《浅析秘书职业特征及发展趋势》

　　摘要：秘书作为一个存在已久的职业，有着自己独特的职业性质和特征。随着社会主义市场经济在我国的建立和深入，我国的秘书职业变得更加现代化和国际化，秘书职业的智能程度、工作方式、服务内容等等也都在发生着深刻的变革，秘书职业呈现出了与传统秘书截然不同的职业特点，例如参谋辅助性、从属被动性、综合服务性等，并且朝着更加正规化、科学化国际化的方向发展。

　　关键词：秘书职业；职业特征；发展趋势

　　在我国社会中，秘书职业是XX机关或者其企业单位都会存在的一种行政职位，那么在世界上也是存在比较广泛的一种职业。对于整个社会的发展来讲，秘书职业也是起着举足轻重的作用。但是，长期以来，我国的秘书工作大多是渗透在机关单位行政事业中的，没有一个准确而又清晰的定位，所以导致了社会上许多人对于秘书职业的误解，甚至于是偏见。社会上许多职业及人员认为秘书工作仅仅是是一辅助性的职业，秘书人员也只是从事着简单的脑力或是体力劳动，当然秘书从业人员也没有得到其应有的职业尊重。此外，秘书职业的工作标准和服务范围也没有一个明确的定位，大部分单位都是根据本单位的实际情况或是领导的需求来分配秘书人员的工作。秘书人员的部分工作交叉或融合在了其他部门或岗位人员，而秘书人员本身又做着一些和秘书工作没有太大关系的事情。再次是秘书自我角色模糊不清，或表现为唯唯诺诺，仅仅只听从与领导的安排吩咐，太过于被动和依赖，工作上缺乏主观能动性和积极性，从而不被领导重视，或表现为过于主动，事事都想参与，常常依附领导的权力狐假虎威，从而威胁到领导的处境。这些表现都是因为秘书工作缺乏明确的职责界限，从而导致秘书人员本身缺乏角色定位和自我定位。

　　近年来，社会主义市场经济在我国逐渐深入，所以社会上也越来越多的需要秘书人员的存在，同时秘书学专业的人员的就业范围也在慢慢的变大，从前只是党政机关、企事业单位单纯的需要秘书岗位，如今，各行各业都需要秘书这个岗位。然而，大多数的秘书从业人员并不清楚自己的职业职责界限不清职责范围，再加上整个社会对秘书行业没有深入的认识和了解，所以出现了了秘书行业整体综合素质和水平良莠不齐，用人单位企事业单位在招聘秘书人员时也是从各个渠道来招聘。这样一来，秘书任职的门槛就变得越来越低，用人单位对任职人员的学历要求并不高，例如高中生、本科生、硕士生、博士生，而且在专业上要求也并不严格，如果是秘书专业更好，但不是的话是其他专业也可以。因而到目前为止，很多企事业单位的秘书人员大多都并没有接受过专业的职业教育，更没有过相关方面的知识培训经历。由于这一现象的出现，使得我国秘书行业整体人员素质良莠不齐，秘书工作的质量也是不尽如人意，所以秘书职业长期以来才会被部分人误解或产生偏见。

　　自20世纪80年代以来，为适应飞速发展的市场经济需求，秘书职业的工作环境、工作方式进一步现代化，社会对秘书的需求量也在不断增长，秘书的工作范围相应的也在扩大，随之而来的是整个社会对秘书从业人员的的要求和标准也在逐日的提高。由于这种种原因，社会上很多教育和培训机构都相继推出了各类秘书职业培训课程，全国高校纷纷设置了秘书学专业，这些趋势都表明了社会正在试图通过各种方式来培养更多的新型秘书。然而另一方面在具体的教学和实施中，许多高校秘书专业却大都侧重于秘书的专业知识和专业技能培养，弱化了对学生职业意识的培养，导致了他们在将来的职场中缺乏自信。很多年来，因为各种各样的问题存在，所以导致了秘书学专业的教学一直存在着种种缺陷和不足。第一，专业性不强，科目设置不合理，教育观念落后于时代。部分高校的秘书学专业设置的课程囊括了从汉语言学、新闻学甚至到广告学的某些课程，而与本专业息息相关的专业性课程深度及广度却存在涉及面不够的现状。第二，教学方法太过单一，教育思想陈旧，几乎还是沿袭了传统的“满堂灌”的教学模式，学生无法真正的掌握所学知识。第三，大多数高校设置的秘书学课程考试方式和内容误导了学生，所以学生只是死记硬背课本上的内容，而并没有充分发挥主观能动性，学生的创造力和想象力一定程度上被限制，而这样的人才也早已不是现代社会所需要的了。

　　作为秘书职业的根本职能，“综合服务”在实际的秘书工作当中也是发挥着至关重要的作用。同时，为领导提供综合服务的职能所涉及到的内容也是相当广泛的。可以说，秘书的服务范围紧紧跟随领导的管理范围，一步也不能差。那么作为秘书人员则必须要做到眼观六路耳听八方，想领导想得到想不到的事情。那么理所当然的，综合性它不仅仅是说秘书人员的实际工作内容涉及到哪些方面，更重要的是是秘书人员要对收集来的各种各样的信息进行分析、深化、总结和概括，让这些信息更加的具体化，结合本单位实际情况，有机糅合和加工，使之为我所用，这样的综合性才是秘书工作的真正涵义。同时，秘书工作的综合性也是因为其辅助领导工作的多面性决定的。因为在一个企业中每一级领导者都处于不同层层级的管理岗位上，都必须掌控全局，统筹兼顾，为企业的未来做各种决策。而我们的秘书部门和人员在这个时候就起到了至关重要的作用，秘书人员要根据本单位各个职能部门的功能来有效沟通，上传下达，使得团队之间更加和谐融洽。另一方面，从一个企业的整体功能结构来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构。而且单位层级越高，业务部门越多，越是需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能，而秘书部门正是这样一个综合协调部门。

　　正是因为领导工作的全面性决定了秘书工作的综合性，所以，秘书人员还得为平行的职能部门执行管理职能，并为管理的相对人——组织、公众提供服务。秘书提供的服务主要可分为三大部分，办文、办会和办事。办文这一项中主要包括文稿的撰写、公文的运行、档案的整理及后期的利用。而办文成为秘书工作的重要职能也是从它产生那一刻就已经决定了的。办文中最重要的两个环节“收文”和“发文，这两项环节可以说在秘书工作中起至关重要的作用。一般来说发文环节有其特定的一些步骤，一般包括拟稿、会商、核稿、签发、复核、注发、缮印、用印、分装等程序。随着计算机技术、信息科学技术的不断发展和进化，发文处理也可以以电子公文为对象，通过电子公文流转系统进行处理。那么收文也是有着它自己的一些程序和步骤，我们可以从文件接收开始逐一来看，接收之后先是对文件的具体处理，然后是处理之后对文件的归类、管理。主要可分为签收、拆封、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办。秘书职业中还有一个重要的服务工作便是“办会”。办会顾名思义就是对会议的处理，具体是则包括了秘书要为领导准备会议、具体的操办会议以及出现突发性事件如何处理的问题。主要包括有会前准备、会中服务、会后落实以及在会前、会中、会后的大量会议文字工作和文件材料处理事务。秘书的会议事务工作在发挥会议职能，推进全局工作上有着重要的作用。秘书服务工作中最后一个重要的内容就是上文提到的“办事”，办也就是说秘书人员要为领导处理工作中各种各样繁杂琐碎的事情，这样子领导才能有时间和精力去处理更多重要的事情，来为公司提高效益。那么秘书人员“办事”服务事务的范围相当广泛这一项中涉及到的内容也是非常宽泛的，主要有常规事务、随机事务和受权事务三类。

　　综上所述，秘书工作不是一项简单的专业性技术性很强的工作，而是要关注和处理各个方面的问题。除了上文中“办文”、“办会”、“办事”以外，对机关内部各单位、各分支部分的工作情况，秘书都应有所了解，这样才能协助领导实现全面管理。综合服务性也反映了秘书工作的超脱性。因为秘书工作不是具体的业务工作，所以才能超脱于其他部门利益之上，辅助领导开展综合协调与督促检查工作。同时秘书人员也要有更高的职业素养，秘书人员要有具有全局观念，站在领导者的角度观察、分析和出路问题，提出参谋建议，虽然不在领导岗位，却要能时时刻刻想着领导的事情。其次，秘书人员的知识储备也必须是大而广泛的，基础知识、专业知识、辅助知识缺一不可。其次，秘书人员在实际工作中也必须要采用调查研究的方法，以信息工作为基础，参谋管理原则，运用自己的专业知识更好地帮助领导解决实际工作中遇到的各类问题。总之，现代秘书一定也必须是必须是“智囊型”的人才，必须要样样精通才能更好的完成自己的工作，以适应领导的需要。最后，秘书人员必须具备较强的综合概括能力和综合协调能力，帮助领导处理相关业务，为领导出谋划策，贡献自己的一份力量，体现自己的价值。

　　传统的秘书职业中，秘书人员从来只是被动的帮助领导处理一些事情或者解决一些问题，但是随着科学技术的迅猛发展和信息化的不断深入，新形势下要求秘书人员必须从被动辅佐转化为主动配合领导，秘书人员要为领导做好决策前的信息提供、决策中的建议参谋和决策后的落实工作，真正成为领导的智囊。站在管理的角度看问题，秘书工作中的辅导性又是和主导型相呼应的，领导是处在一个管理的主动地位，而秘书人员属于从属地位，是依附于领导的次要地位，秘书的各项工作都是围绕领导展开的，都是以领导为中心和枢纽的，都是为了给领导创造更加便利的工作条件。换言之，秘书人员和领导是息息相关，脱不开关系的，谁也不能单独存在，具有明显的辅佐与被辅佐性。辅助性主要包含了两个方面的内容：一是秘书的工作内容要时刻随着领导的工作内容来展开，领导的工作触及到哪一方面或领域，秘书的实际工作就要随之延伸到哪个方面和领域，秘书必须始终是随着领导的变化而变化。二是作为领导身边最“亲近”的人，秘书是有权利参加企业高层的各种会议和决策，并且可以提出自己的相关建议和意见。新形势下，秘书工作的参谋辅助性大大加强，秘书要做到为领导抓大事、议大事，认真落实好领导交代的每一项任务和工作，包括领导讲话稿、工作报告、重要文件的起草和撰写，信息收集的全面性、及时性和准确性。所以说秘书工作的辅助性是秘书职业中最重要也是最本质的特征之一。秘书工作人员也真正充当了领导的左膀右臂吧，为领导解决后顾之忧。

　　秘书这一职业最初的产生就是因为国家需要和企事业单位的需求才得以诞生的，所以也就决定了秘书职业就是为领导来服务的。而秘书和领导之间也是一种服务与被服务的关系，是一种领导与被领导的关系，所以秘书工作也就只能也必须紧紧围绕和根据领导的需求来开展，否则，秘书职业也就没有了存在的意义。其中，秘书工作的从属性质包含了两个方面的含义：一是秘书工作思维的从属性。从属性也就是说秘书人员在实际工作当中思考问题或是处理实际事务时必须要与领导保持一致，无论是思考的内容、角度、性质和节奏都必须和领导是息息相关的，也就是同一性、同向性和同步性。在这里，有的人会产生误解，会认为秘书人员不应该有自己的价值判断，这是错误的，以上要求只是针对于在实际工作当中，并不是说秘书人员处处都要和领导一致。否则就会出现秘书和领导在工作思维及工作行为上相背离，从而无法将秘书人员的作用发挥到极致。这是同一性的表现。其次秘书人员思考问题时应该和领导的大致方向是一样的，这是同向性的表现。还有一个最重要的就是秘书人员在处理问题和一些具体事务中应该在思维上和领导保持同步，因为领导在处理问题时通常会根据一些实际情况的变化而产生变化，那么作为秘书人员必须时时关注领导的思维上的变化，同时做出自己的判断和调整，但是千万不能想到领导的前面，或者滞后于领导的思维，只有这样，秘书人员才能充分发挥好自己的职能，真正为领导排忧解难。第二个是秘书工作的从属性质。秘书人员在实际工作当中，时时刻刻处处都是要根据领导的吩咐来做事，切不可独自去完成一些事物。比如之前提到的，秘书人员有参与决策的权力，但是不能代替领导决策，秘书人员也可以为领导写一些工作报告，但是不能代替领导去指挥和部署工作，同时秘书人员的权力也是有限的，虽说是领导身边最亲近的人，但是也不能越俎代庖。当然这仅仅是秘书人员为领导服务的一种行为方式。作为秘书人员在实际工作当中要时刻谨记自己的工作性质，切不可作出超出自己职责范围的事情，否则会给工作带来极大的麻烦和不便。

　　随着我国加入WTO组织，政治经济体制改革不断的深入，我国国家机构不断精简，党政机关秘书人员也在不断减少，秘书职业化的趋势逐渐变得明确。我国入世后，大量的外资企业进入我国，一时间社会上对秘书的需求数量迅速提升，秘书职位的需求量连续几年在排职业需求行榜上位居前列，所以引发了社会上大量秘书性服务机构也如雨后春笋般出现。另外一方面，秘书职业中主体也呈现出了商务秘书逐渐主流化的趋势。当今社会上对商务秘书的需求逐渐增大，要求也更高。这一类型秘书长期活跃于商业领域，需高标准、高效率的完成自己的本职工作。同时随着社会各行各业对秘书的需求不断增加，秘书职业也逐渐变得任职资格化。1997年8月20日中华人民共和国劳动部颁布了《秘书职业技能标准（试行）以及《国家职业教育技能鉴定规范（秘书）》等文件。1998年6月，国家劳动部和社会保障部又发布了《秘书职业资格鉴定试点工作方案》，这是我国秘书任职资格审查工作的开端，同时也标志着我国朝着有中国特色的秘书职业资格制度的方向发展。这一切标志着我国秘书资格审查制度规范化的正式开始，在我国的秘书史上有着非同寻常的意义。

　　秘书职业任职资格化对秘书从业人员也发出了极大的挑战，秘书人员必须不断提升自己，学习新的知识和技能，从而适应这个逐渐变化的世界。我国的秘书事业正在朝着更加正规科学的方向发展，未来也更将国际化。作为新一代秘书人员，我们所要做的就是不断地学习，改变，增加我们的专业知识，专业技能，使自己的知识体系、能力结构变得更加的完善、优秀，成为更加合格优秀的秘书工作人员。

　　21世纪是信息化、数字化、网络化的时代，秘书工作也将发生新的改变。早前秘书人员在工作中是相当费时费力的，比如文档的整理、信息的收集、文案的策划需要从各种渠道，以各种方式才能完成，还往往会出错。传统秘书工作中，秘书人员都是单独的在自己的空间里进行办公，工作方法和思路都受到了各种各样的束缚。但是自从我国加入世贸组织以后，秘书工作逐渐的与世界与国际接轨，与时代同步，同时也随着机关和企事业单位的长期奋斗，秘书工作的科学化日渐增强，秘书工作大多都可以在电脑、多媒体、网络上来完成，“无纸化办公”的物质条件也已经具备。工作效率和准确率都得到了极大的提升。秘书人员不需要再做重复的劳动，可以把更多的精力投放在为领导参谋决策方面。与此同时，秘书人员传统的工作方式和工作习惯也被改变了，秘书人员的职业范围必须不断扩大才能适应这飞速发展的社会。秘书人员也要不断学习，树立起学习型思维和开放型思维，不仅要关注本单位本地区动态，更要随时关注国内外本行业的动态，秘书人员的思维模式必须要与时俱进，随着时代的发展而发展，更好的掌控全局，把握业界风向，为本企业贡献自己的力量。现代秘书人员必须要善于接受新事物、新知识、新思维、新体系，从思想意识到组织观念，从知识构成到智能要求，从心理品质到工作方法，秘书人员都必须发扬科学创新精神，学习新知识，积极提高和创新，努力开创秘书工作的新局面，只有这样才能适应新经济形势下对秘书的要求，也才能真正使得秘书工作朝着更加科学化、正规化的道路发展。

　　1、秘书职能范围扩大细化

　　社会主义市场经济在我国不断深化和发展，秘书从业人员也越来越被高要求、高标准，相应的，秘书的职能范围也在不断地被扩大、被延伸。新型秘书的主要职能是成为领导工作的助手、决策的参谋、信息的耳目、材料的加工，秘书工作也从传统的办文办事办会转变为智能服务，秘书不仅仅是帮助领导处理日常工作中的事务性工作，更要帮助领导合理有效的解决棘手问题。另一方面，秘书人员也要树立起主人翁意识，提醒并帮助领导不断学习XXX下知识经济的新理论和新方法，并且将这些理论运用到实际工作当中去。

　　2、秘书职能强化

　　改革开放以前，我国的社会状况整体不好，政治经济水平也是不如人意，那时的秘书行业还仅仅只是一个辅助性的职业，秘书职业主要是负责收集信息、传达信息、检查协调等，而今，科学技术不断发展，高科技不断渗透，旧的技术不断被革新，使得秘书工作传统的模式已经被打破，秘书工作的职能也在不断地扩大和深化，企业中管理领域逐渐出现了一些新的内容。那么领导者在进行管理方式的变革时，秘书人员必不可少的也要进行相应的变化才能适应这种变革。秘书人员的工作范围日渐扩大，智能服务也不断在强化。这一点主要表现在秘书人员在工作时为领导提供更多完善、优质的服务同时，要更多地转变为智囊型参谋型的秘书角色。例如，我国的党政机关和企事业单位都开始纷纷建立了新的秘书职位，这些秘书人员所从事的主要工作就是专门负责政策的研究、决策的可行性分析以及为领导提供各种优化方案。许多的大型企业也是设置了专门的策划部、调研室、咨询室这样的机构。秘书人员直接参与机关的高层决策活动，负责信息的收集分析预测和反馈等。新型的秘书人员发挥自己的智能服务作用表现在各个方面包括法律咨询、工作的可行性研究、工作方案筹备设计、办法实施等等。同时，秘书部门和其他职能部门的沟通作用也越来越重要，随着办公自动化的加强，人与人之间、部门与部门之间就更需要加强交流和联系，而秘书人员就发挥了这样的作用和功能，秘书人员要在领导和员工之间架起一座沟通的桥梁，加强员工之间的交流，不断增强团队的合作意识和凝聚力。

　　20世纪90年代以来，女性秘书阶层迅速的崛起，各行各业都闪现着女性秘书的魅力，社会上男女逐渐平等，女性逐渐展现出锋芒，在社会上各个角落都展现着自己的实力和风采。尤其是社会上许多民营企业在招聘信息上明确规定了秘书人员的性别为女性。但是21世纪以来，男性秘书的逐渐增多似乎成为了一种趋势。虽说在整个社会秘书行业中女性居多女性是占了大半壁江山，不可否认，女性在沟通协调、公关等方面女性秘书确实是有着男性秘书没有的优势。但是，随着时代的发展，男性秘书的逐渐涌入会成为一种新的行业趋势。科学表明，男性从事秘书工作会更加的具有优势，因为男性的的逻辑思维能力较强，适合从事活动范围大、富有创造性的工作，而女性英文细腻、责任心强更加适合从事接待、协调、组织、文档管理等工作。而在一个企业中，秘书职业只有女性和男性的性别比例均衡、阴阳相济，才能各司其职，互帮互助，更加有利于企业的长远发展。由此可见，秘书职业性别比例均衡化必将成为秘书职业的一个发展趋势。

　　参考文献

　　1周争艳王静秘书职业的特征及发展趋势

　　2李玉芬现代秘书工作的职业特征及发展趋势

　　3杜立新对现代秘书与传统秘书的比较分析

　　4董汉庭现代秘书的特点及作用

　　5姜玲现代秘书与传统秘书的比较分析

　　6赵映诚论我国秘书的职业化J秘书之友