Excel在应收账款管理中的应用——以江苏皓盘软件科技有限公司为

　　随着社会主义市场经济的不断发展和商业信用的进一步推广，收账款作为一种信用手段和营销策略，能够提高企业的竞争能力,增加销售量,扩大市场占有份额,从而促进企业利润增长。但是应收账款的存在是企业的一把“双刃剑”，企业一方面运用信用政策来扩大销售，增加营业利润；另一方面，由此产生的呆，坏账的增多，如果长期得不到改善，会使企业的资金流逐渐枯竭，蒙受严重的财务损失，甚至会危及企业的生存和发展。企业能够稳定的发展，不但离不开建立系统、清晰的流动资金管理方针，还需要会计核算软件及相关软件辅助核算。Excel可以进行相当繁琐的数学运算和逻辑运算，使用Excel函数可以操作简单并且可以得到准确的计算结果。

　　21世纪，伴随着信息时代的到来，Excel已经运用到各个行业。Excel由于其强大而丰富的功能，在日常生活中和工作中应用越来越广泛。Excel能解决大多数的数据处理问题，从琐碎的数据整理到复杂的数据统计、分析，Excel都可以手到擒来。

　　Excel操作简单，对于一般的管理人员需要时，学起来也比较方便，已经成为会计工作人员必不可少的技能，使得会计工作的效率大大提高。应收账款管理是企业一项非常重要的工作，以往的手工管理方式使工作非常复杂繁重。通过对应收账款管理过程的总结，可以利用Excel快速高效地完成工作，缩短工作流程，简化工作步骤。

　　本文共分为五个章节，第一章是论文的研究背景、意义和结构；第二章是Excel的相关理论知识；第三章是应收账款管理的概念；第四章是江苏皓盘公司简介及Excel软件的应用现状；第五章是Excel在应收账款管理中的应用；第六章是总结与展望。

　　微软Excel是微软公司的办公软件，是微软办公软件的重要组成部分之一。微软Excel是由微软编写并运行，作为Windows和苹果的微软操作系统。Microsoft Excel是微软公司办公软件的组成部分之一，操作系统Excel计算机的编写和传输是Microsoft办公套件软件的重要组成部分。它可以处理各种数据、统计分析和辅助决策操作，广泛应用于管理、统计、金融等领域。改进后的Excel2018功能区使操作更加直观方便，实现了质的飞跃。

　　Excel可以帮助用户通过Web实现协作和信息共享，可以对数据进行广泛的分析，使新Excel的管理和使用更加方便。Excel可以解决各种复杂的数据问题，它从烦琐的数据整理到大量的数据运算再到统计与分析，Excel都毫不逊色。Excel能解决许多的数据处理问题，从琐碎的数据整理到复杂的数据统计与分析。

　　函数的使用大大的提高了生产经营工作效率并减少了手工计算的失误与繁杂，所以企业经常使用各种函数来处理会计工作之中一些复杂的数据。Excel包括日期与时间函数、财务函数、文本函数、查找和引用函数、统计函数、数学和三角函数等。函数输入方法是直接点击右边单元格编辑栏的‘公式’，然后右击前面的‘插入函数’，在出现的对话框中选择自己需要的函数即可。常用函数介绍如下：

　　IF函数：按规定条件确定其“真”、“假”，根据逻辑计算其真假值，从而返回相应内容。

　　ROUND函数：通常用于四舍五入指定的数字和值。

　　SUM函数：返回单元格区域中所有数字的总和。

　　SUMIF函数：使用它可以对区域（工作表上的两个或者多个单元格。区域中的单元格可以相邻或不相邻）中符合指定条件的单元格求和。

　　COUNT函数：计算包含数字的单元格以及参数列表中数字的个数。使用函数COUNT可以获取区域或数字字段的输入项的个数。

　　COUNTIF函数：对指定区域中符合指定条件的单元格计数的一个函数。

　　AND函数：所有参数的逻辑值为真的时，返回TRUE；只要有一个参数的逻辑值为假，即返回FALSE。

　　2.3.1分类汇总数据

　　Excel的分类和总结是在工作表中的基本数据进行管理之后，然后使数据达到合理明确的基础上，并使用Excel自身提供的功能来聚合数据。数据分类和数据聚合分为两个步骤。第一步是用排序函数对数据进行分类和聚合。第二步是使用函数的计算来执行汇总操作。

　　2.3.2数据透视表与数据透视图

　　数据透视表是一个交互式表，可以执行计算，如求和和平均。所执行的计算与数据透视表中的数据的排列有关。数据透视表之所以是数据透视表，是因为你可以动态地改变布局，这样你就可以通过过滤和安排大数据源通过关键字段来分析数据透视表，并立即提取你想要的数据。并对数据进行汇总、计数等操作。

　　数据透视表主要针对以下用途特别设计：

　　①对数值数据进行分类汇总和聚合，按分类和子分类对数据进行汇总，创建自定义计算和公式。

　　②将行移动到列或将列移动到行。

　　③展开或折叠要关注结果的数据级别，查看重要区域数据的明细。

　　④对最有用和最关注的数据子集进行筛选、排序、分组和有条件的设置格式，使用户了解所需要的信息。

　　⑤提供简明、有吸引力且带有批注的联机报表或打印报表。

　　数据透视图是数据透视表中数据的图形表示。像数据透视表一样，数据透视也可以改变布局和数据。当创建数据透视图时，将显示数据透视过滤器的窗格。可以使用筛选器窗格对数据透视图的基础数据进行排序和筛选。

　　数据透视图按照图表的方式显示数据系列、类别、数据标记和轴。还可以更改图表和其他选项，如标题、图例位置、数据标签、图标位置等。

　　（1）应收账款管理是指企业销售产品、商品、提供劳务等原因，应向购货客户或接受劳务的客户收取的款项和代垫的运杂费它是企业采取信用销售而形成的债权性自残是企业流动资产的重要组成部分。

　　（2）应收账款的目的是确保全面、及时地收集应收账款，减少和避免信用风险。应收账款管理是信用管理的重要组成部分，属于后期企业信用管理范畴。

　　（1）赊销形成的应收账款可以增加销售，增强市场竞争力，赊销给客户留出了一定的付款期限，给资金周转暂时困难的企业提供了一线希望，同时，也增加了产品的销售量，增加了市场份额。

　　（2）应收账款能够减少存货，加速资金周转，使存货在储存、保管方面的成本相应降低，从而提高企业的获利能力。但是，应收账款的增加将占用企业的资金，使企业的资金回收困难，增加企业经营风险。

　　应收账款主要发生在商业竞争中。在社会主义市场经济条件下，企业之间存在着大量的竞争，迫使企业采用多种手段来扩大销售额，只有增加销售额才能增加收入，因此，应收账款管理的目的是应收账款的收益和风险并存，这就要求企业对应收账款信用政策所增加的收入与政策所增加的成本进行比较。只有当应收账款的收入增加大于其增加的成本时，信用才应该付诸实施。

　　3.4.1信用标准

　　信用标准是客户获得企业商业信用的最低条件。如果客户不符合信用标准，他们就不能享受企业的信用或者只能享受较低的信用优惠。客户信用评价的常用方法是5 C评价，即质量、能力、自助、抵押品和条件。

　　3.4.2信用条件

　　信用条件是企业提供给客户信用时所规定的条件，包括信用期间、折扣期间和现金折扣率。

　　信用条件可以表示为X/X，如（2/10，n/30），表示在十天内付款，可享受2%的价格优惠；如果在十天以后付款，就无法享有折扣，且需要在三十天内全额付清。

　　3.4.3收账政策

　　收账政策是指企业在规定的信用期限内仍未支付款项时，企业采取的一系列筹资策略和措施。如电话催款、派专人催款，甚至诉讼等。

　　收账政策的目标是通过平衡收集成本的增加和坏账损失的减少以及应收账款的机会成本的降低来为企业选择最有利的方案。

　　（1）应收账款的机会成本：指的是企业因资金投放于应收账款而失去的资金投放在其他方面的收益。

　　（2）应收账款的管理成本：指的是赊销方为确保应收账款的安全、可靠，需要对客户的资信情况进行调查、了解，对往来业务进行记录，对拖欠货款进行催收。

　　（3）应收账款的坏账成本：指的是应收账款因为一些原因不能收会的损失。

　　江苏皓盘软件科技有限公司（简称：皓盘公司）成立于2014年5月14日，在南京市鼓楼区市场监督管理局登记注册，注册资金为500万人民币，企业位于江苏省南京市。公司经营范围：计算机软硬件、网络技术、网络工程、数据技术、通讯技术的技术开发、技术转让、技术服务、技术咨询；计算机系统集成；信息系统集成服务；互联网接入及服务业务；数据处理及分析；计算机软硬件、办公用品销售；集成电路设计；自营和代理各类商品及技术的进出口业务（国家限定企业经营或禁止的进出口商品和技术除外）；档案整理、档案信息化建设服务；企业管理咨询，商务信息咨询；会议及展览服务；代理记账。

　　公司崇尚“踏实、勤劳、负责”的企业精神，以诚信、共赢、创造经营理念，创造良好的企业环境，采取全新的管理模式、完善的技术、周到的服务、卓越的品质。作为生存的基础，我们始终坚持以客户为导向，用心服务客户，坚持自己的服务给客户留下深刻印象。

　　江苏皓盘公司是一个经营范围比较广泛的公司，其中也包含着技术开发，但是虽然技术人员懂得软件的开发，但是事实上财务人员对计算机使用的水平是有限的，并且应收账款核算的过程也是相当复杂的，相当于现在公司财务的工作量还是比较大，比较繁琐的，所以公司应该使用Excel成为核算应收账款时的辅助工具。这样不仅仅加快工作时间，还减少了工作量。

　　加强应收账款的管理对于公司及时筹集资金，保证整个生产经营活动的顺利进行十分重要。利用Excel可以有效地管理应收账款，提高企业资金使用效率。Excel在应收账款中的应用主要体现在以下几个方面：

　　账龄分析法又称“应收账款账龄分析法”，是指根据应收帐款的时间长短来估计坏账损失的一种方法。

　　现在以江苏皓盘公司的几笔应收账款作为分析依据：

　　江苏皓盘公司2017年8月31日8笔应收账款的具体情况如表5.1所示。

　　2017年8月31日皓盘公司使用Excel计算应收账款账龄表，具体步骤如下：

　　（1）新建一个工作簿命名为“应收账款管理”，将sheet1命名为“应收账款账龄分析表”。

　　（2）在“应收账款账龄分析表”中输入表头项目，如图5-1

　　（3）输入基本信息“客户”、“发票号码”、“发票应收款”、“已收账款”、“到期日”、“日期”、“单位”和“未收款账龄分析”（1个月内、1-3个月、3-6个月和6-12个月和1年以上）。如图5-2所示。

　　图5-2应收账款账龄分析

　　（4）在“1个月内”、“1-3个月”、“3-6个月”、“6-12个月”和“1年以上”下面单元格分别设置公式。如图5-3所示

　　①1个月内到期的公式设置，1个月内到期是指时间差小于或等于30天。在单元格F5公式设置如下：“=IF(AND(“2017-8-31”-$E5>0,“2017-8-31”-$E5<=30，$B5-$C5，0)”。设置完按Enter键得出结果，F6至F12只需将F5的公式向下拖动复制公式可得。

　　②1-3个月到期的公式设置，1-3个月到期是指时间差大于30天小于等于90天，在单元格G5公式设置如下：“=IF（AND（“2017-8-31”-$E5>30，”2017-8-31”-$E5<=90,$B5-$C5，0）”。按Enter键得出结果，将G5公式向下拖动复制公式得出G6至G12的结果。

　　③3-6个月到期的设置公式，3-6个月到期是指时间差大于90天小于等于180天。在单元格H5公式设置如下：,“=IF(AND(“2017-8-31”-$E5>90.，”2017-8-31–$E5<=180，$B5-$C5，0）”。按Enter键得出结果，将H5公式向下拖动复制公式得出H6至H12的结果。

　　④6-12个月到期的设置公式，6-12个月到期是指时间差大于180天小于等于360天。在单元格I5公式设置如下：“=IF(AND(“2017-8-31”-$E5>180,”2017-8-31”-$E5<=360，$B5-$C5，0)”。按Enter键得出结果，将I5公式向下拖动复制公式得出I6至I12的结果。

　　⑤1年以上到期的设置公式，1年以上到期是指时间差大于360天。在单元格I5公式设置如下：“=IF(AND(“2017-3-29”-$E5>180，$B5-$C5，0)”。按Enter键得出结果，将I5公式向下拖动复制公式得出I6至I12的结果。

　　⑥单击单元格F13，输入公式“=SUM(F5:F12)”,计算出账龄为1个月内的所有款项之和，向后拖动复制公式，计算出其他账龄的应收款的合计数。

　　⑦单击单元格F14，输入公式“=F$14/SUM($F$13:$I$13)”,计算出一个月内到期的比例，向后拖动复制公式得出单元格G14、H14、I14的比例。

　　根据图5-3可知1个月内未收账款为0；1-3个月未收账款的金额之和为19900元；3-6个月未收账款的金额总和为20000元；6-12个月的未收账款金额之和为23000元，1年以上未收账款金额之和为48000。根据以上数据的分析，其中拖欠时间较短的1个月内、1-3个月和3-6个月占应收账款总额的0、14.20%和15.01%，欠款收回可能性较大；拖欠时间在6-12个月的账款占应收账款总额的23.80%，这部分欠款收回难度较大；拖欠时间在1年以上的欠款占应收账款总额的46.99%，可能会发生坏账损失，需提前有所准备。

　　以上只是举例公司几笔应收账款的情况，如果未收账款业务很多的话，假设有十几二十几或更多的话，那我们利用Excel做的话会又快又准确，这样会使公司可以更快更好的回收应收账款。

　　案例一：皓盘公司想要改变目前的信用政策，现在有两个备选方案，有关资料如图5-4所示：

　　公司是否应该改变现有的应收账款政策？

　　建立应收账款信用政策决策模型的具体步骤如下：

　　（1）新建一张Excel工作表，将sheet1重命名为“应收账款信用政策决策模型”

　　（2）输入基本数据，将A1：D1合并居中，输入“应收账款信用政策决策模型”；在区域A2：D1分别录入图5-4的公司原应收账款信用政策及新方案的各项数据，如图5-5区域A2：D11所示。

　　（3）利用工作表对新方案进行评价。将A12：D12合并居中，输入“分析”，依次合并单元格A13：B13，A14：B14，A15：B15，A16：B16，A17：B17，A18：B18，并依次在A13：A18中输入“信用政策变化对利润的影响（元）”、“信用政策变化对应收账款机会成本的影响（元）”、“信用政策变化对坏账损失的影响（元）”、“信用政策变化对现金折扣成本的影响（元）”、“现金政策变化对应收账款管理成本的影响（元）”、“信用政策变化带来的增量利润（元）”

　　。在C13中输入“=（C3-$B$3）*C4”并横向拖动C13填充柄至D13,；在C14中输入=（C8-$B$8）/360*$B$3+C8/360*(C3-$B$3)*C5*C11”并横向拖动C14填充柄至D14；在C15中输入=“C3*C7-$B$3*$B$7”，并横向拖动C15填充柄至D15；在C16中输入“=C3*C10*C9-$B$3*$B$10*$B$9”，并横向拖动C16填充柄至D16；在C17中输入“=C3*C6-$B$3*$B$6”，并横向拖动C17填充柄至D17；在C18中输入“=C13-C14-C15-C16-C17”，并横向拖动C18填充柄至D18.计算结果如图5-5所示。

　　（4）比较各方案的净损益，选择最满意的信用政策。从图5-5可以知道，采用备选方案A信用政策比采用方案B信用政策可以多带来300.5（1578-1277.5）元的增量利润，所以应该选择A方案。

　　案例二：公司想要改变信用条件，现在有两个方案，有关资料如图5-6所示。假设乙方按中估计会有60%的客户在10天之内付款，20%的客户在20天之内付款，其余客户在第30天付款，则企业是否应采用新的信用条件？应选哪个方案？

　　具体的计算步骤如下：

　　（1）单击单元格B13和C14，输入0，因为原方案和甲方案不存在现金折扣；单击单元格D13，输入公式“=D4*（2%*6%+1%*2%）”计算客户享有的现金折扣额。

　　（2）单击单元格B14，输入公式“=B4*（1-$B7-$13）”，计算原方案的信用成本前收益。

　　（3）单击单元格B15，输入公式“=B4/360*B6*$B7*$B10”，计算原方案的机会成本。

　　（4）单击单元格B16，输入公式“=B4*B8”，计算原方案的坏账成本。

　　（5）单击单元格B17，输入公式“=B9”，计算原方案的管理成本。

　　（6）单击单元格B18，输入公式“B14-B15-B16-B17”，计算原方案的信用成本后收益。

　　（7）采用同样的计算方法，得到甲方案和乙方案的相关计算结果。

　　（8）单击单元格B19，输入公式“IF（MAX(B18，C18，D18）=227000，“甲方案”，IF（MAX（BN18，C18，D18）=124400”，“乙方案”，“原方案”，计算结果如图5-7所示。

　　从这两个案例可知，由于在工作表中各分析数据都与基本数据建立了链接，所以当方案改变时，只需要改变其基本数据，新的分析数据就会产生了，立即进行方案的对比就能选择满意的答案。

　　5.3江苏皓盘公司Excel应用情况总结

　　江苏皓盘公司由于成本高，只购买了一些总账模块。会计软件不仅存在问题，而且还存在应收账款管理的问题。但从使用Excel建立一些模块来看，公司在应收账款管理方面更为得心应手。本公司运用了Excel建立应收账款账龄分析表与应收账款信用政策决策模型后，在使用上不仅节约了成本，还更加地方便快捷。而且公司自从建立了Excel，像对于应收款信用政策模型，应收账款的账龄分析都非常方便，因为你只要把公式设置好，然后改变已知数据公式部分就会自动变化，这样不仅省去了人力的计算，还确保了数据的准确性。

　　企业运用Excel虽然在一定程度上大大节约了成本，使用上更加方便快捷；但是Excel的安全系数较低，企业在运用Excel进行流动资金管理时应该加强安全保护措施。

　　在这个信息技术发展迅速的时代，计算机称为最普遍的信息处理工具，计算机的崛起从一定意义上改变了企业的管理方式，电算化可以称为最受欢迎的财务处理软件它使工作效率大大提高，但是很多企业一般不具备自助研发的能力没有对这个方面进行研究，而且对于有的企业来说购买会计软件的成本相对较高。而Excel的运用，不但提高了企业核算的效率，也为公司节省了很多成本。本文运用了应收账款的账龄分析和应收账款信用政策决策模型，里面运用到了许多Excel基本操作方法，比如：求和、合并单元格等，还运用到了函数，例如，IF函数、AND函数等。综上所述，可以看出Excel已成功应用于会计数据处理，解决了会计核算问题，节约了成本。此外，企业更方便地对会计数据进行进一步的统计，充分利用Excel，为企业经营者做出正确的管理决策提供更为准确的数据。更多的公司可以恰当使用Excel在许多方面，使工作可以更加的轻松而且准确。

　　利用Excel可以对应收账款账龄进行分析，也可以建立应收账款政策决策模型。Excel不仅仅在应收账款管理上可以运用，在其他方面也可以运用。如：Excel在工资核算、固定资产管理、成本核算、会计报表、财务分析等多个方面都可以应用。

　　通过这篇论文的写作和搜集过程中，我更加了解Excel的便捷之处，我也充分认识到自己知识面狭窄，很多地方都不懂，缺乏实践经验。我会继续学习，掌握一些专业知识，拓展我的视野。

　　在论文的结尾，我非常感谢我的老师李彩霞的关心和帮助。她要在非常忙的空闲之中，抽出时间对我们的论文进行指导，耐心的指导我们每个人的论文，从论文的选题，写作各部分细心教导，使我们能够不断的进步。李彩霞老师给我留下了深刻的印象，她所学的知识和以前的经验，以及她严谨的工作态度，现实的工作作风和思维敏捷。我永远不会忘记大学的经历。未来会是记忆的一部分，从中我不仅学到了知识，还学会了很多人类事务，所以我很感激我的指南针，这是我人生的又一个起点。非常感谢从大学以来教过我的老师们，你们辛辛苦苦地教我们做一个怎样的人，怎样学习；在生活上，学习上给予我帮助。从无到有，我开始了独立的学习，没有自己的努力就不会有所突破。给予我们最有意义的收获，人生道路上有许多起伏，不是一条通向光明、痛苦、悲伤、帮助的道路，而面对一切无法忍受的，这就是生活。但是生活中有很多美好的事物。有时你看不到它的颜色。如果你不能用这种方式感觉到，你不妨用另一种方式感受它。也许这就是你需要的生活方式。不要放弃生活，你放弃它，xxxx放弃你，生活是一种感觉，会觉得会有幸福，在生活中如果你觉得你会感受到生命的美丽，你就会知道，在你过去的生活中，你选择了最正确的人生道路。希望自己在人生的道路上能够继续前行。

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