浅谈现代秘书的职业特点

　　如今经济全球化的趋势下每个国家都希望可以加入世界贸易组织，中国以自己强大的经济实力得到了世贸组织的门票。进入世贸组织的我国经济形势也有了新的发展。秘书职业在新的经济形势下必然会产生与之前不同的特点。例如秘书工作的起点和门槛变高，秘书机构的层次也有了进一步提高，而秘书工作的主体：秘书工作人员的素质水平更是要求增高。科技水平的发展使自动化办公成为秘书工作的一种首要选择。秘书人员为领导出谋划策的作用日益突出。在国家深度上秘书的职业化进程也是大大加快，涉及的范围之广，内容之多都是史无前例的。总而言之现在秘书工作社会化、国际化的新特点不言而喻。只有充分把握秘书工作的特点，才能更好地让秘书服务于社会各个岗位。目前的对现代秘书的职业特点进行研究的文献很多，但大多都是不够完整的，多站在某一种视角去看待秘书工作的变化。在这篇论文中我想要融会贯通，综合对古代秘书、国外秘书的研究来全面阐述现代秘书的职业特点。再从中发现目前社会秘书工作逐渐增长的发展需求和实际的发展水平的矛盾现状，并寻求解决方法。

　　秘书工作古已有之，在学术界关于秘书的起源大家各执一词，但有两种观点占主导地位，被大多数人接受和认可。一些学者认为秘书在一开始只是指书籍，特指那些宫廷秘笈或者是一些不适宜公开的图书，又或者是那些远古神话、卜辞之类的书籍。从这种观点出发则认为有书籍的时候就有秘书了。另外的一些人从秘书是为领导服务的角度去考虑，则认为秘书的产生必须具备两个条件：一是文字被发明和创造出来了，二是出现了一定的组织或者部落，在组织或者部落里选举的有领导人物。从而某些特定的人员为领导提供某种服务。这时候才产生了秘书。根据这两种看法我们可以大致推测出秘书工作的起源：一个是原始部落形成时期，因为在这个时期各个部落有了联盟，发展的也比较昌盛，也出现了一些远古文字，满足了秘书产生的条件。另一个则起源的分水岭则是黄帝时期。但是我们现在所认为的秘书它的含义出现却是在清朝灭亡之后产生的。

　　我国现代秘书化进程开始于20世纪80年代，20世纪90年代末我们国家才开始实施秘书国家职业资格鉴定的相关工作。而也就在这个时候我们国家的秘书工作职业化的进程才开始进入到一个相对较为有水平的阶段。2003年颁布了新的修订版《秘书国家职业标准》，改革了秘书从业人员的鉴定考试方法，让制度化和规范化成为了秘书职业化的必由之路。而和古代秘书不同的是：在定义上，现代秘书更加倾向于为集体或组织内领导提供不同性质服务的工作人员；而古代秘书则重点是指代具有秘密性质的、神秘色彩的图书，其次称宫廷里掌管文书工作的官员为秘书，是一种官职的称呼。在工作范围上，现代秘书也不仅仅是扩大了工作范围而已，除了要具备古代秘书具备的各种能力，还应在时代的背景下根据实际需求不断充实自身的各种技能。这样才能在和领导共同参与决策的过程中收集到大量有助于决策的信息，为领导提供解决问题的各种措施，以及协助领导解决各种可能性的问题等等。总之，全能型的社会人才才有可能符合XXX秘书的需求。职能上而言，现代秘书比古代秘书具备更多更精更细的职能，因为现代秘书的工作范围扩大，职能也就相应的增多，例如公关职能就是以前古代秘书所没有的。而现代秘书与古代秘书最根本的区别还是在于工作手段的改变，现代秘书可以借助很多现代工具，例如复印机、传真机、打印机等等一系列现代办公软件。这些现代工具的使用大大提高了工作效率，节省了人力、物力、财力。使得秘书工作变得更加实用。但古代秘书工作就没有这么容易，没有了现代工具的辅助古代秘书工作依赖于笔墨纸砚，往往费时费心费力。

　　董汉庭[[]]在《现代秘书的特点及作用》中指出现代秘书与传统秘书既有区别又有联系。联系在于他们都是社会主义性质的秘书,都是为无产阶级xxx服务;不同的区别则有下列几点:体系不同，任务不同，职能不同，手段不同。他所指出的这几点不同大致就是上述现代秘书与古代秘书的不同，而董汉庭认为的体系不同则是指古代秘书并没有形成完备的体系，不能称之为独立的学科，现代秘书已经形成相对比较完备的体系，并且在社会范围内设立了秘书专业学科，投入大量人力物力对其进行研究，已经是一门独立的学科，不再依附于哪一类系统。

　　杜立新在《现代秘书与传统秘书的比较分析》中也提出智能服务和主动服务是现代秘书工作的显著特点。这也是对现代秘书工作特点的一种高度概括，即现代秘书工作手段的智能化，由单纯地依靠人力演变成借助于电子科学技术。秘书工作思维的开放化，由被动的为领导服务转变成客观上主动性提供服务。

　　姜玲【】在《现代秘书与传统秘书的比较分析》中说现代秘书的工作方式智能化，使得工作效率更高；工作职能扩大化，也就是说秘书工作的作用也就更大；工作内容丰富化，那么必然涉及的领域也就更广泛，而秘书的知识能力就必须足够充实。因此对秘书工作人员的要求也就更高。

　　李玉芬在《现代秘书工作的职业特点和发展趋势》中是这么解释现代秘书工作的，她认为传统秘书是从常规内向性思维出发被动的为领导提供技能型辅助的事务性工作。那么从这个对立面来讲，现代秘书就是站在外向开放性思维角度主动的为领导提供智能型辅助的信息化服务工作。

　　秘书工作政治性的集中表现为任何国家的公务秘书工作都是为统治集团服务的。秘书工作要紧紧围绕领导人员的工作展开，而领导的决策必需符合国家的各项方针政策，不得违反法律法律，损害国家、组织的利益。这就要求秘书从业人员必须具备良好的政治素养，在政治与党保持一致，这也是为什么我们秘书学专业同学需要学习马克思列宁主义、xxxx思想、等等一系列理论基础，通过学习这些理论让我们培养正确的人生观、世界观、价值观。这样当我们在为领导服务时才能为领导提供正确的政治方向，做出适应政治发展的决策，从而使组织不犯政治性错误，才能长长久久的发展下去。而秘书个人在崇高的政治素养下就会淡泊名利、乐于奉献，严以修身，廉洁自律，做人实在,做老实人，安于守静,宠辱不惊。减少因为得失心太重引起的自身错误，从而使自己在这个岗位一直做下去甚至做的更好。古代秘书就有明确要求要德才兼备，忠于职守，严守制度[[]]，这就和现代秘书工作的政治性有异曲同工之妙。品德和才能都具备才会既不违反纪律又能将工作做到完美；秘书各方面的工作做好了，才能把正确的方针政策落实、执行；才能充分调动各部门的积极性，推动全局工作的顺利展开。反之，将严重影响组织运营。

　　秘书工作的辅助性是秘书工作最本质的特点。为什么这样说呢，我们来看秘书工作的涵义，秘书是指帮雇主也就是领导处理一些琐碎的、繁杂的日常事务的人员。这层涵义就很好的阐释了秘书工作的辅助性意义。秘书是帮助领导的，核心是领导，要以领导的工作为自己的工作重心。虽然秘书人员可以参与领导阶层的大小型会议，但都是做好相关的会议工作，例如会前准备，会中记录，会后总结，并没有实际的表决权和决策权。在任何工作问题上都应该得到领导的许可才可以执行，不可以自己跨越职权替领导作出选择。永远记住自己只是领导的眼、耳、口、左膀右臂而不是那个可以掌控领导的大脑。也有很多人却因为秘书工作的辅助性而对秘书工作产生误会，认为秘书工作很低微，就是一些端茶倒水跑跑腿的杂事，认为谁都能做得来秘书这份工作。其实并不然，秘书工作的辅助性恰恰最为考验一名秘书是否合格。有一句话是这么形容秘书工作的“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”这句话是对秘书工作的真实写照。有人称秘书是智囊，也正是因为如此。秘书的辅助工作无处不在，大到为领导决策收集各种信息，分析各种数据，小到领导的衣食住行秘书往往都要安排的妥妥当当。甚至于公司其他员工与领导之间的民意传达都需要秘书作为中介来完成。而只有一名合格的秘书才能处理好大大小小的各种事物，从而提高工作效率，协助上司完成工作。所以做好一名秘书必须要把握好自己的辅助性工作特征。

　　3、综合性

　　秘书机构的综合性决定了秘书工作的综合性。尤其是现代秘书职业机构简直就是最为综合的机构。它要对各个部门都有所了解，协调他们之间的关系，使他们形成一个有机整体，这样才能更好地为组织或集体服务。因为秘书工作是紧紧围绕领导工作展开的，而领导的工作是围绕整个组织或公司展开的。因此秘书往往负责的不是哪一个具体的部门，而是整个公司都有需要秘书参与的工作。秘书经常要进行综合性的调研，帮助领导在写讲话稿或辅助决策时才能站在全局的角度去思考。正是因为这样对秘书的能力要求就极为的高。如果想要成为一名眼观六路、耳听八方、八面玲珑、游刃有余的高级秘书，那么需要具备具有广博的知识，应构建科学、合理、开放、立体的知识结构。而现代秘书知识结构[[]]的内容则包括：一，基础知识类的文化基础知识。二，基础理论知识。三，相关知识中法律类知识、管理类知识。四，公关类知识。五，心理类知识。六，经贸类知识。七，其他知识。且秘书必须有把知识转化为实际能力，在实践中检验知识的实践性，以此加强自身的能力。秘书还应具备一定的的基本能力,主要是指秘书人员的智力：例如观察能力，记忆能力，理解能力，思维能力等。

　　机要性即是机密和重要的双重结合。秘书为领导服务，从而也就相比其他员工和领导接触更多，天天接触组织或公司各种大大小小的文件，自然知道的消息也就更多，甚至有些涉及到公司或组织的根本利益。这就要求秘书具有相当高的保密能力。在日常事务处理中，秘书工作的机要性主要体现在办文方面。办文工作看起来简单，主要就是一些来文登记、文件传阅、公文办理。但是具体实施开来，每一个环节都需要好几个步骤才能完成，着实是一件费心费力费时的工作。在办文的过程中，文件的传阅时间、传阅范围都需要秘书紧密跟踪，防止重要文件信息的泄露对公司或组织利益产生不利影响。而其他方面的流程也是如此，都需要秘书的监控。不同岗位的秘书，机要性侧重的地方也不一样。在我国革命历史时期，许多优秀的人才会以秘书的身份打入敌军内部，为组织获取有利情报，从而促使革命大业的成功。由此可知保密工作的重要性！

　　在我国现在大部分秘书还是综合型秘书，专门负责哪一方面的秘书还是很少的。因为秘书要围绕领导进行各种各样的工作内容才能保证为领导提供的服务足够全面。这样的话其实每件事都是琐碎具体的，这些大大小小的事情一件一件去做还没什么，但累计在一起，会使秘书工作变得忙碌而混乱，在讲求效率的今天，这就需要秘书分清轻重缓急，有条不紊的去完成每一项任务。然而有时候就算每件工作都计划的很周详，在出现突发性情况的时候，秘书依旧要合理处理突发情况，尽量为领导活动铺好基石。秘书通过通过大量的准备计划才能保证领导某件事情的顺利完成。除此之外，秘书有时候还不得不替领导完成一些个人私事，例如领导需要给家里人买个什么东西，但是领导没有时间，就会安排秘书去跑腿，虽然这不属于秘书工作手段范畴之内，可秘书人员也无法拒绝领导要求。总之，秘书工作在某种意义上就像一颗“螺丝钉”，哪里需要钉哪里。

　　秘书工作的内容不同资料中有不同的看法，主要总结为以下六项主要工作内容[[]]：

　　一，文书处理和撰制。即秘书材料收集、文书起草、公文制定、文件收发、档案管理等和文字打交道的工作。

　　二，信息工作。即接听来电、接待来访、解答咨询、部门之间协调及传递信息工作。

　　三，会务工作。即会场布置、会议安排、会议记录、会议服务、会后内容整理等工作。

　　四，机要保密工作。即督促检查文件传阅流通情况、查办档案归置情况等。

　　五，调查研究。即搜集信息，提供可行性的方案供领导选择等工作。

　　六，临时交办工作等其他工作内容。

　　秘书工作人员为领导提供服务时要主动积极，很多工作要自己能有“眼色”，积极主动去承担完成，而不是等到领导催了，着急用了才去完成。一般情况下领导完成某一件事需要很多小事来铺垫，秘书能做足准备功课会使领导大大有好感。只有秘书把工作安排的科学化、程序化，做到忙而不乱，才能在工作中得心应手，才能避免秘书自身身心俱疲的情况出现。

　　准确对任何一个人来说都非常重要，因为不准确我们就会出现差池。如果秘书工作出现纰漏，领导没有发现，那么对领导的形象乃至公司的利益都会产生不良影响。最终导致自己秘书生涯的结束。所以说作为秘书工作人员我们要时刻保持着警惕性，尽量减少自己出错。

　　我们做任何事都应该讲究效率，效率就是时间，时间在某种程度上就是生命。一个做事拖拖拉拉的人是无法按时完成工作任务的，更不用指望他在工作中会有突出表现。秘书如果办事没有效率，昨天的文件拖到今天拿来給领导签字很容易就导致领导无法准确决策或者错失最佳决策时机。在别的方面也是如此，没有效率的秘书会拖垮整个集团。

　　遵守诺言、遵守信用、言必信、行必果是作为秘书需要严守的第一信条[[]]。秘书处在组织信息枢纽的位置，手中经常有大量关于组织内部的信息。这就要求秘书有良好的保密习惯，无论在什么情况下都不能对外透露组织秘密，即使是对自己的家人朋友。历史上就曾有秘书将组织内部的消息透露给家人，结果家人讲此事当做闲话家常说出去，被竞争公司人员听到，从而导致组织损失巨大利益的事情发生。

　　秘书行业发展至今，随着社会的发展，为适应各种行业的需要，秘书行业也朝着细化发展，同时，不同职业的秘书也不断从事新工作，这使得秘书业不断产生分支，服务客户也不断增多。一开始秘书只在朝廷中出现，现在只要你有一定的经济能力，有想要一位助手在某些方面为你提供便利，那么你就可以聘请一名心仪的秘书工作人员为你进行工作。随着服务对象多元化，有人将秘书分为六种类型三大群体[[]]。六种类型是：有智慧的参谋型；会写文书的秀才型；具有执行力的实务型；善于交际的公关型；精于操作的技术型；什么都会的全能型。三大群体则是:专门为政治服务的秘书；专为处理业务工作存在的秘书；专门为私人提供服务的秘书，如生活秘书。现在随着对秘书工作的重视秘书工作划分越来越细致，将会出现更多种类的秘书行业，每一个行业负责的工作内容也会越来越细致。

　　秘书业务使秘书职业区别于其他职业。因为秘书业务工作有自己独立的工作范围，这样过去那种“万金油”式的秘书模式已经不能适应现代秘书工作的需要。秘书作为一种专门的职业不再是谁都可以从事的行业。我国规范了秘书的从业资格，必须经过系统的训练，然后进行严格的职业资格认定，才能走上秘书从业道路。对于一些种类的秘书，学校还开设具体学科培养专业秘书从业人员。作为不同行业的秘书应该熟练掌握自己所在行业的专门性理论系统知识。例如涉外秘书必须掌握涉外法律和对外贸易知识。而最新出台的秘书等级划分更是使秘书工作专业化。等级越高的秘书所负责的事物就更加有针对性，不像等级低的秘书就需要负责各种琐事。

　　现代秘书的智能化工作手段是现代秘书与古代秘书明显的区别。随着科学技术的发展，电话、电脑等工具的普及，秘书工作中大量事务性的工作都可以让电脑等设备来辅助完成。事务性秘书将向智能型秘书转变。秘书办公不再仅仅局限与某一个空间。秘书服务的客户群体也不会那么局限。秘书工作的现代化主要包括秘书工作观念的现代化，办公工具的数字化，秘书办公系统的信息化这三个方面。例如现在我们秘书专业在学校就会被要求熟练掌握计算机办公软件，大多数学校甚至明确规定必须计算机过了一级或二级才能顺利拿到本科毕业证书。这就有利的佐证了现代秘书工作手段的现代化。只有秘书人员能够熟练使用现代化办公设备才能提高自己的工作质量。在这个大数据的时代，秘书如何利用现代信息技术获取大量精确有用的信息将会是考验一名秘书是否具有效率和时间观念的标准。

　　秘书女性化特征在世界范围内都有普遍体现。尤其在欧X家，秘书职业女性化是存在已久的事实。不难发现近几年在我国各种秘书工作的招聘中许多企业也明确要求限女性。这是因为秘书工作事情繁琐、千头万绪，要把这些细微、琐碎、重复性很强的工作做好靠的是耐心和细心。女性往往被认为比男性更具有耐心的品质。而且秘书经常要和各种人员打交道，女性的形象更加温柔，更加容易使人感到放松和亲切。尤其是美女，会让交流者从心底里感到舒适。以及女性在新环境的适应能力与被接受能力都要明显优于男性。在俗话中有一句讲到“男女搭配，干活不累”。女性秘书在很多方面与男性领导形成互补优势，对工作问题的完美解决更为有益。主观上来看女性择业观的转变也是促进现代秘书女性化的重要因素之一。

　　20世纪90年代末我们国家才开始实施秘书国家职业资格鉴定的相关工作。而也就在这个时候我们国家的秘书工作职业化的进程才开始进入到一个相对较为有水平的阶段。2003年颁布了新的修订版《秘书国家职业标准》，改革了秘书从业人员的鉴定考试方法，让制度化和规范化成为了秘书职业化的必由之路。秘书依照能力划分为四个不同的等级，等级越高对秘书人员的综合要求也就越高。秘书资格认证制度化使得秘书职业与其他职业一样，有法律的保驾护航。秘书从业人员的利益相比以前就会得到更加具体明确的保障。秘书职业成熟化的标志之一就是建立完善的职业资格认证制度体系，使秘书从业者在进入岗位之前能够得到正规教育和系统培训，并经过权威机构的考核，取得秘书职业资格证书。如此一来，便为社会选聘秘书提供了科学依据。结合我国目前情况来看秘书资格认证制度化既是顺应中国现在国情变化，也是顺应国际秘书职业改革的大潮流。如此秘书职业化进程势必为十三五经济计划作出突出贡献。

　　随着时代的发展秘书这一职业现在已经有了很大的进展，无论是在秘书从业人员的数量上还是秘书组织机构的设立上都有明显的增加，秘书在社会上的地位也得到提高，在秘书职能上秘书所承担的也不仅仅是事务性的服务，大大增加了技术性与专业性的服务。秘书这一职业越来越受到人们的重视，但在不断完善的过程中依旧存在许多问题。秘书工作职责界限不清，工作任务繁重，秘书职业角色模糊[[]]。秘书经常被吩咐做各种属于或者不属于工作范围之内的事情，琐碎的事情太多，不能做到专一而精确。有时候秘书是保姆，有时候秘书是跑腿的，有时候秘书是左膀右臂等等。秘书队伍水平参差不齐造成职业认同感不强。很多人认为秘书是一份没有门槛的工作，甚至带着有色眼镜看待，这使得秘书职业难以受到社会的尊重和平等对待。那么从事秘书工作无法获得来自事业上的成就感，也就不会有大量秘书人才涌现。秘书理论建设与实践性不相匹配，理论建设多于实践性活动，例如最明显的高校在开设秘书学这门课程时，多是让学生通过书本上的经验来学习如何做好一名秘书，而真正参与到生活中秘书工作中的活动是少之又少。还有诸如秘书队伍非职业化现象严重，秘书职业行为规范性欠缺，秘书职业生涯规划制度不完善等等都是目前我国秘书工作亟待解决的问题。秘书工作的高起点、高层次、高素质日益显现[[]]，这些问题的存在都使得秘书专业无法作为一个独立的学科发展，极大的妨碍了秘书队伍的培养与使用，无法为社会各个工作岗位提供优秀的秘书人才。在中国加入世界贸易组织的经济形势下，秘书工作向社会化、国际化趋势发展，秘书人员也面临着要走出国门的任务。这些问题的解决可以帮助秘书工作人员在新的经济社会发展形势下更加适应社会需求，从而为促进经济发展贡献出一份力量，实现自己的人生价值。

　　针对秘书工作的特征、秘书工作的要求以及秘书工作的发展趋势进行研究，我们不难发现在解决当前秘书工作中出现的问题是有规律可循的！秘书职业化存在角色模糊和职业认同感不强。其原因在于传统观念影响秘书职业化的进程，那么我们就应当转变社会对秘书职业的传统的狭隘的观念，通过加强秘书工作方面的立法来使人们认识到秘书工作的重要性，为什么要说让人们认识到重要性呢？因为在我们的心里只有对某一件事物或东西看的重要了，我们才会去重视它，关注它，才会从发现其中的利益关系，然后才会采取相应的措施！认真贯彻落实秘书工作的职称评估工作，使秘书的待遇和福利得到明晰。另外我们还积极学习国外秘书工作的可取之处[[]]，完善秘书专业的相关课程，不再让秘书依附于文学或者汉语言专业存在，可以成为一门独立的学科，为学习秘书专业的学生做好资源支持，鼓励秘书专业的学生多多进行实践操作，学校除了正常实习外还可以分期进行对学生操作性的培养。相应的秘书职业资格考试中实操成绩就可以加入考生真正进行秘书工作的成分。例如：设置某种办公环境让考生应对。这将在很大程度上解决秘书人才的理论与实践不在一条水平上的问题。培养秘书的职业认同感，弘扬秘书职业文化，鼓励开展秘书职业化规律的研究，完善秘书人员的考核录用制度，做到秘书工作人员来源清晰，提高秘书素质水平，明确秘书职业化的法律合法性，制定一些保护秘书工作职化的条例，成立全国秘书协会和行业秘书协会等等。这些都将为我国秘书职业化的发展开辟更广阔的道路！

　　当代社会科学技术是第一生产力，我国需要的秘书人才是顺应改革开放大潮流和全面建设XXX市场经济需要的，具备现代教育素养，又拥有外语、管理等先进知识，各方面全面发展，熟练掌握信息技术沟通方法，精通秘书理论知识和业务半路流程的，有较强的表达能力的全面、复合、实用型人才！只有这样的人才才能帮助国家实现经济大国的梦想！对现代秘书工作中出现的问题进行解决就是为国家培养更多这样符合条件的秘书人才！希望未来我们可以尽快解决现代秘书工作中存在的这些问题。

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