摘要:目前我国的经济发展快速,随着而来的还有愈发复杂混乱的经济环境,比如许多过往的国有垄断行业将慢慢地转型成为市场经济体系。这要求企业需要根据国家政策的颁布而及时快速地进行发展战略的部署,通过实施内部控制,提高资本运营能力。就企业发展而言,通过什么方式和手段来强化控制企业内部,特别是企业的固定资产,已经成为它的关键因素。本文通过对云南白药有限责任公司内部控制的研究,在运用理论分析法的同时,查阅固定资产内部控制的等密切关联的学术论文,进一步分析固定资产内部控制,阐述了内部控制的含义、功能、以及实施固定资产内部控制的意义、目标和原则。本文将对云南白药有限责任公司内部控制的现状和问题进行全方位、深层次的考察,并提供有实际效益的解决方案以及建议。本文重点结合云南白药有限责任公司加强内控建设的迫切需要来展开叙述,具有现实参考价值。
关键词:云南白药有限责任公司;内部控制;问题;对策
一、引言
(一)研究背景和意义
1.研究背景
目前实际市场的情况是,相当一部分的企业没有意识到需要加强内部控制, 从而给企业带来不可挽回的经济利益的损失甚至可能不得不陷入倒闭的经济危机。企业失败的案例比比皆是,不仅仅有奥林巴斯的财务xx事件,还有给国家造成巨大损失的“国储铜”事件,从中我们可以发现,我国企业在内部控制运用方面,如果想要追上发达国家的水平,还需要很大程度上面的提高。因为我们,没有深入地挖掘到内部控制这种经济手段的重要作用,而且也未能全面地将它应用于企业的经营管理当中。经济环境的面貌每天都在不停地改变,随之,国有垄断行业正逐步转变为市场经济。对医药行业来说影响可能会比较大一些,因为他们以往通常是受国家体制保护,如此一来,就失去了保护伞。因此,退奥正企业的发展战略变得格外重要。在建立健全现代化的企业制度的同时,必须要学习现代企业管理的方式发刚,进一步提升资本运营能力,更好地去促使企业健康的发展,保障资产的完整性,安全性。
2.研究意义
企业所处的经济环境,在经济快速发展现状下,变得越来越不单纯。将内部控制研究成果充分地应用到企业管理实践中,已成为非常紧急的需求。固定资产不仅仅有较高的经济价值,而且往往占据了大部分企业资产。但是它却有分散且使用周期长诸如此类的缺点,在实际中往往存在较大的监管阻力,或者说,这是通常有利于成为企业中各项腐败的漏洞。如何管理好企业的固定资产,保障其安全性和完整性,显得更为重要以及有现实意义。如果先进的现代企业管理手段能将内部控制运用到企业固定资产管理实践中,才能充分有限地体现它的深远的影响。但是,落实、优化内部控制制度,特别是在固定资产内部控制上,必须结合企业的实际情况。而本文选择了医药行业中的佼佼者云南白药作为研究的案例,通过分析企业内部控制存在的相关问题,进一步讨论如何整合企业资源,优化内部控制管理,进而协助企业更好地发展。
(二)硏究的方法
1.文献资料法
笔者希望迅速地找到需要的文献,首先确定自己研究课题——中小企业和制造业的内部控制所及的范围,收集并大量阅读,明白“搜索”方向。笔者还通过熟悉引目录的分类,以便迅速地找到自己需要文献的出处。有时寻找文献可以采取“滚雪球”的方式,先找几篇与研究课题有关的文章阅读,在阅读中了解与此有关的范围及从这些文章所列的参考资料中发现新的线索,再扩大查找对象。并对所搜集的资料进行整理和分析,形成针对中小制造企业如何有效建立内部控制的科学认识。
2.访谈法
电话访谈作为笔者研究该课题的辅助手段,尽量避免了问题的遗漏,并了解到更深入的内部信息。面对面的访谈或电话交流,相对来说也更能反映出受访者的真实想法,利于促进问题的深入。
(三)内部控制的含义、内容及功能
1.内部控制的含义和内容
企业内部控制的实施需要企业各管理阶层的协调,其中包括董事会、企业各部门经理和员工等,它能防范企业风险,让企业在遵从相关法令法规的条件下运作,保障日常营运,且对于财务报告的审查分析能够有效保证其真实性。
COSO 报告中指出,内部控制有五个重要的组成因素,它们相辅相成,共同维护企业的平稳发展,分别为控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内部监督。
控制环境指针对企业的特定政策、程序与效率等因素发生了变动,需要进行控制,且通常指的是对企业影响较大的因素。具体包括:企业组织结构与成员的权责分配、企业的经营理念与风格,可具体到每一位管理者本身、企业管理层对企业工作的参与度、企业价值观与企业政策等。
内部控制中风险评估对于企业运营非常重要,是不可或缺的环节,如果企业能够及时识别潜在风险并及时进行风险分析,并采取应对企业风险的措施,就能使企业内部控制目标的顺利实现得到有效保障。企业的风险评估一般包括四个部分,分别为目标设定、风险识别、分析、应对。
控制活动是企业内部控制的核心与实施关键,它的主要任务就是为企业风险的防范和控制拟定对策并实施。
信息沟通是企业资讯如财务、经营报告等进行有效传递的方式,主要通过员工及一些有效的程序和系统来实现这一功能。企业要保持信息沟通顺畅,就需要保障企业内部各成员之间、企业与外部利益挂钩者之间的信息传递与交换的顺畅,以及相关信息系统的建立。
内部监督是指企业中特定岗位职工对日常的内部控制运行质量及效果进行独立评价与持续监督。一般而言,持续监督活动由具有管理职能的企业成员负责。监督内容分别为:内控制度的规范性、制度实施的规范性、监督的准确性以及监督的专项性。
2.内部控制的功能
内部控制主要有对管理与会计这两个方面进行控制的作用,但其作用会随着经济的发展越来越完善。而目前它在经济管理与监督方面的作用概括来说有三点:
(1)抵御企业风险,助力经营目标的实现。内部控制能通过风险评估,提升企业风险抵抗力来防范企业潜藏风险,对企业经济效益的提升具有良好的促进作用。
(2)使企业资产的安全性与完整性能够得到有效保障。企业的财务收入与支出等相关方面都需要得到有效控制,而完善的企业内部控制制度就可以实现这种控制,使企业资产安全得到保障。
(3)提高企业会计信息质量。企业会计信息量大,常常会出现错误与舞弊与信息失真问题,而企业内控制度就可以使企业会计行为规范化,从而使会计的信息质量得到有效提高。
二、云南白药公司固定资产内部控制现状介绍
本章的介绍重点为云南白药公司目前持有的固定资产在内部控制方面的现状,首先介绍公司相关信息,包括当前公司的基本情况、公司的组织结构与一般的业务流程,再针对公司固定资产内部控制的情况与基本流程进行介绍。
(一)云南白药有限责任公司简介
云南白药公司从改革中走来,其前身为云南白药厂,于1971年正式成立,在经历了22年的艰难发展,云南白药厂于1993年通过企业改革后正式成立为云南白药实业股份有限公司(股票简称“云南白药”,股票代码000538,深圳证券交易所)。一开始公司的全部资产加起来都不足300万元,而经过了数十年的发展,如今公司的全部资产高达76.3亿元,且据不完全统计,公司在2010年末的总销售收入有100亿元之多。
云南白药公司主打云南白药和田七这两个系列的产品,涵盖了十种剂型,并据此延伸研发了七十多种产品,大部分在中国与东南亚等地区销售,有少部分销往日本与欧美等国家和地区,且慢慢融入了当地市场。根据近几年来云南白药的归属净利润统计图来看,公司产品在各地的销售与未来发展情况较好。在2002年2月,“云南白药”商标被正式评为中国驰名商标。
图1 企业2016-2018归属净利润图
1.云南白药公司固定资产内部控制的基本情况介绍
对当前云南白药公司持有的固定资产进行分类,大体可分为房屋建筑物、生产设备、电子设备、辅助设备器具家具、运输工具和土地六类。以2015年12 月31日为固定资产数据统计截止日期,其账面余额与上年同比下降了6.79个百分点,共计2.04亿元。
公司的固定资产内部控制管理体系为各司其职的分工协作体系。通过严谨的统筹规划,公司最终决定采用“统一领导、归口管理、全员参与、过程控制、综合监管”的管理体制,具体表现为以下几个方面:在固定资产管理工作中,投资管理委员会担任资产决策的任务并形成一个决策机构以作为小组及办公室的工作领导者,机构成员由领导者分配工作并各司其职,归口管理公司资产;资产管理工作由各资产使用部门负责;对于财务管理科而言,它的主要任务就是协同办公室进行公司资产价值管理;而且为了保证公司资产管理与使用的合法性,资产监督管理工作由三个部门协同进行,分别为审计派驻办、监察室和整顿办。公司资产的归口管理与使用这两个部门的资产管理工作都由一名各自的资产管理员负责,若有需要,他们还需负责全区的资产管理工作。
(二)云南白药公司固定资产主要流程
云南白药公司的固定资产主要流程包括以下五个方面:
(1)固定资产购置子流程。该流程首先需要固定资产使用部门向相关部门提出购置申请,经资产决策部门审核通过后再由管理部门负责购置固定资产。资产到货后需对其进行质量检验,若各项指标都合格后则可将资产相关信息以卡片形势录入资产管理信息系统,信息录入工作由归口管理部门负责,录完资产信息后该部门需要填写付款申请单以便报销,之后由财务管理部门付款,并将填有所购置的固定资产信息的卡片归入公司的固定资产账务管理。
(2)在建工程转入固定资产子流程。该流程需要使用部门提出在建工程转为固定资产的申请,经资产决策部门审核通过后,管理部门就可组织工作,对该申请进行实施。当工程竣工后,工程的验收工作需由归口管理部门和使用部门负责,若工程验收合格,且已经拿到工程的相关审计报告,就可登记工程信息并结算工程款项,并将其转入固定资产的账务处理。
(3)固定资产更新改造和维修子流程。该流程需使用部门提出固定资产修葺申请,报批后归口管理部门就可组织实施申请中的固定资产相关事宜。当固定资产的修葺工作完成后,就可验收,填写相关信息并付款后转入账务处理。
(4)固定资产出租子流程。该流程主要由归口管理部门负责,首先该部门要检查可出租资产的使用情况,如资产使用年限、磨损情况等,并结合公司拟定的资产处置计划来向公司提出资产出租意见,按相关制度办理审批手续。审批通过后可进行资产估值,再将商讨确定的固定资产出租价格与信息向承租方表明,双方都同意后即可签订资产租赁合同,再办理资产交接手续。当租金到账后,财务部门需为承租方开具相关收据,并将资产财务归入账务处理中。如果固定资产的租期到了或者承租方提前解约,就需回收租赁资产并将资产押金退还承租方,并办理付款相关手续。
(5)固定资产盘点子流程。该流程首先由归口管理部门制定好资产盘点计划,再下发资产盘点通知并成立资产盘点小组,采用现场资产盘点模式,公开公正,且盘点工作需使用部门参与。资产盘点结束后需将资产盘点情况分类制成资产盘点表,分析差异,探寻原因,从而制成资产盘点报告,上交报批后转入账务处理。
三、云南白药公司固定资产内部控制存在的问题及其原因
本章主要根据调查报告来分析当前公司固定资产内部控制存在的问题及原因,大致有以下几点:不完善的法人治理结构、员工对其重视程度不高、内部信息沟通遇到障碍但并不采取措施解除障碍、相关设置与配备缺乏合理性、缺乏绩效考核体系、内部审计效率低等。
(一)云南白药公司固定资产内部控制存在的问题
笔者通过对云南白药公司的实地调查已基本了解其固定资产管理制度,为了探寻当前公司存在的问题,笔者还查阅了公司的财务审计资料如《云南白药有限责任公司2015年度财务报表》、《云南白药有限责任公司2015年度固定资产盘点报告》等,并随机抽查与固定资产相关的业务凭证,总结归纳为以下问题:
1.预算管控执行不力
(1)公司未参照预算定额标准编制固定资产预算。在固定资产的配备及采购方面,公司的固定资产预算定额标准体系详实规定了标准,但收效甚微,该标准并不能完全规范资产的使用,预算定额工作不理想。
(2)公司未严格执行固定资产预算。部分资产的预算管理工作不到位,部分资产超预算却没有相关预算记录。就如车库工程建设,工程项目超出预算部分用虚列的综合楼维修费来填补以躲过考核,缺少记录。少数资产账面与实际不一致,如账面为队所亮化工程支出,实际上这笔费用用于办公楼附属绿化项目,这不利于公司资产的预算控制。
(3)预算考核收效甚微。公司有预算考核指标体系但不健全,实际应用效率低。预算考核中各部门持有“不扣分、未发现、不严重”即不进行绩效扣分的观点,从而导致资产管理缺乏应有的效力。
2.验收手续过于简单
对于资产管理而言,进行资产验收是其中一个非常重要的手段,这个验收成果将会直接与资产质量相连。通过验收云南白药有限责任公司的固定资产并进行有效的调查后,其存在的不足支出可以概括为以下几个方面:
(1)对于公司而言,缺乏独立的验收组织 ,经过对该公司的调查发现,他们在进行验收工作的时候,工作不够细致并且工作态度较为敷衍,所以在实际的工作中很容易出现纰漏,进而影响公司项目,造成安全隐患。
(2)实际的验收程序不成熟,首先就是采购部门的问题,由于公司所使用的骗局大多出自采购部门,所以基本上所有的票据都是由采购部门单方面设计并且制作完成的,所以不可避免的会出现疏漏。尤其是公司曾在之前购置了一批打印机。但由于验收过程不够完善,所以并未起到实际作用。
(3)就是验收成果难以起到实际作用的问题,通过对云南白药有限责任公司的固定资产和相关资料的调查发现,部分产品明明已过实际的保质期,但实际上还记录在保质期内,所以这些问题是急需缓解和改善的。
3.日常管理控制不严
控制不够严格的现象很明显的出现在了云南白药有限责任公司的资产管理中,他们具体的表现在了以下几个方面:
(1)领取手续不完善。通过实际的调查,我们发现该公司在资产方面的领用是十分随意的,更没有相应的手续去贯彻,比如说在公司新购置一批电脑后,部分职员仅凭口头约定,没有旅行任何程序就随意领取电脑,从而造成一定的资产流失现象 。
(2)系统有延迟或滞后现象。首先,云南白药有限责任公司的资产管理主要有以下几个系统,分别为三项工作管理系统,管理对象是关于采购和企业的固定资产立项方面,实物资产管理系统,管理对象是公司内的固定资产,财务自出纳管理系统则主要管的是公司固定资产的这就记提和减值计提等方面。虽然公司的整个系统分工比较明确,但是由于实际操作的不完成,消息滞后等现象,账单在很多情况下会出现严重的偏差,进而产生一定的风险。
(3)资产系统利用率低下。以实物资产管理系统中的维保子系统和车辆管理子系统为例,由于维修子系统中主要登记记录了维修过的资产,进而生成一定的资产维保统计表,所以,公司的固定资产在这个维修子系统中是可以查询得到的,在车辆管理的子系统中设计了一些车辆的管理信息,从而使这些信息正确地反映车辆的实际运行情况,给车辆提供一定的数据支持。但事实上,公司并没有采用这两个系统,也没有正确的登记车辆的运行情况和资产的维保情况。所以,资产系统没有实际的应用到资产管理中,过度的维修和虚假加油的情况也是屡禁不止,所以实际的系统利用率并不高。
4.处置程序尚不规范
经过我们的调查取证,发现该公司在实际的资产处置程序中存在一些问题,现做如下总结:
(1)预案在实际的应用中并不高,通过对该公司近几年的资产进行调查,我们不难发现,该公司的预案执行力是相对较差的,对于资产的置也是比较随意,所以难免出现许多预案未执行的情况,总结起来就是该公司的预案整体执行率起伏较大,十分不稳定。
(2)未请示上级公司批复,便私自处置资产,通过对云南白药有限责任公司的调查,我们发现了一些历史遗留问题,许多情况下未经过上级公司审批,便处置下帐,从而造成工作无法对接,这些就需要该公司进行自我约束,完善资产管理制度,从而缩小账实的差异。
(3)资料的归档出现延迟现象,在第三点中,笔者提到,云南白药有限责任公司对于房屋车辆的处置,由于流程长,所以通常顺序是颠倒的。加上过程比较繁琐,所以浪费掉大量的人力和物力资源,从而造成资料归档,往往出现延时现象,使得最后的资料归档不够及时。
(4)我们发现房屋招标未曾公开化,由于云南白药在这一方面有着明确要求,房屋出租必须以公开招标的形式进行,不能以协议的形式进行出租。但事实上,各个部门为了节约成本,并没有对所有的防腐进行公开的招标,这也会导致租金评估出现资料不全面的问题。
(二)云南白药公司固定资产内部控制存在问题的原因
1.法人治理结构尚不完善
对于医药企业而言,他们的管理体制一般是统一领导,在垂直管理的过程中实现专卖专营。而云南白药与他的上级医药公司建立了母子公司的体制。在这个公司的下级设置了有13个部门,营销部也有五个县级管辖,所以权力基本掌握在管理委员会上。在他们的下级投资管理委员会和职能管理委员会是按照一定的分工细则进行合作,虽然他们的组织机构和职能部门比较完善,但是缺乏实际的监管机构,所以管理层的权利没有办法得到监督,给企业造成极大的风险。
2.对固定资产内部控制不够重视
笔者通过访谈,了解到云南白药的员工对企业的固定资产管理的内容并不了解,缺乏关注,企业也并没有对员工进行内部控制、资产管理的相关培训,以及在工作中的具体要求的规范。故而员工不够重视公司的内部控制体系,缺乏内部控制意识,则会导致管理者所指定的规章制度如同废纸,不能发挥实际的作用。主要为以下几种表现:
(1)对于员工而言,他们无法正确认识到内部控制的实际作用,忽视了内部控制的意义,仅仅只是因为内部控制,未能带来实际收益而出现形式主义的现象,不能够主动的去实施内部控制。
(2)对于部分员工而言,他们往往不觉得自身工作、行为会对企业的内部控制产生影响。而内部控制实际上需要每一位员工的支持和参与。而从实际中看,更多人认为这是财务部门的工作,其他部门主要是配合,甚至无需参与。(3)对于少数员工而言,他们认为自己的工作量已经很大,而实施内部控制会增加自身工作量,妨碍自己进行正常工作,所以不愿意执行内部控制制度。
3.机构设置及人员配备不尽合理
通过对于公司固定资产内部的组织机构设置和人员配置进行了一定的分析,笔者发现,云南白药的机构设置不够合理,在人员的配置方面也有自身的问题。在归纳后,主要表现为以下几个方面。
(1)归口部门管理的问题,即资产管理部门是由办公室成员组成的,其主要负责的是资产管理的全部工作。但是,在设置过程中没有考虑到资产管理审查、核对的工作量问题,其次,在工作权限上也十分的集中,这就导致工作的开展十分缓慢,对技能的要求也更加专业。但是,在实际情况中,办公室人员缺乏财务知识,因此,无法全面的核对资产情况,并需要专业人员的协助,导致效果佳。
(2)岗位之间没有进行有效地分离。也就是说,资产管理由办公室人员组成。而办公室内还有资产管理的考核部门、资产采购部门,而这就会导致在审核的过程中出现很多由于人际关系而导致的无法上报的内容。事实上,同一个人,有些不同的职位没有被分开,容易形成较大的管理风险。进而影响企业的实际管理。
(3)资产管理的工作人员的业务能力较低,换句话说,就是工作人员的业务能力无法跟上资产管理信息系统的发展,工作人员的专业化较低,综合素质和管理方面的能力无法跟上企业发展的需要,所以没有办法胜任现有的工作,从而出现需要转岗,或者进一步加强培训的现象。
四、完善云南白药公司固定资产内部控制的建议
由于目前社会对于企业的要求不断提高,并且云南白药公司正在企业前不断发展壮大,改进固定资产的管理方案是目前公司发展的重要需求,根据实际情况不断完善企业内部的资产管理系统,做到将内部管理要素进行全面改进和完善,最终实现将企业的固定资产管理效率提高到最大化并在此基础上完善企业的资产管理效率,不断提高云南白药公司的现实经济效益和固定总资产数额,使企业可以更好的适应当今多变的社会形式。
(一)改善内部控制环境
1.优化公司治理结构
依照《公司法》的对企业的管理需求,现代企业中需要不断改善董事会与监理会的管理机制,在某些时期可以做出独立的判断于抉择,此抉择可以跨过经理的管理层面。分析目前的云南白药有限责任公司的经营的实际情况和发展规模来看,目前公司可以跳过由董事会与监理会制约管理的经营机制,反而只设立监事与董事这样的单独个体来管理公司的决策应用,如此一来,不仅可以实现公司中各项工作权力的有限分化实现权力的相互制约,还能有效的降低公司的经营管理风险确保公司中的国有资产始终处于安全的状态。
2.设置合理的组织结构,不相容岗位分离
依照coso对于公司经营的内部控制要求,云南白药有限责任公司目前应设立更为完善的内部资产管理控制的特定组织部门,把公司的市场资产按照行政、信息、安保三种不同的归口实行归口管理责任制。通过对于每种岗位的调查分析,对公司中的部分岗位进行重新分配,使得各个岗位之间做到相互监督相互帮助,实现权力的相互制约的目的。分化资产办理总流程,防止由于权力过大产生的xx问题。只有如此,才能有效的实现公司每个岗位之间明确自身的权利与义务,曾强企业责任感,不断提高企业总资产的质量。
3.调整人事政策,改进审计方式
通过调整企业人事策略和审计方案,进一部完善内部管理的建设,调动审计人员的工作责任意识。首先,对审计人员实行委派制度,扩大对于委派人员的需求,聘用高素质,高能力,高责任心的人员担任审计职位。其次,确保审计人员的薪酬与工作强度的一致性。审计工作对于工作人员的责任有着巨大的要求,对其工作质量实行考核制度,最后根据其平分发放奖金可以有效的提高其工作质量。最后,不断学习新的审计方式,对于不同的事件使用有效的审计方式进而提高其工作效率。
(二)建立良好控制活动
对于企业中的固定资产的管理来说预算管理是其各种资产管理的重要基础,若企业想提高其内部资产的控制力度,那么首先完善其内部预算管理是其提高效率的首要方案。通过分析其云南白药公司的目前实际情况,首先,应严格管理其公司预算的申请流程和实施的执行力度。在项目进行时,应对其进行全程把控,并要求定时上报其预算的生于情况,确保经费预算的使用合理到位。最后,要强化对于项目预算的申请考核,根据当下公司的实际发展经营度,使用适合当下的预算考核措施,若通过考核发现有预算偷漏现象应及时对违规人员追究责任。
(三)强化内部监督
通过分析目前企业实际发展来制定更为完善的资产管理和审计策略,首先,对于预算和固定资产立项应进行严格的审计。审计分析其项目的可行性和科学性,并将预算审计的中心凡在对于固定资产合理性的的配置反面和预算执行时是否出现预算浪费问题。其次,严格审计购置验收事件。审计人员在对于资产的购置和申请进行审计核对时应注意对其项目采购方式的合理性、招标的公正性和验收手续的完整性进行特别审查防止出现透漏现象。
五、结束语
受近几年禁烟控烟及经济不景气的影响,医药行业利税提升困难较大,应及时调整发展战略,建立健全内部控制制度。作为烟草企业重要资产组成部分的固定资产,因其使用周期长、价值高的特点,其安全性和完整性直接影响烟草企业的利益。如何加强企业内部控制,尤其是固定资产内部控制,已经成为影响医药行业发展的关键。本文以 云南白药有限责任公司固定资产内部控制为研究对象,在对云南白药有限责任公司情况进行介绍的基础上,指出 云南白药有限责任公司固定资产内部控制存在的问题为预算管控执行不力、验收手续过于简单、日常管理控制不严、处置程序尚不规范等问题,分析其形成的原因主要为法人治理结构尚不完善,员工对固定资产内部控制不够重视,机构设置及人员配备不尽合理,内部信息沟通不畅,未建立有效的绩效考核体系,内部审计部门不够独立等。针对云南白药有限责任公司固定资产内部控制存在的问题,以COSO内部控制理论为指导,提出了改善内部控制环境、建立良好控制活动、畅通信息沟通渠道及强化内部监督等方面的建议。
鉴于笔者在理论水平的欠缺,本文的研究还存在一定的局限性,主要为:本文以云南白药有限责任公司为例进行了研究,未能对同行业及同类型的垄断行业进行进一步的分析;笔者研究的对象为固定资产内部控制,对企业其他业务的内部控制未能深入开展探讨。基于以上两点,笔者希望今后能在工作学习中继续深入钻研,继续为公司治理提供更多的建议。
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