商务文秘工作的时代性特征分析

　　秘书在不同的国家有不同的定义，但至少应该包括以下内容。首先，秘书可以起到辅助的作用，协助组织领导组织管理等等。其次，秘书必须具有一定的执行能力，也可以说他们在组织中可以得到有限的管理权力。最后，秘书必须具备处理文案和办公室的专业技能。

　　商务秘书是在工商企业中担任秘书职务的职业秘书。工商企业的经营宗旨是实现利益最大化，这与国家行政机关和事业单位的特点不同。在这样一个不同的环境中，商务秘书也需要与一般秘书的标准不同。例如，商务部长应注意平等合作，处理商业秘密信息。

　　商务大臣(CBSC)是指工商企业、公共机构、社会团体和其他组织从事内部和外部的交流、文字处理、文件管理、人事管理、秘书,并帮助组织高级经理参与商业、行政事务,包括各种文书、秘书、行政助理、经理助理、办公室主任总统助理,等。商务秘书工作的特殊性体现在以下方面:

　　1、商务秘书的工作目标是协助上司实现经济效益最大化

　　企业管理的目标是使经济效益最大化。在商业管理中，秘书是老板的主管和助手。秘书工作的目的是协助主管和主管实施管理——帮助管理人员最大化他们的经济利益。现代市场竞争激烈，商业决策越来越难，商务秘书的思考、咨询、工作人员的作用是不可替代的。员工工作是企业决策者的一种智力放大和延伸，是老板智力的必要补充。即使老板才华横溢，个人经验和智慧也不足以应对公司所面临的不稳定和复杂的决策。此外，一个能干、可靠的秘书，不仅是老板和员工之间的桥梁，而且应该是协助老板的得力助手，使老板从繁琐的日常事务和敬业的工作中解脱出来。商务秘书的职业角色使其特别接近老板。因此，公司的老板非常谨慎地雇佣一个秘书，并且倾向于使用最值得信任和最能干的人。

　　2、商务秘书的工作要遵循市场经济规律的要求

　　随着我国社会主义市场经济的发展，竞争与合作必将成为企业发展的战略选择。因此，企业秘书应适应市场竞争的需要，在信息收集、处理、处理、沟通等方面进行合作。

　　3、要协助上司依法经营,协调与公共组织和有关职能管理

　　各部门之间的关系，在企业经营活动中保持经济组织的正常运行，企业在各种职能中，分别由各职能部门的并行管理，主要从宏观上把握企业的经营战略和策略。秘书组织是一个综合性的部门，处于举足轻重的地位。主要负责统筹、策划、调度、业务事务，主要任务的作用是负责制定、调整和控制规划策略，协助老板依法操作，安排企业内部各职能部门的日常工作。商务部长的工作将直接影响到企业的整体运营效率。

　　4、要将对国家和社会公共利益的忠诚与具体工作中的敬业精神有机结合起来

　　商务部长应具有高度的责任感，对人民负责，负责两国的统一。保持头脑清醒，帮助领导清洁和清洁。敢于训诫和收集不完美，不能对自己漠不关心，高高挂起，知道自己是错的，说少即是好;勇于承担责任，不推诿，不敷衍，认真，尽责，尽职尽责完成任务。忠诚和专业是秘书最基本的要求。如何解决冲突是商务部长面前的一个新话题。此外，商务活动的特点要求商务部长在专业知识和一般管理知识之外，还必须熟悉企业知识的运作和管理以及相关的生产技术情况，这样才能胜任他的工作。

　　XX机关、企事业单位的办公自动化平台很受欢迎,每天办公室可以完全基于平台,一些简单的、程式化的文件可以由计算机完成模块化的写作计划,秘书人员只需要填空的输入关键字段和元素,其余的书面工作文件起草、审核、定稿,问题,处理和回复存档可以完全由计算机操作,单位文件传输,交换,内外的办公流程管理、人事管理、财务统计数字,报告已经和OA系统,如处理,个人数据库,并形成一体化的办公信息处理系统;综合数据库中存储的信息可以由各部门共享，大大提高了办公效率和质量。

　　秘书在智能办公环境中，不仅需要熟悉系统功能和资源服务的工作，而且要逐步基于大数据和云平台办公方式进行思考。办公自动化系统的决策模型目前处于一个交易处理系统和信息管理系统的基础上，基于办公自动化系统的决策或辅助决策功能，它不仅具有数据库的支持，还具有模型库和方法库。模型库是决策支持系统的核心，为决策者寻求最佳解决方案提供了多种模型。在这种情况下，秘书人员不仅要做好简单的信息收集、处理、传输，还要利用决策模型和方法库来提供直接支持来领导最终的决策。牛津大学网络学院(university of Oxford's school of networking)互联网治理与监管教授Victor mayer-schenberger指出，人们在智能时代的思维方式可能会发生变化。首先，从样本数据到完整数据的数据;其次，因为它是完整的样本数据，人们不得不接受数据的混杂，放弃对准确性的追求。第三，人类通过对大数据的处理，放弃了对因果关系的渴望，转而专注于互联性。所有这些都代表着人类对试图理解世界传统思维方式背后的深层原因的告别，而只需要弄清现象与信息利用之间的联系，才能解决问题。这对秘书工作人员的思维方式和创造力提出了新的要求。

　　提出“大数据”的时代,是一个全球知名的咨询公司麦肯锡,麦肯锡在大型数据,它是下一轮的前沿创新,竞争和生产力,”研究报告:“数据,今天已经渗透到每一个行业和业务功能区域,成为一个重要的生产要素。大规模数据的挖掘和应用预示着生产率增长和消费者剩余的新浪潮。哈佛大学社会学教授加里·金(Gary king)认为:“这是一场革命，巨大的数据资源使得领域开始量化，无论是学术、商业还是XX，所有领域都将开始这个过程。”

　　目前，秘书行业作为一种服务性的行性，涉及到社会建设的方方面面。但是目前秘书体制建设仍然存在不足，受市场经济求利性的影响，秘书工作都开始注重个人利益，要地位、要名利，把权力当成自己的谋利的工具，缺失爱岗敬业的精神，忘记自己的服务性质，意志薄弱者甚至出卖公司、国家的利益。

　　我国秘书职业道德建设对于从业人员提高了高标准，这与秘书人员的素质之间存在着很大的差距。理论与现实之间相脱节，纯粹的逻辑推论使秘书职业道德的高要求难以达到。因此一个具体可操作的新的道德标准对于秘书职业道德建设十分重要。

　　秘书在单位中处于举足轻重的地位，在公司的行政管理中，主要从事写作、布置会场、办理事情，协助决策和服务于领导的工作人员，是领导的参谋和助手。秘书人际关系质量是秘书工作顺利开展的关键。

　　首先，正确处理好人际交往有利于秘书提高工作效率。秘书人员在日常活动中要密切注意与周围人保持良好的人际关系，既能使新员工与他人和睦相处，又能得到他人的支持和帮助。从而大大减少矛盾。特别是在工作中遇到困难时，在周围人员的帮助和帮助下，顺利地解决问题，对新秘书提高工作效率起着非常重要的作用。同时，秘书和周围的人良好的沟通有利于更和谐的团队氛围的形成，促进团结和合作，以促进公司的整体功能发挥，从而提高整个部门的工作效率。

　　其次，人际沟通广泛有助于秘书拓展其视野，不断促进信息收集能力，充分发挥秘书人员的参谋作用。人际交往频率越高，信息传递速度越快，人们对信息的利用就越及时。秘书人员都处于开放的阶段，有着非常方便的沟通条件，每天都有许多不同的人来处理，所以每天都能获得大量新的信息材料。这对于秘书全面了解形势，不断开拓视野是非常有帮助的。

　　再次，人际交往有利于秘书的身心健康。为了摆脱孤独悲观的情绪，秘书可以在社会中确立社会地位，形成积极参与生活的健康心理。同时，通过促进人际沟通，秘书也可以得到自身的不断发展和完善，为适应复杂多变的社会生活奠定基础。因此，良好的人际交往对改善秘书的身心健康起着重要的作用。

　　人际活动也是秘书树立自我形象的有效途径。只有在沟通中，人们才能对秘书人员形成更正确的认识和评价。所以，作为秘书来说，必须不断提高自己的社交水平。特别是在行政管理中，接触到企业的各部门的工作人员，在与其他员工交流的过程中能树立好秘书的良好形象。

　　1.政策协调

　　辅助决策是秘书部门的中心任务。在决策过程中秘书部门辅助与配合领导机关或领导层，收集信息，研究政策，提供决策方案，或者参与试点工作，发挥着辅助决策的重要作用。但，必须明确秘书部门不是决策机构，不能“越俎代庖，不能越权，这是应该特别注意的。

　　2.关系协调

　　其一，上下关系的协调。即上级领导机关或下级所属单位与本单位的关系协调。由于职责不同，角度不同，认识不同，产生矛盾也是不可避免的。处于中枢地位的秘书部门，要积极主动地搞好他们之间的协调工作，运用各种手段，沟通信息，疏通渠道，对上情要及时下达，下情应迅速上报，不拖延积压，贻误时机，力求理顺关系，化解矛盾。

　　其二，左右关系的协调。它包括两个内容，一是协调本单位各部门之间的关系;二是协调本单位与有关单位的关系。秘书部门在协调时，一定要注意平等协商，以诚相待，力求做到互相支持，互相配合，协调一致，和衷共济，使整个单位的目标高效率地实现。

　　3.社会协调

　　秘书部门特别是其所属的信访工作机关，作为面对社会与人民群众的“窗口”，在履行协调职能时，必须深入学习XXX有关政策和领导的批示意见，了解有关案件的具体情况，平易近人，耐心说服，有针对性地做好宣传解释工作。接收和处理来信来访问题，应虚心听取群众的批评和建议，并与有关单位联系或向有关单位介绍，认真处理反映来的问题，积极发挥协调作用，排除消极因素与腐败现象，以维护安定团结的政治局面。

　　4.工作部署协调

　　在国家机关与厂矿企业中，工作头绪较多，涉及面较广。它包括制发文件的协调，文件处理的协调，值班工作的协调；车辆使用的协调，办公经费用品的协调等等。秘书部门应按照领导意图，根据工作的主要目标，考虑工作的轻重缓急，具体安排工作项目、工作步骤与活动日程等，使各项工作环环紧扣，密切配合，不使一环失灵影响全盘工作。

　　5.秘书的学习、决策能力

　　在领导决策中，给领导者提供充分的信息，进行科学预测，提供决策方案，是秘书的神圣职责和首要任务。在决策的准备阶段，秘书首先是协助领导选择决策项目，确定决策目标。秘书处于领导机关的中心，上通下明，既了解上级的意图又掌握下面的情况，获得的信息量较大。秘书收集整理信息资料及时、准确、全面提供给领导，使领导产生决策意向，并在科学预测的基础上，确定决策目标。其次是参加和组织智囊机构制订决策方案并提供给领导。秘书根据领导确定的目标，组织智囊团进行研究，对决策问题作通盘的考虑，从各个方面、各个角度进行科学论证。经过分析、比较、筛选、淘汰和推测，提供众多的参照系，使领导者能够从中对比择优，实现正确的决策。

　　秘书对领导知识和能力的补偿。我们正在进入一个以知识和能力为核心的时代，吸收知识、改造能力和学习革命成为我们不可避免的选择，因为摩擦环境地位的职业，和每个人的职业目标不一样，所以他有或需要知识，能力和结构是不同的。一般来说，现代社会的发展，合作和渗透越来越广泛，独自一个人拥有的知识和能力的个人英雄主义的时代是不存在的，尽管现代领袖通常都受过高等教育和培训的能力也高于一般的秘书，但任何人都不是全才，可以掌握所有的知识。因此秘书作为部门重要的辅助系统，肩负着对部长领导的知识和能力的补偿的作用。

　　1.职业道德存在的问题

　　随着市场经济的发展，拜金、拜物思想已经渗透到秘书行业。物质利益至上使一些意志薄弱的秘书工作者产生金钱至上和个人主义的思想，丢失服务和奉献意识，腐败现象日益严重。在部门秘书的工作中，不负责任的现象较为明显。他们在担任秘书职位时，并不愿意承担这种服务性工作，仅是听从上级领导的安排，不能做到爱岗敬业。

　　2.提升职业道德的措施

　　（1）摆正位置，强化服务意识

　　秘书工作是上下级沟通的一个重要环节。作为领导身边的秘书，应该保持一颗平常心，甘于幕后，坚持勤俭。秘书人员应该明确自己的工作是一个服务型的工作，应该心平气和的对人对事。要自觉服从领导安排的任务，服从大局，维护公司整体利益，传达领导意见时应该实事求是，对于领导交待的事情应该及时完成，决不敷衍塞责，保证各项工作的顺利完成。此外当为上级提供决策的依据时，秘书人员必须深入群众当中去，充份倾听员工的意见和建议，找出当前焦点问题。只有通过这些服务性的途径，秘书的工作才能顺利展开，加强职业道德建设。

　　（2）以制度建设来强化职业道德建设

　　秘书职业道德的建设依赖于制度建设，实施一套有效的办事公开制度，公开秘书部门的规章政策、工作流程、工作守则以及服务承诺，可以使秘书部门人员能够自律，在工作过程中可以按制度办事，严格要求自己，克己奉公。

　　对秘书角色把握不当的原因之一是对秘书工作和职能缺乏全面具体的了解，对秘书角色片面错误认识。针对这一问题，我们要全面正确理解秘书角色，从以下三个方面理解:第一，秘书服从于领导，听从领导指挥。无论是工商企业还是行政部门，秘书都要服从领导，要正确认识自身的地位。领导是上级，秘书是下级，领导是指挥者，秘书是服从者。除此之外，秘书还需休息，在工作中，两者是指挥与被指挥的关系，但两者的人格是平等的。秘书不应自卑，不该全面依附领导，秘书不是领导的仆人，如果秘书将自己摆在仆的这个位置上，就会大大降低其社会价值和社会地位，秘书在工作中也难以发挥其积极性、主动性、创造性。第二，秘书是领导的代表。由于领导本身工作比较忙，很多事情无法亲自去做，这种情况下，领导就会委派秘书代替自己去开会或去办理其他事情，这个时候，秘书仅仅是领导代表，不能借着领导的名义谋取私利。第三，秘书和组织其他成员是平等的。在工作中，秘书和其他职位的成员一样，都是普通员工。秘书人员不能因为自己是领导的助手，便自觉高人一等，要清楚，秘书与其他人员的地位和身份是平等的，没有特殊权利。通过以上三点，我们可以清楚的看到秘书角色的变化，秘书人员要时刻意识到自己的角色定位、角色规范、角色特点。全面正确的理解秘书角色。

　　秘书应该第一目标和系统更新自己的知识结构，学习和领导的重点工作密切相关的领导是缺乏知识，积极创造他们自己的知识优势，为知识库的第二补偿领导的基础，常用的信息积累和分类的秘书，信息数据分析提供各种领导者遇到知识咨询服务存在的问题是必要的；补偿能力，在领导和秘书的形式补偿，由于其结构特点的不同呈现出多种特征的能力，但最直接和最明显的两个方面的补偿：一是写作能力，尤其是能力薪酬的写作中的应用，二是采取补偿机制和现代领导的特点决定了不是很多领导人更多的精力和时间用于写作和具体事务的程序的能力，这也导致领导人通常在这两方面的能力相对较弱，在写作的熟练特殊技能，胜任秘书，安排好行为的秘书，而这两个方面不仅有助于增加对领导知识补偿，也有助于对和谐与领导的关系，使所有其他补偿建立更坚实的基础。

　　秘书的工作本质是上传下达，秘书人员既要和领导联系，又要和各部门的分支联系，协调上下左右的关系。因此，秘书的职业修养和道德素质关系到公司企业和部门能否顺利发展，他的工作能力和思想水平的高低关系企业和部门事业的成败。所以，秘书人员要不断提高自身道德素质和职业修养，要做到以下几点:第一，服从领导，当好参谋。秘书是领导工作的参谋和助手，一定要服从领导，严格按照领导的意图和指示办事，不可自作主张。要做好参谋，为领导出谋献策，做好“智囊”的角色。第二，遵纪守法，廉洁奉公。作为秘书，要遵纪守法，切不可假借领导名义以权谋私，更不能趁职务之便谋取私利。第三，忠于职守。不管是秘书还是其他职业，都应该自觉履行分内职责，忠于职守。第四，办事公道，谦虚谨慎。秘书人员职位特殊，处于领导与各部门之间沟通关系，一定要平等地同和部门商量工作，谦虚谨慎，不能以居高临下的姿态同别人相处，在工作中要善于搞好合作，热情服务于领导及各部门。第五，埋头苦干，任劳任怨。每一个工作都应该脚踏实地，作为秘书。要密切联系实际和群众，任劳任怨。第六，恪守信用，严守机密。秘书人员要遵守时间，遵守诺言。言必信，行必果。而且秘书作为领导的助手，对企业或部门的机密肯定有所了解，因此要严守机密。

　　1.把握人际交往尺度

　　在与同事的人际关系处理中，秘书要发挥好传递信息和协调关系的作用，及时协调、解决员工间的投诉和纠纷，不要情感用事，将个人喜好主观的加入对事件的报告中，不搞小团体主义，准确的将领导的意见进行传递，同时关注员工在工作中的状态，及时的向领导做出工作的反应。总之，新秘书在工作中应遵守法律法规和各自单位的规章制度，把握工作与私人交流的尺度，坚持职业道德、工作作风、行为规范。

　　2.相互尊重诚实守信

　　秘书是领导的得力助手，为领导管理的一切事务服务。在行政管理中，秘书的工作更是涉及到部门运作的各个方面。这样的工作类型决定了秘书在岗位中的特殊性。秘书要把握好自己的位置，不能有岗位优越感。在新入职后，要尊重公司每一位员工，因为在公司的工作资历上其他员工都是要高于秘书的。同时，尊重是一种传统美德。尊重会让人在人际交往中获得更多的好感，特别是秘书在与不同的人打交道的过程中，秘书所表现的尊重不只是个人行为，也可以看作是部门的素质。因此，营造一种公平、公正、和谐的环境也是以尊重为基础。秘书表现的尊重、平等的礼貌态度，会让其在办事工作中更得心应手，获得好的口碑，赢得更高质的人际交往。

　　3.加强人际交往方式学习

　　换位思考。这是一个很好的方式去了解和全面认识的问题。这也是秘书处理人际关系的好方法。在人际交往中，由于每个人的个性和社会角色不同，个体与社会角色的差异是不可避免的。对你做。在人际交往中，由于每个人的个性和社会角色的不同，问题的角度也不同，交际中的冲突和矛盾在所难免。秘书在与人打交道时，要学会换位思考，设身处地为对方着想，关心、宽容、沟通的最佳方法。这样，相互理解、化解矛盾、与人相处、改善人际关系就更容易了。

　　求同存异。秘书在沟通中，如果双方在认识上趋同，则很容易产生共鸣、易于理解、相互支持、相互配合。如果认识不统一，很容易产生矛盾，造成双方摩擦和纠纷。秘书在处理人际关系时，要解决分歧，要做到求同存异，服从于大原则。

　　1.加强时间管理

　　秘书在工作中要更快的融入工作，需要在时间管理上不断加强。秘书时间管理方法主要有阿尔卑斯山时间规划法、NLP时间生命管理法、帕累托法则与ABC时间管理法。时间管理需要秘书根据工作的轻重缓急设定。在这一过程中，秘书不仅要加强自己的时间观念，结合自己的工作习惯等主观因素进行主次整理，更主要的是加强与相关工作内容的同事做好交流工作，实时了解工作的最新进展及遇到的情况，对工作任务时间表做好跟踪工作、进行调整。若是出现紧急情况，应有相应的机动时间。秘书人员可能会面临突发的事情;可能会接待没有提前告知来访的访客等等。当这些事务临时发生了之后，秘书人员要如何来做到按照自己的已经制定的工作安排表来按部就班的进行。显然，这是不成立的。那么，就应该在每项事务完成的基础上，留下相应的机动时问来完成其他临时事务。并与相关同事进行说明。良好的时间管理会给其他同事留下良好的印象，也会增加其他同事的工作效率，增加秘书的工作口碑。

　　2.加强心理素质建设

　　秘书要正确认识自己的工作岗位，秘书工作具有复杂性等特点，因此秘书要不断加强自己的心理素质建设，才能更好的应对工作中及人际交往中出现的问题，让自己更自信的处理工作。秘书主要加强自己的坚韧意志锻炼，训练自己的稳定情绪，应对任何紧急情况时不能慌乱。其次要有宽容的胸怀，秘书在工作中应对部门领导的工作不顺心、同事的吐槽等要有换位思考等方式，用宽容的胸怀承受他们当时的脾气，事后再进行处理。秘书在工作上积极接受和采纳他人有益的建议,取长补短,共同进步。同时，我们也要密切关注我们周围的工作环境的变化，保持高度的敏感。我们应该积极请教同事解决和弥补工作中的失误，并判断领导人聪明的意图，从而使我们的人际关系网络更和谐统一和提升单位整体实力。

　　3.加强秘书礼仪学习

　　秘书礼仪是秘书个人素质的展现，对于展现部门风貌、待人接物等方面会给人留下非常好的印象。秘书礼仪包括交谈姿态、谈话内容、电话应对等各个方面。秘书在交流的过程中还要注意用词，用词要文雅、恰当，符合出席的场合。秘书在任何情况下都是领导的重要助手，其在沟通中展现的技巧、音量、动作等各方面一定程度上也代表着领导。因此秘书在人际交往中要不断提升自己的礼仪。例如，在交往中，不论对方地位高低，都应自然地注视对方的眼睛，凸显秘书举止的洒脱、大气。工作汇报时应神态安详，口齿清晰，谈吐自如。在取物品时，要先看清情况，然后眼到手到，驾轻就熟，凸显秘书的稳重。

　　经济快速发展的当下，商务秘书在企业中发挥着重要作用，同时也对商务秘书发展提出了新的要求。在新时期，商务秘书的发展要重视自身专业性、全面性、服务型、高效率性等特征，在知识储备、职业素养等方面不断加强，如人际交往能力、协调能力、决策能力等。因此，在新时期商务秘书工作效率提升首先要提升自身的职业道德，其次要摆正位置，提供优质服务，为领导决策、信息收集、同事交流等提供更为优质的服务，同时要加强专业知识的学习，重视秘书礼仪，提升自身综合能力。

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　　在论文即将完成之际，我的心情无法平静，从开始进入选题到论文的顺利完成，有多少可敬的师长、同学、朋友给了我无言的帮助，在这里请接受我诚挚的谢意！

　　我要衷心地感谢我的导师在论文选题及研究过程中给予我的悉心指导。导师多次询问研究进程，及时为我进行论文的审阅和批改，细心地纠正论文中的不当之处，并指点我迷津，帮助我开拓研究思路。导师严谨求实的态度，踏踏实实的精神，不仅授我以文，而且教我做人，终生受益无穷。正是导师的严格要求和细心指导才有这篇论文的成功。感谢学校期间所有的老师，为我打下专业知识的基础，让我在两年半中学到不少知识和技能。

　　我还要感谢在一起度过愉快的生活的各位同窗好友，正是由于你们在生活和学习上的帮助和支持，我才能克服一个一个的困难和疑惑，直至本文的顺利完成。