企业行政公文写作易错问题分析 ——以铜梁区储备粮公司为例

　　摘要

行政公文，是企业行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是企业进行管理的重要工具。然而，在企业行政公文写作实践中，还存在着大量的不可忽视的易错问题，主要体现在文种、标点符号、格式、语言等诸多方面。所以，正视企业行政公文写作中易错的问题尤为重要。

文章以铜梁区储备粮公司为例，对公司行政公文写作中常见易错问题进行了归类、举例和解析，然后对公司公文写作中常见易错问题进行原因分析，最后提出矫正策略。本文共分为三个主要部分,其内容如下：

第一章主要论述行政公文，本章主要从行政公文的定义、重要作用、公文的种类及规范性要求等方面进行阐述。

第二章主要对铜梁区储备粮公司在公文写作中的易错问题进行及原因进行分析阐述。本章主要通过调查、了解和分析，归纳出公司公文写作中易错问题，并分析问题产生的原因。

第三章主要论述铜梁区储备粮公司公文写作中易错问题的矫正策略，主要针对公文写作中易错问题及其原因，提出矫正策略。

　　关键词：行政公文；易错问题；错误原因；矫正策略

　　引言

所谓公文，就是公务文书，是按特定的程序和格式处理公务的书面文件。

公文的概念是在夏代伴随着中国传统文字的发展而产生,伴随着国家和统治阶级的出现而逐渐形成与发展演变的。在我国的古代,学者一般认为原始公文最早产生于中国夏代,甲骨文中所记载的处理公事和政务的文字,就是最早的原始公文。

公文在我国历经了多次发展与演变，新中国成立以来，党和国家十分重视公文的建设和发展，一直按XXX公文和行政机关公文分类进行管理，直到2012年4月6日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例(以下简称新《条例》)。该条例自2012年7月1日起施行，实现了XXX机关公文和行政机关公文由原来的分别设立走向了统一。同时，为配合《条例》的实施，2012年6月29日，国家质检总局、国家标准委员会专门发布了（GB/T9704-2012）《党政机关公文格式》国家标准（以下简称《公文格式》标准），统一了公文格式、公文用纸、印刷装订等表现形式，使党政机关公文更加规范。

然而，在企业行政公文写作实践中，不规范现象经常出现，错误问题也频频发生，但是少有人员引起了重视，他们大多只看行政公文的文字内容，而忽略了公文的格式规范。有的企业的上级也只要求行政公文的文字将工作内容传达到位，而不严格要求公文的格式符合国家出台的标准。这样的行为会降低行政公文的质量，不便于公文的办理，影响行政公文的执行效果和执行效率，甚至还会影响企业形象，给企业造成不必要的损失。

因此，高度重视行政公文写作工作，提升公文质量，促进公文写作的规范化，对企业来说十分重要。通过本次毕业实习，笔者将以其毕业实习单位铜梁区储备粮公司的公文为例，文章所有实例均来自铜梁区储备粮公司公文，但是涉及公司机密的数字、人名等内容稍作了修改，文章从行政公文的概述说起，重点围绕企业行政公文写作易错问题，进行整理归类、分析，修正，以期待引起企业办文人员的重视，纠正企业公文写作中的易错问题，不断推进行政公文写作的规范化。

　　1行政公文概述

本章，笔者将从行政公文的定义、重要作用、种类、规范性要求等四个方面对行政公文进行概述。

　　1.1行政公文的定义

公文，又称公务文书，是XXX机关、行政机关、社会组织、企事业单位在行使职权和实施管理的过程中，形成的具有法定效力和规范体式的文书。[[[]姬瑞环.公文写作处理[M].北京:中国人民大学出版社,2019：59]]公文又分XXX机关公文和企业行政公文。XXX机关公文是XXX机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻XXX路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告和交流情况的工具。[[[]柳新华,徐艳华.当代中国公文学[M].北京:经济科学出版社,2014：60]]企业行政公文是行政机关在行政管理过程中形成具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。[[[]张民初.关于行政机关公文规范化的几个问题[J].安徽理工大学学报,2018(11)：6

]]

企业作为从事生产、流通、服务等活动的一种营利性经济组织，因为其在社会中的地位、作用和履行职责的不同，既不属于XXX机关，又不属于行政机关，主要履行行政管理职责，其公文的写作和应用更符合行政公文的范畴。因此，企业行政公文的定义可以归纳为：传达贯彻党和国家的方针政策、上级决策部署，发布行政规章制度，请示和报告工作、指示和答复问题、布置和商洽工作，通报和交流情况等的重要工具，是企业加强领导、履行职责、管理事务、依法行政的具有特定效力和规范体式的文书。

　　1.2行政公文的重要作用

公文既是国家党政机关、社会组织、企事业单位传达贯彻党和国家各项方针政策、事务处理、工作交流等等的基础工具，也是各机关、单位依法执政和依法行政的重要工具，其重要作用不言而喻。

行政公文作为一种基本的信息载体和具有特定行政效力的专业性文书，必须具备高度的法定性、权威性和严肃性。它既是企业上传下达、公务执行、研究决策的重要依据，又是承上启下、内外联系、组织协调的重要手段和桥梁。因此，高质量、高水平的公文是企业提高行政效率和工作质量的基本保障，努力提高行政人员办文水平，促进公文写作的科学化、制度化、标准化，是企业必须常抓不懈的一项重要工作。

　　1.3行政公文的种类

按照新《条例》，党政机关公文统一的文种为15类，分别是：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。[[[]柳新华.党政机关公文写作[M].北京:经济科学出版社,2010：31]]

现行党政机关公文15种公文中，不适合企业的行政公文文种有命令（令）、公报、议案3种。之所以这3种公文不适用于企业，是因为：“命令（令）”是国家行政机关及其领导人发布的指挥性和强制性的公文；“公报”是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文；“议案”适用于各级人民XX按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　1.4行政公文的规范性要求

根据新《条例》和《党政机关公文格式》，企业行政公文的规范性要求主要体现在五个方面：

第一，公文文种的规范性。企业行政公文每个文种都有其具体功能和特定的适用范围，这要由企业根据行文目的和发文企业与收文单位的关系来进行选择。不得存在缺少文种、使用非法定文种、单个标题重叠使用文种，甚至错用、滥用文种等现象发生，以便造成行文单位与受文单位之间的误解，影响公文作用的发挥。

第二，公文格式的规范性。根据“公文格式标准”规定，党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。[[[]周欣展.公文写作基本规范（第二版）[M].南京:南京大学出版社,2014：6]]这18个要素都有其规范的编排标准和规则，必须严格执行。

第三，行文规则的规范性。新《条例》对公文的上行文、下行文、联合行文的规则作了明确规定，不再赘述。作为企业行政公文行文规则主要把握以下几点：一是行文确有必要，凡是能通过当面商议或电话、传真解决的，一律不发文；二是注重效用原则，行文要有针对性和可操作性；三是行文关系根据隶属关系和职权范围来确定；四是一般不越级行文，特殊情况的确需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。否则，如果多行文、乱行文，将给企业带来不必要的麻烦，甚至造成恶劣影响。

第四，公文语言的规范性。任何公文都尽量做到语言简洁准确、高度概括、言简意明，便于理解、记忆和执行，要尽量少用生僻术语，不用令人费解和带有语病的词句。同时，作为辅助文字记录语言的标点符号也要按照（GB/15834-2011）《标点符号用法》国家标准（以下简称“标点符号标准”）进行规范使用，不得不用、乱用和错用。否则，使公文产生歧义或者误解，甚至造成阅读和理解上的错误，影响公文的执行效果和执行效率。

第五，公文生效程序的规范性。公文从起草到制作成文都有严格的程序，必须按照起草、审核、签发等程序进行，各程序负责人必须各司其职、各尽其能，对拟制公文的必要性、合法性、真实性、时效性和保密性等进行严格认真的把关及审核签字后，才能进行发文办理。否则，公文的质量难以得到保证，很难发挥公文效用，影响工作的推进和落实。

要对企业行政公文写作中的易错问题进行分析，首先要对行政公文的定义、重要作用、种类、规范性要求等进行熟练掌握，才能进行接下来的步骤，如找寻问题、分析原因和提出矫正策略等。

　　2铜梁区储备粮公司行政公文写作中的易错问题及原因分析

根据笔者在实习期间在铜梁区储备粮公司遇到行政公文的错误，总结出该公司行政公文中主要的的易错问题，这几个易错问题主要有：格式错误、标点符号使用错误、文种错误、语病问题，在本章笔者将一一列举、修正、解析。通过对该公司在公文写作中具有典型代表性的格式、标点符号、公文文种、语病等错误示例的总结，通过调查、了解，笔者进一步分析了该公司在公文写作中出现易错问题的原因。笔者认为，该公司在公文写作中出现易错问题的原因主要来自四个方面：一是日常阅读文章的误导；二是错误使用习惯的套用；三是公文写作知识的欠缺；四是公文写作规范意识不强。

　　2.1格式错误

铜梁区储备粮公司公文中的格式错误主要体现在以下四个方面：标题格式不规范、主送机关标注不当、引用公文的错误、附件标注错误。

2.1.1标题格式错误

规范的行政公文标题一般由“发文机关名称+事由+文种”三个部分构成，除带有固定版头或者对外公布张贴的公文（这类公文可以部分省略，可由“发文机关名称+文种”或“事由+文种”或“文种”构成，例如《xxxx令》《通告》等）外，一般不得随意省略其中的要素。[[[]王凯.行政公文写作[M].北京:中国纺织出版社,2014：:35]]同时，新《条例》和“公文格式标准”对公文标题的发文机关、标点符号应用以及排列等都进行了规范。但公司在实际公文写作中，或多或少存在以下错误：

例1：随意省略公文标题必备要素

错例：《关于报送2018年储备粮管理工作要点的报告》

解析：错例中，公司在不带固定版头或者对外公布张贴的一般性公文中，随意省略公文标题的发文机关“铜梁区储备粮公司”，应修改为《铜梁区储备粮公司关于报送2018年储备粮管理工作要点的报告》。

例2：标题中出现的并列词、词组、短语等未使用符号。

错例：《铜梁区储备粮公司关于印发公务车辆购置使用更新报废管理办法的通知》

解析：错例中，标题中出现“购置”“使用”“更新”“报废”四个并列词，未加上顿号。应改为《铜梁区储备粮公司关于印发公务车辆购置、使用、更新、报废管理办法的通知》。

2.1.2主送机关标注格式错误

根据新《条例》，主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称或规范化的简称；对于报告、请示等上行文，原则上只能是一个主送机关，以便公文的办理。但公司在实际办理公文中，主送机关标注时常存在以下错误。

例3：在上行文中主送机关和主送领导并用

错例：在《铜梁区储备粮公司关于与重庆啤酒股份有限公司开展贸易业务的请示》中的主送机关标注为：重庆粮食集团、XX副总经理

解析：“请示”属于上行文，只能是一个主送机关，且一般不得向领导个人递交请示。而错例中，“请示”中出现了“重庆粮食集团”“XX副总经理”两个主送机关。应将“XX副总经理”去掉，将“重庆粮食集团”作为主送机关。

例4：主送机关未使用机关全称或规范化的简称

错例：在《铜梁区储备粮公司2017年上半年工作报告》中的主送机关标注为：市储备公司

解析：错例中，主送机关没有使用“重庆市储备粮管理有限公司”全称或“重庆市储备粮公司”规范化的简称。

2.1.3引用公文的格式不规范

根据“公文格式标准”规定：“引用公文应当先引标题,后引发文字号”，标准的做法是，先用书名号引用标题，再用圆括号引用发文字号。[[[]孙彧.公文写作与常见病例分析[M].广州:暨南大学出版社,2014：23]]但在公文实际写作中，公司引用公文频频发生以下错误。

例5：引用公文要素不全

错例：根据《重庆市储备粮管理有限公司关于印发<供货商管理办法>的通知》精神，结合公司实际，特制定本办法。

解析：错例中，只引用了公文标题，而发文字号未引用。应改为：根据《重庆市储备粮管理有限公司关于印发<供货商管理办法>的通知》（重储粮发〔XX〕X号）精神，结合公司实际，特制定本办法。

例6：将发文机关放在引用公文标题之外

错例：根据重庆市储备粮管理有限公司《关于印发<储备粮轮入集中采购管理办法>的通知》（重储粮〔2018〕12号）的有关规定……

解析：错例中，发文机关应当放在引用公文标题之内。应改为：根据《重庆市储备粮管理有限公司关于印发<储备粮轮入集中采购管理办法>的通知》（重储粮〔2018〕12号）。

2.1.4附件标注错误

公文附件是正文的说明、补充或者参考资料，应当注明附件顺序和名称。在批转、转发、印发的公文中，被批转、转发、印发的公文不按附件处理，且公文有多个附件时不使用标点符号。但公司在办文时的附件标注中，时常出现以下错误。

例7：公文有多个附件时使用标点符号。

错例：

附件：1.《关于企业改革减员分流实施方案》；

2.《减员分流社会稳定风险评估报告》；

3.《关于企业改革减员分流中妥善处理职工群访事件的预案》。

解析：错例中，附件名称后都不应当使用任何标点符号，应将附件后的标点符号去掉。

例8：将印发或转发的文件作为附件标注。

错例：在《重庆市储备粮管理有限公司关于印发<供应商管理办法>的通知》中，将《供应商管理办法》作为附件进行标注。

解析：错例中，《供应商管理办法》属于印发的公文，不应当作附件标注。

　　2.2标点符号使用错误

铜梁区储备粮公司公文中的标点符号使用错误主要体现在以下四个方面：括号的使用错误和漏用、全文末段不使用标点符号、破折号的使用形式不正确、主送、抄送机关的标点符号错误。

2.2.1括号的使用错误

括号有大括号、方括号、小括号、六角括号、方头括号等多种形式，在公文中最常见的是圆括号、方括号、六角括号等，这些括号在国家标准“公文格式标准”和“标点符号标准”中都有明确规范的使用要求。圆括号“（）”在公文中主要用于标示注释内容、补充说明部分，或是具有特殊含义的部分，以及需要特殊解释的部分。方括号“[]”主要用来标示公文中的补缺或订误、国际音标、参考文献等。六角括号“〔〕”主要是标示公文中发文字号的发文年份等。但公司在实际运用中，经常发生以下错误：

例9：六角括号和方括号类型使用错误。

错例：根据《铜梁区发改委关于规范“优质粮食工程”项目建设和管理工作的通知》（铜发改粮食[2019]68号）精神……

解析：错例中，引用文件公文发文字号的年份使用了方括号，而应该使用六角号。应将其中的“[2019]”修改为“﹝2019﹞”。

例10：标题中需要注释或说明的内容应使用“括号”，但未使用。

错例：《铜梁区储备粮公司关于印发贸易业务风险控制管理办法试行的通知》

解析：错误标题中的“试行”为注释或说明的内容，应加上括号。因此，应修改为：《铜梁区储备粮公司关于印发贸易业务风险控制管理办法（试行）的通知》。

2.2.2全文末段标点符号使用错误

在公文写作中，在“通知”“通报”“请示”等公文全文最后一段末经常会有“特此通知”“特此通报”“特此请示，请批复”等结束语。这些结束语是公文正文的组成部分，承接上文内容，是全文的一个结束句，表达了一个完整的意思，应该加上标点符号。但在公司实际行文中，习惯性的出现以下错误。

例11：“通知”、“请示”类公文全文段末不使用标点符号。

错例1：特此通知

错例2：当否，请批示

解析：错例1中，在“通知”类公文最后一段的“特此通知”后未使用标点符号，应加标句号，改为“特此通知。”；错例2中，在“请示”类公文最后一段的“当否，请批示”后也未使用标点符号，应加标句号，改为“当否，请批示。”。

2.2.3破折号的使用错误

破折号在公文中主要表示解释说明，与“即”“就是”等意思相近。“标点符号标准”规定的破折号的表现形式是占两个汉字的无间断粗横线，正确写法是“━━”。[[[]倪丽娟.文书学（第三版）[M].北京:高等教育出版社,2014.4：10]]选取破折号，一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找。公司在行文中，破折号的使用主要存在以下形式上的错误。

例12：破折号只占一个空格的浪纹线“～”或短线“—”，或者两个短线“——”表示。

错例1：本办法贸易业务是指公司商品粮食——稻谷、大米、小麦、面粉、玉米及其副产物等的购销经营。

错例2：公司要坚定不移抓好各级各类储备粮～中央储备粮、市级储备粮、区级储备粮的轮换和储存管理工作。

解析：错例1中“稻谷、大米、小麦、面粉、玉米及其副产物等”是对“商品粮食”的解释；错例2中的“中央储备粮、市级储备粮、区级储备粮”是对“各级各类储备粮”的解释，都应当使用破折号。而错例1破折号使用的是连续的二个一字短线“——”，错例2破折号使用的是标示时间段起止用的浪纹线“～”，均应使用占两个汉字的无间断粗横线“━━”。

2.2.4主送、抄送机关的标点符号使用错误

公文的主送机关和抄送机关有些属于同一层次、种类、范围，应该用顿号表示停顿和并列关系，也有些不属于同一层次、种类、范围，应该用逗号表示停顿和并列关系。而公司在实际运用中，不同程度出现以下错误。

例13：主送机关中属于同一个层次、同一个类别、同一个范围的单位，逗号和顿号混用。

错例：公司在某文件的主送机关标注为，财务部，行政部，企划部、审计室：

解析：“财务部”“行政部”“企划部”与“审计室”都属于同一个层次的公司部室，而错误示例中，既使用了逗号，又使用了逗号，应当都使用顿号。

例14：抄送机关中不属于同一个层次、同一个类别、同一个范围的单位或职位符号使用不当

错例：抄送：各分公司、军供站、国库、直属库、公司党委XX、正副总经理

解析：“分公司、军供站、国库、直属库”是单位，“公司党委XX、正副总经理”是职位，不属于同一个类别，应当在“直属库”和“公司党委XX”之间使用逗号，而错误例中使用了顿号。

　　2.3文种错误

铜梁区储备粮公司公文中的文种错误主要体现在以下三个方面：单个标题联用多个公文文种、相近公文文种的混用、擅自生造公文文种。

2.3.1单个标题重复使用公文文种

公文文种是用来表示公文的性质和要求的，一份规范的公文只能是一个文种，不能出现多个文种。而公司在公文写作实践中，仍然存在以下错误。

例15：一个公文标题中两种不同行文关系的公文文种的联用。

错例：《铜梁区储备粮公司关于军供站大米车间技改的请示函》

解析：错例中，“请示”是上行文，“函”是平行文，属于两个不同的公文文种，不能在一个公文标题中同时出现。根据该文内容，属于“请示”范畴，应当将标题中“函”字去掉。

例16：一个公文标题中其它文种与“通知”重叠使用。

错例1：《铜梁区储备粮公司关于印发营销公司3.12信访问题处理意见的通知》

错例2：《铜梁区储备粮公司关于印发2018年第5次办公会会议纪要的通知》

解析：错例1中，“意见”本身就是公文文种，不能与“通知”重叠使用，根据该文内容，标题可修改为《铜梁区储备粮公司关于印发营销公司3.12信访问题处理意见》；错例2中，“会议纪要”本身就是公文文种，也不能与“通知”重叠使用，根据该文内容，标题可修改为《铜梁区储备粮公司关于印发2018年第5次办公会会议纪要》。

2.3.2相近公文文种的混用

例17：“请示”和“报告”的混用。

错例：《铜梁区储备粮公司关于报请批准<企业改革减员分流实施方案>的报告》

解析：“请示”和“报告”均属上行文，均有向直接上级呈报工作的相似特点，但却是两个截然不同的公文文种，请示”需要上级批准、批复，属办理件；而“报告”一般不需要上级批复，属阅件。上述公文标题内容，明显需要上级批准或批复，只能用“请示”，不能用“报告”。

例18：“决定”和“决议”的混用。

错例：《铜梁区储备粮公司五届三次职工大会关于薪酬分配办法的决定》

解析：“决定”和“决议”一字之差，非常相近，都是领导机关通过会议研究作出的重大决策与安排的事项。但“决定”以领导研究作出，以发文机关名义发布；“决议”以一定权利的会议讨论表决通过，以会议名义发布。错例中标题应将“决定”二字修改为“决议”。

2.3.3不使用公文法定文种

新《条例》规定的党政机关公文只有15个法定公文文种，公文写作人员必须明晰每一个文种的具体内容和适用范围，不属于法定文种的不能使用。而实践中，公司办文人员仍然存在不正确选用公文文种、擅自生造公文文种的现象。

例19：将“办法”或“规定”作为公文文种使用。

错例：《铜梁区储备粮公司资产管理办法》（铜储粮发﹝2019﹞17号）

解析：“办法”不属于行政公文法定文种，不能独立行文使用，只能加上公文法定文种才能行文。错例标题可用“通知”形式发文，修改为《铜梁区储备粮公司关于印发资产管理办法的通知》。

例20：直接将“工作总结”、“工作要点”、“工作汇报”等应用文作为公文文种使用。

错例：《铜梁区储备粮公司2017年工作总结》（铜储粮发﹝2018﹞3号）

解析：“工作总结”是应用文而不属于行政公文法定文种，不能独立行文使用，只能加上公文法定文种才能行文，此标题可用“通知”形式发文，修改为《铜梁区储备粮公司关于印发2017年工作总结的通知》。

　　2.4语言错误

公文的语言应该是规范的现代汉语，具有准确、简明、通畅、规范等特点。办文人员必须准确把握公文语言特征，准确遣词用句，正确运用修辞手法，注意语言锤炼，防止出现各类语病。而公司在实际写作中，语病现象却频繁出现，主要表现在以下几个方面：

2.4.1语意表达不清

例21：根据公司工作规划，在今后一个时期，全体干部职工都要加强学习，不断提高业务技能，充分发挥积极性和创造性，不断提高企业经营管理水平。

解析：错例中的“在今后一个时期”是一个模糊的时间概念，未明确一个确切的时间，到底是三年、五年、十年不明确，整句话语言的意思表达不清楚。

2.4.2词语搭配不当

例22：句子中两个主语与后面一个宾语搭配不当

错例：由于采取了多种科学储粮新技术，公司的储粮管理水平和储粮安全明显得到提升。

解析：错例中，有两个主语“水平”和“安全”，其中“水平”和宾语“提升”搭配得当，而另一个主语“安全”不能同宾语“提升”搭配。可以修改为“公司的储粮管理水平明显得到提升、储粮安全得到保证”。

例23：句子中两个谓语与后面一个宾语搭配不当

错例：公司各部门、各分公司要认真领会和执行储备粮管理相关政策。

解析：本句中,有两个谓语“领会”和“执行”,其中谓语“执行”和宾语“政策”可以搭配，而谓语“领会”不能同宾语“政策”搭配，可将“领会”改为“贯彻”。

2.4.3句子成分残缺

例24：句子缺主语

错例：在公司“以案四改”工作中,通过“不忘初心、牢记使命”主题教育,使广大党员进一步增强了党性。

解析：这个句子缺少主语，或者删掉“通过”,让“不忘初心、牢记使命”主题教育做主语；或者删掉“使”,让“广大党员”做主语，这样修改,才能成为完整的句子。

例25：句子缺谓语

错例：公司通过严格执行储粮管理制度、推广使用储粮新技术、提高规范储粮水平，粮食数量真实、质量良好。

解析：这个句子缺少谓语。可在“粮食数量真实、质量良好”前面加上动词“实现”，才能成为完整的句子。

例26：句子缺宾语

错例：为了积极巩固重庆、贵州、泸州等饲料企业用粮市场，公司办公会作出了扩大经营规模和提升经营效益。

解析：本句话中，“办公会”是主语，谓语是“作出”，没有宾语，可以在“扩大经营规模和提升经营效益”后面加上“的决定”，句子才完整。

笔者在铜梁区储备粮公司实习期间阅览的公文中有许多易错问题，笔者将它们收集、整理、归类后进行了解析，为以后的错因分析和矫正策略的提出打好了基础。

　　2.5该公司行政公文写作中易错问题的原因分析

根据对该公司在公文写作中具有典型代表性的格式、标点符号、公文文种、语病等错误示例的总结，通过调查、了解，笔者进一步分析了该公司在公文写作中出现易错问题的原因。笔者认为，该公司在公文写作中出现易错问题的原因主要来自四个方面：一是日常阅读文章的误导；二是错误使用习惯的套用；三是公文写作知识的欠缺；四是公文写作规范意识不强。

2.5.1日常阅读文章的误导

凡是进行公文写作的人，常常会阅读不同门类的报纸、杂志、网络等媒体或者书籍、外来公文等，以此来丰富自己的写作素材，提高写作能力和水平。但是，这些报纸刊物等等本身有很多写作不规范现象。

第一，随着新闻媒体逐步向商业化的转型发展，众多媒体为了受众青睐，吸引眼球，文章本身就带有广告、宣传性质，他们对文章的格式、标点符号、语言常常不会重视，印刷出来的文章格式、标点符号等本来就是错误的或者是不规范的，阅读的人久而久之就会在大脑里形成错误的印象。

第二，现在市面上关于公文写作的指导书籍非常多，有些书籍为了增强公文写作的指导性和实用性，或多或少都有一些公文范文，而这些公文范文本身就存在格式、文种、标点符号等使用错误，势必误导阅读者，从而造成阅读者在使用过程中形成错误的倾向。

第三，在当今信息高速发展的时代,随着QQ、微博、微信以及各类APP等新媒体的兴起和广泛使用，学习平台十分众多，人们总会通过手机、电脑阅读相关信息或电子公文，这些平台上的文章，公文文种、标点符号、公文格式有些并未通过正规部门或专业人士审核把关，使用十分不规范、不严谨，没有按照“公文格式标准”和“标点符号标准”规范使用，在耳濡目染之下，非常容易给人留下深刻的印象。

当然公司公文写作人员也不例外，因日常阅读上述这类文章、书籍、电子公文等对自己产生的误导，在脑子里根深蒂固，往往给自己的工作一些错误信息的指导，当他们在公文写作中时，常常把这些错误的用法运用到自己起草的公文中。

2.5.2错误使用习惯的套用

外部来文对公司行政公文写作易错问题产生了潜移默化的影响。由于公司工作人员对公文基础知识先天性不足，对公文写作规范没有全面系统的掌握，在实际公文写作过程中，他们多以借鉴或参照来自不同方面的其他公文，以“模仿式学习”或“模仿式写作”来完成自己的工作，在公文写作过程中凭感觉和经验，生搬硬套或直接套用其他公文的错误写法，导致有些公文文种、格式和标点符号等错误在有些单位或部门的公文上“广为流传”，大家使用起来习以为常。

公司上级公文文种、格式、标点符号等使用错误对公司产生了至关重要的影响。公司经常都有来自上级单位、平级单位、下级单位的通知、决定、请示、报告、通报、批复等各方面的公文，特别是在上级单位的来文中，经常也存在一些公文文种、格式、标点符号等使用不规范甚至错误的地方，公司公文写作人员明明知道有些错误，但是迫于对上级文件的权威性、遵从性，不敢面对和纠正上级单位的错误。因此，公司公文写作人员在拟制和转发上级公文过程中，不是严格按照国家公文规范去应用公文文种、格式或标点符号，而是照抄照搬、原文原句原格式套用上级公文中错误用法或写法，致使公司一直沿用这些公文易错问题形成一种习惯。

2.5.3公文写作知识的欠缺

公司办文人员写作知识的欠缺直接导致出现错误问题。高质量的规范性公文来源于公文起草人员丰富的专业知识，清晰的逻辑思维、扎实的文字功底和严谨细致的工作作风。通过调查，我发现，公司办文人员多数为非语言类的专业人员，他们的文化水平和专业知识参差不齐。而且他们很少接受过公文写作知识的专业培训和学习，即使参加过一些零星的、短期的公文方面知识培训或学习，也多以培训学习公文处理、办理等方面的内容为主，很少进行公文格式、公文标点符号的使用规范和运用的培训学习。因此，这些公文写作人员公文专业基础理论知识十分薄弱，在一定程度上降低了公司公文写作的质量。

公司领导者公文知识的欠缺对公文也带来不良影响。公司领导者在行政工作中处于核心地位，他们的行为直接影响文秘工作和公文的规范性。而实际工作中，一些领导者本身对行政公文基础知识十分欠缺，对公文的格式、标点符号、文种、语言等规范不十分清楚，一方面他们工作中随意性大，常常以权压人，有时毫无理论根据的胡乱指导公文写作人员起草公文；另一方面在审签公文时，许多领导根本不认真阅读公文和审核内容，更不用说用心关注和仔细推敲其中的公文格式、标点符号、文种、语病等问题，直接就提起笔在撰稿人起草的公文上草草签字，很难发现其中的错误和问题。长此以往，公文的写作标准和规范要求很难在公司公文写作中得到运用。

2.5.4公文写作规范意识不强

通过调查和了解，我发现，现在公司很多工作人员，包括从领导到一般员工，对公文写作不够重视，在许多同志的心里，存在非常典型和的错误观念，他们认为，公司不是党政机关，对公文的要求标准没有党政机关那么高、那么严，因此，对公文写作格式的标准、标点符号的运用、文种的选择、有无语病等无所谓。在实际工作中，认为只要公文内容不出错、意思表达清楚、层次清晰、结构完整，不影响公文的执行和贯彻落实就可以了，在这种错误观念的指导和影响下，导致公司不同程度的存在公文起草人员拟稿草率，公文把关人员审核马虎，公文签发人员随手签发等等不规范的行为，进而把原本错误的公文格式、公文文种、标点符号等使用形成一种思维定式和习惯，致使公司的办文水平较低致，影响了公司的公文质量和效率。

第一，公文写作的规范性随着国家和社会的发展是不断发展变化和与时俱进的，特别是随着新《条例》、“公文格式标准”、“标点符号标准”等不断更新、修订和完善，公文格式、标点符号、文种等也随之变化。我发现，公司许多公文写作者对新的国家公文法规建设及标准使用知之甚少，缺乏对公文法规、条例、标准动态变化的掌握，没有按照新的公文规范化标准，结合自己所处的行业和企业实际来更新公文的知识和观念，而是沿袭以往的思维、做法和习惯来指导自己的实际工作，进而在公司公文的写作中诸如格式、标点符号、文种、语病等不规范或者错误的问题长期得不到纠正。

引起公文写作的错误原因有很多，在铜梁区储备粮公司的公文中错误原因主要体现在日常阅读文章的误导、错误使用习惯的套用、公文写作知识的欠缺、公文写作规范意识不强。既然找出了错误的原因，就应该研究和思考矫正策略，严肃的对待错误、改正错误。

　　3行政公文写作中易错问题的矫正策略

通过对铜梁区储备粮公司公文写作中的易错问题进行归纳整理和修正、分析，对其错误原因的总结分析，笔者得出了以下三条贴合该公司实际的矫正策略：第一，提高认识，促进公文写作规范化；第二，加强学习，提高公文写作人员素质；第三，规范流程，严把公文写作各道关口。

　　3.1提高认识，促进公文写作规范化

第一，企业应增强对行政公文重要性的认识。大家知道，行政公文对一个企业来说十分重要，而公文中格式、标点符号、文种等既是公文写作内容的重要组成部分，也是公文起草人、审核人、签发人、阅读者最容易忽视和忽略的地方。公文基础写作规范要求公文写作必须严谨、准确、规范，如果在公文中乱用、错用公文格式、标点符号或公文文种，以及不能恰当、合理地加以表述公文内容，不仅会影响到公文的权威性、严肃性，损坏企业形象，而且容易产生歧义或者误解，甚至造成阅读和理解上的错误，最终还可能给企业造成不必要的损失。因此，企业的每一位工作人员都应当高度重视公文写作，形成人人关心公文、个个重视公文的良好氛围。

第二，企业应强化公文写作规范化意识。在新的形势面前，企业公文起草人员到企业领导人员都要努力提高对公文中的每一要素、每一个细节等在公文中的重要性的认识，严格贯彻执行新《条例》、“公文格式标准”、“标点符号标准”等一系列公文法规和规范标准，不断增强公文从拟写、审核、签发等办文过程规范性操作。及时纠正日常阅读文章、错误使用习惯的误导，纠正自己在起草、审核、签发等过程中的错误观念和认识，纠正对办文过程中标点符号的马虎态度，纠正对公文文种使用的随意性等错误观念和行为。敢于向公文写作易错问题挑战，树立正确的公文标准化、规范化意识，建立公司公文写作及公文处理工作的科学化、制度化、规范化机制。

　　3.2加强学习，提高公文写作人员素质

没有扎实的语言文字功底和公文标准化专业基础知识，是公司办文人员在公文写作中发生易错问题的根本原因。为了减少公司公文写作易错问题的发生，公司上下从领导到一般员工都要进一步加强语言学基本知识和公文基础知识的学习。

第一，加强培训学习。作为公司，应该采取“请进来”“送出去”、举办专门培训班、专题讲座等方式，切实加强办文人员公文基础知识的系统性学习培训。作为公司办文人员，虽然已经走上工作岗位，但是要积极克服非语言学类专业、非公文专业基础知识薄弱的“短板”，充分利用空余时间，通过书刊、杂志、网络等载体，持续不断地加强新《条例》及公文国家标准及专业知识的自觉学习和运用。通过学习，不断更新公文写作的理论知识和陈旧观念，把所学知识运用于工作实践中，不断提高自身的工作能力和办文水平，尽量避免自己在公文写作不规范甚至错误行为的出现。

第二，采用对比法进行学习。对来自上级、平级、下级等单位的公文，办文人员也要精研细读，在阅读其他单位公文、了解其主要精神和有关要求的同时，从结构上、层次上、观点上、语言上，以及标点符号的使用上比较规范的公文，结合公文等标准和规范进行对比，分析研究他们公文写作中文种、格式、标点符号、语言等的使用。同时，还可以换位思考，如果让我们自己来写，会怎么写，还有没有更好的写法。通过这种以别人的公文写作为鉴，对比公文写作基本规范，以此来加深印象，培养严谨细致的工作作风。

第三，开展专项训练。针对公司在办文过程中的易错问题，一方面公司要及时认真的收集办文中不规范及易错的相关素材和典型例子，进行归类汇总，找出差距，分析原因，提出改进的意见和建议，供公司领导和全体员工学习和改进。另一方面，公司要针公文易错问题中普遍性、代表性的问题，聘请专业人士组织对员工进行定期的、有规律的专项强化训练，让他们聚在一起相互讨论、相互交流，进行改错练习，碰撞思想的火花。让全体员工在交流、探讨和强化训练中吸取经验和教训，达到扩大视野、增长见识、总结提升的目的，以此来不断培养和锻炼公司员工的公文写作能力和水平，从而不断提高整个公司的公文写作和办文水平。

　　3.3规范流程，严把公文写作各道关口

正确规范使用企业行政公文格式、文种、标点符号及规范语言是最基本的公文写作之要。在实际工作中，公司除加强宣传，注重引导、建立规章制度对公文规范性提出要求，使领导到员工都重视并严格执行公文基础规范外，在公文写作上，还应把好以下“三道关口”。

第一，公司公文起草人员在认真学习并牢固掌握国家规定的相关标准及规范的基础上，在公文起草中，要逐字、逐句的认真体会、仔细揣摩，准确使用公文格式、正确使用公文文种、准确使用标点、规范使用公文语言，不要对某些标点符号的特殊性有所忽视，不要被某些标点符号的罕见性所蒙蔽，要把好行政公文写作的第一道关口。

第二，公司公文审核人员要认真对照《条例》、“公文格式标准”、“标点符号标准”等，充分运用专业知识，以严谨细致、敢于挑刺的工作作风，严格履行自己的公文校对、审核职责，对公文草稿要认真修改、严格审核，把好行政公文写作的第二道关口。

第三，公文签发人员发挥自身的领导才干和专业水平，从全局出发，站在更高的角度和层次，以高度负责的精神，对公文拟发稿件要认真审核、慎重审批，严格把好行政公文写作的第三道关口。

通过像这样公司上下层层把关，最大限度避免公文写作中不规范、甚至错误现象的发生。

　　结论

行政公文对一个企业来说十分重要，而公文中的格式、文种、标点符号、语言是公文写作内容的重要组成部分，按照公文基础写作规范要求，公文格式必须规范统一、庄重得体，公文文种选择必须正确，公文标点符号运用必须准确，公文语言必须严谨、规范。如果在公文中经常出现不规范和错误问题，不仅会影响到公文的法定性、权威性和严肃性，而且容易产生歧义或者误解，甚至造成阅读和理解上的错误，最终还可能给单位造成不必要的损失，失去制发公文的意义。

但是在日常运用中，一些错误的写作和说话的习惯在公文写作中经常被表现出来，往往易被人们忽视。行政公文写作不规范的现象，在很多企业都有存在，本文虽然只以铜梁区储备粮公司为例，对企业公文写作中易错问题举例，并进行原因分析，提出矫正策略。但以点带面，可以真实反映出一些单位或个人对公文写作往往不够重视，加之日常阅读的误导、使用习惯的误导，以及办文人员自身公文基础和专业知识的欠缺等原因，经常出现公文中不规范的用法，甚至错误使用的现象。

而企业可以采取一些切合实际的矫正措施，比如提高办文人员的思想认识，促进行政公文写作规范化；加强办文人员对有关方面知识的学习，提高公文写作人员素质；规范公文的审核流程，严把行政公文写作的每一道关口。

任何一个单位，都要高度重视行政公文写作的规范和标准的运用，纠正错误观念和认识，充分认识标点符号在公文中的重要作用，除加强宣传引导、不断建章立制外，还要不断加强办文人员的培养和锻炼，提升业务素质，让公文起草者、审核者、签发者、阅读者都重视并严格执行公文规范，从公文写作到签发的每一步都要严谨细致，养成认真学习公文规范、严格遵守公文规范的良好习惯，杜绝不符合规范、不符合要求的现象出现在行政公文中，不断提高企业人员的公文写作能力和办文水平。

铜梁区储备粮公司公文中的错误是很多企业行政公文中错误的一个缩影，在企业行政公文实际的写作和运用中，仍然存在很多错误问题。既然发现这些错误，企业就应该积极改正，所以，我们仍然不能忽视公文写作易错问题，对企业行政公文的易错问题研究和纠正依旧任重而道远。

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　　致谢

在这次毕业设计中，我要感谢我的指导老师——綦琨老师，以及汉语言文学专业的雷丹阳老师。她们在论文上启迪我，在百忙之中抽出时间，一次又一次就我的论文与我沟通，教我做好每一个细节。她们的博学和睿智，严谨认真的学术态度和对学生高度的责任感深深的打动了我，让我能够以严谨的态度对待我的毕业论文，在一次次论文修正中提高自己的专业能力，明确自己的不足并改正。在与她们沟通的过程中，我感受到了老师们对我的殷殷期盼，这也成为鞭策我不断进步的动力。

毕业论文逐渐成形，也意味着我的本科生涯也接近了尾声。我要感谢这四年来学校和语言文化学院各位领导对我的关怀。也要感谢汉语言文学专业所有老师对我的教导，他们不仅传授我知识，还教会了我很多为人处世的道理，让我受益终生。

感谢这四年来所有的师兄师姐，他们在生活和学习上为我答疑解惑，尽心尽力的帮助我，他们身上很多的闪光点让他们成为了我的榜样，激励我不断前行。

感谢父母，在学业上支持我，在生活上做我坚强的后盾，因为有他们的爱，让我愉快的度过了本科四年。

感谢所有的同窗好友，陪我度过了充实的大学四年。

时光荏苒，大学四年接近尾声，纵有万般不舍，也要与沈阳城市学院说再见了。但是不管今后我在哪里，我都会时时刻刻牢记自己是城院人，展现城院人的风貌。最后，衷心的祝愿我的母校能够越来越好！