提高组织效率的对策研究

　　进入二十一世纪以后，随着社会的迅速发展以及快速崛起，人们的生活环境发生了巨大的变化。而且现代的企业如同雨后春笋似的，迅速发展了起来，竞争市场也是非常激烈。因此，想要在如此竞争激烈的市场占有一席之地，对于一个企业来说提高企业组织效率是非常重要的。

　　效率管理分析组织及组织的流程，对组织的效率进行规定、评估和分析，提高组织的效率，从而有效地实现组织的目的。管理员工有很多种方法，其中效率管理其中一项比较重要的管理手段，效率惯例主要是以用效率标准来衡量和统一员工的思想，以至于达到统一的管理宗旨。

　　企业的中枢神经系统是企业行政，企业的管理工作是由行政管理体系担负着，企业的计划、生产、财务、营销等是由企业行政管理推动和保证着进行顺利、有效进行和相互之间的协调沟通。

　　1、计划

　　为实现既定目标而对未来的行动进行规划和安排的工作过程就是计划。管理目标的实现就是计划目的。现代企业行政管理必须具有计划性，做好预测工作，对企业行政提前规划未来行动以及建立相应的预案，企业实现行政管理成功的必要条件就是计划。

　　2、组织

　　企业运作的基本框架是企业的组织机构，企业的各级行政管理人员必须对任务是什么，谁去完成任务，任务怎样分类组合以及各种决策应该在哪一层级做出明确的制定。

　　要自上而下得对企业逐级建立责权关系，保证畅通无阻的行政管理渠道，这样才能使企业的行政管理工作有的放矢。要做好这一环，就需要合理选择和设计行政组织机构。企业行政管理是依赖行政机构渠道进行的，所以，选择和设计符合企业内外特点的组织。

　　保证行政命令、指示等迅速流动贯彻的重要前提就是机构，是达到行政管理目标的必要条件。

　　3、指挥

　　企业行政管理中采取的具体措施，明确企业员工的职责；明确人们在各自职责方面的结构体系；并且对各级行政管理人员的积极性进行调动，使他们能够主动下调各级行政管理人员之间的关系，并且能够很好的解决组织人员之间的问题。

　　4、控制

　　在企业中，要对企业内部的各项指挥措施进行检测以及调整，使得他们能够及时适合现在的企业现状，并且要对企业内部的激励机制以及监督系统进行控制，使得能够更好地控制企业内部组织

　　通过控制保证任务按照既定计划执行，通过控制来判断企业的行政管理工作是否合理，是否还有改进之处，从而增强行政工作的有效性及合理性。确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制。

　　管理者的积极有效的配合和实施，在很大程度上决定着企业行政管理能够最佳话的实现。

　　在中国迅速发展的情况下，企业应该针对行政管理内部组织效率进行认真的研究，认识到行政管理效率对现代企业的重要性，并且深刻认识到现代企业组织管理效率仍然存在着很大的问题：

　　当前，人浮于事不仅简单地表现为工作人员多，而且表现在领导干部多，虚职、副职过多，造成了职务贬值，有职无责，有职无权。官一多，一方面容易助长官僚主义，上情不易下达，下情不易上送，人为地阻碍了政令的畅通。

　　有很少的领导强调政策的重要性，对于自己应该负有的权利以及责任，没有很好的去利用和执行，在领导该做决定的时候，没有针对事件很好的去执行。而且很多事情能够很快的由领导就能做出结论，但是领导确实要长时间的开会进行讨论，讨论不出结果还要接着开会，这样不仅浪费很多时间，而且也会使得领导在众多员工之间没有很好的威信，是大家信服，最重要的就是耽误企业很高效率的提高企业效率，最终可能因为时间问题，耽误很多事情，最后领导则由对集体员工冠上耽误工作的罪名。

　　此外，在贯彻执行上级决议时，往往也是几经周折，一拖再拖；合“胃口”的就执行，不合“口味”的就拖着不办，所谓“上有政策，下有对策”；有的对上级的文件断章取义，按需宣传，各执一端；有的甚至明从暗抗，阳奉阴违。批文拖拉。造成这种现象的因素很多，有的是对业务不太熟悉，不易指导；有的是碰到问题等等再说；如此一来，对下级来文所请示的问题只能是久拖难决了。加之审批程序也往往要转几个环节，从申请到主管部门，再从主管部门到分管口子，然后再报同级有权审批的行政部门，其中有很多中间环节夹在里面只是起了传送带的作用，增加了传递时间。此外，办事手续多。要解决一个问题或者是要想办一件事情，常常要提出报告，向上呈递，上级批办，部门主办，主办部门代为拟稿，有关部门会签，接着，再转上级承办部门签收，审稿，与其它一些部门协调、沟通，然后，送审批、付印、分发（这里尚未提及本部门内部的拟稿、复核审稿、定稿、签发多个环节）。基层想办一件事，不盖上三、四个图章就办不成事，往往是你在火里，他在水里，你急他不急，慢条斯理，按部就班，少则数月，多则几年，真是“跑穿鞋底，磨破嘴皮”。

　　所谓行政管理效率，就是在圆满完成行政机关的使命与任务以及既定目标的基础上，投入的工作量与获得的工作效果之比。尽管不同部门、不同单位、不同的人，在行政管理方面的效率是有高有低的，但是，并不能迁就低水平、低效率。为了充分调动积极性，只要有可能，就应该尽力求出每件工作消耗的工作量和所获得的工作效率的比率，以最少的人办最多的事。不仅要使每项工作在“投入”和“产出”方面有一个数的比较，有一个简单的百分比，而且要以此作为考核和奖惩行政。

　　部门工作人员的重要依据之一。当然，有些行政管理的效率难以用数量来表述，这是因为行政管理是一种产生社会和法律后果的行为，检验行政管理首先应着眼于这一行为是否圆满地达到了预期的、对社会有益的目标。也就是说，先要看行政工作的质的方面是否做好了，否则，再快的速度，再多的数量，也可能是南辕北辙。此外，行政管理的效果如何，常常是许多因素的综合。它是一个综合指标，不能简单地看成是数量变换，逐一加减，必须注重行政管理效率的质的方面。因此，行政管理效率应该是数量和质量的统一，是功效与价值的统一。讲行政管理效率就是运用先进的科学方法，适应人的需要和特点，顾及社会因素及其各方面的影响，充分发挥和利用人的内在潜能而获得最佳管理效果。

　　行政管理效率的内容一般大致分为三个管理层次：高层的属于决策层次，通常是指企业主管行政部门为了完成总目标而进行的规划、决策、安排、协调、沟通等工作。效率高低的主要标志在于企业主管部门是否根据企业情况，制定出符合实际的企业行政工作的制度。这一层次追求的是组织效率。中间管理层的属于管理层次，为遵照上级行政部门的决策，而进行的最有效的分工合作和监督，全盘解决行政组织与行政管理的问题，这一层次追求的是管理效率。执行层次追求的是机械效率。三个层次的效率指标构成了行政管理效率的完整体系，上、中、下三层的效率都达到了标准，才称得上达到整个行政管理系统的效率标准。

　　行政管理的成败与否，最终要通过行政管理效率来体现。行政管理反映了企业行政管理活动的方式和内容，是企业行政管理的一种职能。它通过对企业的行政制度、规定等业务的管理，执行了企业的决定，实现了最高决策者的预想。从行政管理这方面说，行政管理效率是检验其是否科学的标准，是衡量行政管理是否奏效的尺度。行政管理效率不仅可以反映一个企业行政管理的水平，而且可看出一个行政部门在日常工作中所付出的消耗同所获得成果的比例。但是，它本身不是行政管理的一个环节或手段，它只能是行政管理中各种因素和手段的综合反映。从行政管理效率这方面说，行政管理的各个方面，各个环节，各个渠道，都必须作出全面的努力，才有可能提高行政管理效率。并且，现代化管理的高效率需要分工，因为分工本身就需要强有力的组织、协调和综合。另外，高效率还与计划技术、管理人员的素质等因素有关。因此，要及时适应形势要求，不断摸索出行政管理的规律，讲究行政管理的有效性，追求行政管理的高效率。

　　1.行政机构职能重复、运转不灵

　　我国的企业行政机构过于臃肿，很多国企行政部门其实很多职能存在重复，没有必要设立的行政机构大量出现。如邮政企业有些部门身兼数职，其中一些职能又与其他部门的部分职能重复，一旦出现问题以后不可避免将造成相互推诿的局面。

　　由于部门和环节过多，造成行政机构某些部位和环节运转不灵，往往因相互推诿现象导致行政效率低下。主要表现有：解决问题的客观条件己经具备，只因少数人反对，而长期得不到解决，如已经作了正式决定，而且又是正确的，只是触及到某个部门、单位的利益，这个单位和个人就找借口拒不执行。

　　2.权利高度集中

　　权力高度集中缺乏应有的监督制约机制，企业的决策权往往只在少数几个人手里，一般企业里人和事的变动往往是少数几个管理人员拍板定案，严重影响着决策民主化、管理科学化的进程，在很大程度上挫伤企业员工的积极性，使企业行政系统缺乏活力和效率。

　　3.各项行政规章制度执行不到位

　　行政管理效率低下的根本原因在于行政规章制度执行不到位，有些行政法规虽然已经制定，但没有很好的执行。企业员工有章不循、违章作业往往造成许多计划以外变故，制约着企业行政管理效率的提升。

　　4.行政管理人员素质良莠不齐

　　企业里一些行政管理人员行政素质不高，知识能力不强，遇事怕负责任或不负责任，缺乏全局意识，对自己有利就干，无利可图的就推诿不干或放在一边慢慢拖着干。把大量的时间和精力放在如何寻找一个更合适的借口上，既浪费了时间又耽误了工作，直接影响着行政效率的提高。

　　影响组织工作质量与效能的因素来自外部和内部两个方面。外部因素主要是指国家的大政方针、法律法规、区域经济、科学技术、社会文化等外部条件，这些外部条件客观存在，不以组织部门意愿发生改变，并对工作效能有着决定性影响，而且这种影响是长期的，不会在短时间有所改变。通常条件下只能适应这些外部因素的限制，对本身进行调整与改变，以便适应环境，提高效能。由于内部因素的可控性、可操作性，内部因素的改变往往可对内部管理改善产生直接影响，对内部因素的改善可以在较短的时间内实现工作效能的提升。如果能对内部因素进行深入研究，加以有效调动和改善，就会对提高工作效能产生积极的影响。

　　组织结构。影响组织工作效能的第一个内部因素就是组织结构。组织结构决定着一个组织的权力分配，同时也决定着组织的决策模式，而权力分配与决策模式是影响工作效能和质量的最关键要素。组织结构同时也影响着组织沟通效率，这方面主要体现在组织的层级以及信息传递的路径上，层级越多，路径越长，组织的效率也就越低。组织结构的扁平化倾向已经成为不可逆转的一个趋势，在欧美发达国家，层级较少、路径较短的扁平化管理已经成为行政部门改善工作效能的一个主要方向。同时，适时调整组织结构也是提高工作效能和质量的一个重要手段，对于任何单位，随着政策环境和工作对象的变化和调整，组织结构的变更与调整也是必然的。如党管人才工作，随着经济社会的发展和进步，对人才队伍建设提出了更高的要求，组织部门必须因应形势的变化，调整增加部分职能，来完成被赋予的任务。

　　业务流程。组织结构确定后，业务流程成为影响工作效能的又一个关键因素。面对形势和任务的不断变化，如何科学设计工作流程，保证政令畅通，运转高效，是大幅度提升工作效能的关键环节。通过改变和调整工作流程，减少准备时间和运转时间，可以完成对工作效能的提升。

　　人员素质。在组织结构与业务流程确定之后，工作人员的态度与能力就成为影响组织工作效能的核心因素。组织工作效能和质量的提高，必须通过全体组工干部参与才能够实现。每名干部都是组织工作效能提升的责任主体和执行主体，只有充分发挥每名干部的聪明才智，并使他们持续发现和分析日常工作中存在的效能问题，制定并实施改进措施，才能实现整体效能的提升。

　　工作氛围。管理学界认为工作效能与工作氛围有着极为紧密的关系。良好工作氛围形成的关键，是对组工干部的思维方式、工作态度、人生观进行积极教育引导，使之与组织部门工作理念相吻合，从而实现工作效能的最大化。随着社会的发展进步，外部环境的不断变化，行政管理水平的不断提高，良好的工作氛围对于提高组织工作效能与质量至关重要，是其他物质条件不可替代的。一个部门即使有足够的经费，组织结构、业务流程、制度保障、人员素质都很优良，但不一定能够实现工作的顺畅运作，达到很好工作效能。其原因就是单位内部没有形成良好的工作氛围，干部的主观能动性没有充分调动起来。

　　管理工具。随着科学技术的发展，信息技术成为提高工作效能最直接的工具。应用信息化工具，技术信息化的相关软件直接提高某个具体工作岗位的效率，由于涉及大量数据的计算与管理，效果也最为明显。如党内统计、党费管理、干部信息管理软件等。从使用信息化工具的效果上讲，技术信息化的应用能够有效提高岗位技能，从而快速提高部分岗位的工作效率。在岗位技术信息化方面，步子可以大一些，这是因为技术信息化工具的实施较为简单，并可在短时间内实施成功，并能大幅提升工作效能。

　　制度保障。制度建设带有根本性、稳定性和长期性。一套健全完善的制度和规范，是提高组织工作效能和质量的重要保证。制度的约束作用、教育作用、引导作用、激励作用是其他方式不能代替的。在提高工作效能和质量方面，组织部门必须结合自身工作职责、任务和要求，明确组工干部的岗位职责、工作标准和工作纪律，用制度的形式固定下来，使组工干部凡事都有所遵循，并长期坚持下去，成为一种长效机制。这是新形势下组织部门提高工作效能和质量的必要条件。

　　上层行政机关的主要活动，是规划、决策、控制、沟通等全局性工作，追求的是社会总体效率。重点要从领导方式、决策程序、组织结构、信息反馈、协调监督等方面改进工作，提高效率。

　　对建立的规章制度作为本单位的规章，在领导的统一部署下，落实到岗、落实到人，严格执行。各部门行政管理工作人员要各就各位，各行其事，各负其责。要真正把各项制度具体落到实处。

　　要把监督检查作为一项经常性工作常抓不懈，工作做得好，成绩突出的，要及时总结经验推广、给予表扬和奖励。对工作不重视，做得不好，漏洞明显，或出现重大问题的，要认真总结教训。通过对规章制度执行情况的检查，使规章制度发挥其应有的作用，而不至流于形式。

　　企业行政管理人员的素质直接与企业决策、执行力、经营成果、经济效益以及企业未来的市场竞争力挂钩。

　　作为企业行政管理人员，应该是知识水平高，各方面素质优良的公共管理者。企业行政人员素质的提高可以提高组织管理的有效性，能够实现科学而又效率的管理。每一个行政工作人员都必须努力提高自身素质，使自己的能力和水平不断得到提高。

　　一个企业的行政管理最终执行还是落实到人，企业在行政管理培训方面也应做到“以人为本”，企业在提高行政管理人员素质方面工作应作为重中之重来抓。

　　在管理工作中应用计算机实现管理手段现代化，随着计算机应用的普及，计算机在各个领域的应用无处不在，就企业行政管理可通过计算机合理运用效率管理软件实行企业现代化管理。

　　科学的企业管理方法如目标管理、自主管理、绩效考评等。当前企业行政效率在管理方法上陈旧无法跟上时代的发展，如中国邮政集团公司，邮政百年历史，曾经铸就过邮政的辉煌，形成了一套管理办法和管理制度。可同样是由于这套管理制度在面对信息化程度不断普及的今天，感到束手无策。通过科学企业管理方法的引入可以极大的缓解传统的陈旧管理方法与现时代的格格不入。

　　提高组织工作质量与效能建设，加强制度建设至关重要。要把解决突出问题与建立长效机制有机结合起来，做到标本兼治、综合治理，着眼长效、注重实效。

　　注重制度的配套和完善，做到以制度管人管事。根据不同时期、不同阶段的新情况和新问题，审时度势，与时俱进，开拓创新，及时总结实际工作中的好经验、好做法，不断规范和完善具有针对性和实效性的管理制度。要以规范化、标准化、科学化为目标，全面推行岗位责任制、服务承诺制、限时办结制、首问责任制等具体制度，逐步建立健全失职追究制、窗口部门一次性告知制等制度。要深化和推行政务公开，进一步规范政务公开的内容、形式和方法，探索建立组织工作目标考核、政务通报、政务听证会等制度，不断提高组织部门工作水平。要建立健全提高组织工作质量与效能工作机构和工作机制，让群众积极有效地参与质量与效能的监督，促使组织系统工作人员在履行职责的办事过程中，做到办得公、办得快、办得廉、办得好。对一些时过境迁，不适合形势和任务要求的制度，该修订的要及时修订，该废止的要予以废止。

　　探索建立部门和个人绩效考评办法，促进工作目标的实现。绩效考评是现代行政管理的重要组成部分，只有建立起一套科学、合理的绩效考评办法，奖优罚劣、奖勤罚懒，形成竞争激励机制，才能充分调动干部的积极性、主动性和创造性。健全和完善岗位工作目标管理责任制。根据实际，进一步研究和明确机关岗位工作职责规范，确定目标考核的原则、对象、内容、方法、评价依据及标准等。在此基础上，对岗位工作实行目标管理，根据组织工作的计划任务和目标，按职能分解到科室（单位），落实到人，一级对一级负责，使工作走上规范化、制度化和科学化轨道。责任目标下达后，定期进行督查，半年进行一次检查，年终进行考核，通过民主测评、领导评价等方式，对干部的工作绩效和综合素质进行评价，把考核结果作为奖惩和选拔任用的重要依据，增强干部的事业心和责任感，激励和推动干部刻苦学习、勤奋工作、开拓进取。认真搞好机关效能投诉工作，强化监督制约机制。设立专门的效能投诉机构，受理社会各界对机关效能问题的投诉。建立健全效能绩效考评和奖惩制度，把效能建设与机关工作人员的考核奖惩结合起来。把对公务人员的考评和奖惩同干部使用相联系。

　　切实抓好各项制度的落实。制度既然制订了，就要严格执行，不能说在嘴上，挂在墙上，写在纸上，把制度当“摆设”，而应落实到实际行动上，体现在具体工作中。现在执行制度难，主要原因在于一些干部当老好人，不愿得罪人，你好我好大家好，不讲原则讲人情，不讲党性讲关系。说到底，是个人私心杂念在作祟。这也是一种不正之风，是工作质量与效能建设本身就要努力解决的一个问题。要在狠抓制度的贯彻落实上下功夫，开展经常性的监督检查，严肃查处违反制度的人和事，该曝光的要曝光，该通报的要通报，该惩处的要惩处，做到令行禁止、违者必究，努力使制度成为组工干部自觉遵守的行为准则。

　　提供各尽所能的工作环境。为组工干部发挥作用、施展才能提供良好的环境。一要为提高成员素质提供必要条件。应该为成员提供不断提高自身素质的各方面条件，以使其开阔视野，增长才干。二要为发挥成员特长提供合适岗位。应根据实际情况和每名成员的特长，做到人尽其才。三要为成员良性竞争提供平等机会。对每名成员做到一视同仁，机会均等。

　　营造和谐相处的良好氛围。和谐相处氛围的营造，需要领导层和普通成员的共同努力。一是人际关系要协调。领导层应正确运用权力影响力，充分利用非权力影响力，处处体现人格魅力，善待下属。普通成员应履职尽责，勤奋工作，处处体现敬业精神，尊重领导。各成员之间要体现人格平等、互相尊重，团结协作、共同进步。二是处理事务要公正。公平正义是建立和维护秩序的基石。无论所涉及的事情利益是大是小，当事人地位是高是低，都应端正态度，严格按程序和制度办事，充分体现公平正义。三是纯洁队伍要经常。及时发现不和谐音，果断清除“害群之马”，确保“人心思干”，防止“人心思变”。

　　达到各得其所的效果。“各得其所”是“和谐”的一项重要标志。要使每名干部各得其所，应做到两点：一是让成员工作各得其所。通过努力，能够在个人特长、期望与实际工作需要间尽量实现平衡，以提高成员的积极性和创造力。二是使成员的利益需求各得其所。在可能的条件下，尽量满足成员正当的利益需要，以增强集体的凝聚力和向心力，培养和形成成员的团队精神和敬业精神。

　　企业行政管理在如今的市场竞争日趋激烈的环境下已成为企业核心竞争力的重要标志之一。企业行政管理效率的高低将直接影响企业的各项工作的开展。但是，传统的行政管理体制束缚了企业的发展，当前我国企业行政管理存在着机构职能重复、运转不灵，权力过度集中、企业行政管理人员素质良莠不齐、等问题。这些问题的严重制约着企业行政管理效率的提升。在当前这种竞争激烈的社会环境中，企业强调“以人为本”的指导思想和“人性化”的管理理念，改变思维模式，真正建立起适应企业特色、时代特点和员工需求的行政管理体系，使企业在激烈的市场竞争中立于不败。

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