财务共享模式下的内部控制问题研究——以华胜天成公司为例

　摘要

近年来，在我国经济的高速发展、企业规模不断扩大这个大的背景之下，越来越多的大型企业都出现了财务成本高、财务管理效率低、以及机构冗杂等一系列问题。为了解决这一问题，财务共享中心在我国逐渐开始建立起来。这一共享中心的建立，有利于企业集中地管理财务会计、整合财务会计流程，从而达到节约企业的财务成本、提高企业的财务会计效率这一目的。

财务共享是在财务管理与信息技术结合而形成的产物，是一种高度流程化的作业系统，有利于企业领导者做出正确的决策，降低业务的风险，提供技术上的帮助与支持。但是这一新技术的产生在降低传统的财务风险同时也出现了新的问题。这就使实行财务共享的企业必然需要建立一套完善的内部控制来规范财务共享这一中心的运行。

　　关键词：财务共享；内部控制；流程再造

1、引言

1.1研究目的和意义

1.1.1研究目的

1.1.2研究意义

目前，对于中国大部分的企业来说，财务共享已经开始广泛应用于企业，但是其仍然是一种新的体系。很多公司在建立财务共享体系后，发现并没有达到其期望的效果，它们只认识到了这种模式带来的好处与价值，却忽视了如何去改进原始的内部控制，导致在运行的过程中出现了很多问题。这就使企业必然需要建立一套完整的内部控制体系是财务共享发挥其最大的用处，规避企业的风险。这一模式的建立对于财务共享和内部控制具有以下意义：

首先，对财务共享这个理论起到一定的完善作用。通过分析研究出现的问题，这些企业可以更好的运用财务共享这个新的模式。

其次，有利于健全内部控制理论。大多企业可以通过在财务共享的转型中，不断地完善其传统的内部控制，使企业组织结构、业务流程等都发生了变化，弥补了传统的内部控制活动中存在的缺陷，不断健全内部控制理论。

1.2研究现状

1.2.1国外研究现状

20世纪80年代，共享服务模式最早被福特公司应用于实践。20世纪90年代至今，财务共享这个模式开始被许多国外的学者提出，彻底的改变了传统的财务活动。这就为财务共享付诸于实践起到了重要的指导作用。

马丁·费伊(2005)认为，财务共享这一模式可以合理的利用企业的资源，从而节约企业的成本。

AJ Leone（2007）认为，内部控制活动产生的风险跟这个企业内部的组织结构有着重要的关系。

Klamm(2012)认为，一个企业内部控制活动还与其信息技术所处的环境有关。

Udi Hoitash、Rani Hoitash和Jean C.Bedard(2009) 认为，一个企业的内部控制质量跟它的董事会和审计会息息相关。

JC Bedard和LE Graham（2011）通过对几个大型会计企业档案的研究，发现内部控制中的缺陷有四分之三是由内部控制审计中的外部人员发现的。可以了解到，外部的审计人员更容易发现内部控制过程中存在的缺陷。

1.2.2国内研究现状

在我国，共享服务这一理念在20世纪90年代才被得以应用。直至目前，财务共享中心在我国很多的大型企业中得以应用，但是其在施工企业中使用的还比较少见。

许鹭雅(2009)认为，一个企业财务共享中心的建立，能够使每一个业务工作的小组可以独立的负责一个或者是多个相关联的业务，这些业务的范围可以包含财务、人力资源、信息技术、科研等多个业务领域，就可以减少一些单独设立相应的业务支出部门。

陈虎、董皓（2009）认为，共享服务它是以客户的需求为导向，为企业提供专业化的共享服务，它通过集中整合企业各分数业务部门，将其集中到共享中心，达到整合企业的资源，降低企业的运营成本以及提高企业的运作效率这一目的。

季晓云、沈波、葛静(2010) 认为，公司的治理离不开内部控制的运行，它们两者之间是相互依存、紧密联系的，二者缺一不可。实施内部控制是一个企业公司治理的重要保障，公司的治理则是完善内部控制的重要前提条件。

李立、盖国凤（2015）认为，财务共享服务的建设受到制度、管理理念的变革，以及强大的信息系统和员工个人的职业修养这一系列因素的影响与制约。

黄春平（2017）认为，传统意义上的财务管理模式已经不能顺应时代的发展，一个企业必然需要建立新的财务管理模式，财务共享中心由此出现。

财务共享中心的出现有两个大的方面意义，一是有益于一个企业运营成本的降低，二则是有益于企业运营效率上的提高。因为财务共享中心在我国实施没多久，所以在实施的过程中，也存在着许多的问题，这就需要我们有相应的内部控制来解决实施。

1.3研究内容

整篇文章一共分为五个大的部分来对财务共享模式下的内部控制问题进行阐述。第一个部分主要是研究的目的跟意义，我们为什么要研究它以及研究它有什么好处，再就是国内外学者对其进行了哪些研究；第二部分主要是理论方面的概述，阐述了财务共享跟内部控制理论，以及内部控制在财务共享中如何实施；第三部分主要是以华胜天成公司为例，对其财务共享模式下的内部控制问题进行研究；第四部分是华胜天成公司这一模式下出现的问题以及解决措施；最后一部分则是对这一现状的概述总结

2、财务共享与内部控制理论概述

2.1财务共享理论概述

2.1.1财务共享的概念

财务共享服务是一种管理模式，通过企业内部的组织手段、以及各种管理手段为导向，去实施多元样化优化整个财务组织架构，并能高效达到财务规范流程，提升效率，降低公司运营成本为目的，从而保证公司的利益，让公司可持续发展。

2.1.2财务共享的理论基础

1.规模经济理论

所谓规模经济理论，就是指规模增大时财务成本降低。财务共享就是整合企业内部一些具有相同职能的部门，集中的建立一些新的业务部门，达到降低企业的成本、扩大企业的规模和产出。

2.竞争优势理论

所谓的竞争优势理论，就是指在同一个市场中的两个企业，其中的一家企业更具有竞争优势，占有更大的市场份额。对于一个企业来说，一个企业的竞争力离不开它所具有的资源及创新等优势，财务共享就是将企业的内部资源整合以及管理模式的创新，让企业更具有优势。

3.组织结构扁平化理论

所谓的组织结构扁平化，就是通过减少一些冗杂的人员，对决策层和运营层中间的管理层进行削减来建立一种紧密的横向组织机构。财务共享就是将一个企业中非核心的业务给分离出来，然后集中到财务共享中心统一运作，这就使企业中核心的业务能够得到更多的关注，从而达到企业组织结构的扁平化。

4.业务流程再造理论

所谓的业务流程再造，是一个企业为了顺应客户的要求，对其业务流程进行再造的一个过程，以提高企业的运作效率。

5.集团管控理论

所谓的集团管控理论，就是一个企业通过实行一些相关的激励机制，实行对子公司的管控。财务共享中心的建立就实现了企业这一目的。

6.资源配置理论

所谓的资源配置理论，就是资源的一个合理利用的过程。企业内的资源通过合理的运用，可以让一个企业的利益达到最大化。财务共享中心的建立让资源在企业内部之间合理的运用，实现了资源的共享，节约了企业的成本。

7.财务共享的局限性和风险

虽然财务共享系统降低成本、提高工作效率等系列的好处，但是，它也略有瑕疵，还存在着以下一些弊端：

（1）在系统建设的前期，构建工作程序比较琐碎，容易使建设人员走向误区，财务共享系统作为一个独立的运营机构需要向内部子公司提供服务，之前由子公司运营负责的业务，突然就变为由共享中心和相关职能部门去运行，同时也会避免不了在对接过程中出现的观点分歧而产生矛盾，从而影响了公司企业的工作效率。

（2）共享是一个系统式的工作流程模式，倘若某一个环节出现漏洞，则就会给公司带来很大的影响。并且修改也会需要一段漫长的过程，会影响到企业的运营机制。

（3）企业技术人才培养机制缺失，或者人才的流失等原因，会导致企业的管理很被动。这些高质量的员工因为长期从事这种简单流程化的工作而失去自身的竞争力，导致专业技能的衰退，同时也担心他们会产生对自身工作的积极性。

2.2公司内部控制理论概述

2.2.1内部控制的目标

内部控制的建立主要是为了促使企业的管理更加合理，确保财务报告及相关信息的真实性，完整性，提高了经营活动的效率，实现企业的发展战略。

1.战略目标

战略目标，是一个企业顺应环境的发展，达到公司最大的利益价值，实现企业战略上的发展。

2.经营目标

经营目标，可以从各种不同的业务目标体现出来，也是战略目标得以完成的重中之重，才能使战略制定的目标有积极地发展意义，从三点来对企业的经营目标进行分析，首先，各个部门的权利与责任都要分配明确，合理利用资源，不能随意浪费，有效提高经济效益。其次是，在管理方面同公司业务体系相互密切配合，及时高效率的共享信息，提供真实可靠地数据以供高管和决策者做出合理决定，对公司发展有利。最后，设立一系列企业内部的绩效考评制度，对积极员工做出奖励，对消极员工做出惩罚，制定科学合理的考核评估机制来推动员工为公司做贡献，提升工作效率。

3.报告目标

报告目标，是一个企业为了保障财务各信息的完整性、准确性，实施内部控制，为企业的发展提供重要的信息支持。

4.合规目标

合规即合理规范，任何一个企业的长远发展都离不开合规二字。

5.资产安全目标

企业内部控制的实施离不开资产的安全，保护企业的资产是内部控制中的一个主要目标，也是实现其他目标的物质基础。

2.2.2内部控制的原则

为了达到一个企业内部控制的目的，使其内部控制得以更好地实施，需要对其制定一定的原则。包括以下几个方面：

1.全面性原则。一个企业的内部控制必须要涵盖到所有的业务部门、所有的员工，达到全面控制。

2.重要性原则。一个企业的内部控制必须要有侧重点，着重于那些容易出现高风险的业务活动，减少风险。

3.制衡性原则。一个企业的内部控制无论是在组织结构还是权责的分配上，必须形成相互制约，这样才能形成相互监督，利于企业的发展。

3.适应性原则。一个企业的内部控制对内要适应其组织结构，以及外部环境的变化来改变，提高企业的运作效率。

4.成本效益原则。一个企业的内部控制就是为了降低其成本，使企业的利益达到最大化。

2.3财务共享对内部控制的影响与要求

财务共享模式在给企业带来组织结构优化、降低成本，提高效率等一系列好处的同时，它对内部控制的影响也不容小觑。因而，如何提高财务共享模式对企业的服务质量这一问题的刻不容缓。

想要对企业的发展有益，公司的企业管理要把内部控制视作必不可少的章程，它对于维护业务、预防风险、保证企业持续良好发展有积极的影响。在我国，对财务共享这一模式仍然还不够熟悉，原因是因为这一模式在我国起步晚，传播慢，不成熟，现阶段还无法做到有效结合自身的情况，依然还是对风险的防范不够，生搬硬套人家固有的模式，所以我们要对这一现状做出调整，改掉不好的部分，结合自身实际情况，推动企业的财务共享目标得以实现，

传统的内部控制体系也是被这一模式深刻影响着，可以体现在下面这些方面：

第一点、业务审核方式被财务共享所整合，工作技术人员要筛选大量的数据信息来使业务流程更加合理化，使分工更加规范，在财务共享的模式下，工作技术人员不够了解大量的信息数据，所以活动进行缓慢，在之前的背景下，工作人员相对而言更加了解各项经济业务，在各项工作开展之前就审核业务的真实性规范性，所以加大了风险产生的概率。

第二点、控制要求被新模式下的财务共享上升到一个新的阶段，全部的信息都向财务共享中心加以靠拢，在这种模式下，财务人员的小错误也会造成难以估计的重大损失，在传统条件下，层层把关财务信息的传送，再一级一级的向上级报备，大大降低了出错的概率，因此，企业需要通过与现状结合调整新的共享制度来避免风险的频发。

第三点、信息安全在这一条件下得到重视，信息技术是财务共享中心一大组成部分，重视信息安全有利于快速处理相关的信息，可以少量花费物力人力，但同时，它也有所弊端，万一被不法分子利用，带来的损失将是巨大的，所以这一模式仍然存在较大安全隐患，

所以综合可知，财务共享模式有好处也有坏处，无疑是一把“双刃剑”在为企业带来高效率，低成本，优方式结构的同时，也要看到它不足的地方，要及时填补漏洞，谨防被不法分子利用，所以，我们要更加重视提高这一模式对企业发展的积极影响，找出更好的应对策略。

3、财务共享模式下内部控制案例研究——以华胜天成公司为例

3.1华胜天成公司财务共享建设背景

华胜天成是我国知名的上市IT公司，于2002年挂牌上市，地点位于上海证券交易所，公司总部设立在首都北京，是涵盖我国大部分地区的首家网络服务供应公司，据数据统计，公司的年均业务规模已经上升至五百亿元以上，全年平均的复合增长率超过百分之三十，该公司的经营范围较为广泛，囊括了信息安全、物联网、云计算等多个不同领域，而且公司旗下涵盖了2家上市公司和20多家子公司，在中国各地如大陆、香港、澳门等地区拥有40多个分支机构，员工达到五千人以上，十分庞大，它可以为XX、制造、金融等多个领域做出服务，还曾在早期提出将IT服务做到产品化。

伴随着公司规模的不断扩大，公司内部的组织结构日益复杂，导致了财务信息不能及时的传达到公司的管理层，面对这一问题，华胜天成公司必然需要进行集中式的管理模式。

华胜天成公司在构建财务共享中心之前，首先开始在财务部门实施，在财务管理中心、审计部、人力资源中心都设立了财务办公室，但是在实施的过程中发现，财务各部门之间比较分散，财务信息难以传达，伴随着公司子公司的增加，财务部门愈加分散，这就导致了公司运营成本的增加、公司运作效率低下等问题。这些问题的出现，为华胜天成公司构建财务共享中心做了铺垫。

3.2财务共享模式下内部控制关键问题

3.2.1内部环境存在的问题业务与财务相分离

在华胜天成公司还没有建立财务共享中心的时候，很多财务方面的业务都是由其分公司来负责的，它们可以很准确的对这些业务进行处理。但是在建立了财务共享中心之后，这些人员只需要简单的将子公司的财务资料进行录入，对相关的业务不能足够的了解，导致不能够真实准确的录入财务相关的信息。

2人员问题

华胜天成公司在建立财务共享中心的初期也面临着人员方面的问题，它们对于员工选拔的要求过高，担心这些高质量的员工因为长期从事这种简单流程化的工作而失去自身的竞争力，导致专业技能的衰退，同时也担心他们会产生对自身工作的积极性。

3.2.2控制活动存在的问题

1.业务流程问题

由于公司的不断发展，华胜天成公司近来也不断开展了一些新的业务，许多的财务信息系统在财务共享中心中建立起来，但是由于管理者并未对这些系统进行合理的规划，导致出现了许多业务层次之间的错综复杂以及效率低下等问题。

2.系统维护不及时

二零一六年初的时候，华胜天成公司修订了《董事会议事规则》，修改了其中的内容，将“上一财年的交易净利润占公司最近一期经审计净利润的50％以上，且绝对金额超过500万元的对外投资交易标的，需经股东大会批准。”修订为“上一财年的交易净利润占公司最近一期经审计净利润的30％，绝对金额超过500万元的对外投资交易标的，需经股东大会批准。”就在当年，公司获得的某公司的全部股权，人民币合计有五千万元，未及时发现并交给股东大会审批。

3.2.3信息与沟通存在的问题

1.信息传递不完整

华胜天成公司业务的类型比较多样，所以各个业务所需的财务凭证也不同，而其现有的财务共享中心只单单传递相关的经济业务活动设立的财务信息，满足不了财务资料的完整性。

2.信息传递滞后

华胜天成公司每年都会产生很多的软件著作权，也就是公司的无形资产，但这一无形资产是由公司的科技部门来负责申请与审核，成功后由财务部结转成公司的无形资产。但是由于公司科技部申请和审核这一过程的时间过长，常常就导致每年产生的软件著作权数量有较大的波动，以至于出现了跨期行为，这就可能造成公司季度财务报告中的财务信息失真，从而影响投资者的判断能力。

为了应对这一问题，华胜天成公司财务部门采取了传统的方法，统一年底向科技部询问著作权的情况，

3,2,4共享中心内部的沟通不足

通过华胜天成公司在财务共享中心运作的过程中，我们可以很明确的发现，其财务共享中心内部人员之间缺乏沟通，组织结构还不够完善。这就很好的告诉我们，财务共享中心中的相关人员之间的沟通尤为重要。

3.2.5风险评估存在的问题

1.信息的风险

华胜天成公司在财务信息上可以做到很好的保密性，每一个财务共享系统的使用者仅享有自己权限内的信息，这就避免了员工泄密的问题，有利于系统信息的安全。在传统模式下，财务信息是通过逐级传递才到达上级，这些信息经过经验丰富的财务人员的校验，造成错误的损失也会更小。华胜天成公司财务共享主要的风险是缺乏准确性，由于财务的集中，每位员工仅可知晓自己权限内的工作，造成对财务信息的准确性缺乏分析一定的能力。

2.人员风险

人员风险，是目前财务共享中心所面临的最大风险。人员风险影响信息风险，这两者是相伴的。通过对传统的财务管理模式进行总结，我们可以发现其财务人员对财务核算的过程更加熟悉，财务共享中心的建立，内部分工就更加明确，导致财务人员只需了解自己业务范围内的一个环节，缺乏对工作的积极性。这就增加了财务风险，不利于内部控制的实施。

3.2.5内部监督存在的问题

1.内部审计不到位

通过研究华胜天成公司的内部监督机制，发现其设有专门的内部审计机构，随着财务共享中心的建立，华胜天成公司内部审计机构的效率得到显著的提高，并在存货库龄监控、销售业务监控、大额收支监控以及财务规范监控等内部监督上实现了跟踪审计。通过财务共享中心数据处理分析的能力，我们可以实时了解到华胜天成公司的各项财务指标，这就有利于管理者更好的应用其财务数据。

华胜天成公司规模的不断扩大，子公司、孙公司不断增多，但是其自建立财务共享中心以来，并未改变原有的工作方式，还是由内部审计部门对各子、孙公司的业务进行季度的汇总和集中审计，在问题的发现上依然存在滞后性。

2.缺乏凭证复核环节

华胜天成公司在凭证录入的过程当中，采用的是流程化的作业体系，并未设有专门凭证审核的人员，直接将财务单据录入财务系统中。这就导致只要其中有一个环节出现了错误，最后的结果也会跟着出现相应的错误。这样就降低了财务报告的准确性和可靠性。

3.3财务共享模式下内部控制关键问题的对策研究

3.3.1内部控制流程化

1.收入确认控制流程再造

华胜天成公司有三个流程在收入确认这一环节，第一点是业务部门的传递，第二点是财务部门的传递，第三点则是处理财务共享中心，

与客户签约销售合同之前要先取得业务部门的相应订单，还要录入合同信息和订单在手机APP里，可使用AR技术进行录入，这些操作统一在也许负责人的客户端中进行，最终还需要开票请求和上传到公司财务部门的共享中心。财务部门需要审核并将信息传递给财务部，主要操作财务共享中心是对票据进行初级审查，在数据库中考察凭证和相关合同的完整度，没有问题后才可以上传至财务部。如果信息不够健全，就不能够接受开票请求，就需要业务人员返回上层进行操作，合格后方可重新提交申请，财务相关责任人要根据合同里限制的设备的安装时间，在规定时间内对接受到的合同凭证进行再次审核，复核没有问题后才可以走收款流程，财务相关人在接受相应的报告资料基础上向客户提出收款，客户需要在规定时间内完成该操作，成功完成就可以顺利将收款的资料输入进财务系统，如果客户超过规定时间或者支付金额存在错误时，财务人员要立刻跟客户进行交流，在确定好正确的收款信息后才能将该笔收入视为成功，并录入财务管理系统。

财务人员在接受合同及凭证后，依据合同所规定的设备安装时间，对合同票据进行复核，复核无误后进入收款流信息录入财务管理系统。

2.分公司费用报销控制流程再造

有些分公司需要将发票邮寄才能报销，这种业务的相关过程就涉及多个方面，譬如业务领导办公室的审批和保险的申请人，甚至还包括财务中心处理共享。第一点，需要利用AR这项技术在手机APP上取得票据的影像，然后传递到系统，还要对分公司内部进行存档，给财务中心寄相应票据，业务领导办公室收到票据的影像时，相关负责人就要对其有一个明确的分类，再上报至分管领导，分管领导对票据所传递的信息和业务进行把关，看是否合理，合理的就可以通过进行下一步财务部门的初步审核，不合格的部分退回进行退单。财务部门收到票据以后，要对此有一个粗略的预算，在管控和预算都可以接受的情况下，就把影像传递到财务中心，如果预算无法接受，就将单据退回。财务共享中心成功收到票据，第一时间由自己部门对票据是否完整来再一次审核，审核没有问题就可以将影像上传至准备金账户，通过预算报销的方式来对员工费用进行报销，反之财务部门复核出现问题的话，要将单据退回，在这个时间段，如果实际发票已经邮寄到财务共享中心了，需要相关票据人员对实际票据和电脑中的VR进行审核，确保没有问题后就可以记录在册并上传至数据库，如果信息存在问题的小概率情况，就将单据退回同时将退款发给员工。

3.3.2财务共享中心系统管理优化

1.缩短系统维护周期

华胜天成公司的财务共享系统的维护调整没有固定的更新日期，这一工作主要是由公司的科技部在负责，所以常常会出现系统维护不及时这一情况。为了解决这一问题，公司在考虑了成本效益原则的条件下，提出了一下几点措施：

（1）设置固定系统维护周期

华胜天成公司每季度末都会提供相应的财务报表，可以在每季度末财务报表生成之前，对财务共享系统进行一次维护，以解决财务报表中涉及到的相关事项不能及时作出调整的问题，从而也不会影响财务报表的质量。

（2）设置临时系统维护标准

系统的临时维护是当公司临时出现一些业务变动时能够及时的应对，这样就不会印象概念股财务信息的准确性。

2.及时更新修改系统审核环节

华胜天成公司由于其规模较大，子公司较多，分布在全国各地，在每一各地方都设立审核环节不太现实，因此财务共享中心就发挥了其作用，它可以通过及时的对系统进行更新维护，来保障审核过程的及时有效。

3.共享中心规模扩大，链接互联网服务窗口

华胜天成公司的财务共享中心利用自身企业类型的优势，扩大了中心的规模，通过互联网的服务窗口可以直接获取公司内部的财务信息。

4.加强各业务部门之间的沟通与联系

财务共享中心在华胜天成公司实施的过程中，有利也有弊端，带来的好处就是可以提高公司的运营效率，同时弊端就是减少了各业务部门之间的沟通交流。一旦出现无法解决的问题时，还需要部门的管理层进行沟通，大大降低了效率，不利于问题的解决。为此，华胜天成公司需要建立一套联络机制，加强各业务部门的沟通交流，来完善交流中出现的问题。

3.3.3财务人员培训与绩效考核优化

1.改善财务共享中心人才培养机制

财务共享中心离不开其中心内人才的定期培养，一个员工的专业技能和职业生涯规划尤为重要，比如说财务共享中心的一个会计人员，也需要专业的管理知识，例如，专业业务的培训、个人职业生涯规划以及心理健康知识。只有定期的对这些员工进行各方面专业知识的培训，让这些员工的个人专业素养提高的同时，可以更好地调动员工工作上的积极性，提高员工的工作效率，为公司财务共享中心的发展起着至关重要的作用。

2.完善绩效激励体系

从绩效评估系统里，可以很好解决针对员工工作效率以及人员问题。可以使绩效得到提高，还能优化企业管理的业务流程，提高了企业业务管理的水平，实现企业的战略目的。为了更新财务共享中心的管理的模式，就需要企业顺应自身的发展，建立适合自己的绩效管理体系。

3.3.4对财务共享模式下的内部控制启示

本篇论文通过对华胜天成公司财务共享模式下的内部控制问题研究，我们可以了解到，其财务共享中心实施的还不够完善，没有建立适合自身发展的内部控制，而是沿用了传统的内部控制，带来了许多新的问题。所以，在建立了财务共享中心的企业还需要找到适合自身情况的内部控制，事前、事中、事后都要做到很好的审核与分析，将内部控制很好的运用于财务共享中心，这样才能保证财务共享中心的高效运行，实现企业的发展战略。

　　结束语

财务转型是一个企业发展的重要过程，对一个企业的发展起着至关重要的作用，有利于解决企业在转型的过程中出现的一些新的问题，保障企业能够更高效的运作。财务共享这个新的概念，自提出已经有了三十多年，被大部分世界五百强企业所运用，其也慢慢的在中小型企业中发展。传统的内部控制已经不能适用于新的财务共享模式，这就使企业必须完善内部控制活动，将企业的各项业务流程合理化，实现企业的财务转型，对一个企业的发展具有重大的意义。

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