中小企业和人力资源管理外包的内涵

　摘要

在经济全球化的背景下，企业面临的竞争压力越来越大，而当今社会下企业的竞争主要就是人才的竞争，只有拥有优秀的人才，企业才能更好地发展，因此企业的人力资源管理就变得极其重要了。对于中小企业来说，人力资源管理外包可以更好将自身的资源集中在核心业务上，提高企业的核心竞争力，是个不错的选择。但是，外包给中小企业带来优势的同时也存在着巨大的风险，因此，企业应该权衡利弊，最大化的发挥外包的优势，规避外包带来的风险。

　关键词：中小企业；人力资源；外包；利弊

一、引言

随着全球化和互联网为特征的新经济时代的演进，产品日新月异而生命周期加速缩短，企业面临更加激烈的竞争，尤其是金融危机过后的中小企业面临了极大的挑战。对中小企业来说，因为规模和资金的限定，为了在经济全球化的竞争中可以生存和发展，中小企业不得不将自身有限的成本投入到核心业务的培养与发展中，因此无法将投入足够的精力投入到人力资源管理中去。近年来，人力资源管理外包在我国兴起并且迅速发展，为中小企业的人力资源管理带来了新的思路和方法，但由于人力资源管理外包在国内起步较晚市场相对来说不够成熟，行业内的法律法规还不够完备，因此还是存在着一定的风险性。

　二、中小企业和人力资源管理外包的内涵

　　（一）中小企业的概念

“中小企业”的概念追溯到19世纪70年代，伴随着第二次工业革命的结束，出现了资本主义，随着生产力和工业化的发展出现了垄断组织，因此大企业、大公司开始登上历史舞台并逐渐在经济生活中占据主导地位，而跟大企业相对的就出现了小企业的概念。

中小企业是相对于大企业而言，企业员工、成本、经营规模都比较小的经济单位。同时中小企业并不是一个一成不变的概念，有可能在过去是大企业的，现在只是中小企业；而现在只是中小企业的，在不久的将来很可能发展成大型企业，所以我们不能用静态的眼光来看待中小企业。

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（二）人力资源管理外包的概念

外包就是指企业使用企业外部最专业和最优秀的资源，用最少的成本来将企业竞争优势发挥到最大，使企业能够更好地面对外界的竞争和挑战的一种管理模式。

人力资源管理外包就是企业按照企业自身的发展需要将能某项或几项人力资源管理的工作或者职责外包给其他企业或组织来管理，以此来减少人力成本，提高效率，增强自身的竞争力。总而言之人力资源管理外包涉及到企业内部人事工作的方方面面，包括人力资源规划、人员的招聘与配置、培训与发展、薪酬福利、绩效管理、员工关系及企业文化设计等方方面面。

　（三）人力资源管理外包形式及在中小企业中的运用

人力资源管理涉及到企业的方方面面，工作也比较复杂，如果企业聘请专业的咨询外包公司来给整个人力资源管理所包含的内容来从头规划，这便是“大外包”的概念。总体说来分为六大块：人力资源规划、员工的招聘与配置、员工的培训、薪酬福利、绩效考核、员工关系。中小企业相比于大企业来说人才缺乏，因此可以进行招聘外包和培训外包；中小企业管理不如大型企业系统化因此可以将企业架构及岗位设置外包出去；中小企业人员规模小，所以人力资源管理部门人员不够充足、专业度不高，因此可以将薪酬福利和绩效考核这些耗时耗力的业务外包出去。

而通常企业在完成人力资源管理六大模块的规划后，还有很多日常比较具体的繁琐的或者操作起来难度比较大的工作也需要专业的人力资源外包公司来完成，如绩效的核算、社保的缴纳、员工能力的评估、员工培养与发展等，这就是所谓的“小外包”概念。中小企业一般对人力资源管理部门不如大型企业那样重视，相对来说人力资源管理经验匮乏，通常人力资源管理部门人员少但是要做的工作却很多，分工也不够明细，可以把那些具体的操作难度较大的人力资源工作外包出去。如此一来，企业把这些复杂的专业性要求比较高的不涉及到企业运营的核心机密的工作外包出去，而其他一些涉及到公司内部商业比较核心和机密的工作交给中小企业自身的人力资源部门进行管理。中小企业合理运用内脑和外脑，分工明确，减少了企业内部人力资源部门的员工即将失业的可能性。

三、中小企业人力资源管理外包的优势

一般而言，我国的中小企业规模都比较小、成本也没有大企业充足、抗风险也比较差，由于受到这些自身的局限，中小企业各个部门和工作流程中都能做到面面俱到，因此国内的很多中小企业发展中都存在着这样那样的缺陷，尤其是在对人力资源的管理方面，如何能够更好的做好人力资源管理工作，这对于中小企业的生存和发展来说，至关重要。因此，中小企业人力资源管理外包的优势具体表现在如下几个方面。

　（一）节约消耗提高企业的综合价值

对于我国的中小企业来说，企业内部的相关制度不够完善，由于员工数量较少，所以在管理过程中相对而言比较自由不够正规。而且中小企业成本有限，不可能对人力资源管理投入足够的时间和精力，而人力资源管理方面的工作相对于企业的主营业务来说也比较琐碎和繁杂。所以说如果中小企业能够将内部的人力资源管理外包出去，让专业的人力资源外包服务商来做，中小企业就可以将自身的全数精力放在企业工作的核心环节上，用最少的人力来发挥最大的工作效率，与此同时也提高了企业的主营业务的水平，也就直接提高了企业的综合竞争力。

（二）可以引进更多优秀的人才

中小企业一般人脉比较有限，如果想要招聘中高层或者技术要求比较高的员工时没有合适的渠道，很难找到适合本企业的人才。而且中小企业资金流有限，宣传成本也有限，知名度远远不及大型企业，一般大学生就业会首先考虑国有企业或者大型企业，有经验的人才跳槽也会选择大型企业。在人才的招聘方面，大型企业本身就比中小型企业更有优越性，而外包服务商可以通过自身招聘渠道扩大对中小企业的宣传，将中小企业的招聘信息传递给更多、更合适的求职者，加深求职者及外界公众对企业的了解以此来吸引更多优秀的人才。

（三）使企业内部更加公平公正

我国很多中小型企业管理相对而言不够正规，规章制度没有大型企业完善，因此在对人员的管理上存在很多的不足和缺陷。通常中小企业的创始人会安排很多“自己人”进入企业，而通过招聘外包的方式可以客观判断，通过科学的人才筛选技术等为中小企业招聘到符合条件的人才，减少关系户的存在，使企业内部员工更公平公正。同时中小企业中的“人情关系”更为复杂，比大型企业更容易出现“走后门”、“吃小灶”等现象，企业很难做到完全的公平，如果企业的监管不足，福利分配过程中就会存在挪用与挤占的风险。而专业的福利外包机构作为外部机构，会公平的对待每一位员工，实现企业员工追求的内部公平，这样就可以降低、避免企业福利管理过程中的经营风险。

（四）使中小企业的人力资源管理的更加专业化

劳动关系在企业在发展过程中经常发生，而且这类活动要求企业必须对法律规定十分了解以及善于沟通，这样在遇到某些突发状况时才能妥善处理。但由于中小企业成本都比较有限，一般来说不会招聘专业的法律人才以及谈判专家来处理这些事务，而大型企业或者国有企业会有长期合作的法律顾问来处理这些劳动纠纷。因此中小企业会选择把这类活动交给外包咨询公司来处理，外包咨询公司与员工进行接触和沟通给出专业的意见，完成劳动关系管理任务。

　（五）可以完善中小企业的人力资源管理轨制

专业的人力资源管理外包服务商可以帮助企业打破原有的传统管理模式，开辟新的管理思路和管理方法，这一点对于管理资源相对缺乏的中小企业来说有着重大的实际意义。如帮助企业制订清晰的岗位规范和工作说明书，建立健全人员档案并及时更新，对人员进出记录进行管理，建立健全人力资源管理信息系统等，使企业内部员工的管理更严谨有序。而今我国很多中小企业人力资源管理部门正处于由传统的人事管理向现代的人力资源管理转变的进程中，因此更加需要专业的意见来进行指导，因此企业可以通过人力咨询外包来帮助自身建立人力资源管理正规化体系。

（六）可以为中小企业培养更多人才

往往大型企业的吸引力和影响力，在招聘的时候就比中小企业更能吸收高素质、经验丰富的人才，因此中小企业要想获得更优秀的人才往往需要后期的培养，而中小企业只凭借自身的影响力和人脉的话很难获得专业的培训。专业的人力资源管理外包商通常拥有比中小企业更丰富的资源，他们拥有经验丰富的人力资源管理方面的专家也有各行各业优秀的人才资源，因此在对企业人力资源管理的工作中，不但可以进行专业的工作技能和知识方面的培训，还能让中小企业员工的综合素质得到提升，提高人才的工作效率和工作能力，为中小企业创造更大的价值。

四、中小企业人力资源管理外包存在的风险

　　（一）有价值的商业机密的泄露

从本质上来说，中小企业将其人力资源管理进行外包的过程，就是中小企业和外包服务商两个企业进行合作的过程。目前，我国的人力资源外包市场还不太成熟，相关的法规制度还不太完善，外包行业的运作没有受到严格的把控，因此，在人力资源管理外包过程中中小企业还存在着一定的风险。在外包过程中，中小企业可能对外包商了解不够，难以掌握外包商的真实水平，而在长久的外包过程中，外包服务商会慢慢掌握企业的一些重要的信息和商业机密，他们有可能以此威胁企业，使企业不得不跟外包商继续合作下去，失去了选择其他外包商的主动权，陷入被动的局面。在两家企业合作工作的过程中，难免会发生一些例如企业信息外漏的经营安全性问题，比如说中小企业的经营理念、中小企业的团队文化建设、核心技术的研发和创新等等，而中小企业不比大型企业抗风险能力强，没有足够的资金作为支持，紧急公关处理能力、经验不足，所以说如果这些信息一旦泄露，将直接对中小企业造成难以预计的损失，直接影响着中小企业的安全经营。

（二）企业文化相容性的风险

每个企业都有属于自身的企业文化，一般是由企业的创始人、历史及领导者的风格逐渐形成的，同时人力资源部门在传播企业文化的过程中也起到了至关重要的作用。而中小企业跟大型企业不一样，大型企业一般历史比较长，人员规模大，因此已经形成了比较特有的、固定的企业文化。而中小企业一般规模较小，成立时间也比较短，难以形成稳定的、自己企业特有的团队文化。人力资源管理的外包，一方面使得企业找不到合适的渠道和时机向员工传播企业的文化和价值观，另一方面，当企业和外包服务商的一些价值观不一样的时候，难免会存在分歧和出入，而中小企业文化往往不够鲜明、稳固，很容易被外包商的文化所影响。特别是在目前我国人力资源管理外包市场质量参差不齐的情况下，国内很多咨询公司或者外包公司从业人员的素质和专业水准都亟待提高，难以对中小企业的文化产生积极向上的影响。而国外比较知名的咨询、外包公司又因为不同的文化、国情的差异往往会产生水土不服的状况，而且外来的文化观念可能与企业原有的文化观念产生冲突，不利于企业的发展壮大。

（三）外包商负责的企业比较多，注意力分散

中小企业自身员工规模就比较小，所以需要进行人力资源管理外包的中小企业的项目、预算自然就会比大型企业少很多。而外包商出于成本以及利润方面的考量，对中小企业这类客户的投入远远不及大型企业，很少会去一心地为企业制订切合的人力资源外包战略，他们通常是负责的企业都采取一种管理方式，这样既简单又省事。而我国中小企业数目庞大，而且要求各不相同，企业本来想要的是能够合理有效地管理企业，以及为企业创造业绩的人才，而外包服务商的职员只考虑到自己企业的利益而没有考虑到中小企业的要求，使中小企业优秀人才大量流失，因此不仅不利于中小企业的人力资源管理，还会耽误中小企业的发展。

　（四）企业内部经营效率下降

人力资源管理外包对于企业以及员工的工作和心理来说都会带来巨大的变化，原先的管理模式、职责分配、汇报关系及个人的职业发展都会受到不同程度的影响，所以他们产生种种顾忌和疑虑自然也是不可避免的，而且中小企业人员规模小，稳定性不如大型企业强，因此会直接或间接的影响员工的工作情绪，影响企业生产、销售等环节的工作效率。中小企业因为没有充足的规模和资本，很难给员工足够的信心，从而使员工心情低落，失去努力工作的动力,导致工作质量和效率的下降，造成外包的失败。所以在业务外包之前,要先与员工进行合理有效的沟通，建立员工的信任,稳定员工的情绪，以便能够全身心地投入到工作中，做好自己的本职工作。

（五）使中小企业形成依赖性

中小企业一旦将人力资源管理外包出去之后，就会逐渐形成依赖性。还是拿培训外包来举例，中小企业一旦决定将培训业务交给外包服务商来完成就可能会解聘企业内部一些从事培训业务的人力资源管理人员。有些企业在培训外包过程中单纯的通过外包服务商来提高员工素质，自身不注重从培训外包中学习知识和积累经验。这两种情况都会导致中小企业对外包服务商的过分依赖，导致中小企业决定将培训改为内部培训时可能会遇到许多困难，好比说需要从头雇佣培训职员、从头设计培训计划和培训流程等。而大型企业内部拥有很多优秀的员工，也有足够的资金，所以再进行内部培训时会容易很多。

（六）企业潜在的高额成本支出

企业将人力资源管理职能进行外包的最重要的一个目的是为了节约成本，因为毕竟中小企业不可能像大型企业那样用大规模的招投标的方式来选择合适的外包服务商，只能通过自己去寻找合适的外包商。而目前的外包市场上鱼龙混杂，外包服务机构众多但是质量却参差不齐，因此中小企业无法判断所获得的信息是否属实，从而影响中小企业的判断，不利于外包活动的进行，最终导致外包活动的失败。所以本来进行人力资源管理外包是为了节约企业成本的，但现实实施起来可能事与愿违。同时，由于企业在不断地发展中，服务商当时向中小企业所提供的设计方案不一定能够一直适用于该企业，因此在方案执行的过程中，可能会因为这些方案造成相应的经济损失。而这些潜在成本的产生，可能远远超过外包所带来的现实利润，如果是这样的话，就会有人力资源管理外包是否可行的问题的存在。

五、中小企业防范人力资源管理风险的措施

（一）选择合适的外包商

因为中小企业没有足够的财力和影响力，不能像大型企业一样用招标的方式甄选合适的外包商，必须自己考察合适的外包商。选择外包商最好是选择业界内口碑比较好的，人力资源管理外包在我国早已出现过，取得成功的外包案例也有不少。因此企业可以从合作过的其他企业那里进行调查，得知该外包商的信誉情况是否良好，同时也可以通过外包商的资质证书来进行判断。企业在评估外包商的质量时，一定要进行全方位的考察。考察的项目包括：外包服务商的职员是否持有相关资格证书；外包机构职员学历的构成；外包机构的软件和硬件设施是否配套齐全；外包机构过去的业绩情况。除此之外，企业还要对外包商的财务状况进行分析，考察外包商所占的市场份额，确定外包商的资金水平能够满足中小企业现在所需要的外包服务。

　（二）注重合同的制定与利益的分配

中小企业由于自身资金成本的局限，通常希望用最少的成本来获得最大的利益。首先，中小企业应该增强对外包商的激励与监督机制进行探究，制定出一套合理有效的激励与监督机制，并且在与外包商的合作中不断地对该机制进行调整和完善。其次，要制定详细的合作规划以及备选方案，并将合作过程规范化，保证合同中的约束条例具有法律效应，以减少企业经营的风险，保障企业的利益。最后，看外包项目的完成情况是否符合当时的预期效果，实行项目包干薪酬分配轨制，通过薪酬的分配来对外包服务商的行为进行约束，给外包服务商施加一定的压力，最终达成企业与外包公司双赢的局面。

（三）先细分外包内容，再决定如何外包

中小企业的规模决定了其交易种类也各不一样。对于那些业务比较简单和经营规模比较小的中小企业可以将其整体外包出去，即企业把招聘、薪酬福利、培训、绩效考核、员工关系等全部人力资源外包给专业的外包服务商。企业只需将企业需要的人才要求和离职的员工反馈给外包商，因为这样可以在确保企业人力资源管理的专业性的同时有效地减少管理成本。对于组织结构较为复杂，本身也具有一定人力资源管理能力的中小企业型企业来说，可采取小外包的方式。即企业将人力资源管理工作中操作难度比较高、专业性比较强的工作外包给专业的外包服务商。这样能有效精简内部人员规模，也可以利用外部丰富的资源解决企业自身存在的问题，提高企业人力资源管理的专业性。

　（四）与员工加强沟通

在中小企业决定将其人力资源管理业务进行之前，可以先在企业内部进行有关人力资源管理外包的普及和宣传，让他们意识到外包是对企业和员工来说都是利大于弊的。这有两个好处，一是可以让员工尽早地熟悉外包行为，让员工们提前有个心理准备，缓解员工对于外包的抵抗情绪；二是企业可以及时地了解员工对于外包的看法，让中小企业能够针对员工提出的问题和疑虑进行及时的沟通，也能随时对外包活动进行调整以保证中小企业人力资源管理外包得以顺利的展开。因为中小企业本身人员规模就比大型企业人员规模小，如果中小企业人力资源管理部门在外包进行之前人员就已经配备完整，那么外包将会导致人力资源管理部门原有人员多余的情况，有一部分员工就会被调到其他岗位或者直接被辞退，对于中小企业组织结构来说变化会比大型企业更为明显。所以对于掉岗的员工来说，企业应为其制定完善的发展方案，帮助他们尽快的适应新的工作岗位；对于被辞退的员工而言，企业应提供一定的补偿并向其他企业积极推荐。

　六、结语

人力资源管理外包这种管理模式，是现代科技产业和信息产业发展的结果，是当今社会快速发展，工作专业化细分化的体现，也是社会不断进步的标志之一。外包已经成为中小企业在市场竞争过程中取得生存和发展的重要手段。但是，由于外包存在一定的风险性，很可能使中小企业在专注于自己短期的核心业务时，丧失了一些长期的发展机遇，所以，企业在做外包决策时，应该首先正确地评估外包的优势与风险，谨慎地做出决策，才能积极主动地化解各种外包带来的风险，更大地发挥外包带来的优势，更好地促进企业的发展。

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