企业公文写作中的不规范现象研究——以尚士华融信息技术有限公司为例

　　摘要

公文是一种依据规范的程序和格式撰写的书面材料，是国家机关、企业事业单位发布相关信息的主要方式。公文写作强调严密性、规范性。然而在实际工作中，很多企事业单位在公文写作中存在一定的不规范问题，给信息传递和部门之间交流沟通造成不利的影响，降低了管理的效率和质量。本文基于这一背景，以尚士华融信息技术有限公司为例，探讨了企业公文写作中的不规范现象问题，阐述了产生公文写作不规范现象的各种原因，并提出了相应的建议和措施。研究表明，当前尚士华融信息技术有限公司公文写作不规范现象较为普遍，体现在公文文种选择不规范，公文格式不规范，公文语言表达不规范以及公文标点符号不规范等方面。通过对深层次的原因的分析，提出提高公文写作质量的建议。尚士华融信息技术有限公司应加强对公文写作本质属性的认识，公文撰写人员应学习公文写作的相关知识，提高公文写作质量，还应维护公文严肃性和权威性，提高思想认识，领导也要摒弃领导效应，坚持实事求是的原则，以期为公文写作提供一定的参考。

　　关键词：公文写作；不规范现象；公文；尚士华融信息技术有限公司

　　引言

在企事业单位的管理工作中，企业公文都是用来达到传达信息、处理公务，协调各种关系的重要工具。正因企业公文在一定范围内的管理性要求，因此对企业公文的规范化、权威性要求也相对较高。企业中的公文写作与别的写作不一样，在不同的场合、与不同的对象，对文种、格式等方面有不同的要求，而且在写作过程中更需要好好斟酌使用的词句。因此要求企业公文的语言表达、意义传递必须准确、清晰，这样才能更好地指导工作。然而实际中，很多企业的公文写作实践中存在诸多的不规范性问题。因此而产生的误会、歧义也不鲜见，甚至给企业经营和管理造成严重的不良后果。对公文写作中存在不规范问题加以关注，并改善这些出现的问题，不仅有一定的可操作性，也具有现实意义。写作的规范化是一个漫长的过程，通过长期的学习、调研和整理，我采用文献调研和案例分析的方法，将公文写作中存在的不规范现象进行了分类，对不规范现象的原因进行分析，并提出了改进措施，引起企业中公文写作的撰写者的重视，进而使公文写作规范化。

在理论研究意义方面，分析企业公文写作中的不规范现象，并对不规范现象的原因进行探究，能够进一步完善企业公文写作的规范和理论，填补公文写作研究中的薄弱环节，对企业公文写作的实际操作起到一定的理论指导功能。在现实研究意义方面，以尚士华融信息技术有限公司为例，分析该公司的企业公文写作中的不规范现象，从实践角度提出的解决对策更具现实参考意义。

　　1公文的应用

公文在我们的生活中应用甚是广泛，类型较为丰富。不同的场合会用到不同的公文。下面从公文的概念、企业公文和党政机关公文的区别、公文在企业中的应用等方面进行简要概述。

　　1.1公文的概念

公文，全称公务文书，是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。凡是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行[[[]魏文涛.从错用文种谈规范公文写作[J].山东农业工程学院学报,2016,33(6)：34-35.]]。

　　1.2公文在企业中的应用

公文按性质可分为通用公文和专用公文两大类，而在本企业平时工作中公文的应用大多以通用公文为主。通用公文的划分，从文种上划分，分为行政公文与事务公文两种。其中行政公文包括命令、公告、请示等15种；事务公文包括计划、总结、调查报告等。公文文种的类型较为丰富，不同的公文文种适用于不同场合和用图。从公文的种类来看，存在种类杂，用途广的特点，而每项公文的使用者也各不相同，这就需要公文写作人员投入更多的时间和精力来撰写，确保公文的准确与规范。

公文是企业建设和经营管理过程中经常使用的文体。比如批评错误或者表彰先进时用“通报”；公司发布规章制度时应该用“通知”；奖惩有关单位及人员，重要事项或者行动做出安排时用“决定”……在公文写作中，受各个方面因素的影响，公文写作的规范化方面还存在各种各样的问题，比如文种的选择错误，不规范的格式，语言表达不合要求等等。这样会导致公文的质量不合格，公文处理不便，降低了工作效率。通过改善公文写作的质量，逐步的规范化，能够提升公文的权威性，提高办事效率。

　　1.3公文在企业中应用要求

公文不仅具有法定的作者、法定的权威、特定的体式、政治性鲜明、现实的效用、固定的读者这些特点，在企业中的应用还需具有规范化、程序化、效益化的特点。

1.3.1公文的规范化

公文的文种、使用范围、体式、行文规则、发文和收文管理都遵循着一定的规范要求，公文的撰写和制作都必须遵循一定的标准格式[[[]李云端.公文写作常见错误和对策分析[J].创新教育,2014(10)：126-127.]]。企业可以为自己部门内部中使用的公文制定具体的要求，但文种使用，行文规则和格式都不能随意更改。

1.3.2公文的程序化

公文的处理流程包括行文，发文，收文，归档，管理等流程中都有具体的规定，公文必须按照一定的程序进行，处处呈现着程序化的特征。

1.3.3公文的效益化

企业经营的目的是获取经济效益，而作为企业管理的工具之一，一些公文的发布也是利润的追求方式。企业所制发的公文虽然主要服务于行政管理和经营管理，但归根结底仍然是为了企业获取经济效益，因此企业公文具有鲜明的效益化目的。

2尚士华融信息技术有限公司公文写作不规范现象

尚士华融信息技术有限公司在公文的写作过程中并未深入分析公文写作的不规范的现状，甚至没有做到分清主次，大部分公文写作是按同样的重视程度来对待，加之公文的发布量较大，导致没有针对公文规范化的标准，公文写作不规范的情况一直存在。下面将从实际案例角度分析尚士华融信息技术有限公司公文写作不规范现象。

　　2.1公文文种选择不规范

从当前公司公文写作的现状来看，文种使用不规范较为常见。如当公司上级单位申请一项项目款项时，本应使用“请示”文种，但有时会以“报告”形式出现。这是由于对公文文种选择的原则和方法不清楚导致的，常用的公文文种当中，“请示”是需要等待上级管理人员审批后才可生效的，而“报告”形式则不需要管理单位批复。

公司的公文文种较为复杂，但常用的公文文种的写作规范化仍然需要进一步提高。尤其是近年来公司的经营规模逐年提升，且随着公司员工数量的攀升，公文文种发布频率也较大，但实际在公文文种的选择上仍然保持恒定，使得一些员工在公文文种选择上存在一定的惰性，不愿意尝试新的公文文种。公司文种的错用也会导致公文效用的混乱。又如，两个部门之间没有上下级隶属关系时，之间发放的公文应采取“函”进行行文，但有些部门则采取了“请示”或“报告”文种，这显然是不规范的[[[]付传.公文的逻辑诉求及建构方略——基于公文写作教学实践的反思[J].黑龙江教育：高教研究与评估，2009(7、8)：178-180.]]。再如，在实习过程中本人发现公司在表彰先进、批评错误的公文文种选择时，采取的是“通知”，如《关于表扬XX拾金不昧行为的通知》，而这种情况下本应选择“通报”，这显然是不规范的。

　　2.2公文格式不规范

调查发现公司公文格式不规范现象主要体现在以下几个方面：

（1）标题不规范

当需要公文报送给有关部门时，一般可以从公文的标题了解事项的主题和涉及的范围。但公司公文标题不规范较为普遍，在拟制过程中，受诸多因素的影响，标题不规范的问题时有发生，影响了阅读的效果。

标题相当于公文的“眼睛”，必须要从公文的标题中了解公文的主要内容，当前公司公文标题不规范主要体现在以下几个方面：

一是公司的公文标题中常常省略发文机关。如公司在2019年发布过《关于上半年工作要点的报告》中，发文机关没有体现，这样会使公文的办理有困难，而且也不严谨。

二是公文的标题中存在不合理的省略事由部分。如《尚士华融信息技术有限公司决定》，在这个标题中主要的事由没有标出，主要内容和基本要求在标题中看不出来。

三是公文标题中的错误的表述要说明的事由。如《尚士华融信息技术有限公司关于认真做好表彰年度优秀工作者的通知》，在标题中缺少宾语，应在动词“做好”后面加上正确的宾语，否则会影响公文阅读者的理解。

四是公文标题中的表述不简洁。如《尚士华融信息技术有限公司关于做好第二季度改造办公室局部电网走向和员工用电插销布置的通知》，该公文标题的文字并不简洁明了，使用了长句。

（2）发文字号不规范

发文全称的代字的选择一般是能够反映发文机关本质属性的字词，但在实践当中，公司的发文字号较为混乱，存在包括代字混淆、年份不全、序号次序颠倒的现象。

一是公文标题中的机关代字混淆。公司2019年发布过《<关于加速发展移动互联市场业务的报告>的通知》的主送机关是“各有关单位”中“各有关单位”不正确且不明确，难以办理。

二是公文标题中的年份不全，存在乱用标号的现象。如《尚士华融信息技术有限公司【19】第15号》中“2019”年并不能够缩写成19，并且【】使用也是错误的。

（3）引用公文不规范

在引入上级部门公文的有关内容时，公司一般只引用公文标题，并不附带上发文字号，或者是只引用发文字号而不引用标题，这也造成了引用公文不规范问题。当前公司公文标题引用公文不规范主要体现在以下几个方面：

一是只引用公文标题，缺少发文字号。如公司在2019年9月发布的《尚士华融信息技术有限公司开展2019年公司财务、物价大检查的通知》中就缺少发文字号。

二是标题用引号而不是用书名号，发文字号未加小括号。例如：“公司（2018）17号《关于尚士华融信息技术有限公司财务核算相关问题的请示》收悉”。

（4）附件标注不清楚

从公司公文写作情况来看，对“附件标注”重视不够已经是公司普遍的问题，不注明附件的顺序或者不标明附件的名称，不仅体现在对公文写作严谨性的不足，也是极不严肃的态度，很有可能会导致附件名称、份数的缺失。如有关图表、名单、提纲等，在主件中反映不出来，需加以标注，但公司并未注意这一问题。

　　2.3公文语言表达不规范

公文写作应采取准确、精练、严密的语言，而在实际写作中，公司公文撰写人员公文语言表达不规范现象突出，对有关工作的正常开展产生了不好的影响。目前公司并未设置明确的公文语言表达规范标准，公文写作往往是由管理部经理负责。在公文写作过程中缺少与领导部门、销售部门、采购部门的沟通和合作，公文写作的质量难以得到有效的保障。因没有进行合理的沟通，对公文描述内容的规范性也没有进行严格要求，导致公文内容与目标不相符的问题。目前虽然公司正在推进公文语言表达规范标准体制的建设，希望能够进一步提升公文语言表达规范水平，但从实际运行来看，由于缺乏相应的管理和依据。一旦发生公文不规范问题或其他没有符合要求的问题，很有可能会造成较为严重的后果，而对公司的公文管理与发布执行各方面都会造成不好的影响。因此公司要更加关注公文语言表达规范方面的问题。从实际情况来看，公司公文语言表达不规范现象主要体现在以下几方面：

（1）公文语言表达罗嗦、重复

主要是公文写作中的用词太多。明明在公文中使用较少词语就可以说明想要表达的事情或想要表达的意思，但由于使用了过多的词语，造成词语表达的意思重复，成了废话。例如，公司在2019年某一项公文中提到“现在到年末仅仅只有一个月的时间了，我们必须抓紧这项工作”中，“仅仅”“只有”是相近词语的重复。

（2）公文语言表达中的词汇搭配不当

词汇搭配不当主要是写作人员对语法关系的混淆，公文写作人员在写作公文时未按照语法关系组合句子。如在“设备和技术力量很好，就是生产没有搞上去”中，可以说设备和技术很好，但不能说设备和技术的力量很好。例如，“尚士华融信息技术有限公司领导班子成员虽不是亲密无间，但也没有大的隔阂。”这句话中谓语缺欠，应当在“领导班子成员”的后面加上“的关系”。

　　2.4公文标点符号不规范

公文标点符号是公文写作的又一大重点，标点运用不恰当会影响着文章的质量，也会造成读者的阅读困难。公司公文写作中标点符号不规范现象主要体现在以下几个方面：

一是书名号的误用。一般情况下，书名号的使用方法较为简单，通常是不会出现错误的，但在公司2019年7月的某一篇公文中却出现了书名号的误用。

例如，会议由人事部经理婷婷主持，经理婷婷宣读了《关于开展学习“向雷锋同志学习”思想作风纪律整顿的意见》的讲话。这句话中，书名号是正确的，但里面的双引号应该为单书名号。

二是公司公文写作中的一“逗”到底的现象较为普遍。

三是括号、顿号的误用。公文对括号、顿号的误用较为普遍，某些公文写作人员不注重括号、顿号的使用。

　　3企业公文写作不规范现象原因分析

从对尚士华融信息技术有限公司公文写作不规范现象的调查可以看出，导致公文写作不规范现象的原因是多种多样的，下面将从公文写作的本质属性了解情况、相应的公文写作知识、员工思想上对公文写作的重视情况和权力因素的影响来开展问题分析。

　　3.1不了解公文写作的本质属性

企业中的公文写作很多是按照领导的想法进行写作的，但也因此导致一些进行公文写作的人员对公文写作本质属性认识过于局限，认为是被动的，呆板的，而不像文学作品应有感而发，表明自己的观点。因此，使得大部分公文撰写人员对公文写作的认识也局限在照本宣科的层面。与这种情况不同，有一些公文撰写人员则认为自己很有才干，对领导想要表明的意图简单理解，同时过度想要强调自己的表达，过于偏重自己的理解进行写作。这两个方面的行为都是不对的，对公文写作的本质属性理解不对。实质上公文必须具有规范性、权威性及工具性的特点，因此公文写作的过程应受到一些规范的限制和约束。另一方面，公文也不是对领导意愿的重复，在领导授意之后，公文撰写人员应主动地收集相关资料，了解相关政策和背景资料，在此基础上进行公文写作，这样才能杜绝公文写作不规范现象，同时提高公文的效力。

　　3.2缺乏对公文发展动向的了解和相应的理论知识

随着市场经济的发展，企业的管理形式也不断发展，这就要求企业公文写作也要与时俱进，公文撰写人员也应积极了解公文发展动向，掌握相应的理论知识。然而在实际工作当中，一些公文撰写人员并未注重企业管理发展的动向，缺乏对公文形式的创新，沿用原有的模式，陈旧的公文知识和理念只会限制他们的能力提升，进而影响工作效率。例如，在尚士华融信息技术有限公司中，“申请报告”是一种十分常见的公文形式，然而根据公文规范的规定，“请示”和“报告”才是规范的法定公文。如果进行公文写作的人员不注重对公文发展动向的了解，仍然按照以往的习惯撰写公文，很有可能会出现类似的不规范的现象。

　　3.3公司对公文写作的思想上不重视

对公文写作的思想上不重视很容易导致公文规范性的下降。一是一些管理人员和公文撰写人员认为主要公文内容恰当，能够准确表达意图，公文的格式无所谓。这种思想在尚士华融信息技术有限公司内部十分普遍，因此一些公文撰写人员会出现草率写稿、马虎审核、随手签发的现象。二是一些人员对自身素质的提升意愿不强，对学习公文规范不重视，这就很容易造成办文水平低的问题。三是一些公文撰写人员自身的责任心不强，对工作敷衍了事，不深入基层调研，在自身不了解公文意图和涉及问题的实际情况，就开始着急尽快完成工作，只是把自己关在办公室制作公文，这样很容易出现公文脱离实际的现象，甚至导致对领导决策理解的偏差。

　　3.4一些部门的权力因素影响到公文的规范性

根据公文写作的规范要求，公文中“请示”和“报告”属于上行文，即由下级部门请示上级部门时采用的文体。“函”属于平行文，同级部门之间可以采取这种文体，如与外部合作单位之间的公文沟通，用“函”此种公文格式更加合适[[[]李荫臣，张云鹏.逻辑思维——努力提高公文写作能力之三[J].秘书，2008.9：39-42]]。但在日常的实际工作中，特别是企业单位与同业务工作有联系的平级、甚至级别还低于自身的相关权力部门行文时，如果用平行文，他们认为企业的业务工作在自己的权限内，要求自己帮助完成某项工作，不用上行文，而是用平行文，这是不尊重他们的表现，就会直接影响到公文的执行。公文的规范性受权利因素的影响虽然不是常见的问题，但很多时候出于无奈，导致相关部门不得不使用不恰当的公文格式，甚至写出不规范的公文，为了迎合一些权力因素。

　　4企业公文写作不规范的改进对策

面对尚士华融信息技术有限公司公文写作管理的实际情况，如果使用了先进的公文写作管理办法来提高公文写作的规范化水平，就可以帮助公司减少不必要的公文执行问题，避免公文不规范、不准确导致执行过程中遇到的阻碍情况出现，使得公文写作更加规范。

　　4.1加强对公文写作本质属性的认识

作为企业的公文撰写人员，应加强自身公文写作能力的提升，还要更加注重公文写作本质属性的认识[[[]许福臣，马波.机关公文的逻辑构思[J].秘书：军警秘书，2004(1)：23-24.]]。一是要加强公文写作理论知识的学习，利用工作闲暇时间尽可能地了解公文写作的知识和技巧，阅读公文写作方面的书籍和资料，通过对规范化公文的学习，了解自己在公文写作方面的认识局限性，进而按照相关的规范来行文。在写作过程中加强与领导的沟通，因为公文大多是领导意图的传达和体现，公文撰写人员只有在理解领导意图的基础上，才能合理利用自己的专业知识来拟出高质量的公文。在企业管理层面，公文撰写和发文流程均应建立严格的审批流程和管理制度，在全公司范围内营造出严谨的工作作风。各部门管理人员应注重考核公文撰写人员的业务素质和专业水平，并在管理过程中不滥用职权，对撰写人员给予充分的重视。还要注重加强优秀人才的选拔，对存在的不规范现象应及时进行纠正，引导撰写人员对公文写作本质属性形成正确的认识，以防止此类不规范现象继续发生。

　　4.2学习公文写作的相关知识，提高公文写作质量

进行公文写作人员的专业水平与业务熟练程度是直接影响公文写作的质量。因此，对从事公文写作人员的专业能力的培养尤其重要，可尽量避免公文写作不规范问题。首先，进行公文写作人员应该对相关政策和公司管理工作全面掌握，深入调研，理论联系实际，避免在写作过程中出现对领导指示的误读，存在空中造车的现象。其次，还要加强自身文字运用能力的训练，避免在公文写作过程中出现病句、格式不规范、滥用标点符号的问题。在进行公文写作的过程中，肯定会涉及很多知识，比如某一学科的知识点或是相关工作的业务知识。因此从事公文写作的人员必须掌握相关知识，才能表达准确，阐述清楚。在平时也需要勤加练习，多多尝试不同的写作，向他人虚心请教积累写作经验。这里还要重点提及的是公文写作过程的沟通和合作。公文大多是领导意图的传递和体现，只有公文撰写人员充分了解领导意图的前提下，才能拟出高质量的公文。因此，公文撰写人员应注重与领导的沟通，多留意写作任务之前的一些“征兆”，最好是抽时间主动让领导谈一下他的意图，这样就能准确把握公文的主旨。初稿形成以后，主动向领导咨询意见和建议，特别是了解对公文签发后可能产生效应的分析。

　　4.3维护公文严肃性和权威性，提高思想认识

从上述原因分析中，由于对对公文写作的思想上不重视，使得实际工作中时常出现草率写稿、马虎审核、随手签发的现象的问题，这就要求公司全员要增强对公文严肃性和权威性的认识。尤其是一些人明知公文不规范却也不愿意下功夫加强一下，这种工作态度暴露出他们的工作作风方面的问题。为杜绝这一问题，必须要从领导层开始，加强对公文规范写作工作的重视。一是要建立严格的审批流程和管理制度，强化公文写作的审核环节[[[]刘瑜明.公文中不易发现的语法错误[J].秘书工作：说文解字，2009，05：51.]]。二是要对公文写作人员的业务素质和专业水平进行必要的考核，定期的整理和检查公文写作情况。三是鼓励公文写作人员从内容和结构对公文写作进行创新，使其更符合公司管理的实际需求，激发公文写作人员的工作积极性和责任心[[[]曾凡云.副词在通知类行政公文中的运用考察[D].湖北：华中师范大学硕士学位论文，2007.]]。

　　4.4摒弃领导效应，坚持实事求是的原则

从上述原因分析中可以看出，一些权力因素也是导致公文不规范问题的因素。在公文撰写工作中，有的领导干部对公文并不熟悉，仅仅根据自己的理解对公文写作人员进行指示，可能会出现错误的指示，如“请示”“报告”等文种的使用不恰当[[[]杨明.公文写作中的不规范现象研究[D].甘肃：西北师范大学硕士学位论文，2006.]]。这就要求领导干部能够摒弃领导效应，加强自身素养，为公司管理作出良好的示范效果。而一些公文写作人员对领导的服从意识刻板僵化，即使发现错误也不加更改，在工作中不知变通，也是有损发文质量的。因此，公文写作人员在日常工作中应坚持实事求是的原则，充分认识到公文写作的重要性，加强自身的责任意识，协助领导完成公文写作和发布工作，着力提高公文的写作质量。

　　结论

本文对尚士华融信息技术有限公司企业公文写作中不规范现象进行了分析，并提出了相应的建议和措施。研究表明，在公文写作实践中，受诸多方面因素的影响，公文写作规范化方面还存在着大量不可忽视的问题。当前尚士华融信息技术有限公司的公文写作不规范问题可以概括为以下几个方面：公文文种的选择，公文的格式，公文的语言表达以及公文写作中标点符号等方面。这些问题产生的原因是综合性的，为提高企业公文写作的严密性、规范性，提出了相关建议：

（1）加强对公文写作本质属性的认识；

（2）学习公文写作的相关知识，提高公文写作质量；

（3）维护公文严肃性和权威性，提高思想认识；

（4）领导也要摒弃领导效应，坚持实事求是的原则。

公文写作的不规范问题不仅影响发文的质量，导致实际工作的执行和开展受到负面的影响，同时也会损害发文单位的形象，从事撰写公文的工作人员应加强自我修养和素质的提升，杜绝各类不规范的问题，这样才能确保公文的质量。面对尚士华融信息技术有限公司公文写作管理的实际情况，应使用先进的公文写作管理办法来提高公文写作的规范化水平，以帮助公司减少不必要的公文执行问题，避免公文不规范、不准确导致执行过程中遇到的阻碍情况出现，使得公文写作更加规范。

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　　致谢

大学四年转瞬即逝，在校期间所有的相遇都是我的收获。也曾笑过、哭过感动过，在这个美丽的校园里，原本幼稚的我如今已蜕变成一个沉稳、睿智的青年。感谢命运的安排，让我结识许多良师益友。即将开启人生的新篇章，愿自己可以继续努力成为更加优秀的人，也愿2020年毕业的同学们，不要被目前的困难打倒，勇敢的面对，寻找属于自己的美好人生。

回顾本次论文的写作经历感慨良多，不仅让我受益匪浅，同时也让我感受到很多人的热心帮助和指导。首先，我要感谢我的指导老师——张靖老师、陈辰老师。在论文写作的全程我得到了老师的悉心指导和帮助，一直给予我热情而不耐其烦的指导，没有老师的悉心指导和无私付出，本次论文也难以顺利地完成。不仅如此，老师同时也给与我为人处世方面的指导，其为人处世、对学术研究孜孜不倦的态度也深深地感染了我，也让我对学术研究产生浓厚的兴趣。再次向张靖老师和陈辰老师表示最真诚的感谢！

其次，我要感谢在论文写作阶段参阅的所有前辈们的研究成果，是他们的学术知识和理论为我论文写作开拓了思路，同时了给我论文的构思和写作提供了思路和参考资料。

最后再次感谢各位指导老师和同学的帮助，这段求学经历也成为我的人生中最丰富的一段经历。

金无足赤，人无完人。本人的学术研究能力还有待进一步加强，论文中难免有些纰漏和错误，恳请各位老师和同学批评和指正。