哥顿餐饮采购环节内部控制

摘 要

随着粤港澳大湾区的发展，东莞餐饮行业快速发展，餐饮公司增长迅猛。然而近年来所出现的餐饮公司内部腐败和xx现象层出不穷，餐饮企业内部控制成为了人们最为关注的问题，也是东莞餐饮企业努力和严格把关的问题。本论文通过研究哥顿餐饮有限公司（以下简称哥顿公司）内部采购环节控制现状，发现该公司采购环节内部控制存在的问题，例如在运营的过程中出现职权分配不均，存在私人挪用情况；货币资金内部控制风险评价不准确；职务消费存在漏洞，货币资金管理混乱；缺乏内部审核采购信息；采购资金管理机制不完善等问题。并探讨解决餐饮企业采购环节内部控制实际问题的解决方案，这样可以对采购环节进行管理，达到餐饮企业在重视采购环节内部控制方面的目的，进而推动大湾区食品健康事业的发展，保障大湾区人民饮食健康。

关键词：哥顿公司 采购环节 内部控制

一、引言

在任何企业经营发展过程中，做好内部控制都是确保企业能够稳健发展的重要保障，而在内部控制各个环节中，采购环节内部控制又是其中重要方面，尤其是食品企业，其产品直接关乎人们身体健康，如果不在采购环节做好严格的把控，将会直接影响到生产产品的安全性。食品生产企业采购过程中还是经常可见一些内部控制问题，这些问题如果得不到及时、有效的重视和解决，再加上随着市场经济快速发展所带来的一系列不确定因素的增加，将会使得食品企业的风险积聚程度不断加重，从而给企业生存发展带来直接的负面影响。所以对采购环节进行管理，达到食品生产企业在重视采购环节内部控制方面的目的。

内部控制是企业经营管理活动的重要组成部分，在实现企业经营目标的过程中起着重要作用。企业在取得发展机遇的同时，各种潜在的风险也逐步凸显，因内部控制缺失或失效引发的卷款潜逃、xx舞弊、经营失败、破产倒闭、资产流失等情况时有发生。本论文研究分析的主要问题是企业采购环节内部控制所存在的问题，并进一步研究内部控制制度的完善，论述了企业应对建立好完善的内部控制制度，加强管理，保障企业财产安全从而给企业生存发展带来直接的正面作用。强调食品生产企业应当清楚认识到目前在采购环节内部控制方面存在的主要问题，并积极寻找措施加以解决，对公司发展具有重要的意义。

二、采购环节内部控制的概念

（一）采购环节

采购环节是指食品生产企业为了满足食品生产的需要，对食品生产器械，食品生产原料，以及食品生产的其他必须用品的批量购买。其中食品采购环节流程包括，食品生产部门请购，制订采购计划，寻找相关食材、器材供货商，通过食品生产企业人员与供货商询价、比价、议价等商务谈判，实现食品采购洽谈，并且签订相关合同协议，经过供货商送货，食品生产企业收货验货，并完成相关会计记录。以生产蛋糕的食品生产企业采购鸡蛋为例，生产部门在生产蛋糕时预计原料鸡蛋在未来无法满足生产需要，向食品采购部门提出请购，并提交相关采购计划。食品采购部门寻找鸡蛋多个供货渠道，通过对比鸡蛋的质量，供货商的价格，服务等资质，确定目标供货商，与供货商进行商务谈判，实现商务签单，供货商送货，食品生产企业验收鸡蛋的质量数量后做好相关会计记录后，完成鸡蛋采购环节。采购环节是企业生产的重点，对企业产品质量，企业生产成本，生产效率，企业声誉等具有重要意义。

（二）采购环节的内部控制

采购环节的内部控制是对采购环节内部流程的控制，包括对采购计划的控制，采购成本的控制，对验收质量的控制，对采购资金的控制以及记录。其中采购环节内部控制的重中之重是对采购环节的成本控制，对于一个食品生产企业，开源节流，提高资金利用率等起到至关重要的意义。从食品生产企业的运营来看，食品采购的内部成本控制主要集中在仓储采购，每日采购，以及临时紧急采购三个方面。采购环节的内部控制有利于减少企业经济负担，增加企业的利润，拓展企业业务空间，进而推动食品企业可持续性发展，实现企业盈收。对于社会而言，采购环节的内部控制利于企业发展的时给社会带来一系列变化，使社会资本更多流入食品产业，促进食品生产产业的壮大。其次更多的创业者投身食品生产事业，从多个维度，开发食品产业，进而深耕食品生产领域，使整个食品产业链条越来越成熟，进而提高食品质量安全，有利于建设食品健康安全中国，提升国民饮食生活水平，使国民生活绿色健康的社会环境中。

三、哥顿公司采购环节内部控制现状

哥顿公司在2002年成立，公司地址位于东莞市万江坝头工业区，主要集礼品蛋糕，传统糕点，婚庆糕点的生产，新式糕点开发的食品生产企业，公司自开创以来，为社会创造800个以上岗位，现有员工1000 人，企业资产达700万，本着“品质第一、服务优先”的经营理念，发扬求真务实的开拓精神。在注重传统手工工艺上，严格生产新鲜糕点。公司各类食品加工设备齐全。近年来，公司完成了数百项婚庆糕点定制生产服务、传统糕点制作以及传统糕点文化传播与弘扬活动。以优良的制作工艺、高品质、高性价比、完善服务体系取得了良好的经济和社会效益。让客户物有所值，生产良品率98%以上，保持在行业质量评比中领先地位，顾客满意度达到98%。年营业额超过1000万元。

（一）采购资金构成

哥顿公司2019年总资金支出为500万同比增长3%，其中企业资金支出集中在采购设备支出，食品原料采购资金支出，零部件采购费用支出以及其他使用费用。其中食品采购金额占比最大，其在企业总金额支出中占到了65%，哥顿公司的采购资金总额达350万。以2019年哥顿公司年度采购资料显示，食品采购占比65%，机械采购占比25%，零部件采购占据5%，其他采购占比5%。如图1所示。

　　图1 哥顿公司采购结构图（数据来源：哥顿公司官网）

　　食品采购是指一定时期内通过大批量购买，放置仓库，并在一定保质时间内将仓储食材使用完毕的采购，比如糖，面粉，以及食品包装。据公司月度采购记录显示糖的仓储采购额是3万，面粉的仓储采购额为2万元。由于仓储受到环境的影响，因此采购数量以及采购金额变化较大。并且一些食品原材料的保质时间短，需要短期采购，比如鸡蛋，牛奶等，这些东西因为保质时间短，需要公司按照一定时间，控制一定量进行采购。

设备采购包括哥顿公司在日常经营中所需要的烘培设备、蛋清搅拌器以及一些便于工作的操作工具等，包括公司日常工作的烤箱、烤炉、烘烤机以及打蛋器等机械设备。

零部件采购包括了包装纸采购、装饰物采购以及工作手套，这些东西都是公司日常经营中所需要的零碎物品，用于辅助生产以及辅助销售的作用。

（二）采购资金的数额分配

采购资金的构成主要来源于采购流程所产生的资金投入，是对采购计划的实际反映。其中采购流程包括，食品生产部门请购，制订采购计划，寻找相关食材，器材供货商，通过食品生产企业人员与供货商询价，比价议价等商务谈判，实现食品采购洽谈，并且签订相关合同协议，经过供货商送货，食品生产企业收货验货，并完成相关会计记录。而其中采购资金投入最大的是洽谈订单，其次是差旅投入，分别占比70%和17%。以哥顿公司采购一批面粉为例，生产部门在生产蛋糕时预计原料面粉在未来无法满足生产需要，向食品采购部门提出请购，并提交相关采购计划，相关会计支出为5元。食品采购部门寻找面粉多个供货渠道，相关会计支出为200元，通过对比面粉的质量，供货商的价格，服务等资质，确定目标供货商，与供货商进行商务谈判，实现商务签单，以一批2吨的精细面粉订单，相关会计支出为5500元，供货商送货，食品生产企业验收面粉的质量数量后做好相关会计记录后，完成面粉采购环节。

表1 哥顿公司主要糕点原材料需求量与成本

由表1可以看出，哥顿公司在食品采购上所需要的资金消耗是巨大的，制定采购计划是指在生产部门内部对各个生产环节的所需物资进行调查，确定未来生产计划所需物资数量，并列出相关采购清单。可以明确食品采购上的资金消耗。

哥顿公司在机械设备采购方面，每年共计花费200万元用于更新器材，例如更换大型的烘培机器，或者引进更加先进的食品加工机械，以公司2019年进购的酿奶加热器，每台采购价格5万元，公司以十台为标准，共计耗费采购金额50万元。

（三）采购环节的内部控制制度方法

哥顿公司采购环节内部控制的方式为拥有自己完整的供应链系统，有自己对应的供应商，数据显示哥顿公司在东莞糕点原材料材料供应商有5家，其中具有代表性的有东莞市溢贯食品有限公司，东莞美事食品有限公司，东莞市亚马粮油食品有限公司。这三家公司提供给哥顿公司8种以上糕点原料，三大公司所提供的糕点原料都有着价格优廉、保质时间长的特点。而哥顿公司糕点原料的供应商均有两家以上，其中具有代表性的有东莞盈丰米面制品厂，东莞市东俊食品厂。哥顿公司之所以与多家供应商合作，一方面可以保障自身日常的供给量，材料供应价格稳定，可以不受单方面糕点原料价格上涨的牵制。

表2 哥顿公司供货商材料价格

另一方面，多家供应商会处于竞争地位，相互之间会时常进行价格与品质的较量。多方面的推出优惠来争取哥顿公司的收购次数，同时还会保证糕点原料的质量与安全，防止被哥顿公司质检出试剂药品不合格而失去供应资格。采购环节内部控制，使得哥顿公司可以用较为低的资金采购到品质好的糕点原料。

四、哥顿公司采购环节内部控制存在的问题

（一）职权分配不均，存在私人利用资金的情况

职位，权力，利益，资金的关系处理是一门艺术，处理得好促进企业发展，企业活力倍增，如果处理不好会导致员工以权谋私，为了个人利益，侵蚀企业资金，给企业带来损失。对于企业职权分配不均问题有可能诱发私人利用资金的情况。企业内部在最初设置职位以及所赋予的权力不当，存在某些职位权力过大，可以越位管理，通过权力谋取个人利益的情况。哥顿公司上下沟通不顺畅，会带来以权谋私的情况，给企业内部带来腐败，使得企业资料使用混乱，给企业资金管理带来困难，进而损害企业利益。例如哥顿公司在2015年出现企业高管xx现象，由公司的主要领导，利用职务出差报销的制度，与公司会计人员进行非法合作，共计报销资金40万元，这充分说明哥顿公司管理组织结构缺乏条理，责权混乱，企业高层管理者，容易受到眼前利益影响，利用企业资金，为自己谋取利益，更可恶的是利用其在财会管理的位置使其资金使用变得合法化，找不到漏洞，最后在企业年末审计报告中出现指标差异大，才找出该侵蚀企业资金的管理人员，数据显示其私自挪用企业资金高达40万元。这种损失给企业资金管理带来警示，要求企业处理好职权，资金的关系，防止私人利用资金的情况。

（二）货币资金内部控制风险评价不准确

货币资金内部控制风险评价是指货币资金作为企业库存现金，银行存款和其他货币资金在内的企业资产使用前受到企业内部风险评价体系的风险评价。风险评价数据对于企业做决策具有重要意义，可以降低企业高风险行为，但是一旦风险评价不准确，会使企业潜在风险增大，特别是采购环节。哥顿公司采购环节的货币资金内部控制风险评价不准确受到以下几个方面影响。一是采购计划的制订，二是采购环节对采购信息和采购行为的监督，三是验收货物后，企业生产的影响程度的数据分析。在采购计划制定中，采购预算区间的不准确，导致企业采购支出过多，使得企业资金分配不合理，资金周转不顺畅，一旦出现资金链断裂，企业会陷入困境。例如哥顿公司在2016年，公司决定生产脏脏包，在采购环节没有做好风险控制，采购预算过大，巧克力溶酱采购量超过实际量200%。验收物料后投入生产中对数据收集不准确，影响未来采购计划，也是风险危害巨大，导致囤积过多原材料影响品质，或者无法满足订单的生产，及时交货。这都是给企业经营带来损失和风险的。

（三）职务消费存在漏洞，货币资金管理混乱

哥顿公司发展需要内部齐心协力，一旦出现腐败，职务消费不合理，就会导致企业资金管理混乱，企业管理潜在风险增加，如果不及时控制，反腐倡廉，及时除去企业毒瘤，遏制xx行为，会极大危害企业发展，败坏企业风气，使企业内部结构腐化，无法继续发展。其中哥顿公司职务消费不合理都出现在以下几个方面，公车配备及使用，通讯，业务招待，差旅，培训等，特别是在培训和业务招待方面存在的漏洞比较多，在培训方面招聘培训老师的标准，教材的标准，以及相关食宿方面的标准都难以衡量，导致培训时企业花了大价钱得到了不理想的培训，其所在利益被部分人夺取。在业务招待方面带来的不良影响更多，相关采购人员报了较高的业务招待费，却没有利用好招待费，使相关客户，供货商因招待不周，不与公司合作，其带来的损失更是严重的，既有资金上的损失，又有客户上的损失，甚至是企业信誉上的损失，这都是无法用价值去衡量的。由于职务消费与个人消费的界限模糊，许多人以权谋私，在职务消费上谋取个人利益。因此哥顿公司必须重视。

（四）缺乏内审部门核查采购信息

内审部门属于企业内部的监督机构，对于采购资金的使用和流向进行跟踪，保障企业采购资金的合理使用，以及采购资金的合理配置。但是哥顿公司缺乏内审机构的内部对采购资金的监督，会导致采购环节资金记录的缺位，相关采购计划合理性推断不准确，无法确定相关采购预算区间，使得企业采购物料支出不合理，无形增加企业采购成本，给企业带来损失。与此同时内审部门也是防控采购风险的保障，缺乏内审机构的内部监督审核工作，会导致企业在采购物料时存在风险，导致采购环节成本增加，风险增大，相关财务数据不准确带来损失数据分析失误，使得采购过多物料，或者过少物料，影响企业生产，甚至使企业不能按时交货或者出现库存过大带来的巨额损失，这都是内审部门对审核不到位所隐藏的风险。哥顿公司其余部门工作良好，但是缺少内审部门的监督，导致在采购资料出现偏差，采购资金管理缺位，在“双十一，双十二”期间，销售量过度超标，使企业无法及时安排生产，延期发货，导致企业违约，由此企业损失惨重，其企业声誉受到极大影响。

（五）采购资金管理机制不完善

哥顿公司采购资金管理机制不完善不利于企业对于采购资金的合理管控，不利于控制现金流量和流向，更不利于企业总成本的管控。采购资金管理机制不完善主要包括以下两个方面，采购计划的资金管控以及会计记录的管控。首先采购计划制定时，生产部门提交的采购数量后，采购部门需要做好预算管理工作，对采购计划资金做好预算统计，在采购资金管理机制不完善时，期间采购部门可以扩大预算区间，在采购时获得利益，从而导致财务预算增加，企业采购资金管理成本增加。哥顿公司采购业务员前期采购预算扩大资金流出，从中谋取个人利益，在长期对采购资金的蚕食，给企业带来了超过50万的损失。其次，在会计记录中对采购资金控制不当带来损失。对于采购员报销凭证的记录，会计人员记录假账，使得采购资金出现虚高的情况，从而导致采购资金流出大，采购成本虚高。例如哥顿公司在采购资金管理不完善，监控不力，财会人员制作的采购资料流动记录偏高，谋取企业资金，三个年内给企业带来40万的采购资金损失。

五、哥顿公司采购环节内部控制问题的解决对策

（一）优化企业法人结构，明确权责分配

哥顿公司要解决钱，权，职位的关系，要从企业内部结构出发，优化企业法人结构，明确责权分配，才能防止企业内部职权分配不当，私自挪用资金的情况。在优化企业法人结构方面，重视权力的制衡，与此同时哥顿公司在制度体系进行管理和监督。实行执行和监督分离的措施，哥顿公司监事会履行企业监督职能，定期检查公司财务状况，检查公司高层管理是否违反法律，公司章程制度，是否私人利用公司资金等，定期检查公司劳动工资计划，职工福利待遇是否受到侵害等，高层管理有经理组成经营班子，定期接受监事会的监督，依法依制度，合理组织公司日常经营活动。而审计部门通过以上分权的方式使职权分明，与此同时收到监事会的监督，一旦出现违规行为，及时予以纠正，甚至依法严格处置，由此维护组织内部职权有条理，有序，透明化运转，减少企业资金被私自挪用的情况发生，保证了企业资金稳定，促进企业运营管理高效，平稳。

　　图2 哥顿公司内控管理图

　　（二）强化风险控制管理

强化风险管理是降低风险的有效办法，其根本要求是信息收集处理的准确性。通过保证信息的准确性，减少误判带来了风险。哥顿公司可以通过以下两个方面保证采购信息的准确性，一是企业内部审计监督制度，通过制度的硬性要求强化员工行为，要求员工对信息负责，严格审批采购环节信息资源，确保数据信息的准确性。比如对于采购计划，审查需要重视采购预算区间是否合理，是否符合生产要求，是否符合糕点原料市场价格，是否存在虚高情况，其他开支是否满足采购人员的出行需求等。企业内部审计部门做到事事有着落，事事有记录，记录必须精确，才能降低企业采购风险，保证企业正常运行。二是企业采购信息平台建设，公开数据，透明化管理，使得企业内部避免猫腻行为，彻底打消某些员工谋私的念头，由此保证数据的准确性。通过信息化手段处理保证数据的准确性，进而是采购决策安全性更好，更加合理。

（三）利用信息平台实现采购资源信息共享

处理职务消费不合理，带来资金管理混乱的问题，哥顿公司应该从企业信息平台方面入手解决。及时优化企业内部资金使用情况，减少资金乱用以及资金管理上的难度。利用企业信息平台实现采购资源信息共享，在采购管理层面以及降低成本方面都是具有很大优势。首先在采购管理层面可以将采购环节透明化，公开化，使得采购环节信息数据化，将在平台共享，受到企业各方监督。与此同时，在责任归属问题上，减少踢皮球现象，对于责任，权力权限，职务消费范围，场所等进行规定公开，极大程度减少资金乱用的现象，也可以对使用情况进行有效监控，有效防止资金多用，挪用，使用不当。在降低成本方面则是通过流程的优化设计，提高效率，降低成本。透明化管理，切实管控好资金，降低成本。对于采购环节而言则是对采购物料，糕点原材料的实时把控，采购回来的质量有保障，采购回来的物料可以被及时安排到生产线，不耽误生产，按时交货。做到不过度增加库存，不影响产量。这就是采购资源信息化共享的优势所在。

　　图3 哥顿公司信息共享系统

　　（四）建立完善的内审部门

哥顿公司应该建立企业内部审计机构对企业内部事物进行审查监督，特别是对影响食品生产企业的采购环节进行有效审计监督十分有必要。一是可以降低企业管理风险，使得企业采购影响生产交货的风险得到有效管控。二是发挥其监督职能，审计职能，对采购环节的流程管理，采购环节产生的采购计划资料，采购环节的资金使用情况，采购环节的资金流动都进行监督核实审查，保证食品采购环节公平公正公开，保证了采购的质量，使得采购环节责任可追溯。降低企业管理成本以及采购成本。因此，食品生产企业在建立内审机构时加大对采购环节的审查，审查采购环节计划是否符合实际，采购预算是否符合市场水平，人员费用支出以及相关凭证报销是否真实合理，采购物资的质量是否符合生产标准，对生产是否产生影响等，通过对以上一系列采购环节的标准进行审查，人员操作进行审查，相关采购记录进行审查，由此保证采购环节的畅通性，高效性，真实性，降低企业采购风险，以及采购成本，提升企业的盈利空间，扩大企业的品牌效益。

（五）加强采购资金的管理

哥顿公司采购资金管理机制对于企业控制采购资金流量和流向，降低企业采购成本，对充分提高采购资金的使用效率具有重要意义。因此对于采购资金管理机制不完善的问题，需要从人入手，从奖励机制入手，从惩戒机制入手。首先在采购人员以及会计要做好相关的记录调查，对其职业道德，职业素养，相关行为做好记录和考察，防止出现因为人员道德败坏给企业带来采购资金的损失。其次通过激励体制保证采购人员以及财会人员的廉洁自律，对于做好适当预算管理，与实际预算管理区间相接近的采购人员进行奖励激发其工作积极性。与此同时对财会记录人员也采取激励措施，严格考核其工作，对于表现良好，无假账，记录核算准确有条理的人员进行嘉奖，进而杜绝员工职业道德败坏的现象出现。最后通过严厉的惩戒措施为采购资金的管理使用提供保障，提高与采购环节相关人员的犯错成本，对于私吞企业采购资料，导致企业损失的人员进行问责，并追究其法律责任，要求追回企业损失。通过以上三个措施建立起企业的采购资金管理机制，保证企业的采购资金有制度可依，采购资金使用有规范。

六、总结

综上所述，哥顿公司在采购环节中，由于采购环节上管理不当，导致了近年来由高层管理员以及业务员私自在采购环节牟取不当资金，导致了企业财务的亏损。通过对公司内部控制问题的提出，可以发现在现代企业管理中内部控制发挥着重要作用，通过有效的内部控制，能够对企业管理进行规范，提升企业的经济效益。对于哥顿公司而言，采购环节的内部控制不仅包括了对采购人员以及企业高管的行为控制，还包括了对原材料数量控制，若企业能够对原材料采购的细节进行严格把控，对公司内部人员的行为进行制度管控，则企业后续的经济发展就有了准确的方向。基于此，企业应该高度重视采购环节的内部控制。

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哥顿餐饮采购环节内部控制

价格 ¥5.50 发布时间 2023年3月16日

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