企业采购环节内部控制研究 ——以海南春光食品有限公司为例

　　摘要：

完善的企业内部控制管理，可以帮助企业降低生产成本，防止因生产组织、物资采购以及运行环节等多方面因素导致的管理漏洞，进而实现利益最大化，除此之外还可以保证企业经济活动的顺利开展，企业的内部控制管理是企业经营活动的必要部分。采购环节的内部控制是企业内部控制的重要组成部分，可以帮助企业降低采购环节的生产成本，促进企业约束自身经营行为，加强对采购环节的精细化管理，防止企业采购过程中问题和风险的发生，对其进行有效管理，可以促进企业经济的健康发展。本文首先对采购环节内部控制的有关理论进行了简单的阐述，在相关理论的基础上分析了海南春光食品有限公司内部控制的现状，找出了其在采购环节内部控制方面存在的问题，并提出了优化建议，希望能对海南春光食品有限公司的采购环节内部控制起到一定的积极影响。

　　关键词：采购环节；内部控制；食品行业

　　引言

食品制造业是关乎民生的重要产业，对其进行有效管理，有助于促进国民经济的健康发展，但是目前我国食品安全事件层出不穷，这严重的影响了国民身体健康，并且导致部分人民对食品制造业失去信任，因此强化食品制造业的内部控制迫在眉睫。海南春光食品有限公司作为一家大型食品加工企业，采购业务作为内部控制的重要部分，关系到企业产品的质量，如果采购环节出现问题会影响其正常发展，希望通过研究可以有效改善海南春光食品有限公司采购环节内部控制的问题，切实提升企业内部控制水平，改善采购流程，降低企业经营风险。

　　1采购环节内部控制相关理论

　　1.1内部控制的概念

1972年，X审计准则委员会（ASB）所做的《审计准则公告》，该公告循着《证券交易法》的路线进行研究和讨论，对内部控制提出了如下定义：“内部控制是在一定的环境下，单位为了提高经营效率、充分有效地获得和使用各种资源，达到既定管理目标，而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法”。简单来说，内部控制就是指一个企业为了实现经营目标、提升会计信息质量、确保企业政策方针的贯彻执行，保证日常经营活动可以顺利、安全、高效运行，而进行的自上而下的自我调节的过程，在自我调节的过程中企业所使用的方法、手段，进行的自我管控措施、约束等都称为企业的内部控制。内部控制活动是企业进行的内部调节活动，主要包括了明确经济活动职责分工、明确资产记录职责分工、保障会计信息的完整性、股权控制、经营管理权控制、过程控制和结果控制等方面的内容。

　　1.2采购环节内部控制应遵循的原则

1.2.1成本效益原则

经济效益是企业最关心的问题，如果单从内部控制角度考虑，那么在企业中参与控制的人员越多以及相对应的手段越严谨，则控制的效果就会越好，产生的差错和舞弊现象也会随之减少，但是会造成企业在采购环节内部控制的投入力度加大，成本提升。因此企业在采购环节的内部控制活动中应该遵循成本效益原则，严格把控成本，避免因过度内部控制而造成了成本浪费，考虑投入成本与产出效益之间是否和谐。企业采购环节的内部控制活动应该根据企业发展实际出发，权衡利弊，争取以最小的内部控制成本换取最大的控制效益。

1.2.2相互牵制原则

企业采购环节内部控制活动应该是相互牵制的，这种牵制主要分为两个方面：一个是横向牵制，也就是说负责采购活动的各个平级部门之间相互制约，互相监督，在管好自己的同时也对同级部门进行横向监督；另一个是纵向牵制，采购活动的正常开展也需要上下级部门的协调配合，需要上级领导阶层决策和对整体进行把控，纵向牵制说的是上下级之间也要进行互相监督，互相牵制，这样才能够从横向和纵向两个层面确保正常内部控制活动的开展。

1.2.3全面性原则

企业采购环节的内部控制活动涉及的不仅仅是内部控制方面，还涉及到企业的财务活动、生产经营活动等，涵盖了采购环节的方方面面，因此采购环节内控要以企业的整体发展目标为总目标，同时着眼于眼前发展实际。除此之外还要和企业的其他内部控制制度相协调，从全面出发，充分考虑到企业内部控制活动的方方面面。

　　1.3采购环节内部控制的意义

1.3.1保证企业合法运营

企业应该严格按照《会计法》、《企业内部控制基本准则》等法律法规，规范企业日常的经营活动，建立健全内部控制制度，包括各个岗位的内部控制权利、责任和义务，对内部控制手段进行规范化、制度化管理。采购环节的内部控制可以约束企业采购有关工作人员的行为，使其更加制度化、规范化，进而保证企业合法经营。

1.3.2提高经营效率

采购环节的内部控制是为了优化企业采购部门内部管理而进行的内部调控，目的是为了让企业更好的经营下去，创造良好的经营效率。为了实现这个目标，企业采购环节的内部控制不应该过于泛滥，确保管理效率，避免不必要的成本浪费。

1.3.3保证会计信息质量

保证会计信息的真实性、完整性和有效性是企业进行有效内部控制的主要目标，主要包括了对会计信息的记录、报告等，采购环节内部控制的目的在于对采购财务数据、会计信息质量进行一个有效的监督，对公司日常经济活动实现科学监管，降低经营风险。

　　1.4采购环节内部控制的一般流程

2006年财政部出台了《企业内部控制应用指南（征求意见稿）》，在该文件中，企业内部控制采购指南认为，采购活动是企业为了生产经营而开展的活动，主要有接受劳务、采购相关物资和支付相关款项等有关活动。一般情况下采购活动主要包括：采购计划、申请采购、选择供应商、确定价格、确定采购合同、供应过程的后续管理、验收和储存、付款。这就要求企业应该根据自身的行业特征和需要采购的物资种类，自行梳理采购流程，制定内部控制制度。企业采购环节内部控制一般流程如下：

确定采购项目并获得审批。在进行采购之前要按照国家规定先履行手续，获得企业决策者批准，除此之外，保证企业有进行项目的资金或者资金来源，已经得到具体落实的应该在文件中具体指出。

确定采购方式。采购方式的选择十分重要，有招标采购、直接采购等等多种形式，企业要根据实际的需求确定采购方式。

撰写采购文件。采购文件在企业采购活动中起着纲领性的指导和约束作用，采购工作人员的工作开展依靠文件而进行，所以采购文件对于企业采购环节的内控而言十分重要。

风险评估。采购环节的风险主要包括：违反法律法规，经济效益受损，企业信用度降低；审批流程不规范，企业资产流失；不正当越权或者欺诈，给企业造成不可估量的影响；验收不严格，影响企业账目；这些采购活动中可能发生的问题都会严重影响到企业的经济效益，更甚的情况将会直接关系到企业的下一步发展，因此应该对采购环节风险进行严格的把控，做好风险内控工作。

　　2海南春光食品有限公司采购环节内部控制现状及存在的问题

　　2.1海南春光食品有限公司简介

海南春光食品有限公司位于我国海南省文昌市，我国海南省以盛产椰子而出名，海南春光食品有限公司利用这一优势，主要经营健康休闲食品的生产和销售。公司内部产品种类丰富，主要有9大系列，共有200多个品种。为响应国家建设国际旅游岛的需要，海南春光食品有限公司还设立了琼海、三亚两个集椰子加工观光为一体的海南特产旅游购物基地。海南春光食品有限公司生产的食品销售到全国各地，除此之外还远销国外20多个国家，受到国内外消费者的喜爱。

　　2.2公司采购环节内部控制现状分析

海南春光食品有限公司长期坚持采购当地农民种植的椰子、黄灯笼、菠萝蜜、贡姜等，采取“公司+农户”的模式，筹备引进姜粉、菠萝蜜干生产线，白沙的贡姜、琼中的菠萝蜜都将进行深加工，采购一般是果蔬为主。海南春光食品有限公司在实际工作当中，其采购环节内部控制具体控制现状如下：

采购部门负责人主要负责采购计划的制定、对工作人员的监督、管理供应商、组织实施工作等；物资采购人员主要负责根据采购计划和公司实际情况制定采购计划并实施，确保工作质量等，承担采购计划审批询价；采购审核人员主要负责对整个采购过程进行监控，录入采购信息；仓库保管员主要负责保证仓库的安全，配合进行物资的验收等；采购计划人员主要负责编制采购资金支付计划并上报，汇总需求单位的采购申请等。再由审核员向组长出具采购询价记录，小组内成员对市场询价和谈判，再将比较询价谈判结果提交给审核员，审核员进行整理汇报，最后做出决定，待询价完成之后，采购部向招标组提交价格审核报告以后再提交给总经理进行审批，然后审核员将采购确认书发给供应商，采购员和供应商就采购的各个流程达成一致之后签订合同，等采购方办理完相关手续之后，仓库管理员会负责和质检部一起对物料进行验收，确保所采购的物料没有任何问题，如果采购的物料出现问题，则立即和申请部门进行沟通。等到月底根据采购合同，财务部会在付款前由采购部提交付款申请单，经批准之后，办理报销销户等手续。

通过上面的现状分析我们发现，海南春光食品有限公司采购环节中各个部门之间职权较为分离，对于内部控制的实施也大多是“各司其职”，没有一个完善的系统进行统筹管理，并且通过调查发现，海南春光食品有限公司内部对采购人员的绩效考核和其他普通员工一致，并没有针对性的考核项目，这不利于约束采购人员的工作行为，并且采购各部门之间信息沟通主要是上下级关系，平行部门之间的沟通较少，还采访了有关工作人员的绩效考核，被采访者称工资的确定主要和考勤挂钩，和具体工作有关的考核项目基本没有关系。除此之外，海南春光食品有限公司采购环节内部控制管理还存在以下情况：由于对市场预测不准确，采购计划编制不完善，而造成了资金上的浪费；采购人员绩效考核不完善，导致采购人员出现工作失误；采购各个部门之间信息闭塞，沟通迟缓，这些都是海南春光食品有限公司采购环节内部控制的不足之处，企业内部控制有待加强。

　　2.3公司采购环节内部控制存在的问题

2.3.1采购环节管理制度不完善

采购计划的编制是整个采购环节的开始，科学合理的采购计划有助于采购业务的正常开展，通过对海南春光有限公司采购人员进行了访谈，了解到海南春光食品有限公司有很大一部分员工认为公司的采购计划的编制偏离实际需要，对市场预测不准确。虽然海南春光食品有限公司在制定采购计划时也遵循了一定的准则，但是在实际应用过程中还存在许多问题。查询了海南春光食品有限公司2017年和2018年椰子采购情况，发现2018年很多月份，椰子的供应都处在一个不正常状态，前6-8月份供应率较高，而11-12月库存出现积压，影响了公司的生产，同样2017年也存在着同样的情况。发现海南春光食品有限公司虽然有相对应的关于采购计划编制的规章制度，需要根据实际需求和存货的多少来确定。然而实际情况却是，大部分情况下采购计划的制定都是采购人员根据工作经验，参考以往数据而制定，并不是根据现实的实际需要情况，甚至可能会忽视存货的情况，这就导致海南春光食品有限公司采购计划制定不科学合理。

除此之外，海南春光食品有限公司对供应商的选择和评价制度也有待完善，虽然有供应商准入机制，并且对供应商进行多方位的评价，但是供应商管理体系却并不完善，缺乏对供应商的定期审查和淘汰制度，对供应商信息的管理欠缺。通过调查发现，海南春光食品有限公司很多供应商的信息都不完整，没有明确分类，从而导致供应商信息的丢失，影响采购人员的正确判断。

2.3.2采购人员绩效考核规定不完善

通过调查发现，海南春光食品有限公司采购人员的薪资基本是由基本工资、补助、奖金和绩效几个部分组成，根据相关考核标准决定员工的绩效，进而决定员工的工资。在采购人员的绩效评价表中，对员工个人考勤管理较为严格，具体包括上下班打卡，迟到早退扣分，办公室桌椅整洁度的考核以及工作日志的考核，在个人考勤方面的管理较为严格，能够督促员工按时上下班，并在上班期间处理好个人卫生问题。而关于日常中的表现，占总分数的百分之二十，具体包括是否货比三家、采购材料的品质、采购订单是否准确、采购报表是否及时等。从中我们可以看出来，虽然海南春光食品有限公司对采购人员有相应的考核制度，但是在考核指标设置上存在一定的问题，对采购商品是否合格、供应商的交货时间、采购任务完成情况等多个方面都没有一个考核标准，而且对于采购工作的具体情况的考核分数只占总分的20%，这就容易造成采购人员工作的疏忽，不能真实反映采购人员的真实工作情况。

2.3.3采购环节信息沟通迟缓且闭塞

企业内采购信息的沟通应该是流畅的，保证各个部门之间都能实现有效沟通，有效的沟通有助于企业的各个部门接受外部信息，这样才能发挥其应有的作用。而海南春光食品有限公司其内外部信息的传递都存在着一定的问题，导致企业不能及时接收。海南春光食品有限公司信息传递模式如下图：

图1海南春光食品有限公司信息传递模式图

通过上图我们可以发现，海南春光食品有限公司信息都是从高管直接发出，进而层层传递，但是通过对其公司内部公司人员的采访得知，越级管理和沟通的情况经常发生，员工也存在着越过自己的部门主管，直接向高管反应情况的现象，这样传递信息的方式容易滋生内部矛盾的产生。并且通过上图还可以发现，虽然海南春光食品有限公司实现了各个层级之间的直接交流，但是不同部门之间没有交流，都是高管来负责反馈和传递，首先这在一定程度上加大了信息传递的时间成本，并且不利于各部门之间的沟通团结，对于一个企业而言，采购环节内的各个部门都应实现及时化的交流，这样才有助于采购环节的顺利进行。而员工了解公司内部控制信息主要信息来源是公司网站，公司内部网站信息更新不及时，这也导致员工无法第一时间了解信息。

2.3.4采购环节内部控制自我评级机制不完善

《企业内部控制基本规范》对企业如何进行内部控制自我评价提出了很多的要求，比如说，企业内部应该定期进行内部自我评价，企业可以通过建立自我评价小组展开工作自评；同时在《企业内部控制基本规范》当中还提到了企业自我评价的要求，企业应该定期对各个环节内部控制效果进行评价，并作出相应的报告，及时排查其中存在的问题，解决问题，降低风险。而海南春光食品有限公司并没有对采购环节内部控制进行效果评估，其主要风险的预估都是员工依靠工作经验进行判断，没有完善的采购环节内部控制体系。

　　3海南春光食品有限公司采购环节内部控制问题成因分析

　　3.1企业内部控制制度落后

通过咨询有关工作人员发现，海南春光食品有限公司目前使用的内部控制管理制度是2010年下发的，到目前已经有十年的时间，但是仍旧投入使用。采购环节管理制度欠缺，对供应商的选择和评价制度也有待完善，在这十年中企业因为市场经济转变进行过几次经营模式调整，而内部控制制度并未随之发生改变。且海南春光食品有限公司的自我评级机制不完善，这些都是由于企业内部控制制度落后造成的。

　　3.2绩效考核脱离实际工作

关于采购人员的绩效考核不应只是以考勤为标准，这就容易滋生问题的产生，部分人会因此懈怠工作。海南春光食品有限公司采购人员的绩效考核以考勤为主，而其他关于采购工作完成情况的考核只占总考核的20%，在完成80%的情况下，就可以拿到几乎全部的工资，绩效考核脱离实际工作，这就导致了问题的产生。

　　3.3信息传递渠道闭塞

保证信息畅通才能实现企业内的信息顺畅交流，通过上述对海南春光食品有限公司信息传递模式的研究发现，海南春光食品有限公司内部信息沟通闭塞，这些控制活动规章制度分散在各个部门当中，没有整套管控制度，无法实现顺畅传递，这是由于其内部信息传递渠道闭塞导致的，企业内无高效率信息传递渠道，进而信息沟通迟缓，工作效率降低。

　　3.4自我评价机制执行力低

虽然海南春光食品有限公司企业采购部门有内部控制制度，但是在自我评价机制执行程度方面仍有欠缺，公司虽然也有相应的自我评价机制，但因自我评价结果对员工薪资待遇等不会产生较大影响，企业经营者将更多的目光放在了经营利润上，忽视了企业采购环节内部控制，导致了风险的产生。

　　4海南春光食品有限公司采购环节内部控制优化对策

　　4.1建立健全采购环节管理制度

编制采购计划是整个采购环节的开始，同时对于整个采购环节来说是最重要的一个环

节，制定良好的计划有助于提高采购效率，减少库存，确保企业生产经营的正常进行，针对海南春光食品有限公司采购计划编制当中出现的问题，认为采购计划员在进行采购计划编制的过程当中，应不断提高自身的判断力。制定的计划要以实际需要为参考标准结合实际进行制定，同时还应该考虑到各个部门的需求以及企业资金的支持。在制定采购计划的过程当中，应该和有关部门都保持良好的沟通。

一个科学采购计划的编制还需要有制度保障，因此应该健全海南春光食品有限公司采购计划的审批制度。采购计划在获得上级领导以及监督部门审批通过之后，才能投入到下一步的实施过程当中，而目前海南春光食品有限公司的采购计划管理制度当中并没有有关于监督部门的审批环节，这就容易造成经济风险，为了使采购计划更加完善，海南春光食品有限公司应该增加监督部门的审批。

除此之外，为了减少采购环节可能产生的风险，海南春光食品有限公司在供应商的选择和评价过程当中应该建立一个选择评价体系，如果在原材料供应方面产生问题，那么，企业采购的原材料将不能达到公司的标准。海南春光食品有限公司现在已经有一定的供应商准入机制，但是对于这些供应商信息并没有进行录入。与此同时，还应该建立评价淘汰机制，对供应商提供原材料的质量，价格等各个方面进行评价，从多个供应商当中进行选择，从而择优录取。加强采购原材料的验收控制，海南春光食品有限公司主要是以采购水果为主，水果保质期较短，其质量受到多方面因素的影响，保证原材料供应的质量非常重要，因此应设置专门岗位和人员对原材料进行验收，阻止不合格的材料进入企业。

　　4.2完善采购人员绩效考核规定

采购人员的选择直接关系到采购环节的正常进行，很多采购欺诈行为的发生是由于采购人员不能抵制外来诱惑，因此企业应该充分考虑采购人员的利益诉求，提升采购人员薪资水平，来减少此类行为的发生，同时要设立奖惩制度，奖励举报他人的人员，加强员工之间的互相监督。同时监督部门也要认真履行自己的职责，做好对采购人员的监督。

海南春光食品有限公司还应建立关于采购工作人员的专门的考核制度，绩效考核除了

是否正常完成采购工作之外，在考核项目中还应添加采购物料是否合格、交货日期是否准时、费用是否超出等多项指标进行综合打分，结合监督部门给出的数据，对采购工作人员的薪资综合评比后进行发放。根据海南春光食品有限公司实际情况，拟制定采购人员绩效考核规定如下：

表1海南春光食品有限公司采购人员绩效考核规定表

海南春光食品有限公司应该严格遵守按照上述考核标准，对采购工作人员日常工作行为进行监督考核，另外要制定相应的工资标准，从制度上约束员工行为。除此之外，公司还应该定期组织员工进行培训，从专业角度、从道德角度上综合培养员工职业素养。

　　4.3加强采购环节沟通，完善内外部信息沟通机制

采购环节信息的收集非常重要，关系到采购决策者进行采购决策，因此海南春光食品有限公司应该对拟选择的供应商进行信息档案的统计，以供采购人员使用。首先从采购工作人员来说，要注意采购业务的信息统计，收集供应商信息，这样便于企业充分掌握各个供应商的实际情况，将信息数据化，便于对供应商进行合理选择。当供应商信息发生变动时，工作人员也要及时对信息档案进行更新，清除旧的信息，实时跟进。

信息是否可以流畅的进行沟通，对于企业采购环节来说十分重要，企业采购环节能否正常运行，取决于信息沟通的流畅程度。因此海南春光食品有限公司应该建立一套完善的内外部信息沟通机制，保证企业内部信息传递的畅通，尤其是采购部门和销售部门之间的信息畅通。建立一个完善的信息共享机制，实现企业和供应商之间信息的互通，加强交流，减少采购环节需求风险导致的各个风险。随着信息化时代的发展，及时有效的信息沟通可以避免很多采购环节风险的发生，因此要想避免采购环节风险的发生，首先应该提升采购信息管理水平，建立信息共享机制，信息共享机制在很大程度上可以减少公司的成本，提升效率,并且信息系统中可以记录全部过程，为可能产生的纠纷提供依据，使信息更加透明化。

　　4.4实施内部控制自我评标价机制

在整个项目的风险管理中，如何对风险进行有效识别起到非常重要的作用。在采购过程当中，决策者所做的决定直接关系到整个项目是否可以正常运营，项目的经济效益、采购的设备质量以及后期维护所需要花费的精力和资金的控制，都和决策者的决策息息相关。完善海南春光食品有限公司的采购风险管理从根本上可以有效帮助海南春光食品有限公司采购环节的风险识别提供更为准确的信息来源，有效预防风险。

有效的内部控制体系，可以降低采购环节的风险，但是首先应该确立内部控制自我评价标准机制，这样有助于海南春光食品有限公司对自身实际情况有一个明确的认知，并且及时发现风险，做好风险防范。只有对采购环节进行持续的自我评价，才能起到健全内部控制自我评价标准机制的作用。采购环节的有效进行，不仅要依靠采购部门认真履行职责，更是所有部门相互配合协助的结果，因此海南春光食品有限公司在进行采购环节自我评价过程中，要建立内部评价小组机制，不断进行自评，主要包括：申请采购、供应商选择、确定价格、合同签订等方面，从而有助于采购部门通过不断的内部评价发现采购环节中存在的问题，进而及时更正。

　　5结论

内部控制渗透在企业发展的各个环节，健全内部控制管理体系，可以有效规避可能发生的风险，并且将风险控制在可接受的范围之内，有助于企业的稳定发展。对于食品制造业而言，采购环节在日常生产经营中起到决定性作用，因此采购环节的内部控制是否有效，对企业而言影响深远。企业应该建立健全采购环节管理制度；完善采购人员绩效考核规定；加强采购环节沟通，完善内外部信息沟通机制；实施内部控制自我评价机制，以此来加强海南春光食品有限公司的采购环节内部控制执行效果。通过对海南春光食品有限公司采购环节内部控制的研究，对于调整海南春光食品有限公司采购环节的内部控制、改善采购流程，降低企业的经营风险有着重要意义，此外对于采购环节内部控制的优化研究也有一定的理论意义。

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　　致谢：

时光匆匆忙忙，转眼间我的大学生活已经结束了，感谢这四年来各位老师和同学对我的关爱，我在学校里学会了很多的知识，明白了很多做人的道理，在此特别感谢指导老师对我毕业论文的指导，在发现错误之后耐心的纠正，帮助我到最后定稿。虽然大学生活已经结束，但是在未来的学习和工作生涯中，我会继续努力，继续以一颗热情的心来迎接未来的生活。