高校学生学籍档案管理与开发利用

摘要:高校学生学籍档案管理直接关系着毕业生的前途与就业，在高校管理工作中有着重要的作用。现如今民办高校学生学籍档案管理仍存在学校领导重视程度不高的问题忽视了学籍档案管理效益的长期性，且学籍管理系统的现代化水平低导致办事效率无法提高，再是管理人员的平均业务水平较低专业性问题处理起来较为困难拉低综合办事效率等问题。最后对加强学籍档案管理工作提出相关建议，做到从健全学籍档案管理制度入手从而提高学籍档案管理业务水平，着重加快学校学籍档案信息化管理水平旨在为相关管理工作提出借鉴和参考。

关键词:高校学籍档案信息

一、绪论

（一）选题缘由

1.高校学籍档案管理和开发利用的现实依据

学籍档案是学生在学习、实验和社会实践等项活动中直接形成的,对学校、社会和个人具有保存、证明、使用价值的历史真实记录。院校学籍档案包括学生的新生录取名册、在校生名册、学籍册、学籍变动、毕业生登记表等原始记录。学籍档案会伴随学生们的整个成长过程。随着教育改革的不断深入和发展,落后的学籍档案管理已经没法适应当今的档案管理方式,需要在此基础上进行深入改革和开发利用,从而提高高校学籍档案管理的管理效率。

2.高校学籍档案管理和开发利用规范化的需要

健全学籍档案管理制度。在学籍档案管理的规范化过程中,实现规范化管理是首要。学校需要根据相关政策方针开展管理工作,加上自身学校的管理现状和制度,做到与时俱进,根据学校的发展需要健全学籍管理制度。

提高学籍档案管理业务水平。需要定期的或者不定期的对学籍管理人员进行培训,帮助他们熟悉业务,提升业务水平。

3.加快学校学籍档案信息化管理水平

数字化处理学籍档案,能对学生的各项信息进行统一整理和分享,减少多部门之间的重复工作,通过计算机强大的功能,很大程度上提高了工作的效率和质量。

（二）研究目的与价值

1.研究目的

对院校学籍档案的管理进行解析，为了规范学生管理、掌握学生情况，掌握更多信息，高效率地完成学籍档案管理工作。

2.研究价值

学籍档案管理是高职院校档案管理工作的一个重要组成部分,不仅因为高职院校学籍档案的繁多复杂,更因为高职院校学籍档案的重要性。它是的重要依据,是高职院校教学档案的重要组成部分,是改进学籍管理工作,提高管理水平的信息资源。

（三）文献综述

1.国内研究进展及现状

南阳师范学院郭婷对档案管理的开发利用及信息化管理也进行了研究，她表明以往高校在学生学籍档案管理方面一直通过纸质材料来收集学生个人信息数据,随着信息化技术的不断突破,高校在新形势下应转变以往管理方式,通过信息化技术来强化其管理效率、质量,并选取和培养符合档案信息化管理人才,形成有制度、规划、目标的档案管理部门,以此有效解决繁重的档案管理工作。

二、高校学籍档案概述

（一）相关概念界定

第一，学籍档案在学生的学习、工作、生活等方面具有真实的初始记录，起到关键的凭证作用,是档案管理工作中重要的组成部分,包括学生入学前的高中材料、人学后在校成绩、实习考核、思想道德、毕业生登记表、个人奖惩、学籍异动等情况。

第二，高校学籍档案在档案管理机构进行价值鉴定之后按照要求进行管理，以及为高校师生及社会的需求提供档案服务。对学校、学生就业、用人单位等都有重要作用。

第三，学籍档案也是评价学生的最具有价值的内容,它可以全面、综合的反映学生学习阶段的状态。对于走出社会后的就业和工作具有极高的参考作用。

（二）高校学籍档案利用价值

第一，对于高校的学籍档案利用价值来看，高校本身所具有的社会、教育性质，使得高校学籍档案的利用所产生的价值是为高校更好的发展、教育事业的壮大、人才能力的培养而服务的，由此可见其价值展现是隐性的、长期的。

第二，学籍档案是学习、生活、工作中重要的个人凭证，其中记录有文字、资料、图表、数据为学生个人今后的工作、生活提供成绩证明、奖励材料等等。在实际应聘中，越来越多的用人单位都会查阅被录用者的相关档案资料，评估录不录用此人，尤其是国家机关单位，特别注重学籍档案的提取。

第三，学籍档案还可以起到鉴别学历真伪的作用。学校档案馆保管着每一位毕业生的学籍资料,并按要求作了最原始的记录。辨别文凭真假的最好方法就是去相关高校档案馆或翻阅教育部门的网站核实学生的学籍档案,就能辨别真伪。

三、高校学籍档案利用现状及问题分析

（一）高校学籍档案利用现状

高校学籍管理是学校管理的重要内容，是对学生在校几年的学习生活做的汇总，对学生的学习、生活以及将来走向工作岗位都具有重要影响。即使如此，现在各大高校中对于学籍档案管理的利用仍然不够，忽视了学籍档案管理的重要性。

1.学籍档案利用方式落后

从实际情况来看，目前高校学籍档案管理还是比较落后。很多高校的学籍档案管理还停留在原始的手工管理阶段，没有利用现代信息技术进行档案管理工作，档案的查阅非常繁琐要在众多的文件夹中挨个寻找浪费时间。现代高校学生规模不断壮大这也意味着学籍档案越来越多，如果只是局限于收集、整理、归档这些单一的工作，放入档案室后不了了之，等到真正有需要的时候才去查阅就会浪费人力浪费时间。要知道学籍档案的作用伴随我们一生，学校没有好好利用起来还会影响学生今后的工作生活。除此之外，学籍档案的记录方面也过于单一没有新意，即只简单记录学生在校的成绩奖励和处分，没有过多记录除了常规以外的情况。档案内容不够丰富、完整，不能完整反映出学生读书时期的综合素质，因为记录的内容较少，所以致使学生的学籍档案利用价值不高。

2.学籍档案管理制度不规范

近年来，高校在不断完善学生学籍档案的管理工作，并且对档案的管理制度作出了相应地规定，便于管理人员照章办事，各个部门的职责明确。但是从实际管理情况来看，效果不是很理想，管理的规则制度不具有可行性，一些细节性的没有做出规定，以至于管理人员没有参考标准，学籍档案管理的水平并没有得到很大的提升。学籍档案本身就不是一项简单的管理工作，它需要纪录的东西多而且繁杂，信息量庞大。管理人员要从海量的数据中寻找出那些信息对于学生是重要的，并且要纪录在档案保存的，光这一项工作对于工作人员来说就非常艰难了。但是高校的一些部门对于学生的学籍档案管理工作不够了解，比如档案需要进行分类、按照序号排列、体系结构及设置的目录等等，提交的档案毫无序列可言，正是因为对学籍档案的不了解，才导致了上述现象的存在。档案管理这项任务，绝非可以凭一己之力就能完成的。高校的学籍档案管理人员在整理和收集学生档案过程中感觉较为吃力，因为档案管理制度不规范，所以档案管理人员工作开展不顺利，需要的资料不能快速及时找到，从而导致该交的材料没有在规定时间完成递交，小则拖一个月，大则拖半年甚者一年才能成功递交档案，严重影响工作推进的效率。这种工作流程上的失误，需要通过完善档案管理规则制度来改变，避免重要的档案数据出现遗漏。

3.学籍档案管理人员水平不高

从目前学校学籍档案管理来看，存在的问题是学籍档案管理人员水平不高，基本都是学校内部教师兼任，没有聘请专业的管理档案方面的人才进行专业的档案管理，兼任的工作人员在管理意识上难免不全面，没有认识到学籍档案管理的重要性。有的院校学籍档案管理人员文化水平不高，不是专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多高校的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。学校只注重教师的培养，对于档案管理人员方面没有进行培养和深入研究，觉得学籍档案管理人人都可以做，不需要任何技术含量，就是保管档案，过于简单。然而实际上学籍档案管理人员水平的高低，直接影响到学籍档案的作用，高水平的学籍档案管理人员会把档案的作用发挥到极致，能够在需要某项档案资料时，能够快速及时找到该资料，绝不仅仅是记录保存这么简单。学校相关部门要加强对学籍档案管理人员的培训，不断提高管理人员的综合素质，让他们认识到学籍档案管理的重要性，转变他们固有的观念，以此让学籍档案管理工作更加具有科学性。

（二）存在问题的原因分析

1.学校领导重视程度不够

学籍档案管理的价值和意义其实在多数学校领导眼里微乎其微，众所周知民办高校的领导就像是学校这个大集体的领头人，领头人的决策部署就决定了学校整体的发展，然而他们并没有从学校的长远发展综合性的看待学籍档案管理工作。领导不重视学籍档案管理的价值及意义，认为都是一些档案的归纳整理陈旧的档案没有利用价值，殊不知学籍档案伴随每个人一生关乎学习、生活、工作等。

由于上层领导的重视程度低，导致校方对学籍档案管理工作的人力、物力、财力投入较少，从而对学校学籍档案管理的工作人员带来诸多问题做事缺乏积极性导致他们工作效率低，教师在管理学籍档案的时候也不太重视，大家一致认为学籍档案管理工作非常简单，无外乎把资料整理归纳好，没有什么技术含量，也不用花费太多心思去管理。所以学校发展好坏离不开领导的指导和重视，高校领导对于学籍档案的管理应该重新解读，摆脱过去对学籍档案管理的偏见，全方位认识学籍档案的意义，它并不是记录信息如此简单，学籍档案发挥的作用非常大，具体的利用价值需要慢慢挖掘。

2.学籍管理系统的信息化应用不足

现在是信息化时代，人们的生活已经全方位覆盖了信息化，传统的学籍管理模式已经满足不了现代化教学发展方向，随着信息化的快速发展，学籍档案也应当搭乘信息化的快车，进行科学的管理，使学籍档案价值发挥最大化。越来越多的学校开始建设信息化管理方式，希望以此能获得更好地发展。但是对于民办高校来说，信息化建设起步晚，需要时间慢慢推进建设的进程，一些管理工作还不能完全运用信息化进行，一是受制于条件，没有相关先进设备，即便有也是缺乏相关经验。有的学校压根没有信息化建设的措施，对于学籍档案的管理，仍旧采用传统学籍管理模式，简单对学籍档案进行归纳整理。学籍档案的丢失可不是一件小事，它关系着学生的终身，档案里记录的是学生的从小学到大学的相关记录，未来工作也是会有用到档案的。但是如果是采用信息化，那就可以节约很多时间，完全可以在线上无纸化操作，而且也不会有档案丢失的风险。有的学校采用了信息化的方式对学籍档案进行管理，但是学籍管理系统的兼容性不高，没有与学校各个部门有效对接起来，信息是还是孤单，没有真正实现信息自动化，在数据的录入中，会存在差异性，需要对进行二次加工，耗费时间，又容易出错，工作人员效率低，不利于学校学籍档案管理工作的发展。

3.专业人员匮乏

首先，具有专业资质的档案管理人员较为稀少，高校对于学生学籍档案管理开设了相应部门，也聘请一些人员进行管理工作。但是这些人专业能力有待加强，无法承担其学生档案管理工作，不具备专业的水平，影响着学籍档案管理的水平，进而出现在管理过程中出现失误的情况，比如档案的丢失、漏损、缺页等等。有的工作人员完全没有管理经验，都是赶鸭子上架，边做边学习如何管理档案，对于管理工作，也只是制定了较为简单的标准，他们按部就班工作标准执行，没有深入思考学籍档案管理更好的办法。其次，二级学院中，高素质学籍档案管理的人才匮乏，目前我国高校在不断进行改革，对于人才就业的标准逐渐加大。高校在对于学籍档案管理人员的筛选，只能通过学生工作、教师辅导、行政人员的岗位来兼任，这样内部消化的方式虽方便快捷，但是也存在一定的问题。这会导致档案管理的岗位具有很大不稳定性，兼任，则代表不稳定性，随时都有离职的可能，比如这个员工做了很久才熟悉整个管理流程，或是好不容易理解到档案管理的重要性时，因为别的事情就离职了，那么之前所做的努力都白费了，一切又得重头再来。有的是因为档案管理不是自己擅长的专业，没有科学的方法去完成和改进工作，只能按图索骥，先按照制定好的规则来管理档案。部门学校档学籍案管理工作的人，对于档案管理意识非常薄弱，档案的重要性没有得到凸显，它们对于这些管理人员来说不过是一堆纸，出现对档案管理工作不认真、不重视的现象。还有的学校对于学籍档案管理工作丝毫没有重视，学籍档案都没有设立相关档案室，为了方便省事，节约学籍档案管理成本及节约空间，索性直接把学生的学籍档案堆放在班主任办公室，或者让学生自行保管，这样风险其实很大，会出现部分学生的学籍档案遗失或出现损坏的情况，给高校档案管理带来阻碍或损失。

四、关于开发利用高校学籍档案的建议

（一）改革开发利用学籍档案的合理性、必要性与重要性

1.合理性

学校学籍档案虽然是以往教学及教学管理活动的历史记载，但它并非只有保存价值，它还以其特有的价值参与社会和教学等各种教育活动，并在其中发挥其参考、借鉴价值。对学籍档案的管理，不能只满足于整理、保存，要积极开展对档案的研究，从大量的档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校教学和管理体制改革服务，为领导决策服务。如通过对不同科考试成绩分布情况的统计，可以发现文理科教学管理中存在的问题，并有针对性地采取措施；通过对受学籍处分学生档案的研究，可总结学生思想教育中应注意的问题等；通过计算机对学籍档案的管理，还能准确、快速地查出毕业证的真假，有力地打击假证；通过对学籍档案的研究开发利用，可以使静态的分散信息变为动态的集中信息，使档案管理与校体制改革和发展同步前进。

2.必要性

学籍档案的形成主要有以下几个阶段：收集、整理、保管、统计、利用、转递等。但是高校学籍档案所记载的内容丰富，记录了学习生涯、学习成绩、获奖惩罚情况，比如高考成绩、录取审批、入学注册时间、升级留级、转校情况、实习情况。时间夸大，大从小学到大学、种类也较多。在档案形成和保存的环节会出现信息收集不完整、资料丢失的问题，一旦出现档案记录不完整或是档案丢失的情况，对于学生来说都是致命打击。所以，非常有必要提高学籍档案管理水平，要深入分析、仔细研究、认真探讨学籍档案管理过程中出现的问题，提出相应的解决措施，最大化利用好学籍档案，保管好学生的学籍档案也是对学生负责的态度。

3.重要性

档案管理工作并非是一件容易的事情，它的复杂性和繁琐性决定了需要耗费大量的时间和精力来处理，这就需要一个好的学籍档案管理制度。较高的学籍档案管理水平必然离不开一个好的档案管理制度和档案管理系统，两者缺一不可，如果说档案管理系统出现了问题，那么档案管理工作必然会发生混乱，间接导致档案管理工作的效率降低。高校日常工作的重要内容之一就是档案管理工作，这项工作水平的高低对学生的影响较大。学籍档案对于学生的重要性不言而喻，一旦丢失、损坏必然会给学生造成很大的影响或损失，这个过程是不可逆的，学籍档案的损坏和丢失都是无法挽回的，学籍档案不仅记载这学生的入校时间、在校以及毕业的全过程，就业需要该档案的证明。学籍档案管理好，就可以利用好档案相关信息开展其他各项工作，是紧密相连的。然而民办高校中对于学生学籍档案管理情况不容乐观，所以加强学籍档案管理非常重要。

（二）开发利用高校学籍档案的建议

1.健全学籍档案管理制度

在竞争日益激烈的今天，各个企业、各个部门的竞争，更是各类专业人才之间的竞争，而在激烈的人才竞争中，高校学籍档案发挥着重要的价值与作用，直接关系到毕业生的就业与前途。高校的构成与普通高校有较大区别，学籍档案种类多且形式多样化，涉及到的部门多且繁杂，学生组织集体信息量大，时间跨度大，给收集整理、立卷归档、档案的转递和管理利用等环节带来一定的难度，因此民办高校的领导应该切实加强对学籍档案管理制度的完善工作，健全学籍档案管理制度，在根本上解决档案管理难的问题。可以建立责任追溯制度，每一环节的任务分配到个人，当学籍档案管理工作出现问题可以直接问责到具体人员。

2.提高学籍档案管理业务水平

首先应建设一支具有专业化水平的管理队伍，才能深入开展学籍档案管理的工作。学籍档案管理程序性、专业性很强，工作内容繁杂、细致，对员工的细心程度要求较高，管理人员既不细心又还马虎大意会大大降低办事效率，可见管理人员对于提高业务水平的重要性。其次学籍档案的管理人员还应该具备计算机知识、管理学知识和档案业务知识，许多民办高校的管理人员队伍不够稳定，专业性不高，制约了管理工作水平的提升，影响了管理工作的开展。要提高学籍档案管理的业务水平就要做到提升管理队伍的整体素质，做好岗前培训工作。对相关上岗人员预先做好培训教育，强化相关管理人员的意识，为顺利开展学籍档案管理工作奠定基础。要强化管理人员的考核与培训，使他们管理能力随着新形势发展的需要不断进步，摆脱传统老旧的管理模式，紧跟时代的脚步。最后相关管理人员在工作交接时要把有关事项交代清楚，顺利过渡管理队伍。管理人员自身也应该提升主动学习的意识，使自身能够高效、熟练地开展业务工作。

高校的学籍管理人员，要加强高校间的借鉴学习，安排学籍管理人员到其他民办高校学习，学习优秀的学籍管理经验和管理手段等，特别要认真听取知名高校教学管理人员在处理档案管理过程中的心得体会，不断提高自身的工作能力和水平。加强本校内部的相互学习，学校在发展过程中南面会遇到各式各样的难题，在学校内部之间相互学习、相互借鉴不同的处理办法和经验，做到共同进步，提高工作的主动性。管理制度上加强规章制度的学习，尤其认真关注国家和省级教育主管部门发布的关于教学管理的最新文件，把握政策，结合学校自身特点和实际情况贯彻落实政策。

3.加快学校学籍档案信息化管理水平

随着当今社会的不断发展和信息化水平的不断提高，使得日常工作的效率也得到了提高。因此学校学籍档案管理也应该与时俱进，加快档案管理信息化进程，信息化、网络化的电子学籍档案系统能够快速准确的验证学生的学籍档案资料，高校招生工作新形势下不断增长的招生人数和专业数量、学校之间联合培养的逐步深化、稳健发展的校企合作，使得现下落后的人工管理已经不适应新的发展需要了，人工操作的模式常常出现很多弊端，例如信息分类不规范、档案数据记录错误、管理模式单一等。要做到充分利用新型管理技术，在学籍管理中引入现代化和规范化的管理设备，开发寻找适合自身需求的教务管理网络系统。在教学管理、新生录入、电子注册等方面完善报表、统计、查询、修改、储存等功能，提升学生学籍档案的利用价值和工作效率，充分做好决策和教学工作。进一步完善网络化的管理系统，依托校园网优化学生学籍档案管理系统。在权限设置、申请修改、管理员审核等方面进一步完善和优化系统。同时，加大开发和利用的力度，使相关信息系统能够完成自动解锁和统计分析，提升学籍档案管理的工作效率。

当前，信息化水平程度的高低已经成为高校对学生学籍档案管理能力的一个衡量标准，这就需要不断引进新的技术，提升高校管理效率，确保数据收集准确、信息反馈及时、涵盖范围广泛，利用信息化技术达到资源共享、网络化管理、共同监督、数据化管理。

五、结语

高校学籍档案管理的改进对学生的就业和用人单位选拔人才都大作用和意义，建立健全高校的学籍档案管理制度，加强高校学籍档案的管理，丰富学籍档案的内容是至关重要的。只要不断更新学籍档案的管理手段，端正服务意识，增强责任感，高校学籍档案管理工作质量才能得到提升，还能更好地服务学生、服务社会，也为高校毕业生更好地服务社会奠定坚实的基础。随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。因此，每一位档案工作者都要有紧迫感，努力学习和掌握现代科学知识，把档案管理提升到一个全新的水平。

参考文献

[1]金梅.《网络教务环境中的高校学籍档案管理研究》[J].高教学刊.2017（18）

[2]郭婷.《高校学生学籍档案管理信息化系统研究》[J].现代营销（信息版）.2019（17）

[3]段瑶严巍《民办高校学籍档案管理中存在的问题及对策》[J].办公室业务.2016（15）

[4]杨淑霞《谈新形势下民办高校学生学籍档案数字化建设》[J].黄河科技大学学报.2005（03）

致谢

通过这两个多月的努力，我的毕业论文《民办高校学籍档案管理与开发利用》终于完成了，这也代表着我的大学生涯马上就结束了。在这里我非常感谢我的论文指导老师雷承波老师，雷老师从论文开题报告开始就耐心地帮助我收集资料、修改内容，为了指导我们的论文放弃了他自己的休息时间，我为老师这种无私奉献的精神感到敬佩！正是因为您的帮助我才能完成我的毕业论文，在此对所有帮助了我的老师同学说一声“谢谢”！