摘 要
随着电商行业的迅猛发展,其凭自身优势不断侵蚀着传统零售行业的市场份额,传统零售行业的发展举步维艰。随着新零售概念的提出,似乎为传统的零售企业带来曙光,传统企业纷纷开始转型,但是转型之路尤为艰巨,能为企业保驾护航的是有效的内部控制制度,因而对其实施情况特别重视。本文以人人乐集团为研究对象,主要采用文献研究法与案例分析法,从内部控制五要素出发对人人乐集团内部控制现状进行研究分析,发现人人乐集团内部控制制度无论在制度方面还是在执行过程中都存在一定的缺陷:出现内部控制环境不理想、风险管理体系不完整、货币资金管理与存货管理环节不规范、信息与沟通有效性差与内部监督未能落实的情况。根据这些具体的缺陷,给出改善内部控制环境,内部搭建周全的风险管理体系,并主要针对货币资金管理与存货管理环节提出加强重要业务环节内部控制设计,完善信息与沟通和内外监督相结合的建议,希望能为类似的企业提供一些借鉴与经验。
关键词:内部控制,人人乐集团,传统零售行业
一、绪论
- (一)论文研究的目的与意义
- 1.论文研究的目的
列宁说过一句话:“信任固然好,监控更重要。”对于企业来说,在内部中扮演监控系统角色的是内部控制,其有效性与企业的生死存亡直接相关。在这个日新月异的时代,企业破产和倒闭绝大多数是因为内部控制失效所造成的。良好的内部控制环境不仅关乎企业的生存与前景,也关乎投资者的自身权益。安然公司,世界通讯公司等财务欺诈事件的发生,使得无数投资者血本无归,苦不堪言。这些财务舞弊的丑闻破坏了投资者的信任并在股票市场上引起恐慌。为此,X出法了“塞班斯法案”,明文规定要更加全面有效地落实内部控制实施状况。内部控制也因此在世界各国上传开。各国通过引入一系列规定来保障各自国家企业的内部控制,中国也制定了一系列的制度体系,如中国版的“塞班斯法案”。有了制度的保障,有效规范了企业的行为。然而近年来,我国上市公司发生的金融欺诈案与违规披露等案例层出不穷,不禁让人质疑公司内部控制的实施情况。所以本文将联系人人乐集团的实际情况,找出人人乐内部控制的缺陷,从中得出适合人人乐集团的有效的解决方法,希望能为公司未来稳定发展提出建设性意见。
- 2.论文研究的意义
虽然内部控制理论到现在有70多年的历史,但还处在不断探索和完善的阶段。在我国内部控制理论研究和实际操作起步就晚,且主要的思想基础是建立在西方经济下的企业管理理论之中,还不能完全适应具有中国特征的社会主义经济环境。因此,本文从国内零售行业出发,分析在当代中国内控制度下零售企业的实施情况,给我国的理论研究提供又一借鉴的案例。其次,通过人人乐集团内部控制的研究分析,希望能有一定的预警和启示意义,能够对公司管理层,投资者,学术研究者等提供参考思路。对人人乐集团管理层而言,可以通过本文的研究结论,了解以第三方角度对公司内部控制的看法,从而改进和增强企业内部控制制度;对于其他公司管理层而言,可以借鉴人人乐集团的案例,提高公司强化内部控制的意识,并以此优化内部控制,规避类似缺陷发生;对于投资者,可以通过本文的分析思路分析所投资公司的内部控制状况,理性投资,从而减少不必要的损失;对于学术研究者而言,可以根据研究结论和其他研究数据,寻找提高我国内部控制水平的方法,降低上市公司违规率的发生。
- (二)研究内容与研究方法
- 1.研究内容
①了解论文的研究目的、背景及意义;查阅相关资料文献,总结国内与国外学者在企业内部控制方面的研究观点,构思论文基本框架。
②叙述内部控制的理论知识,如内部控制,内部控制五要素和集团公司内部控制特点等。
③阐述人人乐集团现有的内部控制情况,如制度建设、组织实施等具体情况。
④依托现状,联系其他案例,分析人人乐集团内部控制欠缺问题。
⑤借鉴国内外成功经验,探索改善人人乐集团内部控制缺陷问题的有效对策。
⑥归纳论文主要成果,指出创新点和不足之处。
- 2.研究方法
全文主要采取案例分析法与文献研究法两种方式进行探究。针对人人乐集团的案例进行个案研究,再结合相关的文献分析,整合研究资料,使所分析的案例更具备真实性与全面性。
- (三)论文拟解决的主要问题
全文主要对人人乐集团进行内部控制研究。首先作为由众多子公司而聚集起来的集团总体,具有公司结构层次复杂不易管理的固有特点,如果没有完善的内控制制度会比传统公司更容易因内控问题而使公司处于水深火热中;其次,作为老牌的零售行业巨头,人人乐的发展受电商行业的冲击,虽不断寻求往新零售发展,但还是一直陷入亏损魔咒中。不仅如此,人人乐集团曾在2015年出现侵吞公司财产的“内鬼”,高管频频离职等事件,给公司造成很大损失。在这种内忧外患的情况下,人人乐集团是否拥有比较有效的内部控制制度来支撑企业的转型之路值得我们探讨
二、文献综述
- (一)国内文献
改革开放以来,中国国内的经济形势发生重大变化,市场经济体制的建立也使本国将内部控制的研究提上日程。内部控制第一次出现是在1986年财政部下发的《会计基础工作规范》,1996年12月,财政部发布了《独立审计准则第9号——内部控制和审计风险》,这是我国现代首个关于内部控制的行政条规,它开辟了中国现代内部控制建设的新前景。而随着我国经济实力的迅猛发展,各项经济体制的不断完善,我国内部控制的相关理论在运用于实践中的同时不断被修正与改进。2010 年《企业内部控制配套指引》的出台,标志着我国内部控制相关体系的基本建立。对于我国内部控制问题探索,无数国内学者提出自己的想法。
关于内部控制方面的研究:
周中胜(2016)认为,内部控制的改正与完善可以增进公司投资成本和投资机遇的敏感程度,从而对公司资本投资的灵敏程度与投资效率进行提高,但制度环境严重影响内部控制作用的发挥。要提高公司的内部控制质量,不仅要完善具体的控制制度,还要优化内部环境,增强对内部控制实施的监督。[1]
张凡(2017)提到,相对于发达国家,中国内部控制在理论与实践上都相对落后,具体体现在公司治理体系上的缺陷与法律规范操作性不强这两个方面上,最后提出具体的相应的应对措施。[2]
何艳(2018)认为,当期认定内部控制缺陷面临着与内控受限性相混淆,设计欠缺认定较为主观,缺陷等级评估指标单一,标准缺乏横向可比性等诸多问题,并给出要厘清内控局限与内控缺陷区别,完善治理机制提升监督效果,关注缺陷组合考虑控制补偿,制定横向标准加强监管力度的建议。[3]
高子捷(2019)利用2011—2016年A股挂牌公司的10368个样本数据,觉擦到质量较高的内部控制与质量较低的内部控制虽然都能抑制应计盈余管理的功效,但是抑制状况存在显著差距。相对于低质量的内部控制来说,高质量的内部控制才能抑制真实盈余管理的发挥,所以低质量的内部控制形同虚设。[4]
关于集团公司内部控制的研究:
韩晓英(2017)在完善集团公司治理方面,提出要建立多级性控制系统,选择管控模式有三种:依据战略选择,按照分类管理原则选择以及根据渐进原则选择。[5]
文成(2018)针对一些集团公司容易产生于内部控制进展中的问题,给出了对集团公司治理结构的优化、建立合理与科学的决策体系、重视内部控制、健全内控内容以及清晰内控工作侧重点等措施,提神内控工作效率。[6]
党文英(2018)将5W1H法应用于集团公司内控评估工作中,对集团公司开展内部控制评价工作的目的、内容、地点、时间、人员和方法逐项进行分析,对内控评判组织实施工作效率与效果进行提高。[7]
黄萍萍(2018)指出,发展成立我国企业集团过程中包含太多的非市场因素,母子公司双方不清晰的产权结构,母公司对子公司模糊的持股状况,最终影响母公司对于子公司的内控效果。[8]
关于货币资金内部控制的研究:
安宁(2014)认为,集团公司设计货币资金内部控制时应体现“对资金集中管控, 并恰当对资金的权变性进行把握”的思想。其中,变更资金要求的权利不是固定的,要按照集团公司内部条件和外部经营环境的变化做出适当调整。[9]
徐有情(2017)觉得,企业在货币资金的内部控制上产生诸多问题,包括货币资金内部控制不明确的职员分工、不完善的授权审批制度、有问题的货币资金会计控制系统以及不完全的货币资金预算控制实施等问题,建议通过对职务分工进行明确、进行资金审批制度的完善、完善会计控制系统,并实施全面预算制度,以此来完善企业货币资金的内部控制。[10]
隋伟(2019)指出,企业货币资金内部控制存在以下问题:控制力度不大,欠缺严格的监督机制,资金预算管理体制缺失, 并产生相对应的对策来管理控制企业货币资金进行合理的并促进公司未来的持续发展。[11]
关于存货管理内部控制的研究:
海梦杰(2018)针对零售业存货管理中存在的问题进行了具体的分析, 企业重点要做好建立健全零售业存货管理内部控制、加强供应链的管理, 做到信息共享、提高销售预测的准确度, 避免存货积压或者不足、制定合理有效的存货管理模式等这几个方面的工作, 从而推进存货管理水平的不断提升。[12]
- 2.国外文献
从1940年开始,以X为首,各国纷纷开始注重内部控制理论的研究。最早于1947年,内部控制以是一个综合性控制的定义出现在X的《审计准则说明书》上。1992年,XCOSO委员会下发《内部控制—整体框架》的公告,搭建起COSO报告框架体系,大部分国家采用的内部控制制度体系均由COSO研究衍生出来。经过几十年的不断演变,内部控制制度也有了明显的改正。发生于21世纪初,财务类舞弊事件的发生,震惊整个世界,也迫使对内部控制制度进行全方面的制定与修改。2002 年,《萨班斯一奥克斯利法案》的发布,对世界来说是一个重大标杆。作为一种监管的措施,它明文规定X挂牌的公司必须保证所披露的财务报告的真实可信性。不仅XX部门的相关法律法规的不断颁布,相关科研机构、学者对于内部控制问题也不断加深研究。
Briciu S(2014)认为,重要的是要注意内部控制的价值,这有助于确保公司活动的连续性,根据情况确定成功因素,及时交流决策过程所显示出的信号。此外,采用和实施既定的内部控制模式是在一致性条件下实现每个公司目标的前提。[13]
Donelson D C (2017)通过给出三种假设并分析得出物质弱点和未来的欺诈揭露之间有很强的关联。并且这种联系可以归因于薄弱的控制,给经理们更多的机会去实施欺诈,或者发出一个不强调报告质量和完整性的管理特征信号。[14]
一、集团公司内部控制概述
- (一)内部控制概述
- 1.内部控制概念
对于内部控制的研究,最典型的应为X的COSO委员会在1992年提出的《内部控制—整合框架》报告,在此当中,对内部控制的解释为,公司的内部控制是由公司董事会、管理层连同其他人士为实现以下目标提供合理保证而实施的程序:对适用的法律法规严格遵守,保证运营的效益和效率以及财务报告的可信任性。[15]
- 2.内部控制五要素
在中国,内部控制的相对规范性定义是2008年财政部和其他相关机构发布的《企业内部控制基本规范》中,提及内部控制是由董事会,监事会,经理和所有职员共同实施控制目标的过程。内部控制的目标是合理确保业务管理,资产安全,财务报告和相关信息的合法合规性与真实完整性,增强运营效率和效益,促进公司的发展战略。[16]
中国的《企业内部控制基本规范》是以COSO委员会颁布的《内部控制—整合框架》具有国际性标准的内部控制框架为基础的,并在结合中国基本国情下,提出了以下五要素:(1)内部环境;(2)风险评估;(3)控制活动;(4)信息与沟通;(5)内部监督。本文将以这五要素为基本框架对研究对象进行分析。
- (二)集团公司内部控制特点
- 1.集团公司概念
集团公司是为了特定目的组织与共同行动的的团体公司,并指以资本为关键环节,母公司与子公司为主体,并共同以集团章程作为行为规范的,形成由母子公司、参股公司及其他成员共同构建的企业法人联合体。[17]
- 2.集团公司内部控制特点.
相较于集团公司的整体性,组成人员的相对独立性两者间的矛盾关系组成了集团公司内部控制的难点。与此同时,集团公司自身的大规模,结构层次复杂等特点,导致集团公司的控制结构与传统的企业控制不同。作为涵盖多个独立的法人企业的集团公司,与单一法人企业内部控制存在显著差异。对于单个公司实体,其内部控制仅在企业内部进行,并且明确的监管系统使得在单位内各部门的行为和责任得到规范。而对于集团公司其内部控制需要包含两个层次:首先是其各个下属公司对于各自公司的内部控制;其次是母公司(即集团总部)对于下属公司的控制。所以,各子公司也构成了集团公司内部控制的对象。
- (三)本章小结
本章主要对内部控制、集团公司内部控制相关概念进行阐述。其中,对于内部控制主要由内部控制概念与其构成的五要素两部分构成,内部控制相关内容贯穿全文,所以简单的概念介绍能为读者建立相关的理论基础。集团公司相关概念主要从集团公司概念与其内部控制特点两部分组成。人人乐作为一个集团公司,其内部控制与普通的公司有差异,希望相关的介绍能增加读者的了解与重视。
二、人人乐集团内部控制概况
- (一)公司简介
- 1.公司基本情况
人人乐连锁商业集团股份有限公司(以下称为:人人乐集团),成立于1996年4月。主要的盈利业务是大卖场、百货、综合商超的连锁经营。从深圳出发的人人乐,用8年的时间成立了华南、华北、西南、西北四大战略基地,门店数量与销售规模位于全国前列。2010年人人乐集团在深交所挂牌(股票代码为:002336),被外界评价为“A股最具发展潜力的全国连锁零售业领导者”。由于电商行业的蓬勃发展,人人乐集团“蜂窝式开店”策略开始表现出弊端,迅速扩张不断上涨的成本与行业面临挑战使得盈利额下降的矛盾越来越突出。从2012年开始,人人乐集团净利润开始下降,2014-2015年更是因为业绩持续亏损而被戴上“ST”。随着新零售的提出,也为了适应局势的发展,人人乐开始进行改革与转型:由单一的大卖场经营模式转向小型细分业态超市,开发线上购物系统等。如今,人人集团已经采用自营大卖场,精品超市“乐超”,社区新鲜超市“乐鲜”,社区生活超市“乐生活”,百货商场和购物中心,并结合人人乐购在线销售平台,人人乐园 APP等公司自主研发,共同经营生鲜、日常用品等各种类别商品。到2018年,人人乐拥有131家店铺,店铺网络覆盖8个省(自治区/直辖市)的30多个城市。
图2-1 人人乐自上市以来盈利情况
2010年,人人乐集团以2.37亿人民币的净利润打响上市后漂亮的第一炮。2011年集团的净利润为1.69亿,同比上年减少28.69%,但此时企业还是处于盈利状况的。2012年是人人乐集团上市以来出现的首次亏损,之后再度陷入亏损危机。2014年纯利润为负461,000,000元,同比2013年大幅下降63598.62%;2015年的净利润损失高达465,000,000元,这是过去六年的第三次亏损。由于两年连续亏损,人人乐的股票被ST处理,幸好2016年产生了6048万的净利润,才避免了被迫退市的危机。然而2017年人人乐集团还是不能保持住盈利的趋势,在2017年竟产生5.38亿的巨亏。同时2018年人人乐亏损353,000,000,将有可能再一次被戴上“ST”高帽。可见人人乐的转型困难重重。
- 1.内部控制环境
(1)组织结构
人人乐在治理层上设立三会,分别行使决策权、执行权和监控权。对于股东大会,公司制定了《股东大会议事规则》,确定了股东大会为最高权力组织的职位位与特权。股东大会下属的董事会也有相应的《董事会议事规则》、《独立董事制度》等条约进行规范;下属的监事会则通过《监事会议事规则》明确监事会的组成人员和监督职权。同时公司根据实际情况,在董事会下设提名、薪酬与考核、审计、战略发展和信息披露五个专门委员会,对董事会的经营决定提供指引方向。总体来说,公司治理结构相对比较完善。
在管理层上,总裁和副总裁管理12个业务管理部门(分别为人力资源中心,防损中心,总裁办,财务中心,拓展部,工程开发部,设备管理部,工程预决算部,信息中心,法律事务部,廉政监察部,盘点监控部),6个事业部(大卖场,生鲜采购加工,社区超市,网购,购物中心,配套经营事业部)和43家参股或控股公司。审计委员会下属的审计部门,独立于高级管理层,能够实现较强的内审独立性。
图2-2 人人乐集团总部内部组织结构图
(2)人力资源
对于高级管理职员的薪酬管理,是由集团董事会下的薪酬与考核委员会负责。薪酬与考核委员会主要负责公司董事、监事以及高级管理人员薪酬方案的制订与管理以及业绩指标的评估的专门机构。2011年,人人乐集团审议通过了《高级管理人员薪酬管理制度》,规定了公司高级管理人员薪酬标准。薪酬考核与委员会通过公司的《章程》与《高级管理人员薪酬管理制度》的规定,并结合公司年度经营业绩、高级管理人员的年度工作目标完成和岗位职责等情况,对高级管理人员进行综合考评,制订年度高级管理人员的薪酬方案,薪酬方案给公司董事会、股东大会通过后执行,并负责监督制度的执行情况。
人力资源中心负责制定公司员工的薪酬福利政策和制度,并监督其实施。现如今人人乐集团拥有一系列关于招聘、考核、奖惩等人事管理制度,包括《员工手册》、《员工考勤管理办法》、《岗位职务任职说明书》等,保证公司人力资源的稳定发展。对于关键岗位,人人乐集团通过编制《岗位职责》,制定职位准入条件,明确岗位的主要职责、资历、经验要求与知识技能等。公司建立了绩效考核指标体系,采用360度评分、绩效评定等形式确定员工绩效考核结果,并与被考评人进行沟通确认。
(3)企业文化
人人乐集团坚信职工是公司的最主要的财富,公司有使命为职工创造出良好的工作环境;同时,作为一家零售行业公司,为顾客创造价值,提供优质的商品和服务成为了人人乐集团的重中之重。所以,人人乐集团以“员工为本、顾客至上、追求卓越”作为核心价值观,以“对外以顾客为导向,对内以员工为导向”作为公司的宗旨。体现出人人乐集团对于员工与顾客的重视程度。
- 2.风险评估
人人乐集团以拟定的战略目标为标准制订集团年度的发展规划,并建立有效的风险评估机制,通过设置董事会专门委员会、监事会和审计部等机构,对来识别、评估和应对集团内部可能发生的各种风险给集团带来的影响与变化。制定相应的风险管理措施以及相应的控制与减少风险的方法来应对已识别的风险,从而保证集团对于风险的有效控制。集团股东定期或不定期的召开重大决策的股东会议,管理层定期召开经营会议的方式,对公司当前的状况及时进行分析,结合集团年度目标计划、竞争对手情况以及当前的市场状况布置下一步工作,保证风险可知、可控。
- 3.控制活动
人人乐集团内部重要业务环节的控制包括:货币资金、存货管理、商品采购与付款、销售与收款、新店投资与工程建设以及信息系统这几个部分的控制。下文主要从货币资金控制与存货管理控制两部分介绍,这所以选择这两个部分分析,是因为人人乐在2015年货币资金内部控制在执行过程中存在重大缺陷,出现了侵吞公司内部财务的内鬼。而存货管理控制方面主要是良好的存货管理对于传统零售行业来说无比重要,而人人乐内部存货管理状况不佳,其在2017及2018年证监会问询人人乐存货周转天数与存货跌价准备的指标。
(1)货币资金控制
集团内部的财务系统实行的是垂直管理模式,同时各个子公司的财务负责人由财务中心进行委派,有效控制下属公司的财务,对于货币资金的管理集团严格执行收支两条线的管理方式,且由集团的资金部统一安排子公司资金的调度,从而减少子公司内部资金的沉淀并对门店的备用金实行严格的控制。同时,集团内部通过与安保公司的合作来保障营业款项的缴付安全。对于集团内部实行比较严格资金支付审批制度,对于不同的金额的资金支付实行的是分级审批制度,对于大额的资金支付,需经由公司资金部负责人审核。同时,集团对于资金运作实行监管,对营运中的现金实施监控,定期与不定期对于现金进行盘点,实现对于公司资金安全的有效控制。
(2)存货管理控制
人人乐集团对于库存的管理使用的是自动补货制度,主要是由系统进行管理,人工辅助调整的方式。同时,集团与供应商签订了商品退货与换货条件以及损耗补偿条款。重点商品、生鲜商品集团施行的是月度盘点制度,其他商品则施行年度盘点制度。同时,集团对于滞销与临近过期的商品进行定期的检查,采购中心会根据与供应商签订的协议分别对于不同商品进行退货,并按照削价制度根据保质期时间按照7折、5折、3折、1折的方式进行降价促销处理,同时采购中心与门店营运人员需要跟踪处理商品。对于过期的未销售完的商品需要按照报损流程进行报损处理,且集团需要对所有程度经过严格审批才能集中销毁。
- 4.信息沟通
人人集团拥有自己的信息系统,其子公司深圳泰斯玛信息技术服务有限公司主要负责公司信息管理系统的研发,以实现自主研发。人人集团目前使用的TSM零售管理系统涵盖所有核心业务,并且完全可以划分总部,子公司和商店的功能。它在系统严谨性、流程合理与安全性、易操作性等方面具有良好的性能。它通过数据交换和预定义的业务逻辑彼此相关从而使各部门系统不再独立。泰斯玛TSM零售业管理系统有总部、子公司、门店、配送中心四种版本,并下设众多子系统,覆盖了零售业企业管理的大部分环节。同时,建立了供应链管理系统,供应商可以通过该系统轻松进行,销售查询,订单查询和结算。集团的信息管理系统如下表所示:
图2-3 人人乐信息管理系统结构图
- 5.内部监督
除了在审计委员会下设置审计部外,又根据公司的经营情况,在集团内部根据具体业务性质设置内部监察部、稽核调查部、安全损耗部等一些能够具备针对性的监督执行机构,各部门通过对各自所负责业务进行监督控制,同时各部门间进行协调合作,及时对于各项业务流程进行监督检查,完善对各个业务流程的控制。
(1)监事会
人人乐集团的《监事会议事规则》约束监事会的职责与行为。监事会对股东大会负责,并且需要出席董事会会议,对于董事会的决定给出质疑点及建议。同时,监事会可以检查公司财务,对公司董事与高级管理人员进行监督,并有权对董事与高管提出罢免的建议。当集团内部经营情况出现问题开展调查,有特定需要时可以聘请会计师事务所、律师事务所等专业机构协助调查。
(2)审计委员
公司整体内部控制的审查,规则的维护与改进主要由审计委员会负责,而集团内部控制整体状况的独立客观评价则是由内部审计部门来负责,同时内部审计部门必须调查违法行为,将调查内容和审计报告交给审计委员会与集团管理层。审计委员协同外部审计机构负责公司的审计工作,通过各个会议的召开,商讨集团内部相关审计工作的安排问题,对于公司财务报表的重要信息,提出书面意见。
- (三)本章小结
本章先从集团的基本情况与运营情况出发对于人人乐集团做简单的介绍,然后主要从内部控制五要素出发,对于人人乐集团内部控制相关制度现状做具体介绍。其中控制活动主要由货币资金管理与存货管理两个方面组成。人人乐集团发生过货币资金内部控制缺陷事件,所以想以此来做分析得出相关建议与意见。而存货管理来说对于处于零售行业的人人乐集团来说至关重要,好的存货管理能使零售企业处于优势地位。所以本章主要是进行内控制度的介绍,以及为了更好地了解人人乐集团。
三、人人乐集团内部控制存在的问题及分析
- (一)内部控制环境不理想
- 1.家族式管理存在弊端
人人乐集团是一间典型的家族式企业。家族式企业在公司创立初期会彰显出巨大优势,可以节约公司的代理成本、公司更能高效运转等。相反,刚开始成立和规模不大的企业,单一的产权结构更加能够让企业快速前进。但当企业发展壮大时,家族式管理会呈现出很多的弊端,不可避免会发生任人唯亲、重人治轻法制等一系列问题。所以在家族式企业发展到特定程度后,开放式产权成为社会化企业必然是家族式企业的前进方向。连人人乐董事长何金明也提出,公司上市后不断扩大的企业规模,会逐渐显现出家族化管理的弊端,逐渐去除家庭化是公司管理发展的方向。
现如今,人人乐集团实际由何金明,宋琦和何浩控制的。其中,何金明为宋琦的丈夫,何金明为何浩的父亲。且何金明,宋琦和何浩共拥有集团70.76%的股份,在股东大会中占据一定的地位。集团存在治理层与管理层人员存在重叠现象,家族式管理弊端明显。其中董事长何金明同为集团总裁,宋琦担任公司董事和高级执行总裁,何浩为集团董事,执行总裁兼首席营运官。何宋家族的权利过大,容易出现独裁现象。
对于人人乐集团来说,何宋家族不仅仅是决策者,更是经营的执行者,承担了太多的责任,拥有太多的权利,这样容易造成企业治理结构的名存实亡。因为经营者与所有者的不同的利益关系,经营者如果采取一种内部人控制的模式,容易出现各种舞弊现象。而当经营者同时拥有太多的权利,且在股东大会上占据太多的话语权,很多行为难以受到其他股东的监督。同时,人人乐集团的家族产权结构过于集中,将造成企业的治理结构无法满足企业范畴与正规化发展要求。
表3-1人人乐集团现任高管资料图
序号 | 姓名 | 性别 | 年龄 | 学历 | 职务 |
1 | 何金明 | 男 | 67 | 本科 | 董事长,总裁,法定代表人,非独立董事 |
2 | 何浩 | 男 | 40 | 硕士 | 执行总裁,非独立董事,首席营运官 |
3 | 宋琦 | 女 | 53 | 大专 | 高级执行总裁,非独立董事 |
4 | 蔡慧明 | 男 | 54 | 硕士 | 副董事长,副总裁,非独立董事,董事会秘书 |
5 | 郭耀鹏 | 男 | 38 | 本科 | 副总裁 |
6 | 石勇 | 男 | 45 | 本科 | 副总裁,财务总监 |
7 | 张伟 | 男 | 59 | 硕士 | 副总裁 |
8 | 那璜懿 | 男 | 48 | 大专 | 副总裁 |
9 | 刘显荣 | 男 | 70 | 大专 | 董事 |
10 | 马敬仁 | 男 | 64 | 博士 | 非独立董事 |
11 | 花涛 | 男 | 56 | 硕士 | 独立董事 |
12 | 刘鲁鱼 | 男 | 61 | 博士 | 独立董事 |
13 | 张宝柱 | 男 | 57 | 硕士 | 独立董事 |
14 | 彭鹿凡 | 男 | 64 | 本科 | 监事会xxx,监事 |
15 | 邓敏 | 男 | 33 | 本科 | 监事 |
16 | 苏桂梅 | 女 | 49 | 大专 | 职工代表监事 |
- 2.人才激励政策不完善
自上市以来,人人乐集团内部十分动荡,从发布的公告披露来看,这几年已经有无数位高管频繁离职。高管的离职是从人人乐集团上市一年后开始的,先是CEO李彦峰辞职,后被宋绮的弟弟宋涛接任岗位。后来,采购总监王牛崽和超市事业部副总裁李宽森辞职。作为人人乐集团的元老级人物,李彦峰、王牛崽、李宽森分别任职10年、11年、8年,却都最终弃集团而去。据统计,在人人乐发布的公告上,披露的高管人员辞职后不再集团担任职务的如表3-2所示:
表3-2人人乐近年来高管辞职名单
辞职日期 | 辞职人员 | 原因 | 职位 |
2011-2-22 | 李彦峰 | 个人原因 | 董事兼公司董事会战略委员会委员、副总裁、首席营运官、公司连锁超市事业部总裁 |
2011-5-17 | 义志强 | 个人原因 | 独立董事 |
2011-5-9 | 叶毓玖 | 个人原因 | 董事兼董事会战略委员会委员 |
2011-9-7 | 王牛崽 | 个人原因 | 连锁超市事业部采购中心执行总经理 |
2012-2-22 | 李宽森 | 个人原因 | 连锁超市事业部副总裁 |
2012-6-19 | 刘芷然 | 个人原因 | 证券事务代表 |
2012-7-24 | 卢剑波 | 个人工作变动 | 独立董事兼公司董事会战略委员会委员、审计委员会委员 |
2014-6-12 | 何宏斌 | 个人原因 | 副总裁、董事会秘书、首席财务官、财务总监 |
2014-12-23 | 廖志勇 | 个人原因 | 财务总监 |
2014-4-1 | 曾凡宏 | 个人原因 | 副总裁 |
2018-7-31 | 黄纲 | 工作繁忙 | 董事 |
高管的频繁离职,这也是家族管理的又一大弊端。高管的离职造成内部动荡和恐慌,容易发生内部失控行为。虽然公布的高管离职表明是个人原因,但是也看出了人人乐集团内部的管理混乱,对高级人才的激励政策不佳。人人乐集团对于管理职工薪资管理采用的是年薪制。年薪主要由基本年薪、绩效年薪(经营指标绩效考核或利润目标绩效考核)、福利及补贴组成。人人乐集团挂牌后,董事长何金明承诺给高管的股权激励政策尚未推出落实。S Balsam(2014)谈及股权激励措施在降低公司内部控制风险方面更为有效。[18]对于人流动性大和薄利的零售行业来说,仅仅通过绩效考核对于管理层来说激励力度较低。牢牢抓住人才是企业的根本,同行永辉超市早就意识到这个问题并于2013年在超市内部试运行“合伙人”制度,将人才激励波及到底层员工,同时在2017年推出限制性股权激励计划草案,向339名管理层授予占公司当前总股本比例约为1.74%的股票,通过不断完善和发展实现合伙人制度的全面改进升级。当前的合伙人制度如下:
图3-1永辉超市“合伙人”制度示意图
高管的离职也使得人人乐集团开始探索人才激励政策,2017年开始试运营“合伙人制度”,并决定在2019年全面实行“合伙人制度”。但是由于该制度才处于起步阶段,所以还是需要花时间进行摸索与升级,因为当企业发展到一定阶段时,通过有限的门店经营利润增量单纯进行增量分红的激励效果也是有限的。
- 3.内部控制文化流于形式
人人乐集团一直以员工与顾客作为企业文化的发展方向,符合人道主义与销售行业的发展的要求。但是人人乐集团内部控制文化还没有融入企业文化中,内部控制文化比较薄弱。具体表现在很多员工认为内部控制是一项可有可无而非必须执行的制度,对于现如今集团内部控制制度与现状了解程度较低。况且人人乐毕竟还是家族企业,家族化管理势必会对员工对内部控制的认知产生一定的负面影响,造成员工对于内部控制建设的不信任。
- (二)风险管理体系不完整
对于人人乐集团的风险管理现状,主要体现在集团对于风险管理意识的薄弱。人人乐集团所处行业竞争大,压力大,面临的风险也大。近几年来,人人乐集团面临巨大的财务风险,2014-2015年净利润为负增长,使得企业2016年股票被ST处理,公司面临被退市的风险。同样的事情也发生在2017-2018年,2019年人人乐集团同时被推向停牌的深渊。上述看出当出现亏损苗头时集团没有有效的风险防范措施,使得企业两度置于进行亏损停牌的风险之中。
人人乐集团对于风险管理的组织机构存在缺陷。在现有组织构成上,人人乐集团从未创建风险管理委员会,在内部制度上也缺乏相应的风险管理制度,不能对企业风险产生有效的防控。对于企业存在的风险,仅仅依靠战略委员会进行事后采取措施。集团的风险首先在缺乏及时沟通情况下,当集团的风险管控仅仅局限于各个环节本身的约束,战略委员会由于对风险管理缺乏认知,无法对集团的潜在风险进行全面的评估,也无法进行及时的动态风险管控。
- (三)内部控制活动不规范
- 1.货币资金控制存在缺陷
虽然人人乐集团已经建立比较完善的资金管理制度,但是在执行过程中还是存在一定的缺陷。集团在2015年度1月份核查账务时,发现天津人人乐子公司财务经理利用职务之便盗用出纳网银权限,通过伪xx的银行对账单,侵占公司财产3500万,给公司造成严重的损失。从上述案件,看出集团对于货币资金管理存在以下缺陷:
(1)财务稽核频率低
对于上述案件的发生,最主要的原因是企业对于财务内部稽核的频率低。人人乐集团每年月初定期对于上一年的货币资金进行全面检查,同时辅助不定期的抽查。虽然稽核频率符合货币资金管理类要求,由于平时不定期的抽查的频率较低,员工对于抽查时间比较清楚,给了人员可乘之机,增加了平时舞弊的风险。
(2)对银行账户管理不善
集团内部对于银行账户的管理比较分散,收入进入不同的银行账户,这不利于集团的集中管理。随后集团也意识到这点,将收入存放在分散的银行账户取消,统一指定银行账户进行管理。这也给集团提醒,对于银行账户应该加强管理,减少因疏忽而给公司造成严重损失。
(3)财务人员素质较低
上述案件看出了集团内部财务职员职业素质的低下。对于掌管公司资金流动的财务人员,首先应拥有超强的道德素质。集团应将道德素质作为考核人才的主要标准,而不单单仅从能力考核。对于财务经理的职位,更应该要求具备更高的职业素养与能力,要求德才兼备,而不是以工龄取胜。
(1)存货周转天数长
长的存货周转天数,公司库存销售所需的长时间表明公司的库存流动性很差。如果公司的销售情况不佳,很容易导致企业库存积压。人人乐集团近年来的存货周转天数总体上呈现上升趋势,且与同行相比一直处于上峰,看出人人乐集团较同行来说存货管理水平较差。况且经年来人人乐集团的销售情况不好,集团内部存货库存积压严重。
表3-3人人乐相对于同行的存货周转天数
公司简介 | 2018-12-31 | 2017-12-31 | 2016-12-31 | 2015-12-31 | 2014-12-31 |
人人乐 | 70.88 | 70.36 | 71.07 | 65.85 | 60.47 |
永辉超市 | 44.92 | 42.54 | 44.11 | 42.35 | 42.99 |
中百集团 | 38.79 | 46.40 | 54.58 | 51.64 | 55.82 |
华联综超 | 48.12 | 53.92 | 57.40 | 52.52 | 53.95 |
步步高 | 54.50 | 55.55 | 58.80 | 49.28 | 57.60 |
新华都 | 55.84 | 55.02 | 53.03 | 49.79 | 46.40 |
三江购物 | 35.78 | 42.53 | 45.92 | 44.95 | 50.81 |
①单位:天
(2)存货保管不当,损失严重
人人乐集团虽然建立了相应的存货保管制度,但运营中缺乏实践性。门店超市的存货一部分放在卖场成列,一部分放在仓库。门店后仓收货部人员专人管理,对于存货的管理只是注重存货实物管理,对于存货的质量管理存在一些忽视。往往会由于仓库密闭,潮湿与不通风,很多商品因为保存不当而发生变质现象;而存货乱堆乱放严重,常常出现存货堆放不平现象导致存货毁损,进而导致集团遭受损失。而在卖场的摆放中,近期有新闻爆出南宁的人人乐超市有老鼠趴在沙糖桔子上,不仅损失了好些桔子,同时降低了顾客的购买欲望,增加了存货损失的风险。不仅如此,还经常出现各种存货丢失等事件,导致存货损失严重。
从下图可以看出,在2018年,人人集团的库存跌价准备金额明显高于同行业的几家代表性公司。陈津津(2019)研究发现,无论是因为存货追踪还是存货估值内控缺陷导致的存货相关内控缺陷的企业,其存货周转率更低,更倾向于对存货跌价准备进行更多的计提,且J具有存货追踪内部控制缺陷的企业计提幅度更大,即无效的内部控制能显著降低企业的经营管理业绩。[19]人人乐集团计提的存货跌价准备过高从中看出人人乐集团存货毁损严重,一方面是由于存货库存积压造成的商品的损失,另一方面也从中看出企业内部存货保管不当。
表3-3 2017年人人乐相对于同行的存货跌价准备系数
项目 | 人人乐 | 永辉超市 | 中百集团 | 华联综超 | 步步高 | 新华都 | 三江购物 |
存货金额 | 132,695.15 | 811,953.58 | 134,393.40 | 116,331.57 | 226,561.92 | 83,597.68 | 32,602.23 |
存货跌价准备 | 2,044.30 | 66.50 | – | – | 419.47 | 1,432.73 | 45.42 |
计提比例(%) | 1.54 | 0.01 | – | – | 0.19 | 1.71 | 0.14 |
①单位:万元
(3)存货盘点不到位
集团内部实行存货的定期盘点管理,由盘点监控部门组织实施,营运部门参与,对公司的商品存货进行盘点。对于重点商品、生鲜商品施行月度盘点制度和实地盘存制,对其他商品施行年度盘点制度和永续盘存制。而由于超市内部人员的流动性大,导致部分员工对盘点流程不太了解,进而影响盘点效果与速度。超市存货品种繁多,实地盘点难度大,所以为了简便易行的清点流于形式,直接采取账面盘存数取代实地盘存数的现象屡见不鲜。总部对于存货缺乏不定期的库存盘点,导致门店仅在年度盘点时库存相对准确,其余时间往往利用不当手段来迎合库存。
- (四)信息与沟通有效性差
人人乐集团拥有自己的信息管理系统,集团内部实现信息化管理但是也使得信息传递交流的复杂化。但同时也会容易因为数据的过度授权、人为定义错误、程序漏洞等因素而使得出现信息不对等现象发生,由于集团内部过度依赖于此系统,从而造成内控失效。如上述例子2015年财务舞弊行为正是因为人为因素造成的信息系统传递的失真,给公司与投资者造成不好的影响。
对于内部沟通方面,在纵向沟通上,由于人人乐集团组织结构层级过多,所以内部的交流通常会仅仅局限于管理层之间和部门内部之间的交流,至于管理层对于底层员工的交流,因为集团内部缺乏一些沟通渠道,造成管理层对于底层员工的不了解。而基层员工关乎人人乐集团最主要的业务范畴与利润来源,所以与基层员工的交流显得十分重要。例如当消费者购买商品时传递出来的消费信息直接是基层员工接收的,而如果阻断了交流渠道信息就无法传递到相关人员中从而影响公司的正常发展。横向沟通方面,人人乐集团各部门间、各事业部也很少进行沟通,容易因为过分考虑各自部门的利益而忽视集团内部整体的利益。
- (五)内部监督未能落实
- 1.董事会监督力度不够
对于家族企业,由于其管理权与经营权没有适当分离,为了保障董事会的独立性,独立董事就起到了至关重要的监督作用,因此,家族企业必须加强对独立董事的数量与质量相结合的要求。现在人人乐集团的董事会成员有9人,其中家族成员任职董事3人,独立董事3人,独立董事组成人数符合公司法要求的不少于董事人数三分之一。但是作为家族式企业,笔者认为应同时适当增加外部董事的人数加强对董事会的监督从而使董事会发挥其应有的作用,让董事会不再成为“懂事会”。
2.内审工作未落到实处
首先,人人乐在集团总部拥有审计委员会,且有独立于管理层直接对审计委员会负责的审计部门,能够实现较强的内审独立性。但是人人乐的子公司尚未设置专门的审计部门,只是利用各自财务部门进行协调工作。因此,集团总部的审计部门需要负责整个集团的审计工作,包括下属众多子公司,工作量较大。所以容易顾此失彼,最后由于公司内部监督不力而宣布内部控制无效。
其次,目前人人乐集团的内部审计工作仅仅局限于日常监督,而人人乐集团近年来发生的组织结构调整,关键人员岗位调整等,缺乏有针对性的专项监督。
- (六)本章小结
基于上一章对于人人乐内部控制制度的介绍,本章主要对于人人乐内部控制五要素存在的缺陷做出具体的分析。发现在控制环境方面,存在家族式管理存在弊端、人才激励政策不完善与内部控制文化流于形式等弊端;在风险评估上,存在风险管理体系不完整的问题;控制活动中的货币资金管理方面,主要存在财务稽核频率低、对银行账户管理不善和财务人员素质较低的问题,而存货管理方面,则存在存货周转天数长、存货保管不当,损失严重与存货盘点不到位相关缺陷;信息沟通存在沟通效果差的缺陷;至于内部监督方面,主要从董事会监督力度不够、内审工作未落实两个方面问题论述。
四、完善人人乐集团内部控制的建议
- (一)改善内部控制环境
- 1.改进家族化管理形式
随着企业规模的不断扩大,一味地进行家族化管理将对企业的长远发展产生不利的影响。对于集团来说,当务之急是解决现如今家族股权过大的局面。人人乐集团何宋家族共拥有集团70.76%的股份,前十大股东中,除了张庭持有1.13%股权之外,其他股东持股比例不超过1%。这种“唯我独尊”式的股权结构,容易造成股权结构可能会导致滥用控股股东的权力,从而损害中小股东的权利。
对于人人集团来说,改善现如今的股本结构成了改善家族式管理的最主要的解决方法。分散股权结构可以分为以下两种方法:其一是是吸收更多的中小股东,以稀释大股东的股权。其二是通过寻找外部战略投资者加入企业产权,以长期股权投资受益为主要目标从而实现对大股东的制衡。对于人人乐集团这种“一股独大”的局面,采取第一种方法可能不是企业最有效的途径。对于中国的上市公司而言,在大股东面前,中小股东难以撼动其地位。所以第二种方法我觉得是改善人人乐的最有效的方法。在股权高度集中使得监督机制形同虚设的情况下,很难赋予高级管理人员绝对的独立性,所以引进外部投资者我觉得不失为一种最有效的方法。
- 2.建立健全人才激励政策
首先人人乐集团对于作为“以人为本”的低毛利率的零售企业,存在人员具备很强流动性的固有的行业缺陷特征,所以需要企业实施适当的激励政策以此来巩固人心,凝聚团队的凝聚力。同时,对于现如今人人乐集团集权式的股权结构,激励政策的实施可以使股东与管理人员成为利益共同体,从而降低控制人的控制风险。所以,对企业来说有效的激励政策是挽留公司人才的根本之道。人人乐近年来高管的离职使得公司更加清楚地了解到对人才的重要性。从2017年开始试运营“合伙人计划”,实行团队合作经营策略,将集团从上而下的指令式、员工被动接受领导的管理模式,改为以顾客为导向的合作共享式的管理模式,使得员工能够充分发挥主人翁意识。计划的实施取得不错的反响,职工的积极性得到了提高。并且集团计划从2019年开始全面推行经营合伙人制度。集团应根据企业实际状况,实现合伙人制度的不断升级。可以通过跟进二期、三期的股改,以银股、银股期权、功劳身股等方式实现一线门店经营者成为真正意义上的经营合伙人。随着门店股改到一定阶段,公司架构与管理模式也重新形成,这时需要对总部核心管理人员进行股权激励,可以通过身股导入,银股等跟进等方式进行。经营合伙人制度同样在永辉超市取得不错的成果,希望此次人人乐集团的政策可以总结试运营期间的缺陷,学习同行业的良好成果,不断调整成适合自身发展的方法,使得经营合伙人政策成为解决公司现状的有利保障。
- 3.加强内部控制文化建设
要想解决企业内部控制文化薄弱的困境,让内控在企业内部生根发芽,需要改善内控环境,把内部控制深深根植于企业的文化中,而不是仅仅靠一次又一次内控问题来打响员工的警钟。将内部控制文化融入集团文化中,多加以宣传,展现出集团加强内部控制意识的决心,并在集团上下营造出一种了解并学习内部控制的良好氛围。同时,还需要对员工给予内部控制相关方面的培训。其次,在公司对员工进行绩效考核时,建议将对内控职责的履行情况也作为考核标准之一重点对待。不仅可以激发人员对待内部控制的积极性,而且可以避免企业因为只重视经营业绩而轻视内部控制建设的风险。
- (二)建立全面的风险管理体系
人人乐集团可以在董事会下成立风险管理委员会。对于委员会成员的自身素质必须进行严格的考核,不仅需要有专业的风险管理知识并具备一定风险管理实践能力。风险管理委员会应与审计委员会进行沟通,根据不同部门制定风险管理体系,并监督其实施情况,将风险管理完全纳入企业运行中。同时,需成立风险管理部门作为风险管理委员会的执行机构。该部门主要义务在于识别和评估集团面临的风险以及潜在的风险,并组织部门人员进行研讨从而制定解决有效应对风险的措施,从而将面临的风险降至最低,同时将潜在的风险遏制在摇篮中。人人乐集团目前面临的风险包括内部风险与外部风险。对于外部风险,可以在风险管理部门中组建调研小组进行外出调研从而来掌握市场行情,提前采取相应的预防措施进行风险防范与转移。对于内部风险,需要风险管理部门与其他各部门进行定期的交流沟通,及时发现存在的隐患并解决。在集团内部要有一定制度规范确保风险管理的有效执行。
- (三)加强重要业务环节内部控制设计
- 1.完善货币资金内部控制
(1)健全独立稽核制度
首先,财务部门应该实行定期轮岗制度。对于与货币资金密切相关的岗位例如记账岗与收支岗等需定期进行轮换,并且要在调动工作期间要对账目进行核查,有利于避免员工对长期驻留的岗位麻痹而产生错误,加深财务人员对所有会计岗位的了解,使员工具备更加全面的业务能力。同时,岗位轮换制度能增强财务人员间的互相监督,及时发现存在的舞弊行为,从而加强财务内部控制。
其次,应建立财务检查分析制度。为了防止违法违规行为发生,企业应增加财务工作检查频率,应定期或不定期地进行财务工作核查,并记录每次检查结果,建立财务检查档案,以此作为考核财务工作人员的标准。在检查的基础上建立财务分析制度,及时对于财务内部控制执行情况与成效进行分析,分析存在问题并及时提出整改意见与建议。
(2)加强对银行收支业务的控制
首先,人人乐集团应加强对银行账户的管理。由于上述事件的发生,人人乐集团收回独立核算门店网银支出权限由分公司管理,同时取消非独立核算门店的银行账户,并规定把所有的营业收入存入唯一指定的银行账户。在此基础上,集团应及时清理长期无业务往来的闲置银行账户,既减少对账麻烦,同时也降低挪用公款等财务舞弊事件发生的机会。
其次,银行对账单应保持其真实性。银行对账单由出纳员获取且应在传递给对账人员时在对账单上签名。同时,对于编制的银行对账单也要确保其真实性,财务部长不能将签字仅仅作为一种形式,而是应该认真对调节表、对账单与明细账进行核对,确保其正确性才能签字。集团应不定期对于银行存款余额调节表进行抽查核对,采用两名或者多名人员轮流对账,相互监督,查明未达账项的原因,并尽快解决未达账项。
(3)考核财务人员素质
人人乐集团应加强对于财务人员职业道德素质的考核。人人乐集团财务舞弊事件发生是主要还是财务经理盗用出纳权限,体现出集团内部财务人员素质较低。用人方面,需要重点关注并且核实员工的思想作风,特别需要注重对财务部门的员工的考核。招聘时,在关注员工工作能力的同时,着重考察其为人是否正直、诚实,是否具备良好的职业道德修养。同时,应增加财务人员的培训,特别是在职业道德方面的,并定期进行思想考核。
- 2.完善存货管理内部控制
(1)重视存货周转率为主的财务指标
对于人人乐集团来说,建立以存货周转率为主的财务指标是十分重要的。当前集团内部处于自身物流配送系统刚起步阶段,所以应时刻关注存货周转率指标来提升公司的运营状况,摒弃只重视销售而忽视营运的落后想法。况且集团在2017年度因为此指标的异常受到证监会的问询,更加需要引起重视并采取行动,对基层门店进行相应的指导工作,并配合销售毛利率等相关指标,对进货成本进行控制,从而制定合理的进销差价,提升公司运营能力。
(2)加强存货维护力度
首先人人乐集团内部应制定比较严格的存货管理制度。对于仓库的环境条件:例如温度与湿度方面进行严格的规定,对商品严格按照属性进行分类储存。同时,需要对仓库管理人员的培训,增强其对存货质量的日常管理与检查意识。对于造成存货损失现象,不管情节是否严重,都要严格落实存货损耗责任与处理制度,确保各个环节责任到人。其次,增加仓储科技成本的投入。将科技融入日常存货管理,提升门店库房硬件设施,利用科学技术对存货数量进行管理,实现更加有效的数据共享模式,减少人为失误造成的损失。
(3)完善存货监盘制度
对于存货的监盘,相关人员必须到场,并严格按照制度组织实施。初盘由仓库管理部门进行,复盘由财务部门进行,监督部门需要抽查盘点结果,尤其重视库存量较大、库龄较长的商品。对于商品的抽查,可以采取ABC商品分类管理方法进行抽查。对于比较重要的A类商品需要全盘检查,B类次之,C类最次之,保证存货盘点有重点的进行,提升盘点效率。当出现实盘数与账面数存在较大差距时,需要全面进行追究,找出问题根源。而对于存货的盘点不应该仅仅局限于定期的抽盘,财务人员应在平时对存货进行不定期的复查或抽查,保证账面的准确性,在必要情况下,可以有全盘抽查后复查的权利。相关的监督机构也要定期或不定期抽样检查相关财务部门的存货账表,评估工作状况,确保存货信息的真实有效。
- (四)完善信息与沟通
对于过度依赖于信息系统的人人乐来说,需要有一个信息系统应急抢险部门进行24小时待命,及时能够发现系统的漏洞并保证信息安全与工作的正常进行。同时,应在集团上下建立比较完善的信息系统应急体系,可以以信息系统应急手册的形式在集团内部传阅,提高员工的对信息的安全维护意识。信息系统的正常运行状况同时也需要内部审计人员的监督,所以就需要要求集团内部拥有专业计算机知识的审计人员,保证内部信息的有效传递。
对于沟通方面,纵向上管理层需在列明自己管理所需的信息的前提下,明确信息提交时间、提交人与方式。希望管理层能够转变传统观念,不要只是单纯命令式地发布工作任务,而是要多多鼓励员工发表自己的看法与意见,同时管理层与底层员工可以通过定期组织集体活动,拉近与员工之间距离,增进员工的集体归属感。也可以通过建立意见反馈系统,多多举办员工座谈会等形式,强化与底层员工的交流。不同部门间也应进行有效的沟通,在列明所需对口信息的前提下,明确规定好信息传递的方式、递交人与递交时间,保证信息沟通的高效性。不同部门也可以通过定期举办交流会,分享部门管理经验,实现集团内部资源共享,拓展信息沟通渠道。
- (五)内外监督相结合
- 增强董事会的监督
对于家族控股的人人乐集团来说,独立董事对董事会的监督起到至关重要的地位。所以人人乐集团应适当增加独立董事的人数,一方面可以制衡家族强大的势力,另一方面当公司独立董事离职时不至于使集团处于尴尬的地位。其次独立董事的人员的能力需要进行严格筛选,最好具备有同行业经验的,且独立董事不应身兼数职,确保有比较空闲的时间对集团进行管理。内部审计的顺利进行需要董事会的帮助和支持,所以董事会应注重强化内审的职权,保证集团监督制度的顺利进行。
- 2.加强内审监督能力
对于人人乐集团来说,需要比较完善的内部审计制度来对集团上下进行监督。对于大型的连锁企业,建议人人乐集团建立“四层”监控体系。从上至下,建立完整密闭的监控体系,保证万无一失。其中,集团总公司的审计部应该作为监控中心的总指挥,制定集团上下监督战略的统一标准以及具体的行为规范,确保集团上下有严格且统一的实施标准。作为第二级监控点应设置在重点环节的业务部门,例如防损部、信息部等主要的部门,地区分公司和各个事业部,作为组织架构的底层也是很难监督控制的点,更需要严格进行规范。各分公司,事业部需要建立专门的审计部直接对事业部的专门的审计机构负责,并作为内部控制环节的执行机构。
同时,人人乐集团对于企业发生的发展战略的调整等,要及时进行有针对性的专项监督。加强以风险为导向的内部审计,经常性且不定期性地举办内部审计工作。在进行内部审查的同时,以风险评估为前提,密切关注内部控制流程是否能够适应企业的不断发展,并及时进行调整,定期修改内部控制不完善的环节,以保证内部控制的有效运行。
- 结合外部审计力量
随着人人乐集团经营规模的不断扩大,必须加强借助外部审计力量来开展工作。外部审计人员因为其具备专业的技能,较高的独立性,更能客观发现集团的内部的缺陷。为了保证内部控制成为集团内部有效的营运保障机制,不仅需要内审部门的监督,还需要增强与外部审计机构的沟通与联系。同时也应改变流于形式的对待外部审计的模式,应借助他们的意见完善公司的治理,从而建立起一个比较完善的监督体系。
- (六)本章小结
本章主要结合人人乐集团内部控制五要素存在的缺陷,提出相应的解决措施。对于控制环境存在的缺陷,提出可以从改进家族化管理形式、建立健全人才激励政策以及加强内部控制文化建设,同时需要建立全面的风险管理体系。加强重要业务环节内部控制设计则需要从货币资金管理与存货管理两方面分析。货币资金管理需要健全独立稽核制度、加强对银行收支业务的控制与考核财务人员素质;存货管理需要重视存货周转率为主的财务指标、加强存货维护力度与完善存货监盘制度。对于信息沟通方面的缺陷需要进行完善,同时,需要增强董事会的监督、加强内审监督能力与结合外部审计力量来提升内审力量。
结论
内部控制制度最主要的是在于执行。人人乐集团虽然拥有了一套内部控制制度,但是内部控制制度并不完善,且在执行过程中存在不按规则实施的情况,严重影响到内部控制的质量,所以人人乐集团在内部控制建设上需要同时兼顾到制度的建设与制度的执行状况。
制度的实施决定制度的建设是否具备效果,而执行的力度是关键。内部控制执行状况不佳使得内部控制制度就是一张废纸。例如人人乐集团的货币资金管理制度,由于执行力度不够导致舞弊事件发生。所以集团在内部控制执行中,应进行充分的内部培训以及加强宣传工作,对于内部控制的执行效果应该加强日常监督检查,及时发现在执行过程中的不足并改正,保障企业的内部控制制度能够有效地落实执行。
我国对于内部控制的研究,已经数不胜数了。而对于公司内部控制的研究,很多都集中在发生重大财务舞弊事件的上市公司上,而往往忘记需要事前控制才能杜绝违规事情的发生。人人乐集团虽然曾发生财务舞弊事件,但是危害较小,所以没引起学者的更多关注。对于人人乐集团内部控制的研究,据我查询,目前仅有一篇期刊,且期刊内容仅仅做了大概的介绍,没有很全面。而本文将对人人乐集团内部控制进行比较全面的分析,希望能从中得出建设性的意见。
经过自己的努力,虽然能通过研究初步得到一些结论,但是受限于资料的收集、自身的水平与能力等因素,所分析的问题可能不够深刻与透彻,存在一定的局限性,这是需要改进的地方。其次内部控制具有很强的针对性,会因为企业所处的环境和自身业务流程的不同而不同,所以可能会缺乏一定的普遍性。
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