会计档案电子化管理探析

　　摘要：如今计算机技术和网络技术发展迅速，对企业而言，会计档案的管理关乎企业的生存,但仍然存在不完善的地方。会计电子化自实行以来，档案管理总是容易出现问题，因此，完善电子化会计档案管理问题刻不容缓，这对会计档案的信息化有着重要的作用，对企业乃至社会的发展都有着不可磨灭的影响。通过研究电子化会计档案管理存在的问题,分析了解企业现有会计档案管理模式，努力争取为会计电子化档案规范化管理提出有效可行的建议,为企业的正常运行、社会的平稳发展保驾护航。

　　关键词：电子化；会计档案；档案管理

　　近些年来，我国各个行业已经广泛涉及会计电子化软件，会计电子化使财务档案的管理方式发生了重大变化，在一定程度上极大提高了工作效率和质量，使我国会计电子化的发展更上一层楼，以电子计算机为载体、以网络为平台的管理模式早已替代传统的手工管理，其简易程度深入人心。

　　现在一些企业领导比较重视对资金的管理，而忽视了对电子化会计档案的管理，导致单位的财务部门档案管理业务也不能按照制度进行。但现代社会，企业经营方式越来越多，新状况、新问题层出不穷，而会计档案管理的法律法规并不完善，任务分工并不明确，档案管理得不到正确的监管，影响企业的进步。目前，我国在企业会计档案管理方面没有专门的规范的会计档案法律规范，即针对性不强，任务分工不明确，实际操作容易出现问题。在以法制经济为基本特征的市场环境下，这根本无法满足现代企业经济发展的要求。

　　会计档案的保管在开放的计算机环境中易受到威胁，电子化会计资料的归档管理需要依赖于良好的计算机网络环境进行。然而计算机系统的自身安全和保护功能非常薄弱，极易遭到攻击或破坏，网络安全仍不能完全保证，会计资料的存储要在安全对计算机上进行，面对开放的网络，电脑硬件和软件都容易受到病毒以及黑客的网络攻击，信息易被窃取或泄露、非法增删改，计算机病毒的破坏性极大。在开放的网络环境下，企业数据档案的安全性面临严峻的考验。另外，目前一些大企业使用用友、金蝶、高信会计软件，一些小企业只用自己企业开发的会计软件，功能与安全不能同时兼顾，安全性受到很大的挑战。

　　判断电子化会计档案归档是否规范，重要的环节是档案管理人员的业务素质和能力是否到位。由于会计档案管理人员缺乏档案管理专业训练，而且他们的电子化软件操作能力和安全维护能力也较低，容易造成不能及时按规定正确进行备份文档的检查与安全维护，出现因会计档案资料的缺失导致计算机上的会计资料与备份文件数据不符的问题。如若因意外或人为的原因导致电子化系统数据的缺失、破坏，而原有的正确的会计资料又不能较快恢复，影响电子化系统的正常工作进而影响财务的真实性导致企业的决策出现误差。

　　各类档案设备的构建和专职档案管理员岗位的设置都离不开企业领导大力支持,一些企业的领导对会计档案的管理工作不够重视，只重视会计资金状况而不理睬同样很重要的会计档案管理，导致财务档案归档工作的完全混乱进行。重视会计档案管理有利于会计工作的有序进行，实行一把手负责制,明确专人负责制,做到有法必依、执法必严，违法必究，奖惩有制，利于内部团结和企业的发展。

　　因此，加快会计档案管理的电子化建设，培养引进电子化档案管理的双专业人才，已经是当前企业财务工作刻不容缓的事情。规范的管理会计档案有助于企业财务工作的正常运行,有利于企业平稳发展。电子化会计档案的规范管理有助于提高会计档案的安全性和准确性，更好地为企业经济运行提供服务，推进会计档案的信息化进程。

　　当今社会，信息化成为当今世界的主流，社会经济发展的各个角落都涉及到信息的网络化。信息化水平是判断一个国家或地区综合实力和现代化水平的一个重要标志。对于中小企业而言会计电子化和信息化没有完全覆盖手工会计，会计电子化工作仅限于替代手工会计，而不能较好地参与到企业经营管理当中，会计电子化软件提供的信息不能真实有效地反映企业的经营状况，从而对进一步的决策产生影响，难以向更深层次发展，这在整体上导致了我国中小企业经济效益不高，经营管理水平低，市场竞争能力弱于国外同行业中小型企业。近些年来，电子化会计运用越来越多，而对于电子化会计档案的管理问题也层出不穷，大家纷纷研究如何有效进行电子化会计档案的管理。

　　1.2.1国外研究现状

　　EgbertShaw（2013）从会计电子化和手工会计的视角，分别研究了电子化会计和手工会计的好处和缺点，并对它们进行比较。研究结果认为手工会计的好处有相对廉价的劳动力和资源、可靠性、熟练的技术工人可用性，其缺点有效率低、相对较慢的内部控制报告、日常工作等。电子化会计的主要优势有高速和机动性的报告、可信性高、准确性高、内部控制制度提高了生产力，便于备份和恢复记录，其缺点包括极高的成本、对引进和使用这套系统以及培训人员增加人事费用并且使之依赖机器等。

　　Dechow（2015）通过深入细致的研究认为，近几年，我国会计电子化软件的应用逐渐暴露出了难以克服的弱点，通用会计电子化软件的设计周到、投资集中、便于交流、售后服务较易管理的优点逐渐显现。但是当前我国会计电子化计算机软件仍存在如系统定义较抽象，系统初始化工作量较大，系统体积较大，企业难以增加自己需要的功能等缺点，通用程度较低。

　　Oliver（2016）通过深入细致的研究，研究了会计电子化下不同方式下的后果，对控制方式进行统计分析，从而得出相应的几轮。

　　Bowen&wallace（2017）认为在传统的分散型管理模式下，跨国公司为了实现业务的扩张，其各个分公司都需要设有自己对应的财务部，财务信息相互之间不能共用，而会计电子化可以将各国家或各地区的部分财务和业务流程集中起来，提高工作效率，降低成本。

　　Anderson（2018）指出会计电子化是一个包含全面的体系，不仅仅是在会计信息的应用上，更应该被企业广泛应用于会计、人力资源、信息技术、资产、法律、市场营销、采购以及销售等各项部门，充分发挥其效用。

　　1.2.2国内研究现状

　　刘洁（2014）提出了电子化会计档案管理中存在的不足最主要是财务人员的素质技能达不到要求，重视度不够，建议培养计算机应用维护和会计专业的双技能的复合性人才；侯茂松（2012）从会计电子化的特点和管理要求入手，提出了注重人才培养、配有专门用于会计核算的计算机并实行专人负责制；周诗晨（2014）认为当前电子化会计档案管理存在的问题主要原因在于电子化会计档案自身存在技术缺陷、管理制度不完善、缺乏管理电子化会计档案的复合型专业人才、会计人员的电子档案管理意识较弱等方面，并提出改进措施：更新改进会计电子化档案管理制度，锻炼会计电子化档案管理人员的计算机安全维护方面的专业能力，解决电子化会计档案自身存在的问题，加强财务人员的会计电子档案管理技能等方面。

　　周来（2017）教授经过调查研究认为目前中国许多软件还只是停留在单个用户级的水平上，我们完全有可能在会计电子化软件中实现数据的高度实时共享，就目前的计算机网络技术和数据库技术发展水平来看，实现高度共享并不难，但是中国的会计电子化软件所谓的“网络版”只不过是实现了文件服务方式的数据传送，数据的共享是靠传送数据文件的方式来实现，而不是采用数据库服务器的方式，无法真正实现数据库高度实时共享。

　　戚燕霞（2018）介绍了我国会计电子化事业经过十几年的发展，已初具规模，对推动会计工作更好的为经济管理服务发挥了不可低估的作用，但同时也给会计的内部控制带来了诸多问题。如何识别、控制并减少这类问题所带来的风险，是保证会计电子化系统安全、高效运行，确保会计信息真实准确、及时和完整，从中得到不少启发。

　　纸质会计档案涵盖了通过计算机系统打印输出的书面形式的纸质会计数据档案，包括凭证、账簿、报表、财务报告等，以及登记了会计档案保管、移交以及销毁记录的不同方面的档案。

　　手工会计档案保存载体是纸质，这不仅需要进行防火、防潮、防水等防损毁工作，还需要占用大量的空间，专人的管理，耗费大量的时间、人力和精力。纸质会计档案可直接观察，但一旦出现错误则需花费大量人力和时间查找错误遗漏。

　　为辅助企业内部的财务工作的常规运行，保障企业的稳步发展，需要进一步规范其会计档案的管理工作。采用电子化的方式进行管理可以进一步保障会计档案的安全，提升其精确性。这种方式可以更有效地服务于企业经济发展并加速信息化会计档案的发展，实施电子化会计档案管理势在必行。

　　电子化会计档案涵盖了依赖于计算机软硬件系统、以电子数据的形式进行保存的财务数据，还包含凭证、账簿、报表等数据信息，以及财务软件的数据库操作程序。

　　电子化会计档案不只是包括手工意义上的会计档案，还包括存储在计算机系统中的会计数据、保存载体或光盘存储的数据。会计电子化系统需要安全有效的计算机软硬件系统才可运行，电子化系统依附的载体计算机环境必须足够安全，这样才能防止被黑客攻击和盗取，保障电子化会计档案的安全准确和完整保存，也要防止计算机系统的寿命影响档案的丢失。自会计电子化实行以来，会计电子化软件的版本数越来越多，这就要求对会计电子化档案的更加科学有效的规范管理。

　　手工会计的好处有：相对廉价的劳动力和资源，可靠性，独立的机器，熟练的技术工人可用性；其弊端包括：效率低，相对较慢的内部控制报告，日常工作等。电子化会计的主要优势有：高速和机动性的报告，可信性高，准确性高，内部控制制度提高了生产力，便于备份和恢复记录；弊端包括：极高的成本，对发展、引进和使用这套系统以及培训人员都增加人事费用，并且使之依赖机器等。显然，电脑与手工会计都有优势和劣势，但他们表现同样的任务，最终的结果是一样的。与纸质会计档案相比，电子化会计档案在管理方面的优势主要体现在以下方面：

　　1．会计电子化档案存储的范围和领域比传统的档案管理更广了，数据记录方式和保存载体也发生变化。传统的纸质档案保存载体是纸质档案，这不仅需要进行防火、防潮、防水等防损毁工作，还需要占用大量的空间，专人的管理，耗费量大。在会计电子化条件下，保存会计档案不需要占用大量空间，全部转化为会计电子数据存储，不需时刻考虑防火防潮，搜索简便，不需直接翻找，不过也是需要定期及时备份数据。

　　2．纸质会计档案可直接观察，但一旦出现错误则需花费大量人力和时间查找错误遗漏；而电子化会计档案运行在计算机软件与硬件系统中，若需提取数据可直接搜索，不致出现大的错误。

　　3．电子化会计档案能够实现计算、分析、简便快速搜索到所需数据，并且通过计算机联网，可达到共享机器之间无纸化查阅、档案信息资源共享和日常数据统计分析、交换数据的目的。这样不仅可以有效避免纸质档案由于经常翻阅造成的损坏，又能节约纸质成本，大大改善了工作质量，同时增强了工作效率。

　　4.电子化会计档案容易被复制、修改和删除，在数据纠错、资料携带和资料共享方面方便许多。只要满足系统安全性这个要求，即可实现纠错、携带、分享等功能。在这方面，纸质会计档案的管理存在明显劣势。所以需要在归档管理时实行双管理，除了要将纸质版归档，电子版会计档案也不可忽视，同样需要归档。

　　企业采用原有的管理方式，运用不当的内控手段，只是企业存在问题，企业业务正常流程运转、资金管理以及人员调度等都需要良好的内部控制环境，一套健全的内部控制制度是企业进步的重要保障，不光是会计电算化的开展上，企业的多数方面都需要内部控制规范性，但是企业大多是由同学朋友或者亲戚共同创业发展而来，这样的家庭式企业人员之间关系总是“藕断丝连”般密切，同时企业的规模又较小，员工之间关系更加紧密，且在管理层方面的水平普遍低下，这一系列原因都导致了企业在内部控制上存在缺陷。

　　企业管理方式的因循守旧极大的制约了会计电算化发展，具体表现在：

　　（1）岗位设置上，不重视财务岗位。比如电算主管岗位、软件曹组岗位、审核记账岗位以及电算维护岗位上与出纳岗位上，这些岗位的设置不够明确，。

　　（2）职责分工上。会计电算化信息系统下会计人员职责不分，权责不明的现象，为非法操作、越权操作、删除、伪造或销毁会计电算化信息系统下重要会计数据提供了可乘之机。

　　（3）不适用的内部管理制度。原来手工系统环境下的内部控制管理制度已不能完全适用，在新的环境下，需要建立一套与会计电算化信息系统内部控制相适应的内部控制管理制度，来规范会计电算化工作。而现有制度跟不上技术的发展，适应会计电算化信息系统的相关制度还未建立起来。

　　（4）因为电算化技术不够成熟，影响整体安全保障。比如说没有对磁性介质保存的会计档案进行定期检查，再或者没有进行备份，在软件出现问题之后直接导致档案的丢失等等。

　　管理电子化会计档案需要有制度规范，自然离不开归档管理制度。现在一些企业领导比较重视对资金的管理，而忽视了对电子化会计档案的管理，导致单位的财务部门档案管理业务也不能按照制度进行。正是由于现在很多中小企业仍然不能充分应用信息化，对电子化会计档案的归档管理没有制订有效的制度规范，不能严格执行规范管理，造成相关财务人员对会计档案的管理不能足够的重视，在资料归档时仍使用以前手工管理时的做法，对正确的档案归档和数据备份不能掌握，反而只是用计算机打印出来的账簿、报表代替手工管理的会计资料，这样使电子化会计档案的归档工作处于无序混乱不连续的状态，档案数据的完整性、准确性和安全性也得不到保障，向档案部门提交的只是纸质档案而没有移交存储在移动载体上的档案数据，档案管理部门不能有效进行归档管理，这样既浪费了时间成本，投入大量的人力时间，也不利于整个电子化会计档案的后续管理。同时，如果电子化会计档案需要借出，而没有一套完整的会计档案借阅手续，借阅时不能做到档案管理人员在场监督，不能按规定顺序放回原处，在电子化财务档案信息未经单位负责人同意就复制给其他企业或个人使用，所有人都这样效仿，这易导致企业财务信息外泄，造成严重的后果。

　　自会计电子化运用越来越广泛以来，会计档案管理也变为电子化操作和纸质档案相结合，而电子化下的档案管理人员必须具备除会计基础知识之外的计算机专业知识、软件操作能力、系统安全及维护等相关技能，但目前一些单位尤其是中小企业仅是对原岗位上的会计人员进行一定的培训，然后就可以接手会计电子化档案管理，当然他们对于操作电子化系统是游刃有余的，不过也就仅限于操作电子化系统软件，这些会计人员对于电脑网络的安全和维护并不了解，平日只能机械的录入会计档案信息，一旦遇到死机或黑客等问题，一般的会计人员并不能解决，还是需要求助于计算机专业人才，而由此产生的损失是不容忽视的。在管理会计电子化档案人员的选择上，很多企业往往缺乏网络安全与计算机维护方面的人才，一般经过企业简单培训后的会计人员在管理档案方面的业务素质不全面，不能做到系统安全、网络维护等工作，计算机专业能力达不到要求，更达不到会计电子化档案管理的标准。由于会计档案管理人员缺乏档案管理专业训练，而且他们的电子化软件操作能力和安全维护能力也较低，容易造成不能及时按规定正确进行备份文档的检查与安全维护，出现因会计档案资料的缺失导致计算机上的会计资料与备份文件数据不符的问题。如若因意外或人为的原因导致电子化系统数据的缺失、破坏，而影响电子化系统的正常工作进而影响财务的真实性导致企业的决策出现误差。例如，一些企业的会计人员年龄稍大，对计算机应用不能及时掌握，会计电子化的应用不到位，可能造成浪费时间精力的问题，不正确的操作更是会造成数据损毁或丢失，甚至系统崩溃重装系统，这更说明企业需要招聘专业的电子化会计档案管理人员，全面培训，让他们提高自身的业务素质和能力。

　　一个企业对档案管理的态度能够反映出这家企业财务状况的正确与否，一般地，从事会计电子化档案管理的人员若来自企业财务部门，那么足以说明对管理电子化会计档案的重视度不够，档案管理的专业性不能得到保障，会计档案的保管会陷入不连续、无秩序的状态，或者档案数据有差错遗漏，这种管理方式不规范，完全不能适应当前会计档案管理和经营决策的需要。现在，传统会计档案管理理念已深入人心，财务人员很多又是年龄较大的缺少计算机应用经验的，不仅缺乏专业的管理电子化会计档案的知识培训，而且对电子化会计档案的归档程序了解不够。在电子化会计档案管理中易出现存储于光盘载体的会计数据、会计资料忘记归档或归档不及时的问题，长久就会造成混乱，使信息数据不全或丢失，影响企业管理决策。同时，在会计实际工作中由于缺乏电子化会计档案管理所需的安全保管环境和严格的保障维护措施，人为损毁会计档案的现象也会常出现。尤其是电子化档案如果没有密码保护易被改动、易被删除和拷贝，易受网络环境影响造成计算机病毒感染，一般的非专业管理人员平时对档案管理的重视度不高，并且缺乏会计电子化软件安全基本知识，没有充分备份软件数据或没有加密会计数据，导致计算机病毒侵入会计电子化系统中，需要重新刷机刷新数据，有些数据不能还原回来，造成电子会计数据永久丢失，得不偿失。

　　此外，很多企业的兼职会计档案管理人员，往往只是将电子化软件当成自动计算数据方便做账的工具，这就缩小了电子化软件的多方面功能，比如它所隐藏的管理会计分析、财务决策这些强大的功能，从心理上会计人员就对会计电子化软件安全防护的重视度不够，档案管理方面出现的问题就更多了。会计兼职档案管理人员在管理会计档案方面缺乏专业经验，平日只把计算机输出的凭证、报表和会计账簿等书面形式的会计档案作为归档管理的重要资料保存，而不是非常重视电子化会计档案的归档以及业务中所产生的电子会计档案资料的管理，正是因为这些原因，所以要求在会计电子化下的会计档案管理人员既要具备专业的会计技能，同时在管理传统手工会计档案方面积攒了丰富经验，又能够熟练掌握计算机信息处理维护技术和网络安全管理的才能。然而目前企业会计档案管理人员的专业素质仍不健全，大部分是缺少专业的电子档案管理知识和计算机网络安全维护意识，导致电子化会计档案管理工作迟迟不能得到提高，影响会计质量和工作效率，进而制约着电子化会计档案管理工作的正常发展甚至企业决策的顺利进行。例如，医院往往一味重视引进高级医疗人才，却忽视档案管理工作，财务档案都由财务人员兼职管理，这样会使医院的财务档案并不能准确地反映医院的真实状况，尤其当遇到上级主管部门检查时手忙脚乱、疲于应对，检查通过后又恢复原样，如此循环，档案管理意识滞后，重视度偏低。

　　加大监管力度是电子化会计档案规范化的有利途径之一，不但需要根据《会计档案管理办法》等规范文件建立完善会计档案立卷、归档、安全和保密之外，还需结合实际，列出财务档案的归档时间等归档情况，由档案管理人员负责会计档案收集的完整性，详细登记为以后的方便查询。在监管时要做到会计主管监督会计人员及档案管理人员，有档案管理人员在场，会计主管对现有会计资料进行检查，确保财务资料的完整无误。当财务人员需要移交档案时，必须有会计档案员到场监督，移交双方的监督者、财务人员、档案人员同时办理移交手续，并且检查档案资料的完备准确性，然后检查无误后签字并加盖公章。为了更好的监管会计档案管理工作的整体性和完整规范性，在各项会计业务检查中，电子化会计档案的规范性管理也被列为其中，对日后规范管理起到很大的作用。

　　归档管理会计电子化资料前提是要有一个制度约束，这是做好会计电子化档案管理的基础。第一步就是审批存档手续，必须有会计主管、电子化主管的签章才能进行归档管理，比如打印输出的账簿，也必须遵循这第一步。企业的会计凭证、会计账簿和会计报表数据要定期打印并装订成册，再归档。第二，严格遵循安全原则，比如软件和数据的备份应检查无误后贴上标签注明负责归档的人员、归档时间和归档内容，由档案管理人员签字盖章，分别存放在安全、防热、防潮、防损毁的场所。同时要尽量选择质量好、存储量大的存储载体进行存储备份。第三，严格遵守档案的保密规定，会计资料数据都属于企业的内部资料，未经企业负责人允许不得随意借阅，严肃处理伪造会计资料、随意删改的数据。不论什么人员，若无单位负责人的签字同意，无到场监督人员，是无法随意查阅电子化会计档案的。若有特殊情况，必须由档案管理人员在登记簿上做好登记，由查阅人和档案管理人员共同签字才可翻阅。总体来说，企业财务部门需要进一步加强和完善会计档案管理工作，加快会计档案管理员的工作效率，根据本单位实际情况制定切实有效的会计档案管理制度，更有效地为企业经济运行提供服务。

　　人才是加强电子化会计档案管理的关键部分。会计电子化档案管理员必须要熟悉传统的会计基础知识，而且需掌握必要的计算机操作安全和维护等专业技能，在计算机系统安全性方面，要充分利用防火墙或杀毒软件，只有网络环境安全，才能保证计算机软件的安全性，同时在个人操作方面也需要增强，及时备份软件资料和会计数据，人离开时要关机。在电子化档案管理工作中，要保证会计档案的真实性和完整性，档案管理人员是关键。因此，要加强档案管理人员的知识培训，积极从外引进和招聘优秀的会计电子化档案管理人才为企业服务，加强培训现有的档案管理员，努力培养他们的专业业务素养和各种技能，使其成为精通会计业务和档案管理又具备相应信息技术能力的复合型人才，保证企业档案管理的专业化。

　　在会计档案管理人员的综合素质培养方面，具体管理操作人员需提高自身的思想素质、业务素质，同时要具有专业的职业道德。会计专业档案管理人才是关键，会计档案整理人员要做到廉洁奉公，站在正直公正的角度，正确行使自己的职能和权力，不可xxxx。对人才队伍的建设除了要搞好档案管理培训，还要重视档案管理的后续维护。这些人才不仅需要对系统的安全操作非常熟练和本身素质保障不弄虚作假，还需具备非常专业的档案管理经验，完全熟练电脑安全维护能力。总而言之，电子化会计档案的专业化管理人员不仅需要具备财会方面的基本知识和档案管理相关知识，对计算机知识也能驾轻就熟，熟练使用计算机管理档案。所以，电子化档案管理人员必须既能做到操作和维护会计软件，也能驾驭升级硬件和备份修复会计数据。这就要求企业在实行会计电子化之前一定要及时加强对相关档案人员的培训，按不同内容、不同要求进行专业培训，手持财政部办法的合格证书，强化电子化会计档案管理人员职业素质，提升档案管理人员的责任意识和法律意识，培养出同时具备注重计算机应用维护和扎实的会计知识的双全型人才。同时也要培训电脑技术专业人员，充分介绍档案工作流程和方法、会计工作知识和技能，使其充分了解财务档案工作的步骤和流程，更好地为档案管理提供技术方面的支持，为电子化会计档案的规范化、安全化、准确化管理提供保障，使电子化会计档案在各项工作中发挥不可替代的作用。

　　同企业的财务岗位一样，会计电子化档案管理岗的设置也应当遵循专人负责制、岗位负责制的要求，同时要达到内部控制的要求，所以财务人员不能兼任会计电子化档案管理工作。在当今社会，对中小企业的要求可以稍微放宽，只要各个岗位之间互相不冲突，会计人员可以兼任档案管理人员，这样既可提高工作效率，又能节约时间和人力成本。如同用友、高信软件，登陆时需要根据自己的权限操作，这就符合专人负责制的要求，不同的岗位有不同权限备查，严格实施岗位责任制，不同的岗位在会计电算话档案管理中分担不同的职责，如若易产生冲突即分离彼此，使每个人互相监督对方，达到约束所有人的目的。另外，不论软件质量如何，制度如何完善，最重要的是实施管理的人能不能被委以重任。因此，企业管理人员应当重视对档案管理人员的选择与培养，选用档案管理专业的高材生，经常组织培训来增强档案管理人员的业务素质和能力水平，从而做到规范管理会计档案。这就要求会计档案在移交时需由专人负责，会计电子化系统所产生的各种凭证、账簿、报表都应由专人管理，保证归档材料的准确性。建立岗位责任制和专人负责制，并制定相应的管理制度来规范财务人员的行为，做到有理有据，责任在个人。

　　要确保会计档案的安全，需要采取必要的安全保护措施，根据会计档案载体的易潮易损的特性，得出数据备份需要备份多次以备查阅防止丢失的结论，也就是说对于每一个备份，归档时间和操作员名称都需详细标出，并且做到不同地点分开存放，在存放时还需注意没有点磁的干扰，远离潮湿、远离灰尘，避免静电、避免高温，经常进行检查，定期进行备份，以免在发生意外时手忙脚乱、不知所措，定期备份可以在发生意外时及时恢复数据，保证数据的完整性。会计档案的安全性还需看保密性做得如何，专门档案管理的软件需要加密，一旦数据丢失，不致造成数据被盗或被损毁的情况。另一方面，企业的计算机应分开使用，内网机和外网机不可相连，只接入内部网络，避免了外部网络的病毒入侵，同时应注意不要再内网机上使用移动设备如U盘，防止U盘带病毒伤害计算机系统，对数据不利。另外，对于企业财务人员和档案管理人员要严格按照档案管理规章制度行事，不得泄密。各种会计资料不论归档前后，只要未经单位负责人同意，擅自向外单位借出属于违规行为，领导若同意借阅，则需履行相关手续，以复印件的形式借给外单位。对已归入档案的会计资料一定要资料齐全完备，责任人员签名不可少，并且已归档的档案不得随意查阅或借出。做好档案备份工作，需要在未打印之前对存有会计信息的载体备份存副本，存放在两个不同的建筑物内，并且做好防磁、防火、防尘和防潮工作。

　　管理会计档案虽然是一个企业里微小的一个环节，却是企业非常重要、必不可少的一部分，要想规范管理、用法得当，仍需采取一些大众手段，例如可以通过绩效考核来增强档案管理人员的工作积极性，及时表扬会计档案专业化人才，对不按规定工作无所事事的人员进行适当的惩罚警戒，激励大家学习和应用信息化。也可设立季度奖金或年度奖金，在此一年内若出现问题，订立一个处罚标准，依据这种奖惩机制激励档案管理人员能够为档案的完整性、安全性和准确性负责，既利于企业也利于自己，对档案管理有足够的认识且能够积极有效的规范管理。同时这也有利于提高企业员工的团结和凝聚力，对企业的长期发展有很大的帮助。

　　档案系统中除了大量的文档外，还有海量数据，并且数据利用的效果远大于文档利用效果。对海量数据进行整理、分类、关联性分析数据之间的关系，提高档案信息资源的价值，将“死档案”变成“活信息”，为企业决策提供参考。大数据时代不是一个趋势，而是一个不折不扣的现实。企业在日常的管、产、供、销、运、营、储等经营活动中产生了越来越多的电子文档信息，同时企业还要与时俱进的获得满足企业发展的信息多样化、高效化、个性化、专业化的需求，企业海量数据越聚越多，企业的大数据作为企业原始档案新的载体和形态，电子文件与传统的纸质档案资料一脉相承。基于对企业的大数据的挖掘为档案管理部门实现网络信息服务，而且利用大数据信息处理技术，全方位的实现档案信息智能检索服务、档案信息定制与定题服务、档案信息决策服务、档案信息跟踪与推送服务等智能化、个性化、精品化的服务，传统纸质档案将彻底颠覆档案管理工作中所存在的诸多弊端，从而将档案管理事业推向又一个全新的发展高度。

　　会计档案离不开纸质档案，更需要电子化档案。会计档案的管理应熟练管理纸质档案，并对电子化会计档案管理给予充分重视并能够规范管理。本文通过研究分析造成电子化会计档案不规范管理的原因并提出解决方案，得到以下结论：目前电子化会计档案管理存在的问题有计算机网络环境的隐患、计算机的软硬件设施需安全、从业人员的素质需提高、会计档案管理法规不完善等。这就需要加强安全防范措施、安装正规安全的软硬件设施、保护会计档案安全不受损毁、加强财务人员的安全意识和从业人员的业务素质培训、完善管理法规、建立岗位责任制和专人负责制、明确奖惩机制。企业可以通过采取这些措施来达到会计电子化档案规范化管理的目的，有助于企业的正常运行、社会的平稳发展。

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