—HG公司采购业务内部控制完善研究

　　摘要

在企业内部的各个生产经营活动之中，采购业务是企业生产活动中的首要环节，更是企业发展壮大的关键环节，企业采购业务的成本高低将会直接影响企业的生产成本，直接对企业的效益产生重要作用，完善有效的采购业务内控管理更是能为企业的进一步发展提供坚实基础。越来越多的企业也积极进行了内部控制的建设，但在实际中仍存在着诸多问题和不足：风险评估缺失、监督机制漏洞百出、控制活动不严、信息与沟通系统落后、内部环境陈旧的内部控制问题层出不穷。因此，对采购业务内部控制的研究具有极其重要的理论与实践意义。
本文的研究对象是行业领头公司HG公司。在其多年来的发展过程当中，HG公司飞速发展，形成了自己的品牌文化，塑造了自己的核心竞争力，培养了大规模的客户群体，成为其行业的领头企业。但是在社会急剧变化的当下HG公司要想继续保持优势，就必须要在企业内部建立完善的内部控制制度。本文通过深入调查研究分析，发现了HG公司在采购业务内部控制方面的不足与漏洞，并依据所学习的知识与现有的理论成果提出了自己的改进措施，也希望能对该行业的其他企业起到一定的借鉴作用。
关键词：HG公司采购业务内部控制采购业务流程

　　1绪论

　　1.1研究的背景意义

进入改革开放和经济全球化的新时期以来，我国企业迅速发展，企业整体实力不断加强，企业规模越来越大。与此同时，在企业的生产经营活动中，采购业务内部控制的重要性进一步凸显，采购业务内部控制对于企业的影响也越来越大。完善的内部控制会对企业生产经营活动中的各个环节各个步骤进行约束和调节，相反，由于采购业务内控制度不完善不严密而出现在采购活动中的资源浪费，以权谋私，暗中操纵而给企业造成重大损失的案例也是层出不穷，从新加坡中航油事件到三鹿事件，再到国外的法国兴业银行事件，无不体现着采购业务内控制度的完善对于企业的重要作用。
总之，采购业务内部控制制度的完善对于企业的稳定长远发展有着极其重要的意义，但是与此同时因为我国的内部控制观念淡薄，企业领导或上层管理人员对其重视程度不够等因素的影响，使得采购业务内部控制的真正作用不能被完全体现出来，因此加强内部控制体系的研究分析与探索就显得刻不容缓，只有有效的解决突显出来的种种内部控制问题才能推动企业更好的发展。本文将HG企业作为本次论文的研究对象，分析考察其公司内部采购业务内部控制的优点与不足，优点可以使其他企业进行借鉴，对于其中存在的需要进一步完善的部分将提出针对性的措施建议，使HG企业的采购业务内部控制制度更加完善，以此同时，HG企业作为行业里的领头企业，对其进行研究分析，对于整个行业的采购业务内部控制的完善和加强具有代表性。

　　1.2国内外理论研究现状

1.2.1国内理论研究现状
王英晶（2018）认为企业只有把生产经营活动中最基本的采购业务处理好之后，才可能获得更好地发展机遇，更好地生产发展进步，要不然只能接受被市场淘汰的命运。采购业务当中出现问题是很常见的，但是如果就此忽略这些问题无疑是非常致命的，对公司的未来发展起不到推动作用，因而应当在企业内部建立完善的内部控制制度和有效的采购业务控制体系，以此来保证的发展。
白翠萍（2018）通过分析采购业务内部控制体系当中的关键点和关键控制，得出采购业务内部控制的完善对企业的发展具有举足轻重的价值，完善有效的采购业务内部控制体系可以使得公司采购业务更加高效，采购成本更低，更好地调动公司采购部门人员的工作热情，更好地推动公司长远发展。
许艳莉（2018）认为在当今经济飞速发展的时代，企业内部的内部控制体系对于企业的长远健康发展有着很重要的意义，因而要做好企业内部的内部控制体系，特别是采购业务内部控制体系的构建，利用公司的内部控制体系更好地去对公司的生产经营活动进行修正，更好的推动企业发展。
黎霭华（2018）认为在公司日常的生产经营活动当中，虽然公司需要处理的业务很多，但采购业务都是公司运行的第一环节，而且采购计划一般都涵盖了前期的成本投入，采购如果做不好，公司后续的发展必然受到影响，因而在企业内部要完善采购业务内部控制，建立健全内控体系。
1.2.2国外理论研究现状
Idilkaya（2017）认为公司的内部控制体系的构建是经过多方面评估的，是根据公司实际进行的，而且完善的内部控制可以加强对公司的管理，形成良好的内部控制环境使得公司的生产经营活动处于可控范围之中，避免突发状况对公司造成损失。
WattsAtala(2017)认为公司内部的内部控制体系的构建需要提前做好各方面的核查工作，制定出切实有效的控制流程，然后结合公司内部的生产经营活动的实际情况，制定出符合本公司的内部控制体系。

　　1.3本文思路

本文按照HG企业的采购业务的发生流程来进行深入的透彻分析，遵照发现其中存在的缺陷问题进而分析解决存在问题的思路，以现有的理论研究为基础，考察分析得出HG企业在其公司采购业务内部控制上存在的缺陷及形成这种不足的原因，并且针对其采购业务中存在的问题，提出专门的针对性建议和对策。本文主要分为以下六个部分：
第一章是绪论部分，包括本次论文研究分析的背景意义，国内外对采购业务内部控制的研究成果的概述，本文的写作框架以及创新点
第二章是采购业务内部控制理论部分的介绍，主要是内部控制和采购业务内部控制相关的概念和研究的理论基础，对内部控制的五大要素做了阐释，采购业务内部控制包含的内容，基本流程
第三章是HG公司的企业简介，组织结构概况，以及对HG公司采购业务现状的介绍
第四章是本论文的重点部分，对HG公司的采购业务出现的问题进行分析，并指出这些问题对应的内部控制中存在的问题
第五章是针对HG公司采购业务存在的问题，提出相对应的优化措施
第六章是结论与展望部分，是对本文的总结

　　1.4创新点

就当今社会而言，经济发展日新月异，这就造成了企业管理者对于企业各项生产活动的内部控制愈发的重视，虽然看起来众多学者都对内部控制和采购业务内部控制提出了自己的看法和理论，并且也取得了相当不错的成果。但是相比较于企业的销售业务等其他业务来说，人们对于采购业务内部控制的研究和考察分析就显得十分的滞后，研究成果很少。同时，相较于其他行业来说，本文在选题写作的时候，正是看到了这个现状，笔者决定对于企业采购业务内部控制的进一步完善进行考察分析研究，并且在研究当中，查阅了大量的相关资料，并且对于采购业务的各个流程及其步骤也都进行了细致的梳理和分析，拜访了相关的专业人士和负责企业物资采购的会计，进行实证研究，大大增强了可信度。另一创新点是在本文内容上，与现有的采购业务内部控制的研究理论成果相比而言，本文按照企业采购业务流程的发生来进行分析研究，针对HG公司当中存在的问题缺陷提出相对应的对策，这不仅可以在一定程度上解决该企业目前存在的问题，而且对于同行业中采购业务内部控制不完善的企业也有很重要的借鉴意义。

　　2采购业务内部控制的理论概述

　　2.1内部控制的相关理论概述

2.1.1内部控制的定义
对于内部控制的定义现在存在很多的版本，目前对内部控制定义相对权威认可度比较高的是1994年XCOSO报告指出的：内部控制是由企业董事会，经理阶层和其他员工实施的，为营运的效率效果，财务报告的可靠性，相关法令的遵循性等目标的达成而提供合理保证的过程。经过这段时间对于内部控制的考察分析之后，我认为现实企业中的采购业务内部控制是针对采购业务的整个流程而言的，以发生流程为导向，同样会受到来自人的因素的影响，同样也有其固有的局限不足，内部控制在企业当中只能是一个合理保证的效果，而不能真正做到无差别的保证。
2.1.2内部控制的基本要素
内部控制主要包括内部环境，风险评估，控制活动，信息与沟通，内部监控五个要素。
1.内部环境提供
企业的文化环境与公司内部的组织架构，影响内部人员的内控意识的养成，是内部控制其他要素能够有效发挥作用的基础,涵盖企业文化，企业组织架构等要素。
2.风险评估是企业领导者分析认清目标实现过程中随时可能会发生会存在的风险，进而进一步对风险进行评估，多表现为风险识别，风险分析，风险应对等。
3.控制活动是保证企业管理人员的安排能够在公司内部顺利传达的步骤程序，如核准，授权，验证，调节，复核业绩等，控制活动在企业日常的生产经营活动当中存在的是比较广泛的，在企业的各个职能部门以及上下级之间都明显存在。
4.信息与沟通是企业在生产经营活动中，按照内部约定俗成的一种形式信号进行信息的沟通传递，从而使得企业内部人员能够高效准确的履行责任。企业的信息的沟通与交流不仅仅是针对企业内部的生产经营活动，同时也适用于与外部客户合作的信息交流沟通。有效的信息与沟通，可以使各个要素更好的结合，更好的推动公司发展。
5.内部监控是指公司内部指定专门的企业人员，在一定适合的基础下，对企业内部控制制度的运行效果进行审核评估，内部监控活动在一定程度上可以保证企业的内部控制制度能够有效稳定的运行。在企业中多表现为不间断的监控监督活动等。
2.1.3内部控制的作用
在企业中，完善的内部控制会提供给企业高质量的会计信息，详实有效的资产资料，能够进一步对公司的内部生产经营进行监督。成熟的企业内部控制制度能够更好的推动企业不断发展壮大，反之，不完整不成熟的企业内部控制制度在根本上阻碍了企业的发展壮大。很多企业的发展案例表明，完善高效的内部控制制度对于企业的不断发展壮大是必须的， 是公司发展的基石，企业的一切生产经营活动都应该处于完善的内部控制之下，只有完善运行良好的内部控制才可以为企业的审计监督工作提供保证。

　　2.2采购业务内部控制的理论概述

2.2.1采购业务内部控制的定义
企业的采购业务指的是企业为了满足自身的生产经营的需要，在供应市场获取产品或者服务来作为自身发展的材料，以此来保证企业的生产经营活动正常开展。因而采购业务内部控制指的就是为了加强企业对采购业务各个采购流程的控制效果，提高企业的采购效率，规范企业自身采购行为而进行的一系列控制活动。完善高效的采购业务内部控制可以降低企业的采购成本，促进企业稳定长远发展。
2.2.2采购业务的流程

　　如表2-1，在企业当中，各种生产经营活动的起点便是采购业务，采购业务则对企业的生产经营活动各方面都产生深远的影响，采购的成本高低将直接作用于产品的成本以及定价，从而对企业的效益和利润产生影响，而在现代企业的经营和发展当中，采购业务更是在其中发挥着极其重要的作用。采购业务开始于请求购买者的需求的产生，然后便是向上级主管负责人提出相应的请购申请，并且填制请购清单，上级主管部门在收到采购申请之后进行审批，并通过清点库存，确定需求量等方式确定采购量，企业内部负责采购的采购人员则通过考察供应商或者招标的方式来对比供货商的货物资料及价格，最终确定出单位本次采购的供应商，与供应商之间签订合法的订单合同，供应商送货，采购企业验收货物并且接收供应企业开出的发票进入发票校验结算支付流程，最后以采购企业完成付款得到所需的产品或服务而结束。
2.2.3采购业务内部控制构成要素
1.控制环境
企业内采购业务内部控制的控制环境主要是指公司内负责采购业务的相关部门的管理规章、部门的文化、员工的采购专业能力、职业素养等。
应有内控：负责采购业务员工的胜任力、采购部门内部管理制度的合理性、采购部门人员能力与所处岗位的匹配度、部门内部文化对于员工工作积极性的影响。
2.风险评估
对于企业来说，采购业务当中存在的风险主要是以下几点·：
（1）质量风险，主要是指企业所采购的物资产品质量参差不齐，采购产品的质量远远的达不到企业和本行业的要求，使得所采购物资难以满足企业的需求
（2）违约风险，主要指的是由于供应商在交货时间，交货数量等方面不能按时履约，给企业造成的损失
（3）采购计划风险，这种风险是指由于采购员进行采购活动的时候对于企业自身实际情况以及市场行情的预估不准确，导致最终进行采购的数量与企业的目标发生较大的偏差，给企业造成相应的损失
（4）采购合同风险，多是指采购方与供应商在拟定合同的时候有的合同条款不够明确，特别是在采购价格上，导致在交货时产生争议而给企业造成损失
（5）市场风险，这主要是指由于XX方针的临时改变等不可预知的外部原因的变化而导致的市场需求与供给之间的变化，对企业的采购业务造成影响
应有内控：对采购业务风险评估的及时性、收集信息的全面性、制定可靠的应变措施

　　3.控制活动

采购业务的内部控制活动主要针对采购业务的各个流程，包括提出采购申请，采购申请的审批，制定采购计划，选出合适供应商，与供应商签订采购合同，采购物资的验收入库，会计控制等环节。
提出采购申请，是指企业中的需求部门根据本部门的实际需要和需求数量，提出请购申请，此环节中应有内控：采购申请的合理性，采购申请制度的完善，采购物资的实用性；
采购申请的审批，指的是企业中上级主管经理对采购计划进行审核，此环节中应有内控：采购申请审批制度的完善，采购申请审批的审批人及审批效率；
制定采购计划，采购部门将审批通过的采购申请统筹安排，制定采购计划，此环节应有内控：采购计划的合理性，采购计划对公司正常经营活动的影响；
确定供应商，采购部门经过竞价询价等方式确定所需物资产品的供应商，此环节应有内控：对供应商评估的机制，供应商淘汰机制，供应产品的质量；
确定供应商并与之签订采购合同之后，在采购价格，采购物资规格，供货时间等方面达成一致后，与其签订采购合同，此环节应有内控：科学的采购定价机制，采购合同的真实性和合法性，以及明确出双方的权利义务及违约后果；
采购物资验收，企业仓储部门对于本次采购活动中采购物资的检验与接收，确保符合企业采购要求，此环节应有内控：企业采购要求的明确，完善高效的物资验收程序；
付款，仓储部门将所采购物资验收之后，企业对与供应商之间签订的相关发票单据等内容审核无误后，按照采购合同中约定的款项，将款项及时向供应商进行支付，此环节应有内控：健全的付款审批程序，恰当的付款方式，发票单据的真实有效；
会计控制，对采购业务流程及现状的会计系统的控制，保证会计记录的真实可靠，此环节应有内控：真实反映采购业务过程中的资金流变化，账账，账实，账表记录的一致性。

　　4.信息与沟通。

企业内部控制中的信息与沟通分为内部沟通与外部沟通
内部沟通指参与采购活动的各部门之间的充分沟通与协调，申请采购的部门与采购部门之间的良好沟通可以及时了解公司内部需求；采购部门与审批部门之间的沟通可以提高审批效率；采购部门与仓库管理部门的及时沟通可以确保采购物资的质量及送达效率；外部沟通指的则是公司与供应商之间建立良好的沟通机制和渠道，进行及时有效的沟通；公司与银行之间的充分的良好的沟通可以及时了解采购所需贷款的到账情况等。
应有内控：采购业务进行中信息沟通的及时性、采购信息在公司内部流动的全面性

　　5.监督

采购业务的内部控制监督是指公司对于采购业务内部控制制度的规范，体系的运行、执行情况的严格审查，及时发现流程中存在的缺陷并加以修正。
应有内控：监督的制度规范，监督的效率，监督的实用价值

　　3HG公司采购业务内部控制现状分析

　　3.1HG公司简介

3.1.1HG公司概况
本文引用的HG企业是一家生产销售移动设备的现代科技公司，在广东深圳注册成立。HG公司是目前世界上占据领先地位的通信技术供应商，HG公司专注于ICT领域，公司始终贯彻诚信发展，客服体验至上，兼容并包的开发性理念，使得HG公司能够在引进国外先进技术理念的同时坚持自我创新，自我革新的方针，并利用自己对于通信领域的独特理解和理念服务，不断为客户提供更好的通信体验和服务，坚持自我创新，使得公司许多技术都走在了世界的前列。HG公司的服务多是集中在网络通信，移动通信，通信增值以及宽带，通信中断等领域。2013年，HG公司首超全球第一大电信设备商爱立信，排名《财富》世界500强第315位。
HG公司想要给客户提供随时随地都可以享受的通信体验，因而HG公司提出了通信地址全融合的构想方案，这给人们的生活提供了极大的便利。服务领域的多样使得HG公司的采购业务涵盖的需要采购物资繁杂，而其中对屏幕，手机系统，摄像头等采购产品的技术要求较高，所采购物资的生产技术多被国外企业垄断，使得需要采购物资的可替代性极低。
3.1.2HG公司组织架构

　　如表3-1，HG公司的股东大会由持股较多的大股东组成，这是HG公司的最高权力机构，对HG公司内部的重大生产经营活动如选举董事长，召开股东大会等事项做出决定。下属的董事会是HG公司的责任机构，负责HG公司日常的生产经营管理，以及聘用职业经理人对公司进行日常管理，同时保证股东利润的分配。在董事会下面设有总经理，任用职业经理人对公司进行日常的管理，总经理对董事会负责，管理公司各个部门的生产活动。

　　3.2HG公司采购业务流程

　　3.3HG公司采购业务内部控制现状

3.3.1控制环境
控制环境是采购业务内部控制组成要素的基础要素，HG公司的采购业务的内部控制主要体现在HG的企业文化和组织架构方面。HG公司的企业文化主要体现在于公司内部的采购业务制度规范条例上。该采购业务制度条例包括HG公司的采购业务流程标准，规定了采购业务的目标和管理原则，是公司所有采购业务规定的起源并且阐述了企业基本的采购政策、采购业务控制政策等。其企业采购文化还体现在企业的价值观中，采购业务进行中的至诚守信更是其中重要的一点。组织架构方面，HG公司拥有比较现代的组织监督架构体系，股东大会下设了董事会，在董事会之外，设置了监事会，监督公司董事会以及采购管理人员的工作情况；在董事会之下设置审计部门，监督公司内部的采购业务活动（见表3-3）同时监督公司采购业务内部控制制度的实施情况，对公司采购业务内控的运行进行自我评价与修正。HG公司的组织架构合理，采购业务内部控制制度相对比较完善，有利于公司的进一步发展。但是下设审计部门的监督业务量较大，可能无法做到对采购部门的专一有效监督。

　　3.3.2风险评估
在HG公司内部，设有采购业务的风险控制部门，专门负责企业采购业务活动中的风险评估，风险控制负责人每周都会对各项采购业务进行汇总和风险评估，分析其中的风险关键点，风险等级，风险的严重程度等，并会例行向上级主管汇报，针对采购业务流程中可能发生的风险提出相应的规避措施，保证在风险发生时企业正常的采购活动不会受到影响。
3.3.3控制活动
（1）需求部门提出采购申请
HG公司内部的需求部门通过汇总本部门内部的采购需求，确定申购的物资规格，种类，以及预算，向采购部门提出采购申请
（2)采购部门分析需求，提出采购申请
采购部门通过分析需求部门的采购申请，向上级主管，经理或财务总监提出采购申请
（3）上级主管在权限内进行审批
接到采购申请之后，权责范围内的主管人员对采购计划进行审批，在HG公司内部，小于10万的采购申请，采购部门主管可以进行审批；10-20万的采购申请需要总经理进行审批，50万以上的采购需要必须由财务总监进行审批，采购申请数额越大，需要的审批权限越大
（4）采购部门制定采购计划
采购部门通过分析部门的需求和库存情况，从而大致确定本次采购业务需要进行采购的物资数量以及所需的采购资金，采购人员，采购责任的落实分配等等
（5）确定供应商，签订供应合同
HG公司在确定供应商的时候，会分别从技术、质量、响应、交付、成本、环境、安全七个方面进行综合评估。对所有供应商进行评估排序之后确定出本次采购业务的供应商，评估结束选出本次采购的供应商后，由采购部门的负责人与选定的供应商签订供应合同
（6）采购物资到货核查并进行物资验收
采购的物资在供应商送货到达后，仓库会进行接收并将其放置于待检区，进行检测。如果检测通过，则确认接受进行入库。如果检测未通过，视为品质异常处理，并向申购部门确认该物料是否是急用材料。如果该物料为急料，则进行组织评估；如果该物料不是急用材料，则给出退货结论。若组织评估通过，同意使用，则确认接受入库；若组织评审不通过，则给出退货结论。对于给出退货结论的物料，则进入退货区，并退还给供应商
（7）支付采购货款
当HG公司的仓储部门对物料确认接受后，供应商可申请发票，根据各供应商的期限，其可在期限到达时收到货款，HG公司的付款活动由其ERP系统自动处理。
3.3.4信息与沟通
HG公司在公司内部建立了完善的采购业务信息与沟通机制，通过每周三定期的采购业务沟通会，及时有效的传递了采购信息，保证了公司采购决策的落实，同时对这期间内的采购内部控制问题进行回顾与反思，有利于下期采购工作的开展。HG每个部门拥有自己的内部网站，采购部门定期在网站上及时发布采购业务流程与规范，使得每个采购部门的员工都能及时掌握最新的采购信息和采购业务规范，清楚的了解到公司的采购业务内部控制制度及运行情况。
3.3.5监督控制
HG公司的采购业务内部控制监督分为内部监督和外部监督
外部监督：在签订采购合同时，HG公司还会与各供应商之间签订采购业务监督协议，如果在公司采购过程中发现内部采购人员存在以权谋私等不当行为，供应商可向HG公司举报，可以获得不菲的奖励。
内部监督：HG公司内部设有采购理事会，还有专门的审计部门负责采购监督，在每周三的采购业务定期会议上还有对采购部门的评估问责，并且要求采购业务的直接负责人对采购业务过程中的问题做出说明解释

　　4HG公司采购业务内部控制存在的问题分析

通过第三章对HG公司采购业务内部控制的详细分析，我们可以基本了解到HG公司整体的采购业务内部控制做的较为完善。包括组织架构和企业文化的控制环境较为完善，而且在公司内部建立了专门的风险评估部门来防范风险，与此同时，采购业务的内部控制活动涵盖了采购业务中的各个流程，公司内部采购信息能够做到沟通充分，定期沟通；监督机制包含内外部监督，能够有效的监控内部采购活动。但深入分析和研究后，我们得出结论虽然HG公司在采购业务整体内部控制方面做的较完善，但在某些细节部分，主要是控制环境及控制活动方面做的还不是很到位，控制环境上的不足主要体现在采购业务责任分配制度不合理，在控制活动方面的不足则体现在可供选择的供应商有限和采购业务进行中质量把控不严的情况。

　　4.1采购人员培养制度不完善

HG公司对公司内部采购管理人员和采购技术人员的继续教育始终给予了高度重视，公司会定期安排采购专业的培训课程或是进行出国留学深造学习国外先进采购水平和经验。但公司对采购人才的培养动力不足，完整的培养规划缺乏，在HG公司的内部规范文件认为采购人员仅仅是服务于企业的生产部门，而且日常工作比较简单，只需按要求购买材料即可，工作也没有较高的技术含量，不需要公司投入太多精力，但伴随着经济的不断发展和ERP系统在企业的生产经营活动中扮演着越来越重要的角色，HG公司的采购人员应与时俱进，丰富自己的采购技艺，提高自己的采购水平。另一方面虽然在HG公司内部采购工作非常的繁重，但采购人员的薪水在HG公司内部还是比较低的水平，HG公司又缺乏相对应的采购绩效考核体系机制，在一定程度上影响采购人员的工作热情，不能充分激发出采购人员的业务能力。

　　4.2风险评估体系不够完善

4.2.1管理层缺乏采购风险防范认识
HG公司管理层对于采购环节的内部控制风险评价常常是表面文章，公司主管及管理层对采购风险控制的认识不够重视，在上层管理者之间没有引起足够的注意，公司内部管理者普遍认为采购风险是无法真正做到万无一失的，因此进行采购风险评估的意义作用不大，这使得管理者们没有足够的采购风险防范认识，对于防范采购业务中采购价格风险、采购物品质量风险和付款风险等没有相应的风险控制应急措施，这从长远来看不利于企业进一步的长远发展。
4.2.2风险评估体系尚未建立
HG公司自创办至今，已有多年的发展历史，然而在HG公司内部并没有针对公司的采购业务建立起有效的绩效评价机制，另外，HG公司开展的一些风险评估工作并没有贯穿采购流程，使得对于采购业务的风险评估不够全面，造成采购业务防范预警机制的缺乏，进一步造成了HG公司风险控制的薄弱现状。HG公司内部未建立完善的采购业务预警机制，可能就会导致采购过程中如果出现问题，公司内部并没有及时有效的预警措施来应对突发情况，给公司造成损失。

　　4.3有些采购流程控制不到位

4.3.1采购计划审批不规范
HG公司为了更好的完善采购业务的内部控制，在HG公司的内部增设了很多从请购到最后验收付款等环节的审批确认工作，这样虽然增加了采购流程中的审核力度，但是对于减少内部采购人员徇私舞弊的情况确实起到了一定效果，但是在这种情况下经过多人多层次的审批下来会浪费很多时间和机会，这可能会对采购部门的采购效率造成影响，影响到HG公司采购业务的高效有序进行，进而对公司造成损失。
4.3.2对供应商的管理有待加强
HG公司在选择供应商时太过于看重采购价格在其中的作用，这样就容易造成选择供应商时标准单一，过于看重某个要素，导致公司所需的采购物资质量难以得到保障，从而对公司的正常生产经营活动造成不好影响，给公司造成损失。对供应商的考核评价制度不够完善，公司在确定供应商时不应只关注其中的采购价格或是采购质量等某一个因素，应当建立一个综合多方面要素的完善可操作的的对供应商评价的体系，进行全面评价。
4.3.3付款环节不够完善
HG公司在购进手机系统，屏幕等材料时可能会根据实际情况提前支付一部分的预付款项，这部分的预付款项存在没有经过审批就由采购负责人直接申请支付的情况，这样的情况就会使得这部分款项缺乏审批监督，可能会对HG公司有序的付款审批体系造成冲击，那么就容易使得在采购环节中容易出现浪费徇私舞弊现象。

　　5HG公司采购业务内部控制优化措施

通过我们深入得分析，我们得出了HG公司在控制环境和控制活动方面的几个问题：，并结合HG公司的实际采购业务活动和同行业其他公司的先进经验，我们给出了解决HG公司采购业务内部控制存在问题对应的对策和建议：针对控制环境中采购人员培养制度不合理的现状，应当制定完善的采购人员培养制度；针对HG公司风险评估体系不完善的现状，应当提高采购业务风险防范意识，完善采购业务风险防范体系；控制活动中的某些采购流程控制不到位，因此应当完善采购业务流程管理，规范采购计划审批，加强对供应商的管理，完善对付款环节的监督。

　　5.1优化采购人员培养制度

5.1.1制定完善的采购人员培养计划
HG公司应当针对公司内部采购业务人员及自身采购业务的现状来制定符合实际的采购人员培养计划，完善采购人才评价和技术交流机制制度。HG公司应当在引进先进采购信息管理系统的同时，做好采购人员培训工作，开展采购业务的趣味活动,为发现和选拔采购业务人才创造条件。组织采购人员进行相互交流。HG公司内部应当举办丰富的采购专业交流会,为采购人员参与采购业务技术交流创造条件。与此同时，公司应当在完善采购人员培训与考核的同时，建立采购员工凭技能晋升、靠采购业绩贡献来确定收入分配的激励机制,设立采购职务津贴等制度来提高采购人员的综合素质，学习掌握先进的采购技术，丰富采购人员对公司所需材料的采购技巧和管理经验。
5.1.2完善采购人力资源管理制度
企业内部良好的采购人力资源政策不仅有利于企业实现自身的战略目标，而且有利于HG公司内部更好地把采购业务内部控制进一步完善。HG公司如果想要拥有自己的素质高技能硬的采购人员队伍，必须配备相应的采购制度的规范，完善员工培训，薪酬管理和绩效考核等方面的工作。一方面，公司应重视对于采购人员的采购职业素质的培养，公司定期组织采购业务培训，聘请采购老师指导，加强对项目物资能力的鉴定能力。另一方面，公司应建立公平、公正和公开的采购人才招聘制度，提高采购的培训水平等采购人力资源政策，逐步完善公司人力资源管理。在采购员工的培训方面，应当强化采购职业技能的培训，使采购人员的道德和职业素质不断提高，保持采购人员的工作热情。同时建立采购人员竞争性招聘制度和轮岗制度，认真做好采购人员上岗前培训和优秀采购人员的培训工作。在采购人员考核方面，公司应当制定合理的薪酬和科学的绩效考核制度，规范和完善HG公司内部的采购业务评价奖惩机制，通过定期和不定期检查，评价采购效果的落实情况强化采购绩效考核管理，做好采购业务的阶段性评估工作，评估结果应与薪酬挂钩，充分反映采购人员的工作情况。

　　5.2完善采购业务风险防范体系

5.2.1提高采购业务风险防范意识
企业内部对采购业务风险防范意识的重视可以提高企业内部的采购业务内部控制水平，促使企业的采购管理层及全体采购人员不断提升采购业务的防范意识，为推动HG公司内部控制的完善与发展起到积极作用，促进公司更好更安全发展。因此，HG公司应针对采购流程中可能出现的风险，对采购人员做好风险意识和风险防范的培训，特别是采购业务的管理层人员之间，要引起对采购业务风险防范的高度重视。
5.2.2加强采购业务风险防范体系建设
HG公司的采购业务风险防范体系与HG公司的整个内部控制管理体系是密不可分的，在加强采购业务风险防范体系建设的同时应注意公司内部控制体系的搭建，使得二者相互促进，互相推动。HG公司在加强采购业务风险防范体系建设的时候应注意构建一个严密的内部控制体系，使采购人员都能够参与其中，对于HG公司而言，应当结合HG公司实际来建立和完善采购风险防控体系，完善采购业务岗位授权制度，执行采购人员薪酬绩效挂钩原则，明确采购授权对象、条件、范围和额度并进一步完善采购授权审批和稽核检查等工作，并规定采购部门管理层主管及采购工作人员应负的责任与奖惩机制，做到采购业务流程中风险管理执行情况与绩效薪酬直接挂钩。此外，还应当在HG公司内部进行不间断的采购风险预警，全面监测采购业务整个流程中的风险，做好采购业务的风险预警及防范。

　　5.3完善采购业务流程管理

5.3.1规范采购计划审批
HG公司的采购计划的制定包含多个部门：采购部，行政部，财务部等，一个完善的采购计划的制定需要这些部门之间相互配合，相互协调。而采购计划的审批则需要审批权限内的人进行及时审批，进而使得采购计划可以及时推进，对公司正常的生产经营活动不能造成影响。对于采购计划的审批，应当着眼于HG公司内部的采购业务实际情况，根据请购部门的需求来进行采购。采购计划的审批要按照公司内部的规章流程进行审批。鉴于HG公司内部冗长的审批流程，应当进行简化：请购部门根据需求进行请购，采购部门主管对所请购的物资价格，规格等进行核实审批，财务部门对其请购项目的预算进行审核，如果请购预算审核通过，那么由主管经理进行最后审批，如果审批通过则按照采购计划进行采购。既精简了公司的采购流程，也提高了采购审批的效率，有利于公司长远发展。
5.3.2加强对供应商的管理
HG公司采购部门在选择供应商的时候应当坚持公开公平原则，同时对圈定的备选供应商的综合评估也是其中很重要的一个步骤，选择供应商的时候，不光要看供应商的采购价格或是采购物资质量等因素的某一个方面，还要具体考虑到供应商的公司资历，信用度，财务状况，人员数量，公司产能等关键因素，要对供应商进行综合评估，才能选出最适合的供应商。
HG公司应当通过查询供应商的产品供应能力，产品质量水平以及产品的合作服务等级等信息，实时关注供应商的发展，与此同时，HG公司应当根据对供应商的综合考核评估结果，做好对供应商的管理。完善供应商的考核管理制度，不仅能够提高HG公司对供应商的管理水平，选出更加适合企业的供应商，同时也能减少很多因为供应商的服务水平低下带来的问题，从而更好地利于公司发展。
5.3.3完善对付款环节的监督
HG公司的财务部门应当对采购开支预算、双方签订的采购合同和采购单据等相关材料进行核对审查，确定这些材料是否真实是否符合公司的规章制度，从而进一步进行判断是否应该付款。在审核采购合同和单据的时候，一经发现采购单据xxxx，财务部门就要上报负责人，同时严肃追责，使公司与供应商之间的对账工作成为新常态，不定期不间断的进行对账，并且按照公司内部控制要求制定对账的工作任务，同时，对于积极配合HG公司进行对账的供应商，可以进一步展开合作，培养相互间的工作信任，相反对于那些不积极配合公司对账，对公司付款环节监督无力的企业应该停止与其合作。要想真正的实现对付款环节的监督，公司内部完善的付款审批监督机制是必须具备的，同时也需要供应商的配合。

　　结论与展望

　　1.研究结论

随着经济社会的不断发展，高效有序的采购业务在企业的生产经营活动中扮演着愈来愈重要的作用，采购业务是企业生产中首要的业务也是最基本的业务，如何高效有序的推进企业采购业务已经成为了影响企业绩效的重要因素。采购业务当中任一环节的内部控制不到位都有可能影响企业生产经营活动的正常有序运行。本文从国内企业采购业务的内部控制现状为出发点，通过研读国内外采购业务内部控制制度的理论成果，从而进一步深入的分析HG企业的采购业务内部控制中存在的问题与缺陷，结合内部控制的要素，最后给出针对性的优化措施和建议。
经过研究调查发现，HG企业虽然发展时间较长，但是其内部控制制度却尚不完善，这对于HG的长远发展来说是一个危险的信号，例如采购人员的培养制度不够完善，公司内部的风险评估体系还需改进，对某些采购流程的控制不足，对于以上问题，本文针对性的提出了制定完善的采购人员培养制度，提高采购业务风险防范意识，完善采购业务风险防范体系，完善采购业务流程管理，规范采购计划审批，加强对供应商的管理，完善对付款环节的监督等对策，希望可以使相应的问题得以解决。

　　2.未来展望

HG公司采购业务的发生涉及到很多材料技术的购买与引进，在HG企业的日常生产经营中也会有一些问题，本文只是对其中一方面进行了研究分析，使得研究不足够全面，同时由于本文受限于学术水平和相关知识，致使问题研究的不够透彻深入，对于HG企业的内控优化设计还不够全面，在以后的学习中一定加强相关理论和实践相结合，不断学习，为做好内部控制制度的研究打下良好的基础。

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