企业采购业务内部控制研究

　　摘要：内部控制是企业现代化管理的重要组成部分，健全规划的内部控制是保障企业科学化管理的重要内容。其中采购业务内部控制是企业内部控制的重要一环。文章从双汇集团的“瘦肉精”事件着手，从双汇集团采购业务的控制现状、采购业务存在的内部控制问题、采购业务内部控制存在问题的原因等方面出发，进行分析和论证，并提出了具体化措施。着重揭示了采购业务内部控制的关键性和必要性，对进一步改进和完善企业采购业务内部控制制度，促进企业未来发展问题的解决具有很大的作用。

　　关键词：采购业务；内部控制；职务分离

　　根据《企业内部控制基本规范》的施行标准，我国企业逐步完善了内部管理管理体系，形成了比较完善的内部控制环境，建立健全了内部控制活动和内部控制手段。伴随着一大波食品安全问题的发生，企业内部控制体系的缺陷体现得越来越明显。而采购业务作为内部控制活动的一环，直接关系到企业产品质量的好坏和企业资金的使用效率。企业发展证明，采购业务在企业管理过程中起到了举足轻重的作用。随着我国经济的飞速发展，如今企业面临各式各样的竞争，并且竞争十分激烈，致使很多公司探索在这种环境下如何生存和发展以及如何实现公司既定的发展战略，采购业务作为现代企业管理的重要内容，无疑在其中扮演者至关重要的角色。

　　文章的探讨意义在于：第一，对于食品加工企业来说，特别是像双汇这种大型的食品加工企业，如果企业能够健全完善内部控制制度和风险管理体系，那么就可以从源头上减少风险发生的几率，降低企业的损失。而对于既定损失，可通过有效的紧急处理措施和风险管理方法来阻止已发生的风险损失恶化，并尽快得到风险补偿。第二，食品加工企业可以通过建立健全内部控制制度，保证日常经营管理活动符合国家法律法规，确保财务和其他相关信息的质量，有助于科学合理配置资源。第三，食品加工企业必须竭尽全力避免信息沟通因存在不足导致的风险的发生，将内部控制和风险管理与企业日常生产经营相结合，努力保证股东的合法利益，以确保实现企业财富最大化的目标。

　　采购业务是存货管理的首要环节，它与生产和销售计划的关系十分密切，可以直接导致货币资金的流出或对外负债的增加，导致企业管理紊乱。对于一些企业来说，采购是生产的首要阶段，为了生产有利可图的产品，对外采购原材料的标准必须符合生产适当，价格合理，质量优良的原则。第一，采购货物要与生产和销售业务的要求相一致；第二，支付货币资金或增加对外负债必须基于获得质量很好的存货,保证货币资金支付或对外负债增加的真实性和合理性；第三，合理阐明企业应该享受购买货物的折扣；第四，避免采购业务中发生违反法律法规、损害企业利益等不正确行为；第五，确保采购业务在各环节的运行的通畅性和高效性；第六，及时确切地向上级提供存货采购的各方面信息。

　　实事求是、“因企制宜”、灵活兼顾是采购业务内部控制制度设计应遵循的最基本原则。

　　第一，相互牵制原则。意思是说在一项完整的采购业务当中，如果有与其相制约的环节对其监督和检查，企业就不会那么容易发生错蔽现象。具体的说，相互牵制必须从横向控制和纵向控制这两方面对企业的经济业务进行制约。

　　第二，成本效益原则。企业的最终目标是获得最高的经济效益。所以，建立采购业务的内部控制制度时，必须要将投入成本和产出效益之间的比值考虑进去，并且结合企业经营状况，尽最大的努力用最小的控制成本实现最大的控制效果。

　　第三，岗位责任原则。企业的采购业务内部控制与管理模式密切相关的，企业按照管理模式设立工作岗位，赋予其权利和责任，并且规定相应的工作程序。设立工作岗位时必须遵循不相容岗位职责相分离，经过划分不相容职责，各个部门和人员之间相互制衡，不可允许一个人控制某项交易的各个环节，这样可以防止员工的舞弊行为。

　　第四，协调配合原则。要想保证企业经营管理连续有效地进行，就必须做到各部门岗位相互协调，相互监督。

　　2.3.1采购业务内部控制的程序

　　采购业务流程如下表所示：

　　2.3.2采购业务内部控制的关键控制点

　　采购部门会对采购业务各个环节所出现的一些风险进行控制和管理。采购业务中必须注意以下几个环节：（1）编制需求计划和采购计划；（2）请购与审批；（3）选择供应商；（4）采购定价；（5）订立采购合同；（6）管理供应过程；（7）验收付款；（8）会计控制。

　　双汇集团是一个以肉类加工为主的大型食品集团，其加工基地遍布全国各地，是中国最大的肉类加工基地。2016年3月29日，公司发布财报，实现营业收入445.97亿元。并且是2016年万州国际世界500强之一。双汇集团的董事长是万隆先生，他在肉类行业拥有丰富的管理经验。在他的带领下，双汇集团成为世界500强企业，培育了一支高效的管理团队。双汇进入国际化发展后，将继续坚持改革创新发展理念，坚持全球化发展战略，促进全球扩张和资源的有效整合，充分利用好全球资源和市场，继续保持和巩固在全国乃至全球的领先地位，把“调结构扩网络促转型上规模”作为战略目标，并在其指导下，进一步做好产品，做大品牌，做强企业，持续提供健康、安全、放心、时尚的产品，为广大消费者、股东和社会创造永续价值。

　　3.2.1购买方面

　　双汇集团在多个工业基地组建了统一的生猪和肉制品原料采购队伍，采购具有统一性，集中性和专业性，以保证采购原材料质量安全。

　　双汇集团以生猪、冻牛肉、冻猪肉等为主要的原材料，其原材料成本大概占总成本的67%。在日常生产经营中，双汇集团研究出对策来应对原材料方面的经营风险，也就是运用公司的一部分资金来扶植养殖户饲养生猪，将企业和养殖户紧密联系在一起，建立一条集约化养殖相结合的道路，以确保企业能够拥有较为稳定的货物来源。在条件允许的情况下，企业大可在收购旺季加大收购规模，准备好几个月的需求数量；但是必须严格检查原材料质量安全，确保其质量优良，为企业生产保证优质的肉源。在生猪采购方面，双汇集团在生猪供应商选择方面建立了一套评价制度，定期考核供应商的供货资格，及时对其信息进行处理筛选，淘汰不符合要求的供应商；另外，双汇集团对采购原材料的质量作出严格标准，坚决不采购有任何质量问题的生猪，杜绝质量不过关的原料投入厂房生产。双汇集团还建立了采购信息网络系统，实行网上定价、网上采购、网上结算和网上质量追溯。并且双汇集团要求采购企业必须具备相关的原料肉证，辅料肉证件以及包装材料的证件。

　　3.2.2付款方面

　　对于付款方面，双汇设立了采购和付款环节的岗位责任制，明确规定了相关部门和岗位的权利和责任，确保不相容岗位相互分离，相互制约和相互监督。

　　双汇集团的付款及审批资金的程序有以下几点：

　　一是采购资金支出需要先编制物资采购计划，经有关负责人审批后才能执行借款审批程序。

　　二是经手人负责填写借款单进行资金支出申请，要求填明资金借款的数量、原因、使用部门和数量及支付方式,要求经手人本人签字确认。

　　三是物流经理负责审核采购物资数量和价格的合理性及是否需要采购的适用性，对采购物资的质量进行供应商选择把关，对采购渠道进行审核。对资金支付的风险负责。

　　四是主管副总负责审批程序的合理性和采购效益性，是否有采购计划、是否符合公司规定标准，采购方的选择及价格是否合理，超过使用资金的标准的需要作出特殊说明。

　　五是财务副总负责审核采购审批程序是否健全、对资金的支出计划做出审批。对往来款项进行账目核对，对采购资金进行合同核对，对资金的支出风险进行审批。

　　六是采购资金支付严格按公司审批权限审批。审批人应当根据《采购与付款业务授权批准制度》的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

　　七是财务部出纳员接到审批健全的借款单负责支付资金，对于审批不健全的借款单拒绝支付。

　　八是发票报销的手续：已经借款报帐的，要求经手人签字、部门经理审核，财务总监审批；未借款直接报账的，要求经手人签字、部门经理审核，然后按公司的审批权限执行。

　　食品加工企业和散户农民在我国普遍的交易模式是以经纪人为中介的，这使得大型食品加工企业与散户农民之间的交易更加便利，但这种交易模式也有其缺陷，使得流通环节更加繁琐，交易双方存在信息不对称，难以监管。双汇集团的自养比例只有1%，所以企业每年肉类加工的大部分原材料都来自外购。而在其供应商中，散户农民所占比例最高。产业链中生猪经纪人的出现给交易双方提供了便利。人们采购冷鲜肉时喜欢选购瘦肉，因此瘦肉卖得比肥肉贵，为了从中谋取更多的利润，生猪经纪人借着只收瘦肉的名义，千方百计降低合格生猪肉的价格，这就使得养殖户不得不添加瘦肉精。而供应商分布范围广，采购业务不集中，容易导致多头采购，增加采购成本，也在很大程度上增加了企业对生猪养殖户的监管难度，以及发现瘦肉精之后对养殖户的责任追查难度。

　　下图为双汇集团生猪采购的基本模式：

　　从上图可以看出，在整个产业链中，供应商分布范围广，且以生猪经纪人为中介使得双方交易特别混乱，采购业务不集中，这在很大程度上增加了企业对生猪养殖的监管难度以及发现瘦肉精之后对养殖户的责任追查难度。

　　激励供应商提供供应的方式对其供应行为产生直接的影响，有效合理的激励方式能够充分调动供应商的积极性，还能监督其供应行为，这使得供应商利益与企业利益结合，让供应商自觉主动的为食品加工企业提供质量合格的原材料。企业普遍采用的激励方式是优惠采购价格，这也是最传统最基本的激励方式。企业除了采用提高采购价格的方式达到激励效果之外还有其他常用的激励途径，发放年终奖金，评选优秀供应商并给予奖励，对供应商进行利润分红等，这些都有助于供应商自觉主动地为食品加工企业提供质量合格的原材料。

　　但是，双汇集团在对外采购原材料时，为了降低企业的生产成本，采取多种方式压低原材料采购价格；而供应商在为企业提供质量合格的原材料的同时企业没有给予其额外的奖励，为了赚取更高的利润，于是供应商就采取往猪饲料里增加瘦肉精的方法，提高瘦肉率，以更高的瘦肉价格销售出去。与此同时，由于养殖户的经营规模都不大，对加工企业依存度偏低，即使在原材料中检测出含有瘦肉精，企业对养殖户的处罚只能在短期内造成影响，对养殖户不会造成长期性的重大损失，因此这并不能对养殖户敲醒警钟。这些问题都是在市场自由交易下短期行为博弈导致的结果。

　　确保原材料质量安全是以对所购原材料进行抽检为基础的，对双汇这种大型食品加工企业而言尤其重要。企业只有采取科学合理的抽检方法，才能对所抽到的原材料供应商起到强有力的监督作用。不过检测也要花费时间，并且原材料的保质期普遍不长，贮藏条件较为严格。一般情况下企业对所采购的原材料都是抽检其中一部分，不会全部检查。根据规定，生猪进入企业屠宰，抽检比例标准为3%～10%。据了解，双汇集团对于抽检制定了一套严格的检测体系，不过这套检测程序只是表面上看起来很严格，实际上双汇的抽检比例只达到了4.5%。双汇每天的生猪屠宰量较大，大概有6000头左右，按照抽检比例，每天抽检的生猪数量大概只有30头左右，这说明剩下的大部分没有进行检测的生猪会直接投入生产加工。双汇集团“瘦肉精”事件被曝出以后，企业立即采取对每头生猪都进行检验的对策，如此固然能确保外购生猪的质量安全，但时间成本就上去了，生产成本也增加了，同时生产效率也大大降低了。因此，在检验比例这个问题上，双汇集团要进行权衡，既要保证检测质量，又要保持较高的效率，并且控制好采购环节的成本。

　　生猪的验收作为采购的后续环节，是企业的关键控制环节。但是令人失望的是双汇集团的质检人员并没有把好关。根据了解，双汇为了获取自身的利益，极其片面地强调瘦肉率的高低程度，没有对风险进行评估。作为一家家喻户晓的大型食品加工企业，双汇集团在“瘦肉精”事件中，完全暴露了经理、采购员以及质检员存在严重的失职行为。瘦肉精检测只是多道工序中的其中一道，远远不能代表其全部的工序。双汇在生产过程中在很大程度上没有达到国家对猪肉检测相关规定的要求，这同样反映了双汇集团在质量检测硬件配置做得还不够充分。导致质量检测多道工序被忽略的重要原因是硬件配置不够齐全。保证产品质量合格的一种基本控制活动是企业按照业务流程进行生产经营管理，这也是最基本的。肉制品加工的生产线流程复杂多样，从生猪检验、屠宰、加工、质检、包装并装箱入库等。每一个环节都起着举足轻重的作用，稍有不慎整个批次的质量都会受到影响。双汇集团虽然在生产流程中一定程度上遵循了基本的生产规范和业务流程，但是企业内部依然存在很多违背业务流程的现象。所以，总体看来采购质检人员的素质也是企业存在隐患的一个重要方面。

　　原材料采购安全追溯体系紧密衔接原材料采购链整个过程的信息，尽力向企业提供购买原材料的安全信息，并且依据各个环节的信息清晰规定食品各环节供应商的权利和责任，这样既有利于克服信息在传递和沟通过程中的缺陷，对解决食品安全导致的市场失灵起到了有利的作用。与此同时，执行原材料采购安全追溯体系能够大大提高供应链的管理水平，并且能够确保食品安全以及减少食品的召回成本。但是双汇集团还没有建立较为完善的原材料采购安全追溯体系，不能与原材料采购链整个过程的信息紧密衔接。在此基础上，企业没有办法了解生猪在放养和流通各环节中瘦肉精的添加情况。而如果在生猪中检测到瘦肉精，就必须对购买的所有生猪都进行瘦肉精检测，这也增加了企业的运营成本。

　　双汇集团需要对于目前的整个采购流程的岗位进行明确的职责分工。内控制度要求双汇集团必须遵循不相容职务相分离的原则，采购流程中的预算和审批、审批和执行、审核和记录等工作要分离，同一笔交易活动的各个环节不能有由一个人操作。采购的每个环节都需要建立健全采购登记制度。公司内部的审计部门需将仓库入库凭证和采购发票等相关资料进行仔细核对，可以采用定期或不定期进行核查。双汇集团应该形成成文规定，规定职责分工，规定每个岗位的权利和责任。这样不仅有利于工作人员清楚明自己的权利和责任，还能够有效防止工作失责的现象发生，避免人员逃避责任，加大责任追查的难度。

　　采购人员具体职责如下表所示：

　　一方面，双汇集团需要健全完善采购预算控制制度，采购预算就是根据生产计划和销售计划，对原材料所需物资的数量及成本等作出预算。根据供应商评价制度，采购人员搜集市场上供应商的信息，对其进行评价，随之从中挑选出最合适的供应商，接着编制采购预算。公司的采购首先编制采购计划，然后交给相关人审批，最后经过采购计划管理部门批准才能执行；期间必须明确采购预算的审批权，保证采购预算的合理性。在企业日常采购过程中具有很多不确定的因素，因此要根据实际情况的变化需要来对采购计划做出相应的完善调整。另一方面，双汇集团应该健全授权审批制度，明确审批人对采购与付款业务的权责方式和相关控制。相关部门在整个采购供应链中执行的各个环节，严格遵守不相容职位相分离的原则。

　　对于供应商的选择和确定，双汇集团要按照公平公正原则，不能徇私舞弊，凭借关系的密切程度等其他与之不相关的因素来选择供应商。一般程序是采购部门应依据采购计划，通过招标或询价等方式来确定供应商。企业根据对市场上供应商的调查，将各个供应商的相关信息进行比较，从中挑选出质优价廉的供应商，而供应商的数量一般情况下要多于三家。双汇集团需要建立供应商评价制度和考核标准，以便采购员对供应商进行评价打分，然后根据评价打分，对供应商进行分类管理。同时，进行集中采购管理，这样有利于节约企业经营成本，减少各部门之间的冲突和竞争，促进企业的发展；而集中库存也防止了质量验收标准不一致给企业造成的不力影响。双汇集团在对外采购物资时必须签订采购合同，不能与供应商进行口头协议，这样能够避免不必要的麻烦以及双方因为交易的事项发生不必要的冲突；加强对采购合同的审核并且严格督促采购合同按时有效实施。

　　其一，双汇集团要建立采购人员的培训制度，指导他们学习经济知识及其他方面的专业知识。通过各种渠道进行宣传教育，为员工创造良好的工作范围；创建积极的企业文化，加强采购人员的职业道德约束，有助于降低采购风险；定期对采购人员进行轮岗，实现采购人员和岗位的最佳配置，有利于避免滋生腐败。其二，双汇集团建立健全采购业务内部控制制度，防止采购人员舞弊。虽然可以把舞弊行为归因于个人品行存在缺陷，但是舞弊行为发生的原因不只这个，还会受很多其他因素的影响。如果双汇集团建立健全采购业务内部控制制度，并且在采购业务中贯彻落实，必然有利于减少和防止采购人员舞弊。

　　信息沟通及时对称有利于提高工作效率，实现企业的高效管理。双汇集集团要建立内部沟通机制。通过企业内部信息交流，能够使得工作人员更加了解企业的内部控制体系，明确自己的权利和责任，并及时取得工作过程中所需的信息，加强企业经营管理，减少信息不对称造成企业经营成本增加的问题。有效的信息沟通渠道有利于内部控制制度有效实施。保证信息沟通及时有效，才能更好地为企业服务，才能确保企业的内部控制系统科学有效实施。另外，企业各部门的相关应通过计算机实行高度共享，这样可以加强各部门之间的监督，避免舞弊现象的发生，也增强了企业经济业务的可追溯性。

　　结论

　　内部控制是企业现代化管理的重要组成部分，健全规划的内部控制是保障企业科学化管理的重要内容。其中采购业务内部控制是企业内部控制的重要一环。文章从双汇集团的“瘦肉精”事件着手，从双汇集团采购业务的控制现状、采购业务存在的内部控制问题、采购业务内部控制存在问题的原因等方面出发，进行分析和论证，并提出了具体化措施。着重揭示了采购业务内部控制的关键性和必要性，对进一步改进和完善企业采购业务内部控制制度，促进企业未来发展问题的解决具有很大的作用，希望此文的观点可以给同类型企业的管理人员一些参考。

　　参考文献

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