康乐美卫生用品厂会计电算化实践情况调研

　　内容摘要：管理现代化的一个重要标志是计算机技术的迅猛发展以及它在各个企业的广泛应用，会计电算化的实现是会计发展史上的一次伟大的革命，会计电算化可以提高会计数据处理的实效性与准确性，提高会计核算的质量和水平、减轻会计人员的劳动强度、提高经济管理水平、促进会计工作的进一步发展对于康乐美卫生用品厂来说都有重要的作用。

　　经过近20年的实践和探索，会计电算化的发展获得了不凡的成绩的同时也出现了许多亟待解决的问题，尤其是康乐美卫生用品厂，在会计电算化工作中出现了阻碍。本文以康乐美卫生用品厂为例，发现了当前康乐美卫生用品厂在会计电算化的工作中存在使用的财务软件不完善、内部控制制度不完善、财务人员门槛低流动性大、对会计电算化重视程度不够、没有对财务人员进行培训的计划的问题并且提出了采取相关措施来应对软件缺陷、完善内部控制制度、提高门槛留住人才、提高对会计电算化重视程度、对财务人员进行定期培训的对策和建议，逐步解决会计电算化在康乐美卫生用品厂中的应用中出现的各种问题，以便于会计电算化尽快在我国康乐美卫生用品厂中得到推广和应用，从而促进康乐美卫生用品厂的发展。

　　关键字：会计；电算化对策；发展

　　随着科学技术的发展速度日趋加快，以信息技术为基础的经济全球化的进程势不可挡，企业之间在规模、资金、质量、技术、信息等方面展开了激烈的竞争，在这些竞争内容中，信息技术的竞争已成为企业间综合实力竞争的重要内容。本调查以康乐美卫生用品厂为例分析会计电算化发展中存在的问题从而提出行之有效的解决对策，这对提高康乐美卫生用品厂综合实力和竞争力，促进经济发展，具有重要的意义。

　　康乐美卫生用品厂成立于2005年10月11日，位于南皮，是一家小规模公司，其是一家以各种辅件加工制作为主、五金材料销售、模具设计、材料着色、包装为一体的综合性五金加工制作公司。为了提高市场竞争力，树立良好的形象，康乐美卫生用品厂一直秉承着物美价廉的工作理念，保持着完美的服务态度，生产让客人满意的产品。

　　经过近三年的时光，康乐美卫生用品厂凭借着高质量、低价格的产品，良好的信誉和完美的服务态度已经在当地树立了良好的形象，得到了大家的认可，订单越来越多，生意越做越大。

　　但随着业务的增多，康乐美卫生用品厂在财务方面的问题也逐渐暴露，业务的增多给会计人员在手工记账方面带来了很大的烦恼，手工记账速度慢，易出错的缺陷阻碍了公司的发展，同时若是增加会计人员来解决这一难题不太现实，因此其已于2008年开始接触使用会计电算化，经过上网查阅，发现有金蝶和用友两个大品牌的财务软件，在价格上，用友比金蝶贵一些，但是在售后服务上，用友要好一些，对于刚刚接触会计电算化的公司来说，不懂得问题还很多，最后还是比较倾向于用友，公司管理者最后选用的是用友ERP-U8系列中的U8.52，U8.52这款软件适合康乐美卫生用品厂，以“优化资源，提升管理”为核心理念，为康乐美卫生用品厂提供了一套满足中国企业特色的，成熟、高效、低成本的ERP全面解决方案，财务人员采用用友财务软件进行核算，计算精度高，按照程序自行完成各项数据的计算与记录，只要保证输入的原始数据是正确无误的，就很少引起错误，会计电算化处理会计数据的及时性和准确性为其解决了燃眉之急。

　　但从长远考虑，该公司还是存在缺陷，财务人员仍受到传统观念的束缚和制约，认为会计电算化只是替代手工记账的一个工具，只注重核算功能忽视管理功能，浪费了计算机资源。其次，由于该公司使用的财务软件存在不完善和操作问题、内部控制制度、缺乏专业人才和定期培训等问题阻碍了康乐美卫生用品厂会计电算化的发展，在这个信息全球化的时代，市场竞争激烈的冲击下，更是为康乐美卫生用品厂进一步的发展留下了隐患。

　　在考察中发现，康乐美卫生用品厂购买的会计软件用友ERP-U8系列中的U8.52，有总账、明细账、固定资产账、费用帐等模块。但是存在着会计软件某些模块在设计上不能满足康乐美卫生用品厂业务的需求。例如，在调研中发现，低值易耗品和零星维修帐模块设计得就非常粗糙，做不到象固定资产模块那样功能丰富，各种折旧、耗费计算方法都能采用。康乐美卫生用品厂购买的软件在低值易耗品和零星维修费用账上，软件预设的计算和归类方法太过于粗糙，然而康乐美卫生用品厂中，原材料费用是该公司运营中最大的一项支出，对材料的合理管理，即可以保障作业的安全，又可以减少库存费用的支出，维修费也是一项比重较大的支出。仅就这两项的核算，康乐美卫生用品厂电算化软件功能不够丰富，做不到精细地核算，无法满足康乐美卫生用品厂对业务地成本精细核算和分析。具体流程图如图1所示：

　　康乐美卫生用品厂会计软件初始化设置的计算和归类方法太过于粗糙，康乐美卫生用品厂电算化软件初始化设置工作就没有根据本康乐美卫生用品厂情况设置，对存货和维修类别做不到精细地核算，无法满足康乐美卫生用品厂业务、成本精细核算和分析。电算化软件还是局限于财务会计核算，表现在应收账款模块初始化设置的精细化程度较低，应收账款的往来方、账龄分析、坏账准备、往来方信用分析等相关核算项目，完全没有设置出来，生成的应收账款明细账只能看出金额，而无法分析出应收账款的潜在风险，应收账款管理模块尚未启动，计算机辅助应收账款管理完全没有一点应用，还得配备另外有一套单独的手工应收账款登记帐。固定资产、存货的会计核算也过于简单，具体的规格型号都没有得到体现，以至于固定资产采购、出入库、日常维护、内部调拨与报废等模块无法在软件中核算，固定资产仅限于金额上的会计核算。折旧计算上也没有利用软件中的折旧计算模型，完全凭手工计算折旧金额，没有利用上电算化的优势。会计软件初始设置与康乐美卫生用品厂基本情况都没有做到完全相符，更别说为了将来的环境会计、责任会计而需要设置的二级科目和辅助信息收集了。

　　其原因在于康乐美卫生用品厂会计人员对会计电算化的理论知识和使用技巧，掌握不够，无法做到对会计电算化软件有更深层次的调试和使用，另外，软件厂商在设计时也搞得过于复杂，难以让人对设置工作摸清头脑，以至于难以在短时间内对软件完全掌握。第三就是软件设计上没有考虑到会计工作的实际情况，很多会计核算工作在软件上，没有设计开发出来。第四就是领导不够重视会计软件的初始设置工作，以至于会计人员也得过且过，把软件仅仅当计算器，而没有完全发挥会计电算化系统的功能。

　　这样的后果导致会计电算化生成的会计信息不完善，不完整，不能有效适应会计工作的发展，也给会计工作带来很多不方便，也无法有效发挥会计软件的管理作用。

　　由于会计电算化信息系统在我国应用的时间较短，康乐美卫生用品厂对于这一系统的应用缺乏丰富的经验，也没有成功的应用案例可以借鉴，再加上康乐美卫生用品厂的会计人员对于这方面的了解和认识也不是非常的到位，这就导致了康乐美卫生用品厂在应用会计电算化的过程中对于财务工作流程和会计制度的设计不是非常的科学，仍然按照原有手工会计核算模式下的授权审批制度工作流程和会计制度。康乐美卫生用品厂盲目的应用会计电算化信息系统后，不但不能充分的发挥会计电算化信息系统的作用，还会给康乐美卫生用品厂的日常经营带来很大的麻烦，阻碍正常运营。

　　在电算化的工作环境下，由于康乐美卫生用品厂目前电算化会计电算化信息系统设置问题不十分符合实际工作情况，很容易产生电算化会计信息系统漏洞上的风险。康乐美卫生用品厂中缺乏严密的会计电算化岗位权限设置。这就导致了康乐美卫生用品厂中的会计工作人员很容易利用工作之便，做出一些损害公司经济利益的事情，损害到康乐美卫生用品厂的正常经营与长远发展。在会计电算化在康乐美卫生用品厂中应用以后，会计人员可以不留痕迹的进行数据的篡改和删除，即使是事后发现了问题，康乐美卫生用品厂的调查人员也无从查起，根本就找不到违法乱纪人员的作案证据。某些会计人员可能会使用特殊的口令或授权文件，能运行特定程序或可以有某种特殊权限[8]，进行不法的业务处理来牟利。例如：会计人员利用别人的权限虚构、修改或干脆删除经济数据，来制造虚假的财务数据，达到个人非法牟利的目的。[13]由于人才和知识的缺乏，康乐美卫生用品厂在制定工作流程和规范时没有考虑电算化会计系统的特点,虽有电算化软硬件和设施，仍使用手工下的会计制度。而电算化制度与传统会计制度在业务处理、报表、稽核岗位职责设置上等方面都不一样。电算化会计系统根据其特点需要设置相应的内部控制制度[9]，康乐美卫生用品厂不重视或者内部制度落实不力，使得数据的保密性和安全性不够标准,导致数据易泄密和丢失，甚至系统崩溃瘫痪。

　　另外，康乐美卫生用品厂还存在着会计电算化内部控制系统执行不力现象，导致了单位财务数据的保密性，安全性差。会计档案管理制度不完善，实施会计电算化后，没有及时制定规范出一套系统的会计电算化会计档案的管理制度，数据备份和清理不规范，会计数据不及时归档。当计算机系统故障发生时，容易导致会计数据丢失。康乐美卫生用品厂会计信息安全风险发生次数实际调查表如表1所示：

　　康乐美卫生用品厂很少派专业的计算机人员对会计信息系统进行维护，只是在计算机系统出现了问题以后才找信息系统的供应商进行维修。这无形中就增加了康乐美卫生用品厂会计信息丢失和泄漏的风险，一旦康乐美卫生用品厂的会计信息丢失或者泄漏，那么给康乐美卫生用品厂造成的损失将会是巨大的。

　　康乐美卫生用品厂对于使用会计电算化信息系统过程中的操作记录工作都疏于管理，并认为保存记录既不会增加康乐美卫生用品厂的收入，还会降低康乐美卫生用品厂工作人员的工作效率。对康乐美卫生用品厂的发展不利。然而，一旦康乐美卫生用品厂的会计电算化系统出现问题，康乐美卫生用品厂的管理者根本就无从查起，更加不能追踪到正确的事故责任人。

　　目前，康乐美卫生用品厂会计电算化技术的应用还不是非常熟练，会计软件功能性不是非常的强大，这就阻碍了会计电算化作用的充分发挥，对于我国康乐美卫生用品厂管理水平的提高造成了很大的影响。会计电算化主要分为数据录入与数据分析两大部分，目前，我国康乐美卫生用品厂对于数据录入功能的应用都非常的好，大部分情况下都能准确的完成数据录入工作。但是目前我国康乐美卫生用品厂对于会计电算化的数据分析功能应用不是非常好，主要是由于会计软件自身的分析功能模块较少，康乐美卫生用品厂很难通过会计软件时间全方位的数据分析。另一方面就是康乐美卫生用品厂对于会计电算化的信息分析功能缺乏足够的了解与充分重视，财务人员主要利用财务软件完成日常的会计工作，利用财务软件出局了财务报表就算财务工作的最终完成，缺乏对财务数据分析功能的认知与重视，这就让康乐美卫生用品厂大量的有用的财务信息被忽视，影响了康乐美卫生用品厂日常经营的同时，对于康乐美卫生用品厂未来的发展不利。康乐美卫生用品厂财务人员整体信息情况如表2所示：

　　传统的会计实务工作过程中，康乐美卫生用品厂的各项数据和信息大多数情况下都是纸质凭据，在没有其他不可控因素的影响下，财务信息安全性比较高，只要康乐美卫生用品厂能够妥善的保管会计凭证，那么在一般情况下会计信息是安全的。然而，在电算化环境下，康乐美卫生用品厂会计信息的安全程度明显降低。一方面，电算化环境下，会计人员修改相关的数据和内容不会留下任何的线索，因此，这就助长了一些还有不轨之心的人利用职务上的便利还改变康乐美卫生用品厂会计信息，影响康乐美卫生用品厂会计信息的安全。另一方面，在网络环境下，各种黑客、病毒风险不断加大，康乐美卫生用品厂通过电算化进行会计核算，一旦遭受黑客或者病毒侵袭就可能导致康乐美卫生用品厂会计信息的丢失，影响康乐美卫生用品厂会计信息安全。

　　康乐美卫生用品厂应该购买与自己行业相近的会计软件，如包含专门的业务管理模块、材料管理模块、维修管理模块的财务软件，既覆盖材料供产销的内部管理，又覆盖设备的管理。这样的为康乐美卫生用品厂提供标准的经营管理模式的会计软件能更好地胜任康乐美卫生用品厂的运营需求。市面上已经有这样的软件出售。

　　如果由资金上的不足，也可以考虑聘请财务软件公司开发出适合康乐美卫生用品厂的专用会计软件模块：其间就要经历项目准备、蓝图设计、系统实现、验收交付几个阶段。其中业务匹配环节至关重要。

　　能否成功及其持续实施会计电算化，系统初始化环节起直接作用，康乐美卫生用品厂必须高度重视系统初始化工作。首先，领导要高度重视系统初始化工作，应当成立系统初始化工作组并亲自挂帅，有助于以示对系统初始化的重视程度，也有利于康乐美卫生用品厂各单位之间的沟通协调，来保证初始化工作的顺利进行。在初始化过程中，要认真按照新的会计准则和会计制度，在电算化系统中输入会计科目、会计制度、内控设置、人员设置、经济业务设置等初始设置科目。然后认真选择企业类型、会计制度等初始化设置。系统中的初始余额一定要在手工帐审核无误时，才能往系统里设置康乐美卫生用品厂的初始财务数据。

　　如果康乐美卫生用品厂的人力资源状况，尤其是会计电算化人才不能胜任构建电算化初始设置，可以考虑专门聘请专业人士来帮助实施系统初始化。要根据康乐美卫生用品厂实际情况设置会计科目和附加信息，对于应收账款、固定资产等附加信息也要设置填制项，方便康乐美卫生用品厂经营管理。

　　为了保证起初余额的准确性，可以根据康乐美卫生用品厂的库存问题，成立专门的资产盘点小组。最后，搭建起会计电算化系统以后，也还要保证传统财务核算与电算化会计核算同时工作3个月以上，观察并取得一致结果后，才能通过评估验收撇弃传统手工帐。

　　康乐美卫生用品厂会计信息电算化的工作对于工作人员的技术性没有太高的要求，只要保证录入信息的准确性即可。但是，会计信息电算化对于康乐美卫生用品厂授权审批会计工作流程提出了比较高的要求。康乐美卫生用品厂的授权审批会计工作流程不仅要设计的科学合理，还要在具体的工作过程中保持正确的时间流程，一个工作程序出现了错误，很可能导致整个会计电算化系统的瘫痪。这也是由计算机的特殊性所决定的。

　　只要按照规范的流程一直运行下去，就能保证康乐美卫生用品厂最后的会计数据信息的准确性与完整性。想要规范康乐美卫生用品厂会计信息化的工作流程，首先，康乐美卫生用品厂应该制定完整的工作责任制度，把会计流程中的每个环节的责任都有效的分配下去，一旦某个环节出现了问题，康乐美卫生用品厂的管理者不但能够马上对问题进行解决，还能责任到人，直接追究其负责任的责任。建立明确的责任制，能够增强工作人员的责任心，提供工作人员的工作效率以及工作的积极性，保证康乐美卫生用品厂会计电算化流程的顺利完成。其次，康乐美卫生用品厂要加强对工作流程的保密性的管理，制定严格的保密制度，强调操作人员对康乐美卫生用品厂信息保密工作的重要性，一旦康乐美卫生用品厂的工作人员违反了保密制度，必须严加管理，杀一儆百，保证康乐美卫生用品厂的会计信息不被泄露出去，增加康乐美卫生用品厂会计信息的安全性。对于康乐美卫生用品厂使用的的计算机要定期的维护，查杀系统中的病毒，保证会计电算化系统的安全性。再次，康乐美卫生用品厂还要加强对会计信息备份工作的重视，在康乐美卫生用品厂的会计信息化工作中，备份工作是会计工作流程中的最后一个环节，也是最为关键的一个环节，它直接关系着康乐美卫生用品厂工作成果能否被有效的利用。如果康乐美卫生用品厂的备份工作做的不到位，那么康乐美卫生用品厂的信息系统一旦出现任何的问题，都将把工作人员的全部成果毁之一旦。对于康乐美卫生用品厂来说将是一场重大的遭难，不但影响了工作人员的工作效率，还会增加康乐美卫生用品厂的管理成本。

　　康乐美卫生用品厂实行会计电算化以后，应该更加的注重对于会计信息系统操作人员操作权限的管理，根据不同的职能配备不同的操作人员，每个操作人员进入康乐美卫生用品厂会计信息系统的口令必须不同，而且由操作人员自己保管并负责保密，一旦信息系统的数据信息出现问题，康乐美卫生用品厂的管理者可以根据数据泄露的内容直接找到负责操作相关内容的操作人员，追究其责任。康乐美卫生用品厂在设置操作权限的过程中还要设置合理的复核人员，不能单纯的凭借操作人员一次性的操作就直接形成康乐美卫生用品厂的有效数据，很多情况下，操作人员受环境、心情的影响很可能出现操作失误，他们并不是故意导致康乐美卫生用品厂信息错误的，但是信息一旦出现错误，很可能会直接影响康乐美卫生用品厂的会计报告，进一步影响康乐美卫生用品厂管理人员对于康乐美卫生用品厂下一步经营计划的决策。设置专门的复核人员对康乐美卫生用品厂操作人员的工作进行审查，不但降低了康乐美卫生用品厂会计信息的错误率，还能对操作人员的行为起到一定的监督作用。电算化工作流程一般有建帐、系统初始化、填制凭证、审核凭证/取消审核、记账、结账、UFO报表、备份这几个步骤，总结如表格2所示：

　

    

　　另外，一旦康乐美卫生用品厂的会计信息系统的数据出现的了问题，一定要按照正规的修改程序进行修改，不要直接删除相关的错误信息，这样很容易导致康乐美卫生用品厂的会计信息混乱，康乐美卫生用品厂的会计信息无法准确的显示其计算过程，对康乐美卫生用品厂会计信息的安全性不利。

　　电算化档案管理制度要建立并严格实施，存档时间、数量，存档方法，档案介质，档案备份地点，调阅手续、复制许可等这些细节都要明晰地制定并严格执行。建立明确的电算化工作保密制度，数据保密工作的人员的权限、责任要明确制定并严格落实。

　　康乐美卫生用品厂对于会计信息系统不但要加强备份，还要制定相关的制度来规范其具体的行为，保证康乐美卫生用品厂会计信息系统备份工作的顺利完成。会计电算化信息系统是依托计算机发展起来，因此，康乐美卫生用品厂应该要加强对计算机的管理，根据会计信息系统在备份中的问题制定与之配套的制度，有效规范康乐美卫生用品厂会计电算化操作人员的行为，保证康乐美卫生用品厂的备份工作万无一失，成为保护康乐美卫生用品厂会计数据信息的最后一道防线。康乐美卫生用品厂应该规定其信息备份应该尽可能的通过多种介质对其进行储蓄，提供康乐美卫生用品厂信息备份信息的安全性。

　　康乐美卫生用品厂如果不能对会计信息系统进行定期的维护，将直接导致康乐美卫生用品厂会计信息的安全性受到威胁。为了防止康乐美卫生用品厂的会计信息泄露，更好的维护康乐美卫生用品厂的经济利益，康乐美卫生用品厂的管理者应该重视对系统的维护工作，派专业的信息维护人员对康乐美卫生用品厂的会计信息系统进行定期的维护，有效查找会计信息系统中存在的问题，把会计信息系统中的问题消灭于还没有给康乐美卫生用品厂造成经济损失之前，有效的保证康乐美卫生用品厂的经济利益不受损失。

　　为了能够有效的康乐美卫生用品厂的会计电算化信息，我国康乐美卫生用品厂应该养成良好的保存会计信息记录的习惯，保证康乐美卫生用品厂的会计信息一旦出现问题能够有效的找到问题出现的根源，保证康乐美卫生用品厂信息的安全性。康乐美卫生用品厂应该设立工作日志，保证康乐美卫生用品厂会计信息系统的工作内容都能够完全的记录在康乐美卫生用品厂的日志中，以防以后康乐美卫生用品厂的会计信息出现问题能够找到问题出现的根源。

　　在会计电算化环境下，康乐美卫生用品厂必须要加强对于数据分析的重视，积极地开发会计软件的的数据分析功能，通过数据分析能够发现康乐美卫生用品厂在日常经营管理过程中一些无法直观的看到的问题与规律，因此我国财务软件还需要不断完善数据分析功能，利用数据分析功能模块充分发挥财务信息的管理功能，让会计服务与康乐美卫生用品厂管理，帮助康乐美卫生用品厂管理者更好的管理康乐美卫生用品厂。另外，康乐美卫生用品厂也要加强对于数据分析功能的应用，康乐美卫生用品厂管理者必须要认识到会计电算化不仅仅是利用计算机完成日常的会计处理，还有很多非常强大的功能等待我们更加充分的应用，以此必须要充分利用会计电算化的各项功能，让会计电算化的作用得以充分发挥，为康乐美卫生用品厂的经营管理作出应有的贡献。

　　康乐美卫生用品厂为了能够有效降低这种信息安全风险，在日常的工作过程中必须要做好安全防护工作。首先，康乐美卫生用品厂应该建立独立的数据库系统，利用专业化的设备，方式信息数据丢失，降低信息丢失的风险；其次，康乐美卫生用品厂应该安装专门的防火墙，为财务软件安装防火墙，同时结合康乐美卫生用品厂的杀毒软件与网络防火墙，构建多层次的信息防护体系；再次，康乐美卫生用品厂一定要保证造作记录的完整性，防止一些工作人员利用职务之便改变康乐美卫生用品厂的会计信息，最终损害康乐美卫生用品厂的经济效益与正常的经营、运作。通过以上的方式，康乐美卫生用品厂的会计信息安全风险能够得到有效的降低，对于康乐美卫生用品厂会计工作的顺利完成具有非常强烈的现实意义，必须要引起重视。

　　 致谢

　　在完成本次调研报告过程中，我在调研单位深入学习和从事XXXX相关实践工作，感谢XXX公司的有关工作人员给予我的指导和帮助。另外，在本次调研报告设计过程中，XXX老师对该论文从选题，构思到最后定稿的各环节给予细心指引与教导,使我得以最终完成毕业论文设计。在学习中,老师严谨的治学态度、丰富渊博的知识、敏锐的学术思维、精益求精的工作态度以及侮人不倦的师者风范是我终生学习的楷模，导师们的高深精湛的造诣与严谨求实的治学精神，将永远激励着我。这三年中还得到经济管理系众多老师的关心支持和帮助。在此，谨向老师们致以衷心的感谢和崇高的敬意！

　　最后，我要向百忙之中抽时间对本文进行审阅，评议和参与本人论文答辩的各位老师表示感谢。

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