企业应收账款内部控制的问题与对策—以港峰公司为例

摘要

市场经济的发展促使企业信用销售和应收账款的诞生。对于公司的长期经营和后续发展，应收账款的规模和时间具有重要意义。许多公司将采取放松自己的信贷政策的方式来扩大销售，赢得尽可能多的客户，希望在日益激烈的市场竞争中立于不败之地。但是，值得注意的是，当公司继续采用宽松信贷政策并采用信贷销售方式时，应收账款金额也会迅速增加，这无疑会导致企业应收账款管理成本增加和潜在坏账。风险方面，大量应收账款占公司盈利侵蚀了公司的盈利质量，从而增加了公司的业务风险。许多中小企业应收账款的内部控制系统效果不佳，公司财务部门和销售部门在实践中没有严格遵守公司规定，导致公司内部控制失去了应有的作用。

本文选择天津港丰门窗有限公司（以下简称港丰公司）作为案例背景。港峰公司是一家集传统门窗，智能门窗研发制造于一体的高科技制造企业。港峰公司管理相对宽松，企业门窗产品销量明显改善，但这导致应收账款大幅增加。为了继续扩大生产规模，广发公司只需要依靠银行贷款，银行的偿债成本和应收账款的管理成本来增加港峰的运营难度，这种商业模式也威胁到了企业资本链。因此，加强对应收账款的内部控制是首要任务。在此基础上，本文对内部控制相关目标和与应收账款内部控制相关的理论作了阐述和评论。本文还阐述了应收账款内部控制的特点，介绍了港峰公司的业务特点，以及其业务特征下的应收账款管理现状。从内部控制的角度分析了公司的内部控制状况，并列出了从中挖掘出来的问题。本文分析了问题产生的原因，找出了港峰应收账款内部控制存在问题的四个原因。最后，提出了改进公司应收账款内部控制的建议。在新三板上市期间，港峰在应收账款内部控制中暴露的违规行为在中国的许多中小企业中也很普遍。因此，本文的研究不仅对公司的内部控制有一定的借鉴意义，而且对其他在中国存在类似问题的中小企业也具有相应的参考价值。

引言

全面执行有效的应收账款内部控制能够快速识别和有效控制风险，这对公司的生存和发展至关重要。目前，我国中小企业内部控制的建设还没有得到重视，在资产负债表中，应收账款是资产分部中的重要项目，直接影响资产负债表和损益表的状况。资产应收账款比例过高，会导致企业业绩夸大，降低企业资金使用效率，对企业的经营周期产生不利影响。此外，应收账款管理也会影响管理者是否能做出合理的经济决策。

一、建立应收账款内部控制的必要性

1.1内部控制的定义及要素

XCOSO委员会认为，内部控制的要素来自企业运营方式，与管理层做法密切相关，内部控制是企业高管和其他员工确保财务报告的可靠性和运营效率得过程。中国将内部控制定义为：内部控制是由董事会、监事会、经理和所有员工实施的实现控制目标的过程[1]。因此本文认为内部控制是企业全体员工的总体控制，以达到提高企业财务报表真实性的目的。

（1）内部环境：内部环境是公司内部控制的基石，通常包括治理结构、制度设置和权责分配、人力资源政策和企业文化。内部环境是单位或组织的主题，员工如何看待内部控制取决于内部环境的设定。

（2）风险评估：风险评估是及时识别和综合分析影响企业目标实现的各种风险因素，并采取有效应对策略的过程。企业应设定控制目标，结合定性和定量方法，根据风险发生的可能性对风险进行排序，吸纳专业人员，形成风险分析团队[2]。

（3）控制活动：所谓的控制活动是为实现内部控制目标而采用的各种方法。该部分包括授权审批控制，会计系统控制，绩效评估控制和不兼容的作业分离控制。为了实现更好的控制活动，每个企业都需要建立重大事件预警机制，制定预警标准，紧急计划，规范程序。

（4）信息和通信：及时准确地收集，传输和相关的业务管理信息，及时在企业内部相关部门和人员之间转移和正确应用此类信息。获取内部信息包括但会计信息、调查报告和内部出版物，外部访问方法包括但社交中介、市场访谈、互联网和其他媒体。企业应提高信息化水平，改善信息整合，同时要注意信息安全问题。

（5）内部监督：是对企业内部控制的建立和实施的监督检查，评估内部控制的有效性，发现内部控制缺陷，应及时改进。企业应当准确授予监管部门相应的职责，规范内部监督的程序、方法和要求[3]。

1.2应收账款内部控制的理论

1、风险管理理论

正常业务在日常运营中遇到各种风险，包括内部和外部风险、小型和大型风险以及潜在和持续的风险。企业管理者经常使用风险管理理论来管理企业面临的风险，以达到止损和规避风险的目的。风险管理由五部分组成：风险识别、风险程度估计、风险评估、风险管理技术选择和风险管理有效性评估[4]。风险识别是实施企业风险管理的第一步，这意味着公司在发现可能的风险后采取早期措施以规避风险。下一步是衡量和评估风险，在企业相关部门收集大量相关数据后，系统地分析数据以估计潜在风险。第三步是对风险结构整合进行更全面的评估，该方法是进一步估计未来风险的可能性和风险的更全面的考虑。

2、公司控制权理论

在21世纪，“控制理论”已经扩展到更广泛的领域，所有与技术相关的控制系统都可以与“控制理论”相关联。基于控制论概念的内部控制系统，我们可以得到内部控制系统是由公司管理层和各部门全体员工组成的控制体。系统的执行过程是闭环结构中控制信息的逐层传输过程。在管理方面，控制论由四个部分组成：控制目标、控制标准、控制差异和控制手段[5]。对于商业运营而言，控制活动对他们的影响是运行良好、结构合理的管理控制系统可以促进企业的有序运作，确保实现业务目标。

3、委托代理理论

该理论解释了企业主和经理人之间的博弈。随着社会生产力的发展，社会分工逐步完善和专业化，加上企业主缺乏自身能力，将积极寻求拥有强大的专业管理人员进行代理管理。当代理人对自己有益时，存在这种困境，故意选择放弃代理人的职责来寻找对他们有利的事情，并且经常发现代理人追求的私人利益。事实上，这个问题几乎可以发生在任何一方由另一方支付的情况下。无论是在正式协议还是谈判协议中，当双方有不同的利益和不对称的信息（代理商有更多的信息）时，问题就出现了，所以委托人不能直接确保代理人总是以他们（委托人）的最佳利益行事，特别是当涉及到委托人时[6]。

1.3应收账款内部控制的作用及必要性

本文主要借用公司控制权理论和风险管理理论，探讨应收账款的内部控制，进而保障企业在运行过程中实现经营目标。

应收账款的内部控制是指根据自身行业和业务运营的特点，对客户进行信用审批和评估、收款和控制逾期账户的催收，形成的约束系统。根据它们发生的顺序，我们可以将它们分类为未恢复付款的事前、事中和事后控制[7]。事前控制包括客户的信用调查，以确定是否批准信用销售；过程控制是指对未收回的付款进行实时监控，跟踪具有潜在还款风险的客户，并制定相应的对策；事后控制是追讨，用最后手段来减少公司的损失。

识别出应收账款背后的风险，加强对应收账款的分析和预防，由此建立的应收账款内部控制制度应有效、更好地控制事前、事中和事后阶段，以达到全面提高应收账款质量的目的。在公司的日常业务活动中，公司销售活动是增加公司收入的核心手段之一，因此，应该以更合理的方式控制隐藏在公司中的缺陷。应收账款的内部控制机制能够渗透到具体业务中，防止危机产生。业务发生后，确认销售行为的发生、记录交易，为保证会计信息的真实性，可以实现与未收的应收账款相关的会计信息质量提升。因此，对于这样一个重要的业务流程，标准的组织团队流程建设和管理中心建设是公司长期使命的重中之重[8]。

二、港峰公司应收账款内部控制的现状

2.1港峰公司基本情况

港峰位于天津市津南区海河科技园区，公司成立于1993年，注册资金1000万元。港峰的主要业务是铝塑门窗、铝木复合门窗、实木门窗和建筑生产装饰生产和安装。截至2017年10月，公司现有员工200多人，其中中、高级技术职称技术人员30多人。 2012年，港峰进入智能门窗行业，2013年与同济大学、南开大学、无锡威莱斯公司形成了“生产、学习、研究”的综合发展模式。已申请并获得117项专利，其中包括80多项实用新型专利。

2017年6月5日，公司建成年产30万平方米塑钢节能门窗的厂房，港峰公司集技术研发、设计、生产和加工于一体。同时，引进德国先进的工业设备和企业管理软件，实现智能化制造。多年来，港峰为全国许多知名项目提供支持服务。现在，万科房地产、万达房地产、融创房地产、恒大地产等知名房地产公司先后成为公司的合作单位。

2016年，港峰公司实现营业收入 3147.34 万元，较2015年增长138.44 万元，增长比例为 4.6%，营业利润和净利润分别为 217.3万元和168.87万元，净利润与上期相比增长8.90万元，增长比例为5.56%。2016年公司依靠自助研发获得授权专利15项，包括“智能门窗系统”、“全功能智能窗”等。截止2016年末，公司合计拥有授权实用新型知识产权证书 27 项。公司的销售采取直销模式，港峰公司主要客户为建筑施工企业和房地产开发企业，其订单主要通过投标的方式来获得[9]。

企业应收账款内部控制的问题与对策—以港峰公司为例

　　图2- 1港峰公司前十大客户情况

　　公司通过与客户签订门窗制作及安装合同，负责前期的设计、原材料采购、生产加工成门窗成品，并委托有资质的第三方提供安装服务，直至工程竣工验收为止。在完成项目的同时获取现金流，实现公司的盈利。

2.2港峰公司应收账款内部控制情况

从2016年到2018年，港峰应收账款的增长率高于当年营业收入的增长率。在2017年营业收入大幅增加后，2016年收入增长较小，应收账款也略有增加，但均低于前两年的增长率。报告期末，公司应收账款随营业收入增加而逐步增加。2016年12月31日，2017年12月31日和2018年12月31日的应收账款净额为916.2万元、2977.65万元、3307.47、，占同期总资产的42.68％、63.66％、69.53％。港峰的销售越来越好，其营业收入大大提高后，公司的未收回账款也可能保持在较高水平。当然，公司的客户是值得信赖的长期合作伙伴，而公司的创始人和相当多的客户高管都有良好的人际关系。综合港峰公司2016年至2018年的应收账款和营业收入增长率：从港峰公司2016年开始准备上市到2018年公司成功上市的国家中小企业股权转让制度，港峰公司的应收账款周转率为1.03 、1.24和0.92。如果我们比较，我们可以看到港峰公司应收账款的周转率远低于门窗制造业4.2的平均值; 港峰的应收账款周转天数分别为313.04,243.24和371.13，因此不难发现，在公司成功上市的那一年，应收账款回收速度放缓了很多，应收账款汇款率的下降减缓了公司资金的流通速度[10]。

2015年港峰公司申请挂牌新三板之前，该公司对存在应收账款的客户没有区分为该项单笔金额是具有重要影响力的并且对此单独对其计提还账准备的应收账款和按照一般的方法对未收回的货款计提坏账准备。倘使公司客户发生了丧失偿还账款的能力，致使该笔账款成为坏账，公司的传统做法是直接注销掉。平时公司对于应收账款管理的漫不经心，懒于计提坏账准备，就是似的报表的质量大打折扣，营业收入看似较多，但营业收入的质量却值得商榷。而以上的方法都是与会计准则中的“谨慎性” 是相左的。港峰公司在准备挂牌的过程中，督导券商长城证券及负责审计的华普天津会计师事务所已经指出该项问题的存在，并告知企业管理层持有大量应收账款却不计提坏账准备带来的潜在风险。因此对港峰公司而言，公司需要审慎对待还未收回的货款，未雨绸缪。整体来说公司的应收账款账龄结构存在一定风险，计提坏账金额逐渐上升，并且客户的还款周期拖长，应收账款回款速度变慢，致使公司资金循环周期拉长。

三、港峰公司应收账款内部控制存在的问题与成因分析

3.1应收账款内部控制存在的问题

3.1.1应收账款形成过程中存在的问题

1、赊销审批制度不规范

一些销售人员利用与高级的亲属的关系与客户签订合同，并跳过公司的批准程序。此外，港峰的销售人员在掌握信贷销售的同时，也参与了公司的合同管理和客户档案管理。其中，他们没有接受过正规的专业教育或专业培训经验，因此在审计过程中，发现丢失了客户数据。该公司的销售人员评估指标仅与销售量挂钩，不对应收账款带来的风险负责。可以看出，港峰公司的销售人员权利大于义务，导致这种控制环节不平衡。中国企业内部控制基本守则活动的措施要求不相容职责分离原则和授权审批原则，限制每个位置的有效权力[7]。授权和批准控制要求，企业的每个职位都明确其业务权限范围及其相关责任和义务。未经特别授权，销售人员不得随意决定业务事宜。港峰公司的销售人员没有明确自己的管理业务范围，这显然违反了上述原则。

2、信用管理与风险评估力度不足

港峰缺乏独立的信贷管理部门，公司的财务部门和销售部门长期处理特定业务，并没有形成良好的互联关系。销售部门负责催款，财务部门负责计费，然后对应收账款进行简单的账龄分析，但这些与信用风险管理无关，销售部门对信用的管理仍然只是理解客户基本信息的简单步骤，它没有给公司任何反馈。因此，客户是否被出售完全取决于销售人员本人而非销售部门和客户的上级。完成签订合同的工作后，直到销售部门将发票交给财务部门，财务部门才知道业务，港峰的财务部门无权收回应收账款。如果只有公司高管意识到某一数额尚未收回，他们会通知财务部门检查业务，但财务部门并不清楚业务，也不清楚是否已经收回了资金的支付，因此只能询问销售部门。在整个过程中，财务部门对销售部门没有任何遏制和监督作用。当某个应收款回收出现问题时，很容易造成两个部门推动彼此的责任。内部控制无效，财务部门不对企业进行监管，这无疑增加了企业的坏账风险[11]。

3.1.2应收账款存续期间存在的问题

1、对应收账款没有计提坏账准备

该公司在2015年没有为客户提供坏账准备，也没有建立坏账准备金制度。在过去的一年里，没有办法累计坏账来计提坏账准备。该公司主要从事建筑门窗的研发、生产、销售和技术服务，报告期内，主要客户为建筑公司和房地产开发企业、天津南洋建工集团公司、天津福凯建设集团有限公司、中国建筑第四工程局有限公司。在过去几年中，没有支付违约，公司的主要客户占2015年之前应收账款总额的95％以上。其他小额应收账款不会对公司的运营产生重大影响。不降低企业抵御风险的能力，违反了审慎原则，一旦公司长期依赖客户还款能力，公司目前的盈利状况势必发生重大变化，这直接导致公司财务状况恶化。会计审慎原则是企业会计的一个重要原则，公司不应过于乐观地估计自己的收益，也不要过分忽视自己的损失。公司在制作会计信息时做出公正审慎的记录，但广发公司在实际应用中忽略了这一原则，企业利润的稳定性难以保证。

2、对于赊销者信用风险没有实施有效监控

与信用销售客户签订合同后，港峰公司的销售人员只需向客户提交相关文件，更不用说实时了解客户，向财务部门和总经理反馈。因此，在每周五的公司定期会议上，财务部门的报告内容更倾向于报告最近的积极结果，并且会及时报告收到的资金。对于尚未收回的应收账款，仍缺乏系统、完整的分析。因此，企业领导看到的只是数字的简单叠加，财务部门一直无法向高级管理层报告应收账款的完整状态，导致公司高级管理人员经常对财务部门的应收账款管理表示不满，但财政部门了解到实时状态应收账款只能通过销售部门，销售部门给信用销售部门和其他财务管理活动的分析带来了很大的障碍。只有建立健全的账户实时跟踪，及时清理过去的账户，增加账户的强度，才能实现有效监控风险的目标。对于与公司有大量交易的关键客户，他们应该使用资金来支付必要的注意力。如果对方存在信用问题，有必要采取有效措施，以避免第一时间出现风险。港峰显然没有有效措施来防止这种风险的发生。

3.1.3应收账款催收环节中控制中存在的问题

1、疏于对应收账款的清查工作，长期不对账

港峰公司财务部根据销售部门提供的相关信息生成应收账款统计表，由部门负责人审核分析，报告给上级。但是，应收账款统计表未显示账龄分析。因此，总经理发布的催款措施仅依靠个人判断。在会议中，财务部门无法基于此对应收账款的确切金额作出合理保证。在港峰，管理层也认为，对于中铁十八局等国有企业来说，作为公司的重点客户，信誉毫无疑问，也没有坏账的可能性。在目前中国基础设施和固定资产投资的热点地区，商业危机的可能性很低，因此没有管理应收账款的想法。

2、对于逾期应收账款催缴不及时

港峰的应收账款周转率较低，资金流动速度非常缓慢。销售人员在销售活动后没有及时收款，港峰公司也没有全面系统的方法收集应收账款。通常，销售人员仅通过电话通知客户。这种突然的方法是一种低效且耗时的方法，要求另一方在没有事先与其他客户通信的情况下支付，这很可能会引起客户的抵制。在不成功的催款后，销售人员经常直接向上级报告，上级依靠与客户法定代表人的良好个人关系来协商付款的时间，这是一种直接的方式。但随着公司的业务越来越多，公司的规模越来越大，甚至催款的任务由公司董事长完成，这不是一个长期的解决方案。可以看出，港峰几乎不可能声称有一种有效的方法来收回应收账款。如果上述措施仍然无效，将通过合法渠道进行。但是，一旦使用法律渠道，诉讼程序是一个漫长的过程，很可能会错过其他有利于解决欠款的机会[12]。

综上所述，赊销制度的不规范容易引起公司对应收账款的监管问题，即公司无法确定应收账款的具体还款期限、客户信息等情况，造成了公司收回账款不利的情况；同时，港峰公司缺乏信用管理和风险评估能力，无法对相应应收账款风险作出判断，进而导致导致公司坏账情况，这不利于港峰公司的事前控制，即从一开始就不能有效规避应收账款风险的发生。其次，港峰公司并未设立有效的坏账计提和并未有效监控赊销者的信用状况，在应收账款事中控制上也存在欠缺，进而导致后续的工作不能实时跟进，也影响到了对于应收账款的事后控制方面。最后，在应收账款的事后控制过程中，由于长期不对账和催缴不及时，大量应收账款存在变为坏账的可能，对港峰公司造成欠款不能收回的直接损失，以及无法按时收回依赖贷款的间接损失。

3.2港峰公司应收账款内部控制存在问题的成因分析

3.2.1 针对应收账款形成过程中存在的问题的成因分析

1、缺乏规范的内部控制环境

赊销制度的审批不规范，原因在于随着公司业务规模的不断扩大，公司的家族管理模式在人力资源政策和发展中遇到了越来越多的瓶颈。在港峰的上级员工中，只有三人拥有学士学位。从长远来看，现任首席财务官不具备港峰的首席财务官职位的资格，他需要聘请具备合格资格的合格且高素质的人才。港峰领导承认缺乏相应能力，有意大力引进高学历人才，提高员工的教育水平，并愿意培养年轻人逐步取代现有的领导计划。但公司上市后，受到相关因素影响未能实现更好的实施。在港峰的管理人员中，61.36％为中专及以下学历，只有6.82％的本科学位，内部员工该公司的水平普遍偏低，无法满足新三板上市后公司快速发展的需求。学历偏低可能使得港峰公司过度依赖员工之间的个人关系，进而违反公司的相应赊销制度规则。

2、尚未建立科学的风险评估体系

简单来说，风险是借款人可能无法支付所需金额的违约风险，包括本金和利息的损失，这也可能导致现金流中断和回收成本增加[13]。较高的信用风险水平通常与较高的借贷成本相关。因此，可以建立借贷成本的度量，以基于对市场参与者的评估来推断信用风险的水平。为降低港峰的信用风险，公司可以对潜在信用客户进行信用调查，建立合理的信用标准体系，可以要求借款人购买抵押保险等方式，或者寻求借款人或者第三方的部分资产抵押，降低应收账款的风险。信用评分模型也是银行或贷方用于信贷客户的框架的一部分。传统上，指标仅指销售指标，而销售人员不了解风险指标。为了满足老板的需求，港峰公司的重点在于智能门窗的开发。公司于2015年至2017年间在无锡投入巨资研发智能电动开关门窗和智能防盗报警门窗、智能新风系统门窗及智能调光玻璃门窗，研发资金全部来自银行贷款。从财务角度来看，港峰应充分利用其在传统门窗中销售的应收账款，并适当地将其恢复为可随时使用的流动现金，加快高新技术的研发。特别是，在公司于2016年底上市新三板后，订单来自大型房地产公司，总利润大大提高。但是，港峰在银行贷款足以表明应收账款未得到适当利用。由于缺乏可量化的风险评估指标，公司无法实现稳定运营的目标。相反，它将消耗更多的资源来管理成本。

尽管港峰在制定转型过程中制定了与内部控制相关的规章制度，但在公司实际运作期间，各职能部门和业务部门没有严格遵守公司的有关规定。从公司发布的文件中可以看出，风险管理部门确实存在于组织结构中，它由公司的副总经理管理，但公司没有设立任何员工，所以所谓的风险管理部门并未起到重要作用。执行类似信用管理的部门是销售部门和销售部门的销售流程：从客户信用调查到合同文件备案，以及发票的控制，销售人员可操作性非常大，没有任何部门在监督和生产中发挥作用。由于存在信用风险，企业和销售人员将处于业务交易不一致的状态，难以收回应收账款。因此，公司必须建立信用部门，加强客户信息的组织，建立严格的合同相关材料存储规则。对于有风险的合同，必须仔细分析，并使港峰公司的应收账款保持在合理的水平。

3.2.2 针对应收账款存续期间的问题的成因分析

1、信息沟通渠道不畅通

港峰公司定期举行公司会议，所有公司的管理、财务部门和营销部门都将参加。公司的定期会议是各部门问题，各部门之间沟通活动，促进员工了解其他部门的良好平台。如果使用得当，将减少公司无效沟通和反复沟通的问题。但是项目部的工作人员往往过分关注自己部门的项目情况，忽视了其他部门的问题。总经理的发言时间占会议总时间的三分之二，在常规会议上向管理层提供完整的反馈是完全不可能的。另一个问题是公司的高层管理人员干预了各个业务部门的活动。在会议上，他们强调自己的经验和意见，对其他商业人士的反馈不感兴趣。公司的高级管理人员在会议上发表了太多的演讲，导致其他真正表达的部门需要没有有效的发言时间。因此，财务部门和销售部门错过了解决问题的最佳时机。

在新三板上市之前，公司没有使用企业管理系统。公司的人员、财务、材料、信息和其他资源没有得到充分和合理的应用，销售部门、管理部门、财务部门和公司领导之间的沟通是脱节的。为了提高公司的竞争力，满足公司业务的进一步发展需求，公司于2016年1月购买了ERP系统。公司购买ERP系统的原因不是因为公司管理层意识到系统为公司创造了多少价值，仅仅因为它符合公司的上市需求。购买ERP系统一年半后，使用情况不尽如人意。采购部门购买铝板、木材、幕墙、玻璃和其他原材料，在将原材料投入存储后，仓库管理部门不会及时将存储信息输入ERP系统，减少了ERP系统的实际使用。财务部门的UF财务软件和ERP系统彼此不兼容，财务收银员的会计记录现金和银行存款日记只能通过Execl表格记录，但UF软件不能使用。应收账款的账龄分析模块从未激活，管理成本核算使用UF的U8版本，这种处理方式信息处理令人费解。这表明公司员工在公司信息系统中的作用及其对自身职责尚未完全理解，系统信息未随业务更新，信息需求部门必须等待信息流程，降低了信息传输效率。

3.2.2 针对应收账款催收环节的问题的成因分析

1、信用管理手段单一

在市场经济中，如果由于各种原因发生信用风险，将导致债务人面临重大损失的风险[14]。因此，公司应对潜在风险应采取多种信用管理方式，及时发现应收账款坏账的可能性，并及时发出警告，但港峰没有建立科学合理的信用管理制度，导致公司蒙受损失。因此，港峰迫切需要建立有效的信用管理体系。

2、缺乏应收账款追踪控制

港峰对应收账款的缺乏有效的跟踪和控制，这是财务部门在生成会计信息后不关心应收账款所产生的，并且在金额变化时被动更新，忽略了应收账款规模、坏账比例、关键客户应收账款比例等因素与该金额相关的信息。在公司，规定应收账款应与客户单位定期核对，金额应通过发送交易凭证确认。除此之外，财务部门应根据管理需要提交各期应收账款余额的时间表，并定期评估客户的财务状况和信用。对于确认不可收回的应收账款，财务部门应当在第一时间查明原因，明确负责销售人员的责任，并按照国家统一的会计准则体系进行处理[15]。在实际操作中，港峰的财务部门和销售部门没有严格遵守相关的规章制度，实际的部门运作与名义上的公司规定不符。非标准行为给公司未来的账户清算和收款工作带来了隐患，导致坏账统计数据不准确，最终导致公司收取应收账款的风险增加。

四、港峰公司应收账款内部控制改进建议

4.1完善内部控制环境

1、加强企业文化建设

企业文化是大多数人认可企业的价值观，也是企业长期业务流程中逐渐形成的一系列行为标准。因此，企业文化影响着人们彼此之间以及客户与利益相关者之间的互动方式[16]。此外，企业文化可能会影响员工对组织的认可程度。港峰公司应注重企业文化的作用，树立具有足够吸引力的企业价值观。港峰的董事会、监事会和其他高级管理人员应以身作则，积极倡导公司建设的核心价值观。港峰公司还应建立有效的文化评估体系、制度，明确评估的具体内容，避免公司的文化建设工作浮于形式主义。公司领导可以继续采用定期聘请知名大学专家的方法进行公司讲座，他们还可以邀请商界的优秀职业经理人代表向员工介绍实际案例，加强员工的风险管理意识和学习积极性。

企业文化建设有助于解决港峰公司中员工对于企业规章制度淡漠的情况，减少员工利用个人关系进而对规章制度的破坏，规范员工种种行为，使赊销制度更加规范化、程序化，避免由于个人关系介入导致的公司管理漏洞。

2、理清各部门关系，明确各部门职责

根据内部控制要求，不相容职位的分离方式在应收账款管理中非常重要[17]。对于中港峰公司的内部控制问题，公司应明确各部门的管理范围。在生成客户订单之前，相关部门和人员必须仔细检查以确保客户的信用销售额不超过为其提供的权限。财务部门应当重新核对业务部门和客户签署的订单金额以及系统中客户的应收账款余额，并加盖印章。公司应优化办公系统流程，使每个项目都应纳入内部控制范围，港峰公司应对每个销售活动进行实时控制和监督。过去，港峰公司应收账款回收的错误做法应及时纠正，业务部门是联系客户的前线部门，这也是业务部门的第一次确认和记录，因此应收账款的第一责任人是销售人员，而不是该机构的职能部门。应明确界定销售部门和财务部门的职责。对于销售部门和客户签署的每个订单，处理它的销售人员应对其负责。获得销售部门的销售信息后，财务部门应尽快将其处理为会计信息，及时做好应收账款的跟踪工作。

3、制定科学合理的人力资源政策

港峰公司必须改变过去的招聘、评估和选择人力资源的方式，逐步建立科学合理的人力资源政策。首先，公司应建立严格的就业制度，放弃推荐行业从业人员的方式，建立规范的面试制度。公司可以考虑从知名公司的面试过程中借鉴，充分吸收他们的优势。公司可以考虑简化管理的方法，删除多余的流程，达到优化招聘流程的目标。其次，港峰需要改变以前销售部门的奖励方式，即只对销售人员的销售进行简单比较。这种评估方法过于简单，缺乏合理性。由于存在信用风险，高销售额往往是与高风险共存，公司的高级管理层可以考虑是否将销售员的销售业绩与相应的未收取的提款率挂钩。这将使销售人员意识到销售业绩与应收账款的回收密切相关，从而增强了他们对应收账款信用风险的认识，该评估方法实现了降低企业风险和追求员工利益的目标。最后，在人力选择方面，公司的副经理需要仔细考虑过去随机派遣员工到随机位置的方法，公司必须建立一个合理和刺激的选择机制，如果员工无法为其所在部门创造收入，那么就无法提升他的薪水[18]。

港峰公司管理层学历普遍低下，合理的人力资源政策有助于港峰公司招贤纳士，为公司注入新的血液，避免公司规章制度过于陈旧，导致公司的风险管理体系不能及时的发挥应有作用而成为摆设。

4.2加强应收账款风险管理

针对港峰公司信用管理和评估力度不足的情况，港峰公司应增设风险信用部门，同时建立有效的风险预防机制。

1、增设风险信用部门[19]

中国的中小企业普遍缺乏风险信贷部门，港峰公司甚至没有执行类似风险信用管理的员工。要解决这一现象，必须建立一个由专业人员组成的信用管理部门，仅依靠财务部门来取代信贷部门来履行这一职能已经不适合发展需要，新设立的信贷部门的职能应包括以下四个方面。

（1）收集基本客户信息。本部分主要收集客户业务的基本信息，如公司的工商注册信息、注册资本是否真实、公司经营业绩、公司行业发展前景分析以及公司业绩表现等。

（2）详细分析公司的财务信息。作为财务人员，直接分析公司的财务报表是了解公司运营的最简单、最有效的方式。一些核心指标可以判断公司的整体情况。总资产周转率可以判断公司的销售能力、管理质量和利用效率；净资产收益率是杜邦分析的核心指标，即净利润率、股权乘数和资产周转率。另一个是应收账款周转率（RTO），这是应收账款流动性程度的最直观指标，该指标显示了客户公司对应收账款的管理水平。

（3）在对客户的财务信息进行更详细的分析之后，可以给客户一个初步的信用评级，从而给予相应的信用额度。

（4）应收账款超过信用期后，公司可以先确定客户未在规定期限内支付的原因，然后派相关部门人员进行后续“恢复”工作。如果出现极端情况，客户强烈拒绝任何形式的沟通，对于这种严重违反诚信的行为，可以使用公司的法律部门进行法律措施携带将“收债”工作结束。对于像港峰这样的建筑物门窗制造商，客户可能有大量订单，并且客户通常采用分期付款方式。因此，双方都需要确定付款条款。

2、建立有效的风险预防机制

建立风险防范机制的目的是及时发现潜在风险并规避风险，以保护公司的可持续发展。可以观察到普通员工无法观察到的现象，并能感受到公司的运作。企业发展和增长的过程是不断避免风险和获取利益的过程，管理层应纠正优先销售业绩的态度，重视风险防控。公司建立的风险防范机制应该是动态有效的，可以提前判断公司的信用风险。如有必要，公司可考虑使用第三方独立信用报告机构从客户那里获取必要的信息。

4.3加强控制活动的规范性

1、建立客户动态资源管理系统

信用管理部门对欠款客户的管理不仅限于客户信用销售之前的信用调查，而是建立动态资源管理系统，以便在应收账款发生之前进行管理，直至应收账款被收回。对偿付能力的不断调查和监督是信用管理部门的首要任务，客户的信用质量、偿付能力、资本、抵押品和经济状况将在应收账款持有期间发生变化，上述各因素的变化可能会影响公司的应收账款。因此，有必要根据客户的日常变化监督客户的运营状况。

客户动态资源管理系统能够加强港峰公司对于应收账目的监管和清查，及时发现账目问题，并以此安排相应的处理工作。

2、完善应收账款催收制度

催收制度是指当客户触发违反信用条件的机制时企业采取的措施。如果处理积极，将减少资本占用和坏账损失；反之，将增加企业的坏账损失。公司可以通过多种方式改进账户收款系统，并且提醒也可以使用多种方式帮助公司及时还款。首先，销售人员如果提醒访问客户，可能会对客户造成不友好的印象。因此，销售人员可以与其他客户协商以确定双方的利益。在客户定期拜访之前，销售人员应首先准备相关材料。催收工作是否有效，这与事先准备的工作密切相关，提醒信息和事先准备将使公司的收集工作更有效。在收取账款的过程中，有必要从客户那里获得书面计划或要求另一方提供书面付款计划，以确保客户按照承诺付款。其次，对于还款能力差的客户，销售人员可以让他们分期付款，这可以避免客户的财务困难。。销售人员也应该有足够的耐心，对于那些没有营运资金的客户，公司可以了解客户的困难，然后与客户进行更多交流。最后，销售人员在收款过程中不可避免地会遇到纠纷，此时不要互相争论，这是一个毫无价值的，必须予以避免。工作人员应沉着冷静，积极与客户交流，争取能够尽快解决[20]。

应收账款催收制度的完善有助于解决对逾期账款的催缴不及时，减少港峰公司因为账款的逾期才进行的相应贷款，同时较少公司负债，保持现金流的充足。

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