广州市升威信息科技公司采购管理问题研究

摘 要

随着经济全球化和信息全球化的出现，我国跨境电商产业开始不断崛起，各地XX逐渐加大对跨境电商中小企业的扶持力度，推出各种政策优惠促进企业发展。珠三角经济地区的企业拥有良好的交通区位优势，先进的生产技术，优质的货源，为跨境电商平台的持续发展提供了必要条件。但是，处于起步阶段的中小企业还存在诸多问题，严重影响企业的发展和转型。企业内部的采购管理体系、供应商管理、库存管理还未完善；外部的基础设施投入资金和精力不足，导致企业综合竞争力不高，在订单交易流程中处于劣势，不利于跨境电商企业取得规模效益。

本文以广州市升威信息科技有限公司采购管理为研究对象、介绍了升威信息科技有限公司的现状、基本运营情况，并根据调查获得的数据对公司采购管理体系进行分析，通过分析阐述升威公司发展的优劣性，总结出公司库存管理、供应商管理、采购计划等问题，结合实际提出优化库存管理和供应商管理、科学制定采购计划等完善升威公司采购管理的相关建议。

关键词：升威公司；采购管理；优化对策；企业发展

一、绪论

（一）研究背景

进入21世纪后，我国经济开始持续高速发展，市场经济日渐繁荣，人们生活水平不断提高。逐渐与全世界接轨的中国也进入了“全球化”时代，随着信息化水平的突飞猛进，企业间的竞争更加激烈，想在广阔的市场中生存，提升企业的核心竞争力就显得尤为重要。采购作为企业经营流程中必不可少的一环决定了产品质量的好坏，如果在某个流程疏忽大意，就必须付出高于原本采购工作几倍的时间去解决问题，也会因此拉低客户评价和公司形象。所以，企业势必要加强对采购流程的监控，定期组织采购岗位的相关技能培训，使企业高层意识到采购管理是不可被忽视的一项工作，构建严格规范的采购制度体系，提高采购人员素质从而提升采购管理水平将为企业获取更多利润的利润空间。

采购部门一直被大多数企业认为是支出最大的部门，其实这只是以往的刻板印象，大部分中小型企业为了提升订单净利润，不断减少采购成本，这时采购计划的完善显得尤为重要。由此可见，采购管理是企业压缩成本提升利润的重要途径，企业要明确组成采购成本的各项明细，认真核查采购管理工作的流程，提升企业决策层对采购管理的重视，才能发现企业采购过程中的问题从而选择有效的解决对策。采购除了作为公司日常生产运营活动中的重要支撑，还主导着供应商管理的工作。优质的供应商凭借较高的产品质量、灵活的配送时间、先进的生产技术等优势推动着合作企业的不断发展，提升了企业的客户满意度、提高库存周转率减少货物积压、争取更多企业对突发状况的周转时间，完善的采购管理制度有利于供应商资源的整合。其次，多数中小企业综合实力不强导致核心竞争力偏弱，没有追上产业升级时代的步伐，对研发技术和基本设施的投资不足，大量企业只能通过压低用工成本和生产设施成本凭借价格优势在竞争海外订单。为了提高企业核心竞争力，降低生产经营成本，急需制定合理的生产资源配置计划，采购作为企业生产经营的重要环节之一，加强采购管理能够协调企业内部资源的调配，提高企业的业务订单管理水平增加在市场竞争中的优势，降低采购成本，提升企业规模效益。采购部门除了要保障物资供应、产品质量、和供应商建立友好合作伙伴关系之外，还要第一时间掌握市场资源和客户需求信息，及时反映给企业决策管理层，为企业制定采购计划提供数据支撑。采购管理渗透到企业日常运行的方方面面，无论是从采购的理论角度，还是从在实际工作所扮演的角色，它对企业利润的影响是不可估量的。

广州升威信息科技有限公司是一家跨境电子商务公司，公司于2010年成立，国内和海外均有分公司，拥有超过200位在职员工。升威公司致力于为客户提供全球一体化的互联网电子商务服务，其互联网技术以及IT技术已达到同行业内的较高水平。升威公司利用其互联网信息资源建立了优质独特的跨境电商平台之余，也渗透到其他B2C平台进行销售如：亚马逊、Ebay、速卖通、wish等。公司凭借优质的配送服务为全球不同地区的客户供应种类丰富的产品，目前的销售网络已经触及到全球一百多个国家，销售多达几十种不同的类型的产品。随着规模的不断扩大，升威信息科技公司先前的采购流程和采购制度已经不能很好适应新形势下企业的发展，也与国内的跨境电商企业的采购流程与制度、策略存在较大的差异和偏离。所以随着企业的不断发展，优化采购流程和改善采购管理体系的一系列问题，已成为该企业发展壮大的必经之路。

（二）研究意义

第一，明确指出升威信息科技公司的优势和劣势，拟定相关对策促进企业未来的持续发展。近年来我国跨境电商企业在市场刺激和政策扶持下数量增多，规模不断壮大，但是大部分中小型企业并没有抛弃之前传统采购模式的弊端，采购计划不明确、缺乏供应商管理、基础设施落后等问题影响了我国跨境电商企业的进一步发展。升威公司自身对采购管理的不重视使采购成本居高不下，所以企业必须完善现有的采购管理体系，不断优化采购各方面的细节才能在国际市场竞争中占据优势。

第二，有利于提升升威信息科技公司的综合竞争力。广州跨境电商企业具有优越的交通区位优势，毗邻港澳，面向东南亚，背靠珠三角和泛珠腹地，广州是泛珠三角区域合作的中心和枢纽。2016年4月和9月，广东省XX先后出台了《关于促进跨境电商健康快速发展的实施意见》和《关于促进我省跨境电子商务健康快速发展工作方案》。这套政策组合拳，为广州跨境电商发展提供了强大支撑。升威公司要抓住机遇的同时提高自身的竞争力，发挥综合区位优势，提升服务水平。

第三，本论文将以广州升威信息科技公司为研究对象，将企业目前采购管理中的问题和国内同类型企业进行比较分析，通过根据国内外众多学者的研究基础，加以个人的思考，结合升威信息科技公司现状，分析其采购流程管理的问题和产生根本原因，力图构建面向公司未来发展的采购组织架构，系统研究和提出适合本企业特点的采购管理流程和策略，提升企业的采购和供应链管理水平，提升企业的整体竞争力，同类型的跨境电商公司也能从中获得参考经验。

（三）国内外研究现状

1.国外研究现状

比起国内，国外较早就开始重视采购管理来提升企业综合竞争力以面对日渐加剧的市场竞争。以日本丰田公司为代表的在汽车工业时代刚刚崭露头角的新企业，面对经验丰富实力雄厚的老牌汽车厂商，只能不断降低企业的生产成本和采购成本来制定更低的产品价格才能在市场生存。丰田公司制定好生产计划后与供应商沟通，精准控制每个生产流程，物资供应和生产进度保持一致。要求供应商提供优质产品缩短质检员的检查时间；严格依照生产计划进行供货，缓解仓库库存积压，降低仓储成本。1995年，Niall Waters-Fuller根据丰田公司的采购模式系统提出了准时制采购法即JIT采购法。在当时这种先进的采购管理模式被众多企业采纳，成功实现了降低采购支出、减少库存积压、规范生产流程。Arun K等人(2013)提出了一个新的供应商控制和管理商品的模型，这被认为是一种新兴的采购管理和供应商合作方法，值得进一步发展。Iwam Kazuo(2013)重点分析了定价策略与采购商品库存之间的重要关联，并指出在采购管理过程中，我们应该关注采购量和商品定价的定价和合理性。国外学者Tan K C等人(2001)描述了电子商务与零售贸易之间的密切关联，并指出零售采购管理，运营管理经验和与电力供应商经营成败的结果相互关联。Bonetti S(2016)解释了采购管理在零售企业整个供应链系统中的重要性，并认为有必要控制成本，在采购过程中选择合适的产品是可持续稳定发展的关键要素之一。采购管理中主要内容是供应商管理，供应商评价体系为供应商管理提供评估的直接数据，从而区分供应商的能力水平，并针对不同的供应商采取不同的管理策略。

2.国内研究现状

经济改革以来，我国企业也进入了高速发展的态势。与此同时，我国学者也逐步展开了对采购管理模式的研究。徐金菊针对工程项目采购管理对供应商的管理进行了讨论，提出在一体化供应链下项目采购管理中对供应商管理的策略模型。韦芳针对施工企业面临的物资管理问题，从供应链管理的思想入手，提出了供应链的理念和方法与采购管理相结合共同探索物资管理的新思路和新方法。李洪河以建筑市场为研究主体，提出建筑施工企业宜采用混合制采购管理模式，并根据物料对企业的重要程度和供应风险进行分类，确定项目部的分散采购范围。杨春燕以某工程项目采购为例，应用模糊综合评价方法，构造综合评价模型，建立评价集和评价矩阵，进行模糊综合评价，研究并形成了定量分析与定性分析相结合的项目物资采购绩效评价方法。肖振洪对制造企业的运营进行研究后，对采购管理尤其是供销双方信息共享进行了论述。企业要对采购流程进行分析，通过与供应商的互相沟通，获取有利的信息来降低采购成本，增加产品竞争力提升订单利润。我国学者王保平在《企业内部控制操作实务与案例分析》中阐述了其对企业的采购管理的理解，采购管理是对员工素质、产品规格、物流信息、现金流控制等活动进行监督规范的管理理念。周云在《采购成本控制与供应商管理》中提到了采购管理需要先进的理念指引系统的方法，才能实现对质量、成本与交付等核心价值的追求。这就要求首先树立战略采购的思想，并构建先进的采购系统。

（四）相关概念界定

1.跨境电商

跨境贸易电子商务特指跨境网络零售。跨境电商有两种模式，企业在不同国家，进行进出口业务，凭借互联网技术在线上进行订单交易、采购支付等流程，采用国际物流将产品送到客户的线上交易流程，即B2C（企业到消费者）模式。B2B（企业到企业）模式，企业间的交易不会全部在线上进行，主要在网络进行广告投入或者发布产品信息，获取订单后交易在线下进行。跨境电商促进了全球一体化的发展，使各个不同国家的消费者能够买到其他国家物美价廉的产品。

2.供应链管理

供应链管理就是指使供应链的每个环节中的活动都以最低的成本完成，优化其运作流程。供应链管理要建立在信息共享的基础之上，才能提升其管理效率实现供应商和企业的双赢局面。把供应商、分销商、零售商、企业的生产部门、销售部门、仓库等进行资源整合，通过相互协调制定出能够实现降低供应链成本的管理体系，通过构建共同的供应链信息网络提升产品供应的准确性和及时性，提升订单的交易效益。科学的供应链管理能够帮助企业取得规模效益、降低生产成本、提升风险应对能力、加强对市场发展的预测。

3.采购管理

采购管理是指对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。企业通过对采购流程的管理，对采购成本进行核算使其控制在合理范围内，对物流信息进行跟踪，保证企业各部门的信息传播顺畅，有利于采购计划的制定和订单交货的决策。企业的物资管理信息与系统中的库存信息、订单信息、物流信息等信息结合，组成了一个采购管理和ERP系统相融合的信息系统。

4.库存周转率

仓库内货物在某一时段内周转的次数称作库存周转率，库存周转率越高，企业订单业绩也随之提升。库存周转率计算公式如下：

时间段库存周转天数=时间段天数x(1/2)x(期初库存数量+期末库存数量）/时间段销售量；库存周转率=360/库存周转天数。

在物料保质期及资金允许的条件下，可以适当增加其库存控制目标天数，以保证合理的库存。反之，则可以适当减少其库存控制目标天数。

库存周转率反映了企业库存管理的好坏。在制造企业中，利润的产出是在包括从资金开始、到原料及零配件、制成品、销售最后回到资金的循环活动产生的，当每个环节周转的次数或者周期加快时，企业的利润率也会相应提升，所以库存周转率的提升是实行采购管理无法回避的一个目标。

（五）研究方法

1.文献研究法

在网络文库以及图书馆书籍中查阅跨境电商企业的采购管理方面的案例和理论，并通过对文献的研究形成对事实的科学认识。立足于广州升威信息科技有限公司的实际情况，结合搜集阅读到的理论知识，对企业采购环节中存在的问题进行深入分析，找出导致问题出现的相关因素，从而得出优化方案和相关对策。

2.调研访谈法

进入升威信息科技公司实习，亲自了解企业发展的实际情况，掌握采购基本流程，深刻认识企业采购的优势和不足。对公司员工进行访谈，搜集采购相关岗位工作过程中存在的问题，归纳出被研究企业采购的基本工作流程和采购管理体系，分析企业采购现状找出问题存在的原因，为后续提出解决方案提供事实基础。

3.比较分析法

通过互联网、相关文献、档案资料收集升威信息科技公司与其他同类型中小型企业的数据，深入分析各企业间职员人数、订单规模、基础设施投入等信息，得出升威公司与其他公司相比的优势及弊端，研究跨境电商行业内的成功案例以此提出促进升威公司采购管理优化的可行建议。

（六）研究思路

本文主要研究升威信息科技公司在采购管理过程中存在的问题，然后通过分析提出相关对策。首先，汇总研究背景后确立研究意义，阐述升威信息科技公司面临机遇与挑战并存的发展现状；其次，根据对国内跨境电子商务企业背景的了解，对升威信息科技公司竞争力进行全面分析，深度挖掘企业发展的优势及劣势；总结出企业在发展中存在的问题；再次，通过研究存在问题分析出导致问题出现的原因；最后，结合升威公司采购管理的现状整理并提出具体的解决方案。

本文写作基本框架如图1.1所示：

图1.1写作基本框架

二、采购管理的工作流程及相关理论

（一）采购管理的主要职能

1.保障供应

保障企业的供应链正常运行，使企业生产运营保持良好状态是采购管理的第一要务。企业的生产线一旦缺少一个细微的配件或者材料，都有可能无法正常运转。交易中出现缺货更是会使订单交易延期，不利于企业取得规模效益。采购物资的过程中必须遵守采购5R原则，即适当的数量（right quantity）。买方必须考虑有效的内部库存管理，以实现较高的库存周转率并减少不必要的仓储成本；适当的质量（right quality）。采购产品的质量决定了企业订单交易的质量，如果采购的产品质量参差不齐或者没有达到客户预期标准必然会流失大量订单。适当的时间（right time）。采购部门对采购时间的选择相当谨慎，大部分企业都会有适合自身的采购周期。采购要在合适的日期进行，保证企业订单商品的供应。其次，采购人员应该避免过早进行备货造成库存积压。适当的地点（right place）。企业考虑选择供应商的因素之一就是双方距离的远近，选择距离较近的供应商可以节省运费之余还能方便买卖双方之间的沟通，有利于迅速处理突发状况。距离较远的供应商可能会出现信息不对称、物流成本较高的风险。适当的价格（rightprice）。采购的价格影响了销售价格的制定和采购成本的高低，过高的采购价格会降低企业的订单利润率，价格压得太低会影响供应商的供货积极性，不利于双方的长期合作。

2.供应链管理

在信息全球化和经济全球化的时代背景下，企业之间的竞争逐渐加剧，任何一方的供应链占据优势就有机会在市场中脱颖而出。供应商和企业之间如果协调得当，能够形成双赢的局面：企业能够保证日常生产，供应商也可以迅速出货。首先，要汇总供应商的资料，建立一个买卖双方公用的信息系统，营造一个良好的沟通协调环境，提升采购工作的效率。其次，采购部门必须主动和供应商沟通协调，加强和优质供应商的合作，剔除产品质量不符合标准的供应商，通过信息无缝连接为建立供应链，为日常采购管理提供支持。

3.信息管理

企业的信息管理水平决定了其在市场中的地位，采购部门是公司中最清楚市场动向和客户需求的部门，最新的信息在企业流通得快的话就能在市场中抢占先机，采购部门除了与供应商建立友好关系外，还必须及时了解资源市场的信息，并将其传递给供应商的管理层，为企业的经营发展提供信息数据的支持。

（二）采购管理的工作流程

第一，首先必须建立完善的供应商评审体制:对具体的供应商资格、评审程序、评审方法等都要作出明确的规定。供应商质量体系审核则是供应商审核的一个重要方面，由于质量管理在企业管理中占据着特殊的重要地位，因而一般的公司往往将供应商质量体系审核单独列出，当然也可视情况要求将它当成是供应商审核的一部分与供应商审核一起进行。

第二，建立采购流程、价格审核流程、验收流程、付款结算流程。清晰明确的采购流程管理有利于管理人员对日常工作的监管，能够及时发现问题出现的原因是具体在哪一个环节，从而更好地采取科学合理的解决对策，也为采购管理的完善提供宝贵的经验。

第三，定期进行采购相关技能培训，提升采购部门员工综合素质。企业要做好采购部门的采购技能培训，保证采购流程的专业性和顺畅性。其次，要令采购人员有在平时的采购工作中要对市场的发展以及顾客的需求进行分析的意识，定时汇总信息并反馈给各部门，方便企业做出采购计划调整。

第四，价格的评审应由相应程序规定由相关负责人联名签署生效，杜绝暗厢操作。为了避免采购人员和供应商进行暗箱交易，吃回扣，商品的定价应该由决策层和采购部门共同负责，若采购人员为了自身利益把劣质产品带进企业销售，不仅会造成营业额的亏损还会对品牌形象带来不良影响。

第五，规范样品的确认制度，分散采购部的权力。新产品开发质量的把关不应该只交给采购负责人，还应该由财务部门进行成本核算，每月对采购部门的采购计划提出修改建议，把采购成本控制在合理范围内。

第六，随机抽查监管以规范采购流程。采购管理工作必须无时无刻都在进行，员工的一个疏忽或者不正确的操作都有可能带来难以估计的后果，管理人员应当不定时从供应商和各级主管获取反馈信息，对于采购员工要严密监管，创造一个规范的工作环境。

第七，无论是新开发产品的大卖，还是采购计划有效降低了采购成本，都应当给与在不同采购工作流程中表现出色的员工相应的奖励。通过褒奖制度提升采购人员的工作积极性，有利于带动企业良好的工作氛围，实现工作效率的提高。

第八，加强开发能力，寻求廉价代替品。作为升威这样的跨境电商企业，在保证产品质量前提下要开发利润空间更高的新产品，提高公司的产品利润率。对于销量不高且利润较低甚至亏损的产品，要及时将其从采购计划中剔除，减少企业不必要的采购成本以及仓储成本。

（三）采购管理的相关理论

1.供应商管理

1985年供应链的概念被X学者Michael E.Porter提出，企业对供应商进行了解、开发、选择、使用、控制的工作都统称为供应商管理，其目的就是帮助企业物色一些优质的供应商后，开发组成一个团队，为企业的日常生产提供稳定优质的原材料或零配件供应。企业可以通过加强供应商管理稳定已有的供应链；与优质供应商长期合作建立信赖关系，满足对采购产品质和量的要求；双方长久合作的信任可以适当减少对采购产品的检查，提高入库效率。对供应商来说，企业的适度介入可以增加供应商在整个供应链活动中的参与感和责任感；双方信息的互相反馈能够促进产品质量的提高和市场预测的准确性；企业提升对产品质量的标准使得供应商的产品在市场中更具竞争力。

2.JIT采购法

准时制采购即JIT采购法是一种以供应链管理为基础的采购模式，由日本丰田公司的大野耐一所提出。X超市的供货方式是供应商按照超市的时间要求进行每天准时准点的物资供应，大野耐一从中获得灵感提出了JIT采购法。所以准时制采购的概念就是企业只有在获取订单后才进行生产活动或者采购工作，在规定期限内采购或生产订单需要的对应数量、规格、质量的产品或提供相应的服务。这种采购模式只会在产生需求后才会开始采购工作，不会提前进行备货但也不会拖延交易时间。JIT采购法的优点是可以释放仓库库存，减少盲目采购带来的库存积压，从而降低仓储成本。和采用JIT采购法的企业合作的供应商因为有了长期稳定的客源，所以供应商也会给与相应优惠，降低了的采购成本。

3. 物流信息化

在“互联网+”的时代背景下，数字化信息的传播对企业发展至关重要，企业的信息化管理水平是其综合竞争力的体现。物流信息化是指利用互联网技术进行对物流信息的汇总、控制和管理，把物流信息从网络服务器传送到每个客户端中。物流信息化带来了各种各样的软件和APP来查询商品配送进度，物流数据和电子软件相融合是其最大的特点。物流的信息化促进了跨境电商的发展，通过物流活动的电子化，相关数据能够快捷便利地传输，为电子商务交易提供安全可靠的信息支持。企业在物流信息化管理下，系统可自动收集物流信息，通过计算机的处理实现实时共享，数字化的信息存储更加安全，查阅也更加便捷。物流信息化是企业进行采购工作的基础，先进的电子处理设备都离不开信息化的支撑。

三、广州市升威科技公司采购管理现状

（一）广州市升威科技公司基本情况

广州升威信息科技有限公司于2010年成立，国内和海外均有分公司，拥有超过200位在职员工，注册资金为10万人民币。公司位于广州市，主要从事跨境电子商务业务，致力于互联网技术的研发、IT与互联网资源的整合、搭建独特而具有竞争力的电子商务销售平台，以及优质本地化物流配送、仓储等一站式供应链管理服务，向全球客户直接提供优质的产品。公司管理团队由具有多年管理经验和电商经验的业内资深人士组成。

公司通过自身实力打造了属于自己的产品品牌，在X和欧洲开设多家线上店铺，开发了许多优质的本地供应商保证产品质量，在各大电商平台都有分销渠道。先进的互联网技术和IT技术为升威公司研发独立的ERP系统提供了有利的支持。节省了从外部购买系统的成本之余也保障了自身信息的保密性，避免了被竞争对手窃取重要资料的风险。员工的考勤、订单资料的获取、物资库存的查询、采购单的制作等都在该系统上操作，为公司的日常工作和资源整合提供极大的便利性。升威公司渗透到其他B2C跨境平台，主要在亚马逊、速卖通、Wish、Ebay等跨境电商平台发展，也对自营平台有过深入的研究。公司凭借广州毗邻港澳台，面向东南亚，背靠珠三角和泛珠腹地天然的地理区位优势不断发展至今，目前的销售网络已经触及到全球一百多个国家，销售多达几十种不同的类型的产品。产品主要出口英国、X、德国、澳大利亚、法国、西班牙、意大利、日本等国家，并积极进入中东、东南亚等新兴市场，产品的多样化可以满足客户的各种需求。

广州升威信息科技有限公司采用直线职能型组织结构的管理模式，大多数中小型企业都会采用这种管理模式，在各级主管的管理下再设立其负责不同职能的部门，如财务部们分成会计和出纳，各级部门职能不同却又相辅相成，连成数条直线，这就是直线职能型组织架构最大的特点。升威公司主要包括行政部、财务部、销售部、物流部、IT部五个部门。组织架构见图2.1

　　（二）广州市升威科技公司采购流程

广州升威信息科技有限公司作为跨境电商企业，采用线上采购模式。市场调研、产品开发、获取订单、需求汇总、采购、物流跟踪、均在线上执行。企业线上采购流程如下：

在ERP系统获取海外订单，编制需求计划。由销售部门在ERP不同的地区账号中获取订单并核实库存数量，系统中显示仓库存货数量，如缺货或数量不满足订单需求，发需求给采购小组按订单采购。

编制物料采购计划。每个销售根据订单需求将缺货商品反馈到对应QQ群中，采购人员将商品SKU码以及采购需求数量人工录入EXCEL表中进行汇总，和销售核实需求中的款式颜色码数等规格，得出本次拟采购量，编制出物料采购计划。

线上采购。采购计划汇总后，采购人员按要求在规定时间内进行线上采购，采购渠道多为阿里巴巴、淘宝、搜款网等电商平台，少数特殊供应商可以通过QQ联系下单。采购负责人在最新的产品资料文档中搜索采购计划中汇总的产品SKU码获取对应产品在电商平台的网页链接，逐款按需求进行采购。采购人员每采购一件商品生成订单时规定备注产品对应SKU码以方便产品到货后的仓库入库作业。

采购付款。采购人员线上采购生成所有订单后，会通知组长今天的采购预算大概数目，组长转账到采购用的银行卡中后通知采购人员进行付款。每天的付款时间最理想是下午五点前，大部分电商平台的供应商对于五点前的订单都会当天发货，加快产品入库发货的时效。

在ERP制作采购单。采购人员处理完采购工作后按规定在ERP系统中人工生成采购单，采购单中包括采购商品的SKU码，款式，颜色，数量，采购成本，付款和到货日期，收货仓库等信息。仓库人员根据采购单上的数据进行入库作业，如来货和采购单数据不一致会反馈给相关采购人员进行处理。采购单制作完成通过审核后ERP系统会自动更新销售的订单中的商品状态由缺货变为在途，商品到货后就可以在系统中锁定库存通知仓库准备发货给海外买家。

查询物流信息和仓库入库进度。采购人员在采购第二天后登录对应采购电商账号查询发货状态，如超过24小时未发货会询问供应商是否缺货，得到回复后通知对应订单的销售。如销售在提出需求4天后，仓库还未在系统更新库存信息，会反馈给采购人员进行催入库处理，采购人员发送对应产品SKU码给仓库询问是否丢件或其他原因导致未更新库存。

（三）广州市升威科技公司采购管理现状

广州升威信息科技有限公司主要从事跨境电子商务业务，公司专注于B2C跨境平台产品销售，主营产品有几十个种类：3C电子、玩具、户外、运动、休闲、服装、鞋靴、箱包类、家居、家具、家纺、厨卫、汽配、五金等类别。其中的产品可以大致分为两类，一类是使用公司管理的采购平台账号进行采购，这类物品特点是批量大，数量多，或者是该商品一张订单金额大于500元，如3C电子产品、家具、汽配或者单品价格昂贵的服饰鞋款。第二类为使用部门管理的采购平台账号进行采购的零散商品，即批量小，数量在少，单张订单金额小于500的产品。如：单价较低的服饰、内衣、玩具等。

采购部门中有三名职员负责采购，同时对接了十个销售小组，每天汇总十个小组的需求进行采购。一直以来升威公司都是习惯采用订单式采购的模式，即根据企业每天的订单缺货数量进行采购，销售从ERP系统获取订单后汇总缺货商品数据后反馈给采购部门安排采购。这种采购模式对于订单的针对性很强，但是会使企业过度依赖眼前订单而忽视对未来市场导向的预测。

升威公司的供应商选择并没有很大的门槛，通常订单缺货的产品在电商采购平台中大部分供应商都有货，所以只要挑选价格较低，销量较高的一家供应商采购即可。如之前合作的供应商告知缺货或者停产，就在平台中搜寻另外一家供应商即可，这种采购的随意性往往使得采购回来的产品质量参差不齐。

跨境电商本来就是一个人员流动频繁的行业，所以升威公司的采购人员更替的周期较短，但是企业缺乏系统的岗位培训，主管只交代资历较老的员工在日常工作过程中对新人进行教导。升威公司为新员工设立了进行采购的时间标准，从提交订单到分批付款等采购流程都会有效率考核，但是对表现优异的员工没有相应的奖励制度。

采购人员按照公司下发的商品电子文档中的资料进行采购，明确了产品的供应商以及商品链接，寻找新款或者替代品的工作只有在发现产品质量不符合标准或者价格超出同款太多的情况下进行，所以采购部门平时花在寻找市场热销款或者廉价替代品的时间远远不够。

四、广州市升威科技公司采购管理存在的主要问题

（一）采购缺乏计划性

升威公司的采购主要是订单式采购，ERP系统每生成一张订单就采购订单内所需的产品即“一单一采”。一张订单需要的产品数量有时候并不多，存在单件或者只有几款需要采购，这样一款产品就要每天或者隔天采购一次，每次采购的数量都要与订单需求相符合。这种采购方式增加了采购人员的工作量而且重复较多，缺少了对市场的预测和前瞻性，使企业在市场中一直处于被动。在市场需求大的旺季，采购部门要在每天有限的时间内采购规定大量的产品，这时的订单量多且交货时间紧迫，容易出现采购错，漏采购等一系列问题，因为时间紧迫所以不能每款产品都进行供应商比价，进而不利于采购成本的降低。新开发的款式没有充裕的时间查看样品就下单，会影响产品的质量和买家满意度，导致公司流失许多潜在客户。企业每周或每月都没有严格的采购计划，少量多批次的采购在和供应商议价环节中自然会出于劣势，在采购量少时，有可能供应商会因未达到规定下单数量而不发货或者运费自理的情况，所以会出现等达到规定数量再联系供应商下单的情况，最终增加了订单逾期的风险，减少了顾客和供应商的黏性。升威公司的采购缺乏计划性不进行定期的产品备货，“一单一采”的模式导致采购质量难以控制，采购成本居高不下，进而造成企业无法取得规模效益。采购小组每天重复地进行采购工作，却很少去分析市场趋势，销售部门和采购部门缺乏信息共享，使采购工作缺少灵活性和针对性。采购部门只根据缺货数量进行采购，缺乏系统统筹规划，导致采购部门工作效率低下，影响了企业的订单交易效益。

（二）供应商管理问题

供应商管理作为采购管理活动中的一个重要职能，往往被大多数企业所忽视，对供应商有明确清晰的认识以及保持良好的合作关系有利于保障采购工作的迅速和稳定。供应商的供货质量和生产技术水平往往决定了合作企业的产品评价和交易速度。升威公司的采购人员通过查找产品采购文档中的对应链接进行采购，文档中记录的供应商单单是衣服的供应商合计就超过700家，有些供应商可能只有一款单品是企业长期采购的，而且每次采购的数量并不多。图4.2为升威公司按采购物资额占比分类的供应商数量分析，可以看出采购物资占比最多的供应商只占供应商数量的10％，采购物资占比最少的供应商数量占比却高达63％，采购批次多数量少的产品的供应商数量占比最高，是使得采购人员每天进行重复工作的关键因素。供应商资料以电子版形式进行储存，但是企业并不会定期进行筛选和更新，供应商的缺货或者断货不生产等信息不能第一时间通知到采购人员，导致采购工作的时间和问题增加，供应商信息的不对称往往影响了采购的质量和速度。升威公司每天的采购工作都要在规定时间内完成，在采购过程中遇到供应商缺货或其他原因发不了货的情况就要在寻找同款产品并进行比价的额外工作中花费大量时间，而且并不是每一次都能找到有同款的供应商导致不得不取消原有订单，进而影响公司的信用评价。其次，过于分散的供应商采购不利于提高供应商对企业的依赖性，合作的不稳定引起了一些大型供应商担心不能与升威企业建立稳定良好的战略合作伙伴关系，使得企业不能在供应商议价环节中占据绝对优势。长期只和一家供应商进行合作也不利于企业的产品质量的把关，同一件产品每个供应商的生产工艺和技术水平参差不齐，不进行定期的供应商质量评估就无法找到信誉更高，次品率更低的合作伙伴。所以升威公司有必要加强对供应商的管理以保证企业产品的质量和效益。

（三）库存管理问题

企业如果一味注重采购物资获得利润而忽视储存物资所带来的成本是不现实的，质量高、品种杂、数量多的物资会使企业的仓储成本增加，如果不能够短期内出货造成库存积压，随之仓储成本就会增加从而加重企业的负担，生产环节中的物资供应也会出现问题。升威企业仓库面积并不大，但是库存积压较多。库存规模和现有业务水平不相符，也是现在导致采取“一单一采”采购模式的重要原因仓库库存积压，“爆仓”问题层出不穷，采购人员只能按照订单采购散件无法进行大批量备货。采购货物到仓过后尽快发出以缓解储存压力，但是这并不能解决根本问题，高质量、规模大的货物无法短期内发出，仓库压力始终居高不下。新入仓的货物被随意堆放，积压久的货物仓库管理人员没有进行有序的分类管理，就会经常出现“丢件”的情况，货物数量对不上采购单导致要重复采购，加重了采购成本和相关人员的负担。库存周转率偏低是升威公司库存管理的问题之一，仓库积压过多导致采购人员不能批量备货，采购人员为了避免缺货风险在仓库发出一批货物后擅自增加订货量，造成恶性循环，严重加大公司生产成本，直接影响净利润。库存的长时间积压使升威企业的仓库储存的持有成本不断上升，采购人员和仓库管理人员都没有意识到货物储存规模已经超出仓库容量。图4.3为升威公司近三年来的库存情况和营业额数据，不难看出营业额和平均库存都呈上升趋势，其中营业额增加的幅度明显小于近三年来的库存，而且三年以来平均库存占营业额比重不断上升，对此升威公司还没有一套科学的仓库管理体系以及对仓储相关人员的培训，想要减少采购成本，就必须先解决库存管理的问题，因为仓库的库存情况会直接影响采购计划的制定。

（四）采购信息管理问题

分析企业采购模式和采购工作流程可知，企业在人员工作配置和公司信息管理方面没有进行统一，使得各个部门在进行工作的时候会短时间内的采购信息或者物流信息不对称。升威公司采购人员采购后会在ERP系统制作采购单，通过审核后所购买的商品物资会更新库存数量以及显示“在途”字样，但是ERP系统中并不能查询到采购的商品物流信息，销售部门无法得知实时的商品物流信息来预估入库时间，想要查询就必须逐个商品询问采购小组相关人员，采购人员平时的采购工作量大，面对销售的询问未必能够在第一时间回复，且查询商品物流信息需要逐个在采购的电商平台查找，每一次的确认都耗费大量的精力时间。货物到达仓库后需要盘点然后在ERP系统对照采购单入库，由于仓库每天都有大量的商品入库，仓库人手不多导致大部分到货的商品也不能够第一时间盘点入库，所以即使商品到货销售部门也无法第一时间将货物发出海外，需要等待仓库人员盘点后在ERP系统中进行库存更新才能在系统订单中锁定库存后安排发货。由此可见，操作订单交易的关键销售部门并不能及时收到货物的物流信息和入库信息，采购人员和仓库人员经手货物的信息无法第一时间上传到ERP系统中，各个部门的信息管理水平不一致，拖延了订单交易的时间。升威公司在物资采购方面，无法把公司各部门的采购商品信息数据进行整合，落后的物流信息系统让销售部门得不到准确的物资供应情况，如果有即将逾期的订单，那么销售部门每一次都只能询问采购人员和仓库人员商品是否有采购或到库，同时也加大了采购人员和仓库人员平时的工作负担。滞后的物流信息令企业面对突发状况失去了充足的判断和处理时间，使得在订单交易过程中处于劣势；升威企业无法对外部的客户做出快速准确的回应，导致企业形象下滑；在和供应商交流过程中也会受到阻碍，不能够进行充足的信息交互，不利于企业的长远发展。

（五）采购人员素质有待提高

采购人员除了按要求完成采购工作之外，还应该具备市场预测的能力进行新品开发，同时制定相应的采购计划。所以在日常采购工作中采购人员要考虑到多方面的因素：商品质量、储存方式、合适的配送方式、性价比、消费者接受能力等等。升威公司负责执行采购的人员有三位，其中有两位是缺乏采购经验的新入职实习员工。公司并没有科学地安排他们进行采购相关技能培训，而是通过资历较丰富的员工传授经验以及之前的采购员工留下的相关电子文档资料作为参考，说明升威公司对于采购管理工作的重视程度不够，一味地把资金用在市场开拓和销售部门技能的培训，忽视了采购是保障公司业务流程正常运转最基本的工作。实际工作中采购人员的工作虽然不复杂，但是要求精确度较高，一旦出现错误会影响订单的交易速度。采购人员要求在规定时间内进行采购，这个过程包括和供应商的谈判以及产品比价，采购工作完成后要制作采购单，追踪产品的物流情况和入库情况等等。所以要承担繁杂的工作还要满足工作要求的精确度和速度，对于新入职的实习生来说是比较困难的。采购部门不仅工作强度大，而且要保障货物送达的速度，数量少、多批次的采购使得采购成本和物流成本增加。没有经过系统的仓储和采购流程培训经验较少的实习生在供应商谈判中很容易处于被动，对业务产品定价没有大概的范围，导致无法取得最优惠的价格；对供应商的生产流程和交货时间没有具体了解，会让供应商对企业的专业度认可大打折扣，从而无法取得稳定的信赖关系。采购人员除了要求拥有良好的道德品质和遵守纪律之外，还需要具备对自身所处行业的知识储备与经验，这样才会有对市场前沿的预测能力。如果对于新人的知识技能培训不多加重视，在面对突发状况的时候企业解决问题的效率会降低，不利于公司的持续发展。

五、广州市升威科技公司采购管理工作改进思路

（一）实施优质合理的采购计划

升威公司要依靠整合了市场预测、产品开发、缺货数量信息的采购计划来指导未来的采购工作路线，建议采购计划的制定要把定期采购计划和非定期采购计划相结合。即企业不仅要每周或每月整合相关数据，还要评价产品的销售情况以及仓库缺货数量来拟定非定期的采购计划以保证订单交易的灵活性。采购人员要对公司的库存量、订货量、物资消耗量等因素结合分析来制定全面准确的采购计划，减少抛弃原本“一单一采”的采购工作，通过对客户需求和市场预测等数据每周或每月针对热销款进行每周或每月定期备货，使采购工作具有高效性和准确性。其次，在实际采购工作中不能盲目按照已制定的采购计划进行采购，市场的变化日新月异，如出现市场饱和或者客户需求变动的情况，采购人员要及时更新采购计划，以免造成库存积压和企业不必要的损失。采购计划的制定要配合财务部门的采购预算，它的编制必须以整个企业的预算制度为基础，由销售预测和财务预算就可拟定采购目标。采购计划中要筛选出优质的供应商进行采购，提前进行供应商产品质量和价格的对比的工作去减少采购人员每天工作的负担，使得整个采购流程更加高效优质。拟定结合企业实际情况和对市场发展趋势预测的采购计划不仅能有效降低企业采购成本，还可以保障企业订单交易的流畅性，在企业采购过程中是必不可少的环节。

（二）强化供应商管理

由于与升威公司合作的供应商数量多且产品品质参差不齐，所以加强供应商管理是升威公司必须优先采取的对策。对于供应商要采用一套严格的评价指标从而筛选出优质的供应商，根据供应商的价格、规模、产品质量、交货时效、生产水平和技术水平等因素建立合理的标准，然后根据订单的要求选用采购文档中记录的相符合的供应商。最后基于绩效评价结果对各供应商进行分类管理，升威公司的合作供应商繁杂众多，要根据现掌握的供应商实时信息分类供应商，可划分为价格低廉型、交货迅速型、优质高端型、待清理型等种类进行管理。对供应商分类不仅能够科学合理地整合公司资源，还能够减少出品劣质的供应商数量来提高公司产品的质量，只有长期保持合作关系企业才能在议价环节中夺得话语权以此来降低采购成本。为保持和各供应商协同共赢的长期战略合作伙伴关系，要制定出适合升威公司的供应商管理方案，企业可以参与供应商的生产计划制定，明确总体需求，保障生产进度和质量。企业和供应商要保持实时信息共享来缩短交货时间，提升企业订单交易的速度。企业的需求信息和供应商的库存信息要实时更新，避免信息不对称带来的亏损，降低双方经营风险达到互惠互利。

（三）优化库存管理

针对升威公司库存积压经常出现“爆仓”的情况，首先要减少库存，定期清理库存残次品。对于滞销产品可通过打折销售甩卖，残次品无法售出要及时清理以免占用库存增加仓储成本。其次是不能盲目采购增加导致仓储成本，要选择畅销产品进行采购，取消或减少采购滞销商品，建议使用JIT采购法进行采购以环节仓库库存积压的局面，大批稳定的采购量也有利于减少采购支出成本。图5.3为传统采购与JIT采购对比。同时要对仓库货物进行分类管理，按照货物的出货时间、价格、产品特性等方面使用ABC分类法，A类物资属于款式数量少、采购成本高的物资，A类物资通常价格昂贵，可以通过增加订货次数以减少库存积压带来的仓储成本风险，适合“一单一采”的采购模式。B类属于价格稍低于A类产品，但是出货间隔较密集的物资。对于B类物资可事先根据产品销量制定好采购计划拟定采购数量和款式，定期进行备货，减少采购成本和物流成本。C类物资属于价格低廉、数量多、储存成本不高的商品。每次的采购应提升购买数量，减少订货次数以获得最优价格和减少物流成本。将仓库物资分成A、B、C三类后采购人员和仓库人员可对于这三种物资进行分类采购和管理，减少采购重复和仓库丢件情况。ABC分类法可减少库存积压，有效提升库存周转率；仓库人员将不同类型的物资分别堆放在相应的库位，便于物资数量的盘点和增加了出入库作业的准确性。

图5.3传统采购与JIT采购对比

（四）加强信息系统的支持

升威公司的商品采购信息主要在ERP系统中进行管理，销售部门在系统中的订单汇总缺货商品，采购部门采购付款后在ERP系统中制作采购单来标记已采购，此时销售人员可以在缺货商品信息中看见“在途”状态，仓库人员在商品到货后进行盘点入库，按照采购单数量进行盘点后在ERP系统更新库存信息。整个流程下来我们可以发现，销售部门只有在采购人员和仓库人员上传相关信息后才能在ERP系统中看到缺货商品的状态，且无法得到商品发货后的物流信息实时反馈，所以升威公司必须更新和完善信息系统来解决这种各部门间信息不对称的情况。首先，必须实现在ERP系统中实时同步采购商品物流信息，商品到仓日期的预估和订单的交易速度相关，物流信息的共享为销售部门、采购部门以及仓库查询数据提供便利，为客户的收货日期预估提供准确的数据支持。ERP系统订单应关联相关的采购电商平台网站，以实时同步最新的商品物流信息，实现采购信息的实时传播和更新，有利于企业对产品数据进行分析和市场预测，为采购计划的制定提供数据支撑。其次，采购方案的制定也和库存管理相互联系，到仓的货物存放在指定的库位，库位的信息上传ERP系统后反馈给采购小组，采购人员通过准确的库位信息和库存信息计算仓库大致的剩余容量以制定采购计划。优化库存库位管理可以提升盘点入库的作业效率，提升仓库人员在ERP系统上传信息的速度，使得销售部门在短时间内能够取得商品物资库存信息的反馈。企业ERP系统中的不同模块收录不同的商品资料和订单数据，每个数据库都相互独立，杜绝了每个部门的数据混杂在一起，采购人员和仓库人员第一时间上传数据供其他部门查阅，流畅的信息传播有利于采购管理和库存管理的优化。

（五）定期进行采购工作培训和绩效考核

升威公司采购人员的工作繁杂且要求较高，采购岗位的相关人员又频繁流动，对于新入职员工来说采购工作相关知识的培训是必不可少的，平时的采购工作和仓库管理密不可分，采购人员要根据仓库库存拟定采购产品的款式和数量，公司应该就采购工作的每个流程对员工进行针对性的培训，包括采购管理和仓库管理相关知识。采购部门既负责采购和供应商管理，也必须与销售或者仓库对接来完成工作。培训过程要有阶段性，不能一次性地粗略带过。从最基本的采购过程到供应商的选择，再进行和仓库人员的工作对接，要让新员工对采购工作有个大概框架，才能把采购流程中的每项工作做得更加精细。初期可以适当降低对于新员工工作的完成效率标准，待员工对于采购流程有充分的理解后每月进行绩效考核。考核可针对采购工作是否按要求在规定时间完成、供应商资料的信息总结是否清晰明确、与仓库人员的工作联动性、采购后的物资到仓是否及时、采购成本是否有所降低等方面。在科学合理的激励制度下人事部根据绩效考核标准对每个采购人员当月工作效率进行评估，表现优异的员工获得对应的奖励。这样既提高了采购员工的工作积极性，也为部门提供了一个良好的竞争环境，能够在减少出错的情况下提升采购工作的效率。

六、结论与展望

（一）结论

在经济和信息全球化的时代，各大跨境电商企业为了避免被国际市场淘汰，越来越多公司为了降低生产成本，提高商品质量，保证交易的顺畅性开始重视内部管理。本文基于对广州市升威信息科技有限公司的实地调查与研究，查阅相关采购文献，深入分析该公司存在的问题及其原因。通过对升威公司的采购问题研究，发现采购管理的优化离不开供应商管理和库存管理，采购流程涉及了和供应商的交流以及与仓库的对接，企业对采购中的细节问题没有把控，对采购管理问题的不重视导致一系列问题的出现，降低企业的核心竞争力，在竞争日趋激烈的全球市场中失去主动权。升威公司要改变现状，必须着手加强采购人员相关知识的培训，提升公司的运营效率；优化供应商和库存管理，加快资源整合以降低采购成本。同时升威公司作为跨境电商企业目光应着眼于全球市场的发展，对市场行情进行分析和预测，保持企业产品的前瞻性和创新性，在客户需求多样化的市场环境下保证不被淘汰。

（二）展望

本文对广州市升威信息科技公司的采购管理问题进行了相对合理的研究，通过查阅相关文献对提出的解决对策提供理论支撑，但是由于自身研究水平和经验有限，使得本文的还存在一定局限性，需要日后进一步修正和完善。采购管理涉及到采购工作中的每个细节，也和仓库的库存管理以及供应商管理密不可分，因此采购管理问题的研究是一个综合多角度知识覆盖面广的课题，笔者对广州市升威信息科技公司的采购管理仅仅提出了宏观的大概建议，还不够具体详细，许多问题和领域仍需今后继续学习与研究。升威企业的采购管理与其他同类企业相比还是存在较大差距，在未来的企业建设中，要更加重视公司的内部采购问题，采购计划要和市场现状相结合，不能只依赖少量多批次的采购模式，要根据订单数量和产品特性进行差别采购。希望可以继续优化公司供应链的每个工作环节，提升企业的核心竞争力，为企业未来的长足发展定下坚实基础。

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广州市升威信息科技公司采购管理问题研究

价格 ¥5.50 发布时间 2022年10月31日

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