丹江电化存货内部控制的问题及对策研究

　　摘要：存货是工商业企业在发展过程中必须面对的一个问题，存货在企业资产总额中往往占有较大比重，也会产生大量成本。根据注册会计师的工作经验及多家企业近几年的会计报表显示，存货在流动资产中所占比重较大，一般在40％-60％,因此，存货利用和保管情况的好坏、管理效率的高低对企业的财务状况影响很大。存货的内部控制关系到企业存货的流转速度、总资产周转率、资产的运作效率等，最终影响企业的经济效益。本文以存货内控理论为基础，结合丹江电化公司存货内部控制的现状，进一步分析公司在电石存货内控方面存在的问题，

　　并针对这些问题提出建议。

　　关键词：丹江电化；电石；存货内控；对策

　　1.1.1研究的背景

　　人类社会在方方面面的活动行动都要必要进行控制和调节，大的方面可以说国家的社会经济活动需要实施控制。小的方面可以说企业和单位的业务与收支情况也同样需要控制。内部控制从当代管理学角度进行理解，即为指挥操作、调节之意。任何单位都希望高效率、有条不紊的开展工作，提供可靠的各种管理信息及财务信息供自己和其他方面的使用，这离不开良好的内部控制。

　　随着我国市场经济体制的逐步完善、XX经济调控力日臻成熟，市场竞争的主体转变企业成，企业内部控制环境也在复杂多变的经济环境发生了根本性的变化，企业所面临的内部控制内容愈来愈丰富，环境愈来愈复杂，企业更加注重内部控制。但跟相比较，可以说我国企业的内部控制体系还在起步建设阶段，有待不断强化理论研究，逐步完善各个环节。

　　1.1.2研究的主要内容

　　阐述了现代内部控制理论框架及内涵，并对内部控制特点及组成要素进行了分析。从存货管理的特殊性入手，系统分析陕西昊田丹江电化有限公司电石存货管理现状及存货内部控制缺陷。针对存货管理中存在的突出问题，借鉴内部控制理论，提出具体的改进意见，并就如何构建科学、合理的陕西昊田丹江电化有限公司电石存货内部控制体系进行系统研究。

　　1.1.3研究的主要意义

　　存货作为流动资产的重要组成部分，是生产产品和销售产品过程中创造及提高价值的基础物类，一般占流动资产中所占比重50%左右。企业的存货通常反映了企业经营活动、资金运作，有时可能个别人用存货来调节利润，以致偷逃国家税费。显而易见，存货管理在企业内部控制中的有着非常重要地位。因此，如何运用存货管理特点，利用内部控制理论，构建合理科学的存货内部控制管理体系重要的现实意义不言而喻。

　　1.2.1国外相关的研究情况

　　从国际上看，目前尚未形成全球公认的内部控制框架，现有的内部控制框架主要有X的COSO报告，加拿大的COCO内部控制指南等。内部控制思想最早出现在公元前3600年的美索不达米亚时期。20世纪初，根据《柯式会计辞典》的解释，内部牵制是指：“以提供有效的组织和经营，并防止错误和其他非法业务发生的业务流程设计。”1949年，X注册会计师的审计程序委员会在《内部控制，一种协调制度要素及其对管理当局和独立注册会计师的重要性》的报告中，对内部控制首次做出了权威性的定义。1958年10月，该委员会发布的《审计程序公告第29号》对内部控制定义重新进行了表述，将内部控制划分为会计控制和管理控制。20世纪80年代以后，西方会计审计界对内部控制研究的重点逐步从一般含义向具体内容深化。1998年X注册会计师协会发布《审计准则公告第55号》（SAS55），此公告第一以“内部控制结构”替代“内部控制”，指出“企业的内部控制结构包括为提供企业特定目标的合理保证而建立的各种政策和程序。”2002年7月通过的SOX法案的第404条中，对上市公司的监管责任、信息披露、内部控制等方面的要求更加严格，规定所有按照X证券法向证监会提交财务报告的上市公司，均需在年报里有“内部控制报告”，用来企业内部控制设计及其操作有效性的评价。而PCAOB于2004年3月批准了第二号审计准则《对财务报告相关的内部控制的审计》。PCAOB还多次强调有效的内部控制的重要性。进入20世纪90年代以后，由X注册会计师协会、会计学会、管理会计学会、国际内部审计人员协会等组织一起发起的COSO委员会发布报告COSO报告，该报告将内部控制要素分为五个：控制环境(ControlEnvironment)、风险评估(RiskAppraisal)、控制活动(ControlActivity)、信息与沟通(InformationandCommunication)、监控(Monitoring)五个方面，具有广泛的适用性。1996年X注册会计师协会发布《审计准则公告第78号》（SAS78），全面接受COSO报告的内容，并从1997年1月起取代1988年发布的《审计准则公告第55号》（SAS55）。

　　COSO委员会于2004年9月29日正式发布《企业风险管理综合框架》（EnterpriseRiskManagement-IntegratedFramework，简称ERM），并提出将ERM取代内部控制整体框架。ERM深化和拓展内部控制的控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和监督等五要素，将原有的风险评估一个要素发展为目标设定、事项识别、风险评估和风险反应等四个要素，从而将内部控制五要素发展为ERM的八个要素。

　　1.2.2国内相关的研究情况

　　从历史上看，内部牵制的管理在我国有着悠久的历史。秦朝的御史制度、明清时期的店铺和钱庄中的账目核对、钱帐分管，都是内部牵制思想的体现，与西方国家同时代相比并不逊色。但是中国的封建程度发展到一种登峰造极的地步，使得中国的资本主义在萌芽阶段就几乎被消灭的无影无踪，连带使得中国的内部控制理论发展跟同时期的西方国家相比，完全处于一种停滞不前的状态。新中国成立之后，内部控制理论的引进和研究起步较晚，内部控制实践的时间也较短，对其认识程度还远远不及西方发达国家。近几年，随着中国社会主义市场经济体制的基本形成，从建立现代企业制度为目标的企业改革，到资本市场中上市公司信息披露内容与行为的规范等都要求我们进一步加大对内部控制的研究力度。

　　我国XX有关部门从20世纪90年代开始注意推动企业内部控制制度建设，中国证监会、财政部、中国人民银行等先后颁布过系统或部门的内部控制的政策。1996年12月发布1997年1月1日施行的《独立审计具体准则第9号–内部控制和审计风险》，是从制度基础审计的角度对企业的内部控制进行评价，指出企业内部控制要被注册会计师审查，并对内部控制的涵义和会计系统、控制程序、控制环境等内部控制的内容做出了有关规定。1997年5月，中国人民银行发布的《加强金融机构内部控制的指导原则》是中国首个关于内部控制的行政规定。1999年颁布2000年7月实施的《会计法》是中国第一个体现内部控制会计控制要求的法律。2000年制定的《公开发行证券公司信息披露编报规则》要求证券公司、保险公司、商业银行建立完善内部控制制度，并列明了内部控制制度的有效性、合理性及完整性。2001年，制定了《证券公司内部控制指引》，指出证券公司健全完善内部控制制度和机制，以便更好规范公司经营行为、有效防范金融风险。2001年出台了《内部会计控制规范–货币资金（试行）》、《内部会计控制规范–基本规范（试行）》。在《内部会计控制规范–基本规范（试行）》法规制定前的有关法规，不是从企业自身角度出发，而基本上是从其行业相关角度对企业内部控制提出要求。该法规对内部控制目标的定位明确具体，以内部会计控制为主，同时兼顾与会计相关的控制。2002年9月中国人民银行又颁布了《商业银行内部控制指引》，指出商业银行内部控制应该贯彻全面、审慎、有效、独立的原则。2006年，财政部发起成立企业内部控制标准委员会，并于2007年印发了《企业内部控制规范–基本规范》和17项具体规范（征求意见稿）。

　　本课题研究的理论依据国内外有关存货内部控制方面的一些理论和研究成果。本文主要采用文献资料法以及理论和实际结合法。一是文献资料法。检索知网、万方、超星图书馆等网站和数据库，并查阅有关资料，进行认真研读、系统分析、全面总结。很地了解当前关存货内部控制的研究现状，掌握相关最新研究成果与研究动态。二是理论和实际结合法。利用理论和研究成果，通过分析陕西昊田丹江电化有限公司电石存货内部控制体系存在的问题，提出改进和完善存货内部控制的思路。

　　存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的在产品，或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。

　　所谓内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。

　　存货内部控制是企业为管理好存货，针对存货收、发、存与供、产、销各环节的特点，事先制定的一套相互牵制、相互验证的内部监控制度。存货内部控制是企业整个内部控制中的重点内容和中心环节。企业制订存货内部控制的目的在于保障存货资产的安全完整，加速存货资金周转，提高存货资金使用效益。

　　与存货相关的内部控制涉及被审计单位供、产、销各个环节，包括采购、验收入库、仓储、加工、运输等方面，具体而言包括：1、采购环节内部控制。与采购相关的内部控制的总体目标是所有交易都已经获得了适当授权与批准。使用订货单是一项基本的内部控制措施，订货单应当预先连续编号，事先确定采购价格并获得批准。此外，对订货单还应当定期进行清点；2、验收环节内部控制。与存货验收相关的内部控制的总体目标是所有收到的货物都已得到记录。使用验收单是一项基本的内部控制措施。被审计单位应当设置独立的部门负责验收货物，该部门具有验收存货实物、确定存货数量、编制验收单、将验收单传送至会计部门以及运送货物至仓库等一系列职能；3、仓储环节的内部控制。与仓储相关的内部控制的总体目标是确保与存货实物的接触必须得到管理层的指示和批准。被审计单位应当采取实物控制措施，使用适当的存储设施，以使存货免受意外损毁、盗窃或破坏；4、领用环节的内部控制。与领用相关的内部控制的总体目标是所有存货的领用均应得到批准和记录。使用领用单是一项基本的内部控制措施。对存货领用单应当定期进行清点；5、加工或生产环节内部控制。与加工或生产环节相关的内部控制的总体目标是对所有的生产过程作出适当的记录。使用生产报告单是一项基本控制措施，在生产报告单中，应当对产品质量缺陷和零部件使用及报废情况及时作出说明；6、装运出库环节的内部控制。与装运出库相关的内部控制的总体目标是所有的装运都得到了记录。使用装运单是一项基本的内部控制措施。装运单应当预先编号，定期进行清点，并作为日后开具收款账单的依据；7、存货数量的盘存制度。存货数量的盘存制度一般分为实地盘存制和永续盘存制。盘存制度不同，对存货数量的控制程度的影响也不同。即使采用永续盘存制，也应对存货进行实地盘点。与存货实地盘点相关的内部控制通常包括：制定合理的盘点计划，确定合理的存货盘点程序，配备相应的监督人员，对存货进行独立的内部验证，将盘点结果与永续存货记录进行独立的调节，对盘点表和盘点标签进行充分控制。

　　由于存货属于流动资产，在流动资产中所占比重最大、品种多、受市场因素和生产经营计划影响较大，而且流动性强．经常处于不断销售、耗用、购买和重置中。在正常的生产经营活动下能够规律地转换为货币资产或其他资产。但长期不能耗用或销售的存货，就有可能变为积压物品而降低价值。从而造成损失，所以存货的内部控制就显得尤为重要。为了保证生产经营活动对存货的需要，降低存货相关成本，提高资产使用效率，就必须采取有效的内部控制。

　　昊田丹江电化有限公司位于陕西省榆林市府谷县新民镇万家墩工业集中区。公司2009年12月注册成立，是由陕西昊田集团煤电冶化有限公司、汉江水利水电（集团）有限责任公司与汉江集团丹江口电化有限责任公司合资筹建的股份制企业。公司注册资本4000万元，总资产为2.2亿元。

　　公司现有员工280人，其中专业技术人员138人。公司主营碳化钙（电石），配套生产氧化钙（石灰）。拥有4台25500KVA矿热炉和5台改进型气烧竖窑，具有年产电石25万吨、石灰25万吨的生产能力。矿热炉电极系统采用引进埃肯先进技术PLC自动压放的组合式把持器结构，烟气净化系统采用低压脉冲布袋除尘器，符合国家产业政策和环保要求；气烧石灰窑选择改进型气烧竖窑，符合国家资源综合利用政策，年利用煤气1.75亿立方米，减排二氧化碳62.3吨，既避免兰炭生产过程中的尾气排放污染，又节约了资源，具有良好的环保、经济和社会效益。在万家墩工业集中区“煤—兰炭—焦油—煤气—发电—硅铁—电石—石灰—金属镁—免烧砖”产业链中起到促进清洁生产、实现循环经济和资源综合利用的功能。

　　丹江电化主营业务是碳化钙（电石），年产电石18-25万吨、石灰20-25万吨，在公司存货中以电石为主。电石存货水平在0.9亿元左右，占流动资产的46%左右，占公司总资产的42%左右。丹江电化的电石产品80%以上内销，外销不到20%。丹江电化公司存货的运动表现状态为“购买一生产一销售—购买”，实物流转伴随生产步骤在企业的内部循环可简化为收、存、发三大基本流程环节：(一)存货购入环节具体包括物资验收、核对有关业务凭证、验收实物等。(二)存货储存环节是丹江电化存货流转中间业务最重要的环节，包括物资保管、物资养护管理、仓库设备管理。(三)存货出库环节是出库流转与销售业务与生产业务直接衔接的，主要内容是存货出库管理。存货是企业在生产制造及销售过程中创造价值和提高价值的基础物类，它是反映企业生产经营、流动资金运作的晴雨表。但是，由于制度不完善、管理不到位，导致存货内控失效，给企业带来了很大的损失。比如说，采购人员图谋私利，在物资采购过程中营私舞弊，以假合同骗取预付款；有的内外勾结、暗算企业，拿“回扣”、“佣金”；有的接受请客送礼，以金钱作交易；有的搞人情买卖，订君子协议，明知上当不揭发、不举报，反而与之同流合污等等，这些事情在丹江电化时有发生，仅2011年就给企业造成了200多万的直接损失和1000多万的间接损失。

　　丹江电化属于股份制企业，所有权和经营权相对分离，但由于企业成立刚刚两年的时间，内部组织结构非常简单，机构设置不健全，管理人员往往身兼数职。企业内各种岗位职责尚不明确，权限分配不当。尤其是在存货核算方面更是如此。我国内部会计控制规范中关于存货有专门的规定，即在《内部会计控制规范一基本规范试行》中第二章规定：企业应当建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。具体规定上，其将会计存货业务不相容的情况分为具体的5种情况：存货的采购、验收与付款；存货的保管与清查；存货的销售与收款；存货处置的申请与审批、审批与执行；存货业务的审批、执行与相关会计记录。这些业务在平常操作中一般不允许有一个人来单独操作，然而，在丹江电化企业的调查中，发现很多上述5中职位融合的现象，这种情况的出现是相当危险的。不仅存货相关的岗位职责没有办法明确，甚至在某些特殊的情况下还有可能发生存货毁损或丢失而没有相关岗位责任人的情况。例如，在丹江电化存货管理中，采购与验收的权限都有仓库主管一人所拥有，这就缺乏权限的相互制约，容易使内部人员，特别是像仓库主管这样的存货管理人员更容易利用职务便利获取个人利益，给企业造成不必要的损失。还有，在电石原材料采购方面，其价格往往是由采购人员与供应商进行协商，丹江电化没有专人对价格做市场调研，采购人员只要有供应商签开的发票即可入账、报销，这往往让采购员借此机会赚取“回扣”。这些情况的出现对于存货及其仓库的管理也是及其不利的。由于岗位职责不明、权限分配不当，没有形成相互制衡的内部控制关系，大大降低了存货内部控制的执行力。

　　一般来说，我们企业的内控方向包括两个方面，即内部监控和外部监控。经过调查，丹江电化然设置了内部监控的审计机构，但是其职能没有发挥作用。存货管理在计划、采购、保管、使用和报废等环节有明显的制度脱节现象。虽然丹江电化每季度都有清晰的进货计划，但执行起来比较困难，像存货采购不签订合同，存货验收和入库缺少记录，领用材料不填制领料单等现象时有发生。由于这种制度的不健全，也导致企业内部审计无法有效的开展。内审机构的职能弱化主要体现在，内部监控审计的工作人员其工作仍然是记账、算账等基础性会计工作，对于企业的财务信息和管理部门的绩效不能够进行客观的评价，这种情况下，企业存货的内部控制机制就无从谈起了。

　　当前，丹江电化存货内部控制失去效力的一个重要原因是缺乏企业存货内部控制的标准评价机制。丹江电化的存货控制系统还只是企业存货的简单信息处理和业务模拟，只是例行简单的业务程序，这时往往许多人认为企业存货的工作效益就没有必要也不用进行评价，其实这种理念是错的，尤其是对于大企业而言，企业存货尤其需要一项科学的内部控制评价标准。要知道对于大型企业来说，若企业没有一个量化标准，将难免会将一个大型企业当成小规模企业来看待，同样是存货的采购、入库，发货和销售，不同企业的内部控制的方法和手段是不一样的；对于商品的营销方式，是集中办理收款，还是分散办理收款；对存货采购业务，先付款后提货如何控制，或先提货后付款又该如何控制，商品的价格、回扣和折让等又如何控制等等，所有这些业务处理都应有一个较为明确的标准。但是，在丹江电化企业内部缺乏明确的、具体的存货内部控制标准和尺度，这也是使丹江电化的存货内部控制未起到应有作用的真正原因。

　　由于，丹江电化属于组建的股份制企业，企业内大多数管理人员，都是昊田集团公司下派的一些有工作经验的老员工，这些老员工一方面管理经验丰富，另一方面往往出现完全凭经验进行管理，精细化管理程度不高的现象。比如，在存货控制方面，企业存货量不是根据生产经营的需求和市场预测提前来确定，而是根据简单再生产的需求进行采购，没有意识到存货的积压能够造成企业流动资金的减少。生产过程中存货的消耗没有形成定额制度或目标管理，粗放使用，粗放领取，存货精细化管理较差，随意堆放和不按规定条件储存现象十分突出，严重违背了存货管理要求，也给企业产品质量带来了极大的隐患。

　　丹江电化应根据规范的存货业务流程，建立存货的相关岗位，明确岗位职责，合理进行权限分配，做到权责匹配和权力制衡，杜绝不相容职务兼任现象。尤其是在存货计划采购、审批与执行；存货采购、验收与付款；存货保存和会计记账；存货申领、审批和相关的会计记账；存货使用、审批和相关的会计记账等岗位上，务必明确职责权限，形成相互制衡机制，确保相互制约和相互监督。同时，对存货业务的人员还应当进行严格的筛选，选择那些具备良好的业务知识和职业道德的人员在这一岗位任职。企业还要定期对员工进行相关的政策、法律及业务培训，不断提高他们的业务素质和职业逆德水平。此外，丹江电化还应当对存货业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求，加强对企业工作人员的管理。在此基础上，丹江电化还可以对办理存货采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受贿赂，损害企业利益。

　　丹江电化建立健全存货内部控制制度应当从整个存货管理流程入手，全面建章立制，规范管理。诸如建立采购管理制度，根据预算或采购计划办理采购手续，有意识地编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照相关预算对实际执行情况予以分析诊断；设立存货验收入库和出库的管理程序，保证存货入库和出库数量、品种、质量符合要求；建立存货台账，由仓库管理人员登记，并将相关单据送财会部门记账；设置生产消耗定额领料单和领退料制度，规范日常领退料行为.掌握存货的动态信息；设立定期和不定期的存货盘点制度，编制存货盘点表，以确保账实相符等。此外，为了使存货内部控制能够得到有效地运行，当前的企业必须建立并健全对存货业务的监督和检查。组织相关的机构或者专人，明确各自的检查权限，采取不定期的形式，对存货控制进行必要的检查和监督，也可以抽取有关存货的会计记录凭证来看具体的执行情况。通过对实物盘点，并将它和当前的账面记录进行对比，检查各个部门存货的保管、盘点制度的严密性等问题，对监督检查过程中发现的存货内控中的薄弱环节，应当及时采取措施，加以纠正和完善。为了发挥存货的最大利用价值减少不必要的浪费，最大限度地降低投入成本提高企业的经济效益。

　　有效的存货内部控制实施制度还需要正确的评价机制作为后盾，这是任何制度有效发挥作用的前提和基础，存货的内部控制机制也是如此。当前，企业如果要保证存货内部控制制度有效地发挥作用，就必须针对存货内部控制制度的实施情况进行检查和考核，建立一套标准的评价机制。内控的工作人员要定期对存货的内部控制制度执行情况进行监督和考核，遇到不完善的地方，要及时矫正和完善。对于出现的问题，可能产生的结果都要争取能够在制度上防范，并且给予相应工作人员以执行制度上的考核。做得好的，要给予一定的物质奖励和精神奖励；相反，对于做得不到位的工作人员，要坚决依据内部控制的操作规范予以相应的惩罚。

　　企业应该在财务总体监控的前提下，逐步培养企业内部各部门员工，尤其是存货流程有关的工作人员的内部控制意识，以达到企业内部控制管理的最佳效果。这当中尤其要注重塑造企业的内部控制环境，从环境上使得最高管理当局、董事和企业所有者对内部控制重要性有充分的认识。要知道企业的内部控制结构是人为制定的，也是由人完成的，因而树立员工的内部控制意识也应是主动性和灵活性较强的管理过程。另外，企业的诚信原则、道德价值观、员工的素质，企业文化等对存货内部控制的效益也有重要影响。所以，企业要强化存货的内部控制，一个重要的方面是，应从根本上从思想上强化存货等资产的内部控制，从意识上增强企业员工的内部控制意识。

　　充分利用ERP(EnterpriseResourcePlanning企业资源计划)等先进的管理模式，实现存货内控信息化管理。要想使存货内控达到现代化企业管理的要求，就要使企业尽快采用先进的管理模式ERP软件。利用ERP软件使人、财、物、产、供、销全方位科学高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低库存，使存货内控更上一个新台阶。拥有一个能良好运作并支持企业核心业务流程的ERP系统对整个企业在信息社会中生存和竞争的重要性是不言而喻的。

　　通过上面的分析，可以了解到企业存货的内部控制是当前我国企业内部控制工作最需要重点关注的一大方面。存货核算岗位职责不明、存货的内部控制机制不健全等问题的存在严重降低了我国企业存货的管理效益。事实证明，通过明确存货岗位工作人员的职责，加强监督控制，建立标准的企业存货内部控制评价机制，强化企业员工的内部控制意识等措施的实施是可以有效地改进企业存货的内部控制现状的，相信随着我国企业市场化程度的提高，企业存货的内部控制效益会越来越有较好地改观。

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