摘要
随着经济的不断发展,社会各界对内部控制的关注只增不减,尽管我国内部控制研究日渐丰富,但是研究重心还是以医院等事业单位为主,对公立学校的内部控制研究相对较少,公立学校有着公益属性,不以营利为目的,所以容易忽视内部控制的管理,而且公立学校的资金主要由财政拨款,缺乏内部控制的管理,易产生资金外用,资金闲置和浪费的现象。2012年中华人民共和国财政部制定了《行政事业单位内部控制规范》(试行)21号文件,自此以后不断修订重发,实施这么多年来,公立学校的内部控制建设有何效果,财政拨款资金的挪用、闲浪费的情况是否还存在,我们都需要重新审视与研究。基于以上背景,本文采用文献研究法、观察法以及案例研究法对LJ进修学校第三附属小学内部控制建设情况进行研究分析:通过深入观察,详细了解LJ进修学校第三附属小学内部控制的建设情况,并查阅相关文献,比照其他公立学校,包括县城其他小学、中学,甚至查看了部分高校的内部控制建设,最终对小学内部控制现状及存在的问题作出具体研究分析,并针对性地提出对应的完善建议,优化内部控制环境,提升内部控制意识,加强相关人员的培训,完善信息化建设,并且对学校内部控制预算方面与采购这两大重要环节提出具体对策,促进内部控制更完善的发挥自身作用。
关键词:行政事业单位,公立学校,内部控制
第1章 绪论
1.1 研究背景和意义
1.1.1 研究背景
当前整个社会的经济局面呈现复杂形势,面对的挑战也更多,而这也更加凸显了财务内部控制对经济发展的重要作用,让我们了解到只有具备了良好完善的财务内部控制才能够确保单位整体的平稳有序运行。随着行政事业单位内部控制相关的研究慢慢发展起来,以高校、医院等公益事业为研究对象的内控研究居多,公立学校的内部控制相关研究甚少,但是伴随着我国公办学校教育体制的不断深化改革,公立学校的经济活动也接连不断呈现出多元化和复杂化等新特点,这也导致各种各样的经济违法现象时有发生,而细想导致这些现象发生的原因,都与学校缺少对内部控制的重视有关系,学校内部也缺乏相关的法律法规,从而疏于对内部控制的管理。
公办学校作为事业单位的组成部分,近年来其在财务内部控制工作上不是很理想,公立学校在内部控制方面能依靠的法律较少,所以有些公立学校就直接模仿企业的内部控制制度,但是这些公立学校没有考虑到一个问题:企业的内部控制与学校的实际情况并不相匹配,因此形成适得其反的局面。在实行财务内部控制管理中,由于学校内部控制组织结构不合理,内部控制监督部门缺乏独立性,很容易发生如违规操作、挪用公款等违法违纪的现象。还有不少学校在缺乏完善的预算控制的情况下,最终导致国有资产的流失。另外如果财务内控的监督力度不足会直接导致xx腐败。大部分公立学校没有配备专业的财务人员或者财务人员一人身兼多职等现象,这些都会直接影响到学校的建设和发展。由此来看,财务内部控制的工作也就成为了学校财务管理工作中的重头戏,也是保证学校其他工作能够顺利开展的关键点。因此,本文以公立小学内部控制建设进行深入研究,发现问题并提出解决方案。
1.1.2 研究的意义
1.1.2.1 理论意义
现在我国的内部控制研究已经有了起色,并且在一些方面取得了相应的成果,但是因为学校具有非盈利性组织这一特殊性质,并且它的内部控制方面研究都处于萌芽阶段。和企业相比,关于公立学校内部控制的研究还比较落后,公立学校的内部控制亟需一套完备的系统的理论体系来帮助指导工作。因此在当前的形势下去探索该小学的内部控制的情况,对我国公立学校内部控制理论的充实与发展是极其有帮助的,这也使得内部控制的研究与发展不仅仅只局限于企业,也帮助丰富与补充公立学校的内部控制方面的研究。
1.1.2.2 现实意义
(1)加强公立小学对财务内部控制的管理,能保障学校工作的正常运行,避免挪用公款等违法违纪现象泛滥,促进学校信息化建设和科学化建设。有利于公立学校的健康发展。
(2)改善公立学校的资金使用问题,提高资金使用率,发挥国有资金价值最大化,有效减少浪费现象,实现资源的合理配置。
1.2 相关理论及国内外研究现状
1.2.1国内研究现状
和企业的内部控制发展相比较来看,行政事业单位内部控制的发展较迟开始,发展的也较为缓慢,并且又是学校这种特殊公益性事业单位。但随着内部控制的重要性被公众意识到,越来越多的专家学者开始重视内部控制研究,于是内部控制慢慢发展起来:
刘永泽研究并分析行政事业单位内部控制,从中发现了内部控制存在的总体问题,并根据问题有针对地提出相应的对策。
高洁萍从内部控制框架角度出发,以此为基点进行总结,概括出内部控制的含义和内涵,并提出要对内部控制进行有力监督,树立监督意识必不可少。
祝蓓(2015)强调内部控制制度对中小学校管理的各个方面都起到至关重要的作用,大到各个部门,小到牵扯每位员工,每位教师,制定相关的内部控制制度过程十分繁杂细碎,但是无论制定过程或者实施过程再困难,内部控制制度的建立对于每一所中小学校都是必要举措,一项健全完备的内部控制制度有助于中小学校教学工作的创新,甚至有益于推动教学体制改革,有着重大意义。
彭海萍(2016)在经过重庆北培区多所中小学的进行仔细调查后,了解到该区中小学内部控制存在的问题,主要是三方面:内部控制环境、内部控制制度以及内部控制监督问题,具体分析就是学校内没有建设一个良好的内部控制环境,没有建立有效、有针对性的内部控制制度,学校内还缺少内部控制监督机制。
刘金霞(2016)另辟蹊径,提出公立学校可以参考企业是如何进行内部控制管理的,学习企业内控做的优秀的方面,除此之外她还认为建议公立学校最好要健全内部控制监督评价机制,并强调了监督评价机制对公立学校有着合理分配财政资金的作用。
张丽娟(2016)通过对中小学的调查发现,大多数中小学校疏于对预算机制的管理,对内部控制执行方面缺乏条理化和规范化,并且还发现中小学的内部控制基础不稳固,岗位划分不明确,职责混杂,由此得出观点,中小学校应该对预算机制、问责机制、岗位责任制单独列举,引起重视。
1.2.2国外研究现状
国外对内部控制方面的研究比我国早,所以内容也较为充实丰富,这里因为X的资本市场较成熟,法律法规较完善,所以主要以X的内部控制研究进行分析。从X内部控制研究发展来看,X的内部控制主要经历了4个阶段,分别划分为萌芽期、成长期、发展期、成熟期,其中成熟期后期的研究成果最为完善,其中具有最大影响力的是coso报告,coso报告中所提出的关于内部控制标准,得到了国际专家、学者、组织的一致认同,并成为国际内部控制的权威,coso报告中提出的明确要求也对企业内部控制的设计有很大的帮助,并且在这之后ERM又提出了风险管理整体框架,并进行了延申,使得更好的应用于实践。此外,从行政事业单位总体来说,有以下几个学者提出过观点:
Calderonetal(2012)基于风险角度对内部控制进行研究,发现虽然小型XX规模较小,面临外部环境较简单,但在与多个不同规模的XX进行比较后,得出结论,XX所面临的风险与规模大小无关,与XX类型无关,与面临的外部环境无关,而对XX风险产生影响的是内部控制体系是否健全,因此,Calderonetal总结出健全内部控制体系对XX风险防范起着至关重要的作用。
Rini Lestari(2015)也是讨论XX的内部控制研究,他提出XX治理能力、XX风险管理水平和内部控制之间有微妙的关系。虽然内部控制和XX的治理能力对XX风险管理水平不能起决定作用,但是它能影响XX风险管理,因此树立良好的XX治理能力和内部控制制度,能对XX组织绩效水平有提升作用。
1.2.3文献述评
通过对以上相关文献的梳理,不难看出国外内部控制研究发展较成熟,国外对内部控制覆盖经各个领域,包括行政事业单位和各类企业,而我国的内部控制研究逐渐兴起,尚未成熟,重企业内控研究,轻行政事业内控研究,因此这要求我们要在以后的内部控制研究中要对行政事业单位的内部控制引起重视,尤其是学校领域,不能因为其公益性特点就忽视,下文在以上文献中得到启示,以LJ进修学校第三附属中学为对象展开调查研究,并提出对策,希望本文针对LJ进修学校第三附属小学所提出的对策能同样对其他的公立学校存在的内控问题有帮助。
1.3 研究方法
1.3.1 文献研究法
文献研究法是指通过收集和整理的文献进行研究得出结果的一种方法。本文通过阅读大量的文献了解公立学校内控制度相关理论,也包括研究一些高校内部控制的情况,然后结合公办LJ进修学校第三附属小学内部控制情况,对公办LJ进修学校第三附属小学的内部控制进行分析,再和其他相同的公立学校进行内部控制方面的比对,吸取其他公立学校优秀方法,改善LJ进修学校第三附属小学内部控制存在的不良之处。
1.3.2 观察法
观察法是指观察者通过自身的感官直接感受所观察的事物,从而得到观察者所需要的结果。通过对公办LJ进修学校第三附属小学的实地考察,更能够得到直观感受,有助于研究的顺利开展。
1.3.3 案例研究法
案例研究法是根据所收集的案例进行研究得出要研究对象的共性的一种研究方法。本文通过对LJ进修学校第三附属小学内部控制这一具体案例分析,加强了公办学校内部控制的理解。
1.4 本文的主要内容
本文的第一章主要说明了研究该课题的背景和意义,意义从理论意义和现实意义两方面着手。还说明了目前国内外的研究现状以及本文章采用到的研究方法。第二章首先从国外和国内两个角度分别介绍了行政事业单位内部控制的概念,接着主要阐述了我国行政事业单位内部控制的特点、行政事业单位的特点是基于行政事业单位内部控制与企业内部控制的区别比较得出,再者,讨论了行政事业单位内部控制的主要内容和主要要素,第三章和第四章具体分析LJ进修学校第三附属小学的各要素。第三章分析了LJ进修学校第三附属小学的内部控制现状、内部控制的主要流程、关于该小学内部控制存在哪些方面的问题以及分析该小学内部控制存在问题的原因。现状从LJ进修学校第三附属小学组织结构、内部控制制度、内部控制发展趋势切入讨论。主要流程根据所给出的流程图,按照货币资金内控、实物资金内控、工程项目内控、采购与付款内控、付款内控展开讨论。接着第四章就第三章的内部控制存在的问题从制度监督与实务角度提出针对性的对策。
第2章 行政事业单位及内部控制概述
2.1 行政事业单位内部控制的概念
在西方最早出现内部控制这一概念,1992年,Treadway委员会发起组织委员会发布《内部控制——整合框架》,该框架提出内部控制的定义如下:“内部控制是由企业董事会、管理层和其他员工实施的,为实现经营效果性和效率性、财务报告的可靠性,以及对适用的法律、法规的遵循性等目标的实现提供合理保证的过程。”内部控制是一个持续不断的过程,它可以提供合理保证,并且可以灵活的应用于整个组织或者其中任意一个下属单位或业务流程。
目前我国行政事业单位的内部控制概念被定义为:“内部控制是指一个单位尤其是经济单位为了实现其经营目标,保证资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性、效率性和效果性,而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。”
2.2 行政事业单位内部控制特点与内容
2.2.1 行政事业单位内部控制的特点
本文行政事业单位内部控制的特点通过与企业内部控制特点比较得出,具体表现如下:
(1)体系设计原则。由于企业是以营利为目的,导致企业对于成本、费用、利润等要素更加重视,反观事业单位,由于其不以营利为目的,因此事业单位涉及财务关系、税收问题较少,所以在日常工作中很少需要考虑成本以及费用等因素。
(2)体系目标。企业是以营利为目标进行生产经营,因此利润最大化是企业所追求的价值,企业进加强内部控制建设是为了不断提高企业的经济效益从而达到长远发展的目标。而事业单位不以营利为目的,是为了服务于社会,其主要目的是要提高事业单位服务的效率。
(3)基本内容不同。企业内部控制与其生产经营活动有关。分别体现在采购、生产、销售等环节上。而事业单位内部控制涉及预算执行,体现在预算管理、收入支出、固定资产管理、建设项目等方面。
(4)研究和重视程度不同。企业内部控制研究时间较早,发展相对成熟,最为关键的是由于企业经济效益与所有者权益密切相关,因此对内部控制会更加注意和重视。而事业单位内部控制相对于企业来说研究开始时间较短,多为公益性质,并且理论及案例不多,体系相对不构完善。
2.2.2 行政事业单位内部控制的主要内容
通常来说,20世纪初期以前是内部控制的萌芽时期,在18世纪的工业革命爆发以后,随着资本大众化和企业规模化,近代的内部控制逐渐有了萌芽,内部控制也应运而生。到了20世纪90年代,X审计程序委员会增加了内部控制的定义,使内部控制定义更加全面完整。
内部控制制度的主要原则包括:
(1)全面性原则。内部控制应该贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖企业及其所属单位的各项实务和事项实现全过程,不能有内部控制的漏洞,逃脱内部控制的管理范畴的部分。
(2)重要性原则。顾名思义,重要性原则就是要求要将重要业务事项放在首要位置,并主要看待单位存在的重大风险。
(3)制衡性原则。任何事物间都存在制衡规律,内部控制也不例外,在单位管理、权责分配等过程中应互相制约、互相监督,使内部控制达到一个最佳制衡的状态。
(4)适应性原则。内部控制管理应当适应单位运转整体环境、人员处理情况、单位面临的风险范畴,并随着情况的变化加以调整。
(5)成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益,不能操之过急,要注意成本守恒,时刻保持适当的成本,来面对管理过程可能会遇到的突发问题。
2.3 行政事业单位内部控制的主要要素
内部控制由五个不可分割的要素组成分别为控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通以及监督活动。[]因此要想全面了解内部控制,首先需要将五要素各个击破,从而实现内部控制的目标。
2.3.1 控制环境
控制环境是实施内部控制的基础,任何事物缺少基础都无法生存,由此可见,控制环境对内部控制整体框架的重要性不言而喻,控制环境支撑着整个内部控制的大体框架,它会影响行政事业单位内部控制的建立和执行,内部环境主要包括治理结构、人员能力素质和道德、行政事业单位文化内涵、市场监管环境等等。
2.3.2 风险评估
在当下经济活动频繁,交易往来日趋日常化的状态下,无论是什么单位都会面临各种各样的风险,因此无论是企业还是行政事业单位,都应该要进行有目标、有方向的风险评估。风险评估是识别和分析内部控制中存在的不确定性因素并采取相应对策的过程,它包括目标设定、风险识别、风险分析以及风险应对。
2.3.3 控制活动
控制活动的展开要建立在风险控制的基础上,根据风险应对策略调整控制活动,保证单位的经营目标良好实现,管理方针得到落实的过程。控制活动是实施内部控制的基本步骤,内部控制的每一环节都需要经历控制活动,在执行控制活动时,需要注意以下方面:(1)要建立在风险评估的基础上。(2)要评估与控制活动有关联的组合。(3)要考虑控制活动适用的层级。(5)要考虑影响主体的因素。(5)要分离不相容职责。
2.3.4 信息与沟通
信息与沟通对于内部控制管理的进行是很有必要的,如果在管理过程信息能做到高效沟通,那对内部控制管理的运行起到很大的帮助作用信息沟通要求单位及时、准确完整的收集与单位有关的信息,并对内传递,有效沟通。需要注意的是,信息的沟通与传递是双重的,单位要将外部引进,传递给单位各部门,同样,单位本身也应该向外界传达有用的信息,实现信息共享。
2.3.5 内部控制监督
内部监督是涉及两方面,一是单位对自身内部控制执行情况的监督和检查,二是判断单位风险管理体系能否实现既定目标。[]内部监督能有效防止单位内部资金挪用、资金外用等问题,还能促进学校整体内部控制管理工作的有序有效进行,内部控制监督可以划分为持续性监督和专项监督。[]持续性监督,顾名思义就是对内部控制活动进行不间断、长效持久的监督,而专项监督就是专门化和集中化,对内部控制活动的特定环节或者专项工作进行监督。
第3章 LJ进修学校第三附属小学内部控制分析
3.1 进修学校第三附属小学及内部控制概况
3.1.1 LJ进修学校第三附属小学组织结构
目前LJ进修学校第三附属中学在内部控制组织结构上有以下特点:组织规模小、组织单一、人员少、就职的高素质人才稀缺,如下图3-1所示,并且存在部分人员虽然上岗了,但是没有专业证书,靠经验处理会计实务的情况。
图3-1 LJ进修学校第三附属中学人员学历情况饼状图
3.1.2 LJ进修学校第三附属小学内部控制制度
LJ进修学校第三附属小学内部控制制度不完善,并且制度的落实不到位。制度缺乏全面性,导致在内部控制管理过程中会出现遇到问题找不到制度依据的情况。为了公立学校的内部控制更加合法化,LJ进修学校第三附属小学按照国家统一的事业单位会计制度,依法设置会计账簿。总体而言 LJ进修学校第三附属小学的管理比以前更加科学化,但是其内部控制制度还有可以改进的空间。
3.1.3 LJ进修学校第三附属小学内部控制发展趋势
在计划经济的条件下,LJ进修学校第三附属小学的经费主要靠财政拨款,严格按照国家计划和制度执行学校的规模、招生相关分配。在公立学校这种体制下,小学的经济方面自主性较小。[]随着社会主义市场经济的建立和教育体制的改革,面对市场激烈的竞争,LJ进修学校第三附属小学顺应时代发展趋势,日渐趋于社会化,并且逐渐引入企业化的管理方式,重视和加强校内的内部控制。
3.2 LJ进修学校第三附属小学内部控制主要流程
由于由于篇幅有限和LJ进修学校第三附属小学对各部分的控制情况不同,本文重点分析货币资金内控、实物资产内控、工程项目内控、采购与付款内控、收款内控这几个重要流程,如图3-1所示:
图3-1 内部控制主要流程图
(1)货币资金内控。LJ进修学校第三附属小学与内部控制有关的货币资金主要包括现金和银行存款。因为学校不存在交易往来的贸易活动,所以LJ进修学校第三附属的现金和银行存款主要涉及学费缴纳和收取,国家财政拨款资金、外界人士捐赠公益资金、学校教师、工作人员工资分发等等。
(2)实物资产内控。LJ进修学校第三附属小学的实物资产一般分为存货和固定资产,对实物资产实行分类管理以及全过程监控。学校的实物资产包括课桌椅、粉笔、黑板檫、三角板、直尺以及化学物理用具等等。
(3)工程项目内控。LJ进修学校第三附属小学的新建以及扩建工程具有投资大、工期长、领域广等特点,是LJ进修学校第三附属小学内部控制的重要环节。
(4)采购与付款内控。对于LJ进修学校第三附属小学而言,采购与付款是一项较为重要的流程,它关乎学校的大部分工作,这也要求对采购和付款工作要更加精细化和经济性,对学校内短缺的物品要进行及时的采购和储备,保证物资及时充足,这也有利于教学工作的良好有序开展。
(5)收款内控。LJ进修学校第三附属小学的收款环节主要体现在学费和杂项费的收取,保证收款及时准确,并正确进行收费的会计相关核算。
3.3 LJ进修学校第三附属小学内部控制存在的问题
3.3.1 内部控制意识薄弱
管理层及有关基层财政工作人员欠缺内部控制意识,对内部控制的客观认识不充足。部分学校领导侧重于教学而对内部控制知识匮乏,并且忽视内部控制的学习与培训。财务基础工作未得到重视,管理过程随意性较大。如:由一个人统一管理学校法人印章和财务印章;出纳代替资产管理员验收固定资产等现象;支出控制不严、超标、不合规等问题严重。
3.3.2人员结构不合理
学校高层领导将重心全部放在教学质量、学生成绩等方面,而忽视了内部控制活动的作用,如图3-1所示,学校负责经济活动的人总共才8人,而其中大多职工学历为本科,研究生只有1人,甚至还有大专学历的职工负责学校经济业务,专业针对性不够强,内部控制财务岗位人员配备不足,而且专业技术人员少,甚至有时会出现一人多岗的情况,这也会导致很多程序被简化,很多工作被省略,使职工存在侥幸心理。
3.3.3 预算业务控制不规范
首先,LJ进修学校第三附属小学经费管理注重投入轻视管理。如:一些固定资产经常没经过资产管理员的验收和签字就直接到出纳处报账,造成固定资产漏登帐,使之容易遗失。历年招待费、考察费等经费使用较多,且缺乏规范程序。票据管理不清晰,发票购买人和使用人通常为一人;没有领用手续;空白票据随意摆放。而且,存在年度预算与决算相差大,预算执行效率低的问题,例如预算的工程未开工,预算采购物品未采购,预算的教职员工福利未实施。此外,部分项目未纳入预算,比如没有把相关杂项费纳入预算里。
3.3.4 内部控制制度不完善
LJ进修学校第三附属小学内部控制制度不完善,并且制度的落实不到位。LJ进修学校第三附属小学没有根据自身实际制定内部控制制度,照搬照抄企业设立的内部控制制度,没有针对性,不适用于学校这一特殊事业单位,因此会存在当学校出现一些问题时,参照企业所设立的内部控制制度无法满足要求,找不到制度依据,这会直接影响内部控制管理,导致财务出现巨大风险。除此之外,校园内部整体没有形成良好的内部控制氛围,这也会影响财务工作者,使他们漠视内部控制管理,长此以往,就会产生管理漏洞。
3.4LJ进修学校第三附属小学内部控制存在问题的原因
3.4.1 人员结构不合理的原因
究其原因可分为外因和内因,外因是公办学校待遇低,难以留住人才,所以留下来的稍有技术的人员就会承担许多关键岗位的工作,可是单个人难免分身乏力,不能将所有事情都办的妥当,而且由于事业单位编制安排越来越严格化,学校内部控制关键岗位人员也随之变得紧缺,这已经成为整个教育系统普遍问题。内因有两方面:一方面是学校领导没有合理配置人员。另一方面则是学校领导高层漠视内部控制的岗位作用,不重视关键岗位,没发挥对关键岗位工作的绩效激励作用。
3.4.2 预算业务控制不规范的原因
究其原因,主要是该校对预算执行情况的检查不到位。学校高层只布置了预算内容,可是没有监督检查操作部门的预算实际执行情况,致使许多预算要做的工作没有具体实际开展,从而导致预算与决算差异较大。此外,该校对杂项费的管控不严格,未将杂项费纳入预算范围,造成了该校的经费开支随意性很大,产生了混入其他科目列支的现象。
3.4.3 内部控制制度不完善的原因
究其原因,首先学校内无论是基层职工还是高层管理者都缺乏对内部控制意识的重视,校园内整体未形成良好的内部控制意识,会引发连锁反应,由于内部控制意识的缺失最终影响到内部控制管理活动的有序进行。而且学校都将重心放在教学活动上,重视学生培养,这也使得内部控制制度不完善,研究不深入、不透彻。
第四章 LJ进修学校第三附属小学应对内部控制存 在问题的主要对策
4.1 LJ进修学校第三附属小学内部控制制度改进建议
4.1.1 提高内部控制意识
LJ进修学校第三附属小学应该对内宣传内部控制,加强内部控制的宣传力度,可以借助传统媒介,比如在校园宣传栏张贴财政部下发的关于内部控制的文件,在学校的三微一端上开设专栏,定期推送与内部控制制度有关的报道。具体应从管理层和基层员工着手,首先要提升管理层内部控制意识,毕竟管理层是上层机构,对管理活动起到引导作用,管理层重视内部控制,那下层员工自然也不会忽视内部控制对工作的维系。此外,也要提高基层职工的内部控制意识,学校可以统一组织财务工作人员前往内部控制管理先进的学校进行交流学习,还可以在校内举办指导培训班,利用职工的空闲时间,聘请专家学者对内控活动进行解读,强化员工们的内部控制意识。
4.1.2 优化内部控制环境
LJ进修学校第三附属小学应建立并维护一个强大的控制环境,以便于其在面对外部压力时具备更强的弹性。对于内部控制环境的优化不能放松,需要不断完善,学校要建立组织机构,合理化、规范化、科学化,分工和职责分配明确,形成良好的内部控制环境。
4.1.3完善信息化建设
随着当今时代的发展,LJ进修学校第三附属小学更应顺应时代潮流,完善信息化建设。信息化建设有助于学校有效监督内控实施,管理者可以选择适合LJ进修学校第三附属小学的信息技术,引进基础设施,发展校园信息平台,实现信息共享,开发和维护相关控制活动,利用网络监控,以实现学校目标。
4.2 LJ进修学校第三附属小学内部控制实务方面改进建议
4.2.1 人员岗位配置方面的改进
LJ进修学校第三附属小学应该向社会招聘专业人士,利用应届毕业生的有力资源,扩充校园内部财务工作人员,要做到专岗专配,不能滥竽充数,避免一人多岗的情况或者让教师兼职财务岗位工作,可以向上级部门,比如教育局反应校内缺少财务专业人员,请求上级的帮助。该校领导应该重视内部控制的关键岗位作用,增设内部控制绩效工资来吸引并留住人才,对内部控制关键岗位适当补贴,提高工资的举措。学校应该配备资产管理员,对资产专门管理,可以让部分不具备资产管理员资格的员工帮忙资产管理人做些资产管理中不需要专业知识的辅助工作。可以通过考核奖励的形式鼓舞资产管理者的资产管理激情,也因此树立学校高层领导在内部控制上的威严。
4.2.2 预算业务控制的改进
加强预算业务控制的监督与管理。预算业务包括LJ进修学校第三附属小学进行采购活动的预算,人员工资的预算,学校基础设施建设的预算等等,在每一项活动开展之前,要明确预算业务控制的内容,确定预算指标,在预算业务控制活动进行过程中,要灵活应变,适当对预算业务的控制进行调整,使预算结果符合原来规划的预算指标,在预算业务控制工作结束以后,要及时反馈预算信息和结果,从而促使LJ进修学校第三附属小学预算业务控制良好进行。
4.2.3 学校采购内部控制的改进
提高LJ进修学校第三附属小学采购人员素质。组织该校采购人员参加采购方面有关知识培训,通过培训使采购人员掌握新的财政支出理念。增强学校采购计划性。该校必须加强和提高采购计划的科学性和具体性。可以让学校各个部门写明需要采购的物品、规格、性能、价格、数量等具体内容,然后由采购人员与学校负责领导对各个部门的申购计划审核把关。对于像A4纸和粉笔等消耗品,是校园财务每月必需开支,可以定时、定点、定人进行采购,比如由专门采购人员每个月采购一次,或者可以与商家沟通联系清楚,可以由商家每月按时进行配送。这样子可以提高学校采购效率,还能节省采购所需的车费、人员餐费等支出。该校可以指定由负责人对每批采购物品的质量、数量进行验收。如果最后发觉采购物品与采购清单上不一致的地方,学校高层领导可以追究采购人员和相关负责人的责任。
4.2.4 部门之间沟通能力的改进
LJ进修学校第三附属小学要建立信息沟通机制,帮助所有工作人员更好理解内部控制职责。管理层与基层工作人员之间也应进行沟通,这样才能使双方都获得履行与学校内部控制目标所需的信息。学校应提供独立的沟通途径作为保护机制,如举报渠道,以防万一当常规渠道失效时,还有应急渠道进行沟通。
结论
公立学校因为其具有公益这一特殊性质,所以容易导致学校管理人员轻视内部控制方面的管理问题,而值得引起注意的是,公立学校还属于事业单位,也需要遵守事业单位的各种法律法规,所以本文以LJ进修学校第三附属小学为例对行政事业单位的内部控制进行了研究,通过调查LJ进修学校第三附属小学内部控制的现状,发现了LJ进修学校第三附属小学在内部控制方面存在的问题,并经过分析比对,对LJ进修学校第三附属小学的内部控制问题提出了针对性的建议,分别从LJ进修学校第三附属小学的内部控制制度方面、人员岗位配置方面、预算业务控制方面、采购学校用品方面以及部门之间沟通方面着手,通过强调以上五个方面,能够帮助LJ进修学校第三附属小学在内部控制方面有所改善。尽管本人已经查阅了大量资料,但知识是永无止尽的,研究文献也一样无法都查阅,因此本文也一样存在一些不足之处,部分数据收集不全面,使得在内部控制的评价精准度不够,除此之外,在对LJ进修学校第三附属小学的为现状分析和问题研究上有所遗漏,因此提出的对策也不是最全面的,存在一些局限性。但综合来看,仍然希望其中的建议对类似的行政事业单位的内部控制能带来参考价值。
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