财务信息化建设研究 —-以上海百雀羚日用化学有限公司为例

　　摘要:

众所周知，与其他销售行业相比，美妆行业有着其特殊性质，与奢侈品、生活用品销售等行业相比，价格弹性大，适用人群范围广泛，化妆手法多样化，美妆种类繁多且使用方法不一等，正因为此原因，使得美妆行业的发展速度慢，了解人群少，无法方便快捷的建立使用教学方式机制，从而导致美妆行业的发展缓慢，从而导致部分企业因为决策失误造成成本亏损。

本文以上海百雀羚日用化学有限公司的财务信息化建设开发为例，在美妆行业发展现状及存在的问题作出了分析，提出了关于美妆行业财务信息化建设的基本思路。现在，更好的主意是:美妆企业应将全面预算管理为主线，以资金管理为核心，并通过对资本管理和控制扩展到其他业务，因为所有业务都来自于业务部门，所以企业的最终业务已经完成并反映在财务信息中。于是，本文分析了上海百雀羚日用化学有限公司财务信息化建设，从四个方面进行分析：完整的预算信息化、在线报销管理、资金结算中心管理和企业财务业务整合建设。在基本业务数据的基础上建立财务信息处理流程的集成，财务和业务数据的集成能够以最大程度共享数据并及时处理经济活动，以确保业务价值可以发挥到最大化。

　　关键词：美妆行业；财务信息化；美妆

　　引言

美妆行业拥有许多发展的空间，昂贵的化妆品受到了许多人的追捧，因此，美妆行业在我国经济发展中起到了十分重要的作用。据发展史知悉，富贝康化妆品有限公司成立于1931年，并且在1940年发明出国内第一款香脂类产品“百雀羚”，2000年中国化妆品有限公司诞生，名字为“上海百雀羚日用化学有限公司”，使得中国化妆品在发展市场中占据一席之地，“百雀羚”联袂X迪士尼公司，它是世界的500强前例，于此他们联合推出了一系列育儿产品。经过持之以恒的努力后，公司取得了满意的成绩，并结合国外优良的科学技术，得到了高科技的研究和技术开发，迎来了事业的黄金发展期。随着化妆品市场的完善，企业的竞争更加激烈，百雀羚通过自身良好的口碑以及优秀的品质保障，获得了强大的市场竞争力，在化妆品市场中占据大量的市场份额。

　　1财务信息化概况

　　1.1财务信息化概念

财务信息化是指使用财务信息技术以数字方式管理企业的生产和管理活动，并经过对公司的财务信息化流程予以资源最大限度地利用，以达成企业最大化业务收益。企业财务信息化与企业的商业运作是紧密相关的，通过财务信息化流程将企业业务做改变，可以达到降低企业运营成本，促进企业高效的业务运营，提升企业的核心竞争力。企业财务信息化的实行不仅要有财务信息化人才的支持，也要有在财务信息化战略上达成共鸣的企业管理者，通过采取激励措施，然后实施处治和其余的相关手段，帮助公司建立财务信息化机构的建设目标。

　　1.2财务信息化特征

财务与业务的融合，在获取会计信息与开展业务时是同步发生的。会计核算的演变过程是静态核算向动态核算的转变，财务管理由静态渐渐演变成动态，财务监控也由间歇性向连续性转变。提升了信息的及时性以及相关性，因为会计过程有许多的人为干预和操纵，所以会计信息的可靠性得到了保证。当信息不足的问题解决后，会计工作的重心也将被转移，大多数会计凭证、账簿和报告均通过手动操作进行转移，并由计算机自动填写。给人有更多的时间来管理，控制和决策。财务的监督和管理职能获得很大的改善。财务信息化将财务管理和其他功能互连在一起，实现了每个部门的实时数据共享并确保了会计信息实时性。提供了高质量的执行财务和业务信息，防止单方面决策，加强了部门之间的联系，优化了企业的资源分配。

　　1.3美妆行业财务信息化现状及存在的问题

1.3.1美妆企业财务信息化理解过于单一

在大部分美妆企业认知中，财务信息化只和资金付款有关，与其他管理任务并无关联。事实上，在财务信息化中含有许多方面，如预算、物资设备、成本等一系列的管理，资产管理人员、设备采购人员、和相关财务人员在物资设备管理过程中是不可缺少的存在。由于单方面的理解妨碍了财务信息化建设的进展，对财务管理信息化的重视不足。如今，很多企业管理者对企业的长期业务发展计划不够熟悉,也看不到企业整个业务的发展,更无法从根本上增进了解正确的财务管理意识,因此,对企业财务管理信息化的投资以及企业财务相关工作人员的配置都是非常有限的。即使购买了有关企业财务管理部分的信息软件,但实际执行只涉及企业财务会计、合并报表等,而分析资金积累、资金周转、成本效益降低等一系列问题和企业的未来规划不能够有仔细分析整体的能力。由于许多企业缺乏坚实的经济基础，因此它们没有将公司作为一个整体来考虑，也不需要准确地分析和估计业务发展的未来方向，重复的建设和盲目的购买导致了资源的耗损。

1.3.2企业管理被动式推进

当前企业经营状况受到多种因素影响,管理层没有对信息系统统一筹划,往往是哪里紧急解决哪里。今天监管单位提出某个方面的要求，企业就立马行动去解决这个问题,明天提出另一方面的问题,再着手解决那一方面的问题。这样总是跟着监管要求去着手企业方面的问题，企业的管理会被动式推进。这种被动式推进带来了很多的危害,存在两个较重要的问题:一是监管需求打乱企业管理节奏。不同的监管部门会对应提出不同的监管需求,企业要针对各个部门要求进行落实、回复,没有一个统一的平台能够即时查看或是调取信息,为了应对未来一段时间的监管,企业业务部门希望要求上线管理系统,分头管理,除了软件、硬件及运行维护成本增加,后期的运行维护沟通也是较大的问题。每个业务部门在企业里都需要与其他部门互相合作,那管理系统也不应该是单独存在的。企业各业务系统之间没有一致的规划,关联数据之间的逻辑关系也没有进行较准确的整理,作为企业本身，官方发布的数据应该是准确的、合理的,不同业务的数据在对外进行发表时不应出现互相矛盾的情况,这要求管理层对发表的信息进行严格把关,在对外报出之前必须进行数据逻辑校验,如果出现较大差异,就得对基层数据进一步核实,结果就是耗费人力,沟通成本增加。

1.3.3企业管理与项目管理团队存在竞争

至于公司管理层，它可以快速获得该项目部门的财务信息，并迅速地对项目部门的流程控制做出正确的判断;而项目管理团队不愿意让该公司对项目的实施进行过多干预，希望将分包成本和所有其他费用压缩在项目部门中，最终项目可以在施工期开始时根据经济责任声明向公司支付利润。这样，在公司想要了解项目财务状况和风险意愿之间与项目部不愿接受公司过度控制的态度存在着矛盾。目前，国外企业与中国企业的财务信息化管理有很大不同。首先是治理制度之间的差别，该事业部的管理方案是由国外的几个企业执行的。在投资预算方面，可以灵活和明智的分配企业每个部门所需的有效资金。然而，大多数国内企业在多个层次上采用了公司总部下属的子公司，给这些子公司的资产和财务带来了严重风险并阻碍了企业在运营系统中实施财务管理信息化。第一个问题是，许多企业尚未仔细分析它们如何研究、建立和发挥财务管理信息化的功用，企业的不同部门没有相互合作的精神，而只专注于自己的财务管理系统，因此，有很多信息处理系统形式并存，无法有效的共享企业资源。第二个问题是，企业的决策者尚未对企业做长期的规划，企业管理人员也没有强烈的责任感，由于他们没有给予财务管理信息化足够的重视，所以给企业造成了管理系统和财务管理信息化建设无法融合为一。

　　2上海百雀羚日用化学有限公司简介以及财务信息化发展历程

　　2.1上海百雀羚日用化学有限公司简介

上海百雀羚日用化学有限公司（英文缩写：SPDC)是一家超过七十年历史的化妆品公司，它拥有完整的生产线，而且是所有过程于一体化的成熟公司。公司拥有完整的化工生产设备和检测仪器，并且有专业的科研研究团队。公司生产规模大，产品种类丰富，公司拥有许多知名品牌，如百雀羚、Disney、小白羚、凤凰等。生产类型产品有花露水、护肤用品、护发用品、美容化妆品等优质产品。

富贝康化妆品是该公司的前身，于1930年在上海成立。富贝康公司在1940年推出了“百雀羚”，该产品是中国第一款香脂类产品。“凤凰”这个品牌在1978年降世，该品牌连合了当前世界先进的技术与中国传统的医学，从而研发出一系列营养产品，如凤凰珍珠、凤凰的高级胎盘等。从本质上改变了皮肤，不再仅仅局限于“保护”，它更是添加了“护理”和“滋养”等完整功能。公司取得了“上海著名商标”及“上海名牌产品”等称号。

“一流的产品来自一流的管理”的概念针对中国内部市场，并以吸收发达国家先进的管理为基础，完全实施自己企业独特的业务管理形式，公司在不断的努力下逐渐完善产品的研发、生产组织、质量控制、销售管理、售后服务以及引进CIS等功能，该公司的国际质量体系ISO9000的认证得到了国际认证机构的极高肯定。公司在与该集团国际公司研发和科学领域上的合作不断地增加，而且为了致力于高科技技术的建立，公司与德国ACEPLIC集团合作建立了ACEPLIC（亚洲）研究中心。

　　2.2公司财务信息化发展历程

2.2.1传统会计记账阶段

在上世纪80年代以前，计算机还处于发展初期，在财务运算上是使用手工记账的方式。当时所有的财务报表处理都是由人工计算并填写，这样的计算方法容易造成数据错误。所有的财务会计信息，都是由纸质记录传递，容易造成数据丢失并且不方便重新检查数据的准确性，并且在共享信息上非常的不方便。出于这个原因，所有的信息系统致使纸质文档既不会记录也不会传输，信息也无法及时共享，从而导致企业管理决策的延迟。

2.2.2会计电算化阶段

会计电算化一共有三个发展阶段：第一个阶段是从20世纪70年代为起步阶段，那时候少部分的事业、企业单位的涉及到会计电算化内容都过于单一，人员也比较缺乏，当时的计算机也非常的贵，而且软件的汉化不够理想，所以就导致会计电算化起步阶段发展缓慢；第二个阶段是从1983年—1986年为自发发展阶段，当时，计算机应用变得越来越广泛运用，再加上微型计算机在中国市场大量的出现，许多企业也开始发展起了会计电算化工作，但是在这一时期，出现了会计电算化管理不规范以及制度不完善的问题，财务软件还需要每家每户单独开发，所以浪费了很多人力、物力及财力资源。对于此种情况，做了会计电算化理论与实践的研究，结果表明我们需要培养出复合型人才，集懂会计与懂计算机为一体的人才；第三个阶段就是1996年到至今，在各省市财政部门的极力推广下，财务软件也变的成熟了，并且出现了多人竞争的状态，每一种类型的财务软件以及软件公司的发展都开始趋向强盛的状态，同时还加大了对会计电算化专业人才的培养，并在研究方面也得到了更进一步的加强。所以以前不够发达的会计电算化经历过几个阶段就演变成了现在无时不刻都会用到的会计电算化。自从计算机多媒体技术引入中国后，会计电算化已成为财务管理的新方法。会计电算化经过计算机技术把手动记账和自动记账结合在一起。从此会计记账变得方便简单，只是需要会计人员把数据输入到电脑上，经过汇总审核，就可以自动生成财务报表。会计电算法不仅可以及时的共享信息，也可以方便重新检查数据，并且保证了数据的准确性。通过使用计算机技术，可以验证会计信息的准确性，同时还可以让高级管理人员实时获取财务信息并提供决策信息。但是，在这种模式下，会计电算化仅代表离职后的会计核算，无法准确、实时地反映财务管理流程中的有关事件，并且欠缺预算和计划性。

2.2.3财务信息初始财务报告阶段

财务信息的初始化就是在基于会计电算化阶段来巩固管制，确保财务流程在网上的标准化操作这种方式以会计核算为核心，加强了再业务流程上的监控。

随着互联网技术的不断完善，财务信息化的重要性日益突出。上海百雀羚日用化学有限公司与软件公司合作开发了财政系统、资本系统、OA办公系统等，大大提升了企业管理水平。但是这种模式下，还是存在弊端，例如财物信息化的各个信息管理系统是处于相互独立的状态，这样的状态容易导致数据失真和数据错误。

　　3上海百雀羚日用化学有限公司财务信息化建设存在的问题及原因分析

　　3.1上海百雀羚日用化学有限公司存在的问题

3.1.1公司财务信息化管理机制不够全面

公司财务信息化的实现是一个系统过程，但是上海百雀羚日用化学有限公司由于规划不完善，使其财务信息化管理机制不够全面，这一问题在一定程度上影响到上海百雀羚日用化学有限公司绩效管理。对于起步阶段的公司来说，所有的办公用品和合同都需要总经理的认可和签字。在公司规模扩大组建走向成长期以后，公司的财务制度并不完善，组织、流程、决策没有执行力。这说明上海百雀羚日用化学有限公司由于财务信息化建设不够完善，直接影响了信息工作的推动发展，导致其无法发挥出全部作用。此外，过程也很重要，流程，文化，制度和组织是关键的问题。信息工作是过程的基础，也会一定程度的影响到企业的过程，对建立公司信息化管理基础也有影响。

3.1.2财务信息化过程中人才问题突出

因为上海百雀羚日用化学有限公司是从事日用化学产品开发的企业，所以在财务信息化的要求上会更高，财务信息化关联着很多公司的业务，辟如财务信息化规划、信息业务外包、信息系统管理、信息管理控制体系、信息部门岗位设置及人员能力素质要求、信息部门的定位、劳动关系管理等财务信息化；组织、内控与人力资源管理多个领域。无论那个业务模板都需要实施财务信息化，所以需要财务信息化人才，但是在财务信息化人才数量上，上海百雀羚日用化学有限公司显然不能够满足财务信息化人才数量和企业的发展。

3.1.3对员工财务信息化培训不到位

企业领导者和管理者的能力水平直接影响到财务信息化项目实施效果的好坏，因此在培养企业领导者和管理者的业务能力是非常重要的。通过培训，加深企业管理者在财务信息化项目上的认识，使企业领导者成功找到实施创新改革财务信息化项目过程中的角度，使项目更好的实施。此外，在系统实施范围期间，也要对主要的核心人员和业务技术骨干进行硬件操作和系统软件和的培训，因为财务信息化顺利实施是由他们的技术保障。

　　3.2存在问题的原因分析

3.2.1财务信息化管理缺乏严格的监督体系

目前，上海百雀羚日用化学有限公司面临着财务信息化管理机制不够全面的问题，主要原因是由于公司缺乏科学的布局。上海百雀羚日用化学有限公司虽然在项目里已经有了明确的总体目标，但是在建设财务信息化方面却没有完整的系统规划，导致了非常模糊的业务系统建设目标。出现了管理机制不够全面，目标的高低也会造成一系列的问题。此外，公司在财务信息化系统建设上缺乏科学的方法，让财务制度因为公司财务信息化建设过程中出现的问题无法得到完美的实施。没有完善的财务制度，导致在执行财务信息化制度的时候没有认真的去执行，不准确的数据会因为处理不妥产生广泛的影响和严重的危害，而根本原因是财务信息化的集成。

3.2.2公司对财务信息化人才的发展有所欠缺

由于上海百雀羚日用化学有限公司在财务信息化人才方面存在稀缺，所以导致了财务信息化建设的过程充满了坎坷。由于缺乏财务信息化技术的人才，在企业已经建立了完整的财务信息化体系时，实施的过程也是非常的缓慢。在技术升级、更新加快的情况下，财务信息化人才的重要性日益突出。而上海百雀羚日用化学有限公司却对财务信息化人才不够重视。上海百雀羚日用化学有限公司作为研究医药器械的高科技发展企业，其多年来都围绕着行业技术进行人员培养与招聘，快速增长的财务信息化需求，各式各样的人才在选择困难上都被企业遇到了，同时拥有专业的信息技术知识又要了解医药器械行业专业知识的人才更是少之又少，人员所占比例上，负责企业财务信息化建设的人员不足1%，而且仅仅只有20人，专业人才还需要在企业财务信息化的后期进行维护的服务，人才结构的不均衡导致了企业财务信息化建设的进程非常缓慢。

3.2.3不够看中员工财务信息化培养

企业进行培训工作是必须进行的一项基础工程，在进行财务信息化培养的工作时，必须要由高素质高能力的人才进行实施，企业财务信息化培养工作要根据工作地位的不同来进行相对的人才培训和规划。包括所有的高层管理人员也有核心的技术员工和基层员工。上海百雀羚日用化学有限公司在培养相关技术人才方面不够充分重视，员工对于财务信息化的认知非常浅薄且公司在信息化项目实施过程中得不到相应的技术支持，所以才导致了非常不理想的财务信息化项目实施效果。

　　4对策及建议

　　4.1完善财务信息化管理体系

财务信息化建设是需要做好充分准备和充分工作的，管理方法的科学性，规章制度的逐渐完善，生产秩序的稳定，完整的原始数据等这些基本条件一个也不能少。为了达到财务信息化建设的理想要求，必须要一步步完成程序的管理，完成数据和代码管理工作的基础是规范管理业务。通过系统可以实时的掌握企业的运营状况是财务信息化最理想的状态，企业可以从系统提取数据分析来进行决策。上海百雀羚日用化学有限公司要改进当前财务信息化系统的基础，财务信息化系统的优化更是重中之重，在分析和数据分类上加大力度，并且在财务信息化应用方面也要加大力度，通过应用软件BPM（业务）和BI(商业智能)等来实现信息最终目标。

　　4.2提高财务信息化人才培养的质量

加大企业在内部信息上的人才培养力度。建立企业财务信息化系统，为了完善人工集成系统，需要由大量员工参与，并且在人才需求上加大关注和重视，企业内部的财务信息化工作想要顺利开展，就要在人才需求上满足企业，企业可以实施适合公司发展的企业人才培养计划，也要对所需要的高水平人才抛出橄榄枝，把人才需求的基本问题从这两个方面解决，并及时把保留人才和接纳人才的问题解决。企业的管理者需要强化认知和减少员工在财务信息化实施的心里负担，并且提升内部员工财务信息化方面的意识，这样不仅可以引导员工成长并可以促进财务信息化项目的实施，它不仅是一个技术管理工具，也是一个项目，它是企业的一种新的模式和管理理念，通过对财务信息化项目的实施，管理理念革新的促进，非常有利于建立现代化管理机制，企业管理水平通过财务信息化管理可以大幅度的提升，在构建公司财务信息化管理制度上也有很大的帮助。

　　4.3紧紧抓住企业内部信息化需求

构建企业财务信息化的重要推动力是企业财务信息化的需求，也是企业要解决的首要任务，并且还是决定财务信息化在企业是否实施的重要条件。企业管理者要时刻握掌握企业的发展前景和发展方向，在实施管控和管理上加大力度。企业的实际需求是要结合信息技术，在很多基础技术要发挥效果都是要通过长时间的实践的基础，企业财务信息化项目工作的开展会受到任何不切实际的财务信息化理念的干扰。只有保持数据的真实有效性，才能保证财务信息化项目实施的质量和水平，只有真实的有效数据，才可以得出科学合理的结果。输出结果要想到达公司的期望，数据误差要控制到较小。为了能得到真实准确的数据，公司领导层必须要对财务信息化项目进行高度重视。优化企业的财务信息化系统和业务流程的重新组合，能够将系统流程变的科学，公平开放且透明的，这样员工的积极性才能被最大程度的调动起来。

　　5结论

通过分析上海百雀羚日用化学有限公司的财务信息化，发现企业的业务流、资金流、人力流、实物流可以通过财务信息化建设有效的整合。不仅优化了协调分配，企业资源的配置也得到了优化，企业的经营效率得到提高。

首先，通过公司财务信息化，业务数据可以在一个点输入并在多个点共享。相关的工作人员可以及时检查审批进程及审批的观点，财务信息化管理，财务数据的电子化，都是通过财务信息化实现的。它不仅提升了数据的准确性，而且节省了大量的时间。

其次，传统的资本管理形式不仅受到了财务信息化的影响，还改变了资本管理形式，业务部门的债权债务管理和资金支付管理通过资金管理系统变得方便。让资金的审核和录入可以根据审批通过的单据进行银行支付，从而不在受到时间空间的限制，工作效率提升。

再次，财务业务一体化逐步完善。为了实现财务一体化，渐渐开展的业务系统以及财务信息化系统必须由财务证实。为了完成财务一体化，所有的业务录入都需要得到财务确认，首先进行业务办理，然后再进行财务支出的业务。

最后，业务系统数据和信息系统数据通过管理者的科学管理依据进行整合，在业务数据上及时作出正确决策为公司领导提供了方便快捷的管理方式。

　　参考文献：

[1]杨继富.信息技术的发展趋势及其影响[J].科技广场, 2007(2):243-244

[2]杨秀丽.浅谈集团企业财务管理信息化建设[J].财会学习,2020(06):32-33+39

[3]李新.财务管理视角下的财务信息化建设探究[J].中外企业家,2020(10):57

[4]魏杰.中国经济转型[M].中国发展出版社,2011

[5]熊文.基于平衡计分卡的SL公司信息化绩效评价指标体系设计[D].重庆大学, 2013

[6]熊俊霞.企业信息化投资绩效评价方法及应用研究[D].华南理工大学，2014

[7]董惟重.多行业集团公司财务信息化管理体系研究[D].安徽财经大学,2014

[8]张庆国.T电信公司财务信息化建设研究[D].山东财经大学,2017

[9]孙帮伟.建筑行业的财务信息化建设研究[D].云南大学,2017

[10]金晶.QR公司信息化建设研究[D].广西师范大学,2019