石家庄工程职业学院内部控制问题及优化措施研究

　　摘要

随着我国社会主义市场经济的发展与进步，我国高校教育事业也迎来了新的发展。近年来我国许多高校的规模都发生了极大的变化，其经济活动和资金流量都呈逐渐增大趋势，展现出了融资多元化和经济业务增多的新形态。但是由于我国经济一直都依赖XX的管理和安排，缺乏一套独立的内部控制体系与完整的内部控制制度与规范，导致我国高校在独立发展过程中存在大量的问题与不足，这一现象也引起了我国专家学者的关注，对其进行深入的研究并形成了一定的认识，提出了一些良好的建议。但这些研究大多数为纯理论性的论述，缺乏实际的依据。

本文以石家庄工程职业学院现阶段的内部控制情况为研究对象，分析我国高校内部控制的发展现状及其过程中存在的问题，并对此提出一些有效的优化措施。这对于石家庄工程职业学院加强内部控制具有重要的实践意义，可以促进石家庄工程职业学院进一步提高自己的教育水平，同时也为其他高校加强内部控制提供了参考意见，促进了我国高等院校的发展。

　　关键词：高校；内部控制；监察

随着我国经济的不断发展，市场经济体制不断的完善，我国的经济环境也发生了巨大的变化。近些年，随着我国对于教育事业的重视，我国大部分高校规模在迅速扩大，资金流量也在不断提升，经济活动情况变得复杂多样化，导致我国许多高校的内部控制建设不能够与我国高校的实际发展相匹配，许多高校出现了规章制度不完善、监督检查形式化以及工作效率低下等问题，阻碍了我国高校的正常发展。因此对我国高校内部控制问题及优化措施进行研究，帮助我国高校更好的优化自身内部控制制度显得尤为重要。

　　一、石家庄工程职业学院内部控制现状

为了能够更好的了解石家庄工程职业学院内部控制现状，在研究其内部控制之初，应当对石家庄工程职业学院进行具体的了解，并在此基础上展开对其内部控制现状的调查。因此对石家庄工程职业学院的概况进行分析，并以此引出其内部控制现状。

　（一）石家庄工程职业学院简介

石家庄工程职业学院（原石家庄计算机职业学院）始建于2001年，是经河北省XX批准、国家教育部备案，纳入国家统招计划、面向全国招生的全日制民办普通高等院校。学院位于河北省省会石家庄市滹沱河畔北高教区学府路169号，校园面积1257亩，分南北两个校区，建筑面积28万平方米。学院建有综合教学楼、计算机实验楼、学生宿舍楼、教师公寓、学生公寓、大型阅览室、大学生活动中心、各类餐厅、洗浴中心、洗衣房、学院超市和医务室等必要建筑。学院位于石家庄市，与河北经贸大学、河北体育学院等十几所高校毗邻,有着良好的文化氛围。为了更好的促成学生就业，学院先后开设了物联网应用技术、电气自动化技术、汽车检测与维修技术、建筑工程技术、工程监理、工业设计、计算机应用技术、计算机多媒体技术、机电一体化技术、汽车电子技术、计算机网络技术、移动通信技术、软件技术、会计电算化、会计与审计、会计与统计核算、工程造价、建筑设计技术、室内设计技术、环境艺术设计、动漫设计与制作、电脑艺术设计、广告设计与制作等二十多个与就业紧密结合的热门专业。

（二）石家庄工程职业学院内部控制现状

1.组织机构内部控制现状

石家庄工程职业学院现阶段的组织机构是党委领导下的校长负责制度，党委XX主要管理党委的相关工作，校长作为石家庄工程职业学院的法定代表人，主要负责学校科研教学工作的正常开展和运行。学院下设三个副校长和两个党委副XX，一人管理学生工作，负责石家庄工程职业学院的学生处、研究生处等工作的正常开展，一人管理教学工作，对石家庄工程职业学院的教务处、科研处等工作做好良好的组织与管理，还有一位副校长主要负责后勤及其他行政工作，组织管理石家庄工程职业学院的办公室、财务处、后勤部等部门的工作。而两个党委XX中，一人负责宣传、人事等方面的工作，另一人由党委副XX兼任，对石家庄工程职业学院的纪检处、保卫处等方面的工作进行统一管理。

在部门保障措施方面，石家庄工程职业学院进行了多方面的调整与改良。首先是在信息化建设方面，石家庄工程职业学院紧跟互联网技术的发展。在近几年信息化建设的更新发展中，石家庄工程职业学院加强了校园互联网的建设，学校内的各部门都可以通过校园网来办公、交流信息，而且引进了大量的办公辅助系统，应用于教务、财务、图书等方面，很大程度上提升了学校的办公效率和管理水平。

石家庄工程职业学院对教学和科研工作的重视程度较高，但是学校纪检处、财务处等内部控制关键岗位的一部分员工出现了素质不达标、培训也不到位的情况，这种情况导致学校出现内部控制关键岗位人员专业知识欠缺这一漏洞。不过就整体而言，石家庄工程职业学院财务处的编制较全且工作人员大部分学历较高。目前石家庄工程职业学院财务处共有工作人员21人，本科以上学历的有18人，其中有14人有专业技术职称。纪检处和审计处目前各有三名工作人员，都是由一名处长和两名工作人员组成。

石家庄工程职业学院建立并完善了教职工代表大会的制度，每年定时召开两次大会，听取代表的报告，针对总结出的问题进行协商，对学校的管理、奖惩等方面的提议进行投票表决。并且石家庄工程职业学院还完善了重大事项内部决策的方法和制度，一般进行重大决策时，会采用主要人员投票表决制度，并明确规定一经确定不可随意更改。

石家庄工程职业学院明确了各部门之间的责任范围，保证各部门间的工作不会产生矛盾，确保了收支预算、固定资产、项目建设等不相融岗位的分离，起到相互监督和制约的作用并且取得了显著的成效。

2.财务部门内部控制现状

石家庄工程职业学院财务处的主要工作内容是根据学院的发展规划来对学校的财务进行预算、综合分配、收支以及筹集，最终达到对学校财务状况进行核算、监督与记录的目的。现阶段石家庄工程职业学院设四个科室，管理科3人，预算科3人，结算科8人，会计科5人，其中管理科负责发票、档案的整理与统计，预算科主要负责经费支出的预算和审计，结算科主要负责经费收支、银行账户和印章等的管理，会计科主要负责工资管理以及财务报表的编制等工作。

(1)收支流程。石家庄工程职业学院实行各阶段分部门执行的办法，先由预算部对某项开支进行预审，然后交由结算部门审核凭证，审核通过后由相关领导确认并签字。然后进行收支业务办理，并向会计科移交单据由会计科进行入账与登记，之后再交由管理科对相关凭据进行整理与保存。

(2)现金及银行存款管理。石家庄工程职业学院实行现金限额制度，每日对现金进行清点并及时将超出限额的现金存储至银行账户做记录。在监察处和财务处处长的监督下定期进行账目的核对。

(3)收费控制。石家庄工程职业学院的收费控制由管理科具体执行，费用主要有学生的学费、住宿费、水电费及培训费等各方面的费用。在学生学费的缴纳与收取中，石家庄工程职业学院以银行卡缴费为主，即学生将费用存入银行卡后，管理科进行统一扣除并出具收取凭证。在学费的催收与减免方面，学校会在费用开始收取前将通知与相关人员名单发给财务处和各院校的教务处和学生处，二者在协调统一后，财务处会出具相关的证明与凭证。未及时缴纳学费的学生名单也会在费用收取过程中统计，提醒学生及时缴纳相关费用。此外，石家庄工程职业学院规定，凡是以该校名义举办的收费培训，都要先进行收费标准的申报，在经过财务部的审核和相关部门领导的确认签字之后，才能进行收费，并且应向学校上交一定比例的收入。但是在实际实行过程中却会出现不办理相关手续或是不上交收入的现象。

(4)资金使用的授权。石家庄工程职业学院实行不等额度审批步骤不同的方法。小额的资金申请，由科长级就可以进行办理，而申请的资金额度越大，进行审批的步骤和审核部门也越多。这项制度在资金申请和审批过程中得到了很好的落实和执行。至于公费报销方面的授权，需要申请人员填写信息录入单并上交相关消费证明，并经由相关部门领导确认并签字，交由财务处审核并办理相关业务。

(5)科研经费。石家庄工程职业学院对于科研极为重视，所以在科研经费方面做出了明确详细的规定。在科研经费支出的范围上，规定与科研相关的资料费、设备费、劳务费等都为科研经费的范围之内，个人不得占有且超出科研经费范畴的一律不予以报销。在科研经费报销流程方面，负责人需要持相关资料票据到科研处登记审核，预算科审核后根据其额度大小进行相应程序和签字，并且要求相关的票据要交由管理科妥善保管。

3.固定资产管理部门内部控制现状

固定资产的内部控制，主要包含固定资产的使用情况，固定资产的维护管理情况，固定资产的盘点情况和固定资产的处理情况四个方面。

(1)固定资产的使用。石家庄工程职业学院在固定资产的使用方面采取二层管理模式，即学校与使用单位共同管理。学校通过电子系统对学校固定资产进行统计与跟踪，达到对学校固定资产的控制和管理，同时使用单位也对固定资产进行登记与管理，在使用时做好记录，增加固定资产时进行相关的申报和审批流程，否则财务处不予报销。

(2)固定资产的日常维护。学校规定使用固定资产的学院部门在使用的同时应做好维护工作，而对于学校的公用物资资产，交由学校后勤部门统一进行维护安排，定期对固定资产进行检查，发现损坏等状况时及时上报，申请修缮或自行妥善处理。

(3)固定资产的盘点。石家庄工程职业要求每年进行一次固定资产盘点并统计上报，对损坏、缺失的固定资产进行记录与调查，防止固定资产被个人据为己有或是因个人原因损坏后想逃避赔偿而不上报现象的发生。

(4)固定资产处理情况。石家庄工程职业学院规定固定资产无论是进行出售、报废、调拨还是捐赠等任何处理，都应先填写相关的申请表向学校提出申请，经由学校相关部门审核并通过后，方可进行下一步的处理。

4.内部控制监督现状

石家庄工程职业学院对学校经济活动的内部监督管理主要依靠纪检处和审计处来进行。现阶段石家庄工程职业学院的纪检处和审计处的人员编制均为三人，设处长一名，工作人员两名，工作人员中还有学生兼职担任。

石家庄工程职业学院在审计方面进一步完善了审计的工作程序。由审计处根据石家庄工程职业学院每年的实际情况，提出相应的审计计划，经由校长和相关部门的副校长审批通过后开始审计，向被审计部门送达审计通知书并取得相关证据，形成底稿和审计报告，在经过被审计部门同意后，做出最终的审计意见书和决定书，最后将相关材料呈交领导审阅通过后开始执行。在审计的具体执行中，又分为采购、固定资产、合同以及经济责任等多方面的审计内容。学校规定每年年终进行一次审计，但实际上，该校每隔两三年才进行一次审计。

学校要求审计部门对学校的相关经济活动进行跟踪审计，金额较大的经济活动需要签署相关方面的证明。例如较大的科研项目或工程，需要双方签订合同和项目具体内容报告，而金额相对较小的经济活动则是需要出具审计认证单等证明。在购进少量设备时，要出具完整清晰的发票，保证相关文件的全面性。但是在实际审计过程中，大多是进行经济活动结束后的象征性审计，而或是参与了其中的一部分，并没有做到学校要求的全程跟踪审计。另一种就是经济责任的审计，是指学校的中高层领导在离任时，学校组织人员对其履职期间的经济责任情况进行调查审计，主要的审计内容有资金使用与申报情况，合同签订与投资情况，投资收益与上报情况等。据了解，大部分时候石家庄工程职业学院审计处在进行经济责任审核时能够按照规定良好的执行。

　　二、石家庄工程职业学院内部控制存在的问题

通过对石家庄工程职业学院内部控制组织机构、财务部门、固定资产以及内部控制监督制度的具体分析，发现当前石家庄工程职业学院的内部控制在这四个方面存在着不同程度的问题。

　　（一）组织机构内部控制存在的问题

1.内部控制岗位人员匮乏

目前，石家庄工程职业学院的内部控制岗位人员明显匮乏。在纪检处和审计处两个部门中，成员只有三人，一名处长，两名工作人员，而且还会出现学生担任工作人员的情况，这说明学校对内部控制岗位的不重视和内部控制岗位人员培养的缺乏。内部控制岗位的存在对学校各项事务的开展具有很强的监督和促进作用，工作量非常大。但是岗位人员少，导致了这一环节工作效率低下，不能对学校的各种事项进行很好的监督审计，难以发挥出其应有的作用。而且该部门由管理后勤的副校长管理，出现虽然材料不全，但是副校长出于人情等方面的考虑破例签字的情况，导致审计处和财务处在材料不充分的情况下进行业务办理，降低了审计工作的独立性、权威性和有效性，使得审计工作的开展成为一种形式。

2.各部门信息管理系统不能有效对接

虽然石家庄工程职业学院引进了大量先进的系统来方便各部门的办公，提高了其工作效率，但是这也导致各部门在工作对接时产生了一定的不便。各部门只以自己部门的便利性为出发点进行办公，却不考虑为其他部门带来的不利因素，这种严重的本位思想主义很大程度上影响了部门之间工作的对接效果和工作质量。造成这一现象的原因主要是现阶段石家庄工程职业学院引进的办公系统种类太多，系统间数据对接时会产生偏差或出现错误，造成了工作的无用性和重复性。

　　（二）财务部门内部控制存在的问题

1.缺乏对外收费规范制度

目前石家庄工程职业学院的收费方式主要以校内系统的收费和现金收费为主，但是在对外收费方面缺乏重视和规范制度。偶尔有需要对外收费的情况，例如对工程上的技术支持或外出教学等赚取的费用需要学校派人外出收取时，都是派一个人去收费，缺乏监督且没有相关的明确规定，容易引起违规违纪现象的发生，出现收到的费用迟交、少交甚至是不交的现象。这说明学校在这方面的重视程度还不够，缺乏明确的规定和制度规范，是财务部内部控制中很大的一个缺陷和不足，对学校财务审计工作的正常进行和公平性展开都造成了很大的影响。

2.差旅费报销把控不严格

石家庄工程职业学院在差旅费的报销方面还有很大的缺陷。一方面是长期挂账现象较多且缺乏相应的催缴制度，很多出差人员以工作忙为借口，不向财务处上缴多预支的差旅费。有出差次数多的，多次的差旅费剩余都不及时上交，而财务处和审计处也并未对其进行催缴。另一方面是差旅费报销标准和审核过程不严格，经常会出现出差人员把工作之外的费用填入报销单中，而领导碍于面子等关系没有坚持原则直接同意并签字，说明石家庄工程职业学院在差旅费报销方面还有很大的不足之处。

　　（三）固定资产管理部门内部控制存在的问题

1.出售固定资产有违规现象

在进行固定资产出售时，会出现一些违规现象，例如由于交易匆忙或手续较为复杂等原因，导致在出售固定资产时，出现没有按照规定价格出售的现象，出售价格较低，在出售后才进行上报，甚至会有人故意降低出售价格从中赚取一定的费用，但由于相关规定的不明确文件的不全，导致无法对其追究责任。造成这一现象的原因主要是学校和教育厅缺乏对学校固定资产处理方面的明确规定，导致这一问题发生时没有明确的制度规定为依据来追究责任，对固定资产进行处理的人缺乏这一方面的正确认识和良好的道德修养。

2.没有落实每年的盘点制度

根据学校的要求规定，每年都需要对既有的固定资产进行盘点统计与上报存档。但是在实际过程中由于工作量大、工作人员不足等多方面原因，财务处和审计处并不是每年都进行固定资产盘点，而是两三年进行一次盘点，导致学校出现固定资产信息不准确或责任不明确的现象。这说明校领导在这一方面的重视程度不够，副校长没有将责任承担起来。固定资产作为学校的重要资产之一，对其进行及时全面地掌握才能保证其促进学校的发展。

　　（四）内部控制监督存在的问题

1.监管缺失

目前石家庄工程职业学院的科研项目等经济活动较多，但是由于专业人员不足的的原因，导致在监管过程中出现一些问题。例如在学校发生的大型项目的投标至验收全过程中，由于纪检人员紧缺、专业人员较少或是时间冲突等原因，并未到场参与现场监督，而是直接收取报告等文件，没有发挥出监督的作用和效果来。这一现象出现的主要原因还是由于纪检方面的专业人员较少且在思想上没有给予足够的重视，很多纪检人员抱着应付差事的态度敷衍了事，以应付上级检查为标准，使得监督检查的作用大打折扣。

2.未坚持年度审计

学校规定每年要对学校的财务、固定资产等方面进行一次例行审计。但石家庄工程职业学院的审计处以人员较少为借口，对往年的审计报告进行适当的修改来充当新的审计结果并以此撰写审计结果。有时候甚至会以各个部门对财务的执行规定较好为由而不进行审计，而是两到三年才进行一次审计，使得学校对财务执行情况没有及时全面的了解与掌握。

　　三、石家庄工程职业学院内部控制优化措施

石家庄工程职业技术学院内部控制存在的这些问题在一定程度上制约了其健康有序的发展。对此为了能够更好的促进促进石家庄工程职业学院的发展，应当针对其当前在内部控制方面存在的问题制定相应的解决措施进行完善。

　　（一）组织机构内部控制优化措施

1.加强人员建设，增加人员配备

针对纪检处和审计处工作量大但人员较少的现象，石家庄工程职业学院应适当增加这两个部门的人员配备。原来的纪检处只有三个人，很多工作中的环节都无法实现现场监督，所以应该适当增加3—5名工作人员，保障纪检工作的正常开展，充分发挥纪检处的监督作用，促进学校各项项目的正常运行。原来的审计处也只有三人，其人员的配备无法完成学校每年对财务、固定资产等方面的审计，影响了审计效果和作用的发挥。所以应当适当地增加4—8名专业工作人员，来保证学校每年审计工作的正常开展，使学校每年的财务和资产状况都能得到及时的反映并能够做出正确的处理。

同时，学校也要对审计处和纪检处的工作人员进行专业的培训，提高其对相关工作形成正确的认识，提高他们的业务水平和能力。招聘专业的人才来对学校审计处和纪检处的工作进行系统的规划与指导，促进其更好地发挥作用来保证学校的财务正常运行。

2.加强信息化建设在高校内部控制中的作用

石家庄工程职业学院虽然优化了校园网络系统和信息管理系统，也引进了大量的办公系统来提高学校各部门的办公效率。但是引进系统的多样性与不兼容性导致了数据在对接过程中产生了一系列的问题。所以建议石家庄工程职业学院同软件公司交涉，购买相关权限，使各部门的数据传输能够准确有效，减少误差，从而提高办公效率。石家庄工程职业学院也可以利用现有师资力量与设备，自主研发办公系统与信息管理系统，加强信息化建设在高校内部控制中的作用，实现办公的电子化，提高办公效率。而审计处与纪检处也可以通过电子软件来提高自己的工作效率，降低对人员的依赖性，落实部门作用。

　　（二）财务部门内部控制的优化措施

石家庄工程职业学院的财务内部控制存在大量的缺陷与不足，主要体现在相关制度和规定的不完善，因此，石家庄工程职业学院加强财务内部控制的方式方法也应以完善相关规定制度为主，综合提高财务内部控制。

1.健全外出收费规范制度

石家庄工程职业学院在外出收费方面没有全面明确的制度和规定，导致在外出收费方面容易出现失误或问题。所以石家庄工程职业学院要完善收费制度方面的相关规章制度，尤其是在外出收费方面，明确外出收费人员人数、证明等方面的要求，来对外出收费人员进行规范和制约。同时也要明确相关的责任追究和惩罚的方法和制度，使不良现象产生之后，能够有依据地展开责任追究与惩罚，以此来降低外出收费中不良现象和问题的产生。

2.建立健全的催缴制度

针对石家庄工程职业学院中存在大量延期缴纳或逃避缴纳差旅费中的剩余部分这一现象，石家庄工程职业学院应该建立起在这方面的相关的催缴制度，充分发挥纪检处和审计处的作用，通过健全的催缴制度来对不缴费的人员进行提醒与催促。也可以将其与工资挂钩，延期缴纳或是不缴纳将会影响到其工资状况，以此来催收各种费用，保证学校的差旅费用能够得到很好地使用。同时也要加强对差旅费报销的审核力度，保证报销内容里不包含与出差无关的个人消费，建立相关的责任追究与惩罚制度，防止不缴差旅费、谎报差旅费等现象的发生。

　　（三）固定资产管理部门内部控制的优化措施

石家庄工程职业学院的固定资产方面存在的主要问题在于出售以及盘点方面，所以针对这两方面的问题提出相关的改良建议。

1.公开竞价出售固定资产

石家庄工程职业学院在出售固定资产时，应以专家的评估价格为主要依据，公开价格进行出售，防止有人恶意降低或抬高价格来从中谋取利润。在售卖的过程中，必须出示专家的评估价格，并明确价格的波动范围，来保证固定资产出售的价格公平合理。对未经批准擅自降低出售价格的行为不能置之不理，而是应该严惩，同时也要求买卖双方完善相关手续和证明，通过完备的文件和步骤来降低学校固定资产出售中的不良现象的发生。

2.严格落实每年的盘点制度

在增加审计处和纪检处的工作人员的基础上，提高固定资产盘点制度的完善性与落实程度，保证每年对学校的固定资产至少进行一次盘点，来增加学校对固定资产现状的掌握程度。同时也要加强审计处与使用单位的数据对接，增加对固定资产情况的了解渠道，和使用情况，积极地进行再分配与调剂，避免出现资产闲置现象。还应积极地对盘点结果进行统计分析，了解固定资产的短缺现象和购进情况，对提高石家庄工程职业学院固定资产的全面性和先进性也有很大的帮助。因此石家庄工程职业学院应当落实对固定资产的盘点，使审计处充分发挥作用。

　　（四）内部控制监督的优化措施

石家庄工程职业学院现阶段内部监控监管制度不太完善，监管力度也不够，所以在增加审计处和纪检处工作人员的同时，也应该从以下两个方面进行内部控制监督制度的优化。

1.健全内部控制监管制度

石家庄工程职业学院应严格落实石家庄工程职业学院现阶段已有的内部控制管理制度，充分发挥纪检处的职能和作用，增加对学校组织的相关项目的监管力度。同时也要在现有制度的基础上进一步健全内部控制监管制度，并通过纪检处和审计处等部门对其进行充分的落实，保证石家庄工程职业学院内部控制监管制度的良好运作，发挥出其应有的作用，促进学校各方面工作的积极进行。

2.履行好年度审计和跟踪审计的职责

石家庄工程职业学院审计处应该按照学校的相关规定来对财务、固定资产等方面进行严格的审计，进行全面的统计和报告。在跟踪审计过程中，要落实每一位监察员的任务与职责，保证跟踪审计的审计结果和报告能够真实地反映出工程项目的进度和不足。同时也要完善和落实规范审计的步骤和程序，充分发挥年度审计和跟踪审计对学校项目和财务细节等方面的制约效果来保证其良好发展。

当前对企业内部控制的研究很多，但高校内部控制的研究起步较晚，需要更多的给予其关注。目前社会越来越关注高校不断暴露出来的因内部控制薄弱引发的问题，因此高校内部控制的现状如何、是否需要改进、怎样改进就显得尤为重要。此外国内学者也逐渐加强了对高校内部控制方面的研究，通过对高校内部控制的各方面现状的调查与研究，发现其存在的问题与不足，不断完善高校内部控制制度以及提升内部控制人员综合素质水平，既能够极大程度的提升高校内部控制的质量，保证学校各项事务的正常开展，又能使高校财务会计、审计等方面做到公开公正，推动高校内部控制的发展和高校整体实力水平的发展，并以此为切入点来推动我国高等教育事业的快速前进。

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