生物制药企业存货管理存在的问题及对策——以河南省国邦生物制药

摘要: 国邦企业是一个生物制药企业,它的主要产品有血液制品和疫苗产品等。其原材料及产成品等存货作为企业一项重要资产,它的管理是企业一项重要的活动,并且直接影响本企业资金使用效率、存货周转率及正常的生产和盈利。而且由于国家针对生物制药企业及其

  摘要:国邦企业是一个生物制药企业,它的主要产品有血液制品和疫苗产品等。其原材料及产成品等存货作为企业一项重要资产,它的管理是企业一项重要的活动,并且直接影响本企业资金使用效率、存货周转率及正常的生产和盈利。而且由于国家针对生物制药企业及其他相关企业的经营政策的不断发展完善,生物制药企业的存货管理面临着更加严格的要求,更严峻的挑战。本篇文章主要阐述国邦生物制药企业存货的特点、问题以及存货管理的重要性等,通过对国邦生物制药企业的仓储模式和存货管理现有情况的深入调研,发现了以上相关问题,并针对以上问题提出建议,以促进国邦生物制药企业存货管理系统的进一步完善和发展。
  关键词:生物制品企业;存货管理;均衡科学化;
  随着各种生物科技和生物技能的不断进化发展,国家药典对于生物制药企业的要求也进一步提高,生物制药企业的存货管理难度不断加大,并且生物制药企业存货的种类和数量繁杂,各原材料与产品对于批次、效期、厂家、规格各不相同。而对于生物制药企业来说其存货管理状况有切实影响着公司的资金使用效率和企业产销盈利情况,因此必须对存货管理重视起来。
  目前,许多学者及专家都已经注意到了存货管理的价值所在。付杰专门介绍了制药企业存货管理中内部控制的重要性,朱丽华强调要提高存货管理人员的专业技能,部分学者专家就生物制药企业中近效期药品问题进行了分析,要建立近效期药品监控机制,这都分析了存货管理对于企业和制药企业的价值所在。
  而本文通过实地调研和文献调研相结合,就国邦生物制药企业中存货管理存在的问题进行分析,重点解决该企业退货机制,内部控制以及冷链运输过程中的问题,加快建立存货管理系统员工绩效机制以及现代化存货管理模式。进而提升企业的经济效益,保证生物制药企业的产业链正常运转。

  一、国邦生物制药企业存货管理现状分析

  国邦生物制药公司虽然有多年的药品销售经验,但是在药品的存货管理上存在很多的问题,在引进药品和采购的时候,没有针对市场做详细的调查,使引进的药品结构不合理。下面是对存货管理的现状作出的分析。

  (一)管理方法不当造成的高库存问题

  国邦生物制药企业拥有11个品种34个规格的产品,人白、康斯平、康舒宁等产品,由于销售量不断扩大,材料的不断重复购进已经严重超出挤压占用了大批的资金,增加了仓库的成本,有的存货甚至还露天堆放,给了一些不法犯罪分子提供了机会。国邦生物制药企业在管理上也有很大的盲目性和随意性,工作人员的素质参次不齐,公司的内部缺乏一套的存货管理制度,虽然有一些存货管理制度,但是这些也没有很好的执行。

  (二)对存货价值形态管理的忽视

  国邦生物制药企业在对存货的管理中,在一定程度上注重了存货实物形态的管理与制度,对存货的发、收、存的管理较为重视,有关的制度也较为全面,但对存货的价值管理重视不够,对市场没有做全面的分析,导致很多信息的不真实,不能反映公司的资产与利润情况,这样也就不利于准确的分析企业的经营业绩,非常不利于企业的发展。

  (三)企业的财务处理不规范问题

  国邦生物制药企业只顾眼前的利益,忽视了长期发展,财务管理制度较为混乱。导致了企业实现销售收入不做记录,不按实际结转库存产成品,对一些收回货款也不列账,作假帐,与实际账面严重不符合;还有部分不按照规定设置保管岗位,不按规矩设定明细账单,这些都严重影响了国邦生物制药企业的发展,导致存货管理信息的失准。

  二、国邦生物制药企业存货管理存在的问题

  (一)缺乏有效的内部控制制度

  惯有的企业管理机制中,并未对存货管理人员设立专有的有效奖励机制,进行绩效工资。只有销售人员或者生产人员等一些工作岗位有绩效工资,这实际上并不很合理,应该将存货管理与生产销售一体化。对存货管理人员实行绩效工资机制,这样更能有效的激发和优化管理人员的责任心及岗位重视程度,进一步优化企业管理结构,从而,有效的完善生产销售存储一体化,增加企业的收益。
  按照相关的生物制品管理要求,从事生物制品质量管理工作以及制品的相关验收、存储的工作人员,必须经专业的技能培训和省级药品监督管理部门考试合格。[3]然而就实际情况看来,我们现有的存货管理人员都并非能完全达到这一标准或者要求。许多制药企业库房管理人员并没有上岗证或者相关的从业证明,甚至大多是经验主义。他们只是简单地从事着表象的存货管理,而不能有效的对管理数据进行分析归纳和总结,更不能制定和提供科学合理的供需数据,造成采购与销售脱节,从而企业不能有效的进行产销活动。[10]同时,对于药品经营企业来说,由于药品本身所具有的特殊性,必须对客户进行资质的审查和监督。相关资质比如营业执照,药品经营质量管理证书等必须齐全并对应建立客户档案。

  (二)采购系统不健全

  一方面,采购人员无市场预测和数据分析能力,使得企业不能制定有效的采购计划,或由于库房管理人员提供无法有效的供需数据,使企业面临存货不足,货源发生短接,另一方面,企业各部门能否有效的沟通数据,能否使存货、生产、销售各部门形成生产链也是另一个重要因素。比如销售部门工作人员如果不能有效的将销售数据、市场情况进行分析反馈,采购部门就不能有效的制定科学合理的采购量采购时间以及相应的采购计划计划,生产部门就会受到影响,企业生产链将不能有效运作。[13]这些都是体现了国邦生物制药企业采购系统存在的问题及缺陷。

  (三)仓储管理难度大

  原材料及制品易变质或污染破损。仔细分析并到公司仓库询问管理人员相关的仓储问题,总结原因如下:一,外在因素。由于药品的特殊性,对于仓储及冷链运输过程中的温度湿度都有严格的要求,并要对其进行严格的监控管理,由于温控失误,或者仓库发生漏雨等问题,会严重影响甚至直接导致整批存货的报废。二,内在因素。随着国邦生物制药企业经营规模的不断扩大,存货占有率也不断增加由此产生存货周转率问题,并且由于管理人员不能有效的摆放或者监控,导致仓储条件达不到,或者不能科学的仓储,都会导致原材料及生物制品的毁损报废,直接影响企业的利润。
  (1)存货数据加大
  生物制药企业的存货种类繁多,批号复杂,厂家也各不相同,有时候参加专门的地区招标,更会针对其生产出专门的一批产品,因此,这些种种客观因素容易误导仓储管理人员,易发生存货管理错误,摆放不当,出货的批次不准确,厂家不对应等问题。这些问题必然影响企业的有效生产经营,导致账实不符,发生盘存盘亏等问题,影响企业主营业务收入,企业收益及报表的有效数据。
生物制药企业存货管理存在的问题及对策——以河南省国邦生物制药
  从以上表中可以清晰地看出,从2013年到2016年,国邦公司的存货价值有较大的增长,各季度均有显著的增加,从整年度来看也增长较大。因此存货管理的难度和要求不断地加大。
  (2)产品冷链运输不完善
  一般的生产产品可能也需要远途运输或者销售,但是可以委托物流公司进行运输,但是生物制品企业有自己严格的运输管理要求。国邦生物制药公司拥有自己运输车队,但是这其中依然存在问题。整个运输过程中都要对药品温度湿度进行实时监控调节,并打印和提交温度记录,如果特殊急需的药品可以采用航空高铁等运输并附带冷藏箱监控器实时记录。因此,这一环节也必须特别要求,一旦运输过程监控不严格会导致药品变质,造成巨大损失。受国家生产质量要求规范生物制药企业产品的质量要求较高。药品生产必须严格遵循国家药品生产质量管理规范,产品要接受QA的检验,还要不定时接受卫生局药监局的安全质量检验。而且,虽然国邦生物制药企业有自己的运输车队,但是实地考察发现,其运输车队并不完全匹配冷链运输的需求,路线规划具有一定的随意性导致客户收到药品超出其预期时间,影响企业信誉。司机人员对于运输过程中冷链的监控并不十分了解,车队数量和规模还有待完善,冷藏箱和温度记录监控器打印机等先关设备需要进一步完善加强。
  (3)存货周转速度变慢变现能力
  对于生物制药企业而言,必然不像一般的生产企业,由于企业本身的生产规模或者运营特性或者客户的特殊性,它的生产周期可能更长,而且之后还要经过国家药监局的审批直到一系列手续完成产品有了合格的批签发资料才能算是完成周期。通过对财经网上数据收集,国邦生物制品企业各年度存货周转率如下:2016年第四季度存货周转率为1.0054应收账款周转率为9.3195,2015年第四季度存货周转率为1.1543应收账款周转率为10.5515,2014年存货周转率为1.1611应收账款周转率为7.6918,2013年存货周转率为1.3342应收账款周转率为7.5297.并且它生产中需要大量的存货储备,如果不能及时的完成整个生产销售链,势必导致大量的存货的存在,必然影响整体的存货周转率。[2]一旦如此,大量存货的生产设备生产资料一直处于生产状态存货变现能力降低,整个生产周期被延滞,导致资金的周转率降低,企业存货管理成本急剧增加,同样收益率降低。有下表可以清晰看出存货周转率变化。
生物制药企业存货管理存在的问题及对策——以河南省国邦生物制药
  如图所示,从2013到2016年存货周转率在逐年递减,就各季度数据来看呈现第四季度居高的共性。

  (四)退货机制不健全

  由于销售人员不科学的销售方式,一味追求销售报表上的高利润和自己的销售任务业绩,导致盲目促销,客户后期不能完全消化这些购入量导致退货。但是中间的时间差,或者不科学合理的退货手续的延致导致产品可能会变成近效期药品,严重影响药品的二次销售。企业因此会造成更大的损失。原材料及制品易变质或污染破损.仔细分析并到公司仓库询问管理人员相关的仓储问题,总结原因如下:一,外在因素。由于药品的特殊性,对于仓储的温度湿度都有严格的要求,并要对其进行严格的监控管理,由于温控失误,或者仓库发生漏雨等问题,会严重影响甚至直接导致整批存货的报废。二,内在因素。由于管理人员不能有效的摆放或者监控,导致仓储条件达不到,或者不能科学的仓储,都会导致原材料及生物制品的毁损报废,直接影响企业的利润。
  除此之外还会产生近效期产品泛滥的问题。[5]首先分析近效期药品出现和存在的原因:一方面,正如上面所言,销售人员的不科学的盲目促销,导致客户后期不能完全对这些购入量内部消耗,从而引起退货,中间的时间差导致近效期药
  品出现,一旦大量的退货现象出现,势必造成公司大量近效期药品的泛滥。另一方面,国家对于药品效期的严格规定使得近效期药品存在的必然性,对这种现象,我们企业销售过程中必然要因材施教,有效的制定近效期产品的合理销售价格以免造成滞销成为时效产品彻底报废,企业损失更加严重。

  三、提高国邦生物制药企业存货管理的对策

  (一)健全企业内部控制系统

  应该对存货管理人员针对生物制药企业仓储管理的特殊性,制定更加符合其自身特性的绩效管理制度,切实将每一个程序和阶段合理分工到个人。对每个人合理分工责任落实到个人,将个人利益与企业整体的存货管理相挂钩,这样更能通过刺激个人的积极主动性达到科学合理均衡化存货管理。提高存货管理人员工作技能的专业性就我们对现有工作人员的分析,存货管理人员大部分并不十分明确存货管理这一岗位所应具备的专业技能,多是经验主义或者只是遵循现有的管理情况进行机械的模仿和操作。企业应该合理规范存货管理人员的准入制度,设定一定的准入条件,或者进行一定的岗前培训,工作期间也要定期进行岗位培训。[6]仓库管理人员的专业技能直接影响该生物制药企业存货的存储环节是否合理,对于不合格的严格筛选过滤。可以以继续教育的形式,对其进行后续的专业技能教育培训,将考试情况与实际工作相结合,并与个人绩效相挂钩,促进和提高存货管理人员的专业化技能。[12]
  加强对于客户和供应商的资质管理生物制品企业作为生产企业具有他自身的独特性,它的客户和供应商也具有一定的特殊性。对于供应商必须要求证照齐全,并对证照的经意范围、有限期限、企业资质进行严格的审查和备案。对于有业务往来的客户,更要对资质进行严格的审查并进行备份管理。要求必须有营业执照,药品经营许可证,GMP证书,开户行许可证,开户资料,采购人和收货人授权书及相关身份证件和复印件,质量管理体系表等。以备企业进行接收GMP检查时,有合规合法的先关文件和资质证明

  (二)完善采购系统

  加强存货管理数据分析,首先要求企业各部门之间要加强内部的沟通和交流切实形成存产销一体化,不能只是单独的个体。这要求比如销售部门将销售数据和市场动向及时进行反馈,并且采购人员及时与仓库进行联系,充分了解哪些药品及其规格是销量可观,哪些相对滞销,哪些药品季节性需求量大,哪部分产品市场反馈不是很强烈,及时与质保部进行数据沟通,总结和概括分析原因制定合理采购计划。[9]对季节性需求的药品,要提前准备,采购定量的材料的生产必需品,以适应季节性的大量需求,但同时要注意均衡化采购,避免供不应求和供过于求造成的不必要的损失。同时还要求采购人员及时了解药品采购招标政策,更新采购信息,更要求采购人员提高专业知识,提升分析数据、判断市场风向的能力,根据经济订货模型计算出经济订货批量和经济订货次数以及合理的采购计划,以求合理规划存货资金降低采购成本。[8]

  (三)健全仓储系统

  首先要建立定期盘存制度。随着国邦生物制药企业经营规模的扩大,其存货的资金也在不断增加,就数据显示2016年第四季度存货价值为92087.4万元,2015年同期为59790.1万元,2014年为47450.3万元。从数据可以清晰看出,随着国邦生物制药企业规模的不断扩大,其存货数量,资金占用量不断增加。因此,每月月末存货管理人员更要切实践行对仓库的存货进行实地盘存,对原材料,半成品和成品进行分类盘点,按种类、批号、厂家以及药品状态等分类进行盘点,已检验账实是否相符从而对存货进行有效的控制。
  其次,对于冷链运输过程中的药品更要进行温度和湿度的实时监控,[4]及时打印温度记录,及时签收填写和反馈冷链运输单,要将传统的存货管理方法与现有的管理方法相结合。要将存货管理切实落实到存货管理人员的个人,把个人利益与整体管理挂钩实现效益化,这样才能充分调动管理人员的主动性,存货管理才会更加合理科学和高效化。药品生产、销售、仓储和运输过程中,要建立严格的监察制度如近效期产品预警机制、失效药品毁损处理制度、退货产品检验及再入库制度等,。[7]对于疑似有问题的物、料及时发现冻结和处理。并在库存报表的批次帐中进行保质期预警查询.同时,必须进一步加强国邦生物制药企业冷链运输路线的科学合理化规划,增加车队规模,在有效保证客户能及时收到生物制品的同时,尽可能节约成本。
  最后,要将整个仓储系统与公司整体运营机制相接轨。将存货管理与企业财务部门挂钩,与整个生产链实现一体化,财务部门发挥财务监督作用,对存货账面数目与实地盘点数据的进行比较,概括分析,把责任追究到个人。完善药品报废毁损制度要切实分析药品毁损的原因是内在因素还是外在条件的影响。如果是前者,比如存货管理人员的个人工作失误造成的意外损失,要严格对个人进行处理追究,可以按照相关药品报损比例进行一定的经济处罚或者进行行政职位的调动处理。如果是后者,受到自然因素的客观因素的影响,这就需要仓库管理人员对库管环境进行检查休整和改进,并及时上报相关管理部门。检查测试药品存放设施是否合格或者正常运转工作,还要对公司设备进行定期检查,看设备记录的温控和湿控是否合格。

  (四)严格规范退货管理制度

  任何一个生产企业发生退货都是难以避免的情况,尽管企业经营业务已经多年,但是在退货管理以及相关售后问题上还是存在一定的不足。首先退货手续不齐全,某些销售部门领导可能考虑到药品效期问题,希望尽快解决退回的货品可能会先处理后补充手续,这样一旦发生问题就很难处理,因此必须严格规范退货手续,并切实按照退货程序办理退货。另外,公司仓储部门应该完善退货处理效率,以免药品处理时间不及时,导致近效期药品的泛滥。[5]同时要求客户要提交退货申请,质保部和存货管理部门进行审查,看药品是否受损,最后,仓库应该提前做好准备,及时对该批退货产品做好接受和再入库准备,避免药品失效造成更大的资源浪费和资金损失。
  结束语
  本文是以河南省某生物制药企业的存货管理现状作为分析研究的对象展开的一系列分析。通过实地去公司仓库实地考察与文献整理搜集,对这一生产行业的存货管理有了一定的了解。在发展过程中,确实存在某些还有不足和需要改进的地方。首先,存货管理人员的岗位专业技能达不到岗位培训并不到位;其次,仓储部门并不能实现与销售部门和生产部门的完全对接,信息并不能完全对称;再次,企业冷链运输并不完全成熟,不能充分满足客户需求。
  就目前而言,企业的整个存货管理系统在不断地发展完善,企业对公司存货管理人员进行专业的岗前培训和定期继续教育,以提高员工的工作技能和专业素养,使存货管理更科学化;加强仓储部门与各部门的联系与沟通,进行大数据的分析与共享;还要切实完善存货管理的质量并与现代管理方法相结合,不断完善与进步。[11]希望生物制药行业存货管理方面能够结合现代科技与企业自身的发展现状不断完善。希望本文的探讨和研究能对生物制药行业的存货管理起到一定的作用。
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