档案服务管理标准实施现状与问题研究——以邑源公司为例

  摘 要

档案是经济社会发展的记录,是一个社会原有的、独特的、无法取代的信息资料。档案是单位运转中活动的真实记载,更是非常宝贵的原始资料和重大的信息资料。而正确、系统、全面的档案是单位工作人员的主要参考资料,是社会各界的巨大财富。本文以江门市邑源档案服务有限公司为立足点,通过分析邑源公司档案服务管理标准实施现状,指出我国档案服务管理标准化所面临的问题,并对此提出新的参考性建议,以此希望能够加快我国档案服务管理标准化的进程。

  关键词:档案;标准化;档案服务管理

  第一章 绪论

  1.1研究背景

统计数据显示,全国共计31个省市布局当中,“档案”一词共广泛出现87次。各地区十四五布局对于十四五期间档案工作任务的发展状况都作出了总结,并提出了相关的十四五期间档案工作任务开展要求,将加快档案事业发展作为工作重心,强调要做好XXX档案工作任务,更要重视档案工作标准化建设。

随着社会主义和科学技术的开展,社会各方面都面临着档案利用的需要。要加快归档管理工作变革,将传统的手工归档工作转化为现代管理工作,让档案在经济社会发展中得以合理利用。档案管理的标准化,大大提高了档案管理的质量与工作效率,促进了档案科学的发展。

  1.2研究意义

现今社会发展新趋势下,档案工作标准化是档案工作发展的必定趋向。档案工作专业性较强,要想更好的凝聚档案工作,达成工作共识,就必须制定标准化的技术与管理机制,提高日常治理与监督检查的效率,从而统一协调、充分的利用人力、物力和财力,有利于促进科技交流,有利于促进经济发展。

尽管中国的档案工作规范管理工作已开始逐步正规化,但不论是在对档案工作规范的研究与开发方面,还是就档案工作本身的规范管理,都已经初步形成了一套规范化的工作体系,对于中国档案管理工作有着进步性的意义。但不能忽略的是,档案管理工作的规范建立还面临不少问题。目前,编制单位内部结构不平衡,强制性标准过多,招标采购后续管理不及时,标准总量偏低。随着国家标准化改革的推进和国家法律法规标准体系的基本完善,国家档案局和中国档案标准化技术委员会采取了一些方法,包括主动加入ISO/TC46/SC8、SC10和SC11工作组,增加关键领域急需的技术标准供给。

  1.3 研究内容

本文对国内档案工作标准的发展进行钻研,通过分析我国档案服务管理现状,以及立身于邑源公司的档案服务管理不足之处,提出我国档案管理上的缺乏之处,进而更好的全面、深入地分析影响档案工作标准的因素。

第一段绪论,简要地阐明该文的研究背景和含义、目的,以及我国档案服务管理标准的实施现状,为本次论文写作奠定基础,并进一步阐明研究的意义、思路以及具体研究方法。

第2章简述有关档案服务管理标准化的相关概念,同时陈述档案服务管理工作的发展趋势。

第三章简述邑源公司档案服务管理现状。

第四章简述邑源档案服务公司现行档案管理工作在标准方面还存在的一些问题。

第五章简述目前档案管理工作所存在的问题的症结所在。

第六章主要是基于当前档案管理工作所存在的问题,给出具有建设性的建议。

最后是本文的结论部分,力求总结全文。

  第二章 我国档案服务管理标准化现状概述

  2.1 档案服务管理标准化的相关概念

2.1.1档案服务管理

档案或档案工作是档案业务的总称,担当着直接管理和利用档案信息、并以此服务相关任务的重要职责。同时,也是国家档案事业最根本的内容所在。包括了:查阅文件、归档文件、归档评估、档案管理、文件编制和归档调查、归档统计分析、归档发行、归档科学研究等等(见档案文件),查阅档案。

文件是档案管理的主要客体,而档案使用者则是其主要服务对象,必须从根本克服的问题主要有:文件分散、总量过大,以及对社会利用资料的集中化、系统化、优质化、专业化、规模化利用的需求不相顺应顺应。

社会对档案需要的满足水平决定了档案保管技术水平的不断进步,而档案保管技术水平则顺应着日益增长的社会需要,两者间不停的矛盾,有利于档案管理工作任务的开展。

2.1.2 档案工作标准化

GB 3935.1-83《标准化基本术语 第一部分》当中,对于“标准化”有着这样的定义:在经济、技术、科学与管理这一系列社会实践活动,通过制定与发布相关标准,并予以实施,从而规范重复性事物或概念,以此实现统一,从而保障最佳秩序和社会效益。

档案工作的标准化,体现在针对档案工作所存在的有关问题,或档案工作的重复性对象,制定并调整出一套规范制度,相关机构或个人基于这一制度,开展档案工作。档案工作的标准化,对于实现工作转型有着重要的作用和含义。建立新档案,标准化有两个重要意义,一是有效提升档案工作标准化水平程度和具体落实工作质量。二是为了进一步提高对档案数据信息的有效利用程度和服务质量,必须严格按照档案工作发展的要求来实施,而且还要逐步扩展到一切可以实现规范化的档案工作环节;通过各种行之有效的技术措施和方式,有计划、有步骤地将新制定的规范实施到工作中,同时按照实际的经验和技术的进展状况,对原来的规范加以修改、补充,并到档案工作去实际执行,以后还需要进一步地修订、完善,或者放弃原有规范,另立新规范。二是指档案工作规范的制定和实施领域的不断扩大。档案工作规范的目的,如果仅是少数的档案工作规范,是难以完成的。因此,应当形成一套规范性的科学体系,从而制约档案管理的各项工作流程,保障规范性。有必要实施档案管理岗位规范,从而有效地改进档案管理岗位的环境,进而提高档案管理岗位和社会环境的互动质量。

  2.2 档案服务管理标准文件颁布或使用情况

近几年来,全国档案管理工作规范发展很快,陆续制定并推出了多项有关国家规范与行业标准的管理工作标准,有关内容总结如下:

表2.1 档案的现行国家标准目录

 档案服务管理标准实施现状与问题研究——以邑源公司为例

档案服务管理标准实施现状与问题研究——以邑源公司为例

图表来源:国家全文公开系统

表2.2部分档案行业标准目录

档案服务管理标准实施现状与问题研究——以邑源公司为例

图表来源:行业标准信息服务平台

  2.3 档案管理标准发展趋势

2.3.1档案标准建设取得硕果

在当今的信息时代,人类早已进入了高度信息化社区。档案是信息技术资源重要的一部分,其规范化管理工作正在引起更多的重视。档案信息化的建立必须建立在档案规范上。特别是近5年来,伴随着信息化标准的体系化发展,缺乏规范依据的档案工作时期已经过去,规范化不再是制约档案工作信息化发展的因素[3]。

在管理工作的实践上,近几年来,中国国家档案局陆续制定并颁布了10余项相关规范。二零一四年,还颁发了一系列国家标准,其中包括《档案数字化外包安全管理规范》及《数字档案馆管理系统测试》,二零一五年颁发的国家标准包含《中小企业电子邮件存档与电子商务档案管理指引》及《数码档案室建立指引》,2016颁发的国家标准有《档案信息系统安全保护要求》,二零一七年颁发的国家标准有《电子商务档案管理系统基本功能规定》[3]。

国家档案馆近年来制定并发布了大批的新标准,如《数码档案COM和COLD技术(DA/T53-2014)、《纸质档案电子化标准》(DA/T31-2017)、《声音视频类电子产品档案元数据方法》(DA/T63-2017)、《文书类电子产品归档检测方法基本标准》(DA/T70-2018)等十多项新标准,为现代电子产品归档的标准化管理工作奠定了依据和基石。各地的存档主管部门针对当地档案工作实际状况,以国家档案局所发布的其他国家、地区标准法规和标准为前提,制定、修改了地方标准和法规多达一百四十余种[3]。

2.3.2档案管理人员走向专业化

现在,档案数量大幅增长,呈现出媒体多元化、内容数字化的丰硕场景。档案工作逐渐走向智能化。档案数据传输加快,档案信息服务愈发的便民。伴随着档案管理工作的现代化,”归档就像管理仓库一样简单好做,任何人都能做到”的认识已经成为了过去式。档案管理的现代化将为档案人员的知识结构的代化提供支持,使档案工作者职业更加专业。档案管理人员不仅要具备感知、处理和协调治理和信息管理发展的能力,还要具备搜索、连接和提供智能服务的能力。

  第三章 邑源公司档案服务管理标准实施现状

  3.1公司背景介绍

江门市邑源档案咨询服务有限公司(以下简称:邑源档案)是经国家存档主管部门审批备案,致力于提高客户档案管理水平的归档外包服务商,专注于档案资料建设、档案管理、商业归档整理、工程归档整理、档案数字化、归档用品、归档消毒以及归档管理咨询服务等的全方位整合与解决业务机构。进行档案规范化、国家标准、现代性、科学性以及网络化的管理工作,帮助客户实现各种归档整理、档案管理的升级达标。

邑源档案中心培养了一支优秀的、管理经验的专门咨询服务团队,为顾客带来了全面、专门、标准化的归档整理和归档管理服务,并享受着专业知识、全面的长期性归档综合管理成功经验与咨询服务。依靠世界一流的业务团队,以标准化的组织结构、严密的质量管理体系、丰厚的专业知识经历、科学合理的性价系统,使客户的档案业务增加品牌价值、使其产品增加经营效率,以价值回馈社会、以诚信立足国际市场、以能力驰聘于未来,与各界携手并进,共创美好!

邑源档案多次为江门市人民XX、生态环保局、人力资本和社保局、制造业和信息化建设局等机关单位提供档案管理服务,并且多次通过投标获得中国联通(江门分公司)、江门市滨讲建设投资管理有限公司等大型企业的档案服务管理业务。

  3.2 公司档案服务管理标准实施情况

档案整理,邑源档案档案整理组采用了GB/T26162.1-2010的《信息系统与文献资源——档案信息管理部分:通则》,并依据有关规范对系统性的分类、整合、排序相关档案实物资料,并对这些资料制作编码与基本的编目,从而保障工作流程的有序化进行。

档案管理有几个基本流程,主要包括收集、鉴定分类、排序装订,以及编制页码、盖章编号,和最后的著录、编制目录以及装盒入库等几项具体流程。

档案的数字化整理,邑源档案档案数字化组通过GB/T18894-2016《电子邮件存档与电子商务档案管理规范》,通过将不同载体的电子商务档案资料通过数字化的形态,作为电子档案信息,得以保存,并通过互联网建立相互联系,在计算机资源的配合下,对这些档案资料进行集中化管理,建立一套完善而有序的电子档案数据库,并有效进行开发利用,共享。

档案的数字化基本有以下流程:包括有扫描、数据处理、质检、数据挂接与还原、装盒入库等步骤。

人事档案专项管理工作考核,是对干部经过、活动、管理工作成绩等的全面记录,是领导班子德、能、勤、绩、奖惩等方面状况的综合体现,是确定领导班子和合理使用领导班子资源的重要基础。一是审查归档各种材料能否齐备、完备,检查归档内容能否客观、实际,检查干部的个人信息能否真实性正确;二是管理工作经验材料能否齐全、标准;三是归档中有无错装、混装的各种材料;四则是对”三龄二历一身分”问题进行核验,主要内容包括:核验有关党员的出生日期、参与管理工作日期、入党时间、学历学位,以及管理工作经验和党员身份基本信息等相关内容。在核对存档材质时,尤其要关注出生年月有无存在涂改,以及存档材质中有无出现弄虚作假等问题。

  第四章 邑源公司档案服务管理工作标准实施存在的问题

  4.1标准化管理人才稀缺

公司高素质的标准化专业人才稀缺,档案标准化工作难以推动。总体来看,我国档案专业标准化人才的数量和品质严重不足,特别是可以承当国际标准化突破重任的国际标准化人才严重不足。由于缺乏专门知识,公司在标准化活动方面仍然被动,不可避免地对关系到公司切身利益的标准问题造成无法弥补的损害。因此,迫切需要培养能够从事标准化工作的档案标准化专业人才。

  4.2档案工作管理对标不到位

公司档案管理人员混淆标准和法规的使用条件。就我国档案管理工作而言,应当以统一指导、分级管理作为管理工作开展的基本原则。伴随着国家相关标准与行业标准的不断完善,档案标准化工作越来越受重视,相当一部分单位开始加强对档案管理工作者的标准化教育。这一举措有利于促进档案标准化工作的发展。但是,由于公开发布的国家标准和行业标准涉及面广、通用性强,许多事业单位档案管理人员在使用过程中对公开发布的标准认识不准确,出现了许多问题。虽然人们对标准和法律法规的有效性和适用性认识不一,但许多行业标准并不是强制性的,公共机构的档案人员错误地认为强制性标准一旦由国家颁布,就应该执行。

  4.3 档案管理工作标准供给不足

公司有的人员未能充分认识到档案管理工作规范化的意义,往往忽视了档案管理工作的规范化。其结果是,档案适用的标准与档案现行管理的其他标准之间存在差异。在档案管理方面人们会以为,归档工作规范是一个建议的标准,而不是一个具备约束力的标准,它没有什么价值和重要性,因此没有必要。因而,在档案的处置、保存和管理的细节方面上,只是执行标准管理安排的一部分,在管理过程中难免粗枝大叶、难以顾全细节。想要推进全国档案工作标准化的发展与实施,就有必要提供各方面的支持,包括且不限于财政与其他资源的支持。档案管理工作标准的缺失,往往是因实际工作成效达不到工作要求,也因此主设了档案工作的标准化发展。

  4.4 档案管理标准化体系不健全

国家档案局发布的三十个指标目录,主要涉及文件的管理、编号、使用、保存等各种要求,在企业开展管理中,很少涵盖档案管理的其他领域,无法构成企业归档管理的一个指标;不具备专业的组织管理机制,对于推行档案管理工作规范化有一定的阻碍作用。在具体实施规范化工作的过程中,往往是纸上谈兵。

公司有自己的档案工作标准,但没有认真对待。除了工作繁忙之外,公司的员工对档案工作标准也不够熟悉,这意味着公司的档案管理标准在日常工作中没有得到充分利用,一些员工甚至没有意识到这些标准。缺乏管理力度、管理程度与管理能力还难以匹配,特别是许多工作人员并没有经过专门的培训,对于档案工作的重要性认识不高,在档案管理工作的各个环节,比如档案收集、归档、装订等方面专业性不强。而且,有相当一部分档案管理员身兼数职,在档案工作上投入不够,一部分档案记录还不能及时、准确地完成,无法制作出真正反映本人实际情况的档案记录,造成档案不全。

  4.5档案管理标准修订、更新不及时

公司的档案维护标准动态保持期限间隔过长,缺乏有效的修改和补充。由于许多规范都是第一次出台,所以并没有在其他规范的基础上修改而成,并且这些规范在出台以后一般都不会修改和变更。以邑源集团现在所使用的部颁规范为例,人事管理组使用GB/T33870-2017干部人事档案电子化技术规范,而数字化组则使用GB/T18894-2016电子文书归档和电子档案管理化技术规范,而文书组所使用的GB/T9705-2008文书归档电子案卷格式,这些所采用的标准都是现行标准,但发行日期都比较久远,未能得到及时的更新。

  第五章 问题产生的原因

  5.1 对档案管理工作标准化问题的价值与意义严重忽视

一部分公司,部门及员工,在档案管理工作标准化的进程中,对于管理工作标准化的价值与意义认识不足,还没有意识到其重要性。在管理工作过程中,往往持被动态度,将其视为上级所制定的任务,缺乏执行动力。归因于此,档案管理工作的标准化建设在法律、经济、管理等方面得不到保障,部分业务部门对档案管理工作标准化建设宣传解读不到位,执行工作变得复杂。

  5.2 对档案管理工作标准化的研究相对薄弱

目前,中国针对档案管理工作标准化的基础理论研究和概念研究还很薄弱。目前,关于档案保管工作规范的图书与文章主要包括档案保管工作的理论原则或档案保管工作规范的具体准则,而档案管理工作标准化的知识和应用仍然仅限于对理论的参考和理解。

  5.3 缺乏实施档案管理工作标准化的人才队伍

档案管理工作的有效科学化、规范化、标准化,离不开专业人才队伍的支撑。实施档案保管工作标准化的工作者,不但要全面了解档案保管工作规范化的步骤和作业标准,同时也要充分考虑档案保管工作规范化的重要意义和必要性。然而,现今档案管理工作人员中,大部分在专业知识技能上还有所欠缺,这在很大程度上阻碍了档案管理工作标准化的进程。

  5.4档案工作标准化投入不足

受当前人们普遍认识不足的影响,有关部门对于档案管理工作的投入还较为薄弱。相关管理体系还没有完善的设施,各方面资金投入不到位,等等诸多因素,致使档案管理工作标准化还仅仅停留在表面,没有取得实质性的进展和成效。

  5.5采用国际标准的力度不够

当前对于档案工作标准化所投入的力度还远远不够,相关部门有必要借鉴国际档案管理标准,制定出一套符合实际的具体档案管理标准化妨碍。借助已经相对成熟的国际标准,吸取其中的经验与优势之处,从而消除当前档案管理工作所存在的局限性与片面性。要意识到,正是因为在国际标准的采用方面还较为薄弱,才会这是档案管理工作陷入恶性循环,不利于档案营理标准的制定与发展。

  5.6传统档案管理仍然作为标准的主要内容

当前所具备的档案管理工作标准,仍旧是传统档案管理工作内容的具体均称内容。在信息化发展空前迅速的当下,这种缺乏信息化的基础型标准已经脱节,难以与之相匹配。数字化档案建设工作是大势所趋,建立数字化、信息化的档案资源势在必行,这更是档案管理工作发展的潮流。

  第六章 档案服务管理的建议

  6.1培养人才,建设档案标准化工作人才队伍

档案管理人员的工作水平程度直接影响着档案工作标准化发展。各部门要充分认识到人才培育的重要性和紧迫性,做好以下几点:一是各部门要加强相关工作人员的团队协作,推进档案工作标准化。积极举办档案管理、法规、职业道德等培训班和现代科技知识培训班,以增强归档工作者的服务能力和业务素质。尤其是,要重视对专门的档案工作人员和兼职档案工作人员的业务培训,使档案工作人员的标准化知识更符合时代精神和社会最新趋势。第二,归档工作者除掌握与归档有关的知识之外,还要加深对计算机、办公软件和档案法律法规的了解。最后,各机关也要搞好档案交接工作,尤其要督促负责档案交接人员,防止交接过程中的遗漏,实现档案工作的标准化管理。

  6.2 加强档案管理标准宣传,实施多样化的监督

一是各部门领导要高度注重档案管理工作,深刻认认知档案管理工作的重要性。具体可以体现在两方面,在用人制度上,要重点关注人员选拔工作,选拔那些具有较强责任心、突出工作能力、严谨工作作风的人才。有关档案行业标准的制定与规章制度的完善上,要积极开展相关培训工作,加强管理与档案部门到标准化学习,以此提高标准实行效率,有效的减少标准在具体应用过程中可能出现的问题。二是做好备案标准实施后的监督检查工作。当具体标准实施过程中,产生了与相关法律法规、行业标准相矛盾的问题时,要追溯工作实践所产生的问题,及时加以纠察和完善。除了组建督导组,还可以利用微博、微信等多种多样的途径,号召有关部门或个人投入到规范的制定工作当中。

  6.3 注重档案管理工作标准的供给

档案管理工作的标准化,决定了档案管理工作现代化程度。实施档案管理工作标准化,可以让档案管理工作进一步简化,实现统一标准,细分工作流程,避免不必要的人力物力资源消耗,从而有效的提高档案管理工作的效率与质量。相关工作人员有必要提高对于档案管理标准化工作推行的关注和重视,在实施开展标准化工作的过程中,要科学性的采取采用、选择、加强、统一、提升这5类标准形式。要根据各部门的自身情况,有针对性的统筹规划,选择标准,制定标准,进行规划,并有计划地实施。

  6.4加快档案管理标准体系的建设

建立档案管理规范制度是一项浩大的工程,需要建立出一套完善的、科学的规范体系。档案管理规范工作要建立在建”全面配套”的原则上,要保障各规范之间互相支撑、彼此支持,从而充分发挥档案管理工作标准化的重要作用和意义。制订企业档案管理规范时,需要依据企业所面对国家机关、事业单位、公司等的类别、专业特征、业务定位等情况加以分析,并确定了这些档案与信息业务行为应当加以规范,进行充分的标准化,还有必要充分考虑企业在今后的发展过程中可能会出现的问题。要严格按照规范要求,实现标准化工作推进,制定出一套有针对性的企业档案管理业务规范系统,在符合企业特色的基础上,有计划的开展业务规范管理体系建设。

我们应该围绕中国档案建设实际,进行需要分类,并提出一些相应要求规范,这主要包含以下二个方面:一是宏观上说,包含国家档案管理的规范体系要求规范;二从微观上来说,包含了各种各样的功能需求标准。

  6.5及时修订、更新、完善标准

对于标准制定与修订,相关修订团队既要遵循规范原则,也要从实际需求出发,制定出一套能够应对外界环境变化的相关标准体系。比如,要及时根据环境变化,更新档案管理工作技术,实现组织变革,并要有针对性的调整档案管理标准,及时修订,保障标准的时效性、先进性与适用性。

  结 论

因此,为了进一步提升公司的综合力,迈出档案管理工作标准化建设的一步,结合本文的研究内容,总结了邑源公司档案管理工作标准的制定情况:一是结合我国实际和国情,为公司档案管理工作标准的制定和实施创造良好的环境;二是及时修订、更新、进一步完善档案管理标准,有效促进档案行业相关标准的制定。三要建立一套符合中国特色的档案工作标准体系,有针对性的提高档案工作的规范性。四是要结合我国当前档案管理工作现状,有针对性的突破档案工作技术难点重点。五是重视人才队伍建设,打造出一支具备国际领先水平的专业管理团队,对技术标准进行转化,从而匹配公司标准化发展需求,完成公司档案标准化工作的快速发展。只有做好这些方面的工作,才能有效规范公司档案工作,在档案标准化建设中发挥更大的作用。

  参考文献

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[16]科技信息标准指南第二卷术语标准[M].北京:中国标准出版社,1996:27-28.

  致 谢

行文至此最后落笔之处,意味着四年大学生活即将落下帷幕。始于2018年的初秋,终于2023年的盛夏。回首这四年光阴,如烟火一般,落入满眼繁华,目之所及,心之所向,皆是满满的回忆。在这个充满良好学习氛围的校园中,留下了关于青春和沉甸甸的收获,纵有万般不舍,但仍旧心怀感激。首先我要感谢我尊敬的指导教师,在我的论文写作过程中,老师从选题开始到设计论文的提纲以及论文写作的多次修改后的定稿,每一部分都离不开老师的细心指导和帮助。引起流失时思其源,成吾学时念吾师,再次衷心感谢所有教导过我的老师,感谢每一位老师的教诲,向所有老师表示我深深的感谢与崇高的敬意。岁月虽清浅,时光亦潋滟。其次要感谢一起度过大学四年舍友和同学们,谢谢你们在学习上给予鼓励和支持,在生活上给予帮助与开导,感谢你们让我在家乡之外感受到了温暖。愿有前程可奔赴,亦有岁月共回首。父母之爱子,则为之计深远。最后借此机会特别感谢一直默默支持我的父母,谢谢他们20多年来对我的悉心教导和关心爱护,在我遇到困难时给我鼓励让我拥有直面未来的勇气。凡是过往,皆为序章,期待和以后更好的你们相遇!星光不问赶路人,时光不负有心人。在追梦道路上,我会追逐自己的本心不断勇往直前!

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