浅谈农村零售业的采购问题以及对策——以湖南省乌石镇零售业为例

摘 要

随着国家对农村市场经济的高度重视,我国农村零售业是今后零售业发展的重点,也是我国新农村建设的重点之一。但是由于农村零售企业经营思维存在一定的限制,农村零售业的采购问题以及管理方式都大同小异,导致他们普遍轻视对采购活动进行管理。随着农村市场经济的不断完善,农村零售业的竞争越来越激烈。想要在当今竞争激烈的环境中脱颖而出,企业需要从传统的内部管理向外部管理进行转变,外部管理即是对企业供应商方面进行管理。若要提高企业竞争力,农村零售业需要重新思考自身的采购策略以及重视采购管理的作用,从而提高公司的采购生产效率和公司的整体实力。因此,本文以湖南省乌石镇零售业为例,通过研究湖南省乌石镇零售业存在的采购问题出发,并且提出有效的解决对策,为农村地区零售企业的采购管理提供一定的借鉴。

关键词:农村零售业 采购管理 供应商管理

一、引言

我国一直以来都流传着开源节流的说法,这一说法在现代企业管理中可以进行两种解释,第一,企业需要对其自身业务进行技术创新,增加业务种类。第二则是将产品的成本进行最大限度的降低。因此从企业发展的角度出发,对自身的制度和理念进行改善是最重要的。采购管理可以有效的缓解零售型企业的成本,而企业制定的采购管理水平对于企业的收益情况有较大的影响。

现如今,国内市场的竞争环境愈发明显,使得零售型企业的采购管理问题逐渐的成为了企业制定管理的核心理念。使用采购管理能够起到减少成本,提升利润的作用,对于企业的管理水平也有着质的提升,从而使得企业占据市场的主要份额。当前,市场还是偏向于买方市场,各个行业的市场都有着无数个企业进行竞争力,当产品同质化情况严重的前提下,企业自身的成本就显得尤为重要了,虽然企业所展示的服务质量、市场口碑也影响着产品的销售,但是采购管理的成功与否是企业展开市场推广的基本条件。企业所制定的采购管理策略如果明显比竞争对手更有优势,那么它就能够制定低价营销策略与对手进行竞争,从而占有市场份额,提升企业的产品生产量,产生规模效应。本文就湖南省乌石镇零售业的采购问题进行研究,分析采购管理现状,并找出其中存在的主要问题,最后提出有效的改善策略。

二、湖南省乌石镇零售业采购管理现状

(一)湖南省乌石镇基本情况

湖南省乌石镇位于湘潭的东南面,于1995年由乌石乡、景泉乡合并而成。位于湘潭县西南边陲,距湘潭市区38公里,距湘潭县城40公里。东与锦石乡相邻,南与排头乡接壤,西与湘乡市相望,北与石潭镇近邻,是彭德怀元帅的故乡。全镇辖有385个村民小组,总面积为97.42平方千米(2017年),耕地面积32115亩,其中水田29624亩,旱土2491亩,27143人(2017年),云回公路贯穿其中。乌石镇作为湖南省著名旅游景点,客流量之大为其零售企业贡献了极大的经济效益,当地旅游业发达使人口增加,从而使商品需求量激增,这也为乌石镇发展零售企业奠定了良好的基础。

(二)湖南省乌石镇零售业采购管理的现状

浅谈农村零售业的采购问题以及对策——以湖南省乌石镇零售业为例

  图1湖南省乌石镇部分零售企业所采用的采购流程图

  当前湖南省乌石镇零售企业的采购流程都大致相同,采购工作人员拿到企业采购部门所需要的物资清单之后,就需要对其进行分类、制定需求计划,接着向有关领导申请审批计划,得到审批之后采购人员就会按照计划进行采购,并对采购物资价格进行询价,把供应商的具体范围进行确定,然后就可以进行物资采购了,采购办与供应商进行合同签订,物资到位并且检测合格之后就存入仓库,如果检测不合格就直接退回。

湖南省乌石镇零售企业的采购部门在进行采购的过程中,主要的任务有以下几点:首先就是采购部门要根据当前现有的计划来安排企业的采购计划,只有这样才能更好的适应当前所制定的生产计划,综合采购部门在进行采购的过程中对于其负责的综合物资要有记录。对于企业内的生产设备以及采购的原料要进行及时的登记,只有这样才能对整个产品的出入库进行管理以及保证公司的原料进行入库和付款。湖南省乌石镇零售企业物料采购部门的责任是:在物料采购计划的每一级中,对物资产品的规格和样式进行确定,对进行合作的供应商进行谈判,以此来确定整个产品的价格体系。采购供应商是通过对于当前合同的签订以及对于整个订单的交付的过程,对供应商进行考核和评估,如果供应商所提供的货物有毛病,那么就会进行跟踪和整改,从而完善当前的采购物资管理。

三、湖南省乌石镇零售业采购管理存在的问题分析

(一)采购价格过高,采购成本上升

采购价格直接影响着采购成本,因此,企业首先会考虑采购的价格,也是其进行采购管理的基本要求。采购价格需要做到相对合理,但是不能为了达到目标而选择最低采购价格。一方面,价格过高会使得企业增加产品的生产成本,使企业今后在市场中的销售难以维持竞争力,对于企业的发展十分不利;另外,采购价格如果过于追求最低,使得供应商应有的利润得不到保障,供应商与企业的配合程度就会逐渐的下降,长时间来就容易在采购产品上出现问题,供货的品质得不到有效的保障,从而造成一定的负面影响。

湖南省乌石镇很多零售型企业所采取的价格管理策略都过于简单,当采购部门接收到采购需求之后,会根据生产部门的要求,制定出采购计划,并向供应商进行联系,询问近期价格,接收到供应商的报价之后,选择其中价格最低的直接签订合同然后下单。在整个采购的过程中都没有对产品在市场中产生的成本变化进行有效的了解,对于供应商所给予的报价也没有进行精准的比对,使得采购价格方面一直处于一种被动形式,而企业经营过程中需要的更多是基于采购形式进行处理。比如A零售企业在2019年采购的鸡蛋为例,A零售企业采购的鸡蛋价格为4元/斤,而2019年同品质鸡蛋的平均价格在3.2元/斤。

表1 2019年A零售企业2017-2019年鸡蛋采购价格

采购单价(元/斤) 市场均价(元/斤) 采购数量(斤) 采购金额(元)
2017 3.6 2.9 5000 18000
2018 3.4 2.5 5600 19040
2019 4 3.2 4800 19200

从上表中可以看出,自2017年以来,A零售企业在采购价格方面处于先下降后上升的趋势,但是整体上升幅度不大,从整个市场来看,A零售企业所采购的鸡蛋市场价格也呈现先下降后上升的趋势,但是A零售企业采购价格的上涨幅度明显小于市场中价格的上涨幅度,使得A零售企业在进行鸡蛋采购过程中一直高于市场均价。A零售企业虽然在采购之前会对市场价格进行了解,但是其采购到的实际价格还是达不到市场价格。如果A零售企业可以对其采购成本进行控制,制定有效的采购管理措施,可以不断的提升企业产品利润,对于企业竞争市场份额,提高核心竞争力都有较大的作用。

(二)缺乏完善的采购质量监控机制

湖南省乌石镇的一些零售企业对于货品的需求量较大,很多供应商都会积极参与投标,面对上千家供应商,会使得零售企业进行采购时难以判断,对湖南省乌石镇零售企业来说,选择一个适合自身企业发展的供应商,将其作为未来长期的战略合作伙伴进行长期合作并共同面临市场中的挑战是很有必要的。但是因为市场竞争激烈,所以经常会出现因为利益驱使的供应商失信问题。据统计,2019湖南省乌石镇零售企业因欺骗不良行为被曝光的供应商有144家次,暴露出部分供应商缺乏职业道德的问题。比如湖南省乌石镇的X零售企业向某粮油公司订购了一批花生油,预付50发货,货到后经过检验后不合格。对于这批花生油,X零售企业只能做退回处理,X零售企业重新选择了一家供应商重新供货,但是这家供应商并没有足够的现货,只能等待,延误了X零售企业销售的进度。X零售企业应该对供应商进行有效的评价,这样也可以保障自身的物资质量。采购部门能否落实供应商的产品质量检测工作,会直接影响到企业未来发展和收益的情况。同时,有些供应商为了获得更多的利润,会单独生产一批应对企业检测的产品,这些产品可以达到检测标准,但是企业所购买的大批量产品就很难达到生产保障。又或者是一些供应商很会应对质量检测的空子,将检测中的核心部件以次充好,使得普通检测难以判断出来好坏,需要进行拆解测试,虽然这种产品的成本较低,但是产品质量上很难做到最好,这种产品一旦出现问题,对于企业形象来说会有着较大的负面影响。

(三)采购管理信息化滞后,难以及时作出科学决策

湖南省乌石镇的一些零售企业开展信息发布和咨询工作、招投标工作、供应商洽谈工作以及物流配送等工作时都会更多的使用手工作业的形式进行记录,但是这种方式已经很难跟得上时代的发展,信息传播速度较慢,会使得采购的时间大大加长,不光丧失了很多宝贵的时间,还增加了人力资源,对于一些新产品的信息情况,消费者需求的发展,供应商变更的信息状况都难以及时的获取。

湖南省乌石镇零售企业所开展的采购活动基本都是通过纸质化进行作业的,当信息进行传递的过程中,会产生信息交接情况不相符的情况,极其容易造成物料信息在传递的过程中发生丢失的情况。一旦出现失误,其采购产品的质量也就难以保障了。比如在2019年D零售企业拟采购一批生抽,但是在信息传递的过程中,由于中间传达的失误,将本该采购的生抽采购成了老抽,虽然只有一字的差别,但是这是两种不同的物品。而企业目前有足够的生抽库存,采购回来的老抽只能堆积在仓库中,增加了企业库存管理的成本,造成了企业大量资金的闲置。同时也造成了企业生产的延误,对企业造成较大的影响。

(四)供应商管理缺乏联动机制

供应商管理在零售企业的采购管理中占据重要的地位,供应商管理指的是企业通过对供应商的了解、选择、开发、使用和控制的综合性管理工作。供应商是指直接向零售企业提供商品及相应服务的企业及其分支机构,包括制造商、经销商和其他中介商。一方面,通过湖南省乌石镇的零售企业采购部门的资料得知,大部分的零售企业和供应商之间都没有建立关系密切的战略性合作联动机制,双方的合作更多的是根据招标或者对比市场价格之后才产生的。企业在制定发展战略时经常忽略与供应商之间的关系,也没有将采购问题归纳到供应商管理中去。企业为了谋取短期利益,没有形成一种长期共赢的合作意识。而且由于市场中的供应商数量数不胜数,企业也没有对供应商进行有效的评价,难以掌握供应商的具体信息,也没有对供应商的定位进行明确。同时,对供应商进行的信息化处理时,过于依赖人工操作,产生的效率较低。企业也会对产生的利润进行充分的考虑,与一些重要的供应商签订长时间的供货合同,并因此建立起供货之间的密切关系,但是也更多将供应商分为短期和长期两种,难以形成应有的联动机制。

湖南省乌石镇的部分零售企业没有对供应商进行分类管理。湖南省乌石镇的零售企业所销售的产品更多的与人们的生活有所联系,但是种类繁多,需要对供应商进行专业的分类,但是部分零售企业并没有将供应商进行分类管理。比如产品采购金额较小的供应商,但是其产品工序比较复杂,质量方面要求较高,需要不断的进行产品质量方面的检测;还有一些产品采购金额较大的供应商,产品质量比较稳定,可以减少一些精力来跟进供应商的实际情况。但是实际情况是湖南省乌石镇的部分零售企业过多的将精力耗费在了普通供应商身上,极大的占用了企业的管理资源。这些企业的资源是及其有限的,没有进行供应商的分类管理,这些采购人员也是一人多用,没法专心的解决供应商所产生的问题,使得产品质量优质的供应商占用了企业的过多关注,一些容易出问题的供应商缺少了很多应有的重视,这种情况一旦持续下去,很容易出现问题。

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  图2 湖南省乌石镇部分零售企业的供应商管理

  另一方面,通常情况下,湖南省乌石镇的零售企业更多利用直观的方式来选择供应商,这种方式很容易被个人主观的判断所左右,出现一些错误的决策在所难免,也会降低企业选择的供应商质量水平。产生这种情况,企业在选择供应商时需要进行多层次的选择和评价,并对其中的流程进行优化,为了避免一些人为的操作,需要将其信息进行透明化,并利用科学的核算方式,得出合理的评价结果。

(五)采购人员缺乏专业化知识

通常人们都知道,采购是一种直接以金钱作为媒介的工作,掌握大量的资金,对于采购人员的要求我们应该制定相关的评判标准。而采购人员的专业素质与采购工作是有直接的关联,做好采购工作能增加企业的利润,从而提高零售业的整体竞争力。然而,零售企业在物资采购过程中多数是由没有专业知识甚至认识文字的人员就可以操作,缺乏严谨的工作习惯以及处理紧急问题的能力,显然湖南省乌石镇的零售企业并没有意识到采购人员的专业度高低对自身企业的重要性。长期忽略采购人员问题,就会影响采购部门的正常运行,甚至企业的运作。

湖南省乌石镇的零售企业的人员招聘都是利用当地农村人才市场网络发布的信息,企业对于采购人员的要求都没有涉及其对于采购工作的熟悉程度,只需要对方具备年龄超过18岁以及无不良嗜好这两个条件就能顺利入职。而在2019年湖南省乌石镇采购人员的学历水平(如图3所示)中可以看出,高中学历占到总人数的24%,而高中以下学历的人数为62%,大专及以上人数仅仅只占14%

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  图3 2019年湖南省乌石镇采购人员的学历水平

  并且在职采购人员中只有10%是有接触过相关采购工作,大多数农村零售企业没有为采购员设立相对应的培训课程和考核工作,少部分零售企业中会有经验丰富的采购人员,但由于薪酬过低以及上升空间没有明确规划的原因造成大量员工离职,导致采购员的离职率居高不下。为此,企业应该制定完善的培训机制以及开展人才计划,对员工进行培训才能使采购人员的工作效率以及拥有良好的职业素养,以保证采购工作的顺利进行。

四、湖南省乌石镇零售业采购管理的改善策略

(一)强化采购价格管控体系

第一,需要将采购询价的方式进行优化。企业所实施的采购询价方式会直接影响到最终的采购成本,而且如果采购询价方式失效产生的负面影响将是巨大的,所以企业往往在使用这种方式时是非常谨慎和公正的,对于湖南省乌石镇的零售企业来讲,在解决采购询价体系所产生的采购价格问题时,需要先完善企业的采购询价方式,随着市场经济的发展,产品市场价格开始逐步的透明,这为湖南省乌石镇零售企业的采购询价体系提供了便利。湖南省乌石镇的零售企业通过在市场中获取产品原料的大概价格,采集到相关数据后便采取公开招标或者公开比价的方式来确定供应商,那么此时确定的价格未必是最终双方确定的价格,可以在日后结合实际情况共同商议出最佳价钱。但是重要的一点,最后的价钱时必须确保这个价格是由采购人员组共同确定的,此举有效抑制了一枝独大的不良行为,防止某采购人员或某采购部门出现腐败舞弊行为。此外,在现代信息社会中,通过互联网进行比价并在湖南省乌石镇的零售企业内部进行信息共享,也是保证供应商价格公允的重要手段。

其次,我们需要注意的一点是企业要关注市场材料价格,因为采购价格恰恰与市场材料价格有直接的关联。事实上,随着经济活动的深化,许多新因素不仅仅是需求关系,如对期货的推测,如国际地缘政治因素等也在影响市场汇率的变化。因此,零售企业这样的采购成本与市场材料关联度比较高的企业来说,市场波动情况就是一种预警,企业需要密切关注其变化趋势并做好相应的准备来应对紧急情况。根据湖南省乌石镇的零售企业实际情况,我们建议零售企业的采购部门建立起市场原材料跟踪体系,建立起数据管理系统并与公司采购活动挂钩。

(二)完善采购质量监控机制

1、细化权利约束机制

湖南省乌石镇的零售企业需要将采购业务的内部管理机制进行完善,要将采购人员的职责进行规范,要在采购管理中融入职权对等的基本原则,显得决策过程更加平等民主。权力约束机制首先就要将采购中的决策权力进行明确,公司可以成立相应专项小组,在投标时进行民主投票,产生的结果不能更改;其次需要对采购管理人员的权力进行控制,把采购中所有的工作环节进行合理的划分,把执行人员和管理者进行区分,让每一个环节都显得清晰可见,既显得配合通畅又有着制约作用。

2、建立第三方监督机制

采购工作必须要求采购员工有良好的职业道德,决不可知法犯法进行xx腐败行为。第三方监督机制首先就要从廉洁的角度出发,公司设立监督信箱,由专门的监督部门负责,公司全员进行监督。监督部门应制定举报奖励制度,鼓励所有人员参与其中,对举报的情况属实的且有利于公司的,要进行表扬,而当采购人员有违规行为,进行及时的查处。监督人员必须具备较好的道德素养,自身能在企业中作为楷模,这样才能公正对待相关违规的事件和人员,要客观公正的履行自己的职责,不得收受供应商或者采购同事的贿赂而进行暗箱操作,损害企业利益。只有规范好监督机制的规章制度,才能令企业采购质量管理提高。

(三)加强采购管理的信息化建设

截至2017年底,我国xxx大力推进大数据管理工作进部分示范乡县,建立乡镇商业市场数据库,农村网络管理水平已经逐渐与城镇网络管理水平持平,当中湖南省乌石镇的网络覆盖率在2018年升至41.6%,这便使农村企业有条件利用大数据进行采购管理。现今我们处于大数据信息化的时代下,多加利用大数据可以让企业在管理上更加便利。湖南省乌石镇的零售企业要多加利用大数据技术,有利于网络对零售企业的销售计划、采购计划、仓库物料的配备、供应商的关系维护、人员培养等进行统一管理。

1、加强数据采集与应用

利用大数据技术进行库存管理时,要重视对数据采集、数据生产、数据质量管理、大数据集成、大数据计算服务和大数据管理几部分的建设。首先,数据采集是库房数据中最为基础的一项工作。这项工作要将分散在公司内部、客户处、供应商处的有关采购成本控制的各数据整合成统一的“数据仓库”中。而数据生产是对库房电子数据的一种加工,它是库房数据化建设过程中最主要的工作,它使数据有序的按照数据模型逻辑加工,保证数据上下游的正确性。

2、实现企业内外部信息共享

农村通过使用大数据技术,可以使企业内外部相关数据实现了实时共享。这将促进湖南省乌石镇的零售企业信息化采购平台的建设,实现网上交易结算和物流追踪,以及市场的分析与预测。并加快公司和供应商之间信息的传递、处理的速度,节约了人力成本、时间成本、办公费用乃至物料成本。此外,可使公司与供应商、客户加深信息交换程度,达成战略合作伙伴关系,实现便捷服务,也更利于长期、稳定的合作。

(四)建立供应商联络机制

一方面,企业要与供应商建立良好的合作关系,与供应商建立起战略合作联络机制。零供关系一直是供应商和零售企业合作的焦点话题,湖南省乌石镇很多零售企业与供应商的关系处于矛盾的对立状态。在供应商与企业自身合作的过程中,零售企业不断找寻“正当理由”强硬要求合作方给予利润上的好处,例如利用违反交货时间使供应商赔款等。双方没有开展正常的合作,而是过多地纠缠在费用的收取和价格的博弈方面,没有对市场需求进行调查以及缺乏对消费者心理的认知,进而不能满足消费者的真正需求。因此,湖南省乌石镇的零售企业必须改善供应商与零售企业之间的关系,与供应商建立战略合作联盟,相互信任对方,取长补短,互惠互利,合作共赢。

另一方面,合理选择供应商。湖南省乌石镇的零售企业应转变传统供应商选择的考虑重点,将其他影响因素纳入到考虑的范围之内,只有这样才能为公司开展采购管理提供帮助(如图4所示)。

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  图4 供应商选择步骤图

  第一,质量因素。质量因素评价供应商是否能进行合作的第一步,因为质量的好坏关乎到企业最基本的信誉保证,对于质量问题必须重视,必须保证供应商提供的商品是符合国家安全标准。

第二,价格因素。是指选择供应商的过程中,应该对不同供应商所提出的价格条件进行考虑,该因素对两者的利益都有重大关系。

第三,运输费用因素。由于我国零售生产企业的数量较多,很多采购品类的需求量巨大,且有部分产品是从几百公里以外运输而来,运输费用可能占到三分之一以上,即使是周边地区运输费用也可能占到单品采购成本的百分之十五左右,所以运输费用对于控制采购成本有着较大的影响。

第四,结算条件因素。在选择供应商时,若可给予价格折现或延期付款时,也可适当考虑,以充分利用资金的时间价值。

(五)加强采购人员的培训管理

培训的是一个有规划的过程,而培训的目的则是教导员工相关工作形态、工作原理以及职业素养,令员工得到技能和价值观的提升然后最终推动企业获利。首先,农村零售企业要把人才培训计划落实到工作中,适当设立“采购人员学习日”,邀请采购领域拔尖者为其讲授课程,为员工讲述相关的采购理论、采购成本分析、供应商管理方法等。为了预防采购人员舞弊行为,培训课程安排必须提高员工的道德观念以及推广自身零售企业的核心文化。并适时给采购人员布置一定的网络课堂作业并随机抽查学习进度。高素质的采购人员必须拥有敏锐的市场前瞻性,企业可以给员工开展模拟采购工作以此来增强其敏锐度。由于采购部门中的员工都有明确的分工,所以采购活动逐渐变得精细,并且需要很强的专业性。我们建议农村企业可以与高校建立合作,现在很多高校都有物流管理、采购管理等专业课程,企业为高校高素质人才提供研究素材,而高校则输送专业学生为企业的人才储备。大量优秀专业学生的加入可以有效地提高企业采购人员的采购效率,使员工对采购活动有更深入的理解。零售企业应建立激励机制,奖励培训成果显著的员工,使员工有接受培训的动力。同时,要对采购人员进行培训考核,了解员工培训情况,针对性地为员工设立专业培训课程。

五、结论

本文以湖南省乌石镇的零售业采购管理为选题,在结合前人学者研究成果的基础上,分析了湖南省乌石镇的零售企业采购管理现状,探寻了湖南省乌石镇的零售企业采购管理当中存在的问题,并根据湖南省乌石镇的零售企业发展的实际情况,提出了一些优化湖南省乌石镇的零售企业采购管理的策略。成本管控是企业日常工作中不可或缺的组成部分,而采购管理则是企业成本管控中的主要环节,采购管理不仅可以增强企业的经营发展效果,还可以拓展企业的经营资金使用效果。通过对湖南省乌石镇的零售企业采购管理情况的分析,发现虽然湖南省乌石镇的零售企业已经发现了采购管理的重要性,也根据实际情况制定了相应的管理的制度,但采购管理的实际效果却并不理想,湖南省乌石镇零售企业的采购管理依旧存在着采购价格过高、缺乏完善的采购质量监控机制、采购管理信息传递差、供应商管理缺乏联动机制、采购人员缺乏专业知识五个方面的问题。文章在结合采购管理理论和供应链管理理论的基础上,得出强化采购价格管控体系、完善采购质量监控机制、加强采购管理的信息化建设、建立供应商联络机制、加强采购人员的培训管理五个方面的对策。在零售市场竞争愈演愈烈的背景下,想要提高公司的经营发展效果,就必须梳理正确、良好的采购管理理念,完善采购管理制度,只有这样才能从根本上提高公司的采购管理水平。采购管理对企业的可持续发展有着非常明显的作用,但是想要科学、合理的运用采购管理方法,还需企业去不断探索和完善,从实践中找寻符合企业发展需求的采购管理方法。

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