浅谈“文件生命周期理论”对秘书档案工作的影响

　　摘要

文件生命周期理论是指导秘书档案工作有序进行的根本理论。其重要性不仅是表明指导方面，还在其特点对于各程序环节的工作要求上。首先，重点介绍文件生命周期理论，包括内容和特点。其次是说明价值属性规律运动的实质，文章中将秘书档案工作进行划分，主要是将它在生命周期中的运动，划分为三大流程，并且从秘书这个主体的角度，逐一分层次来论述档案工作是如何受生命理论周期的影响。三大流程主要是围绕着文件的生命周期理论的阶段性与其价值的差异性的特点来开展的，也就是我们平常所说的文书工作，文档工作的衔接。浅谈它们在秘书实践工作中对理论的实践应用，同时，根据当下的现实需求，对文档一体化，计算机为代表的新信息技术的应用，秘书档案工作质量与文件生命周期理论的发展完善等方面提出新要求和发展的必要性。
关键词：文件生命运动过程；价值属性；秘书工作

　　引言

文件生命周期理论起源于20世纪的X。由于世界大战和经济危机的爆发，使得XX的公务活动及文件量的不断增多，文件的生命周期理论应运而生。并于60年代初传入中国，与中国本有的档案学知识相结合，研究档案学的学者们也在此基础上，发展了适合中国实际情况的文件运动周期理论。这是具有中国特色的档案管理学指导理论，它将文书工作与秘书工作结合起来，从实际工作和理论两方面共同促进中国档案事业的开展，同时也为当代秘书的档案工作提供了重要的指导。

　　一、文件生命周期理论与秘书档案工作的概况

　　(一)文件生命周期理论的内容

文件生命周期理论就是文件的一个整体运动过程，而这一运动过程的实现是由于其内在的价值属性不断发生变化而进行的。理论传入中国后，以陈兆祦教授为代表的学者们也对文件生命周期运动规律进行了研究学习，并结合自身国家当时的实际情况，发展了“文件运动理论”，将文件生命运动的整个过程，按照运动形态划分为四个阶段,即文件制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段或是永久保存阶段[1]。这四个阶段的划分，比较系统全面的总结了由文件到档案的特点与生命运动过程，但，值得一提的是，从文件到档案的这一生命过程的转化不是无规定无条件的，它是有条件的，它的条件就是只有完成办理的文书，而且必须对以后的社会工作研究有着一定的影响，才会有必要成为档案对其进行保存。
关于将文件转化为档案的过程是有条件的这一说法是有理论依据的，X的档案学家谢伦伯格曾经就提出了“双重价值鉴定”的理论，他在这一理论之中是根据文件的不同价值属性将文件划分为第一价值和第二价值。第一价值又称为原始价值，也就是这一价值主要体现在文件的开始和执行阶段；第二价值又称为从属价值或档案价值，这一价值的主要作用是用作为凭证参考的，即档案阶段的凭证作用和情报作用[2]。文件生命周期理论在整个运行过程中，体现两个价值层面。第一价值层面是指文件的制作和现行阶段，这一时期主要是文件最初始价值的体现和慢慢减弱的一个表现；第二个价值层面是体现在文件的半试行阶段，它是一个从属价值慢慢加强的时期，一旦到了文件的半现行阶段，从属价值就渐渐的稳定下来，不会在发生变化。而这一恒定期也就是档案的最后阶段，保存作为凭证和参考的价值。在原始价值向从属价值过渡时，如果文件不具有第二价值则会被销毁[3]。这不仅是体现文件价值属性的过渡，也是文件生命周期理论规律的实质揭示，即文件不同的价值形态的运动，也就是文件到档案形成这一生命过程中不同阶段的差异性价值过渡，所以文件在每阶段的价值形态与其服务的对象、保存的场所和需要的管理形式之间都有着不同但相对应的联系[4]。这也是文件生命周期理论的特点的表现。

　　（二）秘书档案工作的概况

秘书是档案工作的主体，文件的流转与形成都基本在秘书机构中由秘书来完成。文件生命周期理论对文件的各程序环节工作都有着要求，即理论是秘书的重要工作指导内容，所以秘书作为档案工作的重要参与部分，应当学习掌握文件生命周期理论的价值属性运动规律，熟悉文件运动的整体性、阶段性、价值差异性和对应性的特点，全面了解档案工作的程序和要求，根据文件运动的不同价值属性，对应进行科学的工作参与。
在实际档案工作中，秘书人员要遵循快速及时、安全保密、规范高效的基本工作原则。文件从签字生效就开始了它的生命周期，所以为了文件价值在运动中的增强，秘书应当办事迅速，及时准确的传递信息，保证文件价值运动；在推动文件价值的运动过程中，秘书要注意对文件的内容和文件载体的保护，保护安全与完整齐全；秘书还应学习并遵守保密规定，防止文件泄露造成危害；在文件的生命周期过程中，秘书要遵循价值规律与严格工作程序，规范准确的工作。
文书工作是由文书机构来完成的，所以秘书人员的素质、责任心与工作能力都对文书质量有着直接或间接地影响。加快完善秘书部门分工责任的明确落实，及细致的管理要求与制度等方面工作，来确保文件的价值运动及完整安全[5]。提高秘书档案工作的质量和效率，包括个人工作水平和对档案价值的认识，同时还要秘书档案工作人员学习并掌握文件生命周期理论的基本规律，即认识价值差异性对应文件不同阶段的不同方面影响，从而更科学合理的进行档案工作，以及运用电子技术和现代化设备与手段来提高工作效率。

　　二、生命价值的开始－文书工作

文书工作，就是组织中的文书工作人员或机构按照规定，遵循规范的程序，根据文件生命周期理论中价值的运动规律，完成文件的运动流转，将有利于社会利用的文书最后按照一定的方法方式进行管理，而这一系列的文件运转工作的环节都是紧密联系，环环相扣的，这一工作它大致分为文书的制作、处理与管理利用三部分及其各自对应的程序环节[6]。

　　(一)文件的形成制作阶段

作为文件的开端，它的质量也就是基础和后续工作的前提，是有着关键作用的地位的。所以在平时工作过程中，秘书一定要做好文书制作工作，这其中就包括准备文书材料，形成成型文本，这样做的同时最大限度的保证了文件合理性，规范性，安全性，最大可能保证了文本的质量。
文书制作包括两个阶段，一个是制文，另一个是制发，秘书要遵循文件价值的运动规律，熟悉文书制作的程序、掌握及要求，认真细致的完成各环节工作。
首先，要真实反映组织和领导的发文意图。组织和领导的意图就是文件产生的第一价值和要求，它也决定了文件在这一阶段服务的对象就是文件的始发机关，相关资料和文件的保管地点就是承办单位。秘书在撰写公文时要在准确理解领导意图的基础上，运用合适的语言与表达方式进行真实反映，达到其文件的制作目的和第一价值体现。
其次，要严格遵守公文写作的格式与要素的使用规则。文件生命周期所具有的特性及价值变化有了保证，才会有公文格式的自身属性来展开法律方面的维护，因此文件才可以在生命运动过程中得到保护和管理；公文的要素则是对文件的价值和处理有着重要的影响，以及也是对文件的制作阶段的责任明确与来源查询，也是生命周期的一部分。所以，秘书人员要规范、正确的使用公文格式，熟练掌握公文的使用规则和包含的各种要素。
此外，秘书对公文写作特点的准确把握也很重要。公文作为一种特殊的写作，它对撰写者的要求较高。不仅要求了解公文的语言表达风格特色，还有严格的标准与格式，因为公文传达的一般都是重要的领导意志或事件。所以秘书要掌握不同的行文方向的写作风格特点，积累经验，提高写作水平，提高公文在文件生命周期理论中原始价值的质量，为以后环节做好基础工作。
同时，秘书还要严格遵守公文制作的规定与程序［7］。文件生命周期理论的整体性与联系性要求秘书人员要严格遵守文件运动的程序与规则，不能遗漏或者避开某一环节，要做好各环节质量和资料完整方面的衔接与联系，尤其是对文书制作工作的质量把握和完整。

　　(二)文件的现行阶段

文书的处理工作在整个档案整理工作中起到承上启下的作用，它在上下两环节的衔接和过渡中占据主导地位。同时它也使文件的现实价值得到了展现和维持。其价值性就要求，秘书人员要做好本阶段的工作，发挥文件的现实价值，推动文件生命周期的后两阶段工作。收文和发文是文书处理工作必不可少的环节，秘书机构则在这两大环节中承担主要责任。收文包括文件的处理、执行；发文具体体现在文件制作和后续处理上，两项程序紧密结合统一不可分割。发文与收文的各环节同文书制作阶段的环节紧密相连，呈现出整个文书工作的持续性、完整性、联系性、规范性以及它的政治性的安全保密性。各环节在文件生命周期中相互衔接，秘书人员要遵循其价值的运动规律和生命运动周期的特点有序的、系统的进行工作，熟悉掌握环节流程和行文的相关规则、方式，不能错漏跳跃，同时要根据文件的价值做好保护及保管利用工作。
文件是否能转化成档案有着一个决定因素，即文件的收进和阅办这一环节所发挥的现实价值有多大。所以，为了文件价值的更好发挥，秘书人员要做好文件执行的对应辅助工作，推动文件的执行，保证文件运动的连续性与完整性。在收进阶段，秘书要对文件进行签收检查，详细登记审核等环节，准确及时的将文件转入具体办理的文件阅办阶段。这一阶段是具体的文件执行环节，秘书要根据文件的价值属性，在拟办环节中做好对应的参谋辅助工作，以及决定着拟办环节后，文件的批办或承办进行运动。秘书在领导进行重要文件批办时，要把握文件的正确运动范围和运动的及时性、安全性，减少文件在生命运动周期过程中不必要的价值流失。在批办或拟办结束后，秘书要根据文件的价值属性要求及时准确分发文件到相关承办部门，同时做好承办环节中，传阅与传达工作，把握文件的价值要求，控制文件传达范围与时间地点，同时秘书还要根据要求进行文件处理的催办，即督促与检查工作。在承办环节工作结束后，其办文人与秘书人员都要做好注办，并且秘书要对有关文件进行保存整理。文件生命周期理论中价值属性的变化和不同的要求，贯穿于整个流程的各个环节，秘书根据不同环节中文件的价值属性和要求进行工作，安全准确地进行文件处理，保证文件在运动过程中内容和载体的安危，提高该文件的有效价值等是文件处理过程中理应受到重视的部分。这些行为的完成会使得文件得到更好的维护和使用。
在发文处理流程中，其后续环节主要有，发文登记、装封、传递、注发，这四个环节。这一流程主要是保证文件生命运动周期在该阶段，文件的完整与价值属性的流转，秘书人员要做好详细的登记，并严格遵循文件运动的价值变化规律和其对应的不同要求，严格程序，规范操作，进行合适的文件处理工作和文件保存，保证文件的有序价值运动。

　　三、文件价值形态的改变

文件价值形态，就是文件在不同阶段的价值的状态，它的过渡不仅是状态称谓的改变，也是管理方式方法的改变，改变中仍有密切的联系和环节衔接，从而出现了实际工作中对“文档一体化”的需求。

　　(一)文件在管理阶段的概况

文件的管理阶段主要是由文件开始制作到文件运转的承办单位，及其秘书人员进行管理和暂时保管的时期也是文件的原始价值向从属价值过渡的时期。
文书管理就是秘书在该阶段对暂存于组织的文书，进行一系列管理的工作。它是文件生命周期理论中的一个重要阶段，也是档案管理工作的基础，更是在这一阶段中对文件的价值利用与保护。所以秘书人员要遵循文件生命周期理论的价值规律和严格规范的制度与程序，提高文书管理工作的质量，促进文件到档案的价值转化，科学保证文件的完整与安全。

　　(二)文书工作的最后归档

文书归档即就是文件在文书这一价值形态阶段工作的最后总结，主要就是将文件分类保存，然后按照规定方法进行整理和价值判断后分别保存的三个环节，这一流程与文件在档案价值形态的工作环节中有共同之处，故而在现实工作中也整合在一起从而精简工作程序，提高文件效率，也促进了文档工作的一体化。
文件生命周期理论在秘书立卷工作中有着一定的指导作用和要求。文件生命周期的完整性不止是要求文件运动过程和环节的系统性完整，还应保证运动过程中文件资料的完整齐全；理论的价值差异性则要求在立卷时，要对文件价值进行区分保存；文件运动的各环节的联系性，也要求对文件进行科学的集合整理，从而更好的进行利用和价值发挥。同时，在立卷的环节中，秘书要根据规定程序进行工作，保证文件联系性和检查文件与资料的完整齐全，还有要对文件的归卷进行检查调整，甚至是装订的科学美观，且每环节都要进行详细登记，还有按照文件的不同价值属性进行文件整理、分类、排列。
归档文件整理就是秘书人员根据规定，将组织中的文件进行收集鉴定，然后以“件”为单位把联系性强的文件一起装订，再按照不同方法进行文件分类、排列、编号及编目工作，最后对应其排列顺序进行装盒，完成归档整理的工作[8]。归档文件整理需要分析判断文件的价值，从而进行分类，文件的价值判断则需要秘书从实际出发，结合规定全面考虑，有质量的为之后环节的档案工作奠定好基础。
归档文件整理的这八个环节步骤就遵守遵循文件生命周期理论的价值运动规律，保持文件在各环节的联系性与整体性，了解其价值差异性，并按照程序规范操作，同时也要求归档文件的齐全完整，做好档案保护工作。
文书经过归档整理后，在规定的时期内按照国家规定的归档要求，完成归档工作，于是文件转化为生命周期中，档案作为另外一种价值形态一直处于幕后工作中，从档案的汇集整理开始，这项工作就进入了从属价值的恒定时期。文书归档和档案收集的工作是一个阶段统一而不可分割的两个方面，它们两个在具体的资料搜集、判断、和归整中基本一致，所以文档工作的一体化不仅是文件生命周期的整体性要求，也是文档工作提高效率，优化工作程序的必然趋势。

　　(三)档案收集与价值鉴定

档案收集就是类似于归档文件整理的工作，将有价值的文件进行科学的有序整理。它是文件流转到档案这一状态的工作开端。档案收集进行价值鉴定从而做好档案保管与利用的工作，所以收集分类的科学质量是后续换届工作的基础。
所谓价值鉴定，即秘书人员依据实际工作情况和规定的方法要求进行档案判断的工作。这是一项对文件真正价值的发挥有着重要影响的工作，它利于对真实历史档案的还原，以及后续档案工作的精简和利用服务的展开，它不仅对文件从属价值和其他环节工作进行了检修，也使有效利用文件的差异性得到了充分体现。秘书价值鉴定工作要辩证地从实际出发，按照规定，自觉站在国家和人民的立场上，遵循文件生命周期理论的整体性、联系性特点，历史的、辩证的从全面的角度，分析文件在其整个生命周期过程中的价值体现与其他不同价值方面的联系性体现，要全面的去综合性方法进行文件的价值判断，确定期限及归档范围。
注重保存文件的原始价值是文件鉴定工作的首要条件[9]。因此，作为一名秘书鉴定人员在整理档案资料时除了要确定其是否有价值，还要根据客观的标准从多种纬度进行分析。在鉴定的过程中，要从本单位的利益出发，发现文件的原始价值，对其进行全方位的分析，了解其利用价值，放入可使用的有效体系中,全面的、历史的去进行鉴定工作，这也是文件生命周期的整体性与联系性要求。除此之外，秘书人员还要完成失去价值的文件的销毁工作，这是文件生命的最后程序，也是其文件生命周期的一部分，所以按照程序和理论的要求操作是必然的要求。

　　(四)文件价值形态过渡时期的文档一体化应用

文档一体化，就是将文书工作与档案工作内容与信息等方面有着共同要求内容的环节，工作进行科学的有机结合，从而提高秘书人员的工作效率，以及更好更高效率的完成文件生命周期的运动和其价值属性的变化［10］。
归档文件整理就是文件归档工作和档案收集整理工作部分内容与环节的科学的有机结合。对文件的价值进行判断是有序高质量进行归档文件整理工作的重要内容，且内容与要求一致，文件档案价值鉴定的一体化，也是文档管理在信息方面一体化的一部分。经过实践证明，文档一体化趋势是无可替代的。文档一体化不仅使归档文件整理和价值鉴定紧密结合、互相联系，更使文件生命周期理论得到了完整以及在现在的社会实际中得到发展。

　　四、文件生命的恒定期－档案工作

文件最终的归宿是档案，这一说法在很多理论研究中都得到了证明。而通俗的讲，档案的工作则是对集体中已经处理得当并且还有一定有效价值的文件进行汇集、清算、保存并加以应用。这一阶段的档案主要是发挥凭证、参考的价值，所以秘书档案工作的开展也当根据档案在这一阶段的文件生命周期理论的价值，以及围绕价值而开展的后续利用工作环节。

　　(一)档案的整理与利用

档案整理工作是对收集来的档案进行科学保管的前提，秘书工作时要遵循文件生命周期理论中不同阶段档案的运动价值规律以及相互联系性和档案的整体性。全宗是档案管理的一个分类，是一个具有独立性的管理档案的单位，即是将文件根据其内在的联系性结合在一起形成的整体[11]。
秘书在进行档案整理工作时，要从实际情况与需要出发，遵循价值规律和形成特点，按照规定的程序和制度规定，合理设立全宗，科学整理分类保存，为后续的检索环节的工作做好基础。尤其是接下来的档案保管与利用工作，这两个环节的科学、高质量开展，是对档案价值的有效发挥。所以，秘书要遵循生命周期理论的整体性、相互联系性和对应性，科学开展档案保管工作，并且整体性不止是要求秘书在工作程序的完整连续，也是对档案的安全完整的要求。
因此，秘书进行保管工作时要全面完整的，对档案内容的保密安全与档案载体的齐全完整进行保护，以及注意记录总结损坏的档案的原因，便于之后的防护工作。此外，对应性的运用技术手段，对不同档案的载体采取不同方式保管，具体问题具体分析，了解档案价值，优化保管资源合理分配，做好安全检查工作，及时发现及时进行科学保护。
秘书人员要根据规定，科学全面的分析档案主要价值和运动形式特征及整个形成运动的过程内容，并记录成为著录，同时将分析的过程作为档案标引，著录和标引又形成各种检索的方式途径，从而全面整体地进行检索工具种类划分，推动档案检索工具体系的完善和多功能利用。秘书要按照规定程序和要求，高效规范的进行检索工作，促进档案的利用。
档案利用是档案工作服务性的体现，也是文件在这一生命周期阶段的价值要求。档案和文件同样具有价值差异性，即在秘书要注意开展档案工作的可利用方式和范围，要根据生命周期理论的整体性联系性和价值差异性、对应性等特点要求，全面联系的分析和采取提供档案利用的方式，尽可能扩大范围服务利用，同时制定相关档案利用的安全和保护规定，不能在提供档案利用中却造成档案的泄密或严重损失［12］。秘书和档案室在这一工作中，要全面准确及时的满足不同利用需求，尽力扩大利用范围和利用的简单方便及不断完善提供利用的方式与服务。

　　(二)档案的编研与统计

秘书档案管理工作环节较为繁琐复杂，其中档案编研和档案统计最为重要。档案编研的作用主要有两点，分别是对现期档案进行深度研究利用以及延长档案的生命使其发挥更大的作用。档案统计则是对现期档案的使用过程进行量化，从而总结出相关规律，为以后的档案研究工作提供依据。
文件生命周期理论要求秘书人员要全面、联系、准确的编写档案汇编、大事记等编研工作，更好的为社会提供档案的参考价值［13］，并且这也是对秘书自身档案工作能力的提高。档案统计工作时，秘书要准确进行统计调查和登记，这不仅能更好的发现档案的各种规律，还能反映现期档案工作的状况，从而影响秘书对档案进行科学管理。
这八个工作环节它们从微观上，是对档案工作，也是文件在非现行阶段的具体阐释；从整体来看，它们都是文件价值运动的不同过程，是生命周期的组成部分，每一部分每一环节都必不可少，这些部分和环节之间就像是缠绕在一起的臂膀有力的组成，从而促进文件价值流转，作为秘书就要规范准确的掌握规律、遵循原则与责任，做好每一环节工作。

　　（三）现代计算机技术的利用与管理

随着经济和社会的发展，现代计算机技术应用领域越来越广泛，在档案工作中，秘书人员要完成的文件工作数量多且内容广泛，于是电子技术在秘书工作中越来越多被利用，这是文件生命周期理论在现代社会实践的指导，同时电子技术的发展也要求理论不断发展完善［14］。
电子文件有着现代信息科技的优势，不止是在内存含量方面的程度，还有传递的速度与广度都是纸质版的文件所无法比拟的。电子文件借助计算机快速高效、多方面的完成文件生命周期运动［15］，所以，所以，秘书的电子文件工作也要遵循文件生命周期理论的整体性、联系性、阶段性和价值差异性特点与规律。电子技术在减轻秘书工作的压力的同时还提高了文件的流动效率，让文件的价值得到更大的发展，最主要的是它为文档一体化做出了巨大贡献。
但是秘书在利用计算机技术开展工作时，也要注意电子文件的安全保护、管理、和指导理论－文件生命周期理论的完善与发展。由于其新的载体形式和要求，因此，为了更好的使用和维护电子档案，秘书还需要花费大量时间认真学习操作技术，同时有关部门也应该完善规章制度，两者共同促进电子档案的发展。此外，秘书人员要从实际出发，遵循文件的价值规律，并且在实际档案工作中不断记录总结，完善发展文件生命周期理论，以及要对组织现期计算机技术利用的情况和纸质文件及手写资料的使用情况做好了解工作，相互兼顾平衡，协调合作共同管理。
综合上文所介绍的内容，文件生命周期理论从参与主体角度进行的工作内容和档案工作的程序环节要求这两面的影响，秘书人员要重视掌握文件生命周期理论的阶段性文件价值变化规律，根据价值阶段的不同属性来指导工作，同时注重在电子技术方面的不断深入学习与发展。

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