摘要
近年来,越来越多的企业的规模不断壮大,现代企业管理制度逐渐走向成熟。同时,根据现阶段大多数上市公司对于事务所审计的要求,审计人员对采购与付款循环进行审计并提出审计意见,审计结果越来越引起一些公司管理层的注意,事务所不仅满足对于上市公司的审计需求,而且事务所在采购与付款工作程序中对审计风险也加以把控。现阶段,企业越来越重视采购与付款的审计,将审计资源有效分配,在最大程度上将审计风险系数减到最小。会计科目也直接影响利润表、资产负债表等财务报表的数据。因此,采购与付款循环环节审计也是财务报表审计中十分重要的内容,并且,在进行企业审计中可能存在一些风险,也成为现阶段需要解决的一大难题。
本文以辽宁中意慧佳会计师事务所有限公司作为研究对象,采用实地考察法、行动研究法、文献资料法等研究方法,对辽宁中意慧佳会计师事务所有限公司采购与付款循环环节审计现状进行分析,发现该事务所应付账款函证程序执行不到位、内控测试流于形式、审计人员经验与能力不足等问题。根据以上问题,提出改善采购与付款循环环节审计的解决方案。最终取得采购与付款循环环节相关审计问题的研究成果,使事务所能更好的对公司进行审计,提出相关审计意见,进一步提高公司的经营管理水平,促进公司持续发展能力,使公司的发展更上一层楼。
关键词:采购与付款;应付账款;审计风险
引言
现阶段,随着社会不断崛起,企业的市场形势不断变化,现代化企业制度逐渐走向成熟,企业逐渐增多,各个企业自身的公司管控模式不断地改进和完善,无论是国有大中型企业还是外资企业,都越来越看中企业内部管控模式发挥作用,2020年10月,郭秀慧说过企业经营管理模式是应对市场竞争的重要途径,而内部控制就是提升经营管理水平的重要制度。通过该方式能够提升管理质量,满足企业规模不断发展的需要。综合大企业对事务所审计的要求,审计人员对采购与付款循环环节进行审计并提出审计意见,审计结果返还给公司管理层,并且公司管理层对审计结果越来越重视,在采购工作开展审计过程中,审计人员对采购与付款审计过程中存在的一些不安全因素予以掌握。
社会的不断进步,经济的持续发展,使会计师事务所群体不断壮大,在事务所审计过程中对于企业可能出现的审计方面的风险也成为了近几年来需要攻克的难题,再此流程中,可能出现公司的货币风险上升情况,举例来说:从众购货、谎报购货价格、从中取得资金回扣等问题,所以要尽可能减少这些问题的出现,制定有效的采购与付款流程,做好采购与付款循环环节的业务流程的管理对企业管理有着十分重要的意义。在制造业企业的审计业务中,采购与付款循环环节审计是企业的重点,从原材料、半成品、产成品、供应商的选择,再到付款,这是基础的最开始的循环,整个循环是制造业企业保持持续发展的重点[1]。
本文围绕着企业采购与付款循环环节的相关定义、方法、目的与意义进行叙述,以辽宁中意慧佳会计师事务所在审计过程中遇到的采购与付款循环环节问题进行深入研究,对审计人员在审计过程中遇到的采购与付款循环环节审计出现的问题进行详细的分析和总结。最终取得采购与付款循环环节相关审计问题的研究成果,从而得出采购与付款循环环节存在问题的应对方案,以此来解决当前采购与付款循环环节存在的普遍问题,进一步为改进企业经营管理方法提供决策依据,从而达到不断增强企业的市场竞争力,促使企业健康可持续发展,进一步达到获取更多利润的目的,同时,本文也可作为同一类企业的借鉴,为同一类企业的采购与付款循环环节的内部管理和各个环节程序优化提供参考和借鉴,促进同类企业的发展和壮大。本文运用采购与付款循环环节审计方法基本理论的基础上,遵循企业内部管理制度,根据实际情况,把握采购与付款循环环节过程中内部控制关键点,评估在该过程中存在的主要问题。并且对主要涉及采购与付款的采购计划、供应商数据、请购起点、订购起点、验收及入库情况作为调研了解的重点内容,从中发现采购与付款循环环节存在的审计风险,提出相应的可行性措施,对其他事务所的类似审计问题的改善也具有一定借鉴意义。
1审计循环理论概述
1.1审计循环概念
审计循环主要分为销售与收款循环审计、采购与付款循环审计、生产与存货循环审计、人力资源与工薪循环和投资与筹资循环审计的五个组成部分[2]。
业务循环理论是按照企业中不同的业务关系划分企业的业务活动,每一个循环都是内部存在关联的业务。对于不同的企业其日常业务活动是不同的,但也具有一些相同的性质。根据企业的日常业务活动分析,采购与付款循环环节是企业最基本的业务循环。
1.2采购与付款循环审计概述
采购与付款循环是企业的重要业务流程,采购与付款环节包括两类交易,即采购交易与付款交易。受该循环影响的账户主要是资产负债表账户,主要包括:应付账款、应付票据、固定资产、累计折旧等账户。
采购与付款循环审计更好的使企业的发展走向另一个新的阶段。企业的生存和发展离不开企业采购成本的管控、市场占有率的提升、采购成本的管控力度的加强。企业成本的节约,使企业成本不断降低,这样才能使企业能够持续健康发展。
企业的采购业务主要有以下几个业务活动构成:填写请购单,填写订购单,填写验收单,保管及储存,填制入库单或签收单,编制应付款凭单,付款,记录现金或银行存款的支出,对账。根据进一步细化为8点:
(1)请购商品或劳务
主要是对授权审批控制,仓库负责人在仓库人员请购单上签字审批,生产部门负责人在生产人员写的请购单上签字审批,对于日常零星用品采购的申请,应当根据请购单进行一般情况下的审批通过,各个部门负责人对自己部门人员申请的请购单签字审核,需要进行特别授权审批的是资本支出和租赁的购买。
(2)编制订购单
采购部门编制订购单,采购部门只对经过批准的请购单编制订购单,采购部门对经过批准的请购单发出订购单,根据采购人员询问供应商采购价格选择最适合企业的供应商,采购部门收到请购单后,对发生的采购支出也有一定的制约,采购部门人员根据已经审批的请购单编制连续编号的采购单。
(3)执行合同采购
采购部门根据订单和采购合同进行采购。
(4)验收商品
验收货物的部门给出相应的验收单,验收货物的部门将所验收的商品与订购单的订购数量进行检查,并盘点入库商品,然后填制相关联的验收单,交给仓库和应付凭单部门,接收商品的部门将收到的商品送到仓库时,应取得相关的收据,予以确定相关责任人。
(5)保管货物
对入库的货物的管理应与购买货物的权利区分开,减少一些货物储存的风险和货物本身自带的风险因素,与仓库无关的人员禁止接触货物。
(6)编制付款凭单
应付凭单部门要审核供应商发票与验收单、订购单是否一致,计算是否正确,审核无误后填制付款凭单,由相关负责人员审批签字、付款,经审批后和有提前编号的凭证单据为记录采购交易提供了依据。
(7)付款
独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性,由被授权的财务部门的人员负责签署支票。
(8)记录现金、银行存款支出
定期检查银行存款日记账的时间与支票存根上的时间入账是否及时,编制银行存款余额调节表。
2辽宁中意慧佳事务所采购与付款审计现状
2.1辽宁中意慧佳会计师事务所简介
辽宁中意慧佳会计师事务所有限公司办公室地址位于沈阳市和平区十三纬路39号1-12-4室,注册资本为100万人民币(万元),该事务所主要经营审查企业会计报表、出具审计报告;验证企业资本、出具验资报告;办理企业合并、分立、清算事宜中的审计业务、出具有关报告;从事法律、行政法规规定的其他审计业务;承办会计咨询、会计服务业务;依法须经批准的项目,经相关部门批准后方可开展经营活动。
2.2辽宁中意慧佳事务所采购与付款环节审计方法
当前,采购与付款循环环节是企业生产过程中的主要环节之一,也是几个大循环中最不安全的环节,直接关系到企业的盈利效益和市场占有率的提升,采购与付款循环环节是企业十分薄弱的一个环节,为了减少和预防一些重大错误风险的出现,审计人员必须对该环节进行仔细的会计检查、定期检查账务处理,通过加强审计,来强化对采购与付款监督和管理,从而可以有效减少企业相关审计不安全因素的存在。
2.2.1采购环节审计要点
采购环节审计重点主要分为四个部分,包括采购计划、采购决策、采购执行过程、采购结算四个部分。
就采购决策审计来说,一要关注审查的预期货物的销售量的正确性,是否与产量相适应,预期货物的销售量计算相对准确,才能保证生产的货物满足企业经营的需求,二要在审查购货的量时,应该综合来看各个需求的不满足因素;
就采购计划审计来说,一要制定与企业实际情况相适应的采购计划,制在定采购计划前一定要关注企业在行业中的发展趋势、生产经营状况、合作的供应商变动情况等,只有全面掌握企业自身的生产发展情况,才能制定出与企业相适应的采购计划并能得到充分执行;二要说审查企业市场调查有没有进行的情况,并且,市场调研是要在制定采购计划时进行,市场调查主要调查社会发展趋势、经济发展情况、采购与付款相关的政策性法律文件、竞争对手发展现状等内容;三是审查采购计划是否有编制其他管理计划,采购计划是否准确;四是审查对采购计划的合理控制,制定了采购计划,重视企业存在异常时,对应得到及时反馈并提出相应的解决办法;五是执行采购计划最终能否达到计划的目标,存在不能达到的情况应进行说明并提出相应的解决办法;
就采购执行过程审计来说,一是审查相应的合同的合法性和有效性;二是审查签订的合同中记录的采购数量与生产所需要的材料及生产规格是否一致;三是审查合同中的采购价格是否高于伙低于市场上的价格,若比市场价格高,分析高出的原因,是否存在采购人员的舞弊行为,若比市场价格低,检查货物的质量是否合规,四是审查明确合同相关经济责任人,五是审查签订采购合同的两家企业的权利与义务执行对等情况;
就采购结算审计来说,一是审查应付款相关凭证,关注付款凭证后附单据是否齐全,如采购合同、验收单、增值税发票、原始单据等、增值税发票上的基本信息要与采购合同、验收单上的信息要一致,单位负责人要在每一笔付款凭证上签字审批,相关财务人员根据相关审批付款,二是加大审查对采购支出情况的力度,审查采购价格与合同规定的价格是否吻合,是否使用国家税务机关统一印发的付款的增值税发票,发票上的单位名称、单位公章、发票的收款与付款方是否与采购合同相同,发票有无涂鸦现象等。
2.2.2付款环节审计要点
首先,审计人员对该环节的账务处理进行重点审查,从而可以有效减少企业相关审计不安全因素的存在。按照《企业会计制度》规定,审核企业相关会计账目设置的正确性,同时,对相关凭证的最初单据也要作为审查的重点,翻看是否包括采购单、订购单、采购合同、接受单、相关增值税发票等,审核对相应的手续的完整性;
其次,审核明细账、财务报表、会计凭证是否相对应,要做到账表相符、账账相符、账实相符、账证相符,及时核对基本数据;
最后,测试购货交易年末截止日的正确性。检查截止当年12月31日止,已经购入并已算在12月31日存货盘点范围内的存货与其对应的会计科目是否一起记入当年的财务报表内,是否有在截止日期人为调节利润的行为。例如:如果当年年底发票单已入账,但货未到,没有记录在当年存货盘点中,这样,就会虚减本年存货和利润;如果当年年底货到单未到,这样,就会虚减本年存货和利润;如果当年年底货到单未到,也没有纳入账簿中,这样,就会少记存货和应付账款,虚增利润。以上三种情况,在资产负债表日期前后的购货发票和入库单未在同期入账,如果年底未收到购货发票的入库存货,应暂估入账,有效防范企业发生遗漏应付款项。并且,在审查该环节账务处理时,还应检查的折扣核算的正确性,应付账款借方有无余额,是否存在的应付账款的挂账等情况,以此全面了解企业该环节的准确情况[5]。
检查应付账款的内控测试的执行是否符合规定,及时查看各种折扣的金额记账的情况,检查是否及时因其他因素造成的赔偿记账的情况,检查采购合同与金额的付款方式是否符合规定,货币付给销售方情况,应付账款是否是在账上真实发生的交易,检查应付账款的相关披露是否恰当,应付账款余额是否准确。
辽宁中意慧佳会计师事务所现阶段在采购与付款循环审计过程中对于应付账款审计程序执行不到位,对采购与付款环节内控测试流于形式,审计人员经验与能力不足,容易忽略未入账应付账款的审查,审计人员没有全面掌握被审计单位基本情况,盲目审计,思路单一、不灵活,审计人员执业能力不高等情况,需要辽宁中意慧佳会计师事务所重点进行改进,制定出有关解决对策。
2.2.3采购与付款环节业务流程图
图2.1采购与付款业务流程图
根据2.1采购与付款循环环节业务流程图来看,在采购与付款循环环节审计的过程中,审计人员应重点检查与应付账款、相关原始单据、应付账款函证有关的特殊情况,对采购与付款的各个流程进行把握,确定每一环节不存在其他舞弊的风险,保证其业务流程发生的真实性和完整性,防范经营风险的发生,提高企业的经营效益,审计人员对采购与付款业务循环环节进行重点审查[3],在审查过程中提出相关的审计问题并提出相应的解决对策。
3辽宁中意慧佳事务所采购与付款审计存在问题
3.1应付账款审计程序执行不到位
函证是注册会计师获取审计证据的重要审计程序,一般情况下,应付账款不需要函证,但是,事务所没有对个别金额较大的款项客户进行函证[6],也没有任何理由进行解释;事务所对发生的金额较大的款项没有进行部分翻看;事务所对于函证未回函的情况,也没有实施其他审计替代性程序,没有记录相关情况。
同行业的其他会计师事务所将工作重心放在了业务发展上,忽视了审计人员对审计报告质量的监察和相关审计人员应该对审计报告承担的相应责任的情况,以辽宁中意慧佳会计师事务所对某公司的应付账款函证方面审计为例,对以下几家公司进行审计,指出了需要函证应付账款的公司并进行说明。
表4.1应付账款年末余额与本年进货余额(单位:元)
根据上表,事务所应该将甲公司和丁公司作为需要函证的两家公司,函证应付账款,检查应付账款未入账金额的情况,表格中甲公司年末应付账款余额为0,但甲公司本年进货的金额大,属于本公司最重要的供应商,属于需要函证的供应商,丁公司的年末余额在四家公司中是居于居中位置,但丁公司本年进货的金额也比其他两家公司大,属于重要的供应商,属于需要函证的供应商,但会计师事务所对应付账款函证未做出正确的判断,忽视了对应付账款的函证程序,没有考虑到应付账款的特殊情况。
辽宁中意慧佳会计师事务所对被审计单位应付账款的函证方面重视度不高,注册会计师对应付账款异常交易资金较大的债权人、没有及时邮寄对账单的供应商应对应付账款进行函证,因为在被审计单位内部管理体系执行不到位或者完善的内部管理体系不能更好地得到执行的情况下,被审计单位的应付账款存在一些风险的可能性大大提升,根据谨慎性要求审计人员应该对应付账款进行函证,审计人员根据重要性要求对应付账款发生的金额较大的函证[7],也直接影响了被审计单位的财务报表。根据函证可以证明应付账款业务处理是否正确,被审计单位未入账的应付账款还可能根据供应商的回函发现,对于未回函的重大项目,事务所应该应采用替代性审计程序;例如:检查资产负债表日后应付账款明细账等账表金额是否支付,同时,检查该笔交易发生时的相关资料,如:发票、接收单等,检查应付账款发生交易的真实性。另外,在工作底稿中,发现采购与付款发函清单中存在发函地址与发票地址不一致等特殊情况,事务所并未重视该情况的发生[8],审计工作底稿中也未详细写出收发函相关快递信息,也未记录函证的相关结果,事务所应当设计相关分析程序予以核实,在核实过程中,事务所可能会发现一些供应商存在作假的问题,这将使审计报告质量有很大的提升,减少被审计单位自身存在的风险,如果事务所并未对该情况进行重视,则会提升审计人员的审计风险。
3.2采购与付款环节内控测试流于形式
注册会计师在初步评估风险控制的基础上,对被审计单位的内部管理体系实施测试程序,确保被审计单位采购与付款环节内部管理体系运行的有效性,并得到执行,用此来判断采购与付款环节内部管控手段的强弱,事务所审计人员对被审计单位提供的各种被审计资料,审计人员检查审计相关采购合同与付款单据、请购单与应付凭单、订购单与接收单等单据后附资料是否齐全,编号是否连续,主管人员是否审批等,根据内控测试结果,评估重大错报风险水平,确定实施实质性审计程序的范围,企业提供的相关审计资料由事务所审计人员进行抽样审查,如果对抽样审查的相关文件并没有逐一查看,可能会出现遗漏相关内部管理控制方面的问题,审计人员在不了解企业相关采购与付款文件、财务状况等情况下进行内部控制测试,可能会降低审计报告的质量,加大了事务所承担责任的风险,没有对所审计的同类型企业相对应的采购与付款内控测试的审计程序。
3.3审计人员经验与能力不足
审计行业要求相关从业人员具备一定的专业技能水平,考取会计或审计相关的证书,并且,审计行业要求相关从业人员掌握一定的审计专业知识、具备良好执业能力和职业道德素养,要满足对审计出具审计报告的要求,辽宁中意慧佳会计师事务所的相关从业人员对采购与付款循环审计方面的审计不能够全面掌握,对采购与付款循环审计方面的审计程序不够了解,并且,会计师事务所从业人员多数不具备相关从业资格证书[12],成熟老练的审计人员知识储备比较老套、守旧,审计知识使用过于死板、单一,不能很好地满足现阶段审计工作的需要,跟不上时代的步伐,对于最新发布的一些会计文件学习不全,新来的审计人员经验缺乏、不能单独完成审计工作,审计知识的掌握过少,没有相关的审计经验,相关审计人员可能对被审计单位审计不全面、不彻底,在审计过程中,审计人员要掌握总体审计情况,关注审计过程出现的相关审计问题节以及对审计人员负责的各个部分完成情况进行跟进等。
审计行业要求相关从业人员具备从业资格证书,从事审计工作相比其他行业来说比较复杂,且该行业的从业人员流动性较大,因此该行业对审计人员的从业要求大大降低,多数刚刚进入社会实习的相关专业大学生进入事务所实习,多数参与审计[13],提升了审计风险的发生率,降低了审计报告的质量。
4辽宁中意慧佳事务所采购与付款审计改善对策
4.1严格执行应付账款审计程序
会计师事务所应定期给审计人员培训应付账款函证方面的知识,使审计人员熟知此项审计方面的程序,审计人员也应重点关注其函证的重要性和完整性[13],根据审计准则的规定,注册会计师对询证函进行管理控制,包括核实需要确认或填列的信息、选择合适的被询证者、编制询证函,包括被询证者正确填列地址和姓名,被询证者确认向审计人员回函的地址信息,重视需要函证的应付账款审查,审计人员对金额较大的债权人,包括在资产负债表日金额较小但作为被审计单位主要供货商作为函证对象,若出现未回函的情况,相关审计人员应采取替代程序[14],审查交易发生是否真实。会计师事务所应增加对出具的审计报告的质量的把握,并且,事务所对审计人员的审计业务严格管控,对应付账款函证方面的审计予以重视,要注重对应付账款函证的审计,并且更好的约束审计人员的审计,更好的让审计人员发挥自身的作用,建设必要的审计方面的制度,更好的为被审计单位反映审计成果。
4.2严格执行采购与付款内控审计程序
在执行实质性审计程序时,事务所需要先进行内部控制测试重视企业审批的流程的合理性,财务部门通过的预算的合理性,事务所也应该严格检查被审计单位资金收支和保管业务审查流程,对被审计单位资金业务执行不相容岗位分离制度情况进行系统查看,审计人员也应该对企业相关财务人员的审批签字进行重点审计,是否会存在货币资金使用不合理情况,审计人员对相关财务人员在审批单上的签字是否齐全等情况应当进行重点审查。
辽宁中意慧佳会计师事务所应制定完整有效的内部内控审计机制,提高审计质量,增强对具体审计步骤加以控制,完善审计人员责任机制,保证审计报告质量。增加审计报告的可信度,制定一系列完整的采购与付款内控测试程序的改善对策[17]。
4.3提高审计人员专业素质
辽宁中意慧佳会计师事务所审计人员应该不断学习采购与付款循环环节的审计专业知识和技能,提高审计能力,提高审计人员自身的学习意识,考取相关从业资格证书,更好地将理论与实践相结合,多学习审计方面的经验,主动和事务所相关注册会计师学习,事务所也应注重对审计人员实践审计方面的经验培养,及时了解新出台的法律法规,对相关审计知识要熟练掌握,必须具备相关会计专业知识和一定的审计能力,熟知内部审计程序和方法,及时掌握审计方面相关的法律法规,具备良好的沟通与协调能力,具备妥善处理审计与服务的平衡力,加强对审计人员职业操守的培养[18],招聘经验丰富的审计人员,以此来满足现阶段审计人员担任审计工作的要求,熟知审计业务,培养实际操作能力,事务所加大对审计人员的培养力度,加强对从业人员的培训,对不同业务水平的员工,采取不同的方式做不同的专业技能培训。完善绩效考核体系,让审计人员更好的对审计进行理解和掌握,增强员工对审计工作的热爱。
结论
审计是由国家授权或接受委托的专职机构和人员,依照国家法规、审计准则和会计理论,运用专门的方法,对被审计单位的经营管理活动及相关资料的真实性、正确性、合规性进行审查,明确经济责任,根据出具的审计报告来改善生产经营上出现的问题,提高经济效益。审计是指专业审核,核实公司的相关会计资料。审计具有独立性[19],独立性是审计与其他经济监督不同的体现;根据审计业务中存在的具体问题分析,总结出应对审计风险防范措施。
本文在以辽宁中意慧佳会计师事务所采购与付款循环环节审计概念的基础上,比较系统地梳理了会计师事务所采购与付款循环环节的审计出现的一系列问题,并以辽宁中意慧佳会计师事务所为研究对象,对其采购与付款循环环节存在的问题提出相关对策。事务所在该循环审计过程存在的问题主要有应付账款函证程序执行不到位、采购与付款环节内控测试流于形式、审计人员经验与能力不足等,辽宁中意慧佳会计师事务所提出严格执行应付账款审计程序、严格执行采购与付款内控审计程序、提高审计人员专业素质,加强事务所审计风险的防范意识,完善事务所审计程序,主要对事务所存在的具体问题分别提出了相应的对策建议;事务所应注重审计人员职业素养的提升和审计能力的提升,壮大自身的团队建设,制定并执行严格有效的审计程序[20]。
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致谢
在此次的毕业设计中,首先我要感谢我的论文指导老师沈阳城市学院商学院的于灏清老师,感谢于老师在我此次毕业论文设计及论文写作中的给出的宝贵意见和指导,在论文的修改、撰写、写作思路和写作方向上给予了很大的帮助和建议,在论文的初稿撰写过程中,在遇到的困难向老师请教时,老师及时的对我的论文给予点化和指导,让我能够将论文顺利进行下去,及时的对我的论文的研究方向予以把控,使我的毕业论文不跑题,能过将论文呈现出来,所以,我要对于灏清老师表示深深的谢意,感谢老师的辛苦付出,让我能够将论文展示出来,让我能够顺利毕业。同时,我还要感谢沈阳城市学院商学院的杨宏老师,是你陪我度过了四年大学美好的校园时光,您这四年来对我们的悉心照料和呵护,您教会我们更多的人生道理,是您带领我们迈向新阶梯,最后,感谢沈阳城市学院商学院的所有老师,因为你们无私奉献的精神与爱岗敬业的工作态度让我对会计学有了新的理解与感悟,并能掌握基本的会计理论知识,也将基本的会计理论知识应用到了实际操作中,提高了自身的会计实际操作能力和本领,不断的提高了我的会计专业水平与实际工作能力。四年的大学美好的校园生活,我不仅结交了更多的知心朋友,而且,我还学到了更多的会计专业知识,也掌握了在社交过程中的为人处事的道理,最后向我的论文以及参加答辩的老师们表示衷心的感谢,感谢你们抽出宝贵的时间参加我的论文答辩会,也感谢你们对论文不当之处提出的宝贵意见和建议。
四年大学生活即将结束,我也将进入一个新的阶段,不断努力,不辜负青春,不辜负自己,希望沈阳城市学院的发展的越来越好,进入到一个新的阶段。
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