试论信息化社会秘书的参谋职能

摘要

作为领导的得力助手，秘书在领导的工作中起着重要的作用，秘书参谋是辅助领导工作的重要内容。随着计算机技术的飞速发展，信息化社会为秘书工作带来了新的挑战和机遇。对现代秘书而言，如何更好地为领导决策和实施决策提供参谋辅助服务成为了值得深入的问题。文章结合信息化社会的特点，分析当前秘书参谋过程和原则的新变化，从而提出提高秘书履行参谋职责能力的意见及建议。

关键词：秘书工作参谋方法参谋思维参谋职能

秘书是中国古老的社会职业之一，它的历史如同中国史一样源远流长，随着时代的发展，世界已经进入信息时代，许多行业都受到信息时代带来的一系列影响，这就要求我们秘书人员必须紧跟时代的步伐，不断地完善和发展自身，更好地服务于办公室工作。在信息时代，信息成为了基本的发展资源。同时信息社会也形成了新的生产方式，对社会组织管理体制提出了新的要求，打破了传统的管理层垄断信息的局面。本文将会立足于时代发展的脉络，对信息化条件下秘书工作展开思考，对秘书参谋进行系统的研究，让秘书工作更好地为领导决策和实施决策提供参谋辅助服务。

一、序言

（一）秘书参谋的概念

参谋有谋划，出谋划策，商讨出主意的意思。秘书参谋是指一种具有鲜明特色的参谋活动，它普遍存在于办公环境中。辅助参谋是秘书最为基础又十分重要的工作。作为领导周围最贴身的工作人员，秘书的主要作用是做好领导的助手、做好参谋的作用。秘书人员所能发挥的参谋作用，更多的是联系、综合各领域专家的意见，是一种参谋作用。[1]总而言之，秘书做好参谋助手，目的就是为了更好地为领导提供决策服务。只有做好辅助参谋的工作，才能高效又准确地进行各项工作。

（二）信息化社会的特征

所谓信息社会，是以电子信息技术为基础，以信息资源为基本发展资源，以信息服务性产业为基本社会产业，以数字化和网络化为基本社会交往方式的新型社会。

1.劳动者的知识储备成为了基本要求

信息浪潮的到来，原有的知识已经远远不能满足当前新知识的补充。劳动力结构也出现了根本性的变化。在信息经济中，原有单一机械的工作形式也逐渐被各种高科技机器工具所取代，而操控使用这些机器也需要对这些器材有基本的认识和技能操作的基本认知。

2.社会生活自动化的发展

随着现代社会工业化的发展，人类利用机器生产的现状越来越普遍。这种利用设定好的机器程序来达到极少人或者仅靠机器作业，达到所需要生产目的的技术，可以轻松完成原本过程繁琐，耗时长的工作，大大缩短了作业时间，也减轻了人们的工作压力，提高了生产效率和确保了生产质量的准确性。

3.网络通讯系统覆盖面广，信息传播速度快

信息时代的到来，人们足不出门便可了解天下事，让我们有了更多的可能性，学习成本减少，也能看到更远的地方。无形中，我们的生活方式发生改变，大部分人的生活需求都可以利用网络信息资源得到满足。时代发展迅速，信息传播速度更迅速，每一个人都可以是内容的生产者和传播者，而信息也具有不定性，生产成本低，来势汹汹趋势难挡。

二、信息化社会秘书参谋职能的变化

当前，现代信息技术发展迅速，社会对信息资源的利用度提高，这对传统的秘书以及秘书工作提出了新的挑战。适应新形势的需要，特别是要求秘书工作者在工作中充分发挥自己的积极性、创造性、主动性、预见性，这是时代的要求。[2]

（一）从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策

秘书工作具有辅助性。秘书为领导服务，以满足领导的需求作为前提条件。掌握办文办事的能力是秘书工作的基本要求。长期以来，由于领导管理模式和政治体制等多方面的因素，使得秘书未能发挥出参谋划策的职能，秘书工作多偏向于办文办事的方面。随着现代信息化技术的发展，秘书工作的内容和性质发生了很大的变化。秘书需要承担的责任、任务越来越重，工作内容更丰富，参与处理突发性的事件越来越多。仅靠少数领导是无法完成这些处理信息加工的，还需要大批的领导的助手一同协助完成，因此，工作秘书参与政务工作也成为了不可逆转的时代要求。在信息高速运转的信息化社会，凭经验办事的经验已经不能适应如今的社会需要，秘书接触的人员和工作范围更加广泛，既要承上启下，更要横向联系，按照科学的程序去解决问题、综合各种信息。秘书人员要充分发挥参谋助手的作用，严格要求自己，树立时间观念，确保工作效率，保证工作质量。

（二）从传统调研信息转变为综合处理信息

秘书工作具有综合性，调查研究工作是秘书日常事务工作之一。传统秘书的工作调查的方法比较多样，如问卷调查、实地考察、文献调查、个人访谈等方式。在如今信息化时代，信息的接收及获取变得越来越便捷，秘书为领导人员和各级领导机关提供信息的职能被越来越多的技术手段取代。秘书有了新的任务去发挥其信息枢纽作用。在办公自动化的条件下，许多传统的秘书工作被机器替代，工作效率大幅提高。秘书利用计算机技术处理文字信息和电子邮件，文字材料和文件档案的管理也只需在计算机上操作或进行远程通信。在信息爆炸和信息动态更新的环境下，不可避免的会有劣质的信息会影响领导的科学决策。因此，秘书应该培养新的处理信息的思维，改变传统的办事方式，善于思考并且要全面精确地识别出优质的信息，为我所用，以适应信息化时代发展的新要求，便于更好地为领导提出建议。

（三）从被动服务转变为相对主动服务

“秘书工作的被动性，并不意味着秘书工作是消极、无作为的，关键是秘书人员要充分发挥主观能动性，努力在被动中争取主动。”[3]在迎接信息化时代的信息浪潮时，传统的秘书办事手段已经不能满足现行的工作需要，现代秘书不能一味固执，应该积极做好准备，调整工作心态，迎接新的挑战。办事要围绕工作重心，立足工作的发展大局，增强工作的预见性，凡事要深谋远虑，既要考虑领导所能思虑的问题，也要挖掘领导忽略的细节，为领导决策提供新的思路。如若秘书一意孤行，过分自信，仅满足于自己以往的经验事例，不愿自我提升，不将秘书工作与网络结合起来，将会在信息观念上产生巨大的差异，会被时代所抛弃，很难能在原本的工作领域内有所突破。秘书人员要针对领导决策的需要，善于挖掘新信息，提炼出高质量的信息资源，判断正确的形式，为领导抢占先机，提供高质量的决策服务。

三、信息化社会秘书参谋的过程

总体来说，领导做出最终决策前要经过以下几个方面：一是围绕中心，确定工作目标。二是集思广益，选定工作方案。三是准备实验，全面实施方案。四是追踪过程，及时修正决策。从中，可以得知在信息化社会，秘书参谋的过程应分为以下部分：

（一）广泛调研，善于发现问题

研究调查是秘书完成各项秘书工作的基础。调查工作贯穿于秘书工作的每个环节。秘书工作时时刻刻都在与各种信息在打交道。由于领导身份的特殊性和工作的繁忙，往往很容易受到部分不可控因素的干扰，难以抽出过多的时间了解过多的工作细节。所以，发现问题是秘书参谋职能的基础。为了提高调研水平，秘书必须深入基层，深入实际，放下架子，广泛听取意见。除了进行实地考察、个别或集体访谈、问卷调查、文献资料调查等传统的调研方法外，还要开拓新的调研渠道。大数据是信息时代的一种全新的调研观测维度，且具有类型多样、速度极高、综合性强的优势。秘书人员可以运用大数据技术对在调研过程中搜集到的信息，进行快捷化、自动化的处理，从而迅速得出有价值，更具客观性的调研结果。对于领导提出的议题，秘书可以综合政治、经济、文化、社会发展等各方面，通过网络社交平台、网络社交言论、文字视频等各种方式，运用大数据技术对不同渠道、不同形式的信息进行系统性整合，并且对网络空间进行连续、长时间的动态调研，从而形成更全方面、立体化的调研成果。这样既能了解到基层的情况，也能让基层提出建议，更为准确地抓住重难点，听到实话。知己知彼，百战百胜。只有提前做好准备，充分把握情况，广泛调查研究，才能避免不必要的失误，减少工作出错的几率，提高工作效率。

（二）科学预测，拟定多种方案

预测是根据已有的方法和经验，对未来的发展情况进行预判，对往后的事态发展做出评估和判定。新时期网络信息的资源为秘书更全面准确地提出科学的决策辅助提供了更多的可能性。这不仅受到限于单一的渠道做精准定位分析，而是更全面，更具体地混合了多种的因素，将信息与数据间的相关要素结合起来，相互联系。秘书人员应该一边借助自身亲近领导的优势先揣摩领导的决策思路，用调研和咨询专业人员意见的方式提供经验性的提议。另一边合理使用管理信息系统，依靠大数据的数据分析，寻找解决问题的方案和建立模型模拟，探求分析工作方案是否能顺利实施。注重谋求发展的整体对策研究与补充优化的拾遗补缺相结合。[4]除此之外，在领导准备了工作实施方案后，秘书也不应懈怠，需要有所准备。秘书人员可以利用大数据的数据事实，对更多相似或同类型的计划案例进行划分对比，做出多个简明易懂又具有可行性的参谋方案，供领导可以及时了解工作进程。并有针对性地对有利的信息进行整理保存，做好备份准备，以便不时之需。

（三）追踪评价，做好信息反馈

信息反馈作为检验决策方案是否正确，权衡决策的结果是否令人信服的重要依据，起着举足轻重的地位。所谓信息反馈，就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。[5]一旦领导人下达了正式的决策计划后，秘书必须确保决策方案的顺利进行，不能掉以轻心。秘书在确立目标到目标顺利实现的过程起着中间作用。特别是在大数据时代，每天的信息量以火箭般的速度递增，领导由于身份和工作繁忙等因素，不便于花费太多的时间精力深入交流意见，也无法获取更贴近、更准确的基层意见。这时候，秘书就要通过监督查办的方式，对决策进行的过程进行管理追踪、做出全面综合的意见、总结概括情况。发现错误与不利条件，及时反馈给领导，简明准确地指出决策方案的出现的问题，弥补决策方案中考虑不周的地方，便于领导能马上做出补救措施或者使用备用方案，完善决策的内容，确保决策计划顺利完成。

四、信息化社会秘书参谋的原则

参谋功能是秘书工作的基本功能。在日常工作中，秘书除了要在旁参议谋划，辅助领导决策，还要整理完善领导的思路，及时提醒，做出反馈建议，做好参谋的助手作用。笔者认为信息化社会秘书参谋应该遵循以下四个原则：

（一）服务原则

服务是指在特定或非特定场合，自发或是按需履行职责，为他人办事，以满足别人所需，并从中得到实体报酬或满足精神需求的一种活动。秘书的服务原则要求秘书人员工作部门中按照领导的吩咐和要求上传下达，监督并组织决策进行。作为一名称职的秘书，需要发挥主观能动性，敏锐洞察时机，选择在合适的场合，使用恰当的方式，提出合理的意见辅助领导决策。在必要时段，在服从领导、实现领导的意图下，秘书应该继续坚持提出与领导不同的看法。“老板永远都是对的”并不符合工作实际。当局者清，旁观者迷。有时候秘书人员提出的建议更为透彻。秘书人员除了遵循职责辅导领导完善对策以外，也要敢于指出领导决策过程中的不足之处。作为领导最近身的人员，秘书具有最方便的条件向领导进谏。秘书应学会严格服从，在组织内落实领导的意图，而不是自行其事。随着互联网的普及和企业信息化发展的不断完善，秘书应该正确使用企业通信软件，当好领导的 “外脑”。如发生领导不便于当面交流或领导不便主动出面的应急情况秘书应利用企业通信软件及时向领导传达信息，为领导提供及时有效的信息服务避免出现被动的局面。

（二）灵活原则

灵活是指善于变化或是擅长对于应变的事物，敏捷迅速对其做出反应。秘书的灵活原则要求秘书人员在不同场合随机应变，揆情审势，冷静地在领导身旁辅助应对已知或临时面对的状况。秘书人员应该随时做好准备，先对周围的情况进行观察，预估未来事物发展的走向。预想好几个基本的方案，以备不时之需。在信息时代，资讯的传播速度更快，信息的更新频次更高，信息的获取途径更加便捷，秘书人员应该学会培养敏锐的信息意识。运用大数据技术，对研究对象进行网络数据分析。对涉及决策的人群的信息和决策受众的诉求进行对比，再而提出有针对性的参谋意见。这时候，就能先人一步，为领导创造工作机遇，抢先争取到工作项目，更好地辅助领导决策，加快工作的运作速度，提高工作效率，避免决策思路的片面性。

（三）精准原则

精准指的是精练、准确。秘书的精准原则体现在秘书工作的方方面面。特别是在大数据时代，信息高速传播，领导更是没有时间和精力与网络媒介进行深入交流，这时候，秘书如果将错误的信息传递给领导，将可能导致领导做出错误的预判，从而做出错误的决策，造成巨大的损失。面对新媒体的复杂性，秘书人员难免会出现焦躁的情绪。这个时刻秘书更需要保持客观态度，理清思路。在运用传统收集方式的前提上，利用信息网络筛选主要的信息，剔除无用失效的信息，对有效的内容进行再次加工，丰富信息的深意，全面获取有利的情报。并在综合情况的基础上，提出准确的意见，使所提建议既符合工作实际，又符合领导的意图。

五、信息化社会秘书参谋的艺术

现代组织团体的管理活动日益频繁，辅助参谋成为了管理组织工作中必不可少的内容。各级领导无法独揽所有的工作，因此，需要下级参谋班子的帮忙，尤其是担任一把手的秘书。秘书参谋不仅要讲究科学性，更要讲究艺术性。秘书人员掌握辅助参谋的方法，不但会对自身有所提升，还会让企业达到更高的水平向前进步。

（一）把握时机选择

信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。[6]当决策者正处于思考这一问题的过程时，证明这一问题的处理已经迫在眉睫。从另一程度来说，证明这个问题的解决时机也基本成熟。这时候，秘书人员恰到好处地提出意见，把握好这个问题解决的最好时机，是最容易引起领导的注意，让领导对此提议产生信任，创造最有利于秘书参谋的合理环境。一般来说，在领导心情较为愉悦时，提议比较容易被接受。在领导心情烦躁时，容易发生争执，影响上下属间的良好关系。

（二）注重沟通技巧

一名合格的秘书，除了遵守职业道德，做好本职工作，更重要的是与领导的沟通交流。劝说时巧妙的语言表达和灵活方法的采用，是劝谏成功的主要因素。[7]首先，秘书为领导服务，秘书人员应该认清自己的辅助地位，学会尊重领导，维护领导尊严。做好份内的工作，不当传话筒。同时严格要求自己，说话注意逻辑，态度端正，不卑不亢，注意倾听。

其次，随着互联网时代的到来，使用网络社交软件（QQ、微信）或智能移动办公平台（钉钉、企业微信）办公的现象越来越普遍。以微信为例，微信的使用优化了对话，且不受场地影响，便于秘书人员随时都能接收和处理上级传达的工作事宜。建立相应的工作群也提高了工作效率，发挥了群组优势，便于秘书人员向有关部门传达上级通知和及时进行紧急应变处理情况。但仅仅通过网络社交工具进行工作沟通，容易弱化人的作用，弱化工作双方好感度的形成，造成沟通的片面化，难以进行深度沟通。相比之下，使用电话交流成本较低、方便快捷，可以获得及时的反馈。但有一定的时间限制，与对方沟通时间太长或描述复杂的问题时，对方的注意力容易分散，影响沟通效果。虽然电话交流的反馈信息速度很快，但面对面沟通能捕捉到表情和进行肢体语言方面的直观交流，是双方注意力最集中，信息获取及反馈最及时的一种沟通方式。尽管面对面沟通的时空条件严苛，但重要的、需要反复交流的或需要用真诚等个人品质打动对方的意见建议，选择面对面沟通无疑是最有效的方式。

最后，秘书人员应学会未雨绸缪，提高沟通的效率。如若领导心情不如意，行程排得很慢的时候，秘书应减少与其沟通的机会，准备沟通表达的措辞，总结归纳手上要汇报的文件。等领导心情回转，再上前出谋划策，这样既能节约时间，又能提高参谋辅助的质量。除此之外，作为枢纽作用的秘书部分，还要与其他工作部门进行共事。秘书应学会用平常心与其相处，维护和谐的企业关系和形象。

（三）掌握领导特性

性格决定命运。性格是通过生活实践的处理方式，反映出来的个人行为特征。人的性格影响着我们生活的方方面面。在一定程度上，性格代表了人们的心理特点和处事的态度。领导与秘书之间是主辅关系。作为领导身边的常备参谋助手，秘书时时刻刻都在与领导打交道。准确领会和理解领导意图，是秘书工作者非常重要的素质。[8]倘若能提前认清领导的特性，能减少与领导相处时的摩擦，协调好与领导的关系。并利用领导的特性，有针对性地为领导提议参谋，完善参谋思路，使参谋奏效。

（四）保持思维灵活

思维的灵活性指善于根据周围情形或环境的变化，转换原本解决问题的思路，并提出符合环境变化的新思维的思维活动。现代社会发展节奏加快，领导决策的难度加大，秘书人员的参谋也影响着领导决策的质量。由于秘书处于信息管理组织的中心，方便有目的性的收集各方面的信息资料，把握事物的发展规律。在此基础上，对未来可能出现的状况做出预测和描述，最终提出可供参考的方案。秘书工作的创新，是秘书工作在为领导工作服务中实现价值最大化的创造性过程。[9]秘书人员保持思维的灵活性，用发展的眼光去认识世界，有助于更灵动地处理工作，避免思维的僵化，陷入按经验办事的局面，更好地为领导出谋划策。

（五）做好信息工作

信息是领导决策的基础和依据，秘书辅助领导决策主要是通过为领导提供信息来实现的。[10]生产力的发展决定生产关系的发展和变革。随着现代计算机技术的发展，企业管理办公模式有了更多的变化，办公设备的替换更新和现代企业管理系统的引用为秘书参谋的方式带来了新的挑战。在转变机械办公，盲目服从领导命令，过分保守办事的观念上，现代秘书人员应该强化信息观念，努力掌握新办公方式。首先得学会利用互联网技术，捕捉挖掘涉及工作相关的资源，并善于去发现，注意他人容易忽略的信息。然后学会在这丰富的信息资源中筛选，取其精华，去其糟粕，迅速准确地选择有益于自己和有价值的信息，为领导参谋做准备。最后再利用网络渠道，开发有关于工作内外的信息资源，并为秘书所用，搭建属于秘书的信息关系网，为日后更方便快速地开展秘书工作。

六、结语

综上所述，在信息时代，企业的运营和领导决策都离不开信息数据。秘书人员除了沿用传统的参谋方式外，还应用整合了信息处理技术，为领导的科学决策创造最有利的条件。因此,作为专业的秘书人员，必须与时俱进，不断丰富自己的阅历，掌握更多的知识与技能，增强自身的基本素质，在信息化时代为领导提供更智能化、主动化的参谋服务，更有效地服务领导。

参考文献

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[2]李玉山.浅谈新形势下的秘书工作[J].山西水利,1996(03).

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