一、机构设置
自治县人民XX办公室下设第一至第五秘书科5个职能科室（财务室及车队另外单列），即第一至第五秘书科。自治县法制局对外独立，对内则列入XX办秘书科工作范围。5个职能科室（含县法制局）职责如下：
（一）第一秘书科
在办公室主任和分管副主任领导下，具体负责县人民XX办公室的日常文电、事务处理。主要职责：
1.负责上下级文电的收发、登记、分办、呈送；XX及办公室公文的缮印、校对、分发和文书档案、印鉴、信函、通讯等管理及保密工作；承办XX副科级以上行政事业单位印鉴刻制的审核、备案，办理干部工作证、介绍信。
2.负责督促检查XX各部门和各乡镇人民XX对县XX会议决定事项及县长、副县长、办公室主任重要指示的执行情况，并向XX领导报告；根据XX领导指示，组织有关调查研究，及时反映情况，提出建议；办理人大议案、意见和建议，政协提案以及有关的文电等。
3.负责县人民XX办公室日常值班工作，及时向领导报告重要情况，并协助处理各部门和各乡镇XX向县XX反映的问题；负责县人民XX办公室考勤工作，掌握所有人员工作去向。
4.负责XX政务信息和信息化工作。做好县内外重要信息收集整理、信息的编报、处理和反馈工作；XX网站的运行维护、管理；做好办公室办公自动化建设规划、软件开发、设备管理及人员培训等工作。
5.负责办理县人民XX办公室的人事管理、出国人员政审、离退休干部管理和办公室党务、精神文明建设、计划生育等工作；负责办公室工、青、妇等群团组织的管理工作;负责XX及办公室的会务、接待、收发及会议室的勤杂工作。完成领导交办的其他专项工作。
（二）第二秘书科
在办公室主任领导下，联系县长工作，对全县的经济、社会发展等重大问题进行调查研究，提出决策参考建议，负责起草和整理县长讲话稿、调研报告和各种综合性文稿；处理和督办县长文电、信函、批示；负责县人民XX及其办公室综合性文件和工作报告、总结、汇报的起草、审修；XX大事记的撰编；县人民XX常务会议、县长办公会议、综合性会议的记录和会议纪要的整理编撰;协助做好县长政务活动安排和有关信息报送、工作联系；办理编制、财政、审计、监察、武装委员会等方面的文电和督查工作。
（三）第三秘书科
在办公室主任和分管副主任领导下，负责对应副县长的政务活动安排和分管方面信息报送、调查研究等有关工作；起草和整理对应副县长的讲话稿、调研报告和各种综合性文稿；处理和督办对应副县长的文电、信函、指示；承担对应副县长召集会议的组织、记录、编拟会议纪要及有关决定事项的督办落实工作；办理财政、审计、发展和改革、扶贫开发、统计、物价、房改、招商引资、人事劳动和社会保障、土地管理、交通、城建、民政、档案、移民、地方志、政务公开、行政服务中心、纠风、市场服务中心、机关事务管理、残联、老龄、一会一部、工业园区、工商、国税、地税、金融、保险、公路等方面的文电和督查工作。
（四）第四秘书科
在办公室主任和分管副主任领导下，负责对应副县长的政务活动安排和分管方面信息报送、调查研究等有关工作；起草和整理对应副县长的讲话稿、调研报告和各种综合性文稿；处理和督办对应副县长的文电、信函、指示；承担对应副县长召集会议的组织、记录、编拟会议纪要及有关决定事项的督办落实工作；办理经贸、矿山开发与管理、安全生产、XX法制、公安、司法、国家安全、调处、信访、经茂留守处、环境保护、中小企业、地震、供电、邮政、通信、质量技术监督、石油、盐务、无线电等方面的文电和督查工作。
在分管副县长和办公室主任、副主任的领导下，负责审查、修改XX各部门起草的以县人民XX名义行文或由县人民XX批转印发的规范性文件；审查XX有关部门以县人民XX名义起草的行政处理决定稿；协调XX各部门之间在行政执法中的矛盾和争议；参与或组织检查重要法律、行政法规的执行情况，提出改善行政执法的建议；承办县人民XX管辖的行政复议、行政赔偿案件，代理XX出庭应诉。
（五）第五秘书科
在办公室主任和分管副办公室主任领导下，负责对应副县长的政务活动安排和分管方面信息报送、调查研究等有关工作；起草和整理对应副县长的讲话稿、调研报告和各种综合性文稿；处理和督办对应副县长的文电、信函、指示；承担对应副县长召集会议的组织、记录、编拟会议纪要及有关决定事项的督办落实工作；办理农业（含农经、糖业、水果等部门）、林业、水利、粮食、畜牧水产、农机、供销、民族事务、语委、宗教、侨务、对台事务、气象、烟草、自然保护区、教育、人口和计划生育、文化体育、卫生、广播电视、科技、科协、旅游、外事、接待、新闻出版、工商联、食品药品监督管理等方面的文电和督查工作。
二、本单位文书部门工作组织分配方式
（一）职责范围
1.负责机械单位各种公文的收发、登记、传递、催办、保管、立卷、归档及销毁等工作；
2.负责机械单位文书档案的提供使用；
3.负责对各部室、单位文书的形成、积累和归档工作进行监督、检查与指导；
4.负责机械单位印章、领导名章及权属各单位印章的保管与使用；
5.负责机械单位及单位印章、经济专章、经济合同专章、质量检验专章等须公安机关备案的印章的登记、启用、作废、回收及销毁；
6.负责介绍信的管理并开据公务便函；
7.负责机械单位公务接待及文字打印；
8.负责各种电话通知的登记、上传下达及相关事宜的处理；
9.负责全单位的保密管理工作，指导、监督、检查各部门的保密工作；
10.负责采购、管理、发放机械单位的日常办公用品、低值易耗品，及单位的劳保用品；
11.负责全单位内各类人员公务名片的印制、审核工作；
12.负责机械单位接待室、会议室的使用安排及管理工作，并下达会议通知等；
13.负责领导办公室的整理、清扫等工作；
14.负责完成领导交办的其它工作。
（二）、权限与管理接口
1.权限
（1）对不符合程序规定的公文借阅、用印、开据介绍信、通知等有权拒绝；
（2）有权根据单位领导的意见接待客人；
（3）对各部室、单位的文书工作有指导、检查、考核权；
（4）对各部室、单位的保密工作有指导、监督、检查、考核权；
（5）有与本岗职责范围相对应的其它权利。
2.管理接口
（1）本岗位受党委会办公室主任领导；
（2）文书离岗时，由党委会办公室主任指定专人代行其职责；
三、本机关文书部门收发文的处理：
（一）文书分类
1.机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定第八章规定办理。
2.A类：凡关系重大，足以影响单位权益的文书，应呈领导核阅后始得分文办理。
3.B类：一般文书及经常性业务往来文书。
4.C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
5.其他类：与单位业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。
（二）收发文登记单
1.第一联为收（发）文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
2.第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。
3.第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。
4.第四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
5.第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。
（三）收文
1.登记、分文
=来文由收发人员拆封后，于“收（发）文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后，送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门，再由收发人员分发。
2.文件的分送
收发人员分发文件，应留存“收（发）文登记单”第一联，依收文编号之流水号码装订之。其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限，记入“收（发）文登记单”第二、三、四、五联，第二联于当天签收后，夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员，由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用。
3.文件交办
经办部门主管将文件批交办理时，应将经办人姓名记入“收（发）文登记单”第三、四、五联，留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导，第四、五联连同文件交经办人办理。
4.文件处理
（1）经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。
（2）经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收（发）文登记单”第四、五联记要联记要栏（如不敷使用时，得以“文书签办单”补充，签办单随同“收（发）文登记单”第五联流程处理），并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文（复文时需附复文稿）经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员。经办部门主管于文件判行后，将“收（发）文登记单”第三联抽出销案。
（3）收发人员收到办妥的来文及“收（发）文登记单”第四、五联
①如无需复文者，依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联，抽出原留存的第二联销案，并将第五联同文件归档，将第四联退还经办人。
②如需复文者，将复文及复文搞送请监印人员用印后，复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后，第五联连同来文、复文稿、复文底本归档，并抽出原留存的第二联销案（如需待复者，则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催），再将第四联退还经办人。经办部门如业务需要，可以复文底本留存。
（4）来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等，经办部门经办人于接到来文时，应即缴交出纳部门签收不应随文传递。
（四）主动发文
1.拟稿、登记
经办人以公文稿笺拟妥文稿，检附“收（发）文登记单”一式五联，填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏，呈部门主管会核稿人员经判行，送收发人员编号，转打字、校对后，送交文书管理部门收发人员。
2.发文处理
收发人员收到发文文件、原稿“收（发）文登记单”（一式五联），即将发文文件及原稿送请监印人员用印。文件封发投邮后，登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件，第二、三联即予销案，如须待复者，第二联由收发人员暂存，第三联送经办部门主管，均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号，将档号及销案日期填记于第一联后，第四联交还经办人存查，第五联连同发文原稿、底本归档。
（五）外界复文的处理
收发人员及文书经办部门收到外界复文，除按收文程序处理外，收发人员应抽出原发文的第二联销案，将销案日期转记原发文的第一联，并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联，经办部门接到复文时，主管应抽出原发文的第三联销案，经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号。
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