基于ERP系统下企业内部控制问题研究

摘要

近年来，全国各大企业财务丑闻现象越来越常见，企业越来越意识到实施有效内部控制的重要性。信息技术的不断发展推动了ERP系统的应用和推广，有关ERP的引进也成为企业颇为关注的问题。但是目前我国的ERP系统应用还在初级阶段，普及化程度不高，还存在着各种问题，尤其是如何在ERP 系统下完善企业的内部控制建设是关键问题。

本文先对相关理论进行了梳理，再结合了太极集团四川南充制药有限公司的基本情况，进行分析研究。首先，通过了解ERP系统的概念及其特征，内部控制的定义和控制五要素，为后文论证提供了理论基础。然后，以制药公司为例，对ERP系统下企业内部控制现状进行分析，对企业内部控制存在的问题进行讨论，最终给出解决方案，优化企业在ERP系统下的内部控制。

关键词：ERP系统；内部控制；制药企业

一相关理论

（一）ERP系统的内涵

1.ERP系统的定义

ERP（Enterprise Resource Planning）系统用中文翻译为企业资源计划，简单来说是指它利用现有的最新信息技术，再结合先进和系统化的管理思想，提供一种公司的管理层、决策层、员工等都可以进行决策运行的管理平台。随着时代的发展，信息技术的不断进步，更为先进的管理理念也产生了，为了适应这些变化，ERP系统便在MRP（物料需求计划）的发展下诞生了，它在MRP原有基础下进行了功能扩展，成为了新一代的集成化管理信息系统。ERP系统集成了企业的物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）等资源管理，是目前大多数企业日常管理与沟通的基础平台。ERP系统的核心思想是供应链管理，它与以往传统企业不同，从供应链的范围去优化企业资源，创新了现代企业的运营模式，突出了了市场对企业合理调配资源的作用。此外，它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。

2.ERP系统的特征

（1）范围更广

ERP系统与传统的企业管理系统相比有很大的不同，它集合了物流、财流、人流、信息流等多方资源，打破以往的界限，使得系统的运用范围更加广泛，能处理的信息也更多。同时，对于ERP系统的操作者也不在局限于个别人员和部门，它能让公司大部分人员都能参与到系统的运行中，无论你的职位高低还是部门差异都可以使用，这使得系统使用的范围更广，发挥的作用也更大。ERP系统采用的计划管理模式等等模块都能让企业从事前、事中和事后多维度、多层次的去分析数据和处理信息，它能对企业内部管理进行全程的管理和监控。因此，在ERP系统的基础上，企业能够根据该系统全面、迅速的获取信息，能够有效识别运营管理过程中可能出现的风险和危机，并快速做出响应。

（2）独特性

ERP系统的运用经过了不断发展才有了今天的局面，以前企业对于ERP系统的引进一般是照搬，没有与企业自身的情况相结合。如今的ERP系统应用不在是局限在通用系统上了，他们会结合公司组织结构、内部控制、生产环节、业务流程等公司特征和实际情况来建立自己独特的信息管理系统。这样的系统带有自己公司的烙印，适应公司的发展变化，灵活性更强，更具有独特性。ERP系统具有的独特性和灵活性性，能够让公司管理人员更方便地掌握公司生产经营状况以及发展管理等方面的内部信息，对强化公司内部控制是很有帮助的。

（3）整合性

ERP系统对公司内部管理的所有环节、流程等程序都有严格的规定，并且对应的部门、人员都有操作上的权限控制，但是大家都能进行信息的共享。它把分散在公司各个部门的信息整合在一起，以此来实现资源的优化配置，达到降低生产成本，提高效率的目的。ERP系统利用先进的信息技术，对公司各个业务流程都能进行全方位的监控，及时发现问题和风险，对各项业务都能进行有效控制。

（4）便捷性

ERP系统对信息的强大整合能力，使得企业能迅速获取信息，并且无论在什么地方，人员都能通过系统对公司事务进行处理和沟通，极大地方便了企业的工作，提高了工作效率。ERP系统不仅给企业日常工作提供了更为方便的工具，还为企业实现有效的内部控制提供了一种管理手段，有利于企业的长远发展。

（二）内部控制的内涵

1.内部控制的定义

国内和国外的会计、审计机构都对内部控制十分重视，对其概念都有不同的定义。内部控制大体上可归纳为：在一定的环境下，企业的所有参与者通过实施各种控制活动来实现企业预期目标，是一种管理手段。内部控制的最终目的是为了使企业的财务报告和相关信息真实可靠，符合国家法律法规，以实现企业的经营目标，促进可持续发展。内部控制不仅是公司管理层和经营层的责任，也是公司每个员工的责任，大家都应该共同努力，为公司建立有效的内部控制。

2.内部控制的五要素

（1）内部环境

企业内部的很多经营管理活动都和内部环境息息相关，它是企业实施内部控制的基础。内部环境包括：治理结构、组织机构、企业文化、人力资源、内部审计以及权责分配等。

（2）风险评估

企业从生产经营开始到后面关闭结束，整个生产经营过程都将面临风险问题，因此风险评估是企业在风险管理过程中比较重要的环节之一。企业如何识别风险，分析风险，评估风险，最终合理确定风险应对方案都是企业应该关注的问题。

（3）控制活动

控制活动是企业根据风险评估结果，采取相应的控制措施，将风险控制在可承受度之内的一种手段。

（4）信息与沟通

企业在日常经营过程中将会产生大量的信息，因此信息的沟通和交流就显得尤为重要。通过人员管理、信息交流方式和渠道管理等来提高公司信息传递的效率，做到信息传递的真实可靠。

（5）内部监督

内部监督是企业内部控制的重要保障，通过内部监督来判断企业内部控制是否有效。企业要不断完善监督体系，及时发现企业存在的问题并改正。

（三）ERP系统和内部控制的关ERP系统与企业内部控制关系紧密，两者既有相同点，也有自己的特性，相辅相成，共同促进企业的发展。

1.ERP系统与内部控制的目的具有共性

ERP系统与企业内部控制在理论构建、运作流程等方面都存在着很大差异，但二者也存在共性，其目的都是为了实现企业的预期目标，促进企业的可持续经营。二者都是企业经营管理的重要工具和手段，相辅相成，共同作用，确保企业正确有序地开展生产经营活动，为企业带来更多的利益流入。

2.ERP系统是内部控制的载体

内部控制是一个抽象的概念，它通过具体的企业要素、程序和制度等发挥作用，而ERP系统就像是它的载体，通过这个系统它可以对企业的日常生产活动进行有效的安排，同时也可以很快的获取各个方面的信息，及时察觉企业生产经营过程中的风险和危机，并迅速做出反应，调整企业的内部控制，以此来规避风险。

3.ERP系统为内部控制提供了信息沟通的工具

以往企业信息系统主要都是孤立的，独享的，各部分信息冗杂分散，很难有效利用。然而公司日常经营活动往往都不是一个部门的事情，部门业务都会有交集，当你需要其他部门信息时，还要提前进行沟通，且得到的信息不一定是符合你要求的，这种来来往往的沟通很浪费时间，而且还可能导致信息在传递过程中的泄露和失真，带来极大的风险。在运行ERP系统后这些情况都能得到大大改善，这种信息的整合使数据不再冗杂，为企业更好地实施有效的内部控制提供了工具。

二ERP系统下企业内部控制现状—-以太极集团四川南充制药有限公司为例

（一）四川南充制药有限公司相关介绍

四川南充制药有限公司成立于1969年，后来被太极集团收购，现在是旗下的一个制药公司，公司规模一般，是一个中小型企业。该公司占地面积为65亩，全体职工人数为200人到230人之间变化，其中70多人是各类专业技术人员，包括执业药师、医药工程专业技术人员、专业技术工人等。据了解，公司的基础生产设施较为完善，拥有先进的生产设备和专业化、现代化的药品检测机构，药品质量较好，符合国家的标准。

四川南充制药有限公司拥有5000 万人民币的注册资本，主要从事生产药品的工作，获得GMP认证后主要有糖浆剂、合剂、口服液、酊剂、酒剂、颗粒剂、片剂等7个剂型，围绕这些展开相关的经济活动。目前该公司将重点培育科技含量高和质量好且具有社会效益的茵芪肝复颗粒、蚕蛾公补合（酒）剂、小儿清咽颗粒等品种。这些药品从原材料的采购、中间的生产过程和到产出的成品，整个过程的质量监控都经过了严格的把关，有专业的技术人员进行把控，以此来保证药品的质量。目前该公司加大了对这些产品的市场开发力度和广告宣传力度，将在2-3年内培育出单品种年产值在1000万元以上的品种5个，形成企业的主导产品，使之投入的技改资金发挥出最大的效益。

（二）ERP系统下公司内部控制现状

1.ERP系统下公司内部控制发展历程

目前，四川南充制药有限公司引进ERP系统的时间还不到三年，是由集团总部安排构建，与本公司的生产经营、流程操作等方面的适配度还不是很高，正在调试改进阶段，其发挥的作用也有限，问题还有很多。但是相对于其他中小制药企业而言，企业在结合ERP系统上进行的内部控制也算是迈出了关键的一步。该公司利用系统的模块集成化、流程一体化、信息集中化优势，依托信息平台打造扁平化的内部控制体系，对企业生产经营活动进行全方面、多层次、灵活持续的监督和控制。

2.ERP系统下公司内部控制五要素

（1）ERP系统下的内部环境

四川南充制药有限公司对ERP系统的应用，使得公司的组织结构、职位设置、人员分工等都需要进行相应的调整。ERP系统下，公司在原有的组织结构的基础上，取消了一些中间层结构，明确职责和权限，合理分工，打造扁平化的组织结构。此外，公司展开对员工的ERP系统通用培训，制定新的员工绩效考核，提高大家的综合素质和积极性，构建新的内部控制环境。

（2）ERP系统下的风险评估

四川南充制药有限公司的ERP系统设置了财务管理、生产管理、人事管理、物流管理、销售管理等管理模块来识别和评估风险，在此基础上构建风险预警机制，应对风险。但是，由于ERP系统本身软件的不确定性，网络的复杂性，使得公司内部控制也存在一定的安全隐患，带来风险问题。

（3）ERP系统下的控制活动

以往传统内部控制的重点主要是用职位、部门和人员之间的相互制约和监督来安排企业的控制活动，而在运用ERP系统后，这种单纯由人的控制转变为了人机结合的控制。由此可见，企业控制活动和ERP 系统的构建密切相关，完善系统的业务程序，掌握关键的控制活动，这样才能降低营运过程中的风险，才能实现企业的预期目标，才能获得更多的利益。

（4）ERP系统下的信息与沟通

ERP系统为四川南充制药有限公司提供了一个开放式的信息共享平台，极大地方便了公司信息的传递和沟通。系统通过不同的沟通方式和渠道，采用特有的内部密码，使得信息传递及时有效，避免了信息传递过程中的失真和不对称，降低了公司的沟通成本。

（5）ERP系统下的内部监督

ERP系统延伸了四川南充制药有限公司内部控制的周期，实现了事前控制、事中控制、事后控制的一体化建设。因为ERP系统可以显示实时数据，所有企业管理者可以随时随地的查看公司数据，对公司日常业务情况进行监督，及时发现运营过程中存在的问题、风险，能迅速展开风险应对工作。四川南充制药有限公司主要通过构建相应监督机制、预警机制以及周期性检查来确保公司内部监督的正常运行。

三ERP系统下公司内部控制存在的问题—-以太极集团四川南充制药有限公司为例

四川南充制药有限公司ERP系统的推广和使用还处于初级阶段，因此在此基础上实施的内部控制效果并不明显，存在着很多问题。

（一）ERP系统与公司实施内部控制的适配度不高

制药行业具有特殊性，一般的ERP系统不能满足其使用要求，因此需要结合企业的生产和经营特点来设计系统。由于四川南充制药有限公司引进ERP系统的时间不长，目前系统和公司的内部控制处于磨合调整阶段，二者的适配度不高。

1.公司对ERP系统的忽视，没有构建有利的控制环境

企业的管理层对内部控制的了解和重视程度将影响企业能否建立有效的内部控制制度。四川南充制药有限公司在引进ERP系统后，虽然管理层在初期对系统投入了研发资金，但是随着时间发展，系统并没有带来好的经济效益，所以公司管理对系统的重视程度降低，并没有解决ERP系统与公司的内部控制之间的融合问题。此外，有的管理人员更是认为 ERP 只不过是个软件，并不承认它在内部控制上的作用，不懂与时俱进。

2.ERP系统运用的效率不高

ERP系统的应用对人员的综合能力提出了更高的要求。一方面，公司对员工没有进行系统、准确地操作培训，员工对系统使用的效率不高，重视程度也不够，反而加大了企业的日常工作难度，浪费了更多的人力、财力和时间。另一方面，ERP系统的日常维护和更新需要技术人员的实时监控，这也需要公司有更为先进的技术支撑。

（二）自上而下的预算管理制度实用性不高

由于四川南充制药有限公司是作为太极集团子公司存在，所以它的预算主要是自上而下，由集团安排给出指标。预算编制自上而下，上级可能对下级的情况不是很了解，掌握的信息也有限，再加上缺少协商和考察，使预算最终不仅违背管理层的需要也难以满足各部门的利益，实用性并不高，执行起来有困难，反而不利于企业的发展。

（三）ERP系统存在安全风险隐患

ERP的核心目的就是实现对整个供应链的有效管理，它能对企业内外部信息进行整合处理，提供一个信息共享的开放平台。供应链上的信息数据通过网络进行传递，网络安全与ERP系统的安全紧密相关。在网络化进程日益加快的今天，网络环境的复杂化将影响系统的安全性，系统很容易被病毒入侵，使信息在传递过程中也存在着被窃取、被拦截的风险。以往信息的储存都通过纸质档案进行保管，现在一般都是通过电子数据储存信息，这些都带有极大的不确定性，增加了软件安全风险隐患。

（四）信息沟通不畅

虽然ERP系统为公司提供了一个信息共享平台，但由于系统的利用效率不高，公司信息的传递和沟通也存在一定问题。四川南充制药有限公司的系统重视程度不高，可能在业务发生很久后信息才进行录入，这带来了一定的信息滞后性。此外，由于员工的综合能力有限，可能在系统的使用上还存在着一定问题，所以在信息录入时也存在着信息失真的情况。当然很重要的一点是，虽然信息可以共享，但是为了防止信息的泄露，不同部门之间有明确的权限设置，这使得信息的利用效率也大大降低了。这些都导致企业管理层很难及时准确的获取相关信息，识别和规避风险，严重影响了企业内部控制效果。

（五）管理层重视不够，内部监督不力

四川南充制药有限公司的内部控制体系比较老旧，对内部监督的重视程度不够，内部监督能力较弱。由于内部审计人员在企业时间较长，和会计人员职能界限不明显，分工混乱，发挥的作用有限，导致效果不明显。除此之外，公司在引进ERP 系统时，主要关注的是其会计信息处理的功能，忽视了审计的重要性，因此审计部分在ERP 系统中所占比较小。此外审计人员本身能力参差不齐，自身对制药业的业务处理不熟悉，对 ERP 知识更是了解甚少，遇到事情首先从自身利益出发，受外界环境干扰严重，难以做到公平公正，难以运用 ERP 进行内部审计。

四ERP系统下完善公司内部控制的措施

针对四川南充制药有限公司ERP系统下内部控制存在的问题，提出了以下一些优化公司内部控制体系的方法，希望通过这些措施能够提升内部控制运行的效率、效果，以期最终达成企业经营目标，促进企业的可持续发展。

（一）营造良好的内部控制环境

1.完善内部控制制度，提高ERP系统与内部控制的匹配度

随着经济社会的不断发展变化，企业间的竞争也越来越激烈，四川南充制药有限公司必须与时俱进，不断健全公司的组织结构和管理制度，这样才能在激烈的市场竞争中占有优势。公司管理层必须重视内部控制体系的建设，明确公司各部分在内部控制中的责任，分工明确，各司其职。公司重视对ERP系统的研发和使用，通过把控关键环节来建立符合公司特色的信息管理系统，满足公司的实际需求。完善公司的内部控制制度，提高ERP系统与内部控制的匹配度，营造良好的内部控制环境。ERP系统调试后，企业内部的信息传递和沟通将更加快捷和有效，管理层能够对经营过程进行实时监控。这些措施将改变企业组织结构，打造更加扁平化的组织结构，管理层可以实时介入任何一项流程的实行，免去很多中间的多余环节，节省资源，提高效率。

2.提高员工对ERP系统的使用效率

为了提高员工对ERP系统的使用效率，公司必须在人才培养方面进行合理的规划。首先，加强对员工的入职前培训，尤其是关于ERP系统的日常操作和简单的一些危机处理手段，以此来提高员工的综合素质。此外，明确各个岗位的工作内容包括做什么，做到什么程度等。当然，公司还要制定明确的绩效考核，合理的奖惩制度，提高员工的工作积极性和认真程度。

总之，公司应该营造良好的工作氛围，提高内部环境。

（二）全面加强预算控制

企业应该加强预算管理，首先要建立全面预算管理制度。公司的预算编制应该采用自上而下和自下而上相结合的方式，二者相互协调和制约，这样才能符合公司的实际发展情况，给公司带来利益。首先，管理层要根据ERP 系统提供的上一周期数据信息，在结合集团给出的预算指标，制定既符合实际又相对有新挑战的目标。同时，下级员工可能对于生产经营更加熟悉，他们应该站在他们的角度上来也制定一份预算。公司应该定期召开预算管理的会议，分析这两种方案的预算的差异之处，进行沟通协调，敲定最终的预算方案。当然在执行预算的过程中，管理层应该实时掌握预算的执行情况，一旦发现预算和实际情况不一样的时候，针对差异进行讨论，最终给出新的解决方案。公司应该充分发挥 ERP 系统在预算管理和实时控制方面的优势，实时关注数据变化，根据从系统中发现的预算执行问题和不足，迅速做出反应及时进行调整。

（三）建立ERP系统适应的风险预防机制

虽然四川南充制药有限公司有一套较为完备的风险管理体系，内部设立了整体风险评估、风险预警以及新风险管理三个风险评估维度，但是在ERP系统上的风险防范还是不够，因此强化 ERP 系统的安全性则是十分重要的。首先，公司的管理层应该重视ERP系统，加强技术人员对系统的建设，保持系统的稳定性和安全性，定期对系统进行更新维护，购买正版杀毒软件，确保把系统风险降到最低。其次，对于员工的培训不可忽视。公司要明确职责，业务处理要进行授权，并且登录系统要设置密码，有权限才能使用，要求每个员工要按照制度与权力进行工作，不能越权进行非法操作，防止因员工操作不当而为企业带来风险。

此外，必须要设置风险反馈机制，提高识别风险和应对风险的能力。四川南充制药有限公司没有设置专门的风险控制部门，单纯的依靠各个部门的日常生产活动来识别风险，这种模式既浪费时间，又不能有效识别风险，容易产生严重的后果。公司应该构建风控中心，由那些对公司生产经营比较熟悉的员工，还有了解风险评估和ERP系统运行的专业人才组成，提高识别风险和应对风险的效率。

（四）加强公司信息的沟通和交流，保证信息的安全

随着计算机、网络技术运用的不断优化，信息技术在企业内部控制中日益重要。虽然ERP系统为公司提供了良好的信息共享平台，但是还是需要改进。

1.完善信息沟通渠道

四川南充制药有限公司在ERP系统的使用上，各个部门和各个环节都采用了权限控制和密码登录，只允许内部人员进行工作和查询，这虽然很好地维护公司信息的安全性，但是日常信息传递和交流十分不便。这些问题需要公司与软件公司进行协商，在原有ERP系统中新增一个统一的报告模块，各个部门的信息都能从这里找到，但是这个系统需要进项权限控制，只对各个部门的高层人员开放，防止信息的泄露。此外，为了保证信息传递的可靠性，公司的ERP系统应该尽可能设计的详细，具体到各个点数据的输入、处理和传递过程，同时应该定期对数据进行汇总分析，尽早发现数据错误，分析错误产生原因，及时进行更正，防止信息传递的失真，影响后面的其他环节。

2.加强人员管理

ERP系统的重要参与者是人，因此对人员管理方面不能忽视。首先，要保证员工对系统了解，防止信息输入错误。其次，要对员工进行道德培养，建立相关考核制度，防止员工对公司信息进行非法修改，为了个人利益进行xx舞弊，甚至泄露公司信息。这样才能确保公司信息真实、可靠，有利于更好地发挥内部控制的作用，实现公司的经营目标。

（五）完善公司的监督体系

四川南充制药有限公司的管理层忽视内部监督，内部监督体系比较落后，极易产生会计信息失真和xx的问题，必须加强体制建设。

1.建立科学的内部监督体系

公司各部门应该改变传统审计观念，与时俱进，充分利用ERP系统的权限控制，建立科学的内部监督体系。公司需要调整ERP系统，增加内部审计部分，审计人员可以通过 ERP 系统对公司生产经营活动进行实时监控，全面监管，提高审计质量。此外，审计人员的培养也不可以忽视，审计人员应该具备丰富的审计知识和专业的职业操守，绝不徇私舞弊，提升自己的综合能力。除此之外，审计人员应该了解制药行业的特点，熟悉ERP系统的使用，对公司的数据进行实时监控。

2.加强外部审计对公司信息的评价

审计是由外部审计和内部审计组成，二者在企业的价值体现上有所不同，四川南充制药有限公司应该完善外部审计，确保公司信息的真实可靠。外部审计不受管理当局的影响，不需要迎合公司的需要，他们只对国家法律负责，受限制的地方少，更能做到公平公正，保证会计审计的对立性。

结论

随着经济和科技的发展，很多企业为了保持自己的竞争优势，越来越重视内部控制和ERP系统的融合。但是总的来说，我国的ERP系统应用还处在初级阶段，存在着ERP系统与公司实施内部控制的适配度不高、自上而下的预算管理制度实用性不高、ERP系统存在安全风险隐患、信息与沟通不畅、管理层的忽视，内部监督不力等问题，实施效果并不明显。在此基础上，提出了完善措施：一是营造良好的内部控制环境，提高ERP系统与内部控制的匹配度，提高员工对ERP系统的使用效率；二是全面加强预算控制；三是建立ERP系统适应的风险预防机制；四是加强公司信息的沟通和交流，保证信息的安全；五是完善公司的监督体系，建立科学的内部监督体系，加强外部审计对公司信息的评价。

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