摘要:自改革开放以后,国内各大规模的企业都取得了一定的进展,并且逐渐发展成熟,其中中小型企业更是发展迅猛,在短短几年内就实现了一定的市场地位突破。然而在整个发展过程当中,由于某些体制不够健全,使得国内的中小型企业的内部控制存在许多问题,因此,为了进一步推进国内中小型企业的长远发展,使其获得一定的市场竞争力,必须针对企业内部的内部控制体系状况并结合当前的市场发展背景做出一定的修改,从而使中小型企业的盈利状况发展良好,并且保障了最后财务报告的真实性、可靠性、可用性。本文将从内部控制和中小企业两个层面出发,对其含义、要素、作用、地位等进行相应的叙述,最后,结合当前的市场发展背景,详细剖析当前中小型企业内部控制体系发展过程当中存在的问题,指出相应的解决手段,最大化的规避风险,期望能够提升我国中小企业的规范化发展。
关键词:中小企业;内部控制体系;问题;建议
引言
中小企业是国民经济不断发展的重要支柱产业之一,为社会主义提供了无数的工作人员岗位,是社会、科技、经济管理创新的主要通过渠道与力量。改革开放后中国经济能够快速发展的主要原因,离不开中小型企业迅速占据市场地位的作用,中小型企业在社会发展过程当中所投入的经济建设极大地推动了市场发展的进程,国家也对此引起了相关重视,并针对中小型企业发展过程当中的某些注意事项制定了完善的政策法规,有关部门也推出了许多的优惠政策,并且,在当今互联网和自由贸易蓬勃发展的情况下,中小型企业在日后的发展过程当中具有很大的潜能,然而,由于内部管理制度较为简化,并且没有按照相关的标准来进行,在发展研究过程中可能存在较多的问题,内部进行控制制度体系不健全对中小企业的扩大化发展需要具有一定的局限性,且容易受到外部的影响,不利于中小型企业的长远发展,也影响着中小型企业拓宽市场规模。因此,在目前的发展情况下,详细的研究企业内部控制体系当中存在的问题,促进其长远发展是十分重要的。本文将把陕西绿色工程服务有限公司作为主要的研究对象,从内部控制因素当中的环境,风险,活动,信息沟通,监督等方面详细地进行研究,并针对存在的问题得到有效的解决方案。
一、中小企业内部控制体系相关理论概述
(一)内部控制的含义
1992年,X反虚假财务报告委员会管理组织(COSO)针对企业内部控制系统的优化和整合,颁布了内部控制综合框架这一指导理论。内部控制是指企业内部为确保业务目标的实现和资源的优化配置而进行的独立客观的监督和评价活动。内部管理控制问题就是通过一系列的方案和措施,这些方案的实施过程中可以保证我国企业的各项经营活动顺畅的进行,同时其目的是为了在提高社会经济工作效率的基础上,保护自己企业的财产,包括资金和相关数据信息的安全。
(二)内部控制的内容
1、控制环境。环境是员工工作氛围的基础,它能够影响员工的工作意识,提升工作效率,因此在内部控制过程当中,有效的对环境进行一定的改善,能够使得内部分配更加合理。同时也能使企业设置和内部规划结构更加适用于当前的发展过程当中。
2、风险管理评估:指的是企业内部的相关管理层要在方案确定之前制定出良好的风险评估政策,通过风险的预判来最大化的规避风险可能带来的损失,在科学技术合理的将风险的应对措施确认下,增强我国企业内外部环境风险承受能力。
3、控制活动:在风险评估的基础上,合理的安排出相关的规划政策,最后将所评判的风险降低到可预估的范围内,从而确保企业在相对安全的环境中继续经营。
4、信息系统与沟通:资讯交流也称之为信息技术交流,企业可以通过收集内部信息以及信息的整合和沟通交流以及分享来保证内外沟通能够达到最高效。
5、监督:企业内部要设立专门的监督部门,对整个操作流程进行实时的监督,从而针对存在的问题能够及时进行改正。
(三)建设中小企业内部控制体系的必要性
1、保证国民经济安全平稳运行的手段
中小企业发展作为我国社会市场进行经济平稳运行的主要组成部分,加强其内部控制技术已经超脱了企业通过自身资源管理的范畴,要求中小企业可以针对财务会计信息建立有效的内部管理与控制方式。企业的管理模式和管理手段都从不同的方面多角度者影响了企业的发展方向,然而根据调查发现,当前国内中小型企业的发展过程当中存在一定的财务危机,其原因是部分管理层滥用私权,徇私舞弊。滥用职权,以对企业管理和发展所造成的不利影响为要求,探究中小企业出现的问题,并找出有效的解决方案,从战略管理层面和技术层面进行优化分析,对企业的发展起到很好的支撑作用。建立内部控制管理制度可以有效的解决这一现象,优化中小企业的财务管理,有效的提高中小企业的内部控制。
2、中小企业长远发展的必然选择
高效的内部控制手段能够最大化的提升中小型企业在市场当中的规模,保证真实性和准确性,能够及时并全面地反映企业的财务信息,对企业的资金管理进行优化,为中小企业的全面发展提供有效的支持。同时在公司运营过程中,通过一个有效的内部控制系统理论研究能够得到充分优化中小企业的人员信息管理、流程管理能力以及社会物流成本管理,优化中小企业的经营绩效管理看,同时对经营活动的优化建立科学有效的内部资源管理与控制制度体系与监督学习方式,对公司运营提供良好的外部监督作用机制,从而从外部上为企业经济发展创建良好的自我调节机制,使中小型企业的发展能够有所保障,为此奠定了良好的基础。
二、中小企业内部控制体系案例研究——以陕西绿色工程服务有限公司为例
(一)公司简介
陕西绿色工程服务有限公司(简称“陕西绿色工程”)成立于2011年,是一家以工程为主的工程建设公司,截止到2019年公司每年的营业利润为650万。公司主营业务包括工程服务、建筑材料销售、建筑材料运输、土方工程、装饰装修。目前,公司组织架构由股东会作为顶层组织,下设董事会、监事会、经理办公室,经理办公室下设6个部门。其中企业财务会计部门主要负责进行审计和财务成本核算的职能,销售相关部门人员负责一个公司发展业务的洽谈与销售,开发技术部门负责新产品的开发与管理,办公室部门负责各部门的监督与上级信息的传达,采购部门负责原材料的采购和设备的维护,工程教育部门负责工程设计建筑的施工与管理。
(二)陕西绿色工程内部控制体系建设的现状分析
1、控制环境不成熟
陕西绿色工程通过吸收国内外优秀企业文化,加入现代企业管理理念,根据自身特点形成了相应的企业文化,从而得到了公司的管理、文化支持和精神支撑。
陕西绿色工程的内部控制制度是在2013年制定的,主要针对目前企业岗位责任、内部控制流程进行详细规定。因此,一旦一个企业的岗位工作职责变动,则很难适应公司新的发展研究方案。
陕西绿色工程董事会的权力相对集中。在年度财务披露中,会计信息披露和监督的方法都是由董事会经理制定和实施的。
2、风险评估相关知识宣传不到位
目前,陕西绿色工程的风险防范在评估具体风险和管控时遵循了“审计复核-审计监督-审计结果评价”的流程。绿色发展服务管理公司在进行提前明确业务工作目标或交易市场主体,对企业财务内部资金和经济文化活动可以进行审查分析后,再通过提高审计监督模型,评价其存在的内部审计风险,一旦发生可控风险,会立即进行投资风险的控制。
目前,陕西绿色工程的员工没有更新相关风险评估知识,如2018年公司业务有所变化,业务类别增加了2项(装修、装修业务),而对于这两家企业没有更新相应的评估体系,随着时间的推移会造成业务运营的风险。
3、控制活动缺乏规范化和科学化
陕西绿色工程为他们的每一项业务都制定了一套规章制度。通过网络信息技术集成系统服务平台对公司“进、销、存”等业务经营活动可以进行数据记录与管理,该系统保证企业公司从新建之初就遵循公司统一的采购和销售流程,来确保业务活动的正常发展进行。
陕西绿色工程的会计、财务管理及审计职能由财务部负责。财务部现时由一名首席财务主任、两名财务经理、三名出纳员、十名会计师及两名核数师组成。其中财务总监有硕士学位,出纳、会计、审计师有一两个学位。由于经营规模小,财务人员水平低。
绿色发展服务管理公司的六大部门,包括财务部、销售部、开发部、办公室、采购部、工程技术部门。其中,办公室承担对各部门和上级订单的监督,具有执行力和控制力,财务部具有管理销售部销售业绩活动的职能。当事情出错时,有推卸责任的风险。
4、信息系统与沟通方式单一
沟通的方式主要内容包括中国企业进行内部纵向沟通和横向沟通这两种方式。目前,陕西绿色工程的沟通模式是垂直沟通模式,以层级报告的形式进行沟通,陕西绿色工程的高层管理人员向中层领导下达指令,中层管理人员向基层人员下达指令。所以在举报过程中,由于各级人员的学历和经历不同,理解会有偏差。此外,陕西绿色工程的决策权只有高管和办公室可以感受到,这将导致主动权被少数受众掌握,从而导致企业的信息不对称,导致高层任务要求无法很好地实现。
5、监督机制存在缺陷
绿色发展服务管理公司企业内部控制监督的主要研究内容包括日常监督、专项监督、缺陷报告和档案记录的验证。
目前陕西绿色工程在内部监督学习方面研究主要针对中国企业财务内部各个部门的会计信息数据和业务经营活动控制工作情况进行一个有效监督与评估,通过判断销售与会计人员业务的有效性与合理性,来找出会计数据和业务活动的缺陷,一旦发现会计数据和业务活动设计方面的缺陷就会汇报办公室部门,办公室部门交由总经理审核后进行不断改进。
陕西绿色工程在审计师的任用方面,都是通过网络、学校、社会三个渠道进行招聘,只要具备本科学历和审计证书就能立即上岗工作,在审计人员的招聘与聘用上都没有制定相应的保密机制。
陕西绿色工程的内部审计主要是对企业项目、财务报告的正确性、及时性、真实性和未来发展方向等方面进行评估,分析生产过程中可能存在的风险,同时给予正确的指导。出具相应的审计报告时,没有正式的审计报告作详细的说明和说明。在管理审计中,企业审计人员没有审计和监督企业管理的权力,一旦管理人员违纪、舞弊,就不能进行监督和控制。
三、陕西绿色工程内部控制体系存在的问题
(一)内部控制制度不健全
1、过度集权,缺乏科学性
目前根据陕西绿色工程内部的管理层进行了详细的研究发现,该企业的董事会权力较为集中,从而使得分工方面不够明确,造成了权责过度统一化,无法是相关的方案能够顺利执行。
2、控制环境有待改善。陕西绿色工程的内部控制环境存在缺陷,如组织调整、岗位设置、岗位职责变更后,内部控制制度和流程的修订和更新不及时,导致制度与企业发展战略不匹配,制约企业发展。
3、对内部控制制度重视不够。人员进行素质、职业道德教育水平参差不齐,由于陕西绿色工程生产结构比较传统,并且与其他企业的内部规模相比还缺乏一定的完整性,除此之外,在专业人才的引用方面,一个人担任多个职位的情况也经常发生,导致陕西绿色工程的员工对内部风险控制的相关知识不够了解,对内部控制制度不重视。有些员工认为公司规定的一些内部公司制度只针对生产流程来进行,因此没有很好的将自己融入到公司的内部控制体系当中,认为这些控制制度不适用于自身,那是公司管理层和监督部门应该做的事。
(二)风险防范管理机制不完善
陕西绿色工程的内部控制审计还处于初级阶段。内部审计虽然也已建立,但仍存在制度不健全、独立性不强、监督机制不完善等问题。企业内部审计容易受到高层管理人员的影响,使监督体系失去应有的管控能力。目前,公司是2015年制定的内部进行控制理论体系,企业还缺少严格的内部风险控制技术体系,包含《公司通过财务信息管理办法》、《公司预算绩效管理暂行办法》、《公司固定资产授权审批管理办法》等一系列有关内部控制体系的相关规章制度,其中审批表的整个操作流程以及相关程序、责任及相关控制方案没有明确的审查,没有明确经营者办理资本业务权限和业务规定的内容,这将给企业带来不必要的风险。
陕西绿色工程的发展模式较为单一,没有借鉴同行业其他企业的发展形式来弥补自身的缺陷,除此之外,内部的资源配置和人员安排也不够合理,投入成本高,利润获取低,资本和技术两方面都没有实现一定的精准性和高效性,或是认为进行内部控制理论体系是完全没有必要的事情,使得内部控制成为陕西绿色工程财务管理相关工作的盲点,增加了企业的经营风险,失去了实现中国企业生产经营发展目标的保障。企业中应当对内部控制进行监督的部门没有履行职责,而是过于依赖外部监督机构,从而导致内部控制监督不力。
(三)控制活动执行不力
陕西绿色工程主要是按照业务模块划分部门,其中各个部门都有风险管理职能,不能相互制约。由于我国目前中国企业的出纳管理人员较少,仅有3名,在加上目前出纳人员的专业发展水平较低、对待工作能力不够认真负责。此外,在公司业务的全过程中,企业六大部门之间存在业务交叉的情况,一旦某个环节出现问题,就会出现互相推诿的情况。
(四)信息系统与沟通不及时
陕西绿色工程员工之间的沟通不是通畅的,在同一层次上详细的,而陕西绿色工程在信息控制、内部管理分析方面都使用传统的ERP系统来进行良好的信息整合,然而由于缺乏相关监督部门以及先进的信息化平台使得各部门之间缺乏良好的沟通交流。在某些操作过程当中造成了一定的资金损耗,并且还面临着一定的风险。不仅不利于整个项目能够达成目标。同时也在资金方面做出了一些不必要的费用投入,比如内部设备的保养,维修费,以及财务人员的会计信息处理流程等都由于缺乏相关的信息交流,从而没有及时的针对存在的问题进行进一步的解决,不利于企业文化的建立。与此同时,陕西绿色工程内部人员配置和轮流替换制度也不合理,当轮换发生对接工作不到位的现象,人员不熟悉位置时可能出现工作错误。
(五)内部监督力度薄弱
1、内控制度缺乏,监督力度薄弱。陕西绿色工程的内部审计工作没有具体的规章制度可以遵循。企业内部缺乏相关的监督部门来使得各个操作流程能够得到有效的监督,并针对存在的问题能够进行及时修改。除此之外,该公司的信息化平台较为落后,使得各部门之间的沟通交流较少。与此同时,企业内部审计部门的审计人员自身专业技能知识掌握不够完善。甚至大部分员工的专业素质没有达到一定的标准,心理素质也较低。使得工作效率整体没有符合项目发展的需求。在信息监管以及专业性的审计工作时,会存在一些利益的诱惑,从而使得审计人员做出不公正的判断。这直接使内部审计工作充满随意性和盲目性,无法引起公司领导的重视。虽然我国绿色发展服务管理公司设立了监事会,但其服务工作效率低下,某些任务由办公室执行,并由审计人员服务补充,但这样得不到有效的内部风险控制。
2、内部审计力量薄弱。根据对陕西绿色工程内部审计人员的专业知识考核并针对考核结果进行了详细的调查研究发现,该公司的审计人员只能够进行基本的审计内容处理,在风险控制以及某些高难度的审计工作当中并没有发挥出自身的优势,而且各职能部门的人员严重交叉重叠,以上这些问题原因导致审计部门缺乏独立性。这也导致了公司内部审计管理部门工作人员配备不足,审计质量难以保证。
四、加强陕西绿色工程内部控制体系建设的措施
(一)改善内部控制环境
1、规范企业内部部门职责。为了解决绿色服务企业的就业问题,内部审计部门应该与财务部门分开,避免发生工作重叠的现象,各司其职,最高效的完成自身的工作安排,也有利于各种制度的公开透明,提高员工的公信力。并且,监事会又是起着约束董事会的作用,这样一个足以保证公司内部控制审计管理部门进行完全以第三方阵营的角色出现。最后,在对新的内部控制制度进行编号的基础上,加强新旧内部制度的区分,增加岗位设置、职责义务、业务流程等缺失的规定,为陕西绿色工程内部控制的实施保驾护航。
2、科学合理地设立董事会和监事会。在董事会组成上,要从规模、人员构成、人员资质等几个方面综合考虑。第一,董事会要对股东负责,接受监事会监督;股东拥有最终控制权;经营者的管理权由董事会授予。第二,在选拔企业管理工作人员的同时,要强化对管理会计人员的背景、个人情况进行深入的调查,来强化选拔的公正性。第三,定期组织董事会和管理人员的年度培训,加强企业管理的素质和认知水平。
3、制定科学合理的发展目标。通过对自身的工作性质以及企业发展方向做出详细的规划和研究,确定企业的发展目标,并且要根据所要达到的目标,制定出合理优化的发展方案,对内部控制体系进行高效的优化整合以后,再进一步建立整个操作流程的目录,然后分解目标下发给各个部门。并在规定的时间内完成各自的工作计划,使得企业内部的战略目标,业务目标,报告目标和合规目标有所保障。
4、加强企业内部环境建设。优化内部控制体系的同时,要树立良好的企业文化和品牌效应,营造出一个良好的工作氛围,进一步培养员工的综合素质,提升工作效率,对员工进行相对工作的培训,分配好每个员工的职权和应承担的责任,聘请员工要适当提高门槛,分配好决策部门和监督部门。陕西绿色工程要着重研究企业的内部环境,建立风险管理的相关规章制度,建立反舞弊与控制。重点关注风险管理组织体系,提高企业的反欺诈意识。
5、构建独特的企业内部控制文化。企业文化是企业在生产经营、管理制度、员工思维和行为以及企业外部形象中逐渐形成的使命、愿望、价值观、伦理道德和理念的总和。在内部控制执行过程中,离不开企业文化的支持和维护,构建良好的企业文化可以将企业员工的思维和教育方式与企业的发展建设进行统一,从而树立一个良好的企业形象。想要形成企业文化,需要陕西绿色工程对企业体系进行规范化操作,需要陕西绿色工程制定一套科学具体的规章制度并要在生产管理中进行落实。当企业进行有效的管理时,可以帮助管理层对公司战略方面进行决策,当发生冲突时,也能更好地解决,从而达到内部团结的目的,更可以为企业提供更好的解决方法去处理重大问题。企业社会制度反映着企业的创新精神、价值教育观念、道德规范、行为准则和科学的管理技术,它体现着企业的文化发展特征,用制度教育人、规范和约束人。不仅如此,还需要进行有效的管理,逐步形成无形的自我约束,不断提高员工的意识和素质。
(二)加强风险评估机制建设与实施
1、提高事件识别和风险评估能力。需要陕西绿色工程对企业面临来自企业外或者企业内部可能会影响到实现企业目标的一切事物进行分析,一个企业发展过程当中,良好的风险评估不仅能够使企业能够规避不必要的风险,从而减小可能发生的损失,还能够使得企业的方案和体系控制能够规避风险方案下顺利进行。因此,对于事件的预判和未知风险的评估能够最大化的为企业获取利润。高效的风险评估机制主要包括收集信息处理相关事件并进行分类整合以后得到有效的解决方案。
2、提高员工规避风险的意识,强化内部风险控制机制,并根据所评估风险的性质制定出标准的评估机制来对内部控制审计质量问题学生进行预测、预警以及评估,同时我们公司的管理会计人员应该合理发展规划内部的业务经营活动,对各项事宜都做出详细的考量,以便需要对风险可以进行及时正确地识别、评估和处理。
3、加强企业的风险控制手段。通过利用大数据及相关软件系统强化企业风险控制手段,针对危害相对较小和发生风险的小机会,绿色服务企业要加强自身的审计风险评估和风险防范,将财产保管岗位与会计记录岗位分开,一旦发生风险,企业有必要通过规避、转移等方式帮助解决问题。
(三)完善公司控制活动
控制活动需要公司的所有职能部门进行配合。关于陕西绿色工程的各项事业活动,各生产活动和员工都需要进行批准、许可、验证、业务实绩、评价、资产保存对策、责任分担等一系列活动。必要且适当的政策及手续是必要的。这些国家的方针和程序必须应对风险管理问题的解决。另外,要注意充分落实安全性风险信息管理相关的技术管理措施。陕西绿色工程应结合现有的商业系统和流程,建立和改进相关制度,准备风险管理文件,确定关键过程、控制点和控制策略,并进行动态管理活动。
随着组织规划控制的建立,要求相互关联的职权,要做到权责分明,通过保障单一人权来使得整个组织的规划更加合理和准确。在标准的范围内是实现不受外界干涉,各种经济活动必须由不同的部门进行,让有关部门之间可以相互检查,相互监督。在对社会经济发展各项业务的检查中,检查人员不应该是被检查者的下属,这样可以保证检查出问题后可以快速解决,减少徇私舞弊的可能性。
在企业的日常经营活动中,陕西绿色工程必须加强对经营活动的控制。首先,要加强分工负责制、个人负责制,相关业务必须经董事会、总经理、部门主管等各级审批。其次,要强化企业业务管理流程的进行分析优化,对那个环节的业务分工必须通过明确,针对存在一些具有特定业务还必须加强其责任与制度的制定。此外,陕西绿色工程内部各部门需要密切配合,公司管理层必须配备专人负责应收账款文件的整理、管理、整合和记录,并通过合理的流程进行会计核算,避免会计混乱。
(四)提高信息沟通的有效性
针对陕西绿色工程同级员工沟通不畅的问题,应建立更先进的信息系统、信息管理数据库、业务信息数据库等。,从而使企业信息传递不间断,消除信息传递的盲区,从而加强同级员工之间、上下级之间的纵向沟通。此外,在进行管理信息技术报告时,必须有规范的格式和严格的要求,这就要求陕西绿色工程严抓信息的质量问题以及传达设计过程中应用程序的严谨和连贯,将信息分析报告制度逐步建立更加完善,这在一定程度上可以保证了程序的客观性,使得各项经济业务经营活动能够顺利运行,进一步提升了企业的工作人员业绩和效益。
陕西绿色工程需要进行识别与收集处置企业内部和外部信息。主要需要陕西绿色工程明确信息系统与沟通的总体目标并制定相关规划;明确企业的沟通方式和沟通渠道;制定相关的信息披露制度和流程,并要严格按照规定实施;建立信息系统的总体控制和应用控制。
(五)加强内部控制的监督力度
1、强化内部控制制度,完善监管。目前,陕西绿色工程内部监督只注重与经济效益相关的监督和审计,相关的审计法规和审计机构不完善。因此,企业要进一步针对当前内部的审计机构和审计人员专业知识当中所存在的缺陷,得到进一步的修改方案,不断的优化整合,合理设计审计岗位。
2、强化公司内部的审计力量。企业要加强对内部风险控制技术方面的审计,包括中国企业的违纪审计(是否可以存在舞弊行为的审计),收支审计(企业生产成本费用的审计),效益和效率提高审计等方面。但由于公司内部审计能力有限。因此,绿色服务企业的内部审计可以与外部专项审计相结合。通过设立完整的的审计部门,并招聘高素质的审计人员,能够在内部控制体系当中发挥最大化的优势,结合当前的市场发展背景,并借鉴国内外相关理论依据来促进企业的长远发展,鉴于审计内容的可行性,应在编制审计实施方案前进行审前调查,为事后实施打下基础。
结论
综上所述,在当前快速发展的市场背景下,中小型企业的发展面临着激烈的市场竞争,因此要想进一步拓宽市场地位,不断实现资源的普及,提升内部控制体系的优化整合尤为重要。陕西绿色工程应充分发挥内部控制在发现和解决问题中的作用。本文主要通过不断深入的对绿色发展服务管理公司的内部进行控制展开了研究,运用企业内部成本控制的理论,阐述了公司的当前内部控制体系的发展当中存在的问题,并针对工作环境,风险评估以及监督手段等多个方面多角度进行了详细的研究考虑,并进一步的优化整合,从信息沟通,业务活动以及专业人员的素质提升等方面提出了一个科学的解决方法策略。此外,在发展的过程中,也要注意陕西绿色工程内部控制过程中遇到的问题,不断优化公司组织和部门遇到的问题,实施绩效考核,调动员工的积极性,并营造良好的公司氛围和工作环境。
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