某企业办公用品管理信息系统设计与实现

摘要

伴随企业管理信息化发展，办公用品领用申请业务作为企业日常运营管理业务之一，也逐渐被信息系统取代，并作为企业管理信息系统中的一个子系统。

本系统旨在开发一个办公用品管理系统，提高办公用品领用申请业务的管理效率，优化办公用品库存管理流程。系统使用敏捷方法获得用户需求，采用面向对象方法进行分析和设计，在WAMP集成环境下开发，并在WampServer服务器实现。

系统用户设定分别为员工和管理员，最后实现的系统功能如下：员工可以查看办公用品的信息、领用申请、查看申请记录等，管理员可以查看并搜索申请单详情和申请记录、修改申请单状态、对办公用品信息进行修改和补充。

本文对整个系统的分析、设计与实现均作了详细描述。

　关键词：管理信息系统，领用申请，办公用品管理，WAMP

　第1章绪论

　　1.1系统开发的背景和目标

　　1.1.1系统开发的背景

随着信息时代的高速发展，企业信息化建设是企业快速适应时代，及时响应和满足需求的必经之路。在企业信息化建设中，办公自动化（即OA）发挥着重要作用，OA能有效、合理地调配企业内部各项资源，减少手工操作误差，节约资源，让员工高效协同办公，让办公过程可视化，让管理层精准管控，从而提高企业办公管理效率和运行决策效能。

OA最早于50年代出现在西方的发达国家，80年代进入高速发展时期；而在国内则发展不均衡，分为四种情况：尚无联网办公、联网但止步个人办公、联网但协同有限、联网并建立科学的系统生态。不可否认，办公自动化的完善会对企业的管理和经营产生重要影响，推行办公自动化将是不可阻挡的浪潮。

办公自动化的实现自然借助OA系统。OA系统从20世纪70年代中期出现到发展至今日，已经成熟，更适应企业高效协作、简单易用、信息共享等需求。企业中常见的OA系统有请假管理系统、销售管理系统、绩效考核管理系统等，这些系统因为其所处理的事务繁杂庞大，涉及明确责任落实和利益分配，所以能迅速普及应用并受企业依赖。

对于企业日常运营中，企业同样离不开的快消品——办公用品的管理，目前仍有许多企业采用传统的手工记账模式。这种传统手工记账模式下，办公用品日常出入库和员工领用情况不明确、制度不完善、管理不规范，以上影响日积月累下来将给企业带来不必要的浪费和损耗。如何节能降耗、压缩成本，办公用品管理模式的改变也能助其一臂之力。

　1.1.2系统开发的目标

系统开发的目标是希望能提供一个办公用品管理系统，让员工在线上就能完成办公用品的领用申请，简化手工模式下的办理手续，把时间花在更有效益的工作上；管理员通过系统也能更快查找对应申请信息，提高业务处理速度，对库存管理做到心中有数，避免原有手工模式下清点库存的手忙脚乱。另外，系统是提供给企业内部使用的，应能归整到企业系统生态建设中，便于企业统一管理人员信息和权限分配。

　1.2设计开发的方法和工具的选择

本系统在需求分析和数据库设计阶段，使用Microsoft Office PowerPoint和PowerDesigner作为建模工具。Microsoft Office PowerPoint是微软公司旗下的一款热门软件，包容性强、素材丰富，能满足各种作图需求；PowerPoint则是一款集成多种标准数据建模技术的工具，提供系统分析与设计解决方案，功能强大，帮助用户更便捷快速地完成系统分析和设计。

系统实现阶段，以Windows系统为开发环境，使用Apache为服务器软件，静态界面采用HTML+CSS+JavaScript搭建，利用PHP语言和ThinkPHP框架进行动态网页开发，MySQL建立后台数据库。系统将使用WampServer服务器实现WAMP集成环境，能节省配置时间和减少繁琐的配置过程，提高开发速度。

　1.3论文的内容和结构安排

第1章绪论：分析办公用品管理信息系统开发的背景、目标，介绍开发方法、语言和工具。

第2章系统规划：提出系统功能开发的想法，完成系统初步需求分析和可行性分析。

第3章系统分析：对系统进行详细、全面的功能需求分析，完成建模。

第4章系统设计：基于对系统需求的分析，完善系统总体设计、数据库设计和界面设计。

第5章系统实现：利用所学知识和技能，实现设计好的系统功能。

第6章系统测试：测试系统实现功能，得出测试结果。

　第2章系统规划

　　2.1初步需求分析

（1）系统描述

目前，办公用品的领用申请和库存管理，在企业中普遍为手工模式，落后的管理模式不利于企业的成本管控。因此，开发使用一个办公用品管理信息系统有助于企业高效处理领用申请业务和管理办公用品。

（2）系统说明

①考虑到系统的适用范围和企业系统生态建设需要，为保证严谨性，用户账号应为分配获得，不能通过注册获得账号，即用户添加删改直接在数据库操作。

②申请单一旦提交成功，不允许企业员工修改和取消。只有办公用品领用处管理员能对申请单状态进行修改。

（3）系统角色

①确定角色：

企业员工（以下简称员工）、办公用品领用处管理员（以下简称管理员）

②记录抱怨和期望

如表2-1所示。

（4）任务模型及任务详细描述

达成角色目的应完成对应的任务和详细描述完成任务的步骤，如表2.1.2所示。

（5）总结

系统对象的属性及其状态或方法总结如表2-3所示。

表2-3总结表

　2.2系统主要功能及特点

1.办公用品的领用申请

办公用品的领用申请是本系统的主导业务，目的是保证企业员工在日常工作中不缺所需物资的同时，监控企业运营成本的投入。系统最主要的功能是实现员工申请领用办公用品数据的增删改查，应充分考虑信息安全和业务流畅，合理分配用户的使用权限。

针对需要申请领用办公用品的企业员工，系统为其提供填写和提交申请单的功能，员工则需提供基本个人基本信息以认证身份，完成申请和领用过程；员工能查看到自动的历史领用申请记录及状态。通过系统实现领用申请，将有效减少排队申请登记时间和咨询用品信息时间。

2.领用申请的处理

系统对办公用品领用处管理员角色提供的功能为申请单的查询和状态修改。查询申请单中又可分为查询全部申请单、查询某个员工所有领用申请单，以便提高领用申请处理效率。申请单状态修改则是在员工已领用所申请用品，或取消此次申请，或领用过程出现问题时，管理员可对申请单状态修改为已完成或取消，此功能保证了领用申请业务的完整性。

3.办公用品的信息管理

系统对管理员提供办公用品信息管理功能，包括办公用品信息查看、出入库造成的数据修改、种类删除和信息维护，保证了系统能完整运转，减少管理员理货、清点所需要耗费的时间和精力，提供库存管理的决策支持。

　2.3可行性分析

　　2.3.1经济可行性

该系统通过数据统计和分析，有助于管理员对办公用品库存及时、高效处理，有效降低企业细碎开支，包括纸质资源消耗等带来的成本浪费；同时能降低人力成本，提高人力资源利用率。系统投入使用成本主要为购买系统所需费用，以及运行载体（计算机）日常运行的电费。综合考虑，该系统经济方面可行。

　2.3.2技术可行性

该系统将通过B/S模式实现，用户无需下载，通过浏览器即可使用系统，适用于市面上目前普遍使用的操作系统。系统的维护可直接由开发者进行，更快速有效解决问题，因此技术方面可行。

　2.3.3操作可行性

该系统界面简洁，功能明确，一目了然。用户不管是企业员工还是办公用品领用处管理员，只需具备日常计算机基本操作知识，了解办公用品领用申请流程就能使用。使用该系统能令用户感受到系统友好，因此操作方面可行。

第3章系统分析

　　3.1功能分析

　　3.1.1系统参与者

企业员工、办公用品领用处管理员

3.1.2系统用例图

系统整体用例图，如图3-1所示。

图3-1系统用例图

　　3.1.3用例规约

（1）办公用品管理系统

办公用品管理系统用例规约如表3-1所示。

表3-1办公用品管理系统用例规约

（2）查看办公用品

查看办公用品用例规约如表3-2所示。

表3-2查询办公用品用例规约

（3）申请领用办公用品

申请领用办公用品用例规约如表3-3所示。

（4）获得申请单状态反馈

获得申请单状态反馈用例规约如表3-4所示。

表3-4获得申请单状态反馈用例规约

（5）查看申请单

查看申请单用例规约如表3-5所示。

表3-5查看申请单用例规约

（6）查看申请记录

查看申请记录用例规约如表3-6所示。

表3-6查看申请记录用例规约

（7）修改申请单状态

修改申请单状态用例规约如表3-7所示。

表3-7查看申请单状态用例规约

（8）定义用品

定义用品用例规约如表3-8所示。

表3-8定义用品用例规约

（9）修改用品

修改用品用例规约如表3-9所示。

表3-9修改用品用例规约

　3.2概念数据建模和对象关系建模

（1）员工与申请单的对象关系

员工与申请单的对象关系类图如图3-2所示。

图3-2员工与申请单对象关系类图

　　员工和申请单是一对多关系，一个员工可以提交多次申请产生多张申请单，但一张申请单只能对应一个员工。对应关系模型为：

员工（工号，密码，姓名，部门，联系方式）

申请单（单号，下单时间，申请单状态，员工工号）

（2）管理员与申请单的对象关系

管理员与申请单的对象关系类图如图3-3所示。

图3-3管理员与申请单的对象关系类图

　　管理员和申请单是多对多关系，一个管理员可以维护多张申请单，一张申请单也可以被多个管理员维护。对应关系模型为：

管理员（工号，密码，姓名，部门，联系方式）

申请单（单号，下单时间，申请单状态，管理员工号）

（3）办公用品与申请单的对象关系

办公用品与申请单的对象关系类图如图3-4所示。

　　图3-4办公用品与申请单的对象关系类图

办公用品和申请单是多对多关系，一种办公用品可以存在于多张申请单，一张申请单也可以有多种办公用品。对应关系模型为：

办公用品（用品编号，用品名称，所属类别，库存数量）

申请单（单号，下单时间，申请单状态，用品编号）

行项目（申请数量，申请总数）

（4）管理员与办公用品的对象关系

管理员与办公用品的对象关系类图如图3-5所示。

　　图3-5管理员与办公用品的对象关系类图

管理员与办公用品是多对多的关系，一个管理员可以修改多种办公用品的信息，一种办公用品也可以被多个管理员进行维护。对应关系模型为：

管理员（工号，密码，姓名，部门，联系方式）

办公用品（用品编号，用品名称，所属类别，库存数量，管理员工号）

（5）系统完整对象关系

系统完整的对象关系类图如图3-6所示。

　　图3-6系统对象关系类图

系统完整的对应关系模型为：

管理员（工号，密码，姓名，部门，联系方式）

员工（工号，密码，姓名，部门，联系方式）

办公用品（用品编号，用品名称，所属类别，库存数量）

行项目（申请数量，申请总数）

申请单（单号，下单时间，申请单状态，员工工号，用品编号，管理员工号）

其中，形同“工号”为主键，形同“员工工号”为外键，其余为普通属性。

　3.3动态建模

　　3.3.1顺序图

（1）员工/管理员登录顺序图，如图3-7所示。

　　图3-7员工/管理员登录顺序图

管理员和员工要登录系统，输入的账号和密码需验证是否与数据库中已存的信息吻合。吻合方可登录并使用系统。

（2）办公用品领用申请顺序图，如图3-8所示。

　　图3-8办公用品领用申请顺序图

员工端请求创建申请单，系统应先验证员工的登录信息，无误后创建申请单并获取员工信息。员工端请求写入申请用品信息，系统计算行项目数量并写入申请单，最后将申请单信息返回至员工端。

（3）领用申请处理顺序图，如图3-9所示。

　　图3-9领用申请处理顺序图

管理员端请求查看申请单信息，系统获取管理员信息后展示申请单详情。管理员端请求修改申请单信息，系统检测是否有更新，无误后更新申请单信息，并将更新后的状态结果返回至管理员端。

（4）办公用品管理顺序图，如图3-10所示。

　　图3-10办公用品管理顺序图

管理员端请求维护办公用品信息，系统获取管理员信息后，允许管理员写入办公用品信息。系统过检测信息是否合格，无误后更新办公用品信息，并将更新后的信息返回至管理员端。

（5）办公用品新增顺序图，如图3-11所示。

　　图3-11办公用品新增顺序图

管理员端请求新增办公用品，系统获取管理员信息。管理员填写新增办公用品信息，系统检测合格后，将办公用品信息写入数据库，并将新增的用品信息返回显示至管理员端。

　3.3.2通信图

（1）员工/管理员登录通信图，如图3-12所示。

　　图3-12员工/管理员登录通信图

（2）办公用品领用申请通信图，如图3-13所示。

　　图3-13办公用品领用申请通信图

（3）领用申请处理通信图，如图3-14所示。

　　图3-14领用申请处理通信图

（4）办公用品管理通信图，如图3-15所示。

　　图3-15办公用品管理通信图

（5）办公用品新增通信图，如图3-16所示。

　　图3-16办公用品新增通信图

　3.3.3系统分析类图

系统分析类图，如图3-17所示。

　　图3-17系统分析类图

　3.3.4活动图

申请管理活动图，如图3-18所示。

 

　　图3-18申请管理活动图

3.3.5状态图

appOrder申请单状态图，如图3-19所示。

　　图3-19 appOrder申请单状态图

　第4章系统设计

　　4.1总体设计

办公用品管理系统总体功能设计图，如图4-1所示。

　　图4-1总体设计功能图

4.2数据库设计

根据系统分析，得出实体与实体间的关系，形成数据库中表与表之间的联系。

员工信息表staff如表4-1所示。

管理员信息表admin如表4-2所示。

表4-2管理员信息表admin

办公用品信息表goods如表4-3所示。

表4-3办公用品信息表goods

申请单信息表appOrder如表4-4所示。

表4-4申请单信息表appOrder

　4.3 UI设计

遵循极简原则和用户友好原则，系统界面简洁明了，好上手、易操作。

图4-2员工登录界面

　　图4-3员工端用品展示界面

　　图4-4员工端填写申请界面

　　图4-5员工端申请记录界面

　　图4-6管理员登录界面

　　图4-7管理员端添加用品信息界面

　　图4-8管理员端用品展示界面

　　图4-9管理员端编辑用品信息界面

　　图4-10管理员端申请管理界面

　　第5章系统实现

　　5.1登录

员工端和管理员端登录功能实现的关键代码，分别如图5-1、图5-2所示。

图5-1员工端登录功能的关键代码

　　图5-2管理员端登录功能的关键代码

　　5.2申请领用办公用品

员工填写并提交申请单完成办公用品的领用申请，关键代码如图5-3所示。

图5-3申请单提交功能的关键代码

　　5.3员工端查看申请记录

系统向员工展示申请记录，关键代码如图5-4所示。

图5-4申请记录显示功能的关键代码

　　5.4申请单处理

管理员首先应能查看所有申请记录，关键代码如图5-5所示。

图5-5申请记录展示的关键代码

　　管理员对申请单的处理应包括删除申请单、修改申请单状态，关键代码如图5-6、图5-7所示。

图5-6申请单删除功能的关键代码

　　图5-7修改订单状态功能的关键代码

　　5.5查询某一员工所有申请记录

管理员根据员工工号可以查询到该员工的所有申请记录，关键代码如图5-8所示。

图5-8查询某员工所有申请记录功能的关键代码

　　5.6新增办公用品

管理员需填写办公用品的分类、名称、数量和上传图片完成用品的新增，关键代码如图5-9、图5-10、图5-11所示。

图5-9图片上传功能的关键代码

　　图5-10用品模型

　　图5-11新增用品实现的关键代码

　　5.7编辑用品信息

用品出入库时信息发生变化，此时管理员可查看所有用品并编辑用品信息。关键代码如图5-12、图5-13、图5-14所示。

　第6章系统测试

系统测试主要为测试系统功能是否有按预期需求实现，确保建立完整的系统，完善测试过程中出现的问题或漏洞。对比需求分析中罗列的功能和实际实现的功能，系统最后测试结果如表6-1所示。

表6-1系统测试表

　总结

选题办公用品管理信息系统的灵感来源于我实习期间，所在的实习公司。实习公司具备较完整的办公自动化系统，包括考勤管理系统、请假管理系统、印章借用系统等。当公司管理员将公司员工信息添加至数据库，员工就能凭借这有且唯一的账号登录公司所有办公自动化系统，高效处理业务、协同工作。

然而，在公司众多OA系统中，唯独办公用品的领用申请和库存管理还处于传统的手工模式。繁琐的领用申请手续不仅浪费员工的有效办公时间，清点库存和理货也需要办公用品管理员花费大量的时间和精力，并存在作假、谋蝇头小利的风险。这些无形中都增加公司的成本支出。

因此，我选择办公用品管理系统作为我的毕业设计，研究如何作为一个子系统融入如实习公司那样的系统生态圈中，提高企业办公效率和降低企业运营成本。

系统最终基本实现需求分析阶段提出的功能要求。在开发过程中，初步分析里设计了员工申请领用办公用品需加入购物车后才能创建和提交申请单的功能，但考虑到实际运用中，员工日常申请领用办公用品大部分为个人使用，加购后才能创建和提交申请单就显得繁琐了。因此将此功能简化为点击进入办公用品详情页后即可直接填写申请数量并提交。

此外，管理员端设置根据员工工号就能查询到该员工所有申请记录。之所以不设置单号查询，是因为在实际使用中，申请单数量受到公司员工人数或项目需求等的影响，而工号作为员工登录系统和各项内部业务使用的账户，比申请单单号更好记忆，凭借工号查询将大大提高领用处理效率。这些改进都很好地提高了用户体验度。

本次系统开发使用的开发语言是PHP，对我来说是一门新的语言，是一次新的挑战。本系统在学习使用的状态下开发，由于时间和技术有限，存在以下待优化的功能：员工能直接搜索想要的办公用品、管理员能直接搜索需修改的办公用品、系统能生成报表并能根据申请情况罗列员工工作中最需要的前5种办公用品等。

本系统的开发不会随毕业设计的结束而结束，其具备实际使用意义。未来我将继续学习和完成上述功能开发，完善各项指数，做出一个符合我研究初衷、能真正投入使用的系统。

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谢辞

毕业设计是大学生涯里最后一节课。毕业论文撰写至此，即意味着大学生涯即将结束。从系统选题、需求分析、功能实现，我不仅更深刻地理解并运用大学四年学习到的知识和养成的思维，而且在接触新知识的同时，促进提高了我的自学能力和理解能力。毕业设计的完成不应只是大学四年学习的一个阶段终止，更是提升自我新阶段的开始，因为在这过程中，既能看到自己的进步，也能发现自身的不足。

首先非常感谢我的导师，即使工作繁忙，仍不遗余力地对我耐心指导。在我迷茫时，指引我找到正确的研究方向；论文初稿和终稿都少不了高老师的批改和建议。有了老师的指引和陪伴，我才能在研究过程中少走弯路，也让我收获满满。

其次感谢论文评阅老师和答辩老师。感谢您们认真评阅，您们提出的意见和建议，将是我在毕业设计中得到的另一份最宝贵的收获，也将是我更上一层楼的垫脚石。

最后感谢同窗四年和帮助过我的同学们，以及包容了我们四年的北京理工大学珠海学院。同窗的时光匆匆而过，没有同学们的关爱和帮助，就没有值得怀念的大学生活。而包容了我们四年的北京理工大学珠海学院，也即将成为母校，感谢学校提供足够大的平台，让我遇见了更好的自己。

2020年是特别的一年，2020届毕业生也是特别的一届。新型冠状肺炎的爆发使得我们无法照常开学、开工，甚至最后也以线上答辩的方式结束四年学业。我们可能是唯一一届没有现场答辩，没有毕业照的毕业生，虽有遗憾，但也因此特别的让我们此生难忘。由衷祝福我们前程似锦，做对社会对国家有贡献的人；祝福母校日益生辉，桃李满天下，成为越来越多学子的求学圣地！