购。公司还需要对运输人员展开培训教育，了解特殊物品运输方式，让运输人员可以更好地完成接收工作。对某些外观类似的物品，应该备好标签加以区分。检查验收单据是接收人员很重要的工作，需要认真检查并核对供货单据，核对名称、数量、价格、规模是否一致。此外需要检查物品有无错发和漏发的情况。针对物品数量的核查，需要遵守的原则是：逐一核对贵重物品，详细点查比较零碎的物品。针对物品质量的检验，交给质检部门完成。对于一些要求精确检查的货物时，应当利用精密仪器做辅助工作。有关质检人员必须拥有熟练操作精密机器的能力。

当货物入库后，按照实际接受情况，接收人员应该填写相关的单据，并将其录入到计算机信息系统中。如果收到的物品和实际不符时，货物保管人员应该按照实际收到物品进行入库单据的登记，有关负责人检查无误后签字，做好备案记录。货物查询单据应当按照短缺情况照实记录，并且需要报告给上级，上级经理在现场了解货物入库情况，确认物品登记信息之后盖上专用公章。

（三）改进各项审批复核制度

存货的领用是公司规范管理的重要环节之一，它对公司存货内部控制的效率产生一定影响。规范领用的合理化能够使得存货得到有效地利用，便于公司增加风险应对能力，对提高公司的盈利能力很重要。公司在存货出库流程中会产生一些漏洞:货物入库时，公司对存货的控制力度在此阶段得到了弱化；货物入库时又非常容易产生损耗。这种现象是由于存货出库制度造成，不规范性使得账实不符和存货出库时的不必要损耗。

对于福人商贸公司而言，货物在销售阶段，货物退回机制和抽查检验操作等，有关人员需要依据有效出库票据，向仓库管理员办理物品出库手续，这是公司为了防止白条和口头传递出库等事件发生而设定的规范，按照所存货物的特性，特定货物出库指导原则:保质期限短和容易损坏的货物优先出库。所有物品出库需要有人员复核，核查出库货物的名称、生产日期、规模、数量等内容。倘若复核人员发现某些内容不清楚，应该及时和有关负责人协商解决问题。除此之外，还需要哦检查单据是否合格有效，如果有效应该在出库货物明细上进行记录。在办理出库手续时，由于员工个人的失误带来的损失须由员工承担。在办理出库手续过程中 ，需要有两个人进行监督，同时分别盘点货物出库的数量，这样可以防止因为个人单独盘点所带来的误差。物品的搬运也需要有专门人员进行监管指导，避免存货发生没必要的损坏。出库手续办理完成之后，需要在72小时之内到财务部门办理货物出库所涉及的财务事宜。

（四）建立企业信息共享平台

对于福人商贸公司，传统公司运营理念根深蒂固，因为缺少完备的沟通机制，公司各个部门之间传递信息方式较为原始，信息传递的时效比较差。很严重的是，每个部门收到的信息不均衡，使得公司内部步调总是不一致。信息共享是当前企业加快发展的内涵之一，以物联网技术为基础的数据共享让公司的存货出库更加便捷。可以给公司管理人员实时提供存货一览表，也可以为公司制定合适的发展规划。同时为了方便公司每个部门间的交流沟通，公司应该利用信息化技术实现公司内部控制的改造。对于公司的特殊状况，可以建立这样的信息共享平台：（1）改良公司办公网平台，添加信息共享模块，设定员工层和领导层两种权限；（2）信息内容的推送，可以分为公共信息推送和内部信息推送；（3）公司货物介入物联网，实时监控库存信息；（4）财务部门等关键部门要分理处网络预约方式，防止出现排队浪费不必要的时间，提升公司整体工作效率。

因为福人商贸公司有着频繁的存货出库和入库情况发生，利用传统的方式对存货实行管理会损耗大量的人力和物力成本，并且降低工作效率低。物联网的引进使得公司不会再为了人工盘点出现错误而困扰，实时更新，库存防止了人工层层上报产生的滞后，另外，物品的出货运输情况也可以实时得到定位，公司随时都可以检查货物运输情况。

（五）建立网络论坛

让公司员工产生归属感的方式之一就是要用行动和事实说话，不能认为员工对公司有一些意见就认为公司的利益得不到落实。一种广为接受的做法就是在公司内部建立网络论坛，倾听员工的声音，甚至可采用自下而上的方式接纳一些员工好的意见。这是一种非常有效的措施，它能够有效的增加员工对企业的认知，员工的价值在企业得到了应有的尊重。对于一些有建设性贡献的员工，公司可以提供物质奖励并且在员工的晋升制度中明确并增加类似的条款，将制度合理化，因此来调动员工的热情，降低员工离职率，留住人才。员工是企业的根本和优势，吧公司以人为本的理念提高到一种约定俗成的日常惯例。

五、结论

本文从内部控制理论入手，分析了公司库存的内部控制体系，梳理了公司库存内部控制的现状，分析了系统实施中存在的问题，并运用存货内部控制的相关理论和方法。根据公司的实际情况，分析库存业务流程，针对公司库存内部控制的不足提出建议和针对性解决方案，得出结论：完善存货内部控制，管理者必须给予足够的重视，率先实施并严格遵守内部控制制度的有关规定。只有这样才能实施内部控制制度，应及时修订内部控制制度，不要让制度仅流于表面。随着企业的不断发展，原有的内部控制制度可能会失去效力。这就要求在企业发展的同时，及时评估和修改内部控制制度；正确认识内部控制的局限性，比如岗位混乱、串通舞弊、非经常事项的不适用性等。只有认识到内部控制的局限性，才能充分理解内部控制。本文虽然通过深入访谈和自己的实践经验对公司库存内部控制问题进行了研究，但仍有不足之处：由于竞争日益激烈，商业秘密，本文在数据收集方面遇到了一些困难，导致公司内部控制未能从财务角度进行分析，造成一定的局限性。由于数据采集的局限性和我的知识水平有限，虽然前期已经做了大量的信息采集准备工作，但本文的内容还存在一些不足。此外，结论还有待实践检验，对策是否有效还需要数据支持。

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福人商贸公司存货内部控制存在的问题及对策

价格 ¥5.50 发布时间 2023年1月2日

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