青岛中远物流有限公司人力资源管理中的人际沟通问题

　　摘要：沟通是组织的生命线,有效的沟通对组织效率提高、有序运行有重要影响,特别是在社会转型和企业变革中具有不可替代的作用。本文共分为三个章节:第一章介绍了青岛中远物流有限公司概况。对青岛中远物流有限公司人力资源沟通进行初步阐释,指出研究此问题的意义和必要性,明确本文采用的研究方法与思路,指出本研究的重点和难点。第二章介绍了青岛中远物流有限公司的人力资源管理沟通现状。第三章提出了构建公司人力资源沟通体系的相关分析和建议。从组织环境、组织人员、沟通流程三个维度,运用定量与定性分析方法,剖析公司人力资源管理障碍原因并提出对公司人力资源管理过程中再造人力资源管理沟通体系的相应对策。

　　关键词：物流公司；人力资源；人际沟通

　　青岛目前物流业发展迅猛,光是在册的物流企业就有近3000家,这还不包括货代、报关等中介公司,但在现有的4万多从业人员中,有物流专业大专以上学历或有物流专业职称的人员不到2000人,持有物流专业资格证书的人才更是凤毛麟角,粗略统计,岛城目前物流人才缺口有2万多人。

　　青岛中远物流公司是中远集团、中国远洋物流公司的下属企业,是青岛区域参与国际竞争、实力最强、位居国内行业前列的最大的第三方物流企业。同国内其他物流企业一样,青岛中远物流在发展过程中也受到了人才瓶颈的制约,如何冲出瓶颈,制定出符合自己的人力资源发展战略,是青岛中远今后要攻克的主要问题。

　　人才的竞争成为企业竞争的关键,这是不争的事实,但国际物流人才的缺乏对现代物流企业来说,更是制约这些企业开拓国际物流业务的最为重要的因素。综上所述,物流人才的培养和管理逐渐成为每个物流企业发展所面临的考验,同时,企业的生存发展一定要和人力资源发展相结合,只有通过人才的发展企业才能实现真正的发展。

　　青岛中远物流公司是中远集团、中国远洋物流公司下属,在青岛区域参与国际竞争、实力最强、位居国内行业前列的本地区最大的第三方物流企业。公司拥有39家独资、合资、合营公司及分公司，总资产近12亿元，固定资产4亿元，员工约3200人。

　　青岛中远物流有限公司以现代科技为支撑、以现代管理为手段、以高素质人才队伍为基础，为广大客户策划科学、经济的物流解决方案，提供全过程物流服务。

　　但是人力资源战略方面却仍比较落后,本文拟以青岛中远为案例,以物流业为媒介,主要阐述人力资源和企业战略如何有机结合,比如把企划部门和人力资源部门合并成为人力企划部门等,同时寻找到人力资源管理的创新点和发展方向,把东西方文化上的差异从管理的角度上寻找到共同点,分别从招人、用人和激励人的角度论述人力资源战略发展的方法及重要性。

　　公司人力资源管理沟通的主要障碍分析通过前述企业在管理过程中人力资源沟通的问卷调查,我们不难发现,该公司现存的沟通网络在组织环境、组织成员、操作流程三个方面存在障碍问题。

　　组织环境是指所有潜在影响组织运行和组织绩效的因素或力量。一般来说,以组织界线(系统边界)来划分,可以把环境分为内部环境和外部环境,或称为工作(具体)环境和社会(一般)环境,在这里我们主要是指组织的内部文化环境。它至少有两个层面的内容,一是组织的精神文化,包括组织的价值观念、组织信念、经营管理哲学以及组织的精神风貌等等;二是组织的制度文化,包括组织的工艺操作规程和工作流程、规章制度、考核奖励制度等等。

　　青岛中远物流公司企业人力资源管理过程中的组织环境障碍,主要表现在以下三个方面:

　　第一小节一言堂文化严重阻碍人力资源管理沟通氛围

　　青岛中远物流公司管理体制经历了多次调整与变革,但总的来说,是从高度集权的统一的计划管理方式,逐步向市场化管理过渡,先后经历了集权管理阶段、专业化分工阶段、集团化重组阶段和公司制改造阶段。这种传统管理模式的长期运行,严重阻碍了企业管理者对现代企业文化理解上的偏颇。管理作风普遍存在,管理者通常认为自己的工作就是出主意、拍板、管干部,而沟通是可有可无的。比如,在青岛中远物流公司中只有占总数30.5%的员工认为单位领导对沟通问题是重视的,而认为经常聆听下属员工需求的员工比例也只有22.8%。

　　第二小节组织结构未设立人力资源部门造成沟通主体缺位

　　组织机构是企业的各项活动正常、有序、高效进行的组织保证。如果一起组织结构设置不合理或者不健全,只能造成主体缺位,无人问管,工作不了了之或达不到预期效果。人力资源管理工作是一项涉及方方面面的系统工作,沟通任务量大,而且重点难点问题多,这就需要一个专业的牵头部门负责沟通的计划、组织、控制、监督和考评等一系列管理活动。然而从目前的组织结构和职责分工来看,青岛中远物流公司直至其母公司至今还没有设立专业沟通部门,更不用说是专门负责企业人力资源管理工作的部门了。

　　一个组织是不同的个体所组成的有机整体,而沟通就是两个个体之间的信息交流活动,人是沟通活动的主体。在企业人力资源管理过程中,沟通问题是企业管理层、企业执行层和基础员工三个维度的信息传递问题。沟通成效如何也往往取决于这三个维度的共同努力。但在实践中,我们可以发现一个组织不同层次的成员在人力资源管理沟通方面仍存在诸多问题,这也成为影响人力资源管理沟通成效的人的因素。

　　第一小节领导层不重视

　　在大型企业中,管理者尤其是高层领导一般具有一定的行政级别和特定的职务权利,虽然其权利相对党政机关部门领导来讲并不算大,但在某种程度上,它可以左右下属员工的职业生涯和工作环境。青岛中远物流公司的问卷中,高达51.1%的员工认为企业与员工之间沟通不畅,53.9%的员工认为与上级领导之间的沟通缺乏。一个企业,如果领导层不重视沟通管理,忽视组织沟通文化,长此以往,这个企业必然出现很多问题。一方面,管理层从根本上认识不到沟通在企业管理中的重要性,即使有一些认识,管理者也不会主动地去发现问题和解决问题,对员工的利益感到无所谓,认为员工有什么问题会主动找领导谈而用不到自己主动去和员工谈,表现在企业人力资源管理中,很多管理层为了防止夜长梦多,大都采取一刀切、闪电战等强硬的方式,没有对沟通引起足够的重视,企业员工遇到这类问题往往和企业管理层形成敌对,或者直接通过极端方式解决个人诉求,这成为大部分人力资源管理过程中集体性事件产生的根源。

　　第二小节执行层能力差

　　在一个企业中,如果管理层对某项工作不重视,通常会直接反映在执行层的工作上。在企业人力资源管理过程中,执行层往往承担着上传下达的工作重任,如果执行层对沟通问题不重视或者沟通能力欠缺都将会成为影响沟通成效的因素。在青岛中远物流公司认为人力资源管理过程中有关人员欠缺有效沟通能力的占有54.4%,执行层的能力问题成为人力资源管理沟通问题的重要原因。

　　青岛中远物流公司人力资源管理执行人员主要是各级管理者他们对平静员工心态,使员工与企业达成共识具有直接的影响作用,因此他们的沟通能力至关重要。但企业负责与员工沟通的大多数工作人员都没有接受过沟通技能的专业培训,面对人力资源管理形势下不同员工的不同心理状态,不能做到因人、因时、因地而异,导致沟通效果欠佳。执行层人员沟通能力的欠缺,往往使企业与人力资源管理员工之间产生了沟通障碍,导致矛盾激化,这是人力资源管理抵抗行为出现的直接原因。

　　能在多大的范围内加强沟通,则取决于企业沟通流程是否合理,即企业现有的沟通流程是否足以让需要表达或愿意表达的人能充分表达出自己的思想、主张、意见或建议。

　　在大型企业中,尤其是像青岛中远物流公司,普遍受到冗员过多、管理落后、组织机构庞杂、信息化渠道薄弱等因素影响,因此,在人力资源管理过程中沟通操作流程方面更是存在明显的不足。

　　企业由于长期受到传统体制和思想的禁锢,内部形成较单一的沟通模式。这主要表现在两个方面:一是正式沟通渠道多,非正式沟通渠道少。就目前青岛中远物流公司人力资源管理过程运作模式而言,各种沟通基本上都是围绕着具体的业务领域来开展的,比如每周一次的工作例会、每月一次的员工大会、专题项目研讨会等(比例占60.6%),在这些会议上参加者往往都是公司中层以上领导,大多采用单一的报告模式,就一段时期内人力资源管理的状况进行总结和下一步工作的安排,受众面较少,造成大部分员工往往通过非正式渠道传播的小道消息去分析企业人力资源管理的现状和对某些不公开事件的看法,这些消息常常导致信息的失真,歪曲上级意思,从而造成不良影响;二是纵向沟通多横向沟通少。在企业,由于内部关系比较复杂,往往造成各部门领导只关心自己负责的内容而缺乏与其他部门的沟通交流,长期以来就容易形成部门各自为政,企业内缺乏跨部门的沟通或同级别人员之间的沟通不协调的状况,人力资源管理信息同事交流占比仅为28.3%,员工之间,下级与上级之间,管理者之间都存在着严重的沟通隔阂。对子公司青岛中远物流公司人力资源管理决策的片面决定。就人力资源管理而言,虽然成立了临时工作小组,但由于长期以来各部门领导的沟通不畅,再加上各个部门员工缺乏相互了解,这必然会给团队带来不利影响,也势必会影响企业人力资源管理决策的全面制定和整体工作的高效运转。

　　第一小节孕育组织文化

　　首先,从加强管理沟通文化建设入手,大力加强公司基础管理工作文化建设,努力实现全方位、多角度、多层次的企业文化建设。在管理沟通文化建设中,要以培育民主开放的管理沟通文化过程为主线,将其纳入企业总体文化战略建设中,统一部署、统一组织、统一实施。通过管理沟通文化建设,树立全员沟通理念,创造人人有沟通、时时能沟通、事事可沟通的良好氛围,使管理沟通的有效性与企业文化直接相连。

　　其次,通过在企业内部创建鼓励性的沟通氛围、设立合理化建议奖等多种举措并举,逐步在企业内部营造出一种风清气正的沟通氛围,不断增强公司员工的主人翁责任感,培育出独具企业特色的、民主幵放的管理沟通文化。

　　第二小节健全制度体系

　　具体而言,一个完备的沟通制度应包含人力资源管理决策前的员工参与、管理者的沟通职责、员工的问题反映或诉求渠道、沟通的执行、沟通的反馈等内容。同时,要在制度建设过程中不断发现新问题,总结新经验,广泛征求各方面的意见,及时对不符合企业人力资源管理沟通需要的制度条款进行整改,不断增强规章制度的先进性、科学性、可操作性。

　　第三小节完善组织架构

　　如前所述,在青岛中远物流公司及其母公司的组织架构中,并没有专门的人力资源部门负责公司的日常人力资源管理工作,办公室职能涉及人力资源、行政等多方面,这种结构容易造成职责不清,并且易使员工不能术业有专攻。在人力资源管理过程中,临时人力资源管理小组都是从各个部门抽调组成,且仅限于清算和赔偿核算和发放工作,对于人力资源管理政策的宣讲、经济补偿的说明等工作无法深入地开展。因此,面对这些问题,就需要公司领导层充分认识到人力资源部门的重要性,专门成立人力资源部,并从办公室、企业发展部抽调专门人员加强日常人力资源管理工作。在人力资源管理过程中,公司领导亲自挂帅,成立人力资源管理领导小组,小组专门办公室设立在人力资源部门,这样设置一是加强了人力资源管理工作的领导,明确了职责分工,有利于工作的开展;二是人力资源管理人员摆脱了其它事务性工作,专心投入到人力资源管理工作中,提升了沟通的强度和效度,增强了人力资源管理工作的权威性和专业性,在公司领导层和基层员工之间搭建了沟通的桥梁。

　　第一小节管理层转变思维,重视人力资源管理沟通

　　领导是队伍的第一把手,他们对沟通的态度或者他们自身的一言一行都影响着群体的思想观念和发展方向。因此,在青岛中远物流公司的沟通体系设置中,首先就明确了领导在沟通体系建立中的引领和示范作用。

　　(1)从思想上予以重视

　　公司的人力资源部门在日常工作中应主动通过研讨会、专家授课等教育培训方式,通过沟通的典型案例切实使企业管理者充分认识到。以人为本。的价值理念和沟通的重要性,从而为促进本公司人力资源管理过程中能够进行有效的沟通奠定良好的基础。

　　(2)从行动中加强考核

　　大型企业组织机构庞杂,员工众多,层次复杂,一个管理者如果只是坐在办公室里。运筹帷幄。,恐怕很难。决胜于千里之外。,这就要求各级领导者尤其是对于负责人力资源管理工作的领导在人力资源管理期间要经常深入基层进行调研,促进干群之间的沟通交流,使员工充分了解公司人力资源管理整体工作部署和各项工作进展。

　　(3)从目标中明确要求

　　人力资源管理领导部门应根据公司的日常生产经营情况和阶段性人力资源管理任务目标,提出明确的领导走访基层工作要求,并对各单位的开展情况进行监督、考核,确保该项措施不流于形式。通过从思想上、行动上、制度上的措施,切实加强对领导思想上、行为上的教育和考核,从而进一步转变领导者的管理思维,引起对沟通工作重要性的认识。

　　第二小节执行层提升能力,实现上传下达

　　在一个企业中,承担上传下达重任的就是企业的中间管理层,在这里我们也称之为执行层,在青岛中远物流公司及其母公司的执行层主要指各部门的相关领导和人力资源管理部的工作人员。他们在人力资源管理过程中,承担着直接或间接地与员工进行交流的重担,也成为影响沟通效果好坏的关键因素。人力资源管理中,面对不同员工的不同心理状态,要实现共赢互信的沟通结果,他们的沟通能力就显得相当重要。尤其在面对面的沟通当中,他们的沟通能力直接影响到沟通的有效性,所以在人力资源管理前应进行统一的培训,着重培养他们的观察能力、语言表达能力、突发事件处理能力等能力,以更好地应对人力资源管理沟通中的各种状况,实现人力资源管理沟通的上传下达。

　　第三小节员工层心理评估,做好多手准备

　　面对人力资源管理,不同的员工有着不同的心理状态,也有着不同的未来打算。这就给沟通带来了一个难题,如果千篇一律地进行沟通,那么效果可想而知不会理想。要取得一个好的沟通成效,就需要针对性的沟通,区分每个员工的不同心理状态。在人力资源管理之前,可先由青岛中远物流公司相关部门对即将人力资源管理的员工进行心理评估并作相应的前期干预,以更好地了解员工的心理状态做到有针对性地沟通,提高人力资源管理执行人员的沟通效果。如果条件允许,企业可以聘请心理咨询机构采用专业的心理量表在企业内部实施覆盖全体员工的心理调查。尤其是对于那些有极大抵触情绪的员工群体,更应该作为人力资源管理沟通的重点关注对象。只有区分好了不同员工的不同心理状态,那么沟通就会更有针对性和成效性。

　　沟通是企业人力资源管理工作中必不可少且影响较大的环节,但一般组织缺乏对沟通效果的评价体系。本研究通过对企业人力资源管理沟通流程的剖析和再造并在企业人力资源管理中予以运用实施,取得了一定的成效,也得到了企业管理者和员工的好评,但是定性的评价往往受到个体的影响而缺乏客观性。一个组织如何根据自身特色设定评定标准,如何把影响沟通效果的因素都赋以数值通过数据计算出沟通模型的质量分数并据此来评价沟通系统的质量等级,评价不同沟通情景下沟通网络的相对优劣效果,这对于完善企业人力资源管理过程中的沟通网络方式更具有现实意义。

　　参考文献

　　[1]张伟.浅析管理沟通之研究现状[J].科技信息.2008,5(17):177-186

　　[2]康青.管理沟通[M].中国人民大学出版社.2006,2:46-80

　　[3]黄海波.TY集团对特殊员工的管理沟通[D].哈尔滨工程大学硕士学位论文.2005,8-13

　　[4]严文华.20世纪80年代以来国外组织沟通研究评价[J].外国经济与管理.2001,1:15-20

　　[5]高伟凯等.企业组织人力资源流动中沟通管理研究[J].学海.2007,1:177-183

　　[6]程志超.传统企业与虚拟企业组织沟通有效性的比较W].西安交通大学学报.2005,25(3):30-35

　　[7]迟文成.国有企业人力资源管理理论与实务研究[M].北京师范大学出版社.2011,2:123-132

　　[8]陆庭.企业人力资源管理模式和人力资源管理绩效_基于企业调查的数据分析.[J].经济研究2005,5:11-12

　　[9]郭凯,姚洋.国有企业人力资源管理的成因:对五个假说的检验[J].世界经济.2004,12:3-13

　　[10]黄小军.日X有企业人力资源管理的成功经验及其借鉴意义[J].经济师.2003,1:100-101

　　[11]胡建平.报业印刷企业人力资源管理方向的探索[J].今日印刷.2003,4:29-31

　　[12]王军等.电信企业实行专业化股份制人力资源管理研究[N].长春邮电学院学报.1999,2:13-18

　　[13]黄维德,董临萍?人力资源管理(第二版)[M].高等教育出版社.2009,81-120

　　[14]孟庆伟.人力资源管理通用工具(第一版)[M].清华大学出版社.2007,25-98

　　[15]程社明,卜欣欣,戴洁.人生发展与职业规划[M].团结出版社.2003,42-87

　　[16]孟万金.职业规划一自我实现的教育生涯[M].华东师范大学出版社.2004,51-60

　　[17]沈之菲.生涯心理辅导[M].上海教育出版社.2000,12-21

　　[18]钱卫清,李智慧.成功人力资源管理-企业人力资源管理操作与诉讼实务[M].法律出版社.2005’11-142

　　[19]林清文.生涯发展与规划手册[M].广东世界图书出版社.2003,23-40

　　[20]张俊杰,张溯.中国企业再造实务-企业改革人力资源管理的试验报告[M].上海财经大学出版社.2004,11-54

　　[21]刘大卫.企业并购中的人力资源整合研究[M].中国经济出版社.2007,53-98

　　[22]魏江.管理沟通[M].科学出版社.2001,16-192

　　[23]杨楠.GS公司管理沟通案例研究[D].大连理工大学硕士学位论文.2010,10-20