论秘书在企业后勤管理中的作用与提升路径

　　摘要：

秘书无论在任何一家公司都是以为非常重要的职位，为什么说它重要呢，重点就在于秘书的这个职位在一家公司里面的作用和意义。仔细想想，秘书的这一项工作，说难也难说简单它也不简单，想要做到这个岗位，他们必须要要有足够的知识含量，还要有能够细致观察每件事情的能力，能够清楚的对一件事情的辨别能力。另一个关键点就是人与人之间相处的能力，要想做好秘书这个工作，你的人脉关系一定不能差，你不仅可以处理好底层员工的工作问题，也可以处理好老板和他的员工之间的问题，成为他们工作之间的渠道，在工作中能够起到连接的作用。

　　关键词：秘书；管理工作；桥梁作用；提升途径

　　一、企业后勤管理与秘书工作的概述

　　（一）企业后勤管理概述

从目前来看，伴随工业化建设进程的不断加快，企业数量不断增多，在市场规模逐渐扩大的同时，作为保障职工有效参与生产、经营活动的后勤管理部门的工作质量和工作效率也因此受到了企业本身及人们的广泛关注和高度重视，但从目前来看，在深化社会改革中，虽然企业的后勤管理工作已经取得了突破性进展，却仍然存在某些不容忽视的问题，职工自主创新意识差、惰性心理、保守心理、依赖心理较为严重，不仅对改革认知出现一种“扫帚星效应”，最终对改革的前景产生怀疑或失去信心，同时由于企业后勤人员的结构组成较为复杂，故而在实际管理工作中，内部员工协调也存在一定冲突，进而对企业后勤管理创新的发展造成一定影响。

1、后勤管理工作的定义与内容

从性质上看，后勤工作大致可划分为三种性质，即：后勤管理性工作、后勤服务性工作和后勤经营生产性工作。这三种性质的工作，各有自身的特点又相互联系，构成了后勤工作的复杂结构。由于后勤工作是以服务为主要目的的工作，因此服务性是后勤工作的根本属性。

在公司后勤部门工作时，一般都要制定后勤服务规范和写后勤工作总结，把后勤服务延伸到公司的每一个角落是后勤部门成员的责任。后勤工作总结范文中一般都会强调以管理和服务为主线，不仅要做到服务于公司各个部门提出的生活要求还要管理好公司各个部门的生活日常。后勤工作总结范文的发布让很多想干事的人有劲干，会做事的人干的出色，因为公布范文让后勤部的成员能更快体会到自己的责任和义务，更有动力的投入自身工作。

2、后勤管理制度的主要特征

后勤管理因其在各单位中履行服务职能,形成了区别于其他管理活动的7个方面的特点：

（1）社会性。后勤管理社会性的特点可以从3个方面来理解一是后勤管理的内容由于社会目前可能提供的后勤服务还不能满足各单位的需要,一个时期内机关办后勤、企事业单位办后勤的状况还无法彻底改变,因此,各单位的后勤服务门类,无所不包二是后勤管理与社会上的联系。各单位的后勤离不开社会的供给、无论是物资、设备、能源、交通,还是人员、技术、空间、信息,都要由社会来提供,各单位的后勤要受社会的制约和影响,社会是各单位后勤工作的总后勤。三是后勤管理发展的方向各单位的后勤服务正在向社会化的方向发展。数量更多,范围更广的后勤服务将随着社会的进步逐步由社会承担,后勤服务社会化迟早要实现社会性这一特点要求后勤管理人员充分注意和利用社会上的各种条件为本单位服务,同时又要力所能及地创造条件为社会服务,改变封闭式的后勤管理。

（2）经济性。后勤工作是行政工作,又是经济工作后勤服务劳动属于商品经济范。后勤工作的实质是通过市场经济手段和生产(劳务)交换、分配、消费四个环节,对后勤资源进行高效的配置,而经济核算则是后勤工作的重要内容

（3）服务性。后勤工作是服务工作。从它的管理对象来看,后勤工作并不直接体现。一个单位的职能,而是单位职能活动进行的服务性工作服务是后勤管理的一个特点,也是后勤管理的全部意义所在。

(4)时间性。各个单位的职能活动是一个有严密组织、严格程序的过程为职能活动服务的后勤工作也必须按照这些程序的要求进行管理每项服务工作都因职能活动的需要面有确定的时间要求,这就决定了后勤管理具有很强时间性的特点。这是其一其二,时间性还体现在后勤先行方面。任何活动都要有一定的物资条件做保证,以一定的物质条件为基础的前提,后勤工作就是提供基础和前提的工作其三,时间性还表现在很多后勤工作受到季节的影响和制约,违背了季节的要求,就会出现失误,造成损失。

(5)复杂性。后勤管理工作繁重,任务多,是复杂性的主要特性诸如人事、财务、物资、设备、基建、房屋、伙食、交通、医疗、卫生、园林、环保、计划生育、幼儿教育以及其他各项综合服务工作,都由后勤部门管理。政策性强是其复杂性的又一个特性财经纪律、基建法规、车辆配置原则、工资调整及发放等后勤管理部门都必须按照党和国家既定的方针、政策、法令、法规办事,决不能随意而行涉及面广,内外关系多,是后勤管理复杂性的第三个特性在目前社会这个大后勤尚不完善的情况下,要完成这种全面的主体服务,各单位就不可避免地形成大而全的后勤服务体系,后勤机构庞大,服务项目齐全,把职工的衣、食、住、行、生、老、病、退、死等事宜几乎全部包下来。而要完成这诸多的服务内容,后勤既要与单位的每个职工打交道,又要与社会的有关部门保持经常性的密切联系,不仅有纵向联系,还有横向联系,不仅涉及到人,而且涉及到财、物、时间和空间。

(6)群众性。后勤管理的大量工作与群众有着密切的关系,是为广大群众服务的,与群众的切身利益有密切的关系。它必须天天接受群众的监督和检验。为了搞好后勤管理,还必须坚持发扬民主,坚持群众路线,这是依靠群众、相信群众、做好后勤管理工作的重要方法。

(7)知识多科性。后勤管理需要有广泛的知识作为基础,在社会科学领域涉及到管理学、会计学、教育学、心理学、社会学、法学等,在自然科学领域涉及到的学科则更为广泛。在后勤工作中知识多科性又表现在专业技术种类繁多,每个人都有一种或几种专业。这就要求后勤管理人员必须有广泛的知识和多种专业的常识,进行科学管理,使各项工作逐步实现标准化、规范化、制度化,用现代化的管理手段和方法不断提高科学管理水平。

　　（二）秘书工作事务的概述

（1）秘书工作的定义与内容

秘书这个工作就是高层人物的一个得力助手，他可以帮助高层人物管理繁琐的事情，担任出主意，参考意见的以为助手，同时只要是管理中出现的问题都能够解决的能力，在工作中还要督促检查上级给的方针、政策、决议之类的问题，做好宣传和策划之类的工作，这些都是一位秘书所需要掌握的技能。秘书的工作主要就是管理文案、安排事情，然后和其他部门一起处理事情。

虽然说秘书需要做的事情很多，但是始终还是离不开“服务”这两个字。秘书不仅要处理好所有人之间的关系，还要收管文案、收管所有事情的流程和管理好资金的流向，资金的使用等等问题。其实从表面上说，秘书这个工作在公司是一种管理员的身份，但也是为他人服务的身份。秘书的工作质量问题都可以关系到这个公司的形象问题以及他在经济市场上的地位问题。所以，要想做到秘书的这个岗位，就必须要有能够熟知一切工作上的问题。

　　二、秘书工作的所需的素养

现在的秘书跟以前的秘书是不一样的，现在的秘书是一各综合性的岗位，对从事秘书这个岗位的人员是一定要有很高的素养和修养的。在工作中，要想成为一名优秀的秘书人员，就要在工作中不断的提升自己，让自己变得更加有文化、能够明确、正确的做出判断及认识的能力。主要需要的职业素养如下：

　　（一）牢固的文字功底

秘书就是老板的左手右臂，起到辅助老板的共工作，主要是完成一些辅助的工作。工作方面简单的来说就是记录抄写新闻的消息，构思文稿内容，登记来访的人员名单，做好老板的会议记录等等，这些工作都是需要拥有一定牢固的文字功底的和分析能力的。在构思文稿内容的时候，能够按照老板给的要求，快速的抓住老板所要表达的意思并快速的拟好大纲，开始查阅相关的文献资料。把查到的零碎资料结合在一起，在规定的时间内把文稿拿给老板查看并对文稿加以评语或要修改的地方。在整个过程中，秘书都需要拥有很牢固的文字编写能力，这样才能在老板要求的最短时间内完成文稿并且达到老板所要的要求。那么，牢固的文字功底就是一位秘书人员必须要有的一项基本技能。

　　（二）精细而灵敏的政治头脑

任何一家公司里的行政部门都是需要设计到政治的。那么，秘书在工作的时候，就都需要有很强的政治性头脑，需要保持自己清醒的头脑，用最好的状态去对待这项工作。一个部门的政治提倡、部门的形象和部门工作人员的利益都会在秘书的工作中体现出来。所以这个时候，秘书就需要关注政治市场上的所有发生的问题，让自己能够站在政治的角度上去处理任何事情，能够保持坚定的立场，鲜明的立场方向。绝对不要去做一个墙头草，要提高自己的政治修养。

　　（三）灵活的应变能力

秘书要处理的工作就是非常的复杂，不仅要帮助老板定出计策、方法和管理方面的工作，还要做好一个秘书该有的后勤工作，什么事情都要会做，而且都要处理的很好，细心的解决掉所有的事情。所以秘书就必须要有灵活的头脑和精明有效的做事能力。在工作的时候，尤其是遇到了突然发生的事情的时候，一定要分的清轻重，抓住整件事的重点、合理不慌的处理好整件事情。

　　（四）说实话、办实事、求实效的工作作风

秘书的工作其实是很枯燥无味的，只要做了这个工作，就必须吃苦耐劳、任劳任怨。因为有时候你的付出并不一定会得到补偿和回报，但是你不能因为这件事就心态崩塌，还是要保持乐观的心态，不能将非正能量的情绪带入到工作中，用这种态度全服务别人。与此同时，秘书还要具有看到别人的优点，就能发现自己有什么不到位的地方，进而去加以改正。有时候给自己建立一个合适的定位，给自己树立信心，绝对不能有高人一等的心态，要坚守正确的工作方向，挖掘自己的贡献精神，实现它的价值。

秘书的工作能不能做好，其实就是看你能不能再这个岗位上发挥出你应有的作用和能力。秘书这个岗位虽然是要受到别人的管理，但是自己也是属于那种管理别人的工作，因为要起到连接的作用，所以每一个秘书在对人事管理方面就显得很重要了。俗话说，每个优秀的老板背后，总是会有那么一个很优秀的秘书。

　　二、企业后勤管理中的秘书作用

　　（一）总体协调实物安排的作用

协调也是管理的其中一种管理手段，秘书这个岗位在企业管理中起到的就是连接的作用，只要连接好上级与员工之间的关系，那么这个公司的内部关系就会非常的稳定；如果连接不好上级与员工之间的关系，那这个公司可能就会因为内部关系处理不好而引发上级与员工之间的矛盾。

时代不停的在变换，现在的这个时代，老板所遇到的问题也越来越复杂，问题也越来越难以了解。因为政策的改变，可能会引来很多的内部矛盾，那老板是要来处理这些矛盾还是处理工作上的事情呢，这个矛盾就需要秘书来连接了。秘书的连接作用就是要了解双方的矛盾点是什么，然后分析情况，看看是因为什么，自己能否合理的解决这个矛盾点。那这个时候，秘书就需要大方向的考虑问题，考虑问题的轻重，既不能违反老板的意思，也不能曲意迁就不合理由的观点。处理好双方之间的矛盾，做好连接工作，这样不仅仅能舒缓工作上的紧张范围，也可以提升工作的效率，这是任何以为秘书都应该有的素养。

　　（二）提供信息反馈评估的作用

秘书首先是要拥有很深厚的知识储量的，在工作的时候秘书需要掌握这个工作所需要包含的所有知识，要对所有的信息具有很细致的观察能力。要想很好的为老板工作、为老板出谋划策，就必须要熟知所有方面的信息，比如说科技方面、文化方面、技术方面、教育方面、医疗卫生方面等等。不仅仅只要了解这些，我们还要清楚的知道我们的公司、我们的部门最近的发展情况和发展计划等等相关的信息。在老板需要的时候，自己要想一台智能电脑一样，能够快速的为老板提供相关的信息，提供相关的服务。这样不仅仅省去了工作的时间，还能够因为这样的办事效率让老板对自己留下深刻的印象，获得老板的信任。

　　（三）完善后勤服务保障的作用

后勤保障的意思是指事业、企业及其他单位的人力运作、财产安全或办公耗材补给等等的统称。后勤保障是企业工作的一个重要方面,担负着为公司领导、技术业务人员操作员工提供服务和保障的重任。优质的后勤服务可以促进各项工作顺利进行,保障广大企业员工全身心地投入到工作当中。可以说,后勤是与企业员工日常生活紧密相关的部门。因此,努力做好后勤服务和保障工作就显得尤为重要。公司后勤管理也在积极探索、寻求一种与社会发展相适应的、与公司情况相符合的、优质高效、具备市场竞争力的后勤管理模式,以推动公司事业的发展。作为公司的后勤管理部门充分体现自己的功能,优化组织结构,提高入员素质,改善服务质量,提高管理水平,确立后勤工作的创新意识,适应公司的发展,积极探索能为公司提供可靠、稳定的后勤保障服务。

　　三、秘书在后勤管理中存在的不足

秘书这个工作在公司就是起到连接的作用，负责处理好上下级和内外部门的沟通问题，与此同时，秘书在老板的工作上还是一个能够出出主意的得力助手。因为需要处理很多层的关系，所以秘书需要兼备的能力就更加的严格了。

　　（一）对上级要求盲目服从

老板的工作就是计划和计策一件事情，然后给秘书下达命令，让她去和其他部门的人进行对接。那这个时候秘书就要服从上级的要求，完成老板给的任务。那作为一个很称职的秘书，在接到一条命令的时候，若是在这条命令中发现了不对的地方，可以认真的分析一下问题所在，若是觉得不合理，可以去和老板商量调节一下，而不是看到一条命令就一味的去执行，而不考虑事情的后果。虽然说一个是老板一个是秘书，有着上下级之分，但是人人都是平等的，所以秘书也要处理好和老板之间的关系，这样不仅仅可以提高工作的效率，同样也可以获得老板的信任。

　　（二）人情关系影响制度要求

企业管理中人情和执行力是成反比例的。也就是说，人情讲的越多，执行力就越差；执行力越强的企业人情就一定讲的少。当执行遇上人情的时候，受伤的如果是执行，再好的战略也发挥不出作用。其实，中国的很多企业都具有很好的战略，但是缺乏执行。很多好的战略因为遇到“人情”而不能得以实施，企业的执行力靠的就是纪律。中国企业要进行企业战略管理，必须要具有良好的纪律可见，企业必须通过科学、完善、规范的管理制度来完善整体规划策略，员工必须按照制度的要求来规范自己的行为，杜绝“人情”现象，才能提高企业的执行力。从这里可以看出，执行力就是纪律，没有纪律就没有执行力，没有战斗力，没有纪律，再好的战略也无法实施。

　　（三）处置事务的态度易消极

在处置事物上，工作的标准要求不够高。满足于完干成,求数量与求质量没能有机地结合起来,没有把自己的工作与中心”的示范样板建设紧密联系起来虽然能按照完成工作任务,有只求一般标准,把标尺定的不够高,干些工作就有满足感的倾向。这些问题的根源主要在于先进性标准不高,只凭一时工作热情,工作于劲没有持久性。

　　四、秘书在企业后勤管理中的提升方法

根据市场上的了解知道，在我们国家各大公司里的秘书有80%以上都是没有经过专业的培训的，都不是专业出身，而且就算是从名牌大学里面走出来的秘书的专业学生也未必具有很好的秘书素养。所以，要想拥有一批拥有很高的秘书素养的秘书人员，公司可以采用以下几个方法去对他们进行专业的岗位培训。

　　（一）加强自我学习的充实法

自我学习主要是要靠自己的努力去获得知识、找寻知识和增加才干的个性体的活动。华罗庚先生之前说过一句话，一个人站在实践的海洋中，就必须要拥有自己一个人获取知识的能力，这样才会让自己永远都处于不败的角度。公司现在就应该根据现在的一些秘书人员那种满足现状和放松学的倾向，通过各种手段，让他们能够加强自我学习的“三力”，什么是三力？就是指增强自身的责任意识，增强自身的危机感和紧迫感，这是激发自我学习的“内动力”；增强对秘书人员的考核，将这些考核与实际的绩效和她们的工资挂钩，从而增强自我学习的“外压力”；制定一个优秀强劲的榜样，打造出一种浓厚的学习氛围，这样可以增强自我学习的“吸引力”。只要她们能够一直去学习，一直去打实自身的基础，扩充自身的知识面，就一定能让他们紧紧的跟紧现在的局势和更新最新的知识，熟悉这项工作所要做的所有事情从而达到更加有效地为这个岗位工作的能力。

　　（二）利益激将成才法

不管在公司里还是在别的工作岗位上，对员工的激励就可以提升工作的效率，这是每一个公司都需要具备的一项方法。每一个公司可以按照那个单位的实际条件，进行有效的采用下面所列的八种激励内容去培养秘书人员：第一，在制度上的激励，建立出一个既科学又规范的管理制度，这样可以促使秘书人员振奋精神，想办法做好这项工作；第二，在目标上的激励，确定好适当的目标，制造出一种积极的动机和行为，让秘书人员能够主动的去学习；第三，做出晋升的奖励，对待非常棒的员工，给他提升到更好的岗位上面或者在工资上面加以提高，让他们能够有那种主动去往最高处爬的心理；第四，在工作上做出激励，根据秘书人员的自身的兴趣和爱好，把最适合他们的工作交给他们，这样他们就会更有兴趣的去做这个工作，使得工作效率得到了提升；第五，对秘书人员加以信任的激励，通过对他们的信任，来激励他们，让他们更加有信心的去做一项工作；第六，在情感上的激励，在工作中可以加强自己和秘书之间的感情沟通，一定要去尊重他们的劳动成果，让他们拥有很好的心情和高涨的进取心；第七，在物质上的激励，可以通过一些物质上的比较刺激的激励方法，比如发放工资、奖金、补贴、福利等等，来激励他们更加努力的工作；第八，增加荣誉上的奖励，对那些日常工作中表现优异、职业素养很高得到秘书人员加以表扬，给他们挂上优秀员工等等的荣誉称号，这样可以激励他们往更高的方向发展。

　　（三）角色换个位置培养法

这个是可以让年轻的秘书成为一个成熟的秘书的方法，公司在适当的时候去安排某些员工去轮岗锻炼，去定向培养。公司的各个部门在进行员工换岗锻炼的时候，首先要先把秘书人员安排上去，不可以因为那项工作岗位缺人，就安排了一个同样岗位的人顶过去换岗学习，这样是没有用处的，也不能因为那个岗位缺人了，安排秘书过去就不掉回来了，这样会把他们仍在那一个岗位上不懂，失去了工作的热度；当然也不能因为机关工作的岗位上缺少工作人员，酒吧某一位能力比较强的秘书拉过去到那里工作，这样很有可能导致他们就因为这个就失去了多重锻炼的机会。对于在那些大公司里工作的秘书人员，要多多利用多种机会把他们调到下面部门的某一个岗位上进行锻炼，这样就可以让他们在各个方面都有一定的能力，并成为一个出类拔萃的人。

　　（四）老人带新人提高法

公司可以制定一个“老人带新人”的计划，这样可以加进年轻管理秘书人员快速的成长，这是效果最快、最显著的方法。为了提高帮，带实效，公司必须做好下面这三个工作：第一，必须要明确的分工。首先把需要带的新人和能够指导的老人找出来，然后确定好谁带谁，一定要做到明确的分工，每个人明确的责任以及明确的内容；第二，对所有人都要严格的要求，那个需要去带新人的能力强者，要为新人制定一系列的计划，并根据计划表行事。当然新人和老人一定要经常沟通交流，这样老人可以把自己的经验、方法和技巧都交给新来的同志，因为新来的同志对如何带还是不了解的；第三，要有一个良好方法，比如说老同志可以带着新来的同志一起调研、写文案和处理一些文件，去指导新来的同志怎么样去分析问题、怎么确定框架、怎么撰写初稿、怎么修改文稿之类的问题，要积极的知道新来的同志去参加上级领导所举办的文章写作评比之类的活动，在文章写作评比的过程中快速的增加做事的能力。

　　（五）定向补短完善法

一家公司应该从各个部门中选取一波具有一定秘书素养、基础比较好的年轻一辈管理人员中作为重点的培养对象，根据“缺什么就补什么”的原则，根据他们的短处，进行有目的、有计划的送往某个院校或者专门培养秘书的培训班，修补他们的短板之处、增强他们的短板之处，通过这些把那些需要培养的人变得能够在各个方面都有一定能力，成为一个出类拔萃的人，最快的减短能力与所需职务之间的差距。现在，形势也在发展，情况也在一天天的发生改变，今天虽然已经补齐了短板，但是明天可能又会出现新的短板。这个就需要一个公司能够把秘书人员短板的工作，作为一个长期有效的工作坚持下去。

　　（六）优者选择劣者淘汰激活法

根据以往的经验来看，必须要制定一个完整的淘汰制度，这是一个能够保证秘书人员奋发途径的最有效果的手段。公司对于这个很重要的秘书岗位，应该要留出一定的数量的，可以通过大众的推荐、考试的演讲、组织考察等方式来实行竞争上岗的方式，真正的做到“优者选择劣者淘汰”，让整个秘书团队都能够拥有一种积极上进、努力往上爬的精神状态。即使是对待已经在岗位上工作的秘书，也要定时间采用“大众拥不拥护，赞不赞成，满不满意”的方法进行标准考核，对那些才华出众的优秀员工加以提升重用，对于一些工作效率一般般的秘书人员施以帮助，对于那些来上班混日子不做事情的人和对那些无组织、无纪律的人严加管理，对于那些喜欢铺张浪费并且喜欢贪图享乐、奢侈消费的人加以惩治，为了推动秘书人员能够一直拥有回报公司的坚定信念、自觉努力向上，永不松懈的意志和新生向上，努力进取的生机活力。

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　　致谢

眼看在这大学的时光已经走到了尽头，在这几年的时光里，感觉这真的就是像在做了一场梦，当然这场梦就是我的一个真实的梦。在这个真实的梦里，我和我的同学们一起的生活、一起的学习、一起的玩耍、一起的奋进、一起享受成功的喜悦和享受失败的苦涩，当然在这个梦里我还和我的老师们一起共享学习的快乐，一起共享学习机械知识的乐趣，当然这其中也会感受到学习的苦涩味，当然这也的苦涩味道是值得回味和纪念的。要记得在这样的时光里，在大学的时光里，不光是学习的生活，还有老师们以及其他的生活中的事情都引导着我们一起过着类似于社会的生活，俗话也说得好，大学生活就是社会生活的缩影，这无可避免，我们正经历着这个缩影的社会生活，当然这个缩影的社会生活眼看就要走到了尽头，我们也即将告别这个缩影的社会，迎接崭新的全新的真正的社会，回想这么多的点滴事情，还真是有点不舍，所以在此之前我的这么多的感慨也是有感而发，发自内心的呼声。

随着大学生活即将结束，我们要踏入社会，迎接新的挑战，在这里就是要感谢辅导过我的所有老师们，虽然在学习的过程中我由于或多或少的这里不懂或那里不懂，都会麻烦你们给我指导，也会不厌其烦的讨教你们，当然你们也很耐心的一一给我解答，这一点我心存感激，毕竟在学习文化知识尤其是这样的苦涩的专业文化知识中，需要这样的经历才使得我们感受就会不一样，毕竟科学文化知识的渐深理解是我们需要走的过程，所以也不得不这样了。除此之外，我还要感谢与我一起学习和生活的同学们，这里面虽然有关系好的也有关系不好的，但是你们都是我的同学，甚至将来我们都可能还会做朋友了，同学永远是同学，我都不好忘记你们的点滴的事情，这些都是我们在大学生活中的一个乐趣的缩影。

最后，我还祝愿我们的学校一直教导着我们的学弟学妹，让他们也能感受这样的快乐，并且将来他们也是一样一起享受并迎接新的挑战和生活，最后祝愿学校越来越好，也祝愿自己生活越来越美满。