中小企业会计信息化的问题及对策

　　摘要：21世纪以来，伴随着经济的不断增长，竞争力日渐激烈，会计信息化越来越受到企业的重视。中小企业为适应经济的发展需要，从传统的手工做账模式逐渐向会计信息化方向发展。会计信息化指利用信息技术对企业的会计信息进行采集、存储、应用等处理，为企业经营管理、控制决策提供及时有效可靠的会计信息。会计信息化可以简化工作模式，为企业进行预测、决策提供有效的信息，从而提高企业的管理效率，帮助企业获得更多的经济效益，不断提升企业在市场中的核心竞争力。但是中小企业在实施会计信息化时，仍然存在很大的问题，如会计信息系统中内部模块联系不紧密问题、人员操作问题、数据安全问题。这些问题大都是因为中小企业对会计信息化认识不到位、缺乏高素质人才、不完善的管理制度等原因而引发的。中小企业必须要重视问题的存在，积极采取有效的解决方案。

　　本文首先，指出会计信息化的研究背景；其次，介绍中小企业会计信息系统实施模式及对比分析；接着，以中小企业——景程家具有限公司为例，分析企业实施会计信息化存在的会计信息系统内部模块问题、人员操作问题、数据安全问题；然后，剖析会计信息化存在问题的原因；最后，针对中小企业会计信息化存在的问题，提出解决问题的对策，提高会计信息系统内部模块契合度，规范操作流程，加强数据管理制度等。中小企业要时刻关注会计信息化问题，这样有利于帮助企业提高管理水平，提高企业的经济效益，使企业可以达到效益最大化。

　　关键词：会计信息化；内部模块；人员操作；数据安全

　　如今，中小企业的发展是推动我国经济增长的重要动力，中小企业数量也在逐年增多。统计数据表明，至2015年第三季度为止，在我国工商局注册的中小企业远远大于4300万家，相对于2009年提高了5%，占所有企业数量的99%。中小企业的繁荣可以帮助国家增加就业岗位，推动国民经济的快速增长。而21世纪是个信息技术的时代，中小企业为适应计算机信息技术的发展，从传统的手工做账模式逐步向会计信息化方向转变，不仅可以简化会计的工作模式，还提供了更为标准、及时、有效的会计信息，帮助决策者进行有效的决策分析，进一步提高企业的经济效益，提升企业在经济市场中的竞争力。但中小企业会计信息化仍存在很大的问题，如何在激烈的经济市场中站稳脚跟，这就需要企业加强对问题的识别与控制。

　　目前，我国中小企业在应用会计信息化的时候仍存在许多问题，本文以景程家具有限公司为例，具体分析会计信息化存在的会计系统内部模块问题、人员操作问题、数据安全问题。企业要及时识别这些问题，进一步给出解决的对策，可以更加有效地实施会计信息化。然而，研究如何解决会计信息化的问题也是会计从业人员和中小企业值得深思、探讨和研究的问题。

　　1.2.1.国外研究综述

　　在国外，不少学者对会计信息化做了专门的研究，研究结果表明国外运用的会计信息系统正在向管理决策系统、专家系统发展，这种会计信息系统能够利用会计信息帮助企业更有效的进行财务分析、管理分析，减少企业成本支出，提高企业的经济效益。而我国会计信息化水平不高，可以借鉴国外会计信息化的成果，取其精华，去其糟粕，进一步改善我国会计信息化的现状。

　　HollanderA.S(2004)[1]在《会计信息技术与企业解决方案》中主要阐述了，企业怎么样运用创造性的方法来帮助用户获取更全面的会计信息和业务解决方案以及如何理解当今会计信息系统的目标等有关内容。

　　Geoge.H.Bodnar和WilliamsHopwood(2006)[2]介绍了会计信息系统下的子模块的业务流程设计和运行情况，如财务处理系统、销售系统、工资系统。他还介绍了会计信息系统具体的系统开发。

　　JosePHF.BrazelandLiDand(2008)[3]在《ERP系统实施研究》中认为中小企业对会计信息系统过度依赖，认为它可以解决一切事情，ERP信息系统在运用中产生一系列的问题。主要表现在数据安全上，由于中小企业会计信息脱离了纸质形式，不容易保管，易丢失，这将会给企业带来严重的影响。

　　AmandaHall-Davis(2013)[4]在《会计信息化对企业信息管理的影响》中表明，随着计算机技术的发展，给会计信息化开阔了广阔的天地。会计人员不再把会计信息化看成是技术方面的工作，可以积极的投身于到会计工作中，会计人员的从业道德和专业素质也得到了明显的提高，这将一定程度上保障了信息的及时性、有效性、准确性。

　　1.2.2.国内研究综述

　　国内对中小企业会计信息化的发展研究，可以从下面几个方向着手：一是如何开发、操作会计信息系统等方面；二是中小企业会计信息化的问题及形成原因；三是对国内外会计信息化的实施进程进行对比分析。目前我国会计信息化的应用还不是很广泛，主要集中在大中型企业、国有企业、发达地区企业，而小型企业、集体乡镇企业、内地企业运用不是很广泛。而且中小企业应用会计信息化仍然存在很大的问题，有待进一步改善。

　　孙凡(2010)[5]表明自己的观点，他认为影响会计信息化的因素主要是两个方面：一是人员操作问题，中小企业的会计人员不能很熟练运用会计信息系统进行账务处理工作。二是系统网速较慢，只有快速的网络会计信息系统才能顺畅的运行，保障工作的进行。

　　蒿俊晓(2010)[6]表明了自己的观点，认为计算机信息技术的成功快速发展可推动企业应用会计信息化的进步，促使财务信息趋于数字化、网络化方向发展，逐渐使会计信息化成为中小企业会计工作的实施模式。但会计信息系统在运用中还存在很大的问题。

　　黄绍庆(2012)[7]认为影响中小企业会计信息化发展的因素是：中小企业领导层对会计信息系统的认识及概念很模糊，没有从企业的实际情况出发选择会计系统。仅仅认为只是简单的代替手工入账方式。中小企业在会计核算上存在很大的问题，会计核算基础较差，往往会出现账、证、表的格式与内容的混乱，加上中小企业没有相应的建立管理制度。

　　刘国辉(2014)[8]认为会计信息系统的结构是由两大系统构成，一是一般控制系统，为应用程序提供有利的保障，它又包含硬件的管控、软件的管控、操作的管控、安全的管控等方面。二是应用控制系统，它主要是为了实际应用操作而建立的，它包含三个方面：输入控制、输出控制、处理控制。

　　中小企业实施会计信息化取得了很大的进步，不少专家学者对会计信息化都发表了自己的观点，但是会计信息系统在运用中仍然有很大的问题，中小企业应该更加重视问题所在，并解决这些问题。国内学者认为中小企业会计信息化的问题主要是会计系统自身存在很大的问题、人员不能熟练操作、数据得不到安全保障等方面。这些问题在中小企业中也是常常出现的，不能忽视问题的存在，但是企业应该针对这些问题对症下药，采取有效对策解决。

　　2.1.1.构建会计信息系统模式

　　构建会计信息系统指企业根据自身的发展需求选择相应的财务软件、硬件系统，建立健全会计信息系统的各种管理制度，企业独立负责整个会计系统的正常运作及后期维护工作。目前，市场会计信息系统主要有：SAP、金蝶、用友、管家婆等财务软件。

　　2.1.2.在线租用财务软件模式

　　在线租用财务软件模式ASP(ApplicationServiceProvider)指面向商业用户，企业根据自身的规模大小，可以通过在线方式和租用方式选择财务软件和硬件及信息服务在内的系统模式，这种模式仅仅需要计算机网络的支持。

　　2.1.3.代理记账模式

　　代理记账模式指经财务部审核批准，具有资格许可的中间机构接受企业委托，为不具备设置会计机构的单位进行代账的行为。代理机构帮助企业进行账务处理、会计核算等工作，企业仅仅需要出纳人员，负责现金、银行存款的收付等业务。在2016年2月17日，中华人民共和国财务部第80号出台了新的代账管理制度《新管理办法》，规范代理机构操作流程，进一步加强对代理机构的管理，保障代理工作有效的进行。

　　中小企业运用会计信息系统模式主要有三种，对三种会计信息系统模式的适用范围、优缺点进行对比分析，如表1：

　　景程家具有限公司是宿迁一家企业，公司创建于2001年，占地面积近百亩，注册资金180万元人民币，人员将近100人左右。它主要生产各种材质的木板、衣柜、衣帽间、金属支架、滑动门、百叶门等多种家居制品。企业一直本着以人为本，视质量为产品生命，竭诚为顾客提供优质的服务，提供性价比较高的产品，在当地也有很大的声望。

　　由于景程家具有限公司在成立之初，经营范围相对比较窄，资金短缺，人员相对不多，领导层认为没有实施会计信息化的必要性，没有运用相应的会计信息系统，景程家具有限公司从2001年至2009年为止，企业根据发展需求选择代理机构进行账务处理。随着企业经营效益的增长，资金不断注入，经营范围逐渐变广，综合管理能力增强，领导层认识到必须要运用会计信息系统进行会计核算，利用会计信息帮助企业更有效的进行财务分析、管理分析，提高企业的经济效益。目前市场上常用的财务软件主要是金蝶、用友两大软件。2010年景程家具有限公司考虑从两者中进行选择，公司对两大软件从各种性能，两软件公司财务状况进行比较分析，分析内容如表2、表3：

　　通过以上表可以看出，用友软件在性能上有很大的优势，还积累了丰富的财务资源，很大程度上可以保障后期的维护、开发工作。景程家具有限公司最终采用的是用友财务软件，它在中小企业的运用也非常地广泛。景程家具有限公司运用会计信息系统之后，可以进行有效的会计核算、决策分析，提高企业的经济效益。

　　景程家具有限公司在实施会计信息化过程中存在着很大的问题，人员操作不规范等原因导致企业不能获得及时、有效的会计信息帮助企业进行决策分析。下文将主要介绍景程家具有限公司实施会计信息化存在的系统内部模块问题、人员操作问题、数据安全问题。

　　3.2.1.景程家具有限公司会计信息系统存在的内部模块问题

　　景程家具有限公司运用的用友会计信息系统，它内部各个模块之间的联系不够紧密，往来模块（包括应收应付和其他往来）、固定资产管理模块、薪酬管理模块等子模块在设置上缺乏灵活性，不能便捷地处理特殊业务数据。景程家具有限公司有一笔非货币性交易业务，涉及应收、应付、其他往来项目模块。在手工做账模式下，可以通过一笔会计分录就可以很明显的体现整个业务实质，但在会计信息系统下处理，要涉及3笔以上的会计分录，也不能单从一笔会计分录就看出经济业务内容。这不仅操作起来不方便，还会使子模块向总模块传输数据的准确性不高。

　　景程家具有限公司会计信息系统中的购销模块中设置比较简单，不能根据实际业务要求自动生成购销单据。而财务人员对购销模块不了解，在使用购销模块时，出现了购销单据金额与实际金额不相符合，财务人员不能按时进行账务处理。

　　3.2.2.景程家具有限公司会计信息化的人员操作问题

　　（1）人员登录会计信息系统不规范

　　景程家具有限公司人员在登录会计信息系统时总会出现以下不当的操作行为：人员可以随意用他人用户名登录会计信息系统，景程家具有限公司没有建立严格的身份验证，不能确定是否是会计信息系统的操作人员。人员在登录会计信息系统时只是简单的设置口令，甚至口令是公开的，使越权操作行为越来越多。

　　（2）企业内部控制执行效力不足、监督力度不够

　　企业的内部控制不严，缺乏内部监督，人员素质不高，很容易出现人为利用会计信息系统的缺陷做假账行为。在2004至2007年间，犯罪嫌疑人叶某在担任厦门某厂成本会计时，利用职务之便篡改会计信息系统中的记账凭证，虚增材料成本或费用，盗用出纳口令篡改相应的银行存款日记账记录的手段，先后数次用擅自预留、盗取的现金支票从银行领取现金，侵吞公款40万元。而景程家具有限公司实施会计信息化过程中，财务人员在岗位职责上分工不明确，总账会计做不完的账务，把口令告诉出纳人员，在人员帮助下完成，这更加大人员篡改会计信息的可能，很容易出现案例当中的情况，会计信息xxxx事件，企业内控执行效力不足。出纳在工作时，总是简化工作内容，对现金费用进行报销时，摘要写的特别的简洁，出纳人员在操作中常常出现重复录入某人的报销单。对重要的数据输入、输出时，不经过有关领导的授权，擅自对会计数据进行查阅、修改、删除等操作行为，企业没有建立严格的内部监督制度。

　　3.3.1会计数据存储安全性系数不高

　　在会计信息化环境下，景程家具有限公司对数据进行存储大都是通过会计信息系统，把相关的会计数据存储在系统的磁性介质中的。但是它存储会计数据安全性系数不高，在工作过程中，数据往往被修改、破坏，一旦被修改很难恢复。网络是个开放的系统，会计信息是通过因特网传递的，在信息传输过程中常常着被截获、篡改、泄密等情况，难以保证信息的安全性、可靠性。用友财务软件程序不够稳定，景程家具有限公司财务软件容易受到病毒的入侵，通过软盘、光盘、网络环境进行入侵，破坏会计信息的安全性。病毒可以无形中破坏会计信息的完整性，攻破计算机硬件的不足之处，使会计信息系统不能正常的运行，严重的话可能破坏整个会计信息系统。

　　3.3.2会计信息档案管理制度不完善

　　景程家具有限公司将大量的会计信息存储在电脑硬件里，这种存储方式安全性并不高。景程家具有限公司没有健全的会计档案管理制度、无档案室、无档案员进行有效的管理，常常会出现会计档案被损坏、缺失、遗漏情况出现。会计档案没有专门人员进行监管，任何人员都可以对会计档案进行查看、翻阅，无法保障会计信息安全性。再加上景程家具有限公司人员没有会计档案的保管意识，没有及时的将会计信息形成纸质形式。

　　从上述可以得出，景程家具有限公司在会计信息化的实际应用中还有很大的问题，成为会计信息化顺利应用的障碍。景程家具有限公司必须要重视这些问题，并对这些问题进行分析，寻求解决对策。在中小企业中也会出现相同的问题甚至还存在其他问题，中小企业必须加强预防问题出现的意识，保障会计信息系统能够有效的运用。

　　景程家具有限公司领导意识不到应用会计信息化的重要性，没有正确地认识到它对企业经营管理，提高企业在同行业中竞争力的重要作用。从而在选择会计信息系统时，仅仅调查中小企业选用哪种财务软件占的比例比较大，而没有从企业实际情况出发。经调查研究表明，有54%的中小企业在选择会计信息系统时，没有从企业的切身情况考虑，对会计信息化的认识及概念很模糊，认为只是简单的代替手工入账方式，停留在记账、算账层面上，没有深刻认识到会计信息化的应用可以为管理层进行经营决策提供有效的信息。

　　景程家具有限公司的会计人员年龄总体上偏大，缺少运用会计信息系统的工作经验，在运用会计系统时不按照规范的操作程序，人员素质不高，不能完全胜任会计工作。当会计信息系统出现问题时，会计职员计算机技能不够，解决不了问题时会求助IT人员，而企业IT部门职员又缺少相应的财务知识，导致问题不能及时、有效的解决。人员缺乏会计从业道德，时常出现弄虚作假的现象。中小企业缺乏复合型人才，高素质人才，会使得会计信息化在实际应用中出现了很多问题。

　　计算机系统网速很大程度上影响会计信息系统运行速度。景程家具有限公司网络速度比较差，会计信息系统在运行一段时间后会处于死机状态，无形中加大数据丢失的可能性。由于中小企业存在资金不足情况下，没有建设合理的局域网。再加上领导层忽视对计算机网络的加强，会计信息系统常常会出现问题，数据的安全性得不到保障，使数据信息不能及时的进行保存、备份，影响企业获取到有效的会计信息。

　　景程家具有限公司运用的是用友财务软件，用友财务软件程序不够稳定，往往在使用一段时间后，会计数据的存储占硬盘很大的空间，系统会逐渐变得很慢，甚至会遇到系统崩溃的状况。而且会计信息系统容易受到其他运作程序的干扰，不能保证会计信息系统能够正常的运作，很大程度上影响数据的安全性。

　　一个企业能够在社会上站稳脚跟，并不仅仅因为资金雄厚，技术先进，而是能够及时的发现问题，积极地解决问题，促使企业在不断前进。景程家具有限公司会计信息化存在的相关问题也是中小企业发展中常常出现的问题，中小企业必须针对企业存在的具体问题具体分析。以下是景程家具有限公司为解决问题而提出的对策。

　　5.1.1购置符合企业发展的会计信息系统

　　景程家具有限公司领导层要充分意识到会计信息化的重要作用，它为企业经营决策提供有效的信息支持。要正确认识到自身的管理状况，选择与企业发展相适应的会计信息系统，了解会计信息系统各个模块间的联系度、共享度，才能进行科学、全面、定量、定性相结合的可行性分析，有效预测可能出现的问题。景程家具有限公司购置财务软件可以选择权威性较高，经过财务部门审核通过，带有售后服务为一体的软件，重要的是与企业自身发展相适应的会计信息系统。

　　5.1.2.提高会计信息系统内部模块的契合度

　　针对景程家具有限公司运用用友财务软件存在的内部模块问题，应该合理应用会计信息系统子模块，应根据不同的应用功能、业务类别分别定义面向不同类别用户的操作界面，合理对子模块进行分类、共享数据库资源，达到安全高效的目的。企业可以改善数据存放、数据读取模块，使模块之间不存在重复性。或者加大各个模块之间的互通性，保证数据的一致性，使资源相互共享。

　　5.1.3.提高会计信息系统相关功能

　　景程家具有限公司还可以建立管理信息系统，建立相关的管理功能模块，主要包括：财务指标分析和评价，从会计的数据层分析和总结；建立金融系统指标分析系统。全面预算管理，计算机可以根据最近的分析数据、销售预算；然后生产，成本预算；最后到预算报告供管理层参考，进一步完善财务软件的功能。

　　5.2.1.进一步规范操作流程

　　会计信息化已经从传统的核算职能转变为管理职能，也要对企业的经营管理目标进行分析。景程家具有限公司必须规范相关的操作流程，保障会计信息系统有效的进行，提高会计信息化水平。具体采取以下措施：

　　（1）加强口令、账户管理

　　景程家具有限公司人员在登录系统时，都要设置一个自己的口令，原则上要严格禁止将密码告知他人。人员在设置的口令时，最好选择复杂一点的口令，最好在八位数字以上，采用字母数字均用，这样可以加大破解口令的难度，防止被他人盗用。口令还要定期更换，三四个月更换口令，保证信息更加安全。企业账户都是根据从事财务人员的人数、职责来设立的，本人不能轻易修改、更换账户信息，当涉及到修改账户的，必须要经主管的签字并填制通知单，专人进行修改更换账户信息。

　　（2）加强操作日志管理

　　所谓的操作日志就是财务人员在运用会计信息系统时，记录人员的登录时间、操作的内容、软件的运行情况、结束时间和操作人员签字等内容。财会人员必须严格执行日志的管理规定。景程家具有限公司可以定期检查操作日志中的内容与软件自身的日志管理进行核对，更有效的规范操作流程。

　　5.2.2.进一步完善内部环境、监督机制

　　景程家具有限公司应在企业内部建立适当的组织结构，职责分工体制，对企业人员进行岗位职责的划分，建立不相容的岗位职责制度，从会计主管、会计人员、审核人员、维护人员等都不能越权处理他人事情。人员根据各自的账户及口令登录系统，相互之间不能盗用口令来做越权操作。企业内部会计员工建立严格的监督机制，录入重要会计数据时互相监督，在确保数据正确输入的基础上，在相关数据的输出过程中同样进行有效的授权，防止数据意外丢失，并进行有效的内部监督，进一步规范操作程序。

　　景程家具有限公司应将内部审计加入管理信息系统中，建立以会计信息系统为手段的内部审计制度，以监督和控制企业会计信息系统各个环节的运行情况。建立审计制度，监督会计人员的操作行为，防止因不当操作导致问题的出现。

　　5.2.3.培养复合型人才

　　景程家具有限公司在实施会计信息化过程中，必须加强对复合型人才的培养，所谓复合型人才不仅有扎实的会计知识、丰富的会计经验，而且要精通计算机知识、信息技术，可以独立解决计算机存在的相关问题。当会计信息系统出现问题时，复合型人才可以独立及时有效的进行解决，保障会计信息系统顺畅运行。还要加强企业会计职员的综合素质，严格要求自己，不会出现会计xxxx行为。培养可以从两个方面出发：一是企业自身方面，企业可以每年固定时间对企业的会计职员，培训相关专业知识和计算机技能。二是个人方面，人员要有学习的动力，学习相对缺乏的知识层面。

　　5.3.1.提高计算机的网络程度

　　景程家具有限公司运用会计信息系统前提就是要保障网络能够顺畅的进行。企业可以建立相对合理的局域网，来提高计算机的网络程度，保障了会计信息系统的顺畅运作，为会计信息能够及时有效的存储奠定基础，从而保障数据的安全性。

　　5.3.2.加强数据管理制度，防止病毒的入侵

　　景程家具有限公司必须建立健全数据管理制度，可以在会计信息系统中增加加密协议，防止数据在传输过程中被破译、篡改等情况发生。景程家具有限公司必须安装正版的杀毒软件，定期进行杀毒，安装磁盘权限制度，对未通过检测的磁盘不能进入会计软件中。企业要把财务计算机与可以上外网的计算机分开，规定财务计算机不能随意浏览网页，网上聊天等行为，防止病毒的入侵，破坏整个会计信息系统。

　　5.3.3.建立数据备份与恢复制度

　　景程家具有限公司必须建立数据备份与恢复制度，会计人员要时刻有数据备份意识，人员工作一段时间内就要对数据进行备份，在关键的数据上要更加重视，防止丢失给企业带来不利影响。中小企业不仅可以利用人员的手工备份功能，还可以利用会计信息系统的自动备份功能，两者相结合，使会计信息存储更加安全。企业不仅要及时备份数据，也要及时恢复数据，长时间不恢复数据信息，也会存在很大的问题。

　　5.3.4.建立健全会计档案管理制度

　　景程家具有限公司针对会计信息存储问题，要健全自身的信息档案管理制度。景程家具有限公司要把存储在系统中的会计信息，打印出来形成纸质形式，防止会计信息的丢失。把企业的记账凭证、收付款水单、报表等信息打印出来，并进行分类，并按一张记账凭证，一张原始凭证进行排序，用装订机装订成为账簿，装进档案盒中。还要专门设立一个会计档案室，分年月把会计档案归类，方便以后查找企业账目。景程家具有限公司在档案室中设立专门的人员进行看管、记录会计档案的出入情况，防止他人盗取重要的会计信息，给企业造成严重的损失。企业也要规定无关人员不能对会计档案资料进行查看、复印等行为，防止会计信息被外泄。

　　景程家具有限公司在会计信息化中的问题，景程家具有限公司应寻求积极的对策，来保障信息化能顺利实施，改善系统内部模块问题，进一步规范人员操作，使会计信息更加安全，为企业的决策管理提供有效的会计信息。中小企业可以参考景程家具有限公司的对策解决有关问题，利用有效的会计信息帮助企业进行决策分析，提高企业的整体效益。

　　实施会计信息化已成为中小企业改善会计工作模式的主要形式，符合现代经济社会的发展需求。中小企业已经从传统的手工做账模式向会计信息化方向发展，一定程度上简化了工作模式，会计人员利用会计信息系统帮助企业进行会计核算，也为企业的预测、决策分析提供及时、有效的会计信息，从而提升企业的管理效率，帮助企业增加更多的经济收益，使企业可以达到效益最大化。但中小企业实施会计信息化水平仍不高，在运用中存在很大的问题。本文对中小企业——景程家具有限公司会计信息化的问题进行分析，通过分析问题产生的原因，进一步提出解决措施。中小企业要注意会计信息化下存在的各种问题，不能逃避，可以提前做好防范措施，将问题的损害程度降到最低。中小企业要加强对会计信息化实施管理，可以从系统本身、人员操作、会计数据安全方面着手，从而使会计信息系统更加顺畅、人员操作更加完善、数据存储更加安全。同样企业应该加大对各方面的监督力度来预防问题的出现，积极采取有效的对策，确保会计信息化能够有效的进行，提高企业的经济效益。

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