探析小企业会计电算化过程中的风险与防范

摘要: 随着电子信息产业的飞速发展,全球经济正在迅速向网络化迈进,电算化的普及使得会计核算的准确性和可靠性得到了很大的提高,同时减轻了财会人员的工作强度,促进了会计工作的规范化,为我国的管理工作的现代化奠定基

  摘要:随着电子信息产业的飞速发展,全球经济正在迅速向网络化迈进,电算化的普及使得会计核算的准确性和可靠性得到了很大的提高,同时减轻了财会人员的工作强度,促进了会计工作的规范化,为我国的管理工作的现代化奠定基础。但同时企业在进行会计电算化的过程中必然存在多种多样的风险,导致会计电算化难以发展。本文先分析了会计电算化存在的潜在风险,同时提出了相应的解决方案,着重强调了进行会计电算化风险防范的必要性,从而从根本上对会计电算化可能存在的风险进行评估杜绝,为会计电算化的发展提供了新的思路。
  关键词:企业;会计电算化;风险;防范

  1绪论

  1.1研究背景及意义

  研究背景:在我国经济结构中,中小企业对于我国的经济发展起着重要的推动作用,对促进经济快速发展起着重要作用。随着信息时代的到来,企业也在逐渐的改变处理财务会计的方式。会计电算化取代传统的手工会计已经成为必然的趋势。但中小企业普遍存在管理和制度不健全、不完善,资金不足等特点,导致中小企业会计电算化的推广难度很大。计算机被用作会计工作的工具。过去,人工数据处理将被取代,实现会计与计算机有机结合,使计算机化会计系统更加完善。在信息技术的发展中,其核心是计算机技术的发展,直接推动了会计电算化的产生和发展。与传统会计相比,提高工作效率和数据处理的准确性对于促进财务管理起着监管作用。然而,中小企业在中国电脑化的应用时间相对较短。许多中小企业不使用电脑系统来处理财务会计。中国的中小企业在财务管理方面仍然存在不规范。手工数据处理的使用在会计工作中仍然占有主导地位,本手工数据处理方法存在一些不足,如会计数据随机变更。因此,会计电算化适用于中小企业,在财务管理规范中起着关键作用。然而,许多中小企业经理并未充分意识到会计应用的重要性,并受到成本问题的影响。许多中小企业不积极投资电脑化软件。就会计理论和会计实务而言,会计电算化对会计电算化发挥的作用影响很大,会计会计质量改进,会计职能转变和经济效益提升所起的作用至关重要。
  意义:随着信息时代的发展,计算机化在金融信息管理和处理中将会普及和广泛应用是必然趋势。企业对市场竞争中使用信息手段的优势有更深的了解。目前,中国经济在较发达地区的大中型企业中,会计电算化的使用在财务数据处理方面基本实施,并逐步扩展到中小企业领域使用。因此,会计电算化发展的前景非常广阔。会计电算化的使用极大地提高了会计信息能力处理的准确性和效率。但是,由于财务软件本身的原因,加上缺乏完善的系统,缺乏专业人员导致了计算机化计算的使用。在这个过程中,存在很多问题。本文重点研究前人研究相结合,并结合自己的实践。在系统总结研究成果的基础上,以电算化产生的问题为目标,针对会计目的提出相应的建议和对策。电脑化工作,乃至整个金融体系的健全和完善,都会产生积极影响。

  2小企业实施会计电算化的概述

  2.1小企业实施会计电算化的概念

  会计电算是利用计算机来代替手工记帐,记帐和计费,和替代人脑来完成对相关会计信息进行分析和判断。它是基于电子计算机的现代电子信息处理技术在会计工作中的应用的缩写。

  2.2小企业实施会计电算化的目的和意义

  (1)缩减工作者的会计工作量,提高办公效率。因为会计工作的性质,使得会计需要处理的数据量大,对精确度的要求高,核算的流程也繁琐。利用电子计算机的自动处理不仅可以使广大会计人员免除繁重的会计核算,报销等工作,而且电子计算机在数据处理速度和性能的优势,是人工无法比拟的,可以极大的提高了会计工作者的工作效率。
  (2)促进会计工作流程的规范和标准化,提升财务工作的质量。会计电算的兴起,很大程度将会计数据的来源,数据处理方法,数据保存等会计工作流程实现了规范化和标准化,解决了人工计算中存在的遗漏,不规范,易出错等问题。
  (3)推动会计岗位转变,促进会计人员基本素质的提高。运用计算机处理提高工作效率,会计人员可以有更多的时间提升自己的专业水平和工作能力,参与企业的管理,从而保障会计职能从不断的升级[1]。
  (4)使得会计管理工作的走向现代化和信息化。通过计算机网络,各级领导能够时时全方位的了解企业发展过程中的各项经济数据和指标,掌握当下市场和经济活动的最新动态,并采取相应的决策来解决出现的问题。使得经济信息的作用得以发挥到极致,提高了企业决策者决策的针对性和准确性。

  2.3小企业实施会计电算化的特点

  (1) 及时性与准确性
  由于电子计算机的内存大,可以将会计数据存储很长时间,并且电子计算机的运算速度快,精确度和准确度都很高,通过计算程序可以对数据进行自动运算,突破了人工操作的局限性,并且可以为经济管理提供更全面和及时的数据。
  (2)集中化与自动化
  电子计算机在进行会计工作中,除了一些数据录入需要人工来完成之外,大部分工作是由计算机根据所设计的程序自动执行的。而且,电子计算机在对会计数据和信息进行时,通常是独立完成的,没有会计工作者的参与,所以准确性高。同时,计算机在对数据和信息计算运行的过程中,可以时时的保存,不需要对数据重复记录,大大节约了时间[2]。
  (3)规范化与标准化
  由于是电子计算机的程序对会计信息和数据的自动处理和运行,没有会计工作者的参与其中,所以会计凭证的填写、会计账簿的信息和数据录入、数据输出,财务报告编制等一系列的会计工作流程都是有电子计算器独自完成,使得会计工作的流程更加的标准化和规范化。
  (4)会计信息存储的电子化与科学化
  会计文件是会计工作的凭证和记录。计算机将纸质的文件转化成数据记录存储到磁带,磁盘,CD等一系列可以存储的媒介之中,使得会计信息和数据可以时时的存储起来,并且在对相关需要的数据的寻找也更加的便捷和迅速,既节约了时间,也大大的提高了工作的效率,保证了数据的完整[3]。

  3小企业实施会计电算化国内的现状——以A企业为例

  3.1A企业开展电算化的背景

  A企业是集研发,生产,销售和服务于一体的专业标牌制造商。注册资金500万元。公司主要生产塑料基材,软塑透明树脂,金属,模内复合标签制品等产品。公司位于无锡,1984年成立以来,公司经历了三次跨越式发展。自2004年,公司已投资5000多万元修建新的产业基地,并已经完成投入生产,新的基地占地面积4万平方米,厂房面积近15000平方米。2004年公司年产值达到4350多万元,平均每年以30%的速度快速增长。目前,公司产品已拥有多项国际国内质量认证证书,并且是知名家电企业。公司本着“千方百计生产出满足顾客期望和要求的产品”的宗旨,坚持“工厂出产的不仅仅是产品,更重要的是信誉和质量”的经营理念,不断吸收新技术、引进新设备,使公司的经济效益蒸蒸日上。相信公司将会永不停止探索和发展的脚步,和中国国内以及世界国际性大公司同步发展。
探析小企业会计电算化过程中的风险与防范
  企业使用金蝶EAS财务软件,以财务共享、数字营销、智能制造为主要领域,全面覆盖预算、管理会计、资金管理、集团供应链、销售电商、采购电商、多工厂制造等管理领域,围绕制造业数字化转型的深层需求,基于云计算、物联网、移动互联网、人工智能、工业大数据等先进制造技术,为制造企业打造平台化、集成化、模块化、移动化的数字化运营平台。在易用性与适用性等方面金蝶财务软件的确表现很突出,而且具备很好的售后服务。该公司财务数据采用软件核算,使得财务科工作处于有效运行状态,并能够及时进行数据分析。在月终结束根据相关参数设定财务报表就能够完成,财务软件优势得到充分体现,而且实际数据与预算差异很快计算出来,为经理和各部门分析和管理提供保障。软件体现细致、准确的核算特点,并且在明细科目级别上达到三级。而在手工环境下,面对大量数据的核算速度受到明显影响,两者形成明显的对比,在对该单位财务科运作分析基础上,一些不合理情况体现很明显,现对其进行分析。

  3.2会计电算化较为普及,但成长并不均衡

  随着电子信息产业的迅速发展和全球经济网络的不断推进,会计电算在大多数企业中已经非常流行。在这种趋势下,也出现了许多会计软件行业,设计了很多具有实际效用,办公效率高,商业化浓厚的会计软件。然而,会计计算在我国的发展和推进并不是均衡发展的。在经济发达的东部地区,许多大中型企业已经将会计电算化和信息化用于日常的会计工作中,而在欠发达的西部地区,传统的人工计算和核算在部分单位和企业中仍然存在,真正实现会计电算的仍然不多。

  3.3会计电算化信息收集系统成长迅速,但安全机制有待增强

  当下我国很多的会计软件都存在着很大的漏洞,数据安全性和机密性较弱。虽然随着信息化的发展,信息的收集系统和机制也在不断的进步,但是仍有大量的会计软件缺乏完备的安全管理机制,对数据的管理和认知层度不高,通常有很多的数据都能通过简单的搜索找到。

  3.4软件功能单一,数据共享水平不高

  中国企业对财务会计软件的选择有两种方式,自主研究开发或者是购买软件公司开发的软件,很多的企业选择到专业的软件开发公司进行购买。但当下由于不同的软件开发者,使得很多的会计办公软件出现不兼容等一系列的问题。即使是在同一个行业中,每个企业亦或单位使用的财务软件都有不同的类型,由于不同的财务软件的功能和使用方法没有统一的标准,导致在进行会计报表汇总,数据查询和数据传输等方面出现很多的不同[4]。同样的,即使是在同一部门,购买的财务软件也往往只考虑财务部门的需求,没有统管整个企业的发展。导致财务部门的数据和信息不与同一企业的别的部门进行数据共享、互换与交流,其他部门无法根据这些及时的数据对自己的发展目标进行调整。会计信息和数据的不能及时的在企业内部实现共享,将对企业的发展和规划产生影响。

  4小企业实施会计电算化存在的问题

  4.1技术与制度层面的问题

  4.1.1选择不合适的计算机硬件和软件
  中小企业对财务软件的使用已是日常的工作需要,只有小部分企业还停留在手工做账模式。但是当下我国的会计软件多不胜数,每个软件的功能和操作流程都没有统一的标准,而且每一个企业的发展都有自己的特点,财务的要求和流程也都千差万别,这就导致很多的企在对会计计算机硬件和软件的选择上无法选择在真正适合自己企业内部会计所需要的软件和硬件,也就使得企业在会计信息和数据处理的过程中无法实现真的高效运转[5]。
  4.1.2会计信息系统的安全性和保密性较差
  目前,很多公司对会计计算机信息系统的安全性不够重视,这会在导致企业在实际业务运营中存在潜在的风险。首先,在会计信息系统中,如果没有未雨绸缪的制定好相应的预防措施,就会使得企业内部的数据库文件很容易的被读取,数据也就没有了客观性和真实性。其次,一些企业财务部门的电脑不使用专机连接互联网进行日常办公,这就会导致信息系统如果没有有效的安全防护措施,就会容易受到电脑病毒的侵入,使得企业的重要的会计数据丢失。这些种种的问题都会给会计信息系统的安全和保障带来巨大的潜在威胁,甚至会对企业的流动资产造成严重的危害[6]。
  4.1.3内部审计不够完善电算化安全机制较差
  对部分企业而言,在会计职位的分工上仍采用的是人工会计的方式,但是业务流程和内部控制确是电算化的流程,没有进行及时的调整和规划;也有的企业在对会计信息和数据进行计算和统计是,会修改和删除,违反会计电算化标准。内部审计和安全机制的不完善,必然会影响电算化在企业会计中标准化的作用的实施。
  造成企业电算化内部审计和安全机制不完善的原因有:一是在对相关规定规划时,只从计算机的硬件和软件的角度进行了规划,而没有将会计的审计和安全纳入规划之中。其次,由于资源和平台的限制,大多数中小企业的电算化会计制度是从大型企业中取经而来的,以其他公司的制度和机制基础,没有根据自己企业的实际情况来进行调整和修改。

  4.2人为和操作层面的问题

  4.2.1对会计电算化重要性的认识不足
  近些年一些公司的领导人不完全了解会计工作的意义和重要性。他们认为会计只是关于企业经济业务的记述,对资金的记录等,对企业的发展无足轻重,无需在会计电算这一方面投入巨额资金,来完善并建立电算机制,管理层没有认识到电算机制的建立,将会对企业的惯了和发展规划的制定以及相关决策的制定产生不可预估的积极的意义[7]。当然,也有部分企业的管理层对会计电算机制有一定的认识和了解,知道了电算相比较于手工会计来说更加的标准和规范,所以为了自己利益,这些部分企业的管理者不愿意将电算引入自己的企业中。
  4.2.2数据备份不足
  很多小企业认为会计信息和数据的备份无关痛痒,认为电子计算机在对信息和数据进行处理的过程中就会将数据和信息时时的存储起来,就不会有任何的问题了。但是如果电脑的运行崩溃、或病毒对计算机攻击时,就会对企业的会计信息和数据造成极大的威胁,使得企业过去的会计数据完全的流失,对于企业的发展和决策的制定起到难以估量的影响[8]。
  4.2.3会计人员业务素质偏低
  与大企业相比,中小企业中理论知识丰富、运营经验丰富的会计人员相对较少。尽管刚毕业的大学生具有当下更完整的会计理论知识,但他们没有足够的实践经验,需要在工作的过程中不断的提升自己的经验;而长期工作在一线的会计工作者虽然对于会计处理方法的经验极其丰富的,但是在对当下最新的理论、新规定和新方法方面却比不上刚毕业的大学生。另外,大多数会计师工作者日常基本上局限于自己所在企业的事务上,没有将自己所学的专业知识真正的发挥出来,只是想做好自己的分内事,不积极参与市场竞争,这就导致一些有利于企业发展的核算手段无法在企业之中展开。
  4.2.4操作过程中的问题
  中小企业会计人员具有很大流动性,新招来的员工熟悉软件需要一段时间,而有的会计人员年纪较大,对电脑感到陌生,熟练掌握财务软件更有一定难度。即便是具有多年相关经验的会计人员,仅只会简单记账凭证的填写,并不能熟练掌握初始设置、财务报表生成过程中相关参数的设定等方面的技能,软件就未能发挥应有的作用,也未能完成对会计数据的处理、加工和分析财务信息、满足各部门对会计数据的共享。

  5小企业实施会计电算化存在问题的防范和解决措施

  5.1对日常的技术问题加大管理力度

  5.1.1选择合适的硬件和软件
  企业针对自己的实际需要,根据经济业务特点及财务数据处理要求,在财务软件各项性能了解的前提下,对会计软件进行筛选并结合相关操作人员合理建议,以增强适应性为原则,购置与本企业相适合的财会软件系统。企业在添置财会软件时,以企业发生的经济业务具体情况为依据,并参考财务数据处理准则,筛选适合本企业的会计软件[9]。软件的运行离不开硬件设备,计算机设备档次高低对会计电算化软件使用有直接关系。
  5.1.2加强会计管理工作
  企业对于自身管理能力必须做到有针对性的提升,目的在于财务部门各项基础工作得到不断加强,注重与实际需要相结合,制定严格操作流程并在实际之中真正做到全面实施,为企业开展会计电算化工作奠定扎实基础,具体体现在机房制度、对档案管理规定等方面,从而为公司会计电算化工作步入有章可循创造条件。在软件运行过程中有规范化与流程化。依托对基础工作的完善,促进企业财务管理实现信息化,从而为会计电算化系统运行实现安全提供保障,防止物理损坏现象出现[10]。

  5.2加强数据保存及安全问题

  5.2.1加强会计信息的保密性和安全性
  关于目前计算机网络技术的数据库开发水平,完全有可能在会计软件中实现数据的实时共享,但目前很多软件并没有实时与数据库进行对接,导致实时数据共享较差。会计电算虽然在很大程度上实现了数据信息资源的共享,但同时也要承担很大的风险和威胁。当下,会计电算化的相关软件的保密性和安全性有很大的漏洞。企业在使用相关软件的过程中很肯将自己企业的相关信息泄露,影响企业的发展。因此,加强会计信息系统的安全性和保密性势在必行[11]。
  建立岗位责任制,明确会计电算化信息系统的职责分工,对各类会计电算化的从业人员的资质和品德进行严格的筛选和审核,确保会计电算化在运行的过程中能保证安全高效;建立运营机制治理体系,对可以在电子计算机上进行操作的人员进行严格的审查,确保有操作权的人员操作系统,避免非法操作破坏会计电算系统等不安全现象的发生。同时为提高会计电算化系统的保密、安全防护能力,应采取当下最先进的防火墙技术,定时的查杀网络病毒,对会计数据信息进行多层次的加密存储[12]。对于重要的计算机系统,应增加电磁屏蔽以防止电磁辐射和干扰,同时也要不断的制定和完善相关的制度和管理条例,制定好紧急的避险措施。
  5.2.2做好数据的备份工作,确保信息的完整
  企业在会计电算化应用过程中,对于计算机信息安全建设的重要性要引起足够重视,建立完善的数据安全保障制度应被放在首位。在这个制度中应严格规定实施条款包括会计工作操作流程、使用计算机过程中注意事项等,同时会计人员应该意识到计算机信息安全重要性,从而在日常使用计算机中形成良好设备保护习惯。关键在使用网络时,安全意识必须提高,加强对计算机信息安全保护。应用会计电算化,至关重要的就是计算机信息安全性,会计信息一旦被泄露,会给企业造成不可弥补的损失[13]。加强对信息丢失问题的关注,注重数据信息备份,而计算机系统崩溃等因素导致的丢失会计信息问题避免出现。
  5.2.3加强电算化安全机制完善内部审计工作
  在不断发展信息化社会背景下,出现迅速发展会计电算化的局面,就会计电算化管理制度来看,出现相关法律法规滞后于会计电算化发展的状况,所以亟待健全和完善我国相关制度,完善中小企业管理制度。企业具体应做到:(1)严格把好选人、用人关,对于从业资格上岗证件,严格审核企业会计人员,严格审核与会计电算化相关人员,由于选拔人员的失误而出现不必要的损失完全可以避免;(2)注重从制度上着手,增强管理会计电算化系统数据合理性,合理操作,防止计算机病毒侵入,提升保密工作,避免不当管理导致不必要损失。

  5.3提高人员素质加强重视

  5.3.1提高对会计电算化工作的重视程度
  会计电算化的出现不仅会将会计处理方式转变,而且也影响力数据存储形式、信息处理程序和方法,延伸了会计数据的领域,也改变了会计内部控制和审计的方法和手段,促进了会计理论的发展和进步,从根本上加快了会计理论研究和会计理论实践的转变。表面上看,会计电算化是通过将电子计算机应用于会计工作的整个流程之中,通过电子计算机运算速度的迅捷和准确来降低会计工作者的劳动强度,提高了企业会计数据和信息的精确性和准确性。但是通过深入的研究,会发现,会计电算化不仅仅改进了会计解决工具和会计处理措施,也使得企业中会计工作者分工发生了细微的变化,极大的促进了会计工作者的专业素质、职业修养和知识结构的全面提高,也提升了会计工作的效率和质量。即节省了会计工作者的时间和精力,使得会计工作者可以将更多的时间用于自己能力的提升,也推动来会计理论的完善和会计技术的进步,提高会计工作的整体水平,大大提高企业经济效益[14]。
  会计电算化的实施是中国社会主义市场经济发展的必然要求和必经阶段。在当下的市场经济条件下,小型企业的管理者要想适应当下变幻莫测的市场经济,客观及时的地掌握市场动态和信息,并根据这些信息做出预测和决断,从而在日趋激烈的市场竞争中占据一席之地,就必须依靠当下市场环境中最先进的电算化会计机制。只有这样,小型企业的管理者才能及时的了解本行业的市场动向和相关政策的波动,才能及时的调整企业的发展规划和策略,促进企业的发展。
  5.3.2加大对“复合型”人才的培养
  企业能否全面实施会计电算化的关键是是否有专业的人才,无论是软件开发还是网络研究都离不开专业的计算机人才和“电脑+会计”复合型两用的人才。会计电算化对从业人员的要求极其的严格,会计人员不仅要具备扎实的理论知识和专业技能,而且也要对计算机和财务管理方面有深入的研究和理解。工作者只有全面的掌握丰富的理论知识和操作经验,才能价格会计电算的优势完全的发挥出来,并且根据自己所在企业的发展特点和优势,为企业的进一步的发展提供更加精确的数据和信息服务[15]。
  当下,企业会计电算化能否突破发展的“瓶颈”取决于是否有复合型人才,因此,企业要加大投入,大力加强会计工作者的转换也和电算的培训,提高会计工作者的整体要求和素质,积极推进会计电算化进程。培训内容要包括当下的工作需要,并且要与当下最先进的理论接轨,完善会计电算的知识理论结构体系[16]。对于电算系统维护人员和管理人员也要依据当下最完备的理论和流程进行详细的培训很讲解,进而培养企业中的会计电算骨干。
  参考文献
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