制造业采购业务内部控制研究

　　摘要：随着国内和国际经济形势的重大变化，我国企业面临着很大的困境，不能适应复杂的市场变化，经营困难甚至倒闭。其中一个根本原因就在于企业管理方面存在的问题，内控是企业管理的重要组成部分，企业的健康、持续、稳定发展离不开完善的内控。采购是企业内部控制的重点和难点，作为企业生产和销售的中间环节，采购业务应得到企业的重视，但钢铁行业由于原材料采购品种多、数量大，采购业务管理上存在诸多风险，对企业的健康发展构成严重威胁。所以，对采购业务内部控制进行研究具有非常重要的理论和现实意义。本文结合太钢股份有限公司实际采购中存在的风险隐患分别从多方面进行详细分析，不但分析了采购的外部环境，还对其进行了风险评估，并对内部控制落实情况展开调研，此外，还对信息沟通进行了解，分析这些问题的原因，并对应的从优化内部控制环境、建立有效的风险管理机制、完善采购业务流程、建立ERP信息系统、完善日常内部控制的各项制度，从风险根源给予重视，把采购风险降到最低，稳步提升经营效益，推动公司持续健康发展。

　　关键词：内部控制 采购业务 太钢股份有限公司

　　一、引言

　　自从企业意识到内部各种风险的危害程度后，内部控制就逐步形成，从最开始的对个别风险实现牵制，到相应对风险进行规避的制度形成。随着经济的持续推进，企业的发展环境复杂化程度愈发明显，单纯的内控制度已明显跟不上企业发展的步伐，各种内控制度逐步发展成为能够实现对风险进行控制的一种结构化体系，内部控制结构经过发展最终演变为现在的内控整体框架。随着企业家对风险重视程度的提高，目前，风险管理框架已经整合。这一发展过程，不仅体现了内部控制制度的完善，更体现了学者们以及实业家对内部控制认识与理解的提升。企业内部控制在刚开始时是企业根据管理需要而产生的一种企业自发行为，因内控制度发挥的作用越来越大，不但已引起企业的高度重视，XX也意识到它存在的必要性和重要性，目前已成为相关政策下的一种强制性制度。

　　随着企业发展节奏的加快，日益增多的各种问题对企业内部治理提出了新的要求，这些矛盾和问题不但拖慢了企业发展速度，甚至某些重要行业发展的滞后会对社会进步产生影响，遏制经济高速增长的态势。因此，XX也十分重视内部控制工作，2009年先后出台了内部控制的基本规范和操作指南。

　　在钢铁企业的各种运营活动中，采购是企业生产和经营的基础和前提，对采购各种内控措施的落实显得尤为重要，采购的各个环节都有发生风险的可能性。原材料的采购质量和数量，不但与生产有着密切联系，对销售的影响也非常大。近年来，原材料价格上涨趋势明显，钢铁企业为提高企业利润，就必须严格控制采购成本，这就需要加大对采购环节进行内部控制的力度，把采购中产生风险的可能性降到最低，使企业的成本开支进一步降低。面对复杂严峻的市场环境，钢铁企业要想在同行业中立足并得到长足发展，就必须从企业内部实际需求出发，对钢铁行业采购特点进行深入研究，掌握对采购进行内部控制的重点和难点，规范并简化采购的各个环节，使企业在采购方面的内部控制措施能够发挥它应有的作用。

　　文章结合山西太钢不锈钢股份有限公司的实际情况，对该公司采购环节中的内部控制进行了全面研究，在此基础上发现其中存在的问题，并提出相应的整改措施，希望能对其他的钢铁企业在采购内部控制的落实上有一定的帮助。

　　二、采购业务内部控制理论概述

　　（一）采购业务内部控制的定义

　　采购业务内部控制是企业针对内部各种采购活动采取的方法和措施。这些方法和措施不但包括自我调节，还包括约束，计划也是其中一种，此外还包括控制，还有评价等。对采购部内部控制是企业内部控制中不可缺少的一环，采购部内部控制有非常明显的现实意义，它不仅能对采购中的各种风险进行有效控制，还能优化采购管理，使采购成本进一步降低，最终实现企业经济效益的提升。

　　企业应在市场调研的基础上，从内部实际需要出发，科学合理规划采购业务流程，在实践的基础上不断调整和完善采购业务的相关管理规定，明确规定各采购环节的职责，严格审批权限，完善相关内控制度的落实，采购的各环节除了制定合理的采购计划，还必须规范采购申请，重视审批程序和权限，严格采购过程，完善采购业务记录制度，完成对付款的监督和对原材料的验收及评估工作。实现采购业务的规范化和流程化并在采购过程中发挥价格监督机制的作用。对采购和验收中的重点和难点要高度重视，要形成定期检查制度，发现风险隐患应及时予以解决，使各项控制措施发挥作用，使采购原料能够满足企业正常运营。

　　为使采购业务的内控措施落到实处，公司应充分利用采购业务风险预测数据，综合使用各种控制措施，使采购业务风险降到最低。可以利用的内控措施有很多，不但包括信息系统控制和会计系统控制，还包括验收控制和付款控制，还有手动和自动控制，不兼容的工作分离控制也是一种有效的控制方法，除此之外，还有授权和批准控制等。

　　（二）采购业务内部控制的目的

　　采购环节是企业内部管理控制比较薄弱的环节之一。虽然采购业务流程简单，但隐藏着很多风险点，如果对其不加以控制，很容易造成采购腐败、采购成本高质量低劣、资金回流不及时等严重问题，建立健全采购业务的内部控制制度，有助于企业合理地控制成本，有效地规避风险，促进企业效益的稳步提升，对企业的生存和发展有着明显的现实意义。

　　（三）采购业务内部控制的重要性

　　企业应重视对采购业务环节的控制，在采购过程中除了根据企业的实际需求制定科学合理的采购计划外，还应对供应商进行全面考核，合同签订力求规范，并对付款验收等环节实现有效监督。避免采购过程中发生各种风险隐患，把采购风险降到最低，确保采购实现高质量，低成本。采购部的内部控制在某种程度上会对企业的生产经营活动产生明显影响，要提高对它的重视程度。

　　一是重视供应商的选择，应注重长期性合作。采购成本的降低可以从内部控制入手，并利用采购的规模优势，实现低价，采购部门应对不同的供应商建卡立档，每次采购的原材料都应对数量，价格和质量进行如实记录，并以此为基础从质量和价格的角度对这些供应商进行等级划分。对那些优质供应商应保持长期合作关系，不但能使采购成本进一步降低，还能给验收减轻压力。会有效避免出现采购材料质量低劣的现象。

　　二是采购内部控制为采购质量提供保障，内部控制可以实现对供应商的监督，前期可以通过对供货商的调查掌握其供货资质和信誉情况，并加大采购验收力度，实现采购部门和仓储部门的双重把关，保障物资质量，把物资质量采购风险降到最低，使公司的利益得到保障。因此采购过程中的内部控制对于保证采购材料的质量、数量也具有重要意义。

　　三是采购中的内部控制对降低成本增加利润也有重要意义。由于采购的业务流程完成周期长，在整个采购过程中会占用大量资源。内部控制应加大对采购环节的控制力度，简化采购流程，最大可能缩短采购周期，尽量使采购计划量和实际采购量保持一致，使预算资金保持不变。在内部控制的作用下实现采购成本的不断降低，为企业提高效益创造条件。

　　三、太钢股份有限公司购业务内部控制问题分析

　　（一）太钢股份有限公司企业概况

　　1.太钢股份有限公司简介

　　山西太钢不锈钢有限公司太钢（以下简称太钢）成立于1934年，位于柳州市太原河岸。有限公司。是一家集铁矿石开采，钢铁生产，加工，销售，贸易于一体的超大型钢铁企业之一，是不锈钢领域的全球领导企业，年生产能力为1200万吨（包括450万吨不锈钢）。依托国家级技术中心，科技创新平台等先进不锈钢材料国家重点实验室，以太钢不锈钢，冷轧硅钢，高强人系列钢为主体，形成了高效节能的主体。寿命长，新型钢铁产业集群，产品应用于很多支柱产业和新兴行业，主要有是由、铁路、轻轨以及“神州”系列航天器等。以及在石油，化工，造船，集装箱，铁路工业钢，车轴钢等二十多个品种，填补了国内空白，替代了进口。坚持绿色发展，倡导经济，环保，文明，低碳的生活方式和生产方式，公司已成功实施了干熄焦，加湿煤，焦炉煤气等极具环保性的项目，在生产的过程中进行脱硫脱酸，在循环发电领域，高炉煤起到了较好的作用，膜工业废水处理，城市污水处理，酸再生等方面，其主要的节能环保指标在同行业中处于领先地位。

　　2.太钢股份有限公司采购流程

　　太钢股份有限公司物资采购不仅需要的种类较多并且在数量庞大，由于物资种类的不同使得进行采购、预算以及内部控制流程具有较大的差别，该公司的采购流程如图1所示，主要具有以下几个步骤，采购预算编制，供应商选择、采购流程管理、采购验收付款、会计控制。

　　图1太钢股份有限公司的采购业务流程图

　　3.太钢股份有限公司采购业务内部控制现状

　　（1）控制环境方面

　　2017年是中国钢铁行业产能过剩减少的第一年。 在增加环境保护和其他因素的背景下，减少产能过剩的目标不断得到改善。太钢股份有限公司现金流压力逐渐增大。就采购行业，整体呈现出价格和品质上的困惑，并且需要对供应商范围进行扩大，这就使得原有供应商受到交易量的影响，从而使太钢股份有限公司的市场交易规模逐步下降。就内部控制管理情况看，公司存在内部控制制度建设的不健全情况，没有部门牵头进行制度建设的推进工作，进而很难在定期召开会议进行制度的修改。公司内部出现权责不明、权利交叉的现象，在部门设置上有采购部、质量部、仓库部等，在进行采购、验收、付款、对账等环节时存在较大的问题。

　　（2）风险评估方面

　　在风险评估方面，太钢股份有限公司认为只需要做好制度的建立、执行就能够很好的进行风险控制，并未重视进行风险管理部门的建设，进而也没有相匹配的风险评估机制。表现较为突出的还有采购小组存在“监守自盗”的嫌疑，不仅进行供货商的选择，又对保障和价格确定进行负责，这样就可能会存在采购人员利用权力，进行抬价格、拿回扣。在幕后交易的过程中对好处费发生争执，最终导致供货商实名举报，具体由公司纪检部门进行调查取证。并且产品因质量问题，经常遭到客户的投诉，造成了难以挽回的声誉损失。

　　（3）控制活动方面

　　在管控活动中，公司也采取了一系列的措施，但效果不显著，只是进行了职务的分离工作，究其原因是公司进行组织结构建立的原则不是各部门之间的制约，而是为了更大限度的节约成本支出。目前，太钢股份有限公司财务部门，设置了采购财务专岗，对与采购业务相关的票据、付款等内容进行核对。而与供货商进行定期对账并没有及时开展，并且会计制度中对采购部和仓储部核对情况没有进行及时记录。同时，太钢股份有限公司进行期末资产年终盘点时，不仅范围较小，还存在业务上的不规范，盘点由仓库部门自己完成，并且只是对固定资产进行盘点，而半成品、原材料并未纳入其中，在对账环节没有定期进行，所欲很难对财务记录的准确性进行判断，进而存在财务上风险性。虽然公司制定了预算管理相关制度，但未编制采购业务年度预算，只编制了月采购计划，采购计划长期性不足。

　　（4）信息与沟通方面

　　太钢股份有限公司建立了信息沟通制度，并设立信息中心，使各部门的工作逐渐向自动化办公转变，但是针对采购模块，并未有与之配套的专业软件。太钢股份有限公司设置了电子举报邮箱，其主要的责任部门是审计纪检监察部，对邮箱信息进行定期的收集、整理、调查、处理。在于供应商的沟通交流上还没有制定明确的规定和要求，实际执行中，亦较少与供应商进行深入的交流和沟通，进而出现沟通不及时等情况。

　　（5）内部监督方面

　　为了有效的提高评估制度的全面性，找到执行过程中出现的不足，公司会定期举行内部控制的自我评估，以此及时发现问题、解决问题。但是目前实施的内部控制评价体系还不够完善，特别是其深度、广度上，故而难以将评估制度的优越性发挥出来，并且针对采购模块，公司也尚未进行内容控制的专项评价工作。

　　（二）太钢股份有限公司采购业务内部控制问题分析

　　1.采购业务内控控制环境薄弱

　　企业内部控制的稳定性对内部环境的质量有决定性作用，对企业发展产生较大的影响。

　　首先，员工内部控制意识薄弱，在公司的培训中，并未将内部控制纳入培训的计划中。并且很多员工思想守旧，在风险意识防范上停滞不前，较少的参与内部控制，整体的工作积极性较差。

　　其次，太钢股份有限公司进行采购员招聘时，并没有根据相关规定和程序进行招聘，很多人都是“靠关系”“走后门”，不仅学历水平低，还表现出专业性不足，甚至还有道德标准低的问题，使得采购部门整体素质较差。“关系户”的出现使得工作上难以按照相关规定正常推进，由此引发采购业务内部控制的风险性问题。

　　最后，薪酬的结构存在不公平、不合理，并且绩效考核指标和内容不够明确，严重影响员工的工作积极性。

　　2.采购业务风险评估体系未完善

　　企业的经营、发展中会存在着各类风险，通过风险评估体，不仅可以对风险进行有效的控制，将危害程度降到最低，还可以进行风险的预防和规避，做到防患于未然。需要考虑到采购业务的特殊性，其不仅业务频繁，并且极易发生违规行为，所以必须予以高度的重视。

　　目前在太钢股份有限公司的管理中，针对采购业务并没有建立有效的风险评估体系，从管理层的角度看，思想观念薄弱并未意识到风险控制的重要性，进而使得公司并由与之配套的风险预警措施，那么进行采购相关活动时，风险指数较高难以进行及时的预防。其次，企业对于风险认识存在偏差，并未做到事前预防，这使得内部控制并未发挥出其真正的作用。

　　3.采购业务流程不规范

　　太钢公司结合其采购业务的控制制度和流程来开展业务，但由于公司在风险评估领域存在盲区，导致太钢股份有限公司在进行控制活动的设计的过程中，将会出现缺失，从而导致出现越权审批以及推卸责任等的现象，从而对管理效率造成较大的影响。主要表现在：

　　（1）采购计划控制不到位

　　太钢股份有限公司没有严格遵循相关规定来进行相关部门需求计划的制定，然后对计划开展统筹编制，尽管该企业已经完成了关于请购以及采购计划等方面的内控制度制定，然而却没有构建起完善的控制活动，其中的风险性及漏洞比较多。进行采购的时候，遇到采购计划外的物资，太钢股份有限公司只针对大宗物资进行预算调整程序，而其他物资则直接由负责采购工作的相关人员结合需要来进行采购，从而使风险性提升。例如，若供应商与企业自身的采购人员进行相互勾结，将价格私自增加，进行计划之外的物资的采购，将会使经营成本显著提高。

　　（2）供应商管理不完善

　　太钢股份有限公司缺乏供应商管理信息系统，利用Excel软件来开展供应商方面的管理工作，出现错误甚至是不够完整的信息，无法进行供应商具体信息的及时有效更新，从而影响到供应商的合理选择。该企业金酸已经明确地制定并且更新了此项管理工作的相关表格，但在实际执行时，合格供方名录并未及时更新。

　　4.采购业务沟通机制不到位

　　太钢股份有限公司的组织架构属于职能型，虽然各部分之间分工明细，从而增加不同部门的实际工作效率，然而不同的部门间没有紧密且有效的协作，从而使其相互间存在着信息不够畅通的问题，没有形成完善的内部交流机制。通过对太钢股份有限公司的初步调查，同样可以发现，审批速度较为缓慢，而且缺乏畅通的内部信息交流机制，内部员工缺少良好的合作交流体验。而且，不同层及的部门之间进行相互的沟通交流时，尚未构建起举报机制，内部也没有投诉举报制度。 还会导致商业活动中的采购欺诈，向上级报告。 同时，公司在没有适当处理者的情况下处理这些欺诈行为，没有考虑补救措施。 无法获得有效的反馈信息，因此对系统控制不利。

　　同时，该企业在构建信息化系统的工作尚未实现一体化的目标，分割了业务信息及财务信息等两个不同的管理系统，而且缺乏必要的联系。此外，其内部员工在适用管理系统时权限也存在着比较大的差异，从而对不同部门的审批工作带来了比较大的影响，降低了整体的工作效率，最终影响到财务、销售、存储以及采购等方面的信息有效传递。

　　5.采购业务内部监督流于形式

　　对于企业而言，内部审计工作十分的重要。太钢股份有限公司制定了相关审计制度，其审计体系较为完善。其中，内部审计部门的基于审计业务联系工作，全面地设计了财报内控及信息披露事项等方面的内容，同时充分地考虑具体情况对其效果进行评估。

　　在采购方面，太钢公司内部审计职能主要负责采购合同审计的合理性与合法性，对程序履行和合同内容等进行严格的订立。根据调查数据可知，企业的内审部门未能够及时有效地针对采购部门进行审查，频次不高，一些检查工作流于形式，主要侧重的是合规性，所以，在进行采购的时候无法有效地发现潜在的舞弊行为。而且进行年终以及年中等审计工作的时候，关于付款及采购等的审计工作深度不够，无法将其应有的监督效果全面发挥出来。由上可知，该企业现阶段还没有构建起全面的关于付款业务及采购等方面的内控体系，无法通过内部审计来有效地监督管理上述方面。

　　四、太钢股份有限公司采购业务内部控制提升对策

　　（一）优化内部控制环境

　　为了使企业的付款和采购循环与各种内控环境得到进一步的优化，则除了需要企业的管理层进到其应有的职责之外，企业中的所有员工都应当负起应有的责任，因此企业的各员均应当积极地参与此项工作。第一，需要积极地采用各种新型的网络工具来传递公司的文化和内控意义，将内控氛围积极营造起来。

　　第二，应当在其培训体系之中纳入内控培训的相关内容，由此，除了新员工应全面开展系统培训学习之外，也许大量组织各类内控方面的专题性会议，而且逐渐普及线上培训平台，使员工更多地参与此类形式的培训学习，促进他们能够用好碎片时间来增强自己的能力，使内控意识得到进一步提升。

　　第三，应当将合理的考核评价和激励机制构建起来。如果有员工取得了优异的成绩，则应当按规定给予相应的奖励，其中涉及加薪及升职等，达到增长员工的公司归属感和责任感。需要结合长期性及短期性的视角来进行分析，具体见表1中的内容：

　　表1激励措施表

分类	短期	长期
精神方面	通报表扬、授权以及参与管理培训活动	升职、职业生涯规划以及企业文化等
物质方面	福利待遇和相应的薪酬	期权与股份

　　应当使员工具有更高的积极主动性及热情，将量化的且公平合理的考核评价体系建立起来，关联起员工的业绩及升职、加薪等方面的问题，如果有良好的业绩，则应当给予相应的奖励，如果业绩不佳，则应当给予一定的警示，严重时则给予辞退。具体见图3的内容。

　　图3员工考评体系基本内容图

　　（二）建立有效的风险管理机制

　　该企业应当将其风险数据库构建起来且进行持续更新完善，做好防控，降低风险性。在构建该数据库的过程中，需要运营时存在在主要奉献进行有效识别

　　该企业在构建风险数据库时，涉及的内容主要有：第一，划分其采购流程，而得到各种流程科目，具体包括了货款支付、货物验收、邀请招标、询比价、供应商管理以及采购预算等方面，接着结合其情况来将有关的二级业务科目分项列出。第二，针对后者的执行情况以及有可能产生的风险类别，进行合理的标识，具体见图4中的内容。

　　图4风险评估图

　　在该数据库当中也存在着应当各类风险的主要措施，涉及分担、降低、规避以及承受等不同的方式，若为存在着比较小的影响的相关风险，且进行消除的时候需要比较大的投入，那么可通过公司来进行风险的承受；如果风险所造成损失的严重程度或是频率都比较大，则可选择规避的方式；如果所导致比较低或是中等的损失，而且有比较高的频率，则可通过合理的措施来使其得以适当降低。

　　（三）完善采购业务流程

　　太钢股份有限公司在进行付款循环和采购等的相关内控机制设计过程中，需要确保不同的制度不会出现相互的冲突，而且应当能清晰地阐述有关的业务流程。首先，建立统一的供应商准入标准，由采购部门组织对供应商的调查进行审核，记录和文件调查由部门经理，采购总监，副总裁进行审核，并建立评审小组现场考察，然后由质量部对供应商提供的样品进行全面的检验分析，同时进行评估报告的详细编制，接着评选出理想的供应商，各项分数合格的才可以纳入公司供应商库。

　　而且应当将动态性而且较为完善的供应商评估选择制定构建起来，有效地监督控制其售后服务、付款条件、交货期限和产品质量水平等的问题，对其实行动态性的管理方式。而且定期开展全面的评价，如果无法达到要求，则应当进行剔除。

　　同时，太钢股份有限公司还要进一步完善预算控制流程，强调预算一旦制定不可随意变更，然而若情况出现了改变，则原来所预测的偏差将无法适用，则此时应当针对例外的事件来实施灵活的处理。详见图5。

　　图5预算控制流程图

　　（四）建立健全的信息系统

　　为适应激烈的外部竞争，太钢股份有限公司在管理及生产效率水平持续增加的前提下，也需促进成本的逐渐下降。将ERP系统构建起来，使内部的相关职能部门实现顺利的信息传递，促进人力资源领域降低其整体成本，实现企业有效的内控管理，同时使企业运行有更高的效率。在其采购业务方面，采用ERP系统将会有助于促进财务管理部门能够清晰有效地进行各类信息的读取及掌握，从而使实际采购和预算之间能够进行有效对照，实现自动化的预警，避免因为人工方式的审核失误而带来的风险出现。而且，在构建起该系统之后，将会使监控效率得到显著的提升，可通过计算机管理系统来实施大数据的分析研究及管理，发现其中的不正常情况，有效地实施监控。

　　在构建且运行该系统之后，该企业也进一步提升了编制采购成本分析表的效率，有效地审核其付款系统，使许多的错误环节得到合理规避，从而提升了企业资金的安全性。

　　（五）完善日常业务监督流程

　　在进行日常监督管理的过程中，该企业着重针对制度流程方面的细则来进行逐步的完善，有效地分离那些存在着不相容性的职务，而且加强业务流程当中的监督，比如说，对于企业内部的采购申请过程，如果存在着进销存月报和采购月报不符之处，则应当由双方进行共同的检查。若是由于工作失误而导致出现损失，则需要参照有关的规定来做出合理的处罚；在付款对账环节，财务部需要定期和供应商进行应付账款的详细核对。

　　此外，需要充分地认识当其企业内审工作人员比较缺乏的问题，应当结合其长期性的业务发展方向与长远的战略目标，结合此类工作人员的工作需要与编制计划等，来进行合理的定岗。

　　结语

　　采购业务作为制造企业管理的重点，采购管理是制造企业成本中最大的成本模块，降低采购成本能为企业创造利润，提高企业竞争力。然而，采购本身就存在着各种各样的内部控制问题，尤其是在日益复杂的制造业供应链中，因此，采购业务内部控制管理就显得尤为重要。本文针对太钢股份有限公司采购业务相关管理情况，着重针对其内部监督、沟通机制、业务流程、风险评估体系以及企业内控环境条件等的角度来开展深入的探讨，并针对性的提出优化对策，希望能够提升太钢股份有限公司对采购业务的管理力度，降低公司成本，提升太钢股份有限公司在日益激烈的市场环境中的竞争力。

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　　Research on internal control of purchasing business in manufacturing industry–Taking Shanxi Taiang Stainless Steel Co.,Ltd as an example

　　Abstract：:With the major changes of domestic and international economic situation, Chinese enterprises are faced with great difficulties, unable to adapt to the complex market changes, business difficulties and even bankruptcy. One of the fundamental reasons lies in the problems existing in enterprise management. Internal control is an important part of enterprise management. If an enterprise wants to develop healthily, sustainably and stably, it must rely on perfect internal control. Procurement fraud appear easily in the enterprise internal control is one of the links, served as a link between enterprises, production and sales, procurement should be enterprise’s attention, but the steel industry, because of the large size of raw material procurement and procurement management has many risks, a serious threat to the healthy development of the enterprise. Therefore, it is of great theoretical and practical significance to study the internal control of purchasing business. In this paper, based on the actual situation of TISCO, the reasons for these problems are analyzed from the viewpointsof internal supervision, information communication, control activities, risk assessment, control environment, and management of the procurement business of TISCO. And corresponding from the optimization of the internal control environment,improve the procurement business process, the establishment of ERP information system, improve the daily business supervision process to put forward optimization countermeasures, reduce the procurement risk and improve the operating efficiency, promote the company to achieve the strategic development goals.

　　Key words：Internal control of procurement business TISCO Co. Ltd