档案备份所包含的信息是人类发展历程中所形成的非常重要的信息资源，在所有信息资源中，档案备份所承载的信息是最具真实性、凭证性、最具可靠性以及最具权威性的原生信息资源，是推动社会向前迈进的关键因素，扮演着越来越重要的推进人类文明发展的角色。
一、档案及档案备份管理
档案是指对人们在现实生产生活中的各种信息所做的的原始记录，是对人们以前实践活动的真实记录。根据现代档案学者的观点，档案的内涵是指社会个体、社会组织、国家机构在各种社会活动中所形成的不同形式的有价值的历史记录。档案储存了人类发展历程的知识财富，可以再现人类文化，在维系人类社会连续性方面具有不可替代的作用，可以说是历史的粮仓，为人们研究历史、总结经验提供了非常可靠的材料。档案备份管理是指档案工作人员对档案信息以及档案实体进行直接的开发、利用并给予全面维护备份的业务工作。
二、当前形势下的档案备份的实践
目前，我国已建有各级各类档案馆数千个，列入全国统计范围的各类档案近7000万卷（件），档案内容丰富、载体多样、门类齐全。近年来，我们始终把重要档案备份作为档案安全体系建设的重要环节，并且给予高度重视，狠抓落实。一是积极响应。按照国家档案局的要求，围绕档案备份主题开展全国调研，加强工作领导，形成由主要领导负责、分管领导具体抓、相关部门协调配合的档案备份工作体系。二是积极筹划。结合馆情实际，制定《各省档案馆备份工作实施方案》。科学组织，合理规划，分步实施馆藏重要档案数字化和缩微工作。明确工作范围为省馆保存的所有电子数据（包括目录、全文和视频数据）和缩微胶片。电子数据采取大容量移动硬盘拷贝复制，档案与资料缩微胶片按先档案、后资料原则，采用银盐拷贝机进行拷贝复制。三是积极实施。经过多次磋商、实地考察，我们选择不在同一地震带、同一江河域、同一电网体系，级别规模相当的湖南省档案馆，互结对子，成为重要的档案备份基地。四是积极宣传。开展形式多样的档案备份宣传，组织召开全国档案安全工作会议、全国档案质备份座谈会，开展全国档案机构安全保密检查，把档案备份工作作为重要工作内容，加大社会宣传。五是积极指导。按照分级管理要求，加大对各个地区重要档案备份工作的组织领导，统筹规划。各省内各级档案馆和专业部门档案的备份，主要采用两种模式。一种是建立专有网络平台或是开发应用软件对重要文件档案进行集中保存和统一备份；一种是开展馆际互备，在档案载体和信息安全方面，实现专业化管理。
三、影响档案备份的外部环境因素分析
对影响档案备份因素的分析是一个多层面、多领域的综合性问题。通过整合各个因素，主要可以分成3个方面，分别是环境因素、技术因素和人为因素。
（一）环境因素
1.存储环境恶劣导致载体损坏。自然灾害的发生会对房屋建筑、机械设施造成巨大的破坏，雷电、水灾、火灾、地震、台风等自然灾害的发生会造成档案保管库房的坍塌或摧毁，也会直接威胁到系统保管设施及电子档案的安全，会导致记录信息破坏、数据丢失、声像失真，甚至会因为载体破坏导致电子档案的彻底损毁。2008年5月12日的四川汶川大地震，上万间房屋被夷为平地，对档案资源及其基础设施的破坏是毁灭性的；湛江市档案馆曾在1997年、2003年、2004年三次遭受虫害，造成47个全宗被害虫蛀蚀或污染，受虫害档案达5436卷。
2.网络环境复杂带来安全隐患。电子档案信息的产生、存取、传播和利用大都离不开网络环境，电子档案的安全很大程度上要依赖于管理系统和网络环境的有效保障。而由于当前网络还处于“自由”区域，政策、法律、法规都不健全，电子档案信息有被他人窃取、破坏或篡改的可能。
（二）技术因素
档案信息安全建设相对滞后。随着网络与信息技术在档案管理中的应用，档案信息安全问题越来越突出。网络攻击和病毒侵害时有发生，给档案管理造成了难以挽回的损失。近年来，档案信息安全损失逐年攀升，这与档案人员知识结构陈旧，没有掌握必要的计算机信息安全技术有着密切的联系。
档案网络系统容易受到黑客攻击，他们是一群狡猾的网络入侵者，善于利用网络的漏洞发起攻击。黑客攻击的方法多种多样、逐年翻新，攻击性极大，隐蔽性很强。在英国，“网络安全”已经被定义为与恐怖主义、战争、自然灾难并列的“头等威胁”之一，档案信息安全防护已经刻不容缓。
（三）人为因素
1.部分档案人员安全意识不强。一些档案人员思想上麻痹大意，安全警惕性不高，没有认识到档案保护的重要性和紧迫性。他们错误的认为，档案移交库房就是文件进了保险箱，不存在任何窃取或丢失的风险。事实上，档案安全风险无处不在，地震、火灾等自然灾害以及计算机病毒传播、信息窃取等人为灾害时有发生，使档案面临着许多难以预知的危险，甚至可能遭受毁灭性的打击。2008年，四川汶川发生了一次破坏性极强、波及范围极大的地震，人民的生命财产和城市道路、桥梁等基础设施遭受重大损失。在这次地震中，一些重要的房产档案也毁于一旦。
2.档案安全工作机制不健全，管理松散。目前，部分档案部门的安全工作机制不健全，安全保管措施不到位，严重妨碍了档案工作的顺利开展。虽然，许多规章制度中都涉及了档案保护，但还存在不够深入、难以实施的问题。由于人员少、时间紧，有些制度的执行流于形式，安全工作不够扎实。一些档案部门缺乏相应的应急预案，一旦发生安全事故，难以在最短的时间内采取有效的保护措施。还有一些档案部门虽然已制订了应急预案，但缺乏演练或演练工作不规范，没有取得实效。
3.管理松散。除了自然灾害，对档案安全构成威胁的另一个重要因素就是管理上的松散，管理人员麻痹大意乃至渎职，责任心差，对档案工作造成不必要的损失。由于管理人员的疏忽，档案库中堆放的杂物引起鼠灾；由于管理人员安全意识淡薄，随意允许非库房管理人员进出档案库，造成档案泄密或失窃。更为严重的是，由于缺乏防盗设施或者防盗设施失灵，造成重要档案资料被盗。例如，2004年11月，中原地区某大学第一附属医院40年的30多万份病历档案和10年的会计档案，共计11.19吨，被不法分子撬开档案库房的门锁，在一个月之内分四次将这些档案全部盗。
四．加强档案备份管理工作的策略
（一）加强档案备份管理人才队伍建设
档案对部门建设起着重要意义，是我国发展过程中不可缺少的一部分，是我国各个部门的规划、发展方案的重要信息来源。档案备份工作队伍是我国档案管理的重要组成部分，它对我国各部门的发展水平起着决定性作用。当前，我国档案备份管理队伍的思维方式、处理问题的能力还不能适应现代市场经济的快速发展，由此可见建设一支具有高科技技术知识、思想素质高、业务经营能力强的管理、规划人才是必要的，也是必需的。这些人才不仅要掌握专业技术，还要会运用通讯技术，可以灵活处理计算机信息才能成为综合性人才。使我国档案备份管理人员的知识、技术得到扩展和优化才能确保档案的保存、管理工作良好的进行。
（二）加强我国档案备份管理法制化建设
依法治国是国家的基本治国方略，依法治档就是我国档案备份管理的基本管理方略。科学技术日新月异，现代化技术与时俱进，我国档案备份管理队伍只有通过不断吸收新知识、学习新策略、不断改进我国档案备份的管理方法才能使我国档案备份管理跟上时代的步伐。科学技术的迅速发展所带来的严峻的形势对档案备份管理工作人员与时俱进的科学管理方法提出了新的挑战。实施档案备份规划、管理的制度化才能使档案备份管理工作充分地发挥它的作用。按照《中华人民共和国档案法》建立一套全面、科学的档案备份管理规章制度才能使我国档案备份管理人员端正态度、积极工作，才能使我国档案备份管理工作有法可依、有法必依，通过这种渠道才能使我国档案备份工作更高效地发挥其作用。
（三）加强档案备份管理与现代技术的融合
随着科学的发展，计算机技术日新月异，要使我国档案备份管理工作能更好、更顺利地完成就必须使我国档案备份管理技术跟上时代发展的脚步并实现其信息化、现代化。同时我国档案备份管理人员不仅要有过硬的专业管理知识，也要有良好的服务态度与意识。我国档案备份所包含的信息丰富，种类繁多，致使我国档案备份管理、整合工作工作量极大，如果利用现代计算机技术就可以使繁琐的工作变得十分简单。利用高科技的现代计算机技术的优势可使我国档案备份资料形成的时间次序依次打印降低了人工操作的机会，降低了人为归档时的不利因素带来的不必要的错误，降低了我国档案备份资料的出错率。利用计算机技术搜索某些资料时，只要输入检索词在查找范围内点击搜索，便会迅速地得到相关的全面、有效资料。这种操作既简单又方便。然而，计算机技术也有其不可消除的弊端，那就是网络系统的安全性比较低。因此，必须制定登陆访问权限避免非工作人员对电子档案备份资料的恶意干扰，通过身份识别、指纹验证等措施对重要的电子文件进行安全设置，提高我国档案备份管理资料的安全性。
（四）加强宣传，引起领导重视
领导的重视是任何单位的档案备份管理工作得以想顺利进行的前提与保障，只有领导重视了，档案备份机构的建立、档案备份管理人员的人员编制、各样经费的划拨才能得到保障，实际工作中所遇到的问题才能及时高效的解决，使得档案备份管理工作得以顺利进行。所以我国档案备份管理人员必须主动做好档案备份管理的宣传工作，不断提高所有人员对档案工作的重视，特别是单位领导的重视。当今社会给档案备份管理部门提供了很多较好的宣传材料，我国档案备份管理人员应该尽力抓住每一次机遇积极主动加大宣传力度，有条件的单位还可以充分利用本单位的报纸等刊物、以及内部广播等形式把档案备份管理的重要意义及其价值所在宣传出去。
总结
档案管理资料是档案工作者辛勤劳动的成果，是XX工作开展和群众利益维护的基础，我们必须切实行动起来，做好档案资料的备份工作，保护档案资料的安全、可靠。
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