医疗业销售与收款循环的内部控制研究

摘要：随着市场经济的不断发展，促使现代企业相关管理制度也逐步进行专业化和精细化，在这个竞争的时代中，企业都面临着同样的问题，换句话说，对于风险和由此带来的挑战，目前内部控制系统的重要性众所周知。销售和收款循环是企业生产和运营中必不可少的部分，也是业务利润的基石，但是由于销售和收款循环活动，具有相当复杂的特征，使其通常具有较高的风险性。因此，公司必须建立和完善用于销售和收款的内部控制系统，以减少其在运营过程中遇到的风险并促进其长期增长。

本文根据DK公司的实际情况，鉴于医疗行业的特殊性，我们将内部控制理论与公司特定的销售和收款业务相结合，以方便分析销售和收款业务的控制要素。通过控制收款循环，确定控制缺陷并提出优化程序以提高DK内部控制操作的效率，可用作内部控制管理的参考。

关键词：医疗业；内部控制；销售与收款；风险

引言

企业的成长必须建立在经济事务的不断扩展和工业资本的有效流动的基础上，从而使企业的价值最大化。公司追求利润增长和业务增长的过程很大程度上是不断增加市场份额的过程。销售和收款循环与公司产品的销售和资本链的流动性密切相关，而资本链的流动性与产品的知名度，市场份额和现金流量直接相关。内部销售和收款循环控制是公司治理的关键要素，负责监督与业务相关的销售和收款活动，同时确保与之相关的管理机制业务的销售和收款是合规、合理和有效的，以防止欺诈和纠正业务销售和收款环节中的空白，从而使企业的销售和收款内部控制在实现增值过程中非常重要。

　1 销售与收款循环的内部控制概述

　　1.1 内部控制的概念

2013年5月14日，XCOSO委员会公布了《2013年内部控制整体框架》，其中将内部控制界定为“受公司董事会、管理层和其他工作人员影响并提供合理保证的一套程序”。该法第3条规定：“内部控制应由董事会、管理层和所有各方进行”。内部控制的目的是合理地确保企业管理的合法性、资产的安全性、财务报告和相关信息的真实性和完整性，提高业务的效率和效益，并确保财务报表的完整性。促进企业发展战略的执行。

　1.2 内部控制的要素

内部控制执行过程主要以其基本要素为基础，目前所承认的内部控制要素是COSO框架的五个基本要素。

控制环境。所谓内部控制系统中最基础的一个要素就是它了，可以说，这是审计部门特别实行的内部控制的基调，不仅影响到工作人员对内部控制的理解，而且也影响到他们对内部控制的态度。控制环境没有单一的因素，而是指影响特定的政策，程序又或是能使其有效性增强或减弱的各种因素。内部环境主要强调能力，还有实施沟通的完整性和道德观价值观，包括参与治理的相关程度，对于内部控制管理的理念和方法，结构与组织以及人力资源的相关政策。

风险评估。这是公司识别和分析与其目标相关的风险并为建立公司风险管理系统奠定基础的过程。它主要识别、分析和管理，做风险评估可以突出的让各个企业的管理层认识到风险业务活动的必要性，包括怎样识别现有业务的潜在风险以及暴露风险，并对症下药，这是现代业务管理的基本功能。

控制活动。是一种程序，主要是为了确保管理指示的实施而去制定的一个控制政策和扩展延伸的一种程序，该程序的实质上是一种特定的手段，在公司的整个管理过程当中，控制活动是持续存在的，并出现在不同级别的管理和职能组织中。这是公司内部评估风险之后的特定实施链接。因此，控制活动是基于公司的实际情况和特定要求。区分原始的基本控制，以形成特定的措施来应对风险并为实现公司的内部控制目标服务。我们可以看到，控制活动是内部控制实施的特定级别的非常关键的元素。

信息和通讯。该信息是指与业务管理有关的各种信息。通讯便是指及时、准确地收集此信息，并确保采用适当的方法以使该信息能够传输到业务的各个层面。良好的信息和通信系统可以使公司及时了解运营条件和组织中发生的各种情况，并可以向公司员工提供各种必要的信息。公司要及时完成任务。使公司的经营管理平稳运行。可以看出，信息和通讯是内部控制的其他要素可以有效发挥作用的保证。

监督检查。是指监督并检查关于内部控制中各种控制系统的完成情况，以确保控制活动可以有效的执行，最终实现控制目标。监督过程当中也可以评估内部控制并发现问题去随时改善内部控制系统。监督检查的范围涵盖内部控制系统的各个方面，并应扩展到所有内部控制。监督检查通常可以以报告的形式显示内部控制的弱点，从而提醒系统制定者采取有针对性的改进措施。

　1.3 销售与收款循环内部控制的含义

销售和收款循环是由相关的业务活动组成。由于财政部会计司根据近些年来的实践，整合了一个不同企业的商业活动，形成了普遍适用于大众企业的销售和收款循环的流程。把整个流程做好，将加强公司内部监督管理，销售和收款行为的正常化，减少错误和销售和收款欺诈，并促进业务销售的稳定增长，以实现业务发展战略需要。

　1.4 销售与收款循环内部控制的主要流程

（1）制定销售计划

与年度预算配合，计划下一个季度甚至未来两三年的销售变化。在业务部门确定销售目标之前，销售计划必须基于上一年的年销售额，市场份额和竞争对手的状况来确定新的销售目标。

（2）信用管理与赊销

与公司领导相配合，建立一个单独的风险管理部门，其次是建立一套可方便上手操控的科学信用管理体系，并对应管理体系实施全面的信用风险管理计划，最重要的是一定要建立标准化和制度化的信用销售程序。与此同时，按照各个信用等级将客户分层，不同的层次要有不同的标准和档次。

（3）接受客户订单

当销售人员收到订单或客户请求时，要及时看客户给出的价格是否在公司的标价区间之内，如果在就可以顺利下单，如果不在则要与部门主管商量价格是否可以，当进行完前面的步骤之后，应仔细检查是否满足不同的交易条件，是否已写订单或合同，是否获得批准并加盖公章。

（4）发货处理

客户每天的下单量促成了仓库的发货服务。仓库服务根据批准的销售订单提供货物，为外发订单要单独准备一个序列号，并根据客户名称、货物名称、数量和发货日期先列表后统计交付货物。采购订单也必须由客户签名或由发送方签收并正确保存回执单。

（5）向客户开具发票

装运前，进入商业管理系统以准备销售订单，并将报告提交给主管部门批准。一旦销售订单获得主管部门的批准，就将由专职的会计人员来接手这一订单，以进入商业管理系统在规定的期限内开具相对应的发票。

（6）应收账款

在客户把款项打进账户时，根据客户所选择的商品类别进入ERP债务管理系统，进行冲账或者记账操作。然后由出纳人员检查收款金额，确认无误后将其存入银行。会计人员不仅要定期记账冲账，还要在货款期限快到之时及时催促客户进行付款，以免产生不必要的坏账或者是呆账。

（7）办理客诉及销售折让、退回

当有客户不满意而投诉的情况，一定要及时核实，如果是产品问题，则及时通知客户，并和另一方及时沟通协商，可以做一些定量的销售折扣或与客户协商退货。收到客户的退货和换货后，必须得经主管人员的批准，同意后，它将被转移到仓库。由仓库人员计算客户退回的货物的名称和数量，然后及时录入到库存管理系统进行库存调整，从各个部门做到职责分离并严格控制。

　2 医疗行业销售与收款循环内部控制现状

销售和收款流程模块是ERP系统资源组中最重要的业务流程模块之一。但是，也正是因为这个系统而出现一些问题，在整个流程当中，除了财务部门使用单独的软件，别的操作都在ERP系统当中，并且这两个软件都不能提供折扣，在销售和收款循环过程当中又有许多公司都参与了流通系统，所以在各个方面都或多或少的出现了问题。

　2.1销售计划管理方面

结合当年的实际营销情况和自己公司的发展策略，制定年度销售计划，并根据采购订单的实际数量和品种制定了月度计划。更具体地说，区域主管根据每年11月和12月报告下一年客户需求，再具体由销售人员来准备下一年的销售计划。在销售经理看过准备好的计划之后，将分别为每个销售人员按人员能力大小来实施年度销售计划，并让大家签署合同责任书。在每个月的月底，销售部门都会根据客户订单制定不同的销售计划和销售方向，该计划在采购部门批准后发布给销售经理。为了能使销售计划更加贴切公司的业务与现状，必须定时分析公司里每种药物的销售情况，包括上月的销售计划和当月的实际销售情况，并且必须随着时间和批准程序调整销售计划。此外，企业应使用市场研究和其他方法来制定销售策略以确定合理的价格范围，并灵活使用各种营销策略和方法，但是前提是这些方法手段和策略的确定必须经过主管及上级领导的批准。

2.2客户资信管理及药品价格定制方面

药品流通公司的销售人员负责客户信用管理，并参与了客户信用销售的调查和批准。销售人员收集基本的客户信息并创建客户文件以有效管理客户信息。但是，该公司尚未发布特定系统来规范新客户的资格。另外，对于新客户，销售人员会对客户本身进行背景检查，然后将其提交给管理层以供批准。这个过程涉及巨大的风险。

除受XX价格或XX指示约束的药品外，其他药品均根据市场价格进行调整。该公司为每种药物设定了基准价格，以使这些药物在终端处具有一定的价格波动，因此销售价格随地区而略有不同。但是，该公司没有严格控制终端药品的价格，价格差异太大并且存在药物交联的风险。

　2.3在销售合同签订方面

销售人员与客户就特定项目进行谈判，重要的业务谈判应包括财务顾问和其他专业人员。如有必要，可以聘请外部专家参加相关工作并进行谈判。首先，当销售部门起草合同时，必须选择公司确定的合同模型版本；其次，使用交易对手合同的文本。

销售合同草稿已提交地区总监审查，主要合同由法律顾问审查。审查的销售合同在其授权范围内批准该销售合同；对于季度合同，由商务部负责人在批准机构内批准；年度和特殊药品合同由销售部门组织的有关部门审核。合同审查注册表由销售经理签署并批准，作为授权的一部分。根据规定需要获得总经理批准的合同由总经理在授权框架内批准。合同的修改和取消必须经过授权和批准，并且使用所有书面形式，并且口头形式无效。合同订立后，必须根据批准权限和授权执行合同修改和取消程序。当出于与客户相关的原因需要更改合同时，卖方将根据合同批准流程与客户沟通并批准客户。对于公司造成的合同变更，销售部门必须及时将变更通知客户，并再次签订合同。

　2.4在销售订单处理方面

公司的销售部门根据已签署的销售合同对客户的订单进行详细检查，以确定订单的存在是否具有合理合法性。内部销售人员根据客户的发货通知或发货计划，每天填写客户信息和处理表格，每天检查客户和客户订单以及产品交付情况，执行每个命令。运输过程中需要适当的批准，批准之后要将批准的销售通知提交到仓库专员手里进行审核，然后严格按照所列项目发货和签发。货物构成具有完整程序和连续编号的运输单据。同时，公司还必须根据销售登记制度填写相应的证明文件，完成销售公司各环节的记录，建立销售登记册，并实施全部销售记录系统流程。然后，严格遵守合同条款以及价格和发票管理规则，开具销售发票，严禁开具虚假发票。

　2.5在销售收款及退货方面

销售部门的业务员必须每月确认是否收到财务部门的收入核算，对逾期付款的公司及时进行催款汇缴，并迅速评估每个客户的应收帐款余额的变化以及信贷额度的使用。同时，建立健全坏账计提的方法，规范坏账准备工作的审批权。财务部门的销售会计每月准备一个账龄较大的客户帐户分析表，而销售部门则分析客户帐户的可收回性。销售会计办公室准备坏账冲销报告，并将其提交给财政部长和首席财务官进行审查，然后提交给总会计进行审查。审核批准后，则由销售会计执行下一步。建立坏账核对登记系统，并通过经常账户进行管理。已注销和追回的款项必须及时进行注册，以免形成账外资金。

随着药品分销行业的信贷销售变得越来越正常，应收款坏账现象需要严格监控。但是，由于药品分销公司的客户信贷政策不完善，因此客户订单通常被超额发行。债务追回缓慢和坏账发生的现象没有引起管理者的注意和预防措施，也没有确定相应的责任。

销售人员必须进行相关记录并查询退货原因，并积极与客户沟通。销售退货必须经过相关批准才能执行。对于退回药品，药品的质量检查由专人进行。通过检查后，执行存储管理。

　3 医疗业销售与收款循环内部控制存在的问题

　　3.1 应收账款管理内部控制不严格，内部控制机构不完善

应收账款在大部分医药商业企业中都大量存在，通过应收账款的实际情况可以客观的反映出某一个医药商业企业经营情况的好坏，因此各企业都制定了相应的应收账款管理制度。但由于医药商业企业销售药品的行业特征，销售药品可以采用直销，也可以采用代销，还有经销、联销及OTC等多种模式，但不管哪种模式，在销售过程中都经常会发生先提货后付款、预付账款、部分账款实行赊销等情况，最终造成了大量呆账坏账的发生。虽然一些医药商业企业制定了一套完整的应收账款内部控制制度，但是具体内容却比较空泛，多数是书面用语，形式化比较严重。同时应收账款管理制度中虽然规定了“谁发货，谁收款”的岗位责任制度，但在实际工中并没有对由于不能及时收回应收账款形成坏账进行责任处罚，执行应收账款管理内部控制的力度不够。

并且在目前为止，一些商业制药公司仍处于运营和开发阶段。由于缺乏对销售和收款循环内部控制的知识，他们无法建立专门的内部控制组织或内部控制结构不完善。导致现有的问题加剧了风险，并没有达到销售和回收周期内部控制的预期结果。由此我们知道，完善的内部控制组织对促进商业制药公司的发展起着重要作用。商业制药公司必须改善内部控制组织，以最大限度地发挥组织的重要作用。

3.2 授信管理不规范，信息沟通机制不健全

从一些医药商业企业销售与收款循环内部控制的规章制度来看，并没有对多头授信规则进行详细的要求，对各个部门、子公司也缺乏较为正规的规章和条款来对守信行为进行约束。虽然有的医药商业企业的客户管理政策比较严格，但由于销售药品政策的不稳定性，以及一些销售人员为了提高销售额，会做出特批的行为，并没有按照企业的规章制度进行赊销，造成不同单位、部门对同一客户在同一时间进行不同的授信。

对于医药商业企业来说，与销售相关的部门都应该进行良好的信息沟通，具体说来就是销售部门、信用管理部门、财务部门、审计等部门在实际工作中要进行及时的信息沟通交流。但从实际情况来看，一些医药商业企业内部审计部门、财务部门、销售部门在工作中并没有做好信息沟通工作，未形成信息的共享机制，经常会发生多头授信的现象，提高了应收账款难以回收的风险。例如医药商业企业审计部门在审核财务凭证过程中，审查出销售部门存在不符合规定发票冲账报销问题，应该及时将该问题向财务部门反映，督促财务部门加强管理，防止给企业带来不必要的损失，然而由于主客观的原因，审计部门并没有将此类问题与财务部门进行及时的沟通，这就导致财务部门不能及时的管理和控制报销流程，严重影响了医药商业企业的财务管理工作。

3.3 缺乏对风险方面的考虑，各项权限不够明确

现在所有的制药公司面临的都是同一个难题，那就是随着市场的竞争越来越激烈，优胜劣汰的趋势越来越明显，所发生的业务也越来越复杂。这种情况就使公司面临更大的风险，但是目前，风险管理在所有制药公司的管理中仍然是一个相对薄弱的环节。许多公司在销售和收款活动的内部控制中常常缺乏风险评估。没有风险评估，就没有办法规避相关风险。

在公司内部，仅定义每个部门的权限和职责分配，以及每个部门的工作，没有为每个工作人员详细说明相应的职责。每个部门都有一定数量的合作者，由于每个人的权限和职责不明确，许多是在实施内部控制过程中创建的障碍，使公司内部员工可以轻松地行使职权并逃避责任，因此公司在销售和收款方面的内部控制直接失去了控制，它的存在就变得并不重要。

3.4 工作人员素质有待提高

在一些公司中，经常招募学员（实习生）。由于公司内部控制部门的兼职实习生没有专业知识或相关工作经验，其工作能力远远不能满足工作需要，影响了公司的发展和效率。此外，销售和收款人员没有按照与客户约定的收款时间按照自己的职责和责任收款和核销应收账款，这可能会导致收据、收款遗失、推迟等现象的发生和存在。

　4 医疗业销售与收款循环内部控制问题的解决办法

如果要达到目标，必须采取相应的措施；要处理一件事情，就必须有一定的方法，否则，只需付出几倍的努力，只会获得一倍的结果，甚至没有效果。同样，商业制药公司希望有效地执行销售和回收周期的内部控制；它们必须具有某些程序和方法。从以上情况来说，我国医药商业企业销售与收款循环内部控制工作还存在着一些问题，这些问题严重影响到了医药商业企业资金链条的完整性，降低了医药商业企业的财务管理水平，因此医药商业企业需要从以下几方面入手，强化销售与收款循环内部控制：

　4.1 提高应收账款的管理水平，建立健全内部控制体系与制度

一方面，医药企业要及时与客户进行沟通，做好应收账款的催款收款工作，应收账款的收款部门要及时跟踪客户的实际情况，并录入到应收账款的信息系统中去，动态管理好客户的还款能力，向客户明确说明还款期限和公司的信贷政策，并详细说明信贷回扣；另一方面，控制好逾期应收账款，应收账款的回收期限和难度是成正比的，账龄越长，发生坏账的机率就会越大，因此医药商业企业可以设置逾期应收账款控制制度来提高回收货款的机率，降低赊销带来的财务风险。

为了确保建立更完整的内部控制系统以及销售和首款循环的系统，对于公司，无论有任何联系或职位，都必须遵循完整性原则。必须对其进行检查。总体而言，商业制药公司已经建立了一套完善的内部控制系统以及一套销售和回收周期系统来控制每个环节，这可以提高盈利能力，对于进一步发展制药业至关重要。

4.2 完善授信政策，各部门做好协调沟通工作

医药商业企业应该在销售与收款循环内部控制制度中制定关于多头授信行为的约束制度，加强并落实销售授信制度的执行和监督，及时发现和制止未经过授信审批就销售发货的违规行为，严格控制相关岗位职务的分离。医药商业企业在管理客户过程中，可以采用动态评估的方法来管理不同客户的信用资料，并对这些信用资料进行定期的审查，客户的信用资料要做到详细全面，具体包括历史还款记录、现在的还款能力，按照每一期收到款项的实际情况对客户信用进行评级，这样可以科学合理的确定客户的信用额度，并根据实际情况对信用等级进行适当的调整。

医药商业企业为了避免不同部门、子公司同时向客户发放信用，有必要建立一种内部机制来共享客户帐户上的信息，这样各个部门就会实现对应收账款信息进行资源共享。在日常工作中，各个部门、子公司可以将应收账款的数据录入到信息系统中，通过系统可以自动审核相关信息，这样既可以节约大量销售成本，也可以提高信息的真实准确性，企业各个部门、子公司就会了解自身和其他部门的有关应收账款的信息，增强了应收账款信息的透明度和公开度。需要注意的是，医药商业企业实现信息共享的基本前提是以安全为前提的，要定期对信息系统进行安全维护，设置信息信息系统访问权限，并定期更换上机操作密码，避免财务信息流失给企业带来的财务风险。

4.3 改善医药商业企业内部控制环境，强化预防与管理的基础工作

商业制药公司销售和收款循环内部控制环境的改善可以从以下几个方面入手。一是加强企业文化建设。企业文化是一支看不见的力量，可以巩固公司员工的实力并提高全体员工的道德素质，培训和实施业务的过程非常有影响力。管理层必须根据公司的价值取向来指导员工，这有利于实现控制目标。二是完善信息通信系统。俗话说得好，能及时发现存在什么问题的系统才是一个好的系统，这个也是如此，不仅要及时发现问题，还要及时分析问题存在的原因并和员工及领上商讨怎么可以完美的解决。三是完善公司内部治理和审计机制。内部治理结构是内部控制有效运行的基础，公司要建立了独立的内部审计机构，并赋予其足够的权力来监督销售和收款循环内部控制程序，利用合理合规的手段极其方法，以确保销售周期的内部控制。并按照预定义的规则进行收集、跟踪。

制药企业不同于普通企业，它对广大市民的生活可以产生巨大的影响，所以即使本着以人为本这一条件，都要在各方各面做好把控，以免对整个社会造成不良影响。为了促进公司销售和收款循环内部控制的有序发展，还是有必要建立一个专门的部门招专业人士来解决发生的问题以及对未发生的问题做一个相对精准的预测，这样才可以使销售和收款循环内部控制良好有序的发展。

为了把财务相关的基础工作做扎实到位，医院必须有财务的专业人员随时检查账目和实际收支情况并及时查阅台账和日记账，以加强日常的监督和核实职能，包括收入和支出，以便预算资金可以随意编辑它们并将其用于其他目的，以确保基本财务信息的准确性和真实性，并为预算编制打下坚实的基础。另外，每个工作人员必须严格要求自己，努力工作，以减少在医院中发生财务风险。

　4.4 加强销售和收款活动的控制

商业制药公司在销售过程中严格执行相关的订购流程，制定各种订购标准，并在可能的情况下确保对销售和收款进行全面管理，而不会留下死角和漏洞供人们使用。通过客观地评估销售目标并建立合理的信用管理系统，将应收账款控制权转移到事前和事后控制，以进一步提高收款效率并避免应收款不可收回。

5 结论

制药公司具有与其他行业明显不同的特征。他们不仅是产品的生产者和销售者，而且还是承担与公共安全和健康相关的社会责任的承担者。药品作为一种特殊产品，具有种类繁多，质量要求严格，机遇多，销售渠道固定的特点。

基于COSO内部控制框架和《企业内部控制基本标准》以及相关准则，本文将对当前销售和收款链接的内部控制的现状描述为目标，并通过深入分析突出潜在的问题和风险结合理论分析，提出完善的对策。

简而言之，商业制药公司的有效管理和运作与有效的内部控制密不可分。销售和收款循环在商业活动中占有重要地位，并与商业制药公司的未来发展息息相关。从销售和收款操作流程开始，实施可靠的销售和收款内部控制系统将有助于优化销售和收款循环，并提高业务管理效率。

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