摘要
企业出纳财务是企业会计工作的必要一个组成部分,是企业财务管理工作的重要一个组成功能部分,包括出纳企业用人单位的全部财务资金以及接收管理活动。这也就意味着与企业所有者、债权人、员工以及个人、供应商等作为企业利益相关者和利益直接相关者的整体经济社会利益直接息息相关。但是目前存在企业财务出纳管理工作中仍然存在着财务核算工作效率、出纳人员专业技术素质、道德素质低下等一系列突出问题,在中小企业中尤为突出。企业的财务出纳管理工作不仅是从事企业会计管理工作的重要基础,也是从事企业日常经营管理活动的第一个时间关口,承担着一个时期企业各项货币资金的管理接收和结算存取重要任务。因此,本文首先总结了我国企业中财务出纳管理工作的各种常见问题,分析了这些常见问题的形成原因,最后又有针对性地分析提出了具体解决对策措施。
关键词:企业出纳工作;问题;对策
前言
企业的纳税出纳管理工作不仅是管理企业会计管理工作的重要基础,也是管理企业日常经营业务活动的第一道税关,是监督管理企业货币资金、票据、有价证券等重要业务善后处理的重要会计工作。出纳管理是随着我国货币和其他货币资金兑换业的创新出现而不断发生的,是我国财会管理工作的重要不可组成的一部分。出纳也就是可以说不只是独立的财务会计管理职位,负责处理银行账务结算、会计数据接收、资金管理会计、证券资金保管等最麻烦、最基础的各项财务性会计工作。可见,出纳工作方法可以为现代企业员工提供直接的财务会计信息,是促进现代会计企业加快实现出纳工作方法科学化和管理制度化的重要技术前提,现代会计企业做好出纳工作对逐步提高现代企业财务会计管理水平、规范现代企业会计业务工作管理具有十分重要的指导意义。
一、出纳工作概况
(一)出纳工作的含义
所谓的“出纳”,在字面上理解,“出”就是“支出”,“纳”就是“纳入”,也可以理解为“收入”。在现实生活中,出纳普遍有以下两种含义:第一,企业日常货币、资金的支出与收入工作,便是“出纳工作”。第二,企业管理现金收进、管理现金支出,以及库存专职财务会计人员,也可以被称之为企业的“出纳”,即出纳人员。[1]一般来说,出纳工作与出纳人员各具特色,分别持有不同的职能。首先,我们来说说“出纳工作”。于企业的现有出纳工作而言,主要是负责企业现金收取、企业现金支付、证券保管以及与企业相关的银行结算等工作。这样一来,也就促使企业出纳工作形成了社会性、专业性及政策性等特点。企业出纳工作的社会性形成原因,在于企业置身于社会经济大环境下,与社会经济密不可分,企业出纳始终肩负着企业资金收付与存取等任务。企业出纳工作的专业性,在于出纳公共是企业会计工作体系中不可或缺的岗位,具有独立的操作规则与技术。[2]企业出纳工作的政策性,在于整体出纳工作自带超强的政策属性,每一项工作及每一环节的工作都要严格按照国家规定予以执行。其次,再来谈谈企业“出纳人员”。由于在企业执行会计工作时,出纳是极其关键的一个环节,不只涉及现金收付,还涉及银行结算活动等等,每一项活动都与企业员工切身利益密切相关。换言之,一旦工作过程出现了任何偏差,就会造成难以挽回的损失。这也就意味着,所有出纳人员在负责出纳工作之际,都需要具备扎实的业务功底、法律意识及职业道德,并形成良好的抗压能力。现如今,在《会计基础工作规范》等财会条约中,均针对出纳人员具体工作职能做出了明确规定:第一,出纳人员在处理现金收付业务、银行结算业务时,要以国家相关规定及银行结算制度为根本依据。第二,出纳人员要严格遵守会计制度要求。第三,当出纳人员处理外汇出纳业务之时,需严格参照国家外汇管理批件等。第四,要了解与掌握银行存款余额,万万不可签发“空头支票”。第五,作为出纳人员,要不断提高自身业务水准,以便能高效保管空白收据、支票及印章等等。
(二)出纳工作的主要内容及流程
1.出纳工作主要内容
首先,负责核算货币资金。做好现金收付工作,按照具体规定收款项、付款项;处理银行结算,严格运用支票,不得签发空头支票;清晰登记日记账,实现“日日清”“月月结”目标;有效保管现金、证券、印章等等。[3]其次,要负责往来结算。常见清算机制,严格处理往来结算。针对每一笔往来款项都要进行细致核对,避免出现任何坏账问题、混帐问题。此外,要负责结算工资。严格参照工资计划执行工作,并监督工资的使用状况。以工资单据为基础,严格审核每一笔工资单据,确保企业能如实发工资、发奖金。
2.出纳工作具体流程
第一,日常出纳工作。针对银行存款与现金进行处理;严格保管支票,储存发票与汇票;认真核对与银行间的账目、清算现金账目,以及妥善保管财物印章;企业上下所有员工因工出行的酒店费用、打车费用、餐饮费用,都需交由企业出纳负责报销;企业员工出差可以划分为“借支”“非借支”两个类别,当员工因具体原因需要借支时,就需要主动填写“借支单”,待部门主管、经理审批后需在“借支单”上签名,企业财务针对主管审批后的签名“借支单”进行再次审核,一经确认不存在任何差误,就要由出纳负责发放出纳款项;当员工出差后,要上交证明单、票据等,交给主管签名,证明此次的借支单、票据等均无任何问题,经企业财会人员审批后,才可予以报销,发放出纳报销款;出纳还需依据企业规章制度及具体状况发放员工工资。[4]
第二,出纳工作的细致规则。负责审验各项财务会计工作程序,及时纠正存在问题的程序,及时预防因失误出现的各种风险。
第三,现金支付。凡是需要用现金进行支付的事项、出纳都需要“面对面”点清现金金额,并辨别款项中是否存在“假钞”。如果发现有“假钞”存在,可以依据情况加以没收,交给责任人进一步负责。在一次性付清现金后,要用“现金付讫章”在原单据上盖上章。[5]如果出现多付金额,亦或者少付金额现象,都应交给负责人查明与处理。在完成一日出纳工作后,要将现金送去银行。
第四,不到万不得已,杜绝“坐支”现象。在每日工作中,针对现金盘存是必不可少的事项,一定要保持账面与实际现金状况毫无出入;用现金结算时,要依据结算记录做好结报单,避免出现任何盈亏损害;在不必要的条件下,说明杜绝大面额现金业务,如遇必须用大额现金支付的事项,要求出具汇兑手续及相关审批证明;在员工外出之时,无论员工借出多少金额,都要经过经理审批签字,只有上级领导签字批准后,才可以用借支单借款;如果缺少审批标准就借款,引起不必要的纠纷,则要交由相关负责人处理,并承担一定责任。
第五,处理银行相关账目。在记录银行日记账之时,需要厘清账户,避免出现错记的现象;及时拿到汇兑手续;以日为单位,针对企业不同账户的存款余额加以记录管理,以便企业领导者随时向企业财务人员了解企业资金情况,便于发生重大事项时能灵活调用资金;每日工作结束后,出纳人员都应细致填报结报单;严格管理每一类、每一张支票,尤其是空白支票,切记将空白之前随意储存;日常工作时,出纳负责保管企业财务章,下班后则要将财务章上交。
第六,针对各项报销单据进行审核。在审核支付证明单据时,发现未交由证明人、领导人签字,则要退回重补;审核支付证明单据发现有原始票据涂改迹象,应问明涂改原因,如原因真实,可以报销,如原因不清,则要退回重补;审核是否存在收据与正规发票混贴现象,一经发现就要退回重贴;审核支付证明单上的项目数量,如果发现证明单上所填写的项目超出三项,则要重新补填;审核收据及正规发票金额是否相符,不相符就要予以驳回;严查报销内容合理与否,如情况不属实,就应拒绝报销;如遇特殊情况需要报销,则要交给上级负责人审批。
总之,由于各单位规模不同、经济业务与性质不同,所以在设置账簿及凭证格式等时,都会规定不同的记账程序与方法,从而导致业务流程发生细微变化。每一个企业或单位,都要立足自身实际状况,选择符合自身企业规模、企业现状及实际经济业务的性质。[6]如,万吉(长春)电子商务有限公司就针对本公司会计核算形式,做出了以下规定:确保会计核算形式与自身公司规模状况相符、业务难简程度相符;确保可正面提供与经济业务相关的数据,所有财务活动、出纳活动都要达到本公司经营管理标准以及国家宏观管理需求;确保核算指标清晰、正确,以此为基础推进财务活动,适当简化不必要的核算手续,提升会计工作品质,以及设法节约资源,包含人力资源、物力资源及资金成本等。
(三)出纳和会计之间的关系
在万吉(长春)电子商务有限公司中,会计与出纳共同负责本公司财务管理工作、经济管理工作。事实上,二者属于相互依存的状态,既受彼此制约,又辅助彼此成长与成熟。在处理财务工作、经济工作时,会计与出纳的始终保持同一目标,都是为了管理好企业的“资本”。但不可否认,即使两者目标相同,也不可将二者职能混淆。会计负责拟定本公司业务计划、经济计划、预算计划以及考核企业现实财务状况、预算状况等。[7]同时,会计还要处理会计事项,负责会计监督工作,实时更新与储存会计档案。出纳则负责本公司与银行间的账务往来、票据、证券收付以及会计统领下的其他财务收付与管理工作。按照《会计法》规定,企业出纳不可兼顾企业稽核以及保管企业会计档案等工作。换言之,出纳就是出纳,始终不可兼顾企业的会计工作。反之亦然,会计也不可兼顾与取代出纳工作。有关出纳与会计之间的关系,总结起来如以下几点:
第一,职责清晰,即“各做各的事”。会计负责企业经济业务核算及总括核算,要为企业经营者做出任何经济决策、管理决策提供全面且清晰、可靠的核算数据。同时,会计还要做好各分类会计账目的的“明细账”。出纳则主要负责管理票据、现金流、证券收付管理及日常报销等,要为企业决策者提供与“金融”相关的数据。总之,二者属于“钱账分管”的关系,均不可越界,即出纳人员不可稽核,会计人员不可“管钱管物”。[8]
第二,牵制又依赖。会计与出纳之间的依赖性不容小觑,二者共同支持彼此处理日常工作。在核算时,会计与出纳均需以会计原始凭证、会计记账凭证为根本依据展开和核算工作,然而,这些会计凭据要遵循固定顺序传递于出纳及会计间。在具体工作中,会计与出纳都需要应用对方核算出来的资料,可以说二者协同完成任务,少了那一方都万万不可。但不可否认,二者又是相互控制的关系。具体来说,出纳现金账、存款日记账等均与会计的这些账目分类管理,要分别进行账目细化与明细。
第三,出纳可负责“帐实兼管”。出纳日常负责现金监管、证券监管、银行账目监管等。所有现金即证券,均需出纳放在保险柜中进行监管。银行存款则由出纳办理,出纳既要负责账务管理,还要负责有价证券的收付业务。从这一点来看,出纳与其他会计工作具有明显的差异。换一句话来说,只有出纳能管钱管物,其他所有财会人员均处于“帐钱不同管”“帐物不同管”的状态。
第四,出纳可以参与企业各项经济活动,也可是全过程。货物的购入与货物的销出,是分别的两个过程。其中,出纳主要负责货款结算,但收付来往款项及经营证券等金融业务,也少不了出纳人员的参与。相比其他财务人员,则不具备出纳具有的这个明显特点。这也就意味着,其他财务人员不可直接参与企业经济活动,仅能发挥监督与反应的作用。
二、万吉(长春)电子商务有限公司简介
万吉(长春)电子商务有限公司,创建于2019年12月23日。经营范围如下:从事网上贸易代理;预包装食品、散装食品、饮料、服装鞋帽、电子产品、图书、纺织品销售;知识产权代理;仓储服务(不含化学危险品和易燃易爆品);科技信息咨询;互联网科技开发、推广和应用服务;包装装潢设计服务;广告设计、制作、代理、发布;网站建设、设计、发布;商标代理服务(依法须经批准的项目,经相关部门批准后方可开展经营活动)。
三、企业出纳工作中遇到的问题及成因
(一)企业出纳工作中遇到的问题
1.工作缺少严谨性,控制不足
由于企业出纳工作具有特殊性质,在其处理各项活动以及走每一项流程的时候,都要以具体政策以及企业现行规章制度为依据。作为万吉(长春)电子有限公司的出纳人员,不可在日常工作中保管会计档案,也不可负责其他债务账目的管理。但在企业实际经营过程中,不按照企业规章做事的现象屡屡增多。要知道,企业出纳人员在日常工作中接触并掌握了企业大量的现金存款。这也就会为不法出纳人员提供可乘之机,增加了其挪用公款的时机。在这种状况下,如果企业缺少严格的内部财务管理机制,就无法严格监督企业资金状况,势必会为企业的未来的发展埋下隐患,甚至会产生巨大损害。同时,“白条抵扣”现象屡屡增多,导致企业的部分账目难以结算,为财务管理工作增添了不必要的负担。经调查显示,部分企业为了逃避上级部门的监督与管控,便要求企业财务人员、出纳人员通过各种手段隐瞒收入,私自设置“小金库”,从而也就形成了两套账目,“内账”与“外账”严重不符,进而产生一系列违规行为,直接影响企业后续出纳工作、财务管理工作的顺利落实。[9]
2.工作手续不完善,漏洞偏多
企业的出纳工作,有一套完善的流程,流程中的每一个环节都要依据企业规章制度与业务规定进行落实。值得注意的一点,出纳工作在企业会计体系中具有特殊地位。由于出纳人员与其他会计人员的职责,在一定意义上不排除会出现重叠现象,这就意味着企业要提高监督力度,确保不会因职责重叠而出现资金重复管理、资金管理不当等问题。同时,在具体工作中,如果需要出纳的款项未曾得到上级领导签字以及盖章,出纳人员便同意借款,一旦后期审查账目时,便就极易出现纰漏问题。此外,在接收其他的发票、收据时,由于部分票据内容达不到正规要求,如果这时出纳人员收下了这些票据,便会出现出纳“错乱”问题,严重损害企业经济利益。最后,在现实工作中,由于出纳人员需要不定期调动岗位、调换岗位,又或者部分人员离职等状况。在他们交接工作的时候,由于准备不充分,交接工作过程会存在一定阻碍,导致交接手续、交接流程不清晰,新出纳人员很难及时厘清原有出纳人员的账目工作,从而导致账目混乱。
3.出纳人员素质低,经验不足
企业出纳岗位对具体工作人员的专业素养、专业能力具有超高的要求,不仅要求相关出来人员具备扎实的财务知识,还要拥有岗位工作经验。出纳工作并非事后账目计算,出纳工作所涉及的数字运算,都需要在结算过程中得出结果,这也就对出纳人员数字计算速度、精准度提出了严格要求。同时,加上出纳工作属于重复性劳动工作,日常需要面对枯燥、无味的数字、数据,长时间下来难免会导致部分出纳人员产生厌烦情绪、排斥情绪,偶尔在部分出纳核算、发放、票据回收时敷衍了事。[10]在这种状况下,如果存在错算、错放、错回收现象,就会导致企业资金异常流时,甚至会为企业带来难以挽回的损失。此外,由于部分出纳人员学习积极性偏低,不具有主动学习的能力,很少有机会参与专业培训、岗位培训,导致其会计电算化、信息化能力严重缺失,很难融合现代企业工作氛围。
4.内外部监督不力,岗位固定
在企业正常运行与发展中,并未制定严谨的内部监督制度。对部分企业而言,一年下来,甚至是几年下来,都未针对出纳工作状况予以检查。由于长期不检查出纳工作,仅凭一次检查、两次检查则很难发现出纳工作中存在的具体问题。同时,有些企业为了少生“祸端”,即使发现出纳人员操作不规范的问题也不予以处理。当然了,部分企业领导者为了私设小金库,也会要求或“伙同”出纳人员员做“假账”,导致账面数据与现实资金状况严重背离。此外,有一部分企业追求稳工作稳定性,始终推行“岗位终生制”原则。换言之,只要现有出纳人员不存在违规、违法问题,便可一直在出纳岗位任职。由于长时期不进行岗位调换,便会为出纳工作带来了巨大风险,这不仅是出纳人员工作态度方面的风险,由于其一直从事出纳岗位,对该岗位工作了如指掌,便会在潜意识中放松警惕。这样一来,一旦出现差池,就会造成巨大损失。另外,由于出纳人员对岗位上的货币、资金、票据等内容了然于胸。在岗时间越长,越易遭受私利与侥幸心理影响,从而将部分资金占为己有,因个人利益而损害企业利益,导致企业经济经营活动“雪上加霜”。
(二)企业出纳工作问题成因分析
1.缺乏完善的企业制度
企业未曾推行“账款分管”原则,领导者、会计人员在处理现金活动时,随意而为之,未与出纳人员及时结算,导致出纳人员对企业现金状况、流向并不清晰,从而造成一定差错。由于缺少完善的企业制度依靠,加上正常监管行为缺位,更易出现乱批、乱支、乱花等问题,最终加剧出纳工作差错。
2.出纳人员操作不规范
于部分出纳人员而言,认为出纳工作极其简单,无非就是“收收钱”,往返于企业与银行两点之间,除此之外再无其他“大事”。事实上,企业出纳岗位对出纳人员的基本职业道德、职业能力具有严格要求,耐心与细心是最基本的。然而,在具体工作中,因出纳人员操作不规范而引起出纳事故的现象屡见不鲜,一旦发生出纳事故,尽管及时处理,也会造成一定损害。
3.出纳人员专业素质低
在部分企业领导者眼中,认为出纳工作就是“数钱”,谈不上专业素质与专业能力。同时,由于企业中的现有财会人员均不愿意从事出纳岗位,企业为了减少人力资源成本,不得已回放低出纳人员招聘门槛,冒着违背会计法律法规的风险,聘用专业素养偏低的出纳人员。[11]此外,部分出纳人员本身素养不高,原则刚性不强,时常经不起岗位诱惑,甚至还有人故意“公款私用”,将企业资金不入账、不记录,完全用于个人消费。
四、具体措施
(一)企业制定科学完善的财务制度
作为企业领导者及财务部门主管人员,应严格遵守国家法律规定,在此基础上结合企业现实状况,创建一套完善的内部控制制度及财务管理规章制度,确保企业所有财务活动、出纳工作有章可循、有据可以。具体来说,可以分为以下三点予以落实:第一,要优化现有的内部控制机制,全方位保护企业资金处于安全状态。以《出纳人员工作职责》等条约为基准,严格规范现金开支范围、现金交付金额以及库存现金数量、流向等。建立专业的内部审计部门,由该审计部门定期盘库现金,毕竟清查银行存款,以便及时发现出纳工作中存在的问题、揭示问题,确保现有资金的安全性。第二,要注重优化出纳程序,明确日常报销工作的流程与具体标准。[12]第三,要明确岗位职责与各部门岗位分工,以上岗人员责任制为主,推行奖惩分明的工作机制,用“流动制”出纳人员管理制度代替终身制,实施定期轮岗,从而全面提升资金利用效率,全面规避出纳风险。
(二)规范操作程序及人员专业技术
企业出纳工作是一项工序极其复杂的工作,工作量繁多,且每一项都极其重要。为此,就要求相关出纳人员保持耐心、责任意识。上岗前,要明确岗位操作规范,并时刻保持勤学好问的态度,在填写每一项支票时,都要保持字迹清晰且工整。例如,大写前不应预留空格,以防其他人篡改支票数据,小写钱则要标明人民币符号。再如,在收付现金、支付现金之际,要严格审查、审批手续,如遇员工需要借款、预支现象,要由上级领导人签名审批,并针对所有单据进行妥善保管。最后,在收付款项时,需要看清金额数值以及大小写是否规范。凡是遇到生疏的出纳业务,应虚心向其他前辈请教,并及时改正自身的不足。总之,作为出纳人员,要时刻保持爱岗敬业的精神,并定期提高自身专业素质,积极学习专业技术,凡是经手的每一项资金,都要经过严格审查,把好质量“关口”。
(三)建立严格的监管制度
企业领导者应带领专业的内部管控部门,加强财务监管力度,首要任务就是从会计监管入手,尤其是针对出纳人员、出纳工作进行监督与管理,为出纳人员盘存现金提供条件,与出纳人员及时对账,以便了解所涉及的账款是否与企业资金现状相符,从而避免在务工作过程中出现任何差误。与此同时,还要加强审计监督质量。企业应定期检查财务收支状况,及时发现财务收支问题,理清财务收支原因、来源、去向。在审计过程中,如遇特殊情况,需针对具体状况认真处理。在所有收纳工作进行时,一定要保持严谨的操作规范。例如,在编制凭证之际,应用胶水将其粘牢,避免日后因其他因素发生脱落现象,又或者为其他人抽调单据、篡改单据以及毁坏单据提供可乘之机。
(四)提高从业人员的整体素质
企业出纳工作既然繁忙,又细致。若想切实做好出纳工作,就需要相关从业人员具有良好的素质与专业操守。出纳人员始终坚守于企业财务前沿,需要不断更新自身专业知识体系,了解更多财务知识、出纳知识等。目前,生活在信息时代、数字化时代,企业的会计工作、出纳工作均对现有工作人员的信息化能力、技术能力提出了要求,这也成为了考核出纳人员素质的一大标准。如今,企业出纳人员并非只是“算账先生”,还要精通网络知识、审计知识、法律知识、财务管理知识等,并了解云计算操作流程及基本的操作技巧,这样才能进一步发挥自身积极性与岗位价值,为企业的各项财务决策带来有力支持。[13]除此之外,企业出纳人员还应保持“忠于职守”及“爱岗敬业”的优良态度,在具体工作中如果遇到自己不懂的业务,一定要及时向上级领导汇报,并寻求其他人的帮助与指导。在经办出纳业务时,一定要提高经办效率,并认真填单,准确点钞以及及时记录,每一笔手续、每一笔账目都要清晰了然。以每一日为单位,及时盘点企业现金,并确保帐款相符。当然了,也要按照企业规定及时将现金送存银行,并与银行人员针对现金存款账目进行对账处理,一旦发现错账,就要及时弄清楚原因,并及时更正账目。
结论
总而言之,企业出纳与企业会计具有密不可分的关系,出纳工作是企业会计活动中的关键环节,具有其他财务活动无法替代的价值。严格遵守会计制度准则及企业具体规定,不断改进出纳工作,提高出纳管理效率,避免在工作中出现任何失误,是每一名出纳工作人员都要具备的职业操守与基本能力。出纳工作是一个“细活”,每一项环节都尤为关键,出纳工作的成功与否取决于每一细节。在知识经济时代,每一名出纳人员都要不断提高自身的专业能力,保持优良作风与吃苦耐劳的工作态度,及时更新知识体系,提高业务技能,敢于找到出纳工作中存在问题,并直面问题,端正工作态度。只有这样,才能确保自身出纳工作效率稳步上升,真正发挥岗位价值,配合其他财务人员推进财务工作,帮助企业“管好钱”,为企业创造更多利润。
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致谢
从论文选题到收集资料,再到写提纲,其中经历了聒噪、痛苦和彷徨,在写论文的过程中心情是五味杂陈的。开始选题时很迷茫,不知该怎么选好,幸而在同学和任课老师的帮助下,才得以确定。然后就是最难的找资料,由于首次写论文,不懂该怎么着手去收集、归纳资料,因而花费了好多时间在这上面,但收集到的资料真正能用上的却没多少。这时得感谢我的指导老师,他始终给予我细心的指导和不懈的支持。从论文框架到细节修改,都给予了细致的指导,提出了很多宝贵的意见与建议。老师以其严肃的科学态度,严谨的治学精神,精益求精的工作作风和大胆创新的进取精神深深地感染和激励着我。他渊博的知识、开阔的视野和敏锐的思维给了我深深的启迪,这篇论文是在老师的精心指导和大力支持下才完成的。在此谨向老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。
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