现代商务秘书素养

　　秘书职业行业的认知度比较高，并且在社会中也较为普遍。秘书是企业发展中的重要职能之一，古今中外无时不有，无处不有。秘书按照类型以及具体的工作内容有不同的分类，总体而言，秘书大致分为行政秘书、公关秘书、助理秘书、业务秘书、人事秘书等等诸多门类，每类型的秘书都有不同的业务范围和职责。现在，随着市场经济的发展和国家对外开放的不断扩大，商务秘书专业不仅应运而生。商务秘书与传统行政机关秘书的区别在于，商务秘书的工作内容更偏重于处理商务往来之间的相关事务，主要以社交型的工作为主。而行政机关秘书主要负责处理一些文件和日常事务，主要以文字型的工作为主。由于两种类型秘书的工作内容有多差别，因此对于两类秘书的职业技能和素养上的要求也有所不同。

　　随着现代企业的不断发展，现代商务秘书已经成为秘书领域中的重要组成部分，并且在时代发展下对于现代商务秘书的素质要求也更趋于社会化、科学化、专业化和高科技化。换句话说，现代商务秘书不仅要掌握秘书的基本理论知识，还要对商务知识和企业管理的相关有所了解，并且掌握基本的外语交流能力和计算机操作能力等，这样才能保证秘书本身适应现代企业商务发展。高素质的商务秘书也是企业在商务往来中的重要辅助，也是确保同行业商务竞争中的制胜的关键。由此可见，现代商务秘书已经从传统的文字办公不断转向以文字工作为基础，以商务工作和为上级出谋划策等等工作为主；从传统的信息传递工作转变为从信息收集、处理、传递等综合性工作；从被动的接受上级安排任务到主动联系商务合作对象。总的来说，现代商务秘书需要更多的技能素养才能满足现代商务的需求。

　　具体来说，现代商务秘书的工作内容主要在于以下几个方面：第一，秘书日常的基本事务，例如上级领导每日的事务安排、基本的文字工作和信访接待等。这类工作是秘书行业的共性工作，虽然琐碎也更考验秘书人员的责任和细心；第二，上级下派的事务，包括商务交易前期的信息收集以及辅助上级决策、协调业务往来和应对一些商务往来中的突发事件等。这类事件比较考验现代商务秘书的专业技能和实力，需要秘书从业者具有一定的专业素养；第三，主动创造性的工作。现代商务秘书需要具有主动创造能力，主动收集商务相关的信息以及行业市场发展的动态，在此基础上能够更好的辅助上级决策，或者是完成商务活动等。

　　近年来，现代商务秘书与传统秘书的区别以及现代商务秘书应备素养等问题已经成为行业重点。甚至是社会的关注热点。基于此，本文以现代商务秘书素养作为研究的着手点，在现代秘书的相关理论基础上探讨现代秘书应该具备的品质以及实施培养的途径。

　　相对于传统秘书专业来讲，现代商务秘书的现代特点极为明显，尤其是商务工作的性质导致商务秘书的必备职业素养要与传统机关秘书有所差别。尤其是现代商务必须要具备比较综合性的知识体系，包括行业知识、基础知识、法律知识和企业管理知识等等；良好的沟通能力，现代商务秘书的工作性质要求可能促使秘书更多要与其他公司进行沟通交流，因此良好的人际关系处理能力比较必要。除此之外还要有基本的计算机操作能力、创新能力等等。

　　对于传统秘书的日常工作来说，一般都是作为上下级沟通的桥梁，正常的事务和活动都是围绕着会议组织、文件起草、联系上下级、发布消息以及管理合同文件等等。因此传统秘书需要具有写作能力、沟通能力以及组织能力等。另外，传统秘书的知识结果主要包括以下方面：（1）基础知识。即正常的数学知识、文学知识这类在学校中接受的科学文化知识以及马列知识、政策法规知识；（2）行业的专业知识。行业知识是秘书必备的知识，除了基本的行业知识外，传统秘书会因分管不同业务而需其他的行业知识。常见的就是金融知识、管理学知识等；（3）业务知识。主要关于公司内部的各个流程掌握等；（4）其他知识。即书法等。

　　新时期发展中的现代商务秘书不仅需要掌握秘书基本知识，还应该具有综合性的知识系统，包括基本的人文知识和自然知识，还有商务英语、企业管理法律、心理学以及公关礼仪等等复杂的知识体系才能适应现代商务的要求。所以，现代商务秘书为了更好地服务于企业和上级，就必须从到单一的知识能力体系转变为综合发展，在基本的秘书工作基础上还应具有以下知识和能力的综合:

　　（1）一定水平的语言能力。语言是工作的基础，尤其现在国际化的发展趋势下，英语成为工作、学习的必备工具。尤其现在中外合资或者是外资企业发展比较迅速，这样一来，作为一名现代商务秘书，难免要接触到更多的国际贸易，或者和国际化的同事、领导共事等。这就需要现代秘书具有一定的英语交流水平和写作、翻译水平等，以此增加自身的能力与竞争。

　　（2）现代手段的使用知识。互联网科技飞速发展的今天，线上处理公务、线上进行交流等等已经成为常态。由此一来，现代秘书应该具备基础的电脑操作能力，快速获取商务信息。另外，企业办公自动化设备的应用比较普遍，这就要求秘书不再是利用文本记录商务信息，而是能够熟练的操作计算机、打印机、传真机，甚至对于一些电子会议系统的技能掌控上也要做到游刃有余，这样才能适应企业的发展。

　　（3）增强综合性的知识水平。对于现代秘书的评价就是“专业的通才”，这就说明现代秘书不紧要掌握基础知识和专业文秘技能外，还应该广泛学习心理、经济、法律已经管理等行业的基本知识。这样一来才能更好地了解客户和领导的心理，降低出现漏洞的概率，以便更好地发挥助手、参谋的作用。

　　（4）具有国际视野，掌握不同国家和地区的风俗知识。现代商务秘书在工作中的任务就是协调内部工作，同时与其他公司进行业务的交接和洽谈，甚至在外资企业不断入驻的商业发展下，企业经常需要秘书去和国外的公司进行对接。这样一来，就要求现代商务秘书应该了解不同国家的交流礼仪和文化，同时对于国际政治动向也要有所涉猎。

　　沟通时人与人之间交往的基本手段，从沟通中实现表达与接受信息。秘书的职能之一就是沟通，作为上下级之间的沟通渠道可以及时传递企业内部的消息，作为企业和外界公司的沟通渠道便需要商务秘书能够及时传达企业的想法，积极促成商业合作。作为传统秘书来说，主要的沟通对象是上级领导和周围同事。但是对于现代企业中的秘书来说，沟通对象不仅仅是企业内部的职员与领导，更多的对外商务的交接。

　　商业活动本质是平等的自愿基础上的交易，需要参与方的合作才能实现。商务秘书应具有合作精神，结成创新团队进行工作。另外在企业的商务交流过程中，信息收集、合作洽谈、组织决策等环节中很大部门都需要企业秘书之间进行相关的意向交流，为此，现代商务秘书应该具有一定的语言组织能力和语言表达能力，既能保证将企业意向表述清晰，又能有效的接收到对方的信息。总之，对于现代商务秘书来说，学会与他人合作交流是作为商务秘书的一项重要能力素质。现代社会商务的复杂环境导致秘书不断周旋在企业内部和企业与企业之间的矛盾和关系中，为此需要现代商务秘书具有良好的人际关系和沟通能力，进而将自身融入复杂多变的商务环境中。

　　另外也是由于国际化的发展趋势，国家商务合作已经成为现代商务中不可或缺的一部分。在国家商务合作的交流中，除了语言外还有跨越文化的问题。国际商务的双方可能就两个国家在商务上的规定或看法不同而造成分歧。尤其随着我国企业市场中外资企业、中外合资企业的不断入驻，国际商业化的趋势愈发明显。但是受国家中的文化理念、行为准则以及思维态度等方面的差异影响，很可能造成企业交流过程中的文化冲突，这对现代商务秘书来说是一项不小的挑战。为此，为了消除国际业务过程中的文化差异，跨文化沟通的技巧成为有效推进不同国家企业之间合作发展的关键点。现代商务秘书作为跨文化交流中的重要参与者，很大程度上秘书的交流能够帮助企业有效解决文化差异带来的摩擦，进而促进国际商务合作。由此对于现代商务秘书而言，了解跨文化沟通交流的知识与技能必不可少。

　　企业中的创新能力一直被认作是促进企业发展的重要因素，尤其在现代企业竞争中，创新往往能够帮助企业“一招制胜”，抢占市场份额。企业的创新发展离不开员工的创新能力，企业的竞争说到底就是人才的竞争，同样企业的创新也就是员工创新的汇集。同样对于商务秘书来说，一方面要实现对内业务的尝新，以此简化工作流程、高效管理日常事务；另一方面也要学会创新应对企业外部环境，尤其在商务往来的过程中不要坚持固有的商务模式，可以结合市场环境和企业特点来创新商务发展。

　　对于传统秘书来说，日常工作主要负责接打电话、制定日程或准备会议等，久而久之的按部就班的工作已经导致传统秘书缺乏创新的能力和主动寻求创新突破的意识。新时期的发展下，创新能力已然成为衡量公司职员的重要标准。商务秘书作为上级的“左膀右臂”，能够在辅助决策的时候最大程度的进行创新便能够帮助上级突破固有的工作成果，实现新的发展。在此之前，现代商务秘书要具有否定旧思想的勇气，敢于向领导提出自己的想法。

　　另外，企业市场的发展愈发灵活和多变，很多传统的工作理念已经不能再适应现代秘书工作。作为一名现代商务秘书，不仅能够实现创新发展，还应该在XXX发展下擅用全新的理念对待工作，即对市场保有一定的应变能力。市场往往都是瞬息万变的，不断有新的情况、新的政策以及新的思想和知识，这就需要现代商务秘书具有一定的适应接受能力和超强的学习能力，同时能够敏感的察觉到周围市场环境和秘书行业的改变，主动学习、吸收新的观点思想以便能够帮助现代商务秘书在向上级汇报工作的时候，对于上级的提问及时应答；最后作为现代商务秘书要具有独立的思考能力。独立的思考是创新的基础，这就要求现代商务秘书在遇到问题的时候保证独立的思考性，从问题中总结并积累经验，一方面能够通过培养独立思考来实现创新；另一方面也能帮助秘书在独立思考的影响下对商务问题应变自如。

　　总而言之，创新能力和应变能力都是现代商务秘书必备的素养之一，这样才能保证现代商务秘书在一层不变的工作中进行突破。并且能够结合时代发展突破固有思想，为上级领导提供更多有价值且可供参考的意见。

　　商务活动最早存在于人类之间的物物交换，一步步发展到现今各种各样的商务活动。信息是商务活动中的重要部分，包括商务活动中存在的数据、指令等一切有价值的内容。总而言之，商务信息就是指在社会经济活动中，能够反映人们所从事的商务活动并为商务活动服务的各类信息。

　　在传统的秘书行业中，商务信息收集与处理的过程主要包括：信息的收集与整理、信息的使用与传递和获取信息反馈结果。从信息收集到最后获取反馈的每一过程中都需要秘书按部就班地亲力亲为。相比较而言，现代商务秘书更需要系统的商务信息处理能力。首先是信息的收集阶段，现代社会经济环境中的商务信息来源比较广，现代商务秘书需要学会从各个渠道了解更加丰富的商务数据信息，以此为企业的战略性决策等提供有价值的参考意见；其次是信息的整理、存储与传递等过程。区别于传统秘书，现代商务秘书需要更多的信息管理技术工作，完成与信息处理和信息管理相关的一切任务。随着企业管理的信息化，商务秘书首先应当对于各种office办公软件、方法都能得心应手；其次要对企业的互联网系统和电子管理系统要有所了解，以便完成商务信息的存储和传递等；最后就是信息的反馈。相比于传统的人工信息反馈系统，现代商务秘书则应该会使用现代化的信息处理手段，实现人机的反馈系统或者是全自动化的信息反馈系统。21世纪是信息技术发展的时代，信息处理无论是在数据的广度上，还是数据处理、分析的速度上都要高于人工，通过信息技术的使用能够在很大程度上减轻秘书工作的压力，同时通过信息模型的构建能够同时获得多种数据分析结果，帮助秘书全面分析工作结果。总之，通过信息技术的使用能够减轻人力、财力和时间的消耗。但自动信息反馈系统也考验秘书的工作，电子系统通过规定代码进行计算，一旦出现一个数据输入错误的情况将会直接导致最终结果的错误。

　　企业如果想要更好地开展商务合作，加强自身在行业市场中的竞争优势，商务秘书的素质标准是其中的影响因素之一。具有完备素养的现代商务秘书能够帮助企业在内部管理上井井有条，同时在对外交流上也能事半功倍。但是，要想建立完善的现代商务秘书素质体系，相关的素质培养是必不可少的组成部分。针对现代商务秘书应该具备的素质能力来展开专项的素质培养工作，具体应该从促进商务秘书构建良好的知识结构、提升商务秘书的人际交往能力、创新思维的培养、在变化和竞争中培养应变能力以及制定信息培训制度这五个方面着手。

　　对于现代商务秘书的发展来说，构建合理的、丰富的、系统的知识结构具有重要的影响意义。对于商务秘书来说，合理的知识结构就是指既具有精神的专业商务文秘知识，又要有广博的知识面，以适应不同的商务要求。

　　构建良好的商务秘书知识结构主要包括以下原则：

　　（1）整体性原则。整体性原则就是指作为商务秘书既要精通管理、工商、企业策划等专业知识，又要涉猎其他知识，如英语、礼仪、法律等等。专业知识是胜任商务秘书工作的基础，其他知识是开展商务秘书工作的通行证，两者相辅相成能够促进职能发展。

　　（2）层次性原则。良好的知识结构需要具有一定的层次性，即从基础、中间到最高。一般来说，基础层次由专业知识构成；中间的层次是一些与工作有关的知识体系，例如电脑系统操作知识等；高层次的知识结构是能够突出个人能力的重点。层次性顾名思义就是要具有从低到高的层次过度，如何缺少底层就会使最高层次成为摆设，没有实际的意义。同样缺乏高层次，仅有底层就不能凸显能力。综合起来就是应该建立逐级的知识体系，才能保证每个层次的知识结构有稳固有效。

　　（3）比例性原则。顾名思义比例性原则是指商务秘书在进行知识学习与储备的过程中要认清大局，合理调配不同知识之间的配比。一般来说，比例性原则要依据具体细化商务秘书工作方向和目标来设定，不同工作的商务秘书要求的知识结构比例就不同。

　　（4）动态性原则。知识结构自古以来就不是一层不变的，动态性原则就是指商务秘书本身应该不断进行自我知识结构的调整，以此适应XXX的商务工作要求。

　　建立合理的知识结构是一个复杂长期的过程，因此对于现代商务秘书的素质培养过程中，应该从大学时期就开始培养文秘专业的学生建立知识结构的意识，并且在日常的授课中和企业实训中加固知识结构的建设。

　　人际交往能力就是指与他人或者团队、集体的沟通交往能力，人不能避免与他人交流，尤其作为商务秘书这样的职业，更是无可避免地要与上下级和合作企业进行交流。在入职场之后，我们在人际关系交往上就要有所转变，毕竟与上级和同事之间的交流要区别与同学、教师。例如在与领导的交流中，如果出现与领导观点不同的时候要如何委婉提出。总而言之，良好的人际沟通能力是商务秘书工作的“通行证”。作为商务秘书，在与领导、同事和合作方的交往中要注意以下几点：

　　（1）交往中保持平等的心态。无论是与领导还是同事交流时都要坚持平等的原则，不能由于领导的权威而颠倒黑白，对于领导的误解和错误的观点要勇于提出；对于同事来说，要保持以朋友的身份进行交流，切勿因为工作时间的长短和工资高低等情况而对同事颐指气使；对于合作的企业和公司来说，不能由于公司的等级和规模而差别对待。总之，保持平等的交往心态，确保人际关系的顺利发展。

　　（2）交往中保持互利的原则。人与人之间的交往一直都是双方的行为，我国传统的文化教导我们“来而不往非礼也”。同样在现代商务秘书的发展中要不断地面对与其他企业间的交流合作，但是任何合作都不可能是一瞬间或者短暂的，商务合作往往都以中长期的合作为主。这就要求现代商务秘书在日常的商务合作中保持互惠互利的原则，单方面的便宜不能维持长久的合作管理，只有互相帮助才能给予对方企业信任，进而保持长久的合作关系。

　　（3）保证诚信沟通和忠诚态度。人际之间的交流与沟通离不开诚信的加持，因此在商务秘书的日常工作中，对待领导要有忠诚，不过分讨好领导，不将领导的私事进行传播，不对领导隐瞒商务数据和商务问题等。对于同事间的交流更是要以诚信为基础，“言必信、行必果”，不卑不亢端庄而不过于矜持，谦虚而不矫饰诈伪。

　　（4）交往中要有宽广的胸怀。即表现在只要不触及到原则的问题中不要过度追究行为人的责任，在交往中斤斤计较。人际交往的过程不仅是互相表达需求、看法的过程，也是一个解决矛盾和问题的过程。尤其在日常的企业商务往来中难免会有意见不统一的时候，这时候要求现代商务秘书不能因为意见的不合而直接恶语相向。商务秘书在代表个人的同时也代表整个企业，因此保持宽广的胸襟，学会以理服人比较重要。

　　对于商务秘书的创新思维的培养中，具体如下：

　　1.树立创新意识，训练创新思维

　　秘书从事的是脑力劳动，尤其是商务秘书，除了日常的秘书工作外，还要处理企业日常的商务往来信息，这就要求商务秘书在日常繁杂的工作中寻求突破与创新，以此来减轻工作压力、提高工作效率。随着企业商务多元化的发展，每位商务秘书的从业者都必须不断地主动学习，掌握最新的知识，保持在工作中的创新意识。敢于站在批判的角度上审视旧思想，创新自身的知识能力体系，同时也为上级领导的决策提供创新思想。

　　2.增加知识储备，增强创新能力

　　作为商业秘书来说，创新能力并不是凭空出现的，而是建立在足够的知识水平之上才能寻求创新。尤其知识更迭的速度越来越快，如果仍旧一味坚持老化的行业知识必定会影响工作好角色，并且导致思维的僵化。只有不断吸收新的知识，替代陈旧知识才能从根源上提升秘书的创新能力。因此，在瞬息万变的商业市场中，商务秘书要想不被社会淘汰就要增强自身知识储备，进而提升创新力。

　　3.立足于实践培养创新能力

　　创新能力的来源主要在于日常的工作实践和生活。对于商务秘书来说，创新能力和思维也要在日常的工作实践中得到培养和发展。为此，秘书商务秘书应该在商务交流和公司内部的日常工作中时刻保持创新的意识，积极将创新想法付诸到具体实践中来，实现创新转化。但是在实践创新的过程中需要注意，创新并不意味着要抛出所有的工作原则随心所欲，而是在保持思维整体上的求同意识，使思想角度尽可能地与工作需要和规范相一致，同时又要以开拓创新的姿态站在时代的前端头。学会将秘书工作中的被动服务转化为主动探索，善于发现工作中的新问题，并且敢于创新和接受一切新鲜事物。保证创新性的发展来提高工作效能。

　　商务环境的复杂性需要商务秘书能够在这样的环境中立马做出合理的解决措施。在正常的企业发展中，秘书人员本就会遇到各种各样的突然实践。而对于商务秘书来说，不仅要面对企业内部的突发问题，还要应对商务中的突发事件，这对商务秘书是一个更好的挑战。为了更好的旅行商务秘书职责，需要秘书人员具有面对突发事件中的应变能力，即使在一些紧急情况下也能保证冷静沉着的思考，进而做出合理的决策。尤其在商务往来说存在诸多不稳定因素，导致双方之间的合作出现与计划不相符情况，这更需要商务秘书从中进行斡旋和处理。

　　商务活动和业务中会涉及到双方企业的机密文件和信息等，由于秘书行业的特殊性质导致秘书往往掌握了企业内部的重要数据以及企业商务交流中的机密文件等。这就要求商务秘书在日常工作中既能够坚持原则、恪守秘密，又能够灵活应变，处理好企业内部以及企业之间的各方面关系。企业内部和其他企业往往会从秘书入手来非法套取商业机密，以此来获得利益或是增强企业竞争力，这样一来就需要商务秘书在工作中时刻保持警醒，并且能够应对不同的事件和问题，保护企业的权益。

　　信息处理能力包括从信息的收集、整理、处理到最终的存储、分析等等环节，企业信息有助于企业的决策。良好的信息处理能力不仅能够节约商务秘书的时间和精力，还能够为企业决策提供更为精准全面的信息分析数据。但如何在海量的信息中提取重要信息以及如何实行实现信息的整理与分析的都需要企业对商务秘书制定完善的信息培训制度。

　　信息培训制度包括商务秘书入职前的培训和职业中的定期培训两个方面。在入职前可以对商务秘书开展基本的信息培训，保证新入职的商务秘书能够掌握基本的计算机操作能力和信息处理能力。职业中的培训主要是指针对商务秘书的工作内容而定期开展专业性的信息技术培训，邀请技术专家进行指导，帮助商务秘书获得更加深厚的信息处理能力。在培训过程中注意差异化的培训方式，即根据不同能力的秘书人员实行不同深度的培训内容。与此同时，企业也应该建立与培训相一致的考核制度，利用考试的方式或者是竞赛的方式对商务秘书的信息能力进行测评，以此掌握秘书的培训结果。对考核和竞赛结果实行相应的奖惩方式，对于考核成绩优异、竞赛成绩优异的秘书人员进行一定的奖励，以此激励其他人员的学习热情。

　　由此，无论是培养秘书专业的高校也好，还是企业，都必须制定并实施严格的信息素质培训制度，强调针对性、实用性和先进性，加大对商务秘书进行职业素质培训的力度，增强各种应用、处理信息的能力。

　　随着经济全球化的贸易多元化的发展，越来越多的企业走向国际化的商务发展道路，这样一来商务秘书的需求将会越来越大。需求增强的同时也应该将目光放在现代商务秘书的素质要求与培养上。针对经济市场对现代化商务秘书的素质要求来提高高校对商务秘书专业的人才培养，完善企业对商务秘书人员的培训。以此完善商务人员的素质和水平，辅助上级领导更好地完成商务工作，从而为企业的发展做出一定的贡献。

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